HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINHVEMIS.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHÂN HỆ
QUẢN LÝ HỌC SINH
VEMIS.Student
Phiên bản 1.2.0

Hà Nội, tháng 8 năm 2012


NHỮNG NGƯỜI BIÊN SOẠN
Nhóm biên soạn:

Nguyễn Bạch Đằng
Lê Viết Thái
Bùi Thị Thúy

Chủ trì biên soạn và hiệu đính: Nguyễn Thị Thái

2


MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU ................................................................................................... 5
PHẦN 1. HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH .............. 7
Tổng quan.............................................................................................................7
Khởi động và kết nối máy chủ lưu CSDL ............................................................7
1. HỆ THỐNG....................................................................................................10
1.1 .Chọn máy chủ CSDL để kết nối ..............................................................10
1.2. Xuất dữ liệu lên cấp trên ........................................................................ 11
1.3. Kết xuất hồ sơ trường EMIS ................................................................... 12

1.4. Đăng ký các tham số thường dùng ......................................................... 13
1.4.1. Dân tộc thường dùng ..................................................................... 13
1.4.2. Tỉnh thường dùng........................................................................... 13
2.KHỐI HỌC/LỚP HỌC. .................................................................................. 14
2.1. Nhập danh sách học sinh trúng tuyển .................................................... 14
2.2. Lập danh sách lớp học theo từng khối.................................................... 16
2.3. Phân học sinh vào lớp học...................................................................... 17
2.4. Sắp xếp danh sách Học sinh theo thứ tự ABC và In ............................... 18
2.5. Kết chuyển học sinh lên lớp / Lưu ban. .................................................. 18
3.HỒ SƠ HỌC SINH ......................................................................................... 20
3.1. Xuất hồ sơ ra Excel................................................................................. 20
3.2. Nạp hồ sơ từ Excel .................................................................................. 21
3.3. Nạp và sửa hồ sơ ban đầu ...................................................................... 22
3.3.1. Thêm mới hồ sơ học sinh. .............................................................. 23
3.3.2. Sửa thông tin học sinh. ................................................................... 24
3.3.3. Xóa hồ sơ học sinh ......................................................................... 24
3.4. Nạp ảnh học sinh .................................................................................... 24
3.5. Chuyên cần ............................................................................................. 25
3.6. Khen thưởng - Kỷ luật ............................................................................ 27
3.7. Chuyển trường ........................................................................................ 29
3.8. Chuyển lớp .............................................................................................. 30
3.9. Đăng ký nghỉ học dài hạn ....................................................................... 31
3.10. Đăng ký đi học trở lại ........................................................................... 32
4. BAN HỌC/MÔN HỌC .................................................................................. 33
4.1. Đăng ký ban học (đối với khối THPT).................................................... 33

MỤC LỤC

3

4.2. Đăng ký môn miễn giảm ......................................................................... 34
4.3. Đăng ký môn khuyến khích ..................................................................... 35
4.4. Đăng ký hệ ngoại ngữ ............................................................................. 36
5. KIỂM TRA VÀ THI....................................................................................... 37
5.1. Đăng ký kỳ thi ......................................................................................... 37
5.2. Nhóm thi ................................................................................................. 38
5.3. Xếp phòng thi cho học sinh..................................................................... 41
5.4. Nhập học sinh bỏ thi ............................................................................... 43
5.5. Xuất hồ sơ thi để nhập điểm ................................................................... 44
5.6. Nhập điểm thi.......................................................................................... 45
6. THỐNG KÊ CÁC BÁO CÁO VÀ TÌM KIẾM ............................................. 47
6.1. Các biểu mẫu thông kê số lượng học sinh .............................................. 47
6.2. Tìm kiếm ................................................................................................. 49
7. TRỢ GIÚP: .................................................................................................... 50
7.1. Trợ giúp. ................................................................................................. 50
7.2. Thông tin về chương trình: .................................................................... 51
PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN LÍ ĐIỂM ...................................... 52
1. KHỞI ĐỘNG VÀ KẾT NỐI MÁY CHỦ LƯU CSDL.................................. 52
2. QUY ĐỊNH SỐ ĐẦU ĐIỂM MÔN HỌC...................................................... 55
3. XUẤT BẢNG ĐIỂM RA EXCEL ................................................................. 57
4. NHẬP ĐIỂM TỪ EXCEL VÀO CHƯƠNG TRÌNH..................................... 59
5. NHẬP ĐIỂM TRỰC TIẾP TỪ CHƯƠNG TRÌNH ....................................... 60
6. TÍNH HỌC LỰC MÔN ................................................................................. 63
7. XÉT HẠNH KIỂM. ....................................................................................... 63
8. TỔNG KẾT ĐIỂM ......................................................................................... 64
9. THI LẠI VÀ XÉT LƯU BAN, LÊN LỚP. .................................................... 65
10. XUẤT SỔ ĐIỂM, HỌC BẠ, IN ẤN. .......................................................... 66
11. TRỢ GIÚP .................................................................................................... 67
PHẦN 3. PHỤ LỤC – MỘT SỐ DANH MỤC CẦN THIẾT ............................ 69

1. QUỐC GIA (QUỐC TỊCH). .......................................................................... 69
2. DÂN TỘC. ..................................................................................................... 71
3. DÂN TỘC CHI TIẾT. .................................................................................... 72
4. CÁC DANH MỤC KHÁC............................................................................. 75
5. TỈNH / TP – QUẬN / HUYỆN – PHƯỜNG / XÃ. ....................................... 77
4

MỤC LỤC


LỜI GIỚI THIỆU
Hệ thống thông tin giáo dục ở Việt Nam đang tồn tại nhiều bất cập, từ qui
chuẩn thông tin, qui trình thu thập đến cơ chế kiểm soát tính chính xác, tính đầy đủ,
xác thực của thông tin. Tham gia vào giáo dục là một tổ hợp đa dạng các cơ quan quản
lý, các tổ chức chính trị xã hội, các nhà tài trợ, các doanh nghiệp và cả xã hội. Dù mỗi
tổ chức, cá nhân có những mối quan tâm riêng nhưng đều có chung một mong muốn
là có được các thông tin dữ liệu giáo dục tin cậy, kịp thời và dễ dàng.
Các công cụ quản lý hoặc thu thập dữ liệu giáo dục hiện thời được phát triển tự
phát, nhỏ lẻ nhằm giải quyết các tác nghiệp đơn trên một qui mô cục bộ. Với cùng một
bài toán nghiệp vụ, các đơn vị phát triển khác nhau sử dụng các qui chuẩn khác nhau.
Bất cập lớn nhất của các phần mềm này là không thể tổng hợp và cung cấp thông tin
lên các cơ quan quản lý cấp trên.
Từ năm 2006 đến 2012, với sự hỗ trợ của Cộng đồng châu Âu (EU), Bộ GDĐT
đã triển khai thực hiện Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM). Một trong
những mục tiêu trọng tâm của Dự án là xây dựng một hệ thống công cụ quản lý thông
tin chuẩn mực để sử dụng thống nhất trong ngành (EMIS, PMIS và VEMIS). Trong
bối cảnh Chính phủ đang nỗ lực triển khai các hoạt động cải cách hành chính, tin học
hóa quản lý, Hệ thống công cụ quản lý thông tin giáo dục thống nhất sẽ đóng vai trò
quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ sở giáo dục, các cơ quan quản lý trung ương, địa
phương và các cơ quan quản lý giáo dục thực hiện các chức năng quản lý trên cơ sở

một hệ thống dữ liệu tin cậy, kịp thời, thống nhất chuẩn mực theo cả chiều dọc và chiều
ngang; phục vụ nhu cầu quản lý đa tầng, đa chiều của nhiều đối tượng tương ứng với
nhiệm vụ, chức năng riêng của từng bên.
Việc triển khai thực hiện thống nhất Hệ thống thông tin giáo dục nhằm đổi mới
quy trình thu thập, quản lý, lưu trữ, cung cấp và phổ biến thông tin giáo dục; đảm bảo
độ chính xác của dữ liệu; giảm chi phí và tiết kiệm các nguồn lực dành cho việc thu
thập thông tin giáo dục của các cơ quan quản lý nhà nước thông qua nguyên tắc dữ
liệu được nhập một lần bởi các cơ sở giáo dục và được sử dụng nhiều lần bởi các cơ
quan có liên quan. Hệ thống này được coi là cơ sở nền tảng để xây dựng và hoàn thiện
Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục. Hệ thống sẽ hỗ trợ việc khai thác, tìm
kiếm thông tin giáo dục nhằm đảm bảo tính thống nhất trên toàn quốc. Cơ sở dữ liệu
quốc gia về giáo dục sẽ tích hợp, phân tích và phổ biến cho các bên quan tâm nhằm
đưa ra các quyết định hỗ trợ giáo dục một cách hiệu quả và đúng mục tiêu.
Ngày 13 tháng 2 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết
định số 558/QĐ-BGDĐT về việc sử dụng thống nhất phần mềm VEMIS trong các

LỜI GIỚI THIỆU

5


trường phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục. Theo
Quyết định, Hệ thống phần mềm quản lý trường học VEMIS có các phân hệ sau:
1. Phân hệ Quản lý học sinh;
2. Phân hệ Quản lý thư viện;
3. Phân hệ Quản lý thiết bị;
4. Phân hệ Quản lý nhân sự;
5. Phân hệ Quản lý giảng dạy;
6. Phân hệ Quản lý tài chính –tài sản;
7. Phân hệ giám sát – đánh giá (M&E);

Sử dụng hệ thống này, hiệu trưởng sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc nắm
bắt và giám sát diễn biến và kết quả các hoạt động trong nhà trường và chuẩn bị các
báo cáo theo yêu cầu của cấp trên. Nếu thông tin được cập nhập đầy đủ vào hệ thống,
các hiệu trưởng sẽ có được các thông tin chính xác về tình trạng hoạt động của cả
trường, chất lượng giáo dục của từng khối, lớp, giáo viên để từ đó đưa ra các quyết
định điều chỉnh thích hợp.
Để hỗ trợ người sử dụng một cách thiết thực, trong phạm vi cuốn sách này,
chúng tôi không đề cập đến những kiến thức và kỹ năng cơ bản của máy tính và hệ
thống mạng mà chỉ giới thiệu những thao tác cơ bản nhất phục vụ cho việc sử dụng
phần mềm VEMIS để phục vụ người sử dụng thực hiện những công việc hàng ngày.
Trong quá trình thực hiện, chắc chắn sẽ có những khó khăn nảy sinh liên quan
đến người sử dụng. Yêu cầu đặt ra đối với tất cả những người tham gia vào hệ thống là
cần hiểu rõ các lợi ích to lớn và lâu dài của việc sử dụng hệ thống VEMIS để sử dụng
vào các lĩnh vực hoạt động của nhà trường. Việc tiếp cận để làm chủ hệ thống này là
một yêu cầu mang tính thách thức, nhưng lại là đòi hỏi mang tính cấp bách nhằm đáp
ứng những nhu cầu quản lý mới đang ngày càng gia tăng.
Dự án SREM trân trọng giới thiệu Bộ Tài liệu Hướng dẫn sử dụng các phân
hệ trong hệ thống phần mềm quản lý trường học VEMIS tới các cán bộ sử dụng hệ
thống. Hy vọng Bộ Tài liệu này sẽ hỗ trợ bước đầu cho những người mới tiếp cận với
Hệ thống phần mềm VEMIS.
Nhân dịp này, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến hàng trăm cán bộ, giáo viên
từ các tỉnh thành trong cả nước đã cộng tác, giúp đỡ, hỗ trợ Dự án xây dựng thành
công Hệ thống này.
Chúc các đ/c thành công.
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN SREM
6

LỜI GIỚI THIỆU

PHẦN 1. HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH
Tổng quan.
Phân hệ Quản lý học sinh (VEMIS_Student) là một trong 7 phân hệ của Hệ thống
quản lý thông tin trường học VEMIS. Ngoài tính năng quản lý các thông tin của học sinh
(HS), phân hệ này còn giải quyết tốt bài toán quản lý quá trình học tập của HS. Trách
nhiệm nhập điểm HS có thể được qui định khác nhau, tùy theo hoàn cảnh và đặc điểm
của từng trường. Có nơi có thể nhập tập trung (từ các máy tính trong mạng LAN của nhà
trường) hoặc nhập theo các file Excel để đọc vào chương trình.
VEMIS_Student có thể ứng dụng cho hầu hết các loại hình trường phổ thông ở Việt
Nam, kể cả các trường đa cấp, trường DTNT và TTGDTX. Để chương trình đáp ứng tốt
với từng loại hình trường, người sử dụng (NSD) cần nắm vững các nguyên tắc làm việc cơ
bản trong phân hệ quản trị hệ thống để thiết lập chính xác các tham số cho trường mình.
Phân hệ quản lý HS sử dụng tài nguyên chung từ phân hệ quản trị hệ thống và
cung cấp danh sách lớp học cho phân hệ quản lý giảng dạy, danh sách HS cho phân hệ
quản lý Thư viện, Quản lý thiết bị và kết xuất ra hồ sơ trường EMIS.
Khởi động và kết nối máy chủ lưu CSDL
Sau khi cài đặt, trên màn hình máy tính có biểu tượng của chương trình
,
bấm đúp chuột vào biểu tượng hoặc chọn chức năng Start/ Programs/ IoIT VEMIS/
VEMIS/ chọn
để khởi động phân hệ quản lý học sinh.
Bước 1:
Lần đăng nhậpđầu tiên xuất hiện
thông báo của hệ thống.

Bước 2:
Bấm chọn “Kết nối”, nếu kết nối
với cơ sở dữ liệu tốt, sẽ có thông báo như
hình bên.
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

7


Bước 3:
Bấm chọn OK hoặc nhấn phím
Enter. Màn hình đăng nhập xuất hiện yêu
cầu NSD nhập Tên đăng nhập và mật
khẩu. Mặc định lần đầu tiên là:
Tên đăng nhập: superadmin
Mật khẩu đăng nhập: abc123
Bước 4:
NSD tích chọn thì mật khẩu được
lưu trữ, lần sau không phải khai báo lại.
Ngược lại, mỗi lần đăng nhập phải khai báo
tên đăng nhập và mật khẩu.
Trường hợp máy tính nhiều người
sử dụng thì không nên chọn tuỳ chọn này
để bảo vệ quyền sử dụng chương trình.
Sau khi khai báo thông tin đầy đủ,
người sử dụng nhấn nút
chương trình
chính thức hoạt động.

Giao diện chương trình quản lý học sinh
8

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

Giao diện được chia làm 02 phần chính: thực đơn (menu) chương trình và thanh
trạng thái.
a. Trên cùng là thực đơn chính (Menu chính) chứa các chức năng chính của
chương trình:
+ a1. Hệ thống: là những chức năng liên quan đến những thao tác thuộc về
người quản trị chương trình như:
 Kết nối máy chủ CSDL.
 Đăng ký các tham số thường dùng.
 Kết xuất dữ liệu lên cấp trên.
 Kết xuất hồ sơ trường EMIS.
+ a2. Khối học / Lớp học: gồm các chức năng liên quan đến công việc chuẩn
bị năm học mới như:
 Tạo lớp học theo khối.
 Nhập danh sách trúng tuyển.
 Phân lớp cho học sinh.
 Sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự ABC và In.
 Kết chuyển lên lớp.
+ a3. Hồ sơ học sinh: là chức năng liên quan đến việc đưa dữ liệu vào cơ sở dữ
liệu (CSDL) của chương trình và cập nhật thông tin hồ sơ học sinh, bao gồm các chức
năng mà NSD thao tác trên đó nhiều lần. Các chức năng bao gồm:
 Xuất hồ sơ ra Excel.
 Nạp hồ sơ từ Excel.
 Nạp và sửa hồ sơ ban đầu.
 Nạp ảnh học sinh.
 Chuyên cần.
 Khen thưởng – Kỷ luật.
 Đăng ký chuyển trường.
 Đăng ký chuyển lớp.
 Đăng ký nghỉ học dài hạn.
 Đăng ký đi học trở lại.

+ a4. Ban học / Môn học: gồm chức năng đăng ký ban học, môn miễn giảm,
môn khuyến khích cho học sinh.
 Học sinh - Ban học.
 Khối lớp - Môn miễn giảm.
 Lớp học - Môn miễn giảm.
 Học sinh - Môn miễn giảm.
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

9


 Khối lớp – Môn khuyến khích.
 Lớp học – Môn khuyến khích.
 Học sinh – Môn khuyến khích.
 Học sinh – Môn ngoại ngữ.
+ a5. Kiểm tra và thi: gồm chức năng hỗ trợ việc lập danh sách kiểm tra cũng
như các kỳ thi trong trường học.
 Đăng ký kỳ thi.
 Nhóm thi.
 Xếp phòng thi cho học sinh.
 Nhập học sinh bỏ thi.
 Xuất hồ sơ thi để nhập điểm.
 Nhập điểm thi.
+ a6. Thống kê báo cáo: là chức năng kết xuất số liệu từ dữ liệu đầu vào đã
thu thập được.
+ a7. Trợ giúp: là chức năng hỗ trợ NSD trong suốt quá trình làm việc với
chương trình. Chức năng Trợ giúp hỗ trợ NSD hiểu thêm các chức năng khi cần và
Thông tin về chương trình giúp xác định phiên bản chương trình đang sử dụng.
b. Dưới cùng màn hình là thanh trạng thái: Đơn vị làm việc, năm học, kỳ học
và tên đăng nhập phân hệ.

1. Hệ thống
1.1. Chọn máy chủ CSDL để kết nối
Trong quá trình làm việc, NSD có thể khai thác dữ liệu từ các máy tính khác
nhau. Các bước thực hiện:
a. Kết nối máy chủ là máy hiện hành.
- Từ thanh công cụ NSD lựa chọn
, xuất hiện màn hình bên.
- NSD thay đổi tên máy chủ, mặc
định sẽ là “(local)\SQLEXPRESS”.
Kiểu kết nối “Máy hiện hành”.
Chọn “Kết nối” để thay đổi.
b. Kết nối máy chủ là máy nào đó trong mạng nội bộ (LAN).
10

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


- Từ thanh công cụ, NSD lựa chọn
, xuất hiện màn hình bên.
- NSD thay đổi tên máy chủ là tên
máy tính muốn kết nối hoặc IP của
máy tính đó. Kiểu kết nối “Máy
chủ trong mạng nội bộ (LAN)”.
- Tài khoản là: sa
- Mật khẩu là mật khẩu của tài
khoản sa được thiết lập trong SQL
Server 2005.
Chọn “Kết nối” để thay đổi.

1.2. Xuất dữ liệu lên cấp trên

Mục đích: để phục vụ công tác thống kê, kế hoạch, hàng năm, mỗi học kỳ các trường
sẽ gửi dữ liệu báo cáo lên cấp trên. Dữ liệu của trường phải được kết xuất ra tập tin
*.xml. Dữ liệu này đầy đủ thông tin của học sinh trong quá trình học tập.
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Hệ Thống 
Xuất dữ liệu lên cấp trên” xuất
hiện giao diện.

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

11


Bước 2: chọn Năm học,
Học kỳ cần cần kết xuất và bấm
chọn
xuất hiện giao
diện yêu cầu NSD lưu chọn các
thông số để lưu tập tin:
Save in: thư mục chứa tập tin kết
xuất.
File name: nhập tên cho tập tin sẽ
kết xuất. Tên tập tin nên đặt theo
quy tắc chuẩn. Mã trường_Tên
trường_Năm học_ học kỳ.
Bước 3: chọn “Save” để chương trình kết xuất ra tập tin XML.
1.3. Kết xuất hồ sơ trường EMIS
Mục đích: kết xuất thông tin trường, số lớp, số học sinh vào “Hồ sơ trường” phục vụ
cho việc nhập số liệu đầu vào của phân hệ EMIS theo các kỳ báo cáo tương ứng.
Các bước thực hiện:

Bước 1: chọn “Hệ Thống 
Kết xuất hồ sơ trường” xuất hiện
giao diện như hình bên

Bước 2: chọn Kỳ báo cáo và
bấm chọn
quả.

12

để có kết

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


1.4. Đăng ký các tham số thường dùng
Mục đích: trong quá trình nhập hồ sơ học sinh thì các thông tin Dân tộc, Tỉnh / TP có
thể lặp đi lặp lại nhiều lần. Để thuận tiện cho việc nhập liệu, chương trình hỗ trợ đăng
ký những Dân tộc, Tỉnh / TP thường xuyên nhập.
1.4.1. Dân tộc thường dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Hồ sơ học
sinh  Danh mục dân tộc”
xuất hiện giao diện hiển thị danh
sách các dân tộc.

Bước 2: tích vào

để lựa chọn dân tộc thường sử dụng và bấm chọn

.
1.4.2. Tỉnh thường dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Hồ sơ học
sinh  Danh mục tỉnh”-> xuất
hiện giao diện hiển thị danh sách
các tỉnh.

Bước 2: tích vào

để lựa chọn Tỉnh / TP thường sử dụng và bấm chọn

.
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

13


2.

Khối học/Lớp học.
2.1. Nhập danh sách học sinh trúng tuyển
Mục đích: hỗ trợ nhập học sinh trúng tuyển đầu cấp theo năm học, lưu trữ để
thống kê báo cáo loại học sinh nhập trường. Tập tin mẫu này có thể sao chép dễ dàng
và có thể thao tác nhập trên bất kỳ máy tính nào cài đặt chương trình Excel.
Các bước thực hiện:
Chọn “Khối học/Lớp học 
Nhập danh sách học sinh trúng
tuyển” xuất hiện giao diện cho
phép NSD xuất mẫu để nhập danh

sách trúng truyển và nhập danh
sách trúng tuyển từ mẫu.

2.1.1. Xuất mẫu để nhập danh sách trúng tuyển
Bước 1: chọn
xuất hiện giao diện yêu cầu NSD
đặt tên và chọn thư mục lưu tập
tin.
Save in: thư mục chứa tập tin
kếtxuất.
File name: nhập tên cho tập tin.
Bước 2: Chọn “Save” để
kết xuất.

Một số lưu ý khi nhập liệu trên tập tin mẫu.

14

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


Mã học sinh: để trống.
Họ và tên:* Nhập theo giấy khai
sinh.
Kiểu hiển thị *
01 - Họ, tên đệm và tên.
02 - Họ, tên và tên đệm.
03 - Tên, họ và tên đệm.
04 - Tên, tên đệm và họ.
05 - Tên đệm, họ và tên.

06 - Tên đệm, tên và họ.
Số báo danh: * Số báo danh tham
gia thi tuyển hoặc thứ tự xét tuyển.
Dân tộc: * 01 = Kinh, xem chi tiết
phụ lục.

Ngày sinh:* nhập theo định dạng
dd/mm/yyyy (ngày hoặc tháng bé
hơn 10 thì thêm ký tự 0 – ví dụ:
07/09/2000).
Giới tính: * Nam = 0, Nữ = 1
Khối tuyển sinh: * Khối 1 = 01,
khối 6 = 06, khối 10 = 10
Ban học: đối với THPT thì phải
nhập thông tin ban học.
Toán hoặc Văn: * là bắt buộc,
các môn khác có thể bỏ qua.
Quận / Huyện, Phường / Xã:
nhập theo mã (xem chi tiết trong
Phụ lục).

Lưu ý: các thông tin có dấu * là các thông tin bắt buộc phải nhập.
Nhập danh sách trúng tuyển từ tập tin Excel vào CSDL.
Bước 1: bấm
xuất hiện giao diện yêu cầu NSD
chọn đường dẫn chứa tập tin
“danh sách trúng tuyển” đã được
nhập từ tập tin mẫu. Chọn “open”
để chấp nhận chuyển sang bước 2.
Lưu ý: tập tin mẫu có dạng *.xls

(không sử dụng *.xlsx).
Bước2: chọn
để chương trình tiến hành nạp
danh sách trúng tuyển vào CSDL.
Lưu ý: nếu trong quá trình đọc
mà xẩy ra lỗi thì phải kiểm tra lại
tập tin mẫu (tập tin *. xls) và thực
hiện lại bước 1,2.

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

15


2.2. Lập danh sách lớp học theo từng khối
Hàng năm, tùy theo chỉ tiêu được giao, nhà trường sẽ tiến hành cơ cấu lại số
lượng lớp học (thêm hoặc bớt số lượng lớp).
Các bước thực hiện:
Chọn “Khối học/Lớp học
 Lập danh sách lớp học theo
khối” xuất hiện giao diện để NSD
tiến hành thêm mới, sửa, xóa lớp
học.

Để thêm mới thực hiện như sau:
Bước 1:
Nếu thêm Lớp học tuần tự:
Chọn
thì NSD được phép chọn Khối lớp nhập Tên lớp, chọn Ban học nếu
là trường THPT. Mã lớp do chương trình tự sinh, Năm học, Học kỳ lấy từ thông tin hệ

thống, Số học sinh là số học sinh hiện có của khối học.
Nếu thêm mới Lớp học tự động:
Chọn
,
NSD nhập
- Khối: khối cần tạo lớp.
- Số lớp cần tạo: số lớp của
khối lớp.
- Tiền tố tên lớp: ví dụ 10A.
- Ban học (nếu là trường
Tên lớp tạo ra sẽ là “Tiền tố”+ số thứ tự. Ví dụ:
THPT).
10A1,
11B1…
:
nếu tích vào thì sẽ xóa danh
sách lớp đã tồn tại trước khi
tạo mới.
16

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


Bước 2: chọn
nếu đồng ý thêm mới lớp học. Chọn
không đồng ý.
Để thay đổi thông tin tên lớp thực hiện như sau:

nếu

thì NSD được phép sửa Tên
Bước 1: chọn Tên lớp cần thay đổi, bấm
lớp; chọn Ban học nếu là trường THPT. Mã lớp tự sinh, Năm học, Học kỳ lấy từ thông
tin hệ thống, Số học sinh là số học sinh hiện có của khối học.
nếu đồng ý thêm mới lớp học. Chọn
Bước 2: chọn
không đồng ý.
Để xóa lớp học thực hiện như sau:
Bước 1: chọn Tên lớp

nếu

trong danh sách và bấm
, chọn

nếu đồng ý xóa.

2.3. Phân học sinh vào lớp học
Sau khi có kết quả tuyển sinh, NSD tiến hành lựa chọn học sinh để phân lớp,
phân lớp theo tỷ lệ nam, nữ, theo phường xã, hoặc theo điểm trúng tuyển (tùy theo cách
bố trí của từng trường).
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Khối học/Lớp học
 Phân lớp cho học sinh” xuất hiện
giao diện cho phép lựa chọn học sinh
theo điều kiện. Bên trái là danh sách
trúng tuyển chưa được phân lớp.
tích chọn học sinh.
bỏ tích chọn học sinh.
tích chọn toàn bộ danh sách.

bỏ tích chọn toàn bộ danh sách.
phân học sinh vào lớp,
sinh ra khỏi danh sách lớp.

loại học
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

17


Bước 2: chọn Lớp, chọn học sinh đủ điều kiện từ danh sách bên trái và chọn
để phân lớp. Trường hợp chọn nhầm thì từ danh sách học sinh của lớp bên phải
chọn từng học sinh hoặc toàn bộ học sinh rồi bấm

để loại học sinh ra khỏi Lớp.

2.4. Sắp xếp danh sách Học sinh theo thứ tự ABC và In
Mục đích: chọn sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự ABC của từng lớp,
thực hiện in danh sách lớp và in thẻ học sinh cho học sinh.
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Khối học/Lớp học
 Sắp xếp danh sách học sinh theo
thứ tự ABC và In”, xuất hiện giao
diện cho phép lựa chọn Lớp theo
Khối. Bên trái là danh sách trúng
tuyển chưa được phân lớp.
sắp xếp tự động. Các nút để
sắp xếp theo ý muốn:
chuyển HS về đầu danh sách,
chuyển HS về cuối danh sách,

chuyển học sinh xuống dưới,
chuyển học sinh lên trên.
Bước 2: NSD thực hiện sắp xếp danh sách học sinh và chọn

để lưu lại kết quả.

Lưu ý: chức năng này chỉ thực hiện một lần và sẽ không thay đổi được nữa.
Để in danh sách của Lớp chọn

. Chọn

để in thẻ học sinh.

2.5. Kết chuyển học sinh Lên lớp / Lưu ban.
Mục đích: thực hiện kết chuyển học sinh được lên lớp và kết chuyển học sinh
lưu ban của năm cũ vào lớp của năm học mới.
Lưu ý: Chức năng này chỉ hoạt động khi học sinh đã được xét lên lớp hoặc lưu ban.
18

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


Các bước thực hiện:
Bước 1: khởi động phân hệ quản lý hệ thống để khai báo năm học mới.
Bước 2: tạo lớp cho năm học mới.
Bước 3: chọn “Khối học/Lớp học  Danh sách kết chuyển lên lớp”
chọn tất cả các lớp kết chuyển,
bỏ chọn danh sách đã chọn,
hủy kết chuyển và thực hiện lại.
Kết chuyển lên lớp:

Bước 1: chọn thẻ
xuất hiện giao
diện để NSD thực hiện kết chuyển.

Bước 2: chọn danh sách lớp cũ và lớp mới theo mong muốn và chọn
để kết chuyển.
Lưu ý: lớp cũ 6A thì lớp mới là 7A (có thể chọn là 7B). Nếu khối chuyển lên ít lớp hơn
thì sau khi kết chuyển thực hiện chuyển lớp. Ví dụ: năm trước có 4 lớp 6 nhưng năm nay
chỉ có 3 lớp 7 thì vẫn thực hiện kết chuyển bình thường và thực hiện thêm bước chuyển
học sinh từ một lớp nào đó sang 3 lớp còn lại và xóa Lớp khi không còn học sinh.
Kết chuyển lưu ban:
Bước 1: chọn thẻ
xuất hiện giao
diện.

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

19


Bước 2: chọn danh sách lớp cũ và lớp mới theo mong muốn và chọn
để kết chuyển.
Lưu ý: lớp cũ 6A thì lớp mới là 6A (có thể chọn là 6B).
3. Hồ sơ học sinh
3.1. Xuất hồ sơ ra Excel
Mục đích: xuất mẫu nhập hồ sơ học sinh từ tập tin Excel nhằm hỗ trợ những
đơn vị không đủ máy tính để giáo viên nhập trực tiếp từ chương trình. Tập tin mẫu này
có thể sao chép dễ dàng. Mỗi lớp có một mẫu khác nhau. GV có thể tiến hành nhập hồ
sơ của lớp trên bất kỳ máy tính nào có cài đặt chương trình Excel.
Các bước thực hiện:

Chọn “Hồ sơ học sinh  Xuất hồ
sơ ra Excel ” xuất hiện giao diện cho
phép NSD chọn kết xuất cả khối, cả
lớp hay từng học sinh.

Xuất mẫu hồ sơ:
Chọn
lớp.

để xuất mẫu theo Lớp. Có thể xuất cả khối hoặc một

Một số chú ý khi nhập hồ sơ từ mẫu chương trình kết xuất ra:

20

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


Số thứ tự: nhập kiểu số tăng dần
từ 1.
Họ và tên:* nhập theo giấy khai
sinh
Kiểu hiển thị *
01 - Họ, tên đệm và tên
02 - Họ, tên và tên đệm
03 - Tên, họ và tên đệm
04 - Tên, tên đệm và họ
05 - Tên đệm, họ và tên
06 - Tên đệm, tên và họ

Ngày sinh:*, ngày kết nạp đoàn /
đội, ngày kết nạp đảng nhập theo
định dạng dd/mm/yyyy (ngày hoặc
tháng bé hơn 10 thì thêm ký tự 0 –
ví dụ: 07/09/2000).
Giới tính: * Nam = 0, Nữ = 1
Dân tộc: * 01 = Kinh, xem chi tiết
phụ lục.

Các mục quy định nhập bằng mã (Quốc tịch*, phường xã*, huyện*, tỉnh*, diện ưu
tiên*, khuyết tật*, đoàn/ đội *, nghề nghiệp bố mẹ …. ) quy định theo mã chuẩn của
chương trình. Chi tiết xem Phụ lục.
Lưu ý: các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc phải nhập. Trường thông tin nào
không có thông tin để nhập thì để trống.
Xuất hồ sơ:
để xuất hồ sơ học sinh. Có thể xuất hồ sơ theo từng HS, từng
Chọn
lớp hoặc cả khối. Các tập tin này có thể sử dụng để phục vụ cho việc tổng hợp báo cáo.
3.2. Nạp hồ sơ từ Excel
Mục đích: nạp thông tin từ tập tin mẫu hồ sơ học sinh đã xuất ra hoặc thông tin bổ
sung hồ sơ học sinh. Hỗ trợ một lúc nhiều tập tin.
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Hồ sơ học
sinh  Nạp hồ sơ từ Excel ” xuất
hiện giao diện.

Bước 2: chọn

và tìm đến thư mục chứa tập tin cần nạp vào CSDL.

Nếu chọn nhầm tập tin thì chọn
nạp.

để loại bỏ tập tin ra khỏi danh sách cần
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

21


Bước 3: tích

và chọn

để thực hiện nạp dữ
liệu. Xuất hiện hộp thoại:

Lưu ý:
- Yes: xóa toàn bộ danh sách lớp hiện tại và nạp mới từ đầu. Chức năng này dành cho
việc thực hiện nạp hồ sơ học sinh đầu năm hoặc mới nhập học. Trong trường hợp đã
có dữ liệu, nếu chọn chức năng Yes, các dữ liệu cũ sẽ bị xóa đi.
- No: dành cho mục đích sửa, thêm thông tin hoặc thêm học sinh vào danh sách lớp.
3.3. Nạp và sửa hồ sơ ban đầu
Mục đích: cập nhật các thông tin cá nhân, thông tin hiện tại, ảnh, gia đình,
sức khỏe, khen thưởng/kỷ luật,…của từng học sinh.
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Hồ sơ học sinh  Nạp và sửa hồ sơ ban đầu” xuất hiện giao
diện để NSD cập nhật thông tin hồ sơ học sinh.

22

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


Bước 2: chọn
để hiển
thị danh sách lớp. Tích vào
để chọn
lớp cần hiển thị (có thể chọn cả khối, cả
trường) và chọn

.

3.3.1. Thêm mới hồ sơ học sinh.
Các bước thực hiện:
để nhập các thông tin. Mã học sinh tự động sinh. Lưu
Bước 1: chọn
ý: phải chọn lớp trước khi thực hiện thêm mới.
Bước 2: tiến hành nhập các thông tin của hồ sơ.
là các thông tin chung của học sinh gồm: Họ và tên, Ngày

sinh, Giới tính, Nơi sinh, Quốc tịch, Dân tộc, Tôn giáo, Quê quán, Hộ khẩu
thường trú, Nơi ở hiện nay, Đảng/Đoàn/Đội, Tình trạng hôn nhân, Diện ưu
tiên, Diện ưu đãi, Khuyết tật, Khoảng cách đến trường, Ở trọ, Năng khiếu.

là các thông tin của năm học hiện tại gồm: Khóa học, Năm
học, Học kỳ, Chức vụ lớp, Chức vụ đoàn …

là các thông tin về người thân bao gồm: Họ tên người thân, Năm
sinh, Mối quan hệ, Nghề nghiệp, Điện thoại, Đơn vị công tác.
gồm các thông tin sức khỏe của học sinh năm học hiện tại: Nhóm


máu, Chiều cao, Cân nặng, Thị lực và các thông tin sức khỏe khác.

sinh.


gồm các thông tin về quá trình học tập và rèn luyện của học
gồm các thông tin về khen thưởng, kỷ luật của học sinh
và,

Lưu ý: để cập nhật các thông tin ở mục

2.1. Chọn

để thêm mới,

thực hiện như sau:
sửa thông tin,

xóa dòng.

2.2. Chọn

để lưu thông tin trong các mục này.
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

23


Bước 3: chọn

để lưu lại thông tin của toàn bộ hồ sơ (chọn
nếu không đồng ý với các thông tin đã nhập).
Lưu ý: các thông tin cần phải nhập Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Quê quán, Hộ khẩu,
Thông tin gia đình.
3.3.2. Sửa thông tin học sinh.
Bước 1: chọn
để nhập thông tin.
Bước 2: tiến hành nhập mới hoặc cập nhật các thông tin của hồ sơ. Thực hiện
như Bước 2: mục thêm mới học sinh (mục 3.3.1).
để lưu lại thông tin của toàn bộ hồ sơ, (chọn
Bước 3: chọn
nếu không đồng ý với các thông tin đã nhập).
Lưu ý: các thông tin cần phải nhập Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Quê quán, Hộ khẩu,
Thông tin gia đình.
3.3.3 Xóa hồ sơ học sinh.
Bước 1: chọn hồ sơ học sinh muốn xóa.
để xóa hồ sơ học sinh.
Bước 2: chọn
Lưu ý: nên thận trọng với thao tác loại bỏ học sinh ra khỏi lớp. NSD cần đọc kỹ các
cảnh báo trước khi quyết định xóa dữ liệu.
3.4. Nạp ảnh học sinh
Các bước thực hiện:
Chọn Menu ngang “Hồ sơ học sinh  Nạp ảnh học sinh”, xuất hiện giao diện để
NSD nhập ảnh hồ sơ học sinh.

24

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

Để xem ảnh chi tiết, chọn “Chi tiết ảnh học sinh”.
xuất hiện giao diện yêu cầu NSD chọn thư mục chứa ảnh của các
Chọn
học sinh.
Lưu ý: đặt tên của từng ảnh trùng với mã số của từng học sinh.
xuất hiện giao diện yêu cầu chọn thư mục và chọn ảnh của học

Chọn
sinh đã chọn.

Lưu ý: để nạp ảnh học sinh, cần đồng ý chạy chương trình hỗ trợ xem và nạp ảnh lên
máy chủ (chương trình sẽ tự động thông báo khi chọn học sinh, trên màn hình chọn
biểu tượng

để khởi động chương trình).

3.5. Chuyên cần
3.5.1. Theo dõi nghỉ học
Mục đích: theo dõi từng ngày nghỉ học của học sinh trong lớp. Chương trình
quy định nhập K: nghỉ không phép, P: nghỉ có phép.
Các bước thực hiện:
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

25