Bài giảng các khái niệm cơ bản về quản trị nguyễn minh đức

19/08/2009

Nguyễn Minh Đức

I. KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ
Thuật ngữ “Quản trị” biểu thị chung cho các phương thức hoạch
định, tổ chức, điều phối, giám sát tất cả các hoạt động để đạt
được mục tiêu mong muốn thông qua những người khác.
Quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con
người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được mục
tiêu chung một cách hiệu quả.
⇒ Quản trị chỉ phát sinh khi ít nhất có 2 người cùng kết hợp với
nhau để thực hiện một mục tiêu chung.
⇒ Thảo luận:
⇒ 4 sinh viên ở chung một phòng trọ có cần quản trị?
⇒ Tổ chức một nhóm để thực hiện nghiên cứu có cần quản trị?
⇒ Cho biết ý nghĩa của quản trị trong 2 ví dụ trên
Prepared by NMDUC 2009

2

1


19/08/2009

Hiệu quả của quản trị
Không biết cách quản trị, mục tiêu vẫn có thể đạt được
nhưng không hiệu quả (đặc biệt về chi phí)
Hoạt động quản trị sẽ có hiệu quả khi:
Giảm thiểu chi phí cho các nguồn lực đầu vào nhưng vẫn

đảm bảo sản lượng đầu ra (bài toán tối thiểu hóa chi phí
trong kinh tế).
Gia tăng sản lượng đầu ra với cùng một số lượng đầu vào
(bài toán tối đa hóa lợi nhuận trong kinh tế)
Vừa gia tăng sản lượng đầu ra, vừa giảm chi phí đầu vào

Prepared by NMDUC 2009

3

II. CÁC CẤP QUẢN TRỊ
1. Các cấp quản trị
a. Quản trị cấp cao: Quản trị chung tất cả các hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, người quản trị ở cấp này gọi là nhà
quản trị cấp cao nhất
b. Cấp quản trị trung gian (giữa): Là một khái niệm rộng
dùng để chỉ những cấp chỉ huy trung gian, đứng trên những nhà
quản trị cấp cơ sở và dưới các nhà quản trị cấp cao
c. Cấp quản trị cơ sở (thấp nhất): Là những nhà quản trị ở cấp
bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của quản trị trong cùng tổ
chức. Người quản trị cấp này là đốc công, nhóm trưởng, tổ chức
trưởng, là những người không còn cấp quản trị nào bên dưới.

Prepared by NMDUC 2009

4

2

19/08/2009

Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng quản trị

CÁC CẤP QUẢN TRN

Hoạch
định

Tổ
chức

Điều
khiển

Kiểm
tra

28%

36%

22%

14%

18%

33%

36%

13%

15%

24%

51%

10%

Cấp cao
Cấp trung gian

Cấp cơ sở

Người thừa hành

Prepared by NMDUC 2009

5

III. CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ
Chức năng quản trị là
những hoạt động nhất định có hướng đích của quản trị do
sự phân công lao động trong nội bộ quản trị tạo nên,
những bộ phận cấu thành có liên quan với nhau, phụ

thuộc vào nhau nhưng không giống nhau về mục đích và
nội dung

Prepared by NMDUC 2009

6

3


19/08/2009

III. CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ
- Chức năng hoạch định: xác định những mục tiêu và

phương thức thực hiện một cách có hệ thống cho dù là
hoạch định chiến lược hay hoạch định tác nghiệp
- Chức năng tổ chức: thiết lập một hệ thống với các
mối quan hệ hàng dọc cũng như hàng ngang giữa các
bộ phận để đảm nhiệm những hoạt động chuyên biệt
và cần thiết
- Chức năng lãnh đạo: tạo mối quan hệ thông suốt giữa
nhà quản trị với nhân viên để nhân viên sẵn sàng làm
việc theo yêu cầu của nhà quản trị
- Chức năng kiểm tra: những nỗ lực xây dựng hệ
thống tiêu chuNn để so sánh với kết quả thực tế nhằm
đảm bảo những nguồn lực đã và đang được sử dụng có
hiệu quả nhất nhằm đạt được mục tiêu
Prepared by NMDUC 2009

7

Functional Organizations

FIGURE 3.1
Prepared by NMDUC 2009

8

4


19/08/2009

Dedicated Project Team

FIGURE 3.2
Prepared by NMDUC 2009

9

Matrix Organization Structure

FIGURE 3.4
Prepared by NMDUC 2009

10

5

19/08/2009

IV. LĨNH VỰC QUẢN TRỊ
a. Khái niệm
Lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp được hiểu như là
các hoạt động quản trị khi được sắp xếp trong một bộ
phận nào đó.
Số lượng, hình thức tổ chức các lĩnh vực quản trị còn
phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, vào ngành nghề
kinh doanh và các yếu tố khác như: : truyền thống
quản trị, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế - kỹ thuật
của doanh nghiệp, gắn liền với mỗi quốc gia.

Prepared by NMDUC 2009

11

IV. LĨNH VỰC QUẢN TRỊ
b. Các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp
¢ Lĩnh vực quản trị thu mua vật tư: phát hiện nhu cầu vật tư,
tính toán vật tư tồn kho, mua sắm vật tư, nhập kho và bảo
quản, cấp phát vật tư
¢ Lĩnh vực sản xuất: hoạch định chương trình, xây dựng kế
hoạch sản xuất, điều khiển quá trình sản xuất, chế biến, kiểm
tra chất lượng,...
¢ Lĩnh vực Marketing: thu thập các thông tin về thị trường,
hoạch định chính sách sản phNm, giá cả, phân phối và chính
sách hỗ trợ tiêu thụ.
¢ Lĩnh vực nhân sự: lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng nhân

sự, bố trí, đánh giá nhân sự, phát triển nhân viên, thù lao...
Prepared by NMDUC 2009

12

6


19/08/2009

IV. LĨNH VỰC QUẢN TRỊ
¢ Lĩnh vực tài chính và kế toán:
¢ Lĩnh vực tài chính: tạo vốn, quản lý và sử dụng vốn (quản lý sự
lưu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng).
¢ Lĩnh vực kế toán: kế toán sổ sách, tính toán chi phí - kết quả,
xây dựng các bảng cân đối, tính toán lỗ - lãi, các nhiệm vụ khác
như: thNm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán,
bảo hiểm, thuế.
¢ Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển (R&D): thực hiện các

nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, đưa các tiến bộ
khoa học vào áp dụng, thNm định hiệu quả các tiến bộ kỹ
thuật được áp dụng.
¢ Lĩnh vực tổ chức: tổ chức các dự án, phát triển và cải tiến
bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp, tổ chức tiến trình hoạt
động toàn bộ doanh nghiệp.
Prepared by NMDUC 2009

13

IV. LĨNH VỰC QUẢN TRỊ
¢ Lĩnh vực thông tin: xây dựng kế hoạch về các thông tin liên

quan cho doanh nghiệp, chọn lọc và xử lý các thông tin,
kiểm tra và giám sát thông tin.
¢ Lĩnh vực hành chính, pháp chế và các dịch vụ chung:
Thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp.
Tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp.
Các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp.

Sự phân chia các lĩnh vực như trên chỉ mang tính khái quát,
trên thực tế quản trị, các lĩnh vực tiếp tục được chia nhỏ nữa
cho đến các công việc, nhiệm vụ quản trị cụ thể.

Prepared by NMDUC 2009

14

7


19/08/2009

PHÂN BIỆT CHỨC NĂNG VÀ LĨNH VỰC QUẢN TRN
a. Mục đích của phân loại theo chức năng
đảm bảo các yêu cầu của khoa học quản trị
đảm bảo bất kỳ một hoạt động quản trị nào cũng đều được tiến hành
theo một trình tự chặt chẽ.
là cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình quản trị tại một doanh
nghiệp để từ đó tìm ra cách tháo gỡ.

b. Mục đích của phân loại theo lĩnh vực quản trị
chỉ ra tất cả các lĩnh vực cần phải tổ chức thực hiện quản trị trong
một doanh nghiệp,
là căn cứ quan trọng để thiết lập bộ máy quản trị của doanh nghiệp
phù hợp với tình hình kinh doanh,
là căn cứ để tuyển dụng, bố trí và sử dụng các quản trị viên.
là cơ sở để đánh giá, phân tích hoạt động trong toàn bộ bộ máy quản
trị, thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân,
là cơ sở để điều hành hoạt động quản trị toàn doanh nghiệp.
Prepared by NMDUC 2009

15

PHÂN BIỆT CHỨC NĂNG VÀ LĨNH VỰC QUẢN TRN

c. Quan hệ giữa hai cách phân loại
Chức năng quản trị là các hoạt động trong một quá
trình quản trị, các lĩnh vực quản trị là các tổ chức để
thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể - gắn với
quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Chức năng quản trị gắn với sự phát triển khoa học
quản trị, lĩnh vực quản trị lại được xem xét ở góc độ
quản lý thực tiễn.

Prepared by NMDUC 2009

16

8

19/08/2009

IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
Dù ở cấp bậc nào (hay lĩnh vực nào), các nhà
quản trị cần phải có những kỹ năng quản trị cần
thiết, bao gồm:
§ kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn)
§ kỹ năng xã hội (nhân sự)
§ kỹ năng nhận thức (tư duy)
§ kỹ năng điều phối (tổ chức)

Prepared by NMDUC 2009

17

IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
a. Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật
Là kiến thức khả năng cần thiết để hiểu và thông
thạo trong lĩnh vực chuyên môn.
Thí dụ, đối với nhà quản trị cần phải có các kỹ
năng trong các lĩnh vực kế toán, tài chính,
marketing hay sản xuất
có được và nâng cao qua việc học ở các trường
ĐH, trường nghề, các lớp bồi dưỡng, huấn luyện
hay từ kinh nghiệm thực tế.

Prepared by NMDUC 2009

18

9


19/08/2009

IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
b. Kỹ năng về nhân sự
Là khả năng cùng làm việc, điều khiển và lôi cuốn
những người xung quanh (là thành viên, lãnh đạo hay
những người liên quan) để điều hành công việc được
trôi chảy theo mục tiêu của doanh nghiệp.
Vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị như:
v Kỹ năng giao tiếp: biết cách thông đạt (viết, nói, thuyế

trình, thuyết phục, đàm phán,...) một cách hữu hiệu,
v Kỹ năng làm việc nhóm: có thái độ quan tâm tích cực đến
người khác, xây dựng bầu không khí hợp tác giữa mọi
người cùng làm việc chung
v Kỹ năng lãnh đạo: biết cách động viên nhân viên dưới
quyền thực hiện các công việc được giao
Prepared by NMDUC 2009

19

IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
c. Kỹ năng tư duy
Là khả năng theo dõi, tổ chức và hiểu được làm thế nào
để doanh nghiệp thích ứng được với hoàn cảnh.
nhận ra những yếu tố khác nhau và hiểu được mối quan

hệ phức tạp của công việc để có thể đưa ra những cách
giải quyết đúng đắn nhất
Kỹ năng tư duy là kỹ năng khó tiếp thu nhất và đặc biệt
quan trọng đối với các nhà quản trị.

Prepared by NMDUC 2009

20

10


19/08/2009

IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
d. Kỹ năng điều phối
Là khả năng đo lường các trạng thái mong muốn, phối hợp các
nguồn lực hướng đến mục tiêu chung
Hài hòa về mục tiêu (chung – riêng, dài - ngắn, trong – ngoài)
Hài hòa lợi ích (cá nhân - tập thể, cá nhân với nhau, cá nhân - tập
thể - xã hội)
Phát hiện và xử lý các bất trắc (lý do, hậu quả, cách khắc phục...)

Prepared by NMDUC 2009

21

11