Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tư vấn khoa học công nghệ xây dựng 20k

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Biểu mẫu 1.1 : Hóa đơn giá trị gia tăng
Biểu mẫu 1.2 : Hóa đơn giá trị gia tăng
Biểu mẫu 2.1: Phiếu nhập kho
Biểu mẫu 2.2 : Phiếu nhập kho
Biểu mẫu 3.1 : Phiếu xuất kho
Biểu mẫu 3.2 : Phiếu xuất kho
Biểu mẫu 4 : Thẻ kho
Biểu mẫu 5 : Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Biểu mẫu 6: Sổ chi tiết nhập vật liệu
Biểu mẫu 7 : Sổ Chi Tiết Xuất Kho Vật Liệu
Biểu mẫu 8 : Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Biểu mẫu 9: Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Biểu mẫu 10: Tờ kê chi tiết
Biểu mẫu 11: Trích bảng tổng hợp xuất vật tư
Biểu mẫu 12 : Bảng phân bổ Nguyên vật liệu
Biểu mẫu 13: Nhật ký chung
Biểu mẫu 14: Sổ cái Tài khoản 152
Biểu mẫu 15 : Sổ danh điểm vật tư
Bảng 1.1 : Bảng kiểm nghiệm vật tư
Bảng 1.2 : Bảng kiểm nghiệm vật tư

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1 : Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2: Sơ đồ thủ tục nhập kho

1


LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay mục đích cuối cùng của các

doanh nghiệp là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này các doanh nghiệp phải
tìm biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, bảo toàn và phát triển vốn kinh
doanh thông qua các biện pháp như đẩy nhanh vòng quay của vốn. Trong đó
giá trị nguyên vật liệu là một biểu hiện của tài sản lưu động là một phần của
vốn kinh doanh. Vì vậy, sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả
cũng chính là một biện pháp bảo toàn và đẩy nhanh vũng quay vốn kinh
doanh.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ
trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm.
Để tối đa hoá lợi nhuận, nhất thiết các doanh nghiệp phải làm sao giảm chi
phí một cách hợp lý. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và tạo ra lợi nhuận bên
cạnh việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm phải biết sử dụng triệt
để tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất sản phẩm, từ đó hạ được giá thành
sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Mặt khác, nguyên vật liệu
cũng là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho. Do vậy việc tổ chức công
tác hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu khách quan của quản lý. Chính
vì vậy việc tổ chức hạch toỏn nguyờn vật liệu tốt sẽ đảm bảo cho việc sản
xuất diễn ra liên tục tạo ra nhiều sản phẩm theo đúng kế hoạch đề ra của
doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất của các doanh nghiệp sản
xuất hiện nay.
Em đó chọn đề tài “ Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tư
vấn khoa học công nghệ xây dựng” làm chuyên đề cuối khóa.
Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề được chia làm ba chương :
CHƯƠNG 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyờn vật liệu tại cụng ty
cổ phần tư vấn khoa học công nghệ xây dựng.

2


CHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần

tư vấn khoa học công nghệ xây dựng.
CHƯƠNG 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần
tư vấn khoa học công nghệ xây dựng.

CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN TƯ VẤN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty
1.1.1. Danh mục nguyên vật liệu tại công ty
Tên quy cánh ,nhãn hiệu ,chủng loại vật tư
Đá hộc
Đá 1x2
Đá 2x4
Gạch Granite
Cát mịn
Cát vàng
Cát bê tông
Xi măng PC30
Xi măng PC40
Xi măng trắng
Thép tròn
Đinh
Đinh đỉa
Xăng Mogas92

Đơn vị tính
m3
m3
m3
m3

m3
m3
m3
kg
kg
kg
kg
kg
cái
Lít

1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty
Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng
nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất
lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính

3


năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải
tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại công ty cổ phần tư
vấn đầu tư và xây dựng điện cũng tiến hành phân loại vật liệu. Song việc
phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản
nguyên vật liệu ở kho. Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư
nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu mà
công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần
trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu. Vì vậy tất
cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 "nguyên liệu vật
liệu". Cụ thể ở Công ty Cổ phần Tư vấn Khoa Học Công Nghệ Xây Dựng sử
dụng mã vật tư như sau:

* Đối với vật liệu của công ty được phân loại như sau:
+ NVL không phân loại thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ mà
được coi chúng là vật liệu chính: "Là đối tượng lao động chủ yếu của công
ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm
hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch,
ngói, vôi ve, đá, gỗ. Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau,
ví dụ: xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, thép Φ 6, thép Φ10, thép
Φ 20 , thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng.
+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt
lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu.
+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết
bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu,
máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm
lốp ô tô.
+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng
được nữa, vỏ bao xi măng.

4


1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty
Mỗi Doanh nghiệp có một đặc thù riêng về nguyên vật liệu.Tại các
Doanh nghiệp xây lắp nói chung và Công ty Cổ phần Tư vấn Khoa Học Công
Nghệ Xây Dựng núi riờng, nguyờn vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh,
khối lượng lớn, vật liệu thường có nhiều loại khác nhau, rất phong phú, đa
dạng.Ví dụ về Xi măng thỡ gồm xi măng trắng, xi măng đen, xi măng Hoàng
Thạch, xi măng Phúc Sơn PC30, PC40....Về thép thì gồm Φ 12, Φ 10, Φ
8....Về gạch thì có gạch lát trang trí, gạch đặc A 1, A2, Gạch lỗ.....chúng được
sử dụng với khối lượng lớn, nhỏ khác nhau và được mua với nhiều hình thức
khác nhau, các loại mua ở các Công ty, đại lý, cửa hàng như xi măng, sắt

thép, có loại mua ở các lũ sản xuất, bến cảng như vôi, sỏi, cát.....cho nên việc
bảo quản gặp khó khăn, dễ hao hụt mất mát ảnh hưởng đến việc tính giá.
Do đặc điểm trên, nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị của nó
thuộc vốn lưu động dự trữ của Công ty, chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi
phí sản xuất và giá thành của Công ty.Vì vậy, việc quản lý quy trình thu mua,
vận chuyển, bảo quản, dự trữ, sử dụng cũng như việc hạch toán nguyên vật
liệu tác động trực tiếp đến những chỉ tiêu của Công ty như chỉ tiêu số lượng,
chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận...
Công ty bảo quản vật liệu trong kho theo mỗi công trình nhằm giữ cho vật
liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy,
các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu, các kho có thể chứa
các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi
được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất,
định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế
hoạch sản xuất do phòng kế toỏn vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của
công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu công ty đã phân loại nguyên vật
liệu một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại vật

5


liệu công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu. Yêu cầu đối với thủ
kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết
nhất định các loại nguyên vật liệu
1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công
nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công
trình các quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thi
công) cũn cỏc điều kiện khác thì phải di chuyển theo địa điểm xây dựng.Từ
đặc điểm riêng của ngành xay dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng

nguyờn vật liệu phức tạp vỡ chịu ảnh hưởng lớn của môi trường bên ngoài
nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế.
Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi Công ty phải
quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử
dụng.Trong khâu thu mua nguyên vật liệu được quản lý về khối lượng, quy
cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo
đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công
ty. Bộ phận tài chính – kế toán cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong
việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương
tiện vận chuyển và nhất là giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ.....cần phải
dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra
biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần
kiểm tra lại giá mua nguyên vật liệu, các chi phí vận chuyển và tình hình thực
hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển.Việc tổ chức kho tàng,
bến bói thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư
hỏng, mất mát hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản
lý vật liệu.Trong khâu dự trữ đòi hỏi Công ty phải xác định được mức dự trữ
tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được bình thường,

6


không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc
gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều
Quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng là
một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý Doanh nghiệp
luôn được các nhà quản lý quan tâm.
Khi thu mua và nhập kho nguyên vật liệu
Do đặc điểm của công tác XDCB nên vật liệu phải được cung cấp đến
chân công trỡnh và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu, số lượng

và đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình được quy định trong thiết kế
dự toán. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các đơn vị cung cấp gần với
công trỡnh và đó được thoả thuận trước, tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi
trong thiết kế cũng cao hơn chút ít so với giá thực tế để tránh tỡnh trạng cú
biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị thua lỗ. Khi nhận thầu công trình,
Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng
vốn nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất.
Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thường do các đội tự mua
nhưng những hợp đồng mua bán vật liệu do đội ký trực tiếp với người cung
cấp thì phải có sự phê duyệt và xỏc nhận của Giám đốc Công ty thỡ mới cú
hiệu lực về việc mua bỏn.
Giá của vật liệu nhập kho được tính bằng giá thực tế trên hóa đơn hoặc
trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển về trong hợp
đồng mua bán thường thoả thuận là vật liệu phải được cung cấp tại chân cụng
trình). Trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua
được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó chứ
không cộng vào giá của vật liệu. Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được
tiến hành như sau:

7


Khi vật liệu về đến chân công trình trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận
hàng kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật
liệu ghi số lượng thực nhập và chủng loại nhập vào Phiếu giao nhận vật tư có
xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thỏa thuận của bên cung cấp thường là
cuối tháng, thống kê đội cùng với người cung cấp lập “Biên bản đối chiếu
khối lượng vào công trình” có xác nhận của bàn giao và bàn nhận, nếu phát
hiện thừa, thiếu, không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ thống kê đội sẽ báo
cho Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản

kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp.Thủ kho không được tự ý
nhập vật liệu như trên nếu chưa có ý kiến của Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật.
Phòng Kỹ thuật căn cứ vào “Phiếu giao nhận vật tư” và “Biên bản đối
chiếu khối lượng vào công trình” đó cú chữ ký của hai bên và căn cứ vào Hóa
đơn GTGT để làm thủ tục nhập vật tư vào “Phiếu nhập kho”, phiếu nhập kho
được lập thành 03 liên.
- Liên 1: Lưu ở Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật
- Liờn 2: Chuyển cho Phòng Kế toán để ghi sổ
- Liên 3: Cán bộ cung tiêu giữ (người đi mua vật tư) kèm theo Hóa đơn
thanh toán.
Khi xuất kho vật tư
Công ty Cổ phần Tư vấn Khoa Học Công Nghệ Xây Dựng là một đơn vị
XDCB nên vật liệu của Công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây
dựng các công trình.Giá của vật liệu xuất kho được xác định theo “Giá thực tế
đích danh”, nhận mặt hàng thi công công trình nào mới mua vật liệu dự trữ
cho cong trình đó ngay tại chân công trình nên việc xác định giá thực tế xuất
kho theo phương pháp này tương đối hợp lý và dễ làm.Việc xuất kho vật liệu
được tiến hành như sau: Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng đội, từng công
trình Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật có trách nhiệm cung cấp cho các đội theo

8


yêu cầu tiến độ thi công.Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật sẽ viết phiếu xuất kho
cho cụng trỡnh theo yêu cầu.Vật liệu được định sẵn cho từng công trình cho
nên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật liệu theo hạn mức mà vẫn sử
dụng phiếu xuất vật tư thông thường.Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật căn cứ vào
thiết kế của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật liệu của
các đội công trình.Các trường hợp xuất vật liệu điều động nội bộ cũng được
sử dụng phiếu xuất vật tư, phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng loại vật

liệu hoặc chung cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một
công trình.Nếu vật liệu lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được Ban giám đốc ký
duyệt.Phiếu xuất kho vật liệu được lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lưu ở Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật
- Liên 2: Chuyển cho kế toán để ghi sổ
- Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ theo dõi từng bộ phận sử dụng.

9


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG
2.1.Tính giá nguyên vật liệu
2.1.1. Tính giá nguyên vật liệu tăng:
Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những
nguyên tắc nhất định về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn
kho nguyờn vật liệu công ty phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của
ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty Cổ phần tư vấn Khoa học
Công nghệ Xây dựng nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được việc
chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua
ngoài, một số vật liệu được cụng ty sản xuất như: bê tông, cửa đi, cửa sổ, và
các loại cấu kiện, vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng.
* Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho
chính là giá mua ghi trên hoá đơn.
Ví dụ: trên phiếu nhập kho số 165 ngày 02/10/2010 Nguyễn Văn Hùng
nhập vào kho vật liệu của công ty theo hoá đơn số 120 ngày 02/10/2010 của
Công ty Thép Thái Nguyên chi nhánh Cầu Giấy - Hà Nội . Giá thực tế nhập
105.235.000 đồng (giá ghi trên hoá đơn).
* Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá

thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển.
Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 147 ngày 16/10/2010, đồng chí Hùng nhập
vào kho công ty 20.000 kg xi măng Hoàng Thạch theo hoá đơn số 142 ngày
16/10/2010 của Công ty Vật tư – 38 Đường Hoàng Quốc Việt. Giá thực tế
nhập kho của xi măng Hoàng Thạch là 16.800.000.( Trong đó ghi trên hoá
đơn là 16.200.000 và chi phí vận chuyển là 600.000đ).

10


2.1.2.Tính giá nguyên vật liệu giảm:
Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng
cho thi công được tính theo giá thực tế đích danh.
Ví dụ: Theo đơn giá xuất vật tư xi măng Hoàng Thạch ở chứng từ xuất kho
số 137 ngày 16/10/2010. Xuất cho Nguyễn Việt Trung thi công xây dựng
công trình nhà làm việc Bộ tài chính- Hà Nội, yêu cầu số lượng xuất là
40.000kg. Theo chứng từ 142 ngày 03/10/2010 xi măng Hoàng Thạch được
nhập theo giá 840đ/kg. Vậy thực tế xuất kho xi măng Hoàng Thạch được tính
như sau:
30.000kg x 850đ= 25.500.000 đồng.
2.2. Kế toán ban đầu:
Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói
chung và kế toán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng, thì trước hết phải bằng
phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan
đến nhập xuất nguyờn vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ
kế toán. Tại Công ty Cổ phần tư vấn Khoa học Công nghệ Xây dựng chứng từ
kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu là:
- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu.
- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.

- Số (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu.

11


Sơ đồ 1: Trình tự luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Thẻ kho
Chứng từ nhập

Chứng từ xuất
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn

Giải thích:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra

2.2.1. Đối với nghiệp vụ tăng NVL:
2.2.1.1. Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài:
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu về đến công ty đều
phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật liệu được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên
tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu lên phòng kế toán vật tư,
trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng
vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán

Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kế toán vật tư xem xét tính
hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã
ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho
số vật liệu đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho.
Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho
rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm

12


phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành
kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên
phiếu nhập kho, sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế
toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá
đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán.
Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát
hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho
hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế
toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng
người và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa.
Sơ đồ 2: Sơ đồ thủ tục nhập kho
Thủ tục nhập kho được thể hiện theo sơ đồ sau:

Nguyờn
vật liệu

Hoá đơn

Ban
kiểm

nghiệm

Hoá đơn
Biên bản
kiểm
nghiệm

Phòng kế
toỏn vật
tư

Phiếu
nhập kho

Nhập kho

Phòng kế toán

Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế
toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế
toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.
Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu sẽ tiến hành công
việc của mình:

13


Biểu mẫu 1.1: Hóa đơn giá trị gia tăng
Hoá đơn (GTGT)

Mẫu số 01/GTGT - 3LL

Liên 2: Giao cho khách hàng

FD/02- B
N0: 0120

Ngày 02/10/2010
Đơn vị bán hàng: Công ty thép Thái Nguyên
Địa chỉ: Chi nhánh Cầu Giấy - Hà Nội
Điện thoại: 8588553

MS:

Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _
0

2

0

0

1

51

31

56

0

1

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng
Đơn vị: Cụng ty Cổ phần tư vấn Khoa học Công nghệ Xây dựng
Địa chỉ: P1504, nhà 18T1, Trung Hòa – Nhân Chính
Hình thức thanh toán: chịu

STT

Hàng hoá, dịch vụ

Mã số:

ĐVT

0

2

Số lượng

Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _
0

0

5

Đơn giá

3

2

9

7

6

Thành tiền

1

Thép Φ10

Kg

3500

5.120

17.920.000

2

Thép Φ12

Kg

8000

5.145

41.160.000

3

Thép Φ16

Kg

4000

5.120

20.480.000

4

Thép Φ18

Kg

5000

5.135

25.675.000

Cộng

105.235.000

Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT

10.523.500

Tổng cộng tiền thanh toán
115.758.500
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười năm triệu bảy trăm năm mươi tám triệu năm mươi
tám nghìn năm trăm đồng./.

Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

14

0

Khi hàng về tới kho, nhân viên kế toán tiến hành lập biên bản kiểm tra:
Công ty cổ phần

Biên Bản Kiểm Nghiệm Vật Tư

TVKHCNXD

Ngày 02 Tháng 10 năm 2010

Căn cứ vào hoá đơn số 120 ngày 02 tháng 10 năm 2010 của Công ty
Cổ phần tư vấn Khoa học Công nghệ Xây dựng giao theo hợp đồng số
230/HĐKT ngày 01 tháng 10 năm 2010.
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông : Hoàng Văn Thái

Đại diện phòng kinh tế dự toán – Trưởng

ban
Ông : Trần Văn Hà

Đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật – Uỷ

viên
Bà : Nguyễn Thị Chuyên

Đại diện thủ kho - Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây:

Bảng 1.1 : Bảng kiểm nghiệm vật tư
Số Lượng
Không đúng
STT
Theo
Đúng quy cách
quy
cách
vật liệu
(Kg)
chứng từ phẩm chất
phẩm chất
1
Kg
3500
3500
0
Thép Φ10
2
Kg
8000
8000
0
Thép Φ12
3
Kg
4000
4000
0
Thép Φ16

4
Kg
5000
5000
0
Thép Φ18
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đồng ý nhập kho.
Tên nhãn hiệu Đơn vị tính

Uỷ viên
(Ký, ghi rõ họ tên)

Uỷ viên

Trưởng ban

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào hoá đơn số 120 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng
thực tế đã về, phòng kế toán vật tư viết phiếu nhập kho ngày 02/10/2010 - Số
120. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho.
Biểu mẫu 2.1 : Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty CPTVKHCNXD

Phiếu nhập kho

15

Địa chỉ : P1504, nhà 18T1, Trung Hòa – Nhân Chính

Số : 165
Ngày 02/10/2010

Tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng

Nợ TK 152:

Theo hoá đơn số 538 ngày 02/10/2010

Có TK 331 :

của Công ty thép Thái Nguyên - Chi nhánh - Cầu Giấy - Hà Nội.
STT

Tên quy cách sản Đơn vị
phẩm, hàng hoá

tính

Số lượng
Yêu cầu

Thực
nhập

1

Thép Φ10

kg

3500

3500

5.120

17.920.000

2

Thép Φ12

kg

8000

8000

5.145

41.160.000

3

Thép Φ16

kg

4000

4000

5.120

20.480.000

4

Thép Φ18

kg

5000

5000

5.135

25.675.000

Cộng

105.235.000

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm linh năm triệu hai trăm ba
mươi năm nghìn đồng chẵn./.

Ngày 02 tháng 10 năm 2010
Phụ trách cung tiêu
(Ký, ghi rõ họ tên)

Người giao hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên)

16


Biểu mẫu 1.2 : Hóa đơn giá trị gia tăng
Hoá đơn (GTGT)

MS 01/GTGT - 3LL
Liên 2: giao cho khách hàng

EC/02 - F
N0: 00140

Ngày 15/10/2010
Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư số 27
Địa chỉ: Cầu Giấy - Hà Nội
Điện thoại: 8388353

Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _
MS:

0

2

0

1

5

31

61

50

0

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng
Đơn vị: Cụng ty Cổ phần tư vấn Khoa học Công nghệ Xây dựng
Địa chỉ: P1504, nhà 18T1, Trung Hòa – Nhân Chính
Hình thức thanh toán: chịu

STT

Mã số:

Hàng hoá, dịch vụ

1

Xi măng Hoàng

0

Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _

2

0

0

5

3

2

9

7

6

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Kg

30.000

850

25.500.000

Thạch

Cộng

25.500.000

Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT

2.550.000

Tổng cộng tiền thanh toán

28.050.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai tám triệu không trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng

Kế toán trưởng

( Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên)

17


Khi hàng về tới kho, nhân viên kế toán tiến hành lập biên bản kiểm tra:
Công ty cổ phần

Biên Bản Kiểm Nghiệm Vật Tư

TVKHCNXD

Ngày 15 Tháng 10 năm 2010

Căn cứ vào hoá đơn số 140 ngày 15 tháng 10 năm 2010 của Công ty
Cổ phần tư vấn Khoa học Công nghệ Xây dựng giao theo hợp đồng số
235/HĐKT ngày 14 tháng 10 năm 2010.
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông : Hoàng Văn Thái

Đại diện phòng kinh tế dự toán – Trưởng

ban
Ông : Trần Văn Hà

Đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật – Uỷ

viên
Bà : Nguyễn Thị Chuyên

Đại diện thủ kho - Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây:
Bảng 1.2 : Bảng kiểm nghiệm vật tư
STT Tên nhãn hiệu
vật liệu
1

Xi măng

Đơn vị tính
(Kg)

Số Lượng
Theo CT

Kg

Đúng QC, PC

30.000

30.000

0

Hoàng Thạch
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đồng ý nhập kho.
Uỷ viên
(Ký, ghi rõ họ tên)

Uỷ viên
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trưởng ban
(Ký, ghi rõ họ

tên)

18


Căn cứ vào hoá đơn số 140 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng thực tế đã
về, phòng vật tư viết phiếu nhập kho.
Biểu mẫu 2.2 : Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty CPTVKHCNXD

Phiếu nhập kho

Địa chỉ : P1504, nhà 18T1, Trung Hòa – Nhân Chính

Số 166
Ngày 15/10/2010

Tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng

Nợ TK 152:

Nhập vào kho: Số 1 tại Công ty
STT
1

Tên quy cách sản
phẩm, hàng hoá

Có TK 331:

ĐVT

Xi măng Hoàng Thạch Kg

Số lượng
YC
30.000

ĐG

TN
30.000

Cộng

Thành tiền

850 25.500.000

25.500.000

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi năm triệu năm trăm nghìn
đồng chẵn./.
Ngày 15 tháng 10 năm
2010
Phụ trách cung tiêu
(Ký, ghi rõ họ tên)

Người giao hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ

tên)

19


2.2.1.2. Nhập do di chuyển nội bộ.
Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kế hoạch_ kỹ
thuật lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến
thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận
song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di
chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập
rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra
và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
2.2.1.3.

2.2.1.3. Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến.

2.2.1.4.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng kế hoạch_ kỹ
thuật lập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng kho
cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên
bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối
chiếu kế toán công nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm báo
cáo kế toán.
2.2.2. Đối với nghiệp vụ giảm NVL:
Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp
trực thuộc công ty thi công các công trình.
- Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh.
Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của
cán bộ kỹ thuật, phòng kế hoạch - kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2
liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư.
Thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất
vật liệu. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán

20


vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để
kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu đưa từ kho đến nơi sử dụng.
Căn cứ vào dự toán vật liệu cho từng công trình, phòng kỹ thuật vật tư
lập phiếu xuất kho như sau:

Biểu mẫu 3.1 : Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty cổ phần

Phiếu xuất kho

TVKHCNXD

Số 137
Ngày 16/10/2010

Họ tên người nhận hàng

: Nguyễn Việt Trung

Địa chỉ

: Xí nghiệp xây lắp số 1

Lý do xuất kho

: Thi công công trình " Nhà Bộ tài chính"

Xuất tại kho

: Công ty

STT

Tên

quy

cách

sản ĐVT

phẩm, hàng hoá
1

Xi măng Hoàng Thạch

Kg

Số lượng
YC
30.000

TX
30.000

850

25.500.000

21


Cộng

25.500.000

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu năm trăm nghìn đồng
chẵn./.

Ngày 16 tháng 10 năm
2010
Phụ trách cung tiêu

Người giao hàng

Thủ

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ

kho
(Ký, ghi rõ họ tên)
tên)

22


Biểu mẫu 3.2 : Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty cổ phần

Phiếu xuất kho

TVKHCNXD

Số 138
Ngày 22/10/2010

Họ tên người nhận hàng

: Nguyễn Việt Trung

Địa chỉ

: Xí nghiệp xây lắp số 1

Lý do xuất kho

: Thi công công trình " Nhà Bộ tài chính"

Xuất tại kho

: Công ty

STT

Tên quy cách sản

Đơn

phẩm, hàng hoá

vị tính

Số lượng
YC

TX

1

Thép Φ10

Kg 3000

3000

5.120

15.360.000

2

Thép Φ12

Kg 7000

7000

5.145

36.015.000

3

Thép Φ16

Kg 3500

3500

5.120

17.920.000

4

Thép Φ18

Kg 5000

5000

5.135

25.675.000

Cộng

94.970.000

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Chín mươi tư triệu chín trăm bảy mươi
nghìn đồng chẵn./.
Ngày 22 tháng 10 năm
2010
Phụ trách cung tiêu

Người giao hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ

tên)

23


2.2.3. Trình tự nhập - xuất kho nguyên vật liệu.
2.2.3.1. Trình tự nhập kho nguyên vật liệu.
ở Công ty Cổ phần tư vấn Khoa học Công nghệ Xây dựng việc mua vật
tư thường do phòng kế hoạch_kỹ thuật đảm nhận, mua theo kế hoạch cung
cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất thi công. Khi vật liệu được mua về,
người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn
(GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển lên phòng kế toán.
Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm
tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho
nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua
về có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập
"Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật
tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ
kho mới tiến hành cho nhập kho.
2.2.3.2. Trình tự xuất kho.
Ở Công ty Cổ phần tư vấn Khoa học Công nghệ Xây dựng, vật liệu xuất
kho chủ yếu là dùng cho thi công các công trình. Nguyên vật liệu của công ty
gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho

từng bộ phận sử dụng là các đội công trình. Việc xuất vật liệu được căn cứ
vào nhu cầu thi công và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng
đang được ký kết. Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ
chức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ thi công các công
trình và tiến độ thực hiện các hợp đồng. Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên
vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng
nguyên vật liệu thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột
số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên
vật liệu.

24


2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần tư vấn Khoa học
Công nghệ Xây dựng.
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản
ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng nhóm, từng loại
vật liệu cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế
toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần tư vấn Khoa học Công nghệ
Xây dựng sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại
Công ty Cổ phần tư vấn Khoa học Công nghệ Xây dựng sẽ đáp ứng được nhu
cầu này. Hạch toán chi tiết nguyờn vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho
và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn
kho cho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng
loại và giá trị.
Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có
một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư tại cụng ty.
Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau:
Ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình
nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyờn vật liệu ở từng kho. Theo chỉ tiêu

khối lượng mỗi thứ nguyờn vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện
cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu.
Cuối tháng thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên để tiến hành lập thẻ kho
phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn. Sau đây là thẻ kho vật liệu: xi măng
Hoàng Thạch.

25