Tiểu luận Logistics Quản trị kho
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (474.56 KB, 20 trang )
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CĐ THƯƠNG MẠI
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
……………..
MÔN: LOGISTICS
LỚP: QT 1.1
ĐỀ TÀI: QUẢN TRỊ KHO
GV HƯỚNG DẪN:
NGUYỄN VỊNH
NGƯỜI THỰC HIỆN: -Ngô Đức Vinh
-Lương Thị Hà
Đà Nẵng, tháng năm
I/Khái niệm,Vai trò,chức năng kho
1.Khái niệm và vai trò của kho:
*Khái Niệm
Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trử,bảo quản và chuẩn bị hàng hóa
nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.
*Vai trò:
1
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức,bảo quản hàng hóa của doanh
nghiệp vậy vai trò của kho là:
-Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa.là nơi giúp doanh
nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bộ hệ thống.
-Góp phần giảm chi phí sản xuất,vận chuyển,phân phối.Nhờ đó kho có thể chủ động tạo ra
các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm chi phí
bình quân trên một đơn vị,kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý
tốt hao hụt hàng hó,sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Hổ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo
hàng hóa sản sang về số lượng,chất lượng,trạng thái lô hàng giao,góp phần giao hàng dung
thời gian và địa điểm.
2.Chức năng của kho:
Các công ty kinh doanh phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độ phức tạp trong vận
hành quản lí kho hàng càng cao. Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm càng
phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lí đòi hỏi
ngày càng lớn.
Nhiều nhà phân phối đã từng phải chi phí những khoản khổng lồ cho việc gom hàng và dọn
hàng trong kho, quản lí vòng nhập hàng, và chuyển về nơi gom hàng. Sự không phù hợp của
kho hàng cũng trở thành vấn đề nan giải nếu bạn không thể quản lí một cách chính xác hàng
trong kho với kho hàng lớn hơn hoặc vị trí kho hàng ở nhiều nơi.
Kho bãi hiện đại thường có những chức năng sau:
- Gom hàng: khi một lô hàng /nguyên vật liêu không đủ số lượng thì Người gom hàng sẽ tập hợp,
chỉnh đốn và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụng cách vận
chuyển trọn gói container
Khi hàng hóa/nguyên vật liệu được nhận tù nhiều nguồn hàng nhỏ,kho đóng vai trò là điểm tập kết
thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có điểm lợi thế về quy mô khi vận chuyễn tới nhà máy ,thị
trường bằng các phương tiện vận chuyễn
- Phối hợp hàng hóa:(Tổ chức các mặt hàng kinh doanh)Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt
hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiện vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép loại hàng
hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng.
- Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong
suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa
trong kho.
II/ Hệ thống bảo bảo quản, phân loại kho hàng:
1.Hệ thống bảo quản:
- Định nghĩa: Bảo quản hàng hóa là một trong những chức năng cơ bản, trọng yếu trong tổ
chức hoạt động kho của doanh nghiệp.
Một số hệ thống bảo quản gồm các yếu tố chính sau đây:
*Quy trình nghiệp vụ kho: Được thể hiện ở nội dung và trình tự thực hiện các tác nghiệp với
dòng hàng hóa lưu chuyển qua kho. Quy trình được xây dựng có tính tổng quát và cần được
cụ thể hóa một cách chi tiết trong quá trình hoạt động, tùy thuộc đặc điểm và yêu cầu bảo
quản yêu cầu.bảo quản lô hàng,điều kiện không gian, thời gian hoạt động của kho, yêu cầu
sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng.
*Điều kiện không gian công nghệ kho: Cấu trúc nhà kho và các bộ phận diện tích trong
kho.Đây là yếu tố quan trọng đảm bảo không gian cho9 các tác nghiệp trong khodiễn ra một
cách bình thường, lien tục có hiệu quả phù hợp với quy trình công nghệ kho,với quá trình tổ
chức lao động trong kho và việc bố trí các trang thiết bị kho đã được xác định.
2
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Không gian công nghệ kho phải đảm bảo các bộ phận; diện tích bảo quản,diện tích cho hoạt
động quản lý và sinh hoạt. Các bộ phận diên tích này không chỉ đủ về mặt quy mô, mà quan
trọng hơn là việc quy hoạch hợp lý, phù hợp quy trình công nghệ kho và dòng hàng lưu
chuyển qua kho.
*Trang trang thiết bị công nghệ: Đây là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động, có lien
quan đến yêu cầu đảm bảo hàng hóa, tố chức lao động, thực hiện các tác nghiệp với hàng hóa
trong kho và phương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hóa. Với ý nghĩa trong
việc nâng cao năng suất lao động tăng cường mức độ cơ giới hóa, giảm thiểu hao hụt hàng
hóa và đồng bộ với việc xây dựng các loại hình kho hiện đại,áp dụng công nghệ tiên tiến.
*Tổ chức lao động trong kho: Liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo
chức năng nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho,xây dựng nội quy ,quy chế hoạt
động khogawns với các đối tượng liên quan (nhân viên,các dối tượng giao dịch trong nội bộ
và bên ngoài doanh nghiệp…),xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng,xây dựng định mức
công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lý định mức hao hụt hàng hóa theo các khâu
của quy trình nghiệp vụ kho.
*Hệ thống thông tin và quản lý kho: Đây là một yếu tố quan trọng,nhằm đảm bảo sự phối
hợp giữa các bộ phận khác với bộ phận kho và quản lý hoạt động của kho. Hệ thống này bao
gồm các loại thẻ kho,các hồ sơ về cung cấp,hoofsow khách hàng..
2.Phân loại kho hàng
*Phân theo đối tượng phục vụ:
- Kho định hướng thị trường: kho đáp ứng yêu cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu.
Loại hình kho này còn được gọi là kho phân phối hay kho cung ứng. Kho này có chức năng
chủ yếu là dịch vụ khách hàng. Về mặt địa lý, kho gần khách hàng để tập trung vận chuyển
lô hàng lớn, cự ly dài từ nhà máy kết hợp cung ứng lô hàng nhỏ từ kho cho khách hàng.
Phạm vi hoạt động của kho được căn cứ vào yêu cầu tốc độ cung ứng, quy mô đơn hàng
trung bình, chi phí/Đơn vị cung ứng.
- Kho định hướng nguồn hàng: Kho có vị trí ở các khu vực sản xuất, đáp ứng các yêu cầu
cung cấp nguyên liệu phụ tùng, và các yếu tố đầu vào khác của nhà sản xuất và do đó chức
năng chủ yếu là thu nhận và tập trung vận chuyển, tiếp tục quá trình sản xuất và dự trữ thời
vụ.
*Phân loại theo quyền sở hữu
-Kho riêng
Thuộc quyền sở hữu và sủ dụng riêng của doanh nghiệp(thương mại) có quyền sở hữu hàng
hóa dự trữ và bảo quản tại kho.Loại hình kho này thích hợp cho các doanh nghiệp có nguồn
lực tài chính
Lợi ích của kho riêng là khã năng kiểm soát, tính linh hoạt nghiệp vụ và các lợi ích vô hình
khác. Tuy nhiên nếu dung kho rieng thì chi phí hệ thống logistics sẽ tăng, và tính linh hoạt vị
trí sẽ khong đạt điểm tối ưu khi donh nghiệp mỡ rộng thị trường mục tiêu.
-Kho công cộng : Kho công cộng hoạt động hnuw một đơn vị kinh doanh dộc lập cung cấp
một loạt các dịch vụ dự trữ bảo quản và vận chuyễn trên cơ sở thù loa biến đỗi.Kho công
cộng cung cấp các dịch vụ tiêu chuẫn cho khách hàng.
Kho công cộng đem lại lợi ích linh hoạt về tài chính và lợi ích về kinh tế,chúng có quy mô
nghiệp vụ và trình độ quản trị chuyên môn rộng lớn hơn,Theo quan điểm tài chính kho công
cộng có thể có chi phí biến đỗi thấp hơn kho dung riêng.
*Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị
- Kho thông thường: Có đặc điểm thiết kế,kiến trúc xây dựng và thiết bị thực hiện quá trình
công nghệ trong điều kiện bình thường.
3
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
-Kho đặc biệt: Có đặc điểm thiết kế, kiến trúc xây dựng và thiết bị rieng biệt để bảo quản
những hàng hóa đặc biệt do tính chất thương phẩm và yêu cầu của quá trình vận độnghàng
hóa(kho lạnh, kho động vật sống)
*Phân theo đặc điểm kiến trúc:
-Kho kín: Có khả năng tạo mô trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ bảo quản, íh
chịu ảnh hưởng của các thông số mô trường bên ngoài.
- Kho nữa kín: Chỉ che mua, nắng cho hàng hóa không có các kết cấu ngăn cách với mô
trường ngoài kho
- Kho lộ thiên: Chỉ là các bãi tập trung dự trữ hàng hóa íh hoặc không bị ảnh hưởng bởi
những thay đỗi của khí hậu ,thời tiết.
* Phân theo mặt hàng bảo quản:
- kho tổng hợp: Có trình độ tập trung hóa và chuyên môn hóa cao. Kho bảo quản nhiều loại
hàng hóa theo các khu kho và nhà kho chuyên môn hóa cao.
- Kho chuyên nghiệp: Chuyên bảo quản nhóm hàng, loại hàng nhất định
- Kho hỗn hợp: Có trình độ tập trung hóa, chuyên môn hóa thấp nhất. Kho bảo quản nhiều
loại hàng hóa trong khu kho, nhà kho.
III/ Quy trình nghiệp vụ kho
Định nghĩa quy trình
Quy trình là một khái niệm cơ bản đối với việc ra quyết định. Quy trình đóng vai trò quan
trọng nhằm chuyển biến ý tưởng thành kết quả thiết thực, hiệu quả. Đó là một loạt những
quy định, hướng dẫn khá chi tiết giúp chúng ta thực hiện một việc gì đó theo một trình tự
thống nhất.
+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình là tập hợp các hoạt động có quan
hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.
+ Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến
đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình.
1.Quy trình nhập hàng
Quy trình nhập hàng vào kho
1.1. Mục đích: Nhập hàng theo đúng yêu cầu của cty về mặt số lượng, chất lượng, tiến độ.
1.2. Phạm vi: Aùp dụng cho các loại hàng hoá là sản phẩm của công ty, các loại hàng hoá khác do
Giám đốc giao.
1.3 Nội dung:
1.3.1 Thông tin nhập hàng:
• Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập hàng, phòng mua hàng lập một bản tiến
độ mua hàng. Tiến độ nhập hàng được lập theo biểu mẫu đính kèm quy định này.
• Tiến độ nhập hàng đượ chuyển cho phòng mua hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc,
xác định tiến độ giao hàng cho khách.
1.3.2
Kiểm tra hàng hoá: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua
hàng, nhân viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá
• Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo phương pháp
đồng dạng.
• Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng.
• Kiểm tra về qui cách.
• Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ kho,
nhà cung cấp, phòng cung ứng.
• Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng cung ứng
phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng.
• Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu
4
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng bán hàng. Phiếu nhập kho theo
mẫu của Bộ tài chính.
1.3.4 Nhập kho và sắp xếp hàng hoá:
Hàng hoá được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc lưu kho, hướng
dẫn công việc cho nhân viên kho.
• Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm.
• Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho. Thẻ kho
ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho được ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu
tiên. Mỗi loại hàng hoá phải ghi một thẻ kho riêng.
•
2. Quy trình xuất hàng
QUY TRÌNH XUẤT HÀNG
2.1Mục đích: Thủ tục này qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp dỡ - lưu kho - bao
gói - bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy
giảm về chất lượng và mất mát.
2.2Phạm vi: Thủ tục này áp dụng cho mọi sản phẩm do Công ty mua và cung cấp.
2.3Nội dung:
2.3.1 Chuẩn bị giao hàng:
•
Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho khách hàng, xuất chuyển cho
siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho khách).
•
Các bộ phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị về phòng bán hàng vào sáng thứ 3, 5, 7
hàng tuần. Nhu cầu nhập hàng phải được lập kế hoạch từ trước, trừ trường hợp đặc biệt thì bộ phận
yêu cầu phải giải trình cho phòng bán hàng biết.
Nhân viên quản trị hàng hóa của phòng bán hàng tập hợp tất cả các phiếu yêu cầu xuất hàng của
các nơi, căn cứ vào lượng hàng bán của từng địa điểm, bản hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân
hàng của từng điểm bán. Sau đó kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các nơi. Sau đó xác
nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trưởng phòng bán hàng ký. Liên chính
giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ lại.
- Sau đó nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận
lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho.
- Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng của NV quản trị hàng hóa, căn cứ vào phiếu xuất hàng
kiểm tra các hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay không.
1. Nêu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thu kho lập phiếu xuất kho theo đúng nguyên tắc kế
tóan. Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một
phiếu xuất kho, photo thêm một bản.
2. Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thì thủ kho tiến hành báo cho
NV quản trị hàng và chờ quyết định của NV quản trị.
• Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông sồ: quy cách,số
lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm. Nếu phát hiện không đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại
cho phòng bán hàng kết quả.
• Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối với khách hàng cần hoá đơn).
• Sau khi nhận được thông tin của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy đủ các nội dung
như tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký. Nếu đạt thì
xuất hoá đơn.
2.3.2 Giao hàng:
5
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Trước khi chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng, xác định
giờ hẹn, người nhận hàng, thông tin đường đi..
•
Liên hệ phương tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách.
•
Chuẩn bị các phương án dự phòng như phương tiện bị hư, trời mưa.
•
Toàn bộ các công việc chuan bị ở trên phải đảm bảo yếu tố giao hàng đúng hẹn, đầy đủ, an
toàn.
•
Khi đến giao hàng cho khách, cùng khách kiểm tra hàng hoá. Nếu đầy đủ, giao cho khách
hoá đơn hoặc phiếu xuất kho nếu không có hoá đơn, yêu cầu khách ký vào bản photo phiếu xuất
kho. Người ký nhận hàng phải có văn bản uỷ quyền của khách hàng.
•
Trong trường hợp phát sinh, có tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu.., phải liên hệ phòng
bán hàng để xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải quyết hoặc bỏ về.
•
Nhân viên giao nhận phải chuyển bản photo phiếu xuất kho cho phòng bán hàng lưu.
•
3. Quy định sắp xếp và quản lý hàng trong kho
3.1Lưu kho,Bảo quả hàng hóa
3.1. 1.Mục đích:
Quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá lưu giữ trong kho của
các đơn vị trực thuộc Công ty Mẹ.
3.1.2.Phạm vi áp dụng:
Quy trình này được áp dụng cho các kho tại đơn vị trực thuộc và các kho lưu động tại công
trình.
3.1.3.Tài liệu liên quan:
Các tiêu chuẩn, quy phạm, hướng dẫn về lưu kho, bảo quản hàng hoá, phòng chống cháy nổ
hiện hành của Nhà nước, Tổng Công ty.
3.1.4. Định nghĩa:
- Lưu kho bảo quản hàng hoá là quá trình tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản, kiểm tra nhằm hạn
chế đến mức thấp nhất sự mất mát, hư hỏng, giảm sút chất lượng hàng hoá và thuận tiện khi
xuất hàng từ kho ra.
- Hàng hoá được lưu kho bao gồm:
Hàng hoá được mua về theo tiến độ cung cấp vật tư cho công trình đã được phê duyệt trong
biện pháp thiết kế tổ chức thi công.
+ Vật tư, vật liệu, thiết bị phục vụ thi công các công trình được mua về theo đúng tiến độ
thi công, tiến độ cung ứng vật tư đã được phê duyệt.
+ Vật tư, vật liệu, thiết bị đưa về công trình được bảo quản theo quy trình này.
3.1.5. Nội dung:
3.1.5.1. Quy định chung:
* Các đơn vị quản lý kho có trách nhiệm:
Tổ chức lực lượng duy trì, đảm bảo an toàn hoạt động của kho (xuất, nhập hàng;
vận chuyển, sắp xếp hàng trong phạm vi kho, kiểm tra, bảo quản hàng lưu giữ trong
kho...)
Tham gia, hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị chức năng có các hoạt
động liên quan đến kho (xuất, nhập hàng, kiểm tra, kiểm kê, bảo trì hàng...)
Phản ánh hoạt động của kho trong nội dung các báo cáo định kỳ của đơn vị và lập
báo cáo riêng về hoạt động này khi có yêu cầu của lãnh đạo Công ty Mẹ. Báo cáo lập
6
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
theo biểu mẫu BM.09B.01.
Các cá nhân, tập thể làm nhiệm vụ ở kho thực hiện nghiêm túc các quy định hiện
hành của Nhà nước, Công ty Mẹ về việc duy trì, bảo đảm hoạt động bình thường, an
toàn của kho tàng.
3.1.5.2. Quá trình:
Định nghĩa: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000,quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn
nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra. Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt
động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình
3.1.5.2.1.Quá trình nhập hàng vào kho:
a-Thủ tục nhập:
- Kiểm tra chứng từ nhập:
Tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng hoá: Hoá đơn mua hàng, chứng chỉ xác nhận chất
lượng... các tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản.
- Kiểm tra trực tiếp hàng hoá về chủng loại, số lượng, chất lượng...Việc kiểm tra được thực
hiện theo quy định của Nhà nước và Công ty Mẹ. Trong trường hợp cần thiết có thể thuê các
đơn vị, cá nhân bên ngoài thực hiện kiểm tra. Tuỳ theo chủng loại hàng hoá và yêu cầu kiểm
tra mà việc kiểm tra có thể thực hiện bằng 2 cách:
+ Kiểm tra trực quan bằng các dụng cụ, thiết bị đo thông thường.
+ Kiểm tra bằng các dụng cụ, thiết bị đo lường đặc biệt, hiện đại (máy siêu âm, máy đo
điện tử, laze...)
- Kết quả kiểm tra, nhập hàng được thể hiện qua:
+ Phiếu giao nhận hàng theo BM.08B.10.
+ Phiếu nhập kho lập theo mẫu của Bộ Tài chính đối với hàng hóa.
+ Các phiếu kiểm định hàng sau khi qua kiểm tra (nếu có).
-
Nếu trong quá trình nhập hàng phát hiện có sai sót, thủ kho phải:
+ Chủ động giải quyết sai sót, sau đó báo cáo cho phụ trách đơn vị biết.
+ Phải ngừng ngay hoạt động nhập kho và báo cáo phụ trách đơn vị xem xét, giải quyết
khi các sai sót xảy ra vượt quá khả năng giải quyết của kho.
-
Các sai sót khi nhập hàng bao gồm:
+ Thiếu hoặc không có chứng từ cần thiết.
+ Có sự sai lệch giữa chứng từ và hàng thực tế về chủng loại, số lượng, chất lượng...
+ Hàng có chất lượng không đảm bảo yêu cầu sử dụng, an toàn hoặc bảo quản.
b- Vận chuyển, sắp xếp hàng:
- Hàng hoá qua kiểm tra được vận chuyển, sắp xếp vào những nơi quy định theo sơ đồ bố
trí và được đánh dấu, ký hiệu theo quy định của kho.
- Hàng hoá được sắp xếp đảm bảo yêu cầu:
+ Đúng vị trí trong mặt bằng tổ chức thi công đã được duyệt.
+ Hàng được xếp ở vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) và bảo quản.
+ Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh được nhầm lẫn.
+ Các hàng hoá đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ cháy nổ được sắp xếp ở các kho có trang
thiết bị phòng chống cháy nổ và ở xa các công trình, kho tàng khác theo quy định hiện
hành của Nhà nước và Công ty Mẹ.
- Hàng hoá trong kho được theo dõi bằng thẻ kho (theo mẫu của Bộ Tài chính).
7
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
3.1.5.2.2. Lưu kho:
Trong trường hợp vật tư, vật liệu mua về phục vụ thu công xây lắp có dư thừa lớn do thay
đổi thiết kế, đơn vị thu công phải báo cáo các phòng chức năng để xin ý kiến Tổng Giám đốc
điều động cho công trình khác. Trong khi chờ vận chuyển phải tiến hành bảo quản hàng hóa.
Bộ phận kho phải thực hiện các hoạt động để bảo quản hàng hoá trong kho:
+ Kiểm tra, theo dõi thường xuyên về điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hoá trong kho,
điều kiện an toàn, an ninh của hàng hóa và kho tàng.
+ Duy trì và bổ sung các điều kiện vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp nhất sự hư
hỏng, suy giảm chất lượng, sự mất mát hàng hoá do tác động tiêu cực gây ra (mưa,
gió, trộm cắp...) và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất, nhập hàng.
+ Chủ động, kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình bảo quản, bảo vệ kho
tàng, hàng hoá trong phạm vi, quyền hạn của kho và kịp thời báo phụ trách đơn vị giải
quyết nếu vấn đề vượt ra ngoài tầm kiểm soát của mình.
3.1.5.2.3. Xuất kho:
Hàng hoá xuất kho phải thực hiện các thủ tục:
- Kiểm tra chứng từ xuất:
Các tài liệu, hồ sơ đính kèm theo hàng hoá như: hoá đơn xuất kho đã được lãnh đạo Công
ty Mẹ hoặc phụ trách đơn vị phê duyệt và chứng chỉ chất lượng, tài liệu hướng dẫn sử dụng,
bảo quản (nếu có).
- Kiểm tra hàng hoá trực tiếp về chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hoá. Việc kiểm tra
được thực hiện tương tự như khi nhập hàng.
- Việc xuất hàng được thể hiện qua phiếu xuất kho (theo mẫu của Bộ Tài chính) và được ghi
vào sổ theo dõi giao nhận hàng theo BM. 08B.11, thẻ kho.
- Nếu trong quá trình xuất hàng, phát hiện thấy có sai sót, thủ kho phải:
+ Chủ động giải quyết sai sót sau đó báo cáo phụ trách đơn vị biết.
+ Nếu các sai sót lớn, nghiêm trọng, phải ngừng ngay các hoạt động xuất kho và báo
phụ trách đơn vị giải quyết.
3.1.6. Hồ sơ:
Hồ sơ lưu kho bảo quản hàng hoá gồm: phiếu giao nhận hàng, thẻ kho, phiếu nhập-xuất
kho... và các hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của kho.
3.1.7. Phụ lục:
8
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Mã hiệu:
BM. 09B.01
Ngày ban hành: 26/11/2005
Đơn vị:..............................
Ngày............tháng...........năm............
BÁO CÁO TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA KHO
Định kỳ
Đột xuất
Kính gửi: …………………………………………………………….
Căn
cứ: ..........................................................................................................................................................................
...........................
Đơn vị xin báo cáo tình hình hoạt động của kho...................từ................đến.............. với các nội dung sau:
1- Hoạt động của kho:
-
Tóm tắt hoạt động của đơn vị (các mặt liên quan đến hoạt động kho):
-
Điều kiện nhân lực, kho tàng trang thiết bị, an ninh:
-
Hoạt động xuất, nhập, bảo quản hàng:
2-
Kết quả hoạt động kho:
Bảng tổng hợp hoạt động xuất, nhập:
Tên hàng
hoá
...
Đơn vị
tính
Nhập
Kết quả thực hiện
Xuất
Ghi chú
Tồn
Nhận xét về hoạt động kho:
-
Bảo quản:
-
An toàn:
-
An ninh:
-
Thực hiện các quy định của Công ty Mẹ về công tác xuất nhập
-
Cơ sở vật chất (tình trạng kho, bãi...trang thiết bị phục vụ hoạt động của kho):
3- Kết luận:
4-
Đề xuất:
Phụ trách đơn vị
Phụ trách kho
3.2 Quản lý hàng hóa trong kho
3.2.1 Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho
* MỤC ĐÍCH:
- Quy định cách thức sắp xếp hàng hoá trong kho.
*PHẠM VI:
- Áp dụng cho bộ phận kho.
*ĐỊNH NGHĨA
- Không có.
*NỘI DUNG:
9
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
3.2.1. Chỉ dẫn hàng hoá:
- Tất cả các hàng hoá không thể nhận diện được như không có nhãn của nhà sản xuất hoặc có
nhưng không thể đọc bằng Việt thì cần dán nhãn hàng hoá để mọi người đều dễ nhận biết.
- Nhãn hàng hoá gồm các nội dung sau: mã hàng hoá, tên hàng hoá, ngày nhập.
3.2.2. Quy định sắp xếp hàng hoá.
- Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay
đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập
nhật). Các kệ trong kho được ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng 1 của kệ A là A1, tầng 2 là
A2….Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí tương ứng
- Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá trong kho.
- Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và
không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở.
- Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong
kho, trừ những cá nhân được uỷ quyền.
- Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng.
- Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ …
- Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên palet hoặc kê trên cao
(tối thiểu 30 cm so với mặt đất).
- Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại hàng hoá khác,
các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng.
3.2.3. Bảo quản hàng hoá.
- Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng
dẫn của nhà sản xuất.
- Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua
hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp.
- Tất cả các hàng hoá dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải quản lý theo nguyên tắc
FIFO.
3.3 Quy định mức tồn kho
Khái niệm hàng tồn kho
Theo Chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho là những tài sản:
a. Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
b. Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;
c. Nguyên liệu, vật liệu, công dụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh
hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
-Hàng hoá mua về để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán,
hàng hoá gửi gia công chế biến;
-Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
-Sản phẩm dở dang:sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho thành
phẩm;
-Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi
trên đường.
-Chi phí dịch vụ dở dang
3.3.1Định mức tồn kho tối thiểu
Mục đích: Đảm bảo trong kho luôn có một lượng hàng “tối thiểu”, phục vụ theo yêu cầu khách
hàng. Định mức tồn kho tối thiểu vừa phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng về số lượng hàng hoá,
10
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
vừa phải hạn chế mức thấp nhất chi phí tồn kho cho công ty.
Định mức tồn kho tối thiểu được xem xét hàng quý. Trước ngày 5 của quý sau, bộ phận mua hàng
lập báo cáo của mức tồn kho các tháng trong quý trước, so sánh định mức tồn kho của các kỳ trước.
Lý giải nguyên nhân tăng, giảm của định mức tồn kho trình Giám đốc công ty xem xét
Định mức tồn kho tối thiểu được quy định theo biểu mẫu: QD – 03 – QLHH/BM1.
3.3.2Nguyên tắc xuất nhập FIFO:
Nguyên tắc FIFO ( nhập trước xuất trước) nhằm đảm bảo hàng nhập kho hạn chế tình trạng quá hạn
sử dụng.
Các loại hàng hoá phải có ngày nhập kho dán trên các loại hàng mau hư hỏng.
Các loại nhập trước phải để ra ngoài, nhập sau để vào trong.
3.3.3.Kiểm kê kho.
Việc kiểm tra kho định kỳ được thực hiện 01 Tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng
(phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc
kiểm tra do kế toán NVL và thủ kho thực hiện. kiểm kê hàng tồn kho là một trong những thủ tục
kiểm soát then chốt của đơn vị nhằm xác định số lượng và chất lượng hàng tồn kho. Kết quả
kiểm kê có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của đơn vị.
Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho và báo cáo Giám đốc.
Mọi sản phẩm không phù hợp được phát hiện phải được cách ly, đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của
Ban Giám đốc.
3.3.4.Thanh lý hàng hoá.
Đối với các loại hàng hoá trong thời gian 1 tháng không sử dụng, kho lập báo cáo trình tổng hợp.
Kho liên hệ với bộ phận sử dụng, ghi nhận ý kiến của bộ phận sử dụng vào báo cáo.
Chuyển báo cáo cho Giám đốc xem xét hàng tháng vào ngày 2 của tháng kế tiếp.
IV/Biểu mẫu bộ phận kho
Phiếu yêu cầu xuất hàng có hai loại phiếu Phiếu xuất kho thông thường,và phiếu xuất kho
kiêm vặn chuyễn nội bộ(mẫu bắt buộc) Việc quản lý và ứng dụng hai loại phiếu này là hoàn toàn
khác nhau, mặc dù cho cùng một mục đích: Xuất hàng ra khỏi kho
- Phiếu xuất kho thông thường do Doanh nghiệp tự in hoặc mua theo quyển không phải đăng ký với
cơ quan thuế, mẫu này thuần chỉ nhằm theo dõi nhập xuất hàng tại kho (mục đích nội bộ) và không
đủ cơ sở pháp lý khi giao dịch với đối tượng khác, như vậy nội dung phiếu xuất kho loại này tùy vào
yêu
cầu
riêng
có
của
đơn
vị
mà
lưu
trữ
thông
tin.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu bắt buộc) đơn vị phải mua của cơ quan thuế hoặc nếu
tự in thì phải đăng ký với Bộ Tài chính, loại phiếu này sử dụng cho việc hàng hóa lưu thông trên
đường, hàng hóa gửi bán đại lý hoặc gửi gia công vv... nghĩa là hàng hóa thuộc sở hữu của doanh
nghiệp nhưng đang nằm trong tầm kiểm soát của đối tượng khác (đặc biệt việc lưu thông trên đường,
nếu không có loại chứng từ này thì hàng coi như không hợp lệ và có thể bị bắt, tịch thu). Đặc điểm
của loại chứng từ này là có thể có đầy đủ số lượng và giá trị (nếu chuyển giao việc kiểm soát cho đối
tượng
khác)
hoặc
chỉ
có
số
lượng.
Từ phân tích trên chúng ta có thể thấy được tính hợp pháp và cơ sở pháp lý của hai loại phiếu xuất
kho. Người làm về hàng hóa cần lưu tâm tới vấn đề này kẻo rắc rối với cơ quan công quyền nếu hiểu
sai
2.Phiếu yêu cầu nhập hàng:
11
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
3 .Thẻ kho:
Nhờ vào thẻ kho mà người quản lý biết được số lượng hàng xuất, nhâp,tồn ở trong kho
Biểu Mẫu: Ví dụ(Cty Trí tuệ Việt)
12
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Thẻ kho chủ yếu theo dõi về số lượng còn sổ chi tiết NVL phải thể hiện đầy đủ số lượng và
giá trị.
Thẻ kho do thủ kho theo dõi, sổ chi tiết do kế toán NVL phụ trách. Việc ghi chép độc lập với
nhau và là căn cứ để đối chiếu kho và sổ sách khi kết thúc chu kỳ kế toán khi đi kiểm kho.
Kế toán cũng phải lập thẻ kho, cuối kỳ đối chiếu, kiểm kê với thủ kho.
4. Phiếu nhập kho
Biểu mẫu:
13
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Mấu BM 15 (Phiếu nhập kho)
TÊN KHO NHẬP
Địa Điểm:
Mã ĐVSDNS:
PHIẾU NHẬP
KHO
Ngày
tháng
Mẫu số C 20 - H
Theo QĐ: 19/2006/QĐ-BTC
ngày 30 tháng 3 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài chính
năm
Nợ:
……………….
Có:
……………….
Số: ………………
Địa chỉ (bộ
phận):
Theo hợp đồng số
ngày
tháng năm .........; Biên bản bàn giao giữa Công
ty .................................... và Cục Xúc tiến thương mại.
Họ, tên người giao hàng:
Nhập kho tại:
STT
A
Địa điểm:
Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hoá
B
Hợp đồng số ..........................
Mã
số
Đvt
C
D
Số lượng
Theo Thực
c.từ
nhập
1
2
Đơn
giá
Thành tiền
3
4
Cộng :
Tổng số tiền (viết bằng chữ):
Người lập phiếu
Người giao hàng
Thủ kho
Thủ trưởng đơn vị
5. Phiếu xuất kho:
Tên kho xuất
PHIẾU XUẤT KHO
14
Mẫu số C 20 - H
Theo QĐ: 19/2006/QĐBTC
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Ngày
Địa điểm
Mã ĐVSDNS:
tháng
năm
ngày 30 tháng 3 năm
2006
Nợ:
……………….
Có:
……………….
Số:
………………
Địa chỉ (bộ
phận):
Họ, tên người giao hàng:
Theo hợp đồng số ................................ ngày..... tháng ..... năm ..........; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ giữa ........................................ và Cục Xúc tiến thương mại.
Xuất kho tại: .
STT
A
Địa điểm:
Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hoá
B
Hợp đồng số ...................................
Số lượng
Mã
số
Đvt
Theo
c.từ
Thực
nhập
Đơn giá
Thành tiền
C
D
1
2
3
4
Cộng :
Tổng số tiền (viết bằng chữ):
Số chứng từ gốc kèm theo:
1
Người lập phiếu
Người nhận hàng
Thủ kho
6. Báo cáo hàng tồn:
15
Thủ trưởng đơn vị
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
16
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Biểu Mẫu:
7 .Báo cáo kiểm kê kho:
17
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Biểu Mẫu
V/Công việc của người thủ kho:
18
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
1.Thông tin công việc thủ kho:
1.1THÔNG TIN CÔNG VIỆC:
Chức danh
Bộ phận
Quản lý trực tiếp
Quản lý gián tiếp
Thủ kho
Kho
Giám đốc điều hành
Thời gian làm việc
Ca
Ngày nghỉ
Mục đích:Quản lý kho hàng của công ty
1.2.Nhiệm vụ cụ thể:
Stt
1
Nhiệm vụ
Thực hiện thủ tục
xuất nhập hàng
Diễn giải công việc
Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định.
Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển
cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
2
Theo dõi hàng hoá
xuất nhập tồn
Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho.
Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm.
Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định
mức tồn kho tối thiểu.
3
Theo dõi hàng tồn
kho tối thiểu
Đảm bảo tất cả các loại hàng hoá phải có định mức tồn kho tối
thiểu.
Nếu số lượng hàng hoá xuất/nhập biến động, phải đề xuất GD thay
đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.
4
Thực hiện thủ tục
đặt hàng của kho
Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn
hàng nhập khẩu.
Theo dõi quá trình nhập hàng, đôn đốc việc mua hàng.
Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng Thái Lan.
5
Sắp xếp hàng hoá
trong kho
Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hoá trong kho.
Sắp xếp hàng hoá tránh bị ướt, đổ vỡ…
Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hoá.
6
Đảm bảo tiêu chuẩn
hàng hoá trong kho
Sắp xếp hàng hoá trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản
xuất.
Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước
xuất trước. FIFO.
7
Tuân thủ quy định
về PCCC và an toàn
trong kho
Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.
Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ…
1.3 CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY:
19
Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục
Stt
1
Giờ
Sáng
Nội dung công việc
Trực tại kho để xuất hàng lúc mấy giờ (theo quy định của công ty)
Có mặt tại văn phòng mấy giờ để cập nhật phiếu xuất hàng và lưu chứng
từ.
2
Chiều
Có mặt tại văn phòng mấy giờ để cập nhật phiếu xuất hàng và lưu chứng
từ.
Có mặt tại kho mấy giờ để xuất hàng.
1.4 CHẾ ĐỘ BÁO CÁO:
Theo quy định chế độ báo cáo của công ty.
Ngày
tháng năm 2007
Thủ kho xác nhận
Phòng HCNS
20
Giám đốc
