Xác định và bổ sung tài liệu lưu trữ

Câu 1. Tổng quan về xác định giá trị tài liệu
- Xác định GTTLLT là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định
để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt
động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa
học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu
trữ Quốc gia Việt Nam.
 Mục đích của xác định GTTL
- Lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản trong các lưu trữ và xác định thời hạn
bảo quản cho tài liệu lưu trữ:
+ Trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị sản sinh ra một khối lượng tài liệu
lớn nên không thể đủ kho tàng, nhân lực để lưu trữ những tài liệu đó, khai thác khó khăn.
+ Việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong hệ thống lưu trữ của Nhà
nước từ TW đến địa phương phải dựa vào những căn cứ và tiêu chuẩn khoa học để xác
định giá trị chính trị và giá trị thực tế của tài liệu.
+ Quy trình tiến hành nghiệp vụ xác định GTTLLT yêu cầu cần nắm vững lịch sử
đơn vị hình thành phông, vận dụng đúng nguyên tắc, phương pháp xác định GTTLLT.
- Loại hủy những tài liệu hết giá trị:
+ Mục đích của công việc này nhằm đảm bảo cho chất lượng của tài liệu lưu trữ
được nâng cao, giải phóng bớt kho tàng, tiết kiệm tài chính và nhân lực.
+ Việc lựa chọn tài liệu hết giá trị rất khó khăn, đòi hỏi cán bộ làm công tác này cần
nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và hiểu rõ thông tin phản ánh trong TLLT.
 Nội dung của xác định GTTLLT
- Nghiên cứu và xác định rõ những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn cần vận dụng
trong quá trình xác định giá trị của từng loại tài liệu trong từng giai đoạn cụ thể.
- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu.
- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho từng loại cơ quan và các công cụ khác phục
vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu.
- Lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các trung tâm LTGQ.
- Loại hủy những tài liệu hết giá trị.

1

 Nhiệm vụ của xác định GTTLLT
- Nghiên cứu và làm sáng tỏ các nguyên tắc, các phương pháp cần thiết của công tác xác
định giá trị tài liệu và cách thức vận dụng các nguyên tắc, phương pháp đó trong thực tế.
- XD một hệ thống tiêu chuẩn hợp lý để làm thước đo chung cho quá trình lựa chọn TL.
- Tiến hành xác định thời hạn bảo quản cho các tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị
để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ Nhà nước.
- Nghiên cứu xây dựng các công cụ hướng dẫn cho công tác xác định giá trị TLLT.
- Tổ chức kiểm tra kết quả của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ và tiêu hủy những tài
liệu hết thời hạn bảo quản.
 Ý nghĩa của xác định GTTLLT
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ giúp cho việc tổ chức khoa học tài liệu được chính xác,
hoàn chỉnh và thuận lợi.
- Đảm bảo cho chất lượng tài liệu lưu trữ được nâng cao.
- Nâng cao chất lượng thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ.
- Giúp cho viêc bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu thuận lợi, hiệu quả.
- Từ thực tiễn hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ, người ta tổng kết, nâng cao, khái
quát đến những vấn đề có tính lý luận và phương pháp để phục vụ ngày càng tốt hơn
công tác xác định giá trị TLLT.
 Yêu cầu xác định giá trị TLLT
Công tác xác định giá trị TLLT là một nghiệp vụ quan trọng và phức tạp của công
tác lưu trữ. Để đạt được những mục đích, nhiệm vụ thì đòi hỏi công tác xác định giá trị
TLLT phải đạt được những yêu cầu sau:
- Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải hết sức cẩn trọng để tránh loại hủy những
tài liệu còn giá trị và giữ lại các tài liệu hết giá trị.
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải nghiên cứu, tham khảo các tài liệu có liên quan để
giúp cho việc nhìn nhận, đánh giá tài liệu, bảo đảm cho độ chính xác, an toàn cao.

2

Câu 2. Các nguyên tắc xác định giá trị TLLT (3 nguyên tắc)
 Nguyên tắc tính đảng
- Khi nghiên cứu các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan ta nhận
thấy các tài liệu đó luôn phản ảnh quan điểm của một giai cấp nhất định.
- Khi xem xét GTTL phải đứng trên quan điểm, lập trường của gia cấp vô sản, phải ưu
tiên lựa chọn các tài liệu phản ảnh bản chất nhà nước CHXHCNVN, phản ảnh chủ trương
đường lối chính sách của đảng, tâm tư nguyện vọng của quần chúng nhân dân và loại bỏ
tài liệu có nội dung phản động, nói xấu cách mạng, chống phá nhà nước.
- Khi xem xét nguyên tắc này cần chú ý rằng: không phải tất cả tài liệu do các chế độ cũ
hình thành đều là những tài liệu không có giá trị, các tài liệu đó lại chứa đựng những
thông tin phản ánh vấn đề phát triển kinh tế xã hội của Việt Nam qua các thời kì.
- Xem xét giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm lập trường chính trị ta nên tránh cách
suy nghĩ phiến diện, một chiều. Tất cả tài liệu mang lợi ích cho đất nước và con người
Việt Nam đều là những tài liệu có giá trị dù được hình thành ở bất kỳ thời điểm nào.
 Nguyên tắc lịch sử
- Bất kỳ một tài liệu nào cũng đều mang tên mình các thông tin phản ánh các sự kiện,
hiện tượng lịch sử của giai đoạn lịch sử nhất định.
- Giá trị TL thể hiện qua vị trí, tầm quan trọng của sự kiện, hiện tượng lịch sử đó. Sự kiện
lịch sử có ảnh hưởng sâu rộng bao nhiêu thì TL phản ánh sự kiện đó có giá trị bấy nhiêu.
 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
- Khi xem xét giá trị của tài liệu phải xem xét một cách tổng quát vì nội dung và hình
thức của tài liệu không chỉ có ý nghĩa một lĩnh vực mà có ý nghĩa rất phong phú, đa dạng
- Ý nghĩa của tài liệu phụ thuộc vào nội dung thông tin và mục đích sử dụng của người
sử dụng nên khi xem xét giá trị phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp.
- Khi xem xét giá trị của tài liệu phải đặt tài liệu trong mối quan hệ qua lại với nhau mới
thấy hết được giá trị của chúng.
 Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một hệ thống về xác
định giá trị tài liệu, chúng là cơ sở phương pháp luận để nghiên cứu và lựa chọn tài liệu.

3


Câu 3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT (9 tiêu chuẩn)
1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu
- Đây là tiêu chuẩn quan trọng hàng đầu của công tác xác định GTTL. Các tài liệu của
các cơ quan đều nhằm mục đích nhất định, nó được thể hiện trong nội dung của tài liệu.
- Nội dung tài liệu rất đa dạng, có ý nghĩa trên nhiều mặt nên tài liệu có giá trị cao là tài
liệu có nội dung phản ánh chủ trương, đường lối, kết quả thực hiện nhiệm vụ đã đề ra.
- Khi xem xét ý nghĩa nội dung của tài liệu không thể xem xét riêng lẻ từng loại tài liệu
mà phải đặt trong một nhóm tài liệu để xem xét chung.
2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu
- Tài liệu của một phông lưu trữ do nhiều tác giả sản sinh ra: cơ quan cấp trên, cơ quan
hình thành phông lập ra, cấp dưới gửi lên, ngang cấp. Vận dụng tiêu chuẩn này khi lựa
chọn tài liệu cần nộp lưu vào các lưu trữ chúng ta cần xem xét đến tác giả của tài liệu.
- Thực tế công tác XĐGTTL cho thấy, TL do chính CQ sản sinh ra thường được đánh giá
cao nhất, nó được giữ lại nhiều nhất trong toàn bộ thành phần TL của 1 phông LT CQ.
Ví dụ: Tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Hồ Chí Minh.
3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông
- Cơ quan đơn vị hình thành phông là cơ quan hình thành ra khối tài liệu chứ không phải
là tác giả của tài liệu.
- Khi xem xét giá trị tài liệu phải xem xét vị trí của cơ quan hình thành phông lưu trữ, cơ
quan có vị trí càng cao thì phông lưu trữ cơ quan đó có giá trị càng cao và ngược lại.
- Tiêu chuẩn này vận dụng để xem xét giá trị của các phông lưu trữ tại các kho lưu trữ
lớn và để xác định cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các kho lưu trữ lịch sử.
4. Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin
- Trong quá trình hoạt động của cơ quan sẽ xuất hiện tài liệu có thông tin trùng lặp. Điều
đó đòi hỏi việc xác định giá trị tài liệu cần có sự lựa chọn thận trọng và khoa học.
- Trùng lặp thông tin là lặp lại nội dung của tài liệu này trong những tài liệu khác.
- Áp dụng tiêu chuẩn này, người làm công tác xác định giá trị tài liệu cần nắm được các

loại tài liệu có thông tin trùng lặp, đồng thời không nên áp dụng quá máy móc mà cần
vận dụng một cách linh hoạt kết hợp với các tiêu chuẩn khác.
- Ví dụ: báo cáo tổng kết năm bao hàm nội dung báo cáo tháng, báo cáo quý.

4


5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu
- Hoàn cảnh ra đời của TL phần nào nói lên được tầm quan trọng của TL và có thể là 1
trong những tiêu chuẩn để kết hợp với những tiêu chuẩn khác khi đánh gí GTTL. Thời
gian của TL có thể được xem xét trên 2 phương diện: thời gian xuất hiện của TL và thời
gian mà nội dung TL đề cập. Khi xem xét TL càng gần với thời gian xảy ra các sự kiện
được nhắc đến trong TL thì càng có ý nghĩa và càng được ưu tiên giữ lại.
- TL hình thành ở địa điểm quan trọng hoặc ở vùng trọng điểm của đất nước, có ảnh
hưởng đến đời sống chính trị-xã hội của đất nước hoặc của 1 cơ quan thì khi lựa chọn TL
để bảo quản trong các LT cần chú ý một cách đúng đắn.
6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn thành và chất lượng phông lưu trữ
- Tiêu chuẩn này đòi hỏi người làm công tác XĐGTTL phải nắm được khối lượng TL
của 1 phông. Nếu 1 phông LT mà khối lượng TL không hoàn chỉnh thì có thể giữ lại toàn
bộ TL của phông đó, thậm chí giữ cả những TL ít giá trị.
- Khi xác định GTTL phải xem xét kĩ lưỡng để lựa chọn đưa vào phòng, kho tài liệu có
giá trị thấp hơn nhằm góp phần làm sáng tỏ các sự kiện, hiện tượng lịch sử.
7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
- Hiệu lực pháp lý của TL được thể hiện ở 2 mặt: nội dung và hình thức. Về mặt hình
thức chính là các yếu tố thông tin đảm bảo cho tính hợp pháp của TL, những TL nào
thiếu những yếu tố thông tin này thì không thể lưu giữ lại, trừ những trường hợp đặc biệt.
Về nội dung, các tài liệu phản ánh chủ trương, chính sách và pháp luật của nhà nước.
– Đối với những TL mà hiệu lực pháp lý được quy định ngay trong nội dung văn bản thì
thời hạn bảo quản của chúng thường cao hơn thời hạn có hiệu lực của văn bản.
8. Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu: tiêu chuẩn này đề cập đến mức

độ hư hại của tài liệu, tài liệu không còn khả năng phục chế sẽ loại bỏ, tài liệu quan trọng
bị hư hỏng phải tìm cách tu bổ, phục chế hoặc sao chép để tiếp tục khai thác các thông tin
có giá trị trong các tài liệu đó.
9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề ngoài của TL: thành
phần tài liệu trong phông lưu trữ được chế tác bằng nhiều vật liệu khác nhau và chúng
được thể hiện ở nhiều ngôn ngữ khác nhau. Giá trị của tài liệu được thể hiện qua ngôn
ngữ và phương pháp làm ra tài liệu nên cần được bảo quản theo phương pháp thích hợp.
5


Câu 4. Khái niệm, phân loại và nêu ví dụ Bảng thời hạn bảo quản
- Bảng thời hạn bảo quản là bảng thống kê có hệ thống các TL của một hay nhiều cơ
quan cùng ngành chủ quản hoặc một phần TL của PLTQG, thuộc một thời kì lịch sử nhất
định, có chỉ rõ thời hạn bảo quản hoặc được quy định cần hay không cần đưa vào Nhà
nước bảo quản.
- Phân loại bảng thời hạn bảo quản:
+ Bảng thời hạn bảo quản mẫu: là bảng thời hạn bảo quản những nhóm TL chung
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó cấp độ được định thời
hạn bảo quản là nhóm TL, không định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ.
+ Bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu: là loại bảng thời hạn bảo quản chung cho các
nhóm tài liệu tiêu biểu hình thành trong quá trình hoạt động của một loại hình cơ qua
nhất định, qua đó nó làm căn cứ để lập bảng thời hạn bảo quản cho ngành hoặc cơ quan.
+ Bảng thời hạn bảo quản TL của các ngành và liên ngành: do các Bộ, cơ quan
ngang Bộ hoặc các ngành lập ra để làm căn cứ cho việc xác định GTTL của ngành mình,
sẽ định thời hạn bảo quản cho toàn bộ tài liệu một ngành hoặc một lĩnh vực nhất định.
Câu 5. Khái niệm, tác dụng của Danh mục hồ sơ. Cho VD?
- Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của
một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được
xây dựng theo một chế độ đã quy định.
- Tác dụng của Danh mục hồ sơ:

+ Tạo ĐK việc lập HS trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính xác và có chất lượng
+ Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và công việc
của từng cán bộ nhân viên.
+ Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên cơ quan đối với việc lập hồ sơ.
+ Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Câu 6. Danh mục nguồn và thành phần TL nộp lưu vào LTQG
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản trong LTQG, xác định tài liệu cơ
quan thuộc diện nộp lưu vào LTQG, khi XĐGTTL tại LTCQ dễ dàng chọn TL thuộc
phông LT cần nộp lưu vào bảo quản lâu dà, vĩnh viễntại LTQG.
- Trung tâm LTQG I và IV là trung tâm đóng, Trung tâm LTQG II và III là trung tâm
mở và tiếp tục bổ sung tài liệu.
6


Câu 7. Các giai đoạn xác định giá trị TL? Ý nghĩa
 Xác định GTTL ở văn thư
- Được đặt ra khi lập danh mục hồ sơ dự kiến cần lập trong năm văn thư, mang tính
tương đối và sau khi lập và hoàn chỉnh hồ sơ, thời hạn bảo quản có thể còn thay đổi.
- Thời hạn bảo quản danh mục hồ sơ có thể thay đổi sau khi xem xét tài liệu thực tế của
hồ sơ khi công việc kết thúc. Sau một năm tại văn thư cơ quan, tài liệu có được chuyển
giao vào lưu trữ cơ quan hay không lại phải được xem xét và đánh giá kỹ lưỡng.
- Đánh giá GTTL ở văn thư thường được xem xét từng tài liệu trong quá trình lập hồ sơ
nên cẩn thận, chu đáo vì việc kiểm tra, tối ưu hóa thành phần tài liệu trong một hồ sơ.
- Loại bớt tài liệu trùng thừa trong hồ sơ, phát hiện và tìm kiếm tài liệu thiếu, bổ sung
hoàn chỉnh chất lượng từng hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho những giai đoạn tiếp theo.
 Xác định GTTL ở lưu trữ hiện hành
- Thành phần TL thu thập vào LTCQ tương đối phức tạp nên cán bộ lưu trữ cần kiểm tra
toàn bộ hồ sơ từ VT cơ quan và các phòng ban chức năng khi nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Việc định thời hạn bảo quản lại áp dụng cho từng hồ sơ tài liệu. Vì vậy, có thể tiến
hành một cách độc lập hoặc kết hợp với công tác thống kê, phân loại và chỉnh lý tài liệu.

- XĐGTTL thực hiện trong quá trình chỉnh lý khoa học tài liệu nên loại bớt tài liệu trùng
thừa, loại bớt những tài liệu đã thực sự hết giá trị, chọn lựa hồ sơ có giá trị đích thực
chuyển giao vào lưu trữ lịch sử.
- Công tác XĐGTTL tại lưu trữ cơ quan làm tốt góp phần nâng cao chất lượng thành
phần tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan nói riêng và phông lưu trữ quốc gia nói chung.
Đây là giai đoạn quan trọng bổ sung những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử.
 Xác định GTTL ở lưu trữ lịch sử
- Nhiệm vụ giai đoạn này là lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan,
các tài liệu được xem xét và định thời hạn bảo quản lần cuối, loại bỏ tài liệu trùng lặp,
giữ lại tài liệu phản ánh chức năng hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
- Công tác XĐGTTL tại các lưu trữ lịch sử được thực hiện phối hợp với công tác phân
loại, thống kê và chỉnh lý tài liệu. Thời hạn bảo quản của các hồ sơ có thể được xem xét
và thay đổi nếu thấy cần thiết.
7


Câu 8. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- HĐ XĐGTTL thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan trong việc xác định
thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào LTCQ, lựa chọn TLLT của Lưu trữ
cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
- HĐ XĐGTTL do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần
của Hội đồng bao gồm:
o Chủ tịch Hội đồng;
o Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
o Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
o Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
- HĐ XĐGTTL thảo luận tập thể, kết luận theo đa số, các ý kiến khác phải được ghi vào
biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Theo đề nghị của HĐ XĐGTTL, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn
bảo quản TL, lựa chọn TL giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của lưu

trữ cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị.
HĐ XĐGTTL đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ qua và căn cứ vào công
cụ XĐGTTL như: bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục hồ sơ. HĐ XĐGTTL sẽ tự
giải thể khi hoàn tất nhiệm vụ được giao.
Câu 9. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
 Tiêu huỷ TL hết giá trị sẽ tiết kiệm ngân sách NN, giải phóng kho tàng, trang thiết bị
bảo quản và nhân lực, được thực hiện theo quy định của PL và quy phạm của ngành LT.
 Tất cả những TL hết giá trị loại ra để tiêu huỷ phải được sự thẩm tra lại của cơ quan
LT cấp trên và được Hội đồng Thẩm định XĐGTTL của Cục VT-LT nhà nước đồng ý.
 Việc loại huỷ tài liệu hết giá trị cần tiến hành theo thủ tục sau:
+ Những tài liệu loại để tiêu huỷ phải được phân loại theo đơn vị tổ chức của đơn vị
hình thành phông, lập danh mục các tài liệu được tiêu huỷ.
+ Danh mục tài liệu loại huỷ phải được thống kế cẩn thận, đảm bảo các yếu tố thông
tin: STT; Tên TL loại huỷ; Nội dung TL; Thời gian TL; Số lượng bản, Lý do tiêu huỷ;
+ Danh mục tài liệu loại hủy cần được các thành viên của Hội đồng xác định giá trị
tài liệu cơ quan xem xét cụ thể và đối chiếu kiểm tra với thực tế tài liệu.
+ HĐ XĐGTTL phải họp bàn và cho ý kiến về bản danh mục TL loại huỷ, trình danh
mục TL tiêu huỷ kèm theo biên bản họp HĐ XĐGTTL để thủ trưởng cơ quan quyết định.

8


Câu 10. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nội dung của thu thập bổ sung TLLT
- Thu thập bổ sung tài liệu là việc nghiên cứu, áp dụng các biện pháp nhằm xác định
nguồn và thành phần nộp lưu vào các lưu trữ.
 Mục đích
- Giúp cơ quan giữ gìn được văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động; đảm
bảo giữ lại đầy đủ các chứng từ liên qua đến hoạt động cơ quan; giúp cơ quan tra cứu
thông tin được nhanh chóng, chính xác, đầy đủ.
- Bảo vệ an toàn toàn bộ tài liệu PLT QGVN; tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu.

Tạo điều kiện thuận lợi thực hiện nghiệp vụ: phân loại, XĐ GTTL, thống kê, bảo quản.
 Nội dung
- XĐ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho LTCQ và LTLS.
- XĐ các loại tài liệu cần phải thu thập, bổ sung vào các lưu trữ.
- Phân bổ các nguồn tài liệu thu thập theo mạng lưới các kho lưu trữ.
- Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu.
Câu 11. Các nguyên tắc bổ sung TLLT
 Bổ sung theo thời kì lịch sử
- Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời đại lịch sử nào phải để
riêng theo thời đại lịch sử của nó. Tài liệu PLT QGVN chia thành 3 khối:
+ Trước CM 8/1945: tài liệu của chính quyền phong kiến, cơ quan thống trị của TD
Pháp, phát xít Nhật và các tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ.
+ Thời kì Cộng hòa miền nam VN của cơ quan thuộc chế độ Mỹ- Ngụy gđ 1954-1975
+ Sau CM 8/1945: tài liệu của chính quyền nhà nước dân chủ nhân dân và XHCN, tài
liệu của tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ.
 Bổ sung theo phông
- TL của PLT nào phải được bổ sung theo PLT đó, góp phần hoàn thiện TL trong phông,
giúp TL giữ được mối quan hệ vốn có của chúng, đảm bảo TL không bị phân tán, xé lẻ.
- Thực hiện nguyên tắc này phải nắm vững Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông giúp xác định giới hạn phông, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan.
 Bổ sung theo khối phông: TL của khối phông nào sẽ được bổ sung theo khối
phông đó, trong một khối phông, tài liệu sẽ được bổ sung theo từng khối phông.
 Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, áp dụng để bổ sung TL hành
chính và không được dùng để bổ sung TL kĩ thuật, tài liệu nghe nhìn.
9


Câu 12. Nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
- Nguồn tài liệu quan trọng nhất được giao nộp vào lưu trữ cơ quan là nguồn tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan.

- Nguồn tài liệu từ các cơ quan đã giải thể, đó là nguồn tài liệu đóng vai trò quan trọng
trong việc nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan.
- Nguồn tài liệu từ cán bộ công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc
Câu 13. Nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
 Nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp TW
- Nguồn TL hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan giữ vị trí cao nhất trong tổ
chức bộ máy nhà nước ở TW như: quốc hội, các cơ quan của quốc hội, VP Chủ tịch
nước, TAND tối cao, chính phủ, bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ,…
- Thư viện, bảo tàng, viện nghiên cứu… tiêu biểu, điển hình của các tổ chức ngành VH
- Bệnh viện, viện nghiên cứu… tiêu biểu, điển hình trong tổ chức sự nghiệp ngành y tế.
- Trường đại học, trung học, dạy nghề..tiêu biểu, điển hình thuộc ngành giáo dục,đào tạo
- Doanh nghiệp NN tiêu biểu, điển hình do Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ
quyết định thành lập, doanh nghiệp NN thuộc tập đoàn KT NN và thuộc tổng công ty 91.
 Nguồn nộp lưu tài liệu và TTLT tỉnh
- Các cơ quan giữ vị trí cao nhất trong tổ chức bộ máy chính quyền nhà nước cấp tỉnh:
đoàn đại biểu quốc hội, HĐND, TAND, VKSND, UBND và cơ quan chuyên môn UBND
- Các cơ quan, tổ chức TW được tổ chức theo ngành dọc của tỉnh.
 Nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện
- Các cơ quan cao nhất trong tổ chức bộ máy chính quyền nhà nước cấp huyện: HĐND,
TAND, VKSND, UBND và cơ quan chuyên môn thuộc UBND.
- Các cơ quan, tổ chức TW được tổ chức theo ngành dọc của huyện.
Câu 14. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan
- Sưu tầm, thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành.
- Tổ chức chỉnh lý tài liệu; Lựa chọn, thống kê tài liệu nộp lưu.
- Tổ chức giao nộp sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Câu 15. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử các cấp
- Lập kế hoạch thu thập tài liệu và thống nhất với cơ quan, tổ chức về thời gian gao nộp.
- Phối hợp với lưu trữ hiện hành cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp.
- Hướng dẫn lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu để giao nộp.
- KT mục lục HS, TL nộp lưu và trình người phụ trách lưu trữ lịch sử quyết định.

- Hoàn chỉnh HS việc nộp lưu TL, trình cơ quan chủ quản trực tiếp của LT lịch sử duyệt.
- Thông báo cơ quan, tổ chức nộp lưu MLHS, TL nộp lưu sau cấp có thẩm quyền duyệt.
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
10