Quy trình văn bản đi đến, quản lý hồ sơ tài liệu

Chương 3
QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU
TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC


I. Quy trình văn bản Đi - Đến
1. Quy trình văn bản đến
- Kiểm tra văn bản. (btap)
- Đăng ký văn bản đến (sodangky)
- Chuyển giao văn bản đến (vb)
- Lưu văn bản đến (vande, tenvb)
Lưu ý tài liệu điện tử


2. Quy trình văn bản đi
- Kiểm tra văn bản
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có)
- Đăng ký vao sổ văn bản
- Làm thủ tục chuyển giao
- Lưu văn bản

Lưu ý tài liệu điện tử


I. Quản lý văn bản đi – đến
1. Quy trình văn bản đến
- Kiểm tra hồ sơ văn bản.
- Đăng ký văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Lưu văn bản đến
Quy trình quản lí tài liệu điện tử

2. Quy trình văn bản đi
- Kiểm tra văn bản
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có)
- Đăng ký vao sổ văn bản
- Làm thủ tục chuyển giao
- Lưu văn bản

Quy trình quản lí tài liệu điện tử


3. Lập hồ sơ
HS là một tập văn bản có
liên quan về một vấn đề, sự
việc (hay một người) hình
thành trong quá trình giải
quyết vấn đề sự việc đó
hoặc được kết hợp lại do
có những điểm giống nhau
về hình thức như cùng loại
VB, cùng tác giả, cùng
Tgian.


- Các loại hồ sơ trong doanh nghiệp
Phân theo nội dung hồ sơ chia thành
- Hồ sơ nguyên tắc
- Hồ sơ tổ chức doanh nghiệp
- Hồ sơ nhân sự

- Hồ sơ đối tác, khách hàng
- Hồ sơ kế toán
- Hồ sơ kỹ thuật
- Hồ sơ sản phẩm…


Phân theo tính chất hồ sơ chia thành
- Hồ sơ mật
- Hồ sơ quan trọng
- Hồ sơ thường sử dụng
- Hồ sơ không quan trọng (có thể bỏ sau khi
giải quyết công việc)


- Phương pháp lập hồ sơ
- Tập

hợp văn bản
- Sắp xếp văn bản
- Viết tiêu đề hồ sơ


II. QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU
1. Vai trò của quản lí hồ sơ tài liệu
1.1. Quản lý hồ sơ là gì ?
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét
lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối
hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động
của một tổ chức

1.2.Vai trò của việc quản lý hồ sơ
• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
• Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
• Có thể dễ dàng tìm hồ sơ
• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ

khi cần thiết


1.3.Nguyên tắc quản lý hồ sơ
• Tính thống nhất
• Tiện lợi, dễ kiểm soát, kiểm tra
• Tính an toàn thực hiện các biện pháp phòng chống

cháy, nổ
• Tính bảo mật, thông tin được quản lý chặt chẽ
• Coi hồ sơ tài liệu là tài sản chung của cơ quan
• Thực hiện theo chuyên môn đảm bảo tính khoa học
• Bảo quản hồ sơ, tài liệu kéo dài tuổi thọ phục vụ hoạt
động của cơ quan.


1.4. Tổ chức quản lý HSTL
- Quản

lý HS-TL theo bộ phận

Ưu điểm
+ Tránh được sự trì hoãn không cần thiết

+ Dễ dàng thực hiện
+ Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
Nhược điểm
Trùng lắp hồ sơ trong các bộ phận.


• Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện

nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.
• Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung
• Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
• Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối
thiểu và tạm thời.


- Quản lý HS – TL tập trung tại VP
• Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết

bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do
có nhân viên chuyên trách thực hiện.


2. Phương pháp phân loại hồ sơ, tài liệu
tại các phòng ban.
- Theo vần, mẫu tự
- Theo số hồ sơ
- Kết hợp giữa chữ và số
- Theo nội dung chủ để
- Theo địa danh
- Theo thời gian

2.1. Sắp xếp hồ sơ theo vần, ký tự
Dựa theo tên của hồ sơ, tài liệu sắp xếp theo trật tự từ A đến
Z (Ví dụ Hồ sơ của Công ty A xếp trước hồ sơ của Công ty B,
Hồ sơ nhân viên Kim Anh xếp trước hồ sơ của nhân viên N V
Báu…).


Tiếp (2.1….)
• Ưu điểm
• Không cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dựa vào

tên hồ sơ. Dễ hiểu nhanh chóng.
• Nhược điểm
• - Có thể có nhiều hồ sơ mang cùng tên. Ví dụ…
• - Nội dung, vấn đề có nhiều hồ sơ sẽ bảo quản ở nhiều vị trí
khác nhau. Ví dụ…


2.2. Sắp xếp theo số hồ sơ
Các hồ sơ sau khi đã lập hoàn chỉnh và ghi số hồ sơ, căn cứ vào
số hồ sơ chúng ta sắp xếp Ví dụ: Hồ sơ 01 là pháp lý, hồ sơ số
02 là nhân sự…
Hoặc nếu là các tài liệu thì theo số của tài liệu. Ví dụ: Hợp đồng
số 01 với Công ty ABC, Hợp đồng số 02 với BCD, Hợp đồng
số 03 với CDE…


Tiếp (2.2….)

Ưu điểm
- Mở rộng vô hạn hệ thống lưu trữ. Ví dụ một công ty
hiện thời có hồ sơ của 20 khách hàng được lưu trữ theo
số. Năm sau nếu tăng thêm 100 khách hàng thì hồ sơ
khách hàng có thể dễ dàng mở rộng.
- Bảo mật thông tin.
Nhược điểm
- Tốn thời gian công sức để tạo thư mục cho các hồ sơ.
- Khó tra tìm (nếu số thứ tự của hồ sơ, tài liệu không
chuẩn)


2.3.Kết hợp giữa chữ và số
Cho phép nhận dạng hai tham số cùng lúc. Ví dụ hóa
đơn của công ty Xuân Hạ có thể lưu mã là XH – 01, XH – 02
… trong số hồ sơ dành riêng cho “hóa đơn” các công ty có
nhiều hồ sơ thường dùng các chữ số có các hiệu quy ước sãn.
Ví dụ Fin – 200 là hồ sơ liên quan đến tài chính, …


Tiếp (2.3…)
Ưu điểm
- Hồ sơ, tài liệu về một nội dung, mộ vấn đề được bảo quản tập
trung.
- Bảo mật được thông tin trong hồ sơ.
- Phù hợp lưu trữ ở các doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực kinh
doanh.
Nhược điểm
Tốn nhiều thời gian công sức để thiết kế hệ thống

2.4. Sắp xếp theo đề tài, chủ đề
Tài liệu được sắp xếp theo chủ đề đònh trước. Sau đó
từng chủ đề sẽ được phân thành nhóm nhỏ hơn (ví dụ Ví dụ
như nhóm hồ sơ họp đồng sẽ lưu toàn bộ các hợp đồng liên
quan đến hoạt động của công ty. Nhóm hồ sơ nhân sự bao
gồm tất cả hồ sơ của cán bộ nhân viên trong công ty. Nhóm
hồ sơ dự án trong đó bào gồm dự án A, dự án B, dự án C…)


Tiếp (2.4…)
Ưu điểm
Thuận lơiï cho việc mở rộng và hữu ích nếu các chủ đề
được xác định rõ ràng. Việc truy cập sẽ dễ dàng khi đã quen
thuộc với các đề tài
Nhược điểm
- Đòi hỏi một thư mục con
- Tạo ra một nhóm tài liệu lớn chứa rất nhiều những mục có
nhiều chủ đề liên quan


2.5. Sắp xếp theo địa danh
Cách này áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
ở các đòa phương khác nhau… Ví dụ tất cả các thông tin về
khách hàng và thò trường của khu vực miền nam của công ty
sẽ được lưu trong hồ sơ mang ký hiệu miền nam, hoặc công
ty có đặt một số chi nhanh tại TP. HCM, Cần Thơ, Khánh
Hòa thì sẽ có hồ sơ mang tên “TP. HCM, Cần Thơ, Khánh
Hòa.