hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh tại công ty tnhh dây và cáp điện yên viên

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

VŨ NGỌC QUÝ

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT, KINH DOANH
TẠI CÔNG TY TNHH DÂY VÀ CÁP ĐIỆN YÊN VIÊN

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
MÃ SỐ: 60.34.01.02

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS BÙI BẰNG ĐOÀN

HÀ NỘI, NĂM 2015


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả
nghiên cứu được trình bày trong luận văn là trung thực, khách quan và chưa từng
dùng để bảo vệ lấy bất kỳ học vị nào.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn đã được
cám ơn, các thông tin trích dẫn trong luận văn này đều được chỉ rõ nguồn gốc.

Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2015
Tác giả luận văn

Vũ Ngọc Quý

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page i


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn, tôi đã
nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ, động
viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình.
Nhân dịp hoàn thành luận văn, cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng
và biết ơn sâu sắc đến Nhà giáo ưu tú - PGS.TS Bùi Bằng Đoàn (Bộ môn Kế toán
quản trị và kiểm toán) đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian và
tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập, thực hiện nghiên cứu đề tài
khoa học, hoàn thành luận văn.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo,
Bộ môn Kế toán quản trị và Kiểm toán, Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh Học viện Nông nghiệp Việt Nam đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, thực
hiện đề tài và hoàn thành luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các bộ phận chuyên môn Công
ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi và cung
cấp số liệu, thông tin cần thiết cho tôi trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề
tài.
Xin cảm ơn gia đình, bạn bè đồng nghiệp đã động viên và giúp đỡ tôi
hoàn thành chương trình học tập và thực hiện luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2015
Tác giả luận văn

Vũ Ngọc Quý

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page ii


MỤC LỤC

Lời cam đoan...................................................... Error! Bookmark not defined.
Lời cảm ơn ........................................................ Error! Bookmark not defined.i
Mục lục ............................................................. Error! Bookmark not defined.
Danh mục chữ viết tắt ......................................... Error! Bookmark not defined.
Danh mục bảng ................................................................................................. vi
Danh mục sơ đồ................................................................................................ vii
Danh mục hình ................................................................................................. vii
1.

MỞ ĐẦU .......................................................................................................1

1.1.

Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................1

1.2.

Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................2

1.2.1

Mục tiêu chung ...............................................................................................2

1.2.2

Mục tiêu cụ thể ...............................................................................................2

1.3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................2

1.3.1

Đối tượng nghiên cứu .....................................................................................2

1.3.2

Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................3

2.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI........................................4

2.1.

Cơ sở lý luận về HTKSNB trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh..............4

2.1.1

Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ .........................................................4

2.1.2

Tổng quan về dự án sản xuất kinh doanh trong các Công ty sản xuất

dây và cáp điện. ............................................................................................20

2.1.3

Hệ thống KSNB trong quản lý dự án SX, KD dây và cáp điện. .....................26

2.1.4

Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý dự
án sản xuất, kinh doanh ................................................................................31

2.2.

Cơ sở thực tiễn .............................................................................................33

2.2.1

Kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp một số
quốc gia trên thế giới ....................................................................................33

2.2.2

Kinh nghiệm kiểm soát nội bộ trong quản lý của một số doanh nghiệp
trong nước ....................................................................................................40

2.2.3

Tổng hợp các nghiên cứu có liên quan trước đây ..........................................43

2.2.4

Bài học kinh nghiệm .....................................................................................44

3.

ĐẶC ĐIỂM CƠ SỞ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..........................46

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page iii


3.1

Giới thiệu về Công ty TNHH dây và cáp điện yên viên .................................46

3.1.1

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty .............................................46

3.1.2

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty ..............................................................48

3.1.3

Chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty ..............................................51

3.1.4

Tình hình cơ bản và kết quả hoạt động SX, KD của Công ty .........................52

3.2.

Phương pháp nghiên cứu của đề tài...............................................................58

3.2.1

Phương pháp thu thập dữ liệu .......................................................................58

3.2.2

Phương pháp xử lý số liệu ............................................................................59

3.2.3

Phương pháp phân tích .................................................................................60

3.2.4

Hệ thống chỉ tiêu sử dụng phân tích ..................................................... 60

4.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ...........................................................................64

4.1.

Đặc điểm dự án và quản lý dự án SX, KD tại Công ty TNHH dây và
cáp điện Yên Viên ........................................................................................62

4.1.1

Quy trình thực hiện dự án SX, KD tại Công ty ..............................................62

4.1.2

Thực trạng đặc điểm dự án SX, KD của Công ty...........................................65

4.1.3

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý dự án SX, KD của Công ty ..........................68

4.2.

Thực trạng KSNB trong quản lý dự án SX, KD tại Công ty ..........................69

4.2.1

Các quy định, cơ chế KSNB trong quản lý dự án SX, KD .............................69

4.2.2

Các sai sót, rủi ro xảy ra trong quản lý dự án SX, KD của Công ty ...............86

4.2.3

Đánh giá kết quả KSNB trong quản lý dự án SX, KD của Công ty................92

4.3.

Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động KSNB trong quản lý dự án SX,
KD của Công ty ............................................................................................97

4.3.1

Nhóm nhân tố khách quan ............................................................................97

4.3.2

Nhóm nhân tố chủ quan ................................................................................98

4.4

Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong quản lý dự án SX, KD
của Công ty ..................................................................................................99

4.4.1

Định hướng ..................................................................................................99

4.4.2

Các giải pháp cụ thể.................................................................................... 101

5.

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..................................................................... 110

5.1

Kết luận ...................................................................................................... 110

5.2

Kiến nghị .................................................................................................... 111

TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 113

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page iv


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Nghĩa tiếng việt

AICPA

Hội đồng công chứng kế toán viên Hoa Kỳ

BLĐ

Ban lãnh đạo

COSO

Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ

DN

Doanh nghiệp

HTKSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ

IFAC

Liên đoàn kê toán quốc tế

KCS

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

KD

Kinh doanh

KSNB

Kiểm soát nội bộ

QCVN

Quy chuẩn Việt Nam

SX

Sản xuất

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page v


DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1. Tình hình tài sản và nguồn vốn tại công ty giai đoạn 2012 – 2014 .............. 53
Bảng 3.2. Một số chỉ tiêu phân tích tài chính .............................................................. 54
Bảng 3.3. Tình hình nhân lực của Công ty qua 3 năm 2012 - 2014.............................. 55
Bảng 3.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 - 2014.................. 57
Bảng 4.1. Tình hình doanh thu, công nợ phải thu khách hàng dự án của Công ty
qua 3 năm 2012 - 2014 ................................................................................. 65
Bảng 4.2. Một số dự án chính đã và đang thực hiện của công ty ................................. 67
Bảng 4.3. Quy định thời gian làm việc ....................................................................... 73
Bảng 4.4. Quy định phân cấp quản lý dự án SX, KD tại Công ty ................................ 75
Bảng 4.5. Các sai sót trong xử lý hợp đồng dự án SX, KD của Công ty ...................... 87
Bảng 4.6. Các sai sót trong quá trình sản xuất hàng hóa của dự án SX, KD................. 88
Bảng 4.7. Các sai sót trong nghiệm thu hàng hóa và giao hàng dự án SX, KD của

Công ty ........................................................................................................ 89
Bảng 4.8. Các sai sót trong lập hồ sơ thanh toán ......................................................... 90
Bảng 4.9. Sai sót trong ghi chép doanh thu và theo dõi công nợ khách hàng dự án
SX KD ......................................................................................................... 91
Bảng 4.10. Kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức tại Công ty .......................................... 93
Bảng 4.11. Đánh giá của cán bộ Công ty về phát triển nhân lực và môi trường làm
việc Công ty................................................................................................. 94
Bảng 4.12. Đánh giá của cán bộ nhân viên về quy trình, thủ tục KSNB trong quản
lý dự án SX, KD của Công ty ....................................................................... 95

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page vi


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO ..................................5
Sơ đồ 2.2. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ .................................10
Sơ đồ 2.3. Đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ ..........................................13
Sơ đồ 2.4. Cơ cấu tổ chức của Shanshan ......................................................................39
Sơ đồ 3.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty ...........................................................49
Sơ đồ 4.1. Quy trình xác lập hợp đồng dự án ...............................................................62
Sơ đồ 4.2. Quá trình mua hàng (Kiến nghị)................................................................ 106

DANH MỤC HÌNH
Hình 4.1. Sơ đồ chu trình mua hàng và thanh toán .......................................................79
Hình 4.2. Sơ đồ chu trình sản xuất ...............................................................................83
Hình 4.3. Sơ đồ chu trình bán hàng - thu tiền ...............................................................85

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page vii


1. MỞ ĐẦU
1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế thế giới sẽ mang đến cho các doanh
nghiệp Việt Nam những cơ hội và thách thức trong quá trình cạnh tranh để phát
triển và tồn tại đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải đưa ra được những chiến lược
và phương hướng hoạt động cần thiết và hiệu quả. Việc áp dụng khoa học kỹ
thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hoá sản phẩm, tối đa hóa
nguồn lực con người, kiểm soát được rủi ro - nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
sản xuất kinh doanh và lợi thế cạnh tranh là rất cần thiết. Song làm thế nào để
xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ có thể quản lý một cách hữu hiệu và
hiệu quả các nguồn lực kinh tế, để hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong
quá trình sản xuất kinh doanh. Đòi hỏi các tổ chức, doanh nghiệp cần phải thiết
lập hệ thống này một cách khoa học, vững chắc và hiệu quả.
Ngày nay, kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp, tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các
nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần
hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Vì vậy có thể nói, hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng,
không thể thiếu được trong quá trình quản lý cũng như hoạt động điều hành
doanh nghiệp nói chung của cả xã hội hiện nay.
Trong bối cảnh xã hội hiện nay, để tồn tại và phát triển các tổ chức, doanh
nghiệp cần phải nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Để tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị, đòi
hỏi phải có những kiến thức cơ bản từ những lý luận cùng với khả năng nắm bắt
và nhận thức. Phải hiểu được sự cần thiết của hệ thống KSNB với quá trình hoạt
động của đơn vị, hiểu được quá trình vận hành cùng những nguyên tắc hoạt động

của hệ thống KSNB.
Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên là một doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh dây và cáp điện, cung cấp cho các tỉnh miền Bắc
và các tỉnh lân cận. Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạt động,
Công ty đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý, từng

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 1


bước hoàn thiện các quy chế kiểm soát. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ của
Công ty vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý.
Trong thời gian qua, sản phẩm của công ty cung cấp cho khách hàng thường
thông qua những hợp đồng có giá trị lớn. Mỗi hợp đồng này công ty coi như những
dự án và giao cho Phòng kinh doanh tổ chức thực hiện và theo dõi. Do mỗi dự án có
quy mô, thời gian giao hàng, quy cách sản phẩm khác nhau nên thường xảy ra nhiều
sai sót làm ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín của công ty. Việc hoàn thiện hệ
thống kiểm soát trong quản lý và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là hết sức
cần thiết. Vì vậy, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong
quản lý dự án sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên
Viên” cho Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án sản
xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên, từ đó đưa ra các
giải pháp hoàn thiện HTKSNB trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh của
Công ty.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về HTKSNB trong quản lý dự án

sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Nghiên cứu thực trạng HTKSNB trong quản lý dự án sản xuất, kinh
doanh tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên.
- Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động KSNB trong quản lý dự
án sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên.
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện HTKSNB trong quản lý
dự án sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên.
1.3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là các cơ sở lý luận và thực tiễn về
HTKSNB trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, thực trạng
HTKSNB trong quản lý dự án SX, KD tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 2


Viên. Bên cạnh đó, đề tài cũng nghiên cứu đến tình hình sản xuất kinh doanh,
đến cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý và sản xuất kinh doanh của công
ty.
1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi về nội dung:
Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận về HTKSNB trong quản lý
dự án sản xuất, kinh doanh, thực trạng kiểm soát trong quản lý các dự án sản xuất
kinh doanh của Công ty THHH dây và cáp điện Yên Viên.
- Phạm vi về không gian:
Đề tài được nghiên cứu tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên.
- Phạm vi về thời gian:
Các số liệu nghiên cứu được thu thập trong thời gian từ năm 2012 - 2014,

số liệu sơ cấp được thu thập trong năm 2015. Đề tài được thực hiện từ tháng
9/2014 - 12/2015.

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 3


2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI

2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTKSNB TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT,
KINH DOANH
2.1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở
vật chất, nhân sự, các nhà quản lý phải lồng vào đó sự kiểm soát của mình về mọi
phương diện thông qua các chính sách, thủ tục quy định về hoạt động. Đó chính
là HTKSNB của một đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức
để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một
cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần
làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống
này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân
viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao, nếu vẫn
giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra,
thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp
nhất việc thất thoát tài sản công ty.
Có rất nhiều định nghĩa về HTKSNB, trong các chuẩn mực đã hệ thống
hóa của Hội đồng công chứng kế toán viên Hoa Kỳ (AICPA) có định nghĩa như

sau: “KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả các phương pháp, biện pháp phối
hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm
tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động
và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra” (Trích bởi Victor
Z.Brink and Herbert Witt, 2000).
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 “Hệ thống kiểm soát nội bộ
là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra,
kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 4


trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của
đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế
toán và các thủ tục kiểm soát” (Trích từ Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC).
Theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organization) - là
môt Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài
chính thì HTKSNB là “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý,
hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối. Nó được thiết lập để
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Hoạt động hữu
hiệu và có hiệu quả; báo cáo tài chính đáng tin cậy và các luật lệ và các quy
định được tuân thủ” (COSO, 2013).

Sơ đồ 2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO
Nguồn: COSO, 2013

Theo định nghĩa trên, có thể hiểu KSNB là một quá trình kiểm soát

giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. KSNB được thiết kế và vận
hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là chính sách, thủ tục, biểu
mẫu… mà phải bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó. Chính con người sẽ lập ra
mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành đó. Một Hệ thống KSNB tốt không chỉ
được thiết kế tốt mà còn được vận hành tốt. KSNB cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi
vận hành HTKSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người.
Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 5


không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát.
Theo định nghĩa của Liên đoàn kế toán quốc tế (International Federation
of Accountants - IFAC) “Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục
được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo
đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và
bào đảm hiệu quả của hoạt động” (IFAC, 2012).
Theo định nghĩa của IFAC, HTKSNB được hiểu là toàn bộ các chính sách,
các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm kiểm soát các hoạt
động của đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc
để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt
ra của đơn vị, HTKSNB hướng tới bốn mục tiêu cơ bản trên. Bốn mục tiêu trên
nằm trong một hệ thống song đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau. Nhiệm vụ của
các nhà quản lý là xây dựng một HTKSNB hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục
tiêu trên.
Qua các khái niệm trên có thể nhận thấy phạm vi của hệ thống KSNB bao
trùm toàn bộ các lĩnh vực hoạt động của một đơn vị từ tổ chức nhân sự đến hoạt

động cụ thể, tài chính kế toán; từ các bộ phận, phòng ban cho đến các cơ quan
chủ quản (ngành dọc) như Bộ, ngành.
Như vậy, HTKSNB có thể được định nghĩa như sau: HTKSNB là toàn bộ
các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm bảo đảm hiệu năng và
hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị: Bảo đảm sự tuân thủ quy định của đơn
vị và pháp luật của Nhà nước; Bảo đảm độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài sản
của đơn vị.
2.1.1.2. Bản chất, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm soát luôn giữ vai
trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống
kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ theo IFAC được đề cập ở trên
trước hết quan tâm đến việc thực hiện hiệu quả các hoạt động của đơn vị trên cơ
sở tuân thủ luật pháp. Sau đó với trọng tâm hướng đến kiểm soát kế toán, hệ
thống kiểm soát nội bộ của đơn vị cần phải đảm bảo các mục tiêu liên quan đến
việc trình bày và công bố các thông tin tài chính trung thực và hợp lý.
Theo khái nhiệm của COSO thì kiểm soát nội bộ là qui trình do Ban quản
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 6


trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì
để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc
đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động,
tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan.
Như vậy mỗi một khái niệm đều có cách nhNìn nhận về hệ thống kiểm soát
nội bộ trên các góc độ khác nhau. Tuy nhiên, bản chất của hệ thống KSNB có thể
được hiểu như sau:
Một là, hệ thống KSNB bao gồm các quy định, chính sách, bước kiểm

soát và các thủ tục kiểm soát. Ví dụ như các qui định về quản lý nhân sự, tiền
lương, quản lý vật tư, tài sản. Các chính sách về tài chính, kế toán, mua hàng, dự
trữ, sản xuất, tiêu thụ…Các bước kiểm soát là trình tự tiến hành để xem xét và
khẳng định các biện pháp quản lý được thực hiện có hiệu quả không? Các thủ tục
kiểm soát là các qui chế và thủ tục do nhà quản lý thiết lập và chỉ đạo.
Hai là, hệ thống KSNB gắn liền với trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ
phận, mọi qui trình, nghiệp vụ và mọi nhân viên trong một đơn vị. Nó được thiết
kế bởi các nhà quản trị doanh nghiệp.
Ba là, xét về mục tiêu hệ thống KSNB bao gồm bốn mục tiêu: Bảo vệ tài
sản của đơn vị, đảm bảo độ chính xác của các thông tin kế toán, đảm bảo tuân thủ
pháp luật, đảm bảo hiệu quả hoạt động. Ở mỗi loại hình hoạt động các mục tiêu
có thể được ưu tiên khác nhau: Đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh ưu tiên
mục tiêu là lợi nhuận, hướng tới việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Đối với
các đơn vị hành chính sự nghiệp thì hệ thống KSNB lại ưu tiên hướng tới việc
đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.
Bốn là, phạm vi của hệ thống KSNB không chỉ dừng lại ở chức năng quản
lý tài chính kế toán nữa mà sang cả chức năng khác như: Tổ chức nhân sự, kế
hoạch, quản lý sản xuất.
Năm là, hệ thống KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không
phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ thực hiện được bởi những hạn chế vốn
có trong bất kỳ HTKSNB của doanh nghiệp nào. Trong quá tŕnh vận dụng
HTKSNB trong một doanh nghiệp cụ thể cần phải ý thức và nhận diện những
hạn chế có thể tiềm ẩn trong bản thân hệ thống.
Từ bản chất của HTKSNB được phân tích ở trên ta có thể nhận ra bốn
mục tiêu của HTKSNB hướng tới bao gồm:

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 7

Thứ nhất, tài sản của đơn vị phải được bảo vệ. Tài sản ở đây có thể là vô
hình, hữu hình, có thể là vật chất hoặc phi vật chất. Chúng có thể bị đánh cắp, bị
lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi
các hệ thống kiểm soát thích hợp.
Thứ hai, các thông tin phải đảm bảo độ tin cậy. Thông tin là căn cứ quan trọng để
hình thành các quyết định quản lý. Vì vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời
về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động đồng thời phản ánh đầy đủ,
khách quan các nội dung chủ yếu của các hoạt động kinh tế tài chính.
Thứ ba, bảo đảm việc tuân thủ các quy định pháp lý. Hệ thống KSNB được
thiết kế trong các doanh nghiệp phải đảm bảo luật pháp và các quy định pháp lý
liên quan đến hoạt động tổ chức, quản lý của doanh nghiệp của Nhà nước.
Thứ tư, bảo đảm hiệu quả của hoạt động, hiệu năng quản lý. Các quá trình
kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết
các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các
nguồn lực. Ngoài ra, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động
trong đơn vị được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB của đơn vị
nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý.
2.1.1.3. Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Lợi ích
Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có thể minh họa như kết cấu bê tông
cốt thép của một tòa nhà, nó sẽ quyết định ‘hình dáng’, phương cách trang trí và
hoàn thiện toà nhà đó.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh có thể mang lại cho doanh
nghiệp những lợi ích sau:
- Giảm thiểu, ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn, rủi ro từ bên trong và
bên ngoài trong quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị, tổ chức;
- Bảo vệ được tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng, mất mát, trộm cắp, lạm
dụng trong quá trình sử dụng;
- Đảm bảo độ chính xác của các số liệu thông tin kế toán, tính trung thực

của các Báo cáo tài chính;
- Đảm bảo mọi thành viên phải tuân thủ các quy chế, quy định của đơn vị và
pháp luật của nhà nước;

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 8


- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực, tài sản của đơn vị để đạt được mục
tiêu hoạt động hiệu quả nhất;
- Đảm bảo bảo vệ được quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông, khách hàng và
các bên có lợi ích liên quan;
- Gây dựng được lòng tin của xã hội, các đối tác,… đảm bảo sự phát triển
bền vững cho doanh nghiệp (DN), tổ chức.
+ Hạn chế
Trong thực tế không có HTKSNB nào hoàn hảo, đảm bảo không có gian lận
hay sai sót xảy ra. Một HTKSNB tốt chỉ nhằm hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi,
những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Xuất phát từ yêu cầu của nhà quản lý là chi phí kiểm tra nhỏ nhất so với
những tổn thất do sai phạm và do gian lận gây ra.
- Trong thực tế có nhiều dạng sai phạm mà hệ thống kiểm soát không dự
kiến được.
- Sai phạm do nhân viên thiếu thận trọng, sao lãng, sai lầm trong xét đoán
hoặc hiểu sai sự chỉ đạo của cấp trên.
- Do sự thông đồng của nhân viên trong đơn vị hoặc với người bên ngoài đơn vị.
- Các thủ tục kiểm soát không phù hợp với điều kiện kinh tế thay đổi.
KSNB là một công cụ pháp lý do chính người quản lý xây dựng để phục
vụ cho mục đích quản lý của đơn vị mình. Lý do để đơn vị xây dựng một hệ
thống kiểm soát là nhờ nó mà toàn bộ quá trình hoạt động vừa được bảo vệ vừa

được hoàn thiện, giúp đơn vị thỏa mãn các mục tiêu của mình.
Như vậy, KSNB có ý nghĩa rất lớn đối với mọi tổ chức. Đặc biệt có ý nghĩa rất
quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn bởi vì những đơn vị có quy mô càng lớn
thì quyền hạn càng phải phân chia cho nhiều cấp, mối quan hệ giữa các bộ phận và
nhân viên càng phức tạp, tài sản phải phân tán ra nhiều địa điểm hoạt động và sự
truyền đạt thông tin càng khó khăn,… do đó càng đòi hỏi phải có hệ thống KSNB hữu
hiệu để có thể giám sát và điều hành hoạt động của đơn vị.

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 9


2.1.1.4. Những thành phần cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Sơ đồ 2.2 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Nguồn: COSO, 2013

Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức HTKSNB giữa các đơn vị vì phụ
thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… nhưng bất
kỳ HTKSNB nào cũng có những điểm phổ biến. Hiện nay, KSNB bao gồm 5 yếu
tố (cách phân chia do COSO đưa ra đầu tiên trong năm 1992 và được bổ sung,
chỉnh sửa trong năm 2013 được thừa nhận ở nhiều nơi như IFAC, AICPA…): (1)
Môi trường kiểm soát; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiểm soát; (4) Thông
tin và truyền thông; (5) Giám sát.

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 10

(1) Môi trường kiểm soát
Hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành trong một môi trường cụ thể
chứ không vận hành một cách riêng biệt, có khi cùng một thủ tục kiểm soát như
nhau nhưng áp dụng ở hai đơn vị khác nhau thì hiệu quả kiểm soát lại hoàn toàn
khác nhau. Sở dĩ có sự khác biệt đó là do ảnh hưởng của môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát bao gồm cả yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Các nhân
tố bên trong là thái độ và đánh giá (hành động, chế độ, thể thức) của lãnh đạo về
quá trình kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của hệ thống này đối với đơn vị.
Các nhân tố bên ngoài là các nhân tố không chịu sự kiểm soát của các nhà quản
lý nhưng lại có ảnh hưởng đến quan điểm, thái độ, phong cách điều hành cũng
như thiết lập các thủ tục kiểm soát bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức
năng của Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý, nhà đầu tư, các
chính sách kinh tế xã hội.
Các nhân tố của môi trường kiểm soát bên trong bao gồm:
Thứ nhất, đặc thù về quản lý, trên thực tế hiệu quả của kiểm tra, kiểm soát
phụ thuộc rất nhiều vào nhà quản lý. Nhà quản lý nhận thức rằng kiểm tra, kiểm
soát là quan trọng thì sẽ hướng các nhân viên cũng nhận thức đúng đắn về hoạt
động kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp và tuân thủ mọi qui định đề ra. Các
quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đến chính
sách, chế độ và việc duy trì thực hiện chính sách đó, bởi chính họ là người thiết
lập ra các chính sách, thủ tục và phê chuẩn để áp dụng tại đơn vị. Có những nhà
quản lý chú trọng đến việc hoàn thành một cách nhanh chóng kế hoạch để đạt
được lợi nhuận tối đa, xem nhẹ rủi ro nên các thủ tục kiểm soát có thể xây dựng
đơn giản, nhanh chóng, họ ít quan tâm đến vai trò của hệ thống KSNB. Nhưng
cũng có nhà quản lý lại rất thận trọng, xem xét đánh giá rủi ro, thiết lập các thủ
tục kiểm soát chặt chẽ trước khi đưa ra quyết định. Đặc thù về quản lý cũng thể
hiện ở việc phân bổ quyền lực, nếu một đơn vị tập trung quyền lực vào một
người thì cần phải chú ý đến phẩm chất và năng lực của người đó, còn nếu đơn vị
mà quyền lực phân tán cho nhiều người thì quan tâm đến việc phân quyền tránh

lạm dụng quyền.
Thứ hai, cơ cấu tổ chức là sự phân chia các bộ phận trong một đơn vị, gắn
những bộ phận đó với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan
hệ với nhau để cùng thực hiện chức năng quản lý. Cần phải thiết lập cơ cấu tổ

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 11


chức trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, có sự độc lập tương đối giữa các bộ
phận, tránh chồng chéo, bỏ trống. Trong quá trình thực hiện công việc tạo ra khả
năng kiểm tra và kiểm soát lẫn nhau.
Thứ ba, chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự
và các qui chế của đơn vị với các nhân viên như: qui chế chế tuyển dụng, sắp
xếp, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và đề bạt đối với nhân viên. Sự phát triển của
một đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ là chủ thể trực tiếp thực hiện
các thủ tục kiểm soát, vì vậy nhà quản lý phải có những biện pháp đào tạo nhân
viên của mình có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, bố trí họ phù hợp với công
việc, với năng lực chuyên môn để họ có thể phát huy tối đa khả năng vào công
việc. Một hệ thống KSNB có thiết kế tốt bao nhiêu, nhưng người vận hành nó lại
kém về năng lực và phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB cũng không thể phát
huy hiệu quả.
Thứ tư, công tác kế hoạch, khi nhà quản lý thực hiện bất kỳ một công việc
nào dù là lớn hay nhỏ thì điều đầu tiên họ làm đó là lập kế hoạch, kế hoạch
không chỉ là định hướng cho công việc sẽ làm mà nó còn là công cụ để kiểm soát
quá trình thực hiện công việc đó. Kế hoạch lập một cách khoa học, nghiêm túc và
sát với tình hình thực tế bao nhiêu thì công việc kiểm soát càng dễ dàng bấy
nhiêu. Kế hoạch lập ra không thể cứng nhắc, nó có thể thay đổi theo tình hình
thực tế, vì vậy cần phải theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập

đồng thời điều chỉnh, xử lý kịp thời.
Thứ năm, bộ máy kiểm soát, những doanh nghiệp có qui mô lớn thường
thành lập ra một nhóm người trong bộ máy lãnh đạo cấp cao nhất (thành viên của
hội đồng quản trị) am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, không kiêm nhiệm chức vụ
quản lý để: giám sát sự chấp hành pháp luật của doanh nghiệp; Kiểm tra giám sát
công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát quá trình lập báo cáo tài chính;
Dung hòa những bất đồng giữa doanh nghiệp với kiểm toán viên.
Thứ sáu, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong một
doanh nghiệp để kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạt động của một đơn vị (hệ
thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ…). Bộ phận này sẽ giúp doanh nghiệp
có được những thông tin kịp thời và chính xác về hoạt động của doanh nghiệp, về
chất lượng của các hoạt động kiểm soát để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.
Nhân viên trong bộ phận này phải được tuyển chọn có đủ năng lực và phẩm chất

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 12


đạo đức, được giao quyền tương đối rộng, hoạt động độc lập với phòng kế toán
và các bộ phận được kiểm tra, các báo cáo được trực tiếp gửi lên cấp quản lý cao
nhất của đơn vị, có như vậy họ mới phát huy được hết vai trò trong một tổ chức.
Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tốt hiệu quả khi nó trực thuộc
người lãnh đạo cao nhất đủ để không bị giới hạn phạm vi hoạt động của nó và
được giao một quyền hạn tương đối rộng.
Thứ bẩy, môi trường bên ngoài, môi trường kiểm soát chung của các
doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này vượt ra
ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý đơn vị nhưng nó lại ảnh hưởng rất lớn đến
thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như thiết kế và vận hành các
qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này gồm: ảnh

hưởng của các cơ quan chức năng của Nhà nước (thuế, hải quan, tài chính, thống
kê, kho bạc…); Ảnh hưởng của các chủ nợ và trách nhiệm pháp lý có liên quan;
Đường lối phát triển đất nước.
(2) Đánh giá rủi ro
NHẬN DẠNG

- Xác định mục tiêu
- Thiết lập cơ chế nhận
dạng rủi ro

ĐÁNH GIÁ

- Thiệt hại
- Xác xuất xảy ra

BIỆN PHÁP

- Tăng kiểm soát
- Mua bảo hiểm
- Tăng tốc độ thu hồi vốn
- Không làm gì hết

Sơ đồ 2.3 Đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ
Nguồn: COSO, 2013

Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có
thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tích những nhân tố
ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố
gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra.
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh

giá rủi ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có
khả năng không thực hiện được.
- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn
vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 13


sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán
hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn. NQL có thể sử
dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà
soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, NQL có thể tiếp xúc
với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất
khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình bao gồm: ước
lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra
rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro.
Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
- Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích các nhân viên quan tâm phát
hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
- Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể
nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh
nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro
cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
- Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân
viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
(3) Hoạt động kiểm soát
Đây thực chất là các thủ tục hay cơ chế kiểm soát mà Ban lãnh đạo các
đơn vị, doanh nghiệp thiết lập để kiểm soát từng hoạt động.

Có nhiều thủ tục khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng
đơn vị, doanh nghiệp. Vì vậy, cần phải thiết kế và áp dụng nhiều thủ tục kiểm
soát phù hợp với đặc thù của đơn vị, doanh nghiệp theo từng cấp độ và loại hNình
hoạt động. Trên thực tế không thể có tập hợp thủ tục kiểm soát chuẩn áp dụng
cho mọi tổ chức khác nhau và cho mọi hoạt động. Tuy nhiên người ta thống nhất
có các thủ tục căn bản sau:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Nghĩa là một người không thể giải quyết
mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Một người không
thể kiêm nhiệm chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản
tài sản. Mục đích của thủ tục này để nhân viên kiểm soát lẫn nhau, phát hiện
nhanh chóng các sai sót.

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 14


- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Nhằm kiểm tra tính
xác thực, đầy đủ và phê chuẩn các nghiệp vụ cần phải thực hiện nhiều hoạt động
kiểm soát, như vậy mới có được những thông tin đáng tin cậy. Để kiểm soát quá
trình xử lý thông tin cần phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và phê
chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn cụ thể: Qui định chứng từ, sổ sách phải đầy đủ;
Lập, kiểm tra so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; Kiểm
tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra chương trình ứng dụng và
môi trường tin học; Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;
Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán; Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; So
sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;
- Kiểm soát vật chất: Nó được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể
cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng cũng như cần
hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu.

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Nghĩa là người kiểm tra và người thực
hiện phải khác nhau, thành viên thực hiện kiểm tra phải độc lập với đối tượng
được kiểm tra
- Phân tích, rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: Là việc xem xét lại
những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế so với kế hoạch, dự toán,
kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan. Đồng thời cũng xem xét trong mối
quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện để từ đó điều chỉnh, thay đổi
kế hoạch phù hợp.
Để thiết kế các thủ tục kiểm soát trên nhà quản lý cần áp dụng các nguyên
tắc căn bản nhất:
Thứ nhất, nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi
trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể và rõ ràng cho từng bộ phận
cho từng cá nhân, từ đó tạo nên sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót nếu
có xảy ra thì đã có kiểm tra chéo lẫn nhau để xử lý kịp thời. Sự phân công, phân
nhiệm cũng xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân, từng bộ phận sẽ
hiểu rõ công việc của mình để phát huy hiệu quả liên quan đến công việc của
mình. Ngoài ra đây cũng là cơ sở để khen thưởng, động viên kịp thời khi một bộ
phận làm việc tốt, phát huy tinh thần trách nhiệm, tăng cường hiệu quả hoạt động
của đơn vị.

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 15


Thứ hai, nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này qui định phải có sự
phân tách thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan, cho phép
kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ, tránh tình huống một người mắc
sai sót, không tuân thủ qui định lại là người có thể che dấu sự sai sót đó, việc
phát hiện ra sai sót không thuộc trách nhiệm của ai (không có sự kiểm soát). Việc

phân chia các chức năng phụ thuộc vào qui mô của doanh nghiệp, song cần cố
gắng tách chức năng phê chuẩn và chức năng thực hiện, chức năng thực hiện và
chức năng kiểm soát, chức năng ghi sổ và bảo quản tài sản (kế toán không được
kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ. Kế toán trưởng không là vợ, chồng của giám đốc,
không được kiêm trưởng ban kiểm soát). Việc phân tách chức năng này cho phép
kiểm tra đối chiếu lẫn nhau để tăng cường tính kiểm soát và giảm khả năng gian
lận. Trong một số trường hợp đặc biệt sự phân công, phân nhiệm phải đảm bảo
phải bất kiêm nhiệm trong đó người phê duyệt không phải là người thực hiện,
người thực hiện không phải là người kiểm soát.
Thứ ba, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, uỷ quyền là cấp dưới được
cấp trên giao cho quyết định giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất
định. Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình uỷ quyền và phải
duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống các
cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng
vẫn tạo nên sự thống nhất và tập trung trong toàn bộ đơn vị. Bên cạnh đó để tuân
thủ tốt các qui trình kiểm soát, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn, sự
phê chuẩn được thể hiện ở phê chuẩn chung (thực hiện thông qua việc xây dựng
các chính sách chung về những hoạt động cụ thể cho các đơn vị cấp dưới), sự phê
chuẩn cụ thể (được thực hiện theo từng nghiệp vụ riêng). Khi quyết định của nhà
quản lý muốn được thực thi thì cần phải được phê chuẩn, sự phê chuẩn gắn với
quyền hạn được giao.
(4) Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ
thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của
thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Trong đó, cần
chú ý các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận
đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành
viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị.

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 16


- Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung
thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời.
Hệ thống thông tin của một đơn vị bao gồm: Thông tin thị trường, thông
tin thống kê, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, thông tin tài chính và thông tin phi tài
chính… Trong đó thông tin tài chính kế toán có một vị trí quan trọng trong quản
lý tài sản cũng như ra quyết định điều hành công ty. Hệ thống thông tin kế toán
bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản
và các báo cáo kế toán. Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trung tâm kết nối
các hệ thống khác (để cung cấp thông tin về tình hình mua hàng, bộ phận kế toán
phải phối hợp với bộ phận lập kế hoạch mua hàng, để cung cấp thông tin về tình
hình tiêu thụ, bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng kinh doanh hay bộ phận
bán hàng, để cung cấp tình hình về lương thì bộ phận kế toán phải phối hợp với
phòng tổ chức…). Hệ thống thông tin kế toán có mối liên hệ mật thiết và chi phối
tới mọi hệ thống thông tin của các bộ phận khác, sự chậm trễ, thiếu chính xác của
hệ thống thông tin kế toán sẽ kéo theo một loạt các hoạt động của đơn vị bị ảnh
hưởng, không chỉ là các hoạt động bên trong mà còn ảnh hưởng cả đến các hoạt
động bên ngoài đơn vị (kế toán lạm dụng quyền hạn, chậm trễ trong khâu xử lý
chứng từ, ảnh hưởng đến nhà cung cấp không bán hàng, ảnh hưởng đến quá trình
sản xuất. Sự cung cấp thông tin không chính xác cho các nhà đầu tư dẫn đến mất
niềm tin …).
Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban
lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp
độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin

được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một
cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư
góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả
năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập,
tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống

Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế

Page 17