Khái quát về hoạt động dự trữ trong bán lẻ điện tử

Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5

Khái quát về hoạt động dự trữ trong bán lẻ điện tử
Khái niệm và vai trò của dự trữ hàng hóa trong bán lẻ điện tử:
Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, dự trữ hàng hóa xuất hiện như một hiện
tượng tất yếu. Theo C.Mark: “dự trữ hàng hóa là sự cố định và độc lập hóa hình
thái của sản phẩm”. Hay, dự trữ trong doanh nghiệp là các hình thái kinh tế của
vận động hàng hóa, nguyên liệu và và bán thành phẩm trong kênh hậu cần nhằm
thỏa mãn nhu cầu sản xuất và trao đổi của doanh nghiệp (DN) với khách hàng
mục tiêu với chi phí thấp nhất.
Một cách đơn giản, Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu
đang lưu trong kho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuất dở dang…và
cả những thành phẩm đang chờ bán.
Hay nói cách khác, dự trữ bao gồm:
- Tất cả các sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp có để bán.
- Tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để
sản xuất ra các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ.
Hoạt động dự trữ là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên
quan đến công tác dự trữ để đảm bảo dự trữ một cách hiệu quả và giảm chi phí.
Một cách cụ thể hoá, quản lý dự trữ là tổ chức thực hiện những việc sau:
 Xác định nhu cầu dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp.
 Tổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp.
Vai trò của dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp: Các loại hình kinh doanh khác
nhau có các loại dự trữ khác nhau. Trong bán lẻ điện
tử, do yêu cầu cải thiện dịch vụ khách hàng trong
việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ một cách đầy đủ và
nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
khách hàng. Mặt khác, việc dự trữ cũng giúp giảm
chi phí, duy trì sản xuất ổn định, tiết kiệm trong mua
1

Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5
và vận chuyển, đồng thời giảm rủi ro do những biến động không lường trước được
trong kinh doanh.
TMĐT có thể giúp giảm quy mô dự trữ trong doanh nghiệp nhờ năng lực dự báo
nhu cầu chính xác hơn và nhờ khả năng giao tiếp với khách hàng nhanh chóng hơn
nhưng không loại bỏ hoàn toàn dự trữ.
Các yêu cầu của quản trị dự trữ hàng hóa:
-

Yêu cầu về trình độ dịch vụ khách hàng:
Yêu cầu về chi phí dự trữ

Các hoạt động của quản trị tác nghiệp dự trữ trong bán lẻ điện tử:
Xác định nhu cầu dự trữ hàng hóa:
Định mức dựa trữ hàng hóa là mức dự trữ phải có theo kế hoạch của doanh
nghiệp để đảm bảo cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành
bình thường, liên tục. Nếu dự trữ hàng hóa không đủ mức cần thiết sẽ có nguy cơ
làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại bị gián đoạn. Ngược
lại, dự trữ quá mức cần thiết sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hóa, ứ đọng vốn
lưu động và gây lãng phí cho doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp cần xác định
rõ nhu cầu dự trữ của mình, cụ thể là phải xác định một số loại dự trữ có bản sau:


Dự trữ thấp nhất: là mức tối thiểu để đảm bảo hoạt động bán hàng

đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường cả về số lượng và chất lượng. (đảm bảo đáp
ứng


Dự trữ cao nhât: phụ thuộc vào điều kiện tài chính và kho bãi của

doanh nghiệp. Mức dự trữ cao nhất là sự cụ thể hóa chính sách mua hàng của DN,
nó sẽ càng lớn khi DN quyết định mua hàng với số lượng lớn để nắm bắt các cơ
hội thị trường do giá cả tăng lên hoặc do ưu đãi mua số lượng lớn. Ngược lại, mức
này sẽ thấp nhất khi DN áo dụng chính sách mua hàng liên tục với số lượng mua
nhỏ và thực hiện dự trữ bằng 0 (mô hình này hay áp dụng trong bán lẻ điện tử B2C
như DELL).
2


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5



Dự trữ bình quân: thể hiện mức dự trữ hợp lý của DN.
Dự trữ bảo hiểm: là mức dự trữ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách

hàng khi có những biến động ngoài dự kiến như hàng hóa không được cung ứng
theo kế hoạch, gián đoạn vận chuyển,…
Căn cứ xác định nhu cầu dự trữ bao gồm các yếu tố thuộc về doanh nghiệp
(như: nguồn lực tài chính, chính sách mua hàng, kế hoạch bán hàng,…) và các yếu
tố thuộc về thị trường (như: khả năng cung ứng của thị trường, biến động giá cả,
…).
Phương pháp xác định nhu cầu dự trữ của DN:
 Phương pháp lượng đặt hàng kinh tế EOQ (Economic Order
Quantity): cho phép xác định lượng hàng nhập tối ưu mỗi lần để có
được chi phí nhập hàng và bảo quản là thấp nhất mà vẫn đảm bảo an
toàn trong cung ứng.
Là phương pháp dự trữ chu kỳ (cycle inventory) nhằm đảm bảo cho

hoạt động bán hàng liên tục giữa 2 lần nhập hàng liên tiếp.

HÌNH 1: loại hình dự trữ trong điều kiện chu kỳ nhập hàng ổn định.

3


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5



HÌNH 3: Mô hình dự trữ theo EOQ
Phương pháp dự trữ đúng thời điểm JIT (Just –In-Time) : ban đầu

thường được áp dụng cho DN sản xuất, mục tiêu của JIT là vừa đủ. Lượng dự trữ
đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu, cần thiết giữ cho hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp diễn ra bình thường. Với phương thức này, DN phải xác định
chính xác lượng từng loại hàng hóa để đảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu
đúng lúc, không quá sớm cũng không quá muộn. Ưu điểm của phương pháp này là
giảm thiểu chi phí liên quan đến cung ứng hàng hóa và tạo điều kiện quay vòng
vốn, nhưng nó cũng đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp với nhà cung
cấp vì thực tế, chính các nhà cung cấp phải gánh vác việc dự trữ hàng hóa thay cho
các DN. (Phương pháp này được áp dụng khá hiệu quả trong TMĐT B2B như
DELL).

4


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5

HÌNH 2: mô hình dự trữ JIT
 Ngoài ra còn một số phương pháp khác như: phương pháp dự trữ trong
quá trình vận chuyển hàng hóa (lưu kho tại đơn vị vận tải),…
Tổ chức dự trữ hàng hóa:
Bao gồm các hoạt động sau:
 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ: liên quan đến các quyết định quan
trọng của dự trữ như: xây dựng kho riêng hay kho công cộng,…
- Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ.
- Thiết lập kho bãi dự trữ.
 Theo dõi và quản lý hàng hóa: nhằm giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và
giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong kho. Mặt
khác, việc tổ chức tốt sẽ giúp cho việc chất – xếp, xuất- nhập hàng trong
kho được dễ dàng, giúp cho quá trình ra quyết định liên quan đến cung
ứng hàng hóa.
- Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho.
- Tổ chức quản lý hàng hóa trong kho.
- Tổ chức quản lý xuất hàng hóa.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ.

5


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5
Khảo sát hoạt động dự trữ hàng hóa tại Vân Chung
1. Khái quát về hoạt động dự trữ tại Vân Chung
a. Giới thiệu về công ty TNHH Vân Chung và ho ạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
 Giới thiệu về công ty TNHH Vân Chung và hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp
Tên đầy đủ là Công ty điện thoại Vân Chung, viết tắt VCtel, là doanh nghiệp

khai sinh dịch vụ online lắp đặt Tổng đài điện thoại doanh nghiệp tại Việt
Nam, được thành lập ngày 15/03/2004, do hai sinh viên khoa toán tin ứng
dụng – ĐHQG sáng lập. Ban lãnh đạo công ty đã từng là kỹ thuật, chuyên gia
làm việc tại Tổng cục Công nghệ thông tin bộ công an và Trung tâm dịch vụ
khách hàng bưu điện thành phố Hà Nội.
Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH ĐIỆN THOẠI VÂN CHUNG
Tên giao dịch quốc tế: VAN CHUNG TELEPHONE CO., LTD
Tên viết tắt:VCtel Co., Ltd
Trụ sở chính:

Số 151, Đặng Tiến Đông, P. Trung Liệt, Quận Đống

Đa, Hà Nội
Văn phòng giao dịch: Số 157, Đặng Tiến Đông, P. Trung Liệt, Quận Đống
Đa, Hà Nội
Điện thoại: 84(4) 3537 5995
Fax:

84(4) 3537 6006

E mail:
Website:
Tổng số cán bộ, nhân viên: 60 người trong đó:
6


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5
- Trong lĩnh vực sản xuất: 10 người (02 người làm công tác quản lý, 08
cán bộ kỹ thuật và công nhân sản xuất)
- Trong lĩnh vực kinh doanh: 50 người (05 người làm công tác quản lý, 12

cán bộ kỹ thuật chuyên môn, 15 cán bộ kỹ thuật và công nhân lắp đặt công trình,
10 cán bộ kinh doanh và 08 cán bộ chuyên môn khác)
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:

Mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp:
 Các mặt hàng kinh doanh của công ty bao gồm: Tổng đài điện thoại, điện thoại,
cáp và vật liệu mạng, thiết bị VOIP của các hãng danh tiếng và uy tín trên thế giới
như: PANASONIC, SIEMENS, NEC, LG, TOSHIBA,… Và các phần mềm hỗ
trợ.
 Các lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Theo giấy chứng nhận kinh doanh số
0102011635 cấp ngày 15/3/2008 (sửa đổi ngày 20/10/2008), CÔNG TY TNHH
ĐIỆN THOẠI VÂN CHUNG được phép kinh doanh các ngành nghề sau:
• Bán, lắp đặt, lập trình, sửa chữa, cài đặt phần mềm tính cước cho các thiết bị
đầu cuối bưu điện như: tổng đài, điện thoại, máy fax, đồng hồ tính cước, đếm
thời gian và linh kiện phụ kèm theo;
• Đại lý kinh doanh các thiết bị điện tử, bưu điện, bưu chính, viễn thông;
7


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5
• Tư vấn và cung cấp phần mềm tin học và các dịch vụ tin học;
• Dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực: công nghiệp, nông nghiệp, xây
dựng, tin học, viễn thông;
• Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh;
• Dịch vụ sửu chữa lắp đặt lập trình, cài đặt phần mềm điều khiển, phần mềm
quản lý cho các thiết bị Viễn thông, thiết bị đầu cuối Bưu điện;
• Sản xuất lắp ráp, thiết bị viễn thông, thiết bị bưu điện, máy tính, thiết bị máy
tính văn phòng, điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, máy ghi âm điện thoại;
• Sản xuất phần mềm máy tính, chuyển giao công nghệ thông tin, lắp đặt các hệ
thống dây chuyền công nghệ cao;

• Dịch vụ thương mại điện tử, quảng cáo điện tử, thiết bị điện tử, quảng bá điện
tử, siêu thị điện tử;
• Dịch vụ sửa chữa, lắp đặt, bảo hành, bảo trì các máy móc, sản phẩm công ty
•
•
•
•

liên doanh;
Cung cấp và khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trử và xử lý dữ liệu;
Các dịch vụ khoa học kỹ thuật;
Sản xuất và kinh doanh thiết bị bảo vệ, hệ thống camera quan sát;
Cung cấp, tư vấn và lắp đặt các hệ thống thông tin, hệ thống tự động hóa và

các thiết bị viễn thông;
• Sản xuất và mua bán trang thiết bị, máy móc và sản phẩm ngành điện, điện tử,
điện lạnh, tin học và bưu chính viễn thông;
• Cung cấp, tư vấn và lắp đặt mạng LAN, WAN, mạng thông tin nội bộ hữu
tuyến và vô tuyến, tư vấn các giải pháp về mạng, dịch vụ giải pháp tích hợp hệ
thống;
• Tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử, công nghệ thông tin và
viễn thông. Mua bán, lắp đặt thiết bị điện tử tin học viễn thông, thiết bị âm
thanh, ánh sáng truyền hình, truyền hình hội nghị, truyền hình trực tuyến;
• Cung cấp, tư vấn và lắp đặt hệ thống trung tâm dịch vụ khách hàng Call
Center, cung cấp dịch vụ giải đáp thông tin;
• Cung cấp, tư vấn và lắp đặt thiết bị chống sét, thiết bị vật tư phòng cháy chữa
cháy, thiết bị điều khiển tự động, thiết bị bảo vệ báo động, Anten truyền hình,
các dịch vụ về hệ thống CAD/CAM;

8

Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5
• Đại lý cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng điện thoại di động, cố định
và mạng internet, dịch vụ giải trí qua hệ thống giá trị gia tăng trên điện thoại;
• Dịch vụ tổ chức và xúc tiến thương mại;
• Thiết kế Website, thiết kế hệ thống máy tính, thiết kế tạo lập trang chủ
internet, thiết kế hệ thống máy tính tích hợp với hệ thống phần cứng, phần
mềm và với các thiết bị công nghệ truyền thông;
• Tư vấn xây lắp công trình điện đến 35kV;
Hoạt động dữ trữ hàng tại Vân Chung
a. Xác định nhu cầu dự trữ:
Do đặc thù CÔNG TY TNHH ĐIỆN THOẠI VÂN CHUNG là một nhà phân
phối sản phẩm điện tử, tập trung vào mảng cung cấp dịch vụ lắp đặt, Và cũng do đặc
tính của sản phẩm kinh doanh - đa dạng, giá trị cao, không phải trưng bày kiểu
showroom nên công ty không dự trữ toàn bộ hàng hóa trong kho mà chỉ một phần
dạng sản phẩm mẫu tại kho của các chi nhánh, đồng thời lựa chọn mô hình dự trữ
đúng thời điểm JIT. Tức là theo mô hình lượng đặt hàng thay đổi nhưng thời gian đặt
hàng xác định (cụ thể thời gian đặt hàng là theo tháng).
Đa số các mặt hàng - thường theo các hợp đồng lắp đặt lớn - được phân phối
trực tiếp từ kho hàng của nhà nhập khẩu hoặc nhà sản xuất tới tận tay khách khàng
kèm theo dịch vụ của Vân Chung. Mọi chính sách liên quan đến hậu cần như: lắp đặt,
tư vấn, thanh toán,.. và các dịch vụ sau bán như bảo hành đều do công ty đảm nhiệm.
Mức dự trữ trong công ty luôn theo mức dự trữ thấp nhất đủ để đảm bảo nhu
cầu bán ra sao cho không thừa, không thiếu và lâp dự trù đặt mua hàng theo đúng thời
điểm và đúng số lượng đúng chủng loại. Phương pháp xác định lượng dự trữ là theo
doanh số bán cùng kỳ các năm trước.
Mô hình lưu thông hàng hóa có thể được biểu diễn:

9

Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5

Tổ chức dự trữ:
Công ty Vân Chung không xây dựng kho riêng mà dự trữ hàng hóa ngay tại
chi nhánh công ty ở Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hàn Quốc, Philippines. Sở dĩ
phương pháp này là tối ưu vì giá thành của các thiết bị điện tử là tương đối cao,
các điều kiện bảo quản sản phẩm không quá khó khăn. Mặt khác việc dự trữ ít
cũng giúp công ty giảm rủi ro do thay đổi công nghệ.
Việc theo dõi và quản lý hàng hóa được thực hiện theo phần mềm quản lý
kho của công ty dựa theo mã số, mã vạch sẵn có của sản phẩm.

10


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5
Nhận xét:
1. Đánh giá thành công, hạn chế của hoạt động quản trị dự trữ tại Vân
Chung
Giải pháp cung cấp dịch vụ lắp đặt trực tuyến cho phép giảm gánh
nặng dự trữ cho công ty Vân Chung so với các công ty kinh doanh cùng
ngành nghề trong môi trường truyền thống. Và điều này đã được công ty
vận dụng tương đối tốt. Bằng cách không xây dựng kho mà dự trữ ngay tại
chi nhánh cho phép giảm đáng kể chi phí: chi phí nhân công, chi phí bảo
quản hàng hóa, chi phí xây dựng kho ban đầu,…. Nhưng nhược điểm của
giải pháp này là chi phí vận chuyển tăng cao do lượng kho hàng ít và điều
này cũng kéo theo nguy cơ tăng giá sản phẩm do giá dịch vụ đi kèm tăng.
Mức dự trữ ít một mặt giảm rủi ro thừa hàng, ứ đọng vốn kinh
doanh, giảm diện tích lưu kho, tạo điều kiện giảm chi phí và quay vòng

vốn. Đồng thời cho phép Vân Chung có thể linh động trong quyết định dự
trữ mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu dựa theo tần suất mua hàng của khách
hàng. Tuy nhiên,nó cũng tiềm ẩn rủi ro thiếu hàng cung ứng ngay cho
khách vì công ty vẫn chưa có khả năng kiểm soát được lượng hàng của nhà
cung cấp dẫn đến tình trạng bị động cả về dịch vụ lẫn tài chính (ví dụ:
trường hợp khách hàng đặt hàng với lượng lớn, công ty sẽ cần huy động
lượng tiền mặt lớn để đặt hàng nhà cung ứng và khiến cho mọi hoạt động
khác có nguy cơ đình trệ).
Nhưng, nhìn chung, với một doanh nghiệp nhỏ và vừa, nguồn tài
chính chưa mạnh thì mô hình dự trữ như Vân Chung được coi là tương đối
hợp lý.
So sánh với đối thủ cạnh tranh và các nhà bán lẻ điện tử khác:
Nhìn chung, hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ điện tử ở Việt Nam
như: shop360, golict, megabuy,… đều áp dụng mô hình dự trữ tối ưu này
để giảm áp lực rào cản về vốn. Do đó để thấy được những ưu điểm, khuyết
11


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5
điểm của mô hình dự trữ này, ta có thể so sánh với mô hình dự trữ bán lẻ
hoàn toàn ngược lại như của Amazon.com .
Phương pháp dự trữ của Amazon là: xây dựng một hệ thống lưu kho
khổng lồ, được tích hợp công nghệ quản lý kho hiện đại và phức tạp hơn
hẳn các doanh nghiệp hậu cần truyền thống, Amazon đã tạo ra một lợi thế
rất lớn cho mình đó là luôn luôn chủ động được hàng hoá và có thể sẵn
sàng nhập và xuất hàng hoá theo những biến động không lường trước được
của thị trường. Hiện nay Amazon có 6 nhà kho với giá trị khoảng 50 triệu
USD cho mỗi nhà kho.
Không chỉ dừng ở mức độ cung cấp cho chính mình mà Amazon còn
trở thành nhà thầu cho thuê các gói dịch vụ lưu trữ. Những điều này đã giúp

làm giảm một phần chi phí kho bãi của Amzon, đồng thời cũng đã khắc
phục được nhược điểm về chi phí đầu tư lớn của mô hình dự trữ mà
Amazon đang theo đuổi này.
Nếu xét mô hình dự trữ của công ty nào tốt hơn thì thật khập khiễng,
do đó, ta chỉ nên so sánh ưu nhược điểm của 2 mô hình của Vân Chung và
Amazon theo bảng sau:
Vân Chung

Amazon

Mô hình dự trữ Lượng hàng thay đổi, thời Lượng hàng cố đinh, thời
Ưu điểm

gian đặt hàng cố định

gian đặt hàng thay đổi

- Chi phí đầu tư ban đầu

- Chủ động cung ứng sản

thấp.
- Giảm chi phí dự trữ: chi

phẩm cho khách hàng, kiểm

phí bảo quản hàng hóa, chi
phí nhân công,..

12

soát được nguồn hàng.


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5
Nhược điểm

- Không kiểm soát được

- Chi phí đầu tư ban đầu

nguồn hàng, bị động trong

lớn.
- Kho hàng nhiều cho phép

cung ứng sản phẩm.
- Tăng chi phí vận chuyển

giảm đáng kể chi phí vận

hàng hóa từ nhà cung ứng

chuyển hàng (vì thị trường

đến công ty và từ công ty

Amazon trên khắp TG nên

đến KH.

- Mức dự trữ thấp nên nếu

còn liên quan đến các thủ
tục xuất nhập hàng qua bên

có biến động nhu cầu KH

giới).
thì dễ xảy ra tình trạng thiếu - Lượng dự trữ lớn nên dễ
hàng bán.

xảy ra tình trạng thừa hàng
nếu không có sự kiểm soát
tốt.

13


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5

14


Quản trị tác nghiệp TMĐT B2C Nhóm 5

15