Skkn văn thư lưu trữ với công tác lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc xây dựng trường THCS nguyễn bá phát đạt chuẩn quốc gia

Tên đề tài:
“VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ GIÚP HIỆU TRƯỞNG
TRONG VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS NGUYỄN BÁ PHÁT ĐẠT CHUẨN
QUỐC GIA”
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Lý do chọn đề tài:
Xây dựng trường Trung học cơ sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo
Thông tư số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo (BGDĐT) là việc
làm khó khăn đối với trường học. Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn
nhất, khó thực hiện nhất là việc thiết lââp hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu
chuẩn của Bộ GD-ĐT quy định. Đây là công viêâc đòi hỏi người làm công tác lưu
trữ phải cẩn thâân cụ thể từng công viêâc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lââp đầy
đủ và sử dụng đạt hiệu quả... Hiêân nay, các trường đang còn nhiều khó khăn và
lúng túng trong quá trình lââp hồ sơ.
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi suy nghĩ không biết làm thế nào để
thực hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao,sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh
chóng khi tìm kiếm và thuận lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc
gia .Đó là lý do tôi chọn đề tài này
2. Mục đích :
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩnQuốc
gia. Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng
không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết
sắp xếp, phân bố thời gian từng công viêâc, từng giai đoạn mà thiết lââp hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo
dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp
hành chỉ đạo của phòng Giáo dục Hòa Vang và có mối quan hệ với các cơ quan
hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải
quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư lưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự
quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng

nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà
trường phải thực hiện.
Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán
bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm,
vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Biến cái khó
thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy
và đạt hiệu quả cao.
3-Thực trạng:
Trường THCS Nguyễn Bá Phát là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của
Phòng GD&ĐT Hoà Vang về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo
của các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà
trường. Đặc biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy xã Hòa Liên về việc
phấn đấu xây dựng nhà trường đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2010-2012. Do vậy
với công việc của người làm công tác văn thư –lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan
trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành bộ
hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn.
Trong qúa trình làm công tác văn thư - lưu trữ, tôi mới thấy hết những khó khăn,
trở ngại trong quá trình làm công việc này.
4.Phạm vi nghiên cứu:
Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không biết Làm thế
nào để thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và tra cứu hồ sơ
tài liệu một cách nhanh chóng khi có người cần. Cuối cùng tôi đã tìm ra cách cải
tiến phương pháp làm việc là Nên lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc
quản lý hành chính và xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia.
5. Phương pháp nghiên cứu
Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi công việc có liên quan với
nhau trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ đây là công việc mà nhân viên văn thư
phải làm; đăâc biêât là trong viêâc xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia.Vì vậy
tôi cần phải có phương pháp cải tiến công tác và săp xếp các loại hồ sơ nhằm
làm cho công việc thông suốt, hiệu quả.

6. Kế hoạch thực hiện:
Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà trường
điều hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ
đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và
báo cáo thông tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh
đạo ngành…giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với
các cấp uỷ Đảng và Nhà nước, với các cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh
vv…
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1- Cơ sở lý luận:
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự
việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải
quyết công việc đó.
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm viêâc, là cơ sở để giúp cho
Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian được
chủ động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công
việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải
được trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục
quan trọng đều được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ.
Quản lý hành chính được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự
nhất định, như thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng
quên, giảm bớt phiền hà cho người thực hiện công việc.
2- Thời gian nghiên cứu :
- Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy: Để
làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi
người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về
xác lập hồ sơ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và

chức năng của mình. Muốn vậy bản thân tôi phải luôn năng động, sáng tạo và
luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết


công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác. Đồng thời giúp cho lãnh đạo
quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ. Góp phần
tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết công việc trước mắt và đưa vào lưu
trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần nắm
vững một số nội dung sau để xử lý có hiệu quả:
+ Nhận và vào sổ công văn đến.
+ Vào sổ và gửi công văn đi.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Lập hồ sơ; phân loại và lưu trữ hồ sơ .
Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chính khác;
tất cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối năm lại nộp
cho bộ phận văn thư lưu trữ. Còn ở trường học tất cả công văn giấy tờ hằng
ngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởng
sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận có
liên quan để thực hiện. Như vậy, việc lập hồ sơ được tiến hành theo từng thời
gian, từng công việc. Khi công việc kết thúc thì hồ sơ đó kết thúc, đồng thời hồ
sơ của việc đó phải được lập xong để lưu trữ, khi cần thiết thì đem ra tra cứu.
Việc lập hồ sơ do nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có khoa học
tạo điều kiện cho việc giải quyết các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính xác
và đạt hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trong trường học một
cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát tài liệu. Do đó, những năm gần đây bộ
máy hành chính của trường từ hiệu trưởng đến các tổ công tác được thông suốt
đảm bảo thông tin hai chiều, đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp
phần vào thắng lợi nhiệm vụ của nhà trường và của ngành trong thời gian qua.
3- Giải pháp thực hiện :

a- Lập hồ sơ theo quy định :
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến
hết 31/12/cuối năm. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày
01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định …


theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào
hộp hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi:
Theo Thông tư 06/2010 của Bô ô GD&ĐT về tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường quy
định các loại hồ sơ trương chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lâ ôp mô ôt số loại
hồ sơ như sau
Hồ sơ học sinh,
Sổ đăng bộ,
Hồ sơ chuyển đi - đến,
Sổ gọi tên chi điểm,
Sổ ghi đầu bài
Sở quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS
Sổ lưu công văn đi –đến, …vv
Tất cả phải lưu cẩn thâân.


Hồ sơ lưu công văn đi, công văn đến
a/ Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan
trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học
bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao

cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho
văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và
văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
- Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong
học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao),


phiếu đăng ký nhập học lớp 6, Học bạ lớp 5 có xác nhận học xong chương trình
tiểu học, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi
sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu
tiên.
- Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong
học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì
thiếu sót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên
quan để xử lý.
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào
một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số
lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu
thông tin. Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học tập của học sinh và thu
lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước khi trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm.


Lưu hồ sơ học sinh
b/ Sổ đăng bộ:
Đây là công viêâc quan trọng trong công tác xây dựng trường chuẩn, nó
đánh giá quá trình đào tạo trong môât cấp học tại tiêu chuẩn 1 quản lý nhà
trường sổ đăng bôâ chỉ là môât loại sổ sách có trong tiêu chuẩn 1 mà thôi nhưng
trong tiêu chuẩn 4.Sổ đăng bôâ mới là môât phần quan trong trong quá trình đào
tạo ,chất lượng giáo dục của nhà trường trong môât khóa học .
- Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập

hợp danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp
sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận,
sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
- Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như:lên lớp,ở lại lớp, chuyển
đi, chuyển đến, bỏ học.cuối cấp học, được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ
còn lại bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu…Đây là kết quả của quá trình


đào tạo để làm công tác phổ cââp giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn.
- Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp thời
cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt.
+ Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
+ Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển
đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
+ Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng
hay giảm của các lớp trong mỗi năm học).
+ Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
c/ Sổ quản lý việc cấp phát bằng.
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu
giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên
rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền. Nhờ vậy đã
giúp cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm
tra, kiểm kê lập biên bản số bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu
giữ.
d/ Hồ sơ Cán bôô công chức.
Hồ sơ cán bôâ viên chức là tài liêâu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất
của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế,
phẩm chất đạo đức, trình đôâ năng lực, các mối quan hêâ gia đình và xã
hôâi….Được sự ủy nhiêâm của Hiêâu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải

có tính thống nhất ,khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ
sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế đôâ tài liêâu mâât do nhà nước quy định.
Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
- Tââp lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng
cấp bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luâât (nếu có)- Phiếu đánh giá
công chức hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhâân xét
đánh giá đơn thư- bảng kê thành phần tài liêâu có trong hồ sơ ).
Quá trình lưu trư:
- Các hồ sơ trên phải được Hiêâu trưởng nhà trường xác nhâân để lưu giữ.


- Khi chuyển giao hồ sơ CBCC hoăâc tiếp nhâân Hồ sơ CBCC cần phải thực
hiêân theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản
lý hồ sơ CBCC.
- Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy;
không thất lạc hồ sơ khi quản lí.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trên tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu PMIS trên
máy vi tính,dựa vào chương trình này tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi
của mỗi giáoviên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, hoàn cảnh gia đình,quá
trình đào tạo.Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận khi cần dễ tra cứu.


Tử quản lí hồ sơ cán bộ công chức
b/ Hồ sơ theo công việc:
Hằng ngày nhà trường luôn hình thành các loại giấy tờ, tài liệu; đồng thời cũng
thường xuyên nhận được các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan chủ
quản, hoặc chính quyền các cấp vv…Nên hình thành thêm các hồ sơ mang tính
công vụ( Hồ Sơ công việc) để dẽ quản lý công việc đây là hồ sơ minh chứng để
xây dựng trường chuẩn Quốc gia.
Có thể đơn cử một số hồ sơ công việc như sau:

+ Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn công tác tổng kết thực hiê ôn dạy thêm


–học thêm của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Hoà Vang. Nhân viên văn thư
hình thành hồ sơ công viêâc như sau:
- Quyết định của UBNDThành phố Đà Nẵng ban hành quy định quản lý dạy thêm
- học thêm.
- Công văn của Sở Giáo dục- Đào tạo về Hướng dẫn thực hiện quyết định quản
lý dạy thêm - học thêm của UBND Thành phố Đà Nẵng
- Công văn của Sở GD-ĐT V/v Tổ chức quản lý dạy thêm –học thêm Trên địa
bàn thành phố Đà Nẵng.
- Công văn của Hướng dẫn công tác quản lý dạy thêm - học thêm năm học 20112012 của phòng Giáo dục & Đào tạo Hòa Vang.
- Đơn đề nghị cấp giấy phép dạy thêm của Giáo viên .
- Biên bản xét duyệt hồ sơ và đề nghị cấp giấy phép dạy thêm -học thêm năm
2011-2012.
- Quyết định phân công cán bộ phụ trách theo dõi việc dạy thêm học thêm của
hiệu trưởng.
-Quyết định thành lập tổ kiểm tra dạy thêm - học thêm.
- Kế hoạch kiểm tra dạy thêm - học thêm.
- Biên bản kiểm tra dạy thêm - Học thêm (nếu có)
- Danh sách giáo viên được cấp giấy phép dạy them.
- Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm của Hiệu trưởng.
4. Kết quả thực hiện :
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi xem
xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc
phải có, hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ
minh chứng trong việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia. Là việc làm có ý
nghĩa rất lớn cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết.
Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một cách
ngăn sắp có khoa học nên từ năm 2010 đến nay trường THCS Nguyễn Bá Phát

luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi cũng luôn hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ được giao.
5. Bài học kinh nghiệm


Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học hỏi cách
làm này và áp dụng cho tổ mình lập được nhiều loại hồ sơ liên quan đến công
việc làm của tổ để tập hợp và hình thành hồ sơ “Xây dựng trường đạt chuẩn
quốc gia”
(nêu cụ thể dựa trên các giải pháp)
III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
1.Kết luận:
Qua việc lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc của bản thân tôi,
ngoài việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp cho
cán bộ quản lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học, thuận tiện, tra
cứu dễ dàng; không bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng trong công
tác dạy và học. Nó còn giúp cho đơn vị hệ thống được toàn bộ công việc đã
thực hiện trong thời gian qua.
Tôi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết thực thì
đó là thành quả xứng đáng nhất. Bởi vậy trong những năm công tác tôi đã xây
dựng cho mình kế hoạch thực hiện công việc một cách chính xác, theo dõi công
việc được toàn diện, bảo đảm được công việc chung của trường; Đồng thời tôi
đã phổ biến hướng dẫn cho một số thầy cô giáo có liên quan đến hồ sơ như tổ
trưởng chuyên môn, trưởng các đoàn thể cách hình thành hồ sơ công việc.
Chính vì vậy mà ở các tổ chuyên môn hoặc tổ công đoàn lập được nhiều loại hồ
sơ: như hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây dựng trường học thân thiện.
Qua quá trình thực hiện công việc lập hồ sơ cho từng công việc như thế đã giúp
cho lãnh đạo nhà trường lập được nhiều loại hồ sơ và lưu giữ cẩn thâân. Và quan
trọng nhất là công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”
Công tác văn thư –lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là nguồn cung cấp

thông tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn
đề theo một quá trình đó là căn cứ thực tiển nhất trong việc lập hồ sơ “xây
dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
-Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học , chính xác nên trong thời
gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ


được các nguồn thông tin đi –đến một cách đầy đủ chính xác kịp thời đáp ứng
được nhu cầu quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao ,Thực hiên Thắng lợi các
nhiệm vụ năm học của ngành giáo dục đã đề ra.
Trong thời kỳ đất nước đổi mới theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, thời
kỳ Công nghệ thông tin, máy tính đã thay thế con người làm nhiều việc trong đó
có lĩnh vực hành chính. Tuy nhiên máy tính không thể chủ động thay thế con
người sắp xếp thời gian, công việc một cách cụ thể. Mà phải do con người quyết
định thời gian tổ chức sắp xếp công việc cho mình.Trong quá trình công tác, bản
thân tôi đã rút ra kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn quốc
gia thì trước hết phải chú trọng là khâu hình thành hồ sơ ban đầu. Vậy nếu
tất cả hồ sơ công việc, công văn giấy tờ được sắp xếp trật tự đúng quy trình như
bản thân nêu ở trên, tất yếu sẽ đảm bảo công việc thực hiện đầy đủ, hiệu quả,
đúng thời gian.
Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh nghiệm
là phải lập hồ sơ công viê êc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính của
mình và giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu sát hơn. Đăâc
biêât là trong viêâc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
2. Kiến nghị:
Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn thư
phải thiết lập các loại hồ sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế chuyên môn.
Nên thành lập các loại hồ sơ hiện hành theo trong thời gian hình thành công việc
đó.
Các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất như tủ - kệ nhằm phục vụ tốt cho

công tác lưu trữ .
Trên đây là những kinh nghiện mà tôi đã thực hiện được trong quá trình công tác
trên thực tế tại trường THCS Nguyễn Bá Phát trong việc “xây dựng trường
THCS Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia”.
Người viết


Lê Thị Lan