Kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Phúc Hậu

1

LỜI MỞ ĐẦU
-----1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại kinh tế mở cửa, các doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội để vươn lên
và khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Tuy nhiên, bên cạnh đó các doanh nghiệp
cũng luôn phải đối mặt với nhiều khó khăn và thử thách bởi quy luật cạnh tranh khốc
liệt. Muốn đứng vững trên thị trường, các doanh nghiệp buộc phải tìm cho mình những
phương án kinh doanh hợp lý cũng như có được một bộ máy quản lý hiệu quả.
Khi xã hội ngày càng phát triển, mức sống được nâng cao, kéo theo nhu cầu
khách quan của con người được nâng lên. Ai cũng muốn sử dụng loại hàng hóa có chất
lượng tốt, mẫu mã đẹp,.. và giá cả phù hợp. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải quan
tâm nhiều hơn đến các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là các yếu tố
đầu vào trong đó phải kể đến nguyên vật liệu. Vì nguyên vật liệu cấu thành nên thực
thể sản phẩm, nó chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, do
vậy chỉ cần có thay đổi nhỏ về số lượng, giá cả, chủng loại, chất lượng,… cũng có tác
động lớn đến chất lượng và giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh
nghiệp. Vì vậy muốn cho hoạt động sản xuất diễn ra ổn định và liên tục thì trước hết
phải đảm bảo cung cấp các loại nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách phẩm
chất.
Chính vì nguyên vật liệu có vai trò quan trọng như vậy nên công tác hạch toán và
quản lý nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng của công tác kế toán trong
doanh nghiệp. Nó có ý nghĩa rất lớn để tiết kiệm chi phí đầu vào, giảm giá thành sản
phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Qua đợt thực tập này em nhận thấy được vai trò quan trọng của nguyên vật liệu
tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Phúc Hậu nói riêng và các doanh nghiệp nói chung.
Vận dụng kiến thức đã học ở nhà trường cùng với quá trình nghiên cứu và tìm hiểu


2

thực tế, được sự cho phép của Giám đốc cũng như cán bộ trong Phòng kế toán, em đã
chọn đề tài: Kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Phúc Hậu
2. Mục đích nghiên cứu
 Mục tiêu chung: Tìm hiểu tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh
nghiệp tư nhân xây dựng Phúc Hậu.
 Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu.
- Tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp
tư nhân xây dựng Phúc hậu.
- Đánh giá tình hình quản lý và tổ chức kế toán nguyên vật liệu làm nổi bật lên
những ưu điểm và nghiên cứu hạn chế cần khắc phục.
- Đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
tại Doanh nghiệp.
- Đi sâu tìm hiểu thực tế về hoạch toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân
xây dựng Phúc Hậu nhằm giúp em nhận biết sâu sắc hơn về công tác hạch toán kế toán
nguyên vật liệu trong một Doanh nghiệp cụ thể.
- Từ thực tiễn đó mới rút ra nhiều điều bổ ích cho bản thân để khi ra trường có
được nghiệp vụ chuyên môn vững vàng.
- Góp phần nhỏ cùng với doanh nghiệp để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán
nguyên vật liệu.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
 Đối tượng: Kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Phúc
Hậu
 Phạm vi nghiên cứu:
Đơn vị thực tập: Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Phúc Hậu
Thời gian: Từ ngày 10/02/2014 đến ngày 04/04/2014
Số liệu kế toán thực tập: Năm 2011, 2012, 2013 và 2014
4. Phương pháp nghiên cứu

3

 Phương pháp thu thập số liệu:
- Số liệu thứ cấp: Là những số liệu được thu thập từ các nguồn có sẵn như sách
báo, tạp chí, internet, đặc biệt là từ các phòng ban trong doanh nghiệp.
- Số liệu sơ cấp: Là số liệu thu được thông qua quan sát thực tiễn hoạt động kinh
doanh của Doanh nghiệp.
 Phương pháp xử lý số liệu:
Sau khi thu thập được các số liệu thứ cấp và sơ cấp thì tiến hành sắp xếp chúng
thành một hệ thống phù hợp với đề tài và được xử lý bằng phần mềm Excel.
 Phương pháp phân tích số liệu:
- Phương pháp thống kê kinh tế: Tổng hợp số liệu và hệ thống hóa tài liệu trên cơ
sở phân tổ thống kê và phân tích số liệu. Áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp
phân chia nguyên vật liệu thành từng nhóm, loại nguyên vật liệu cho phù hợp với tính
chất lý, hóa học, mục đích sử dụng,… khác nhau. Ngoài ra, sử dụng phương pháp này
vào quá trình nhập – xuất nguyên vật liệu đáp ứng cho yêu cầu sản xuất để phân tích và
đánh giá tình hình hạch toán nguyên vật liệu, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp cho doanh
nghiệp trong công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu.
- Phương pháp so sánh: Sử dụng phương pháp so sánh để thấy được sự biến động
của các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí,.. của doanh nghiệp qua các năm, từ đó đánh giá
khách quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp và trên cơ sở đó đưa ra kết luận,
định hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao kết quả kinh doanh.
 Phương pháp chuyên môn kế toán:
- Phương pháp chứng từ: Được xác định sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, những minh chứng các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Đồng thời là
căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Phương pháp đối ứng tài khoản: Tài khoản đối ứng để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu.
- Phương pháp tính giá: Tính giá là dùng thước đo giá trị để biểu hiện các tài sản,
các loại nguyên vật liệu ở các mức giá khác nhau, từ đó phản ánh và cung cấp thông tin

4

về tài sản và về nguyên vật liệu để đưa ra giải pháp thích hợp tại các thời điểm khác
nhau.
- Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán: Dùng phương pháp này sẽ khái quát lên
tình hình tài sản và kết quả kinh doanh, các mối quan hệ nhập, xuất, tồn nguyên vật
liệu trong doanh nghiệp.
 Phương pháp chuyên gia: là phương pháp lấy ý kiến của giáo viên hướng
dẫn, của cán bộ quản lý trong doanh nghiệp để phục vụ cho đề tài.
5. Dự kiến những đóng góp của đề tài
Qua nghiên cứu thì có thể thấy được những ưu điểm, hạn chế của công tác kế
toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp, từ đó đề ra những giải pháp để hoàn thiện công
tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Phúc Hậu.
6. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần lời mở đầu và kết luận, báo cáo chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây
dựng Phúc Hậu
Chương 3: Một số định hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật
liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Phúc Hậu
Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự chỉ dẫn và giúp đỡ tận tình của cô
giáo Bùi Thị Thanh Hiền cùng với các cán bộ kế toán của Doanh nghiệp tư nhân
xây dựng Phúc Hậu. Tuy nhiên, do đây lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và
hạn chế về nhận thức nên không thể tránh được những thiếu xót khi tìm hiểu, đánh giá
và trình bày về Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Phúc Hậu. Rất mong được sự bỏ qua
của Doanh nghiệp và rất mong được sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Quy Nhơn, ngày 17 tháng 02 năm 2014

Sinh viên thực hiện
Trần Thị Thanh Tâm


5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan về kế toán nguyên vật liệu
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu
Khái niệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện
dưới dạng vật hóa. Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho
việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho
quản lý doanh nghiệp.
Đặc điểm của nguyên vật liệu: là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh
doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí
kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu
bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. Nguyên vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn
khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, vốn góp của các thành viên tham gia công ty,…,
trong đó, chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài.
1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu
Vật liệu trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, có giá
trị, công dụng, nguồn hình thành,… khác nhau. Do vậy, cần thiết phải tiến hành phân
loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu. Căn cứ vào vai
trò và công dụng thì nguyên vật liệu được chia làm các loại như sau:
- Nguyên vật liệu chính: là những thứ nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công,
chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Cần chú ý rằng,
nguyên liệu là những vật phẩm tự nhiên chưa qua một sự chế biến nào và cần được tác
động của lao động, máy móc, kỹ thuật biến hóa mới thành sản phẩm hoặc đã qua chế
biến nhưng là yếu tố chính để cấu thành sản phẩm cho công đoạn sản xuất tiếp theo;

- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử
dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng
để bảo quản, phục vụ cho hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động


6

của người lao động (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương
liệu, xà phòng, giẻ lau,…);
- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá
trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt,…;
- Phụ tùng thay thế: gồm các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,…;
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ,…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục
đích đầu tư cho xây dựng cơ bản;
- Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt,…);
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như
bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,…
1.1.3. Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo quy
định, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc), tức là vật liệu khi nhập kho hay xuất
kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế.
 Giá gốc ghi sổ của vật liệu nhập kho trong các trường hợp cụ thể được
tính như sau:

 Nhập kho vật liệu do mua ngoài
Trị giá vốn
thực tế của

NVL nhập kho

Giá mua
=

Chi phí

(ghi trên

+ mua

hóa đơn)

hàng

+

Các loại thuế

Chiết khấu

không được

- TM, giảm giá

khấu trừ, hoàn lại

(nếu có)

- Giá mua được xác định theo 2 trường hợp:

+ Trường hợp hàng mua sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh mặt hàng
chịu thuế VAT, tính và nộp theo phương pháp khấu trừ thì trong giá thực tế của hàng
mua không bao gồm VAT đầu vào.


7

+ Trường hợp hàng mua sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh mặt hàng
chịu VAT, tính và nộp VAT theo phương pháp trực tiếp; mặt hàng không thuộc diện
chịu VAT hoặc các mặt hàng mua về dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án,
hoạt động phúc lợi thì trong giá thực tế của hàng mua bao gồm cả VAT đầu vào.
- Chi phí mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại,
bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, chi phí mở L/C và các chi phí dịch vụ ngân
hàng cho các thương vụ mua NVL từ các nguồn nhập khẩu hay trong nước.

 Với vật liệu do doanh nghiệp sản xuất: giá thực tế ghi sổ là giá thành sản xuất
thực tế của vật liệu do doanh nghiệp sản xuất, kiêm nhận, nhập kho.

 Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: giá thực tế ghi sổ khi nhập kho
gồm giá thực tế của vật liệu xuất thuê chế biến cùng các chi phí liên quan đến việc thuê
ngoài gia công, chế biến (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao
hụt trong định mức,…)

 Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn:
giá thực tế ghi sổ là giá thỏa thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá thanh toán ghi
trên hóa đơn GTGT do bên tham gia liên doanh lập) cộng (+) với các chi phí tiếp nhận
mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có).

 Với phế liệu: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụng được
hay giá trị thu hồi tối thiểu.

 Với vật liệu, dụng cụ được tặng, thưởng: Giá thực tế ghi sổ của số vật liệu này
là giá trị thường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có).
 Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ: tùy
theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ
nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây theo
nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ
ràng.


8

 Phương pháp giá đơn vị bình quân
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu và trị giá mua của hàng hóa xuất kho
trong kỳ được tính theo công thức:
Giá trị thực tế
vật liệu

Sản lượng
=

Giá đơn vị

thực tế

xuất dùng

x

vật liệu xuất dùng

bình quân
vật liệu xuất

 Giá đơn vị bình quân vật liệu xuất kho được tính theo 1 trong các phương
pháp sau:
 Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ
Giá trị thực tế
Giá đơn vị
bình quân

vật liệu tồn kho
=

vật liệu xuất

Tổng giá trị thực tế
+

vật liệu nhập kho

đầu kỳ

trong kỳ

Sản lượng vật
liệu tồn kho

Tổng sản lượng
+

vật tư nhập kho

đầu kỳ

trong kỳ

 Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa,
công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói
chung.
 Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập
Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập vật tư, kế toán phải xác định lại giá đơn
vị bình quân.
Giá trị thực tế
Giá đơn vị bình quân
vật liệu xuất sau
lần nhập N

vật liệu tồn kho
=

Giá trị thực tế
+

vật tư nhập kho

trước lần nhập N

lần thứ N

sản lượng vật liệu

Sản lượng vật liệu

tồn kho
trước lần nhập N

+

nhập kho
lần thứ N


9

 Cách này, mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của
từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì
không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu cũng như giá thành sản phẩm kỳ này.
 Phương pháp bình quân cuối kỳ trước (đầu kỳ này)
Giá đơn vị
bình quân

Giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ trước
=

vật liệu xuất

(đầu kỳ này)
Sản lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ trước
(đầu kỳ này)

 Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được
nhược điểm của cả 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của
phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.

 Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này, giả định rằng số vật liệu nào nhập vào kho trước thì sẽ
được xuất ra khỏi trước, xuất hết số nhập trước mới tới số nhập sau theo giá trị thực tế
của từng số hàng xuất (phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định
hoặc có xu hưởng giảm, vì giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là số thực tế của số vật
liệu mua vào sau cùng).

 Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO)
Phương pháp này ngược lại với phương pháp FIFO, tức là những vật liệu nào
mua vào sau cùng sẽ được xuất ra trước tiên (phương pháp này thích hợp trong việc
hạn chế sự tác động của lạm phát).

 Phương pháp hệ số giá
Theo phương pháp này, toàn bộ số vật liệu biến động trong kỳ sẽ được tính theo
giá hạch toán (là giá kế hoạch hoặc một mức giá ổn định trong kỳ theo kinh nghiệm
của người làm kế toán và được xác định trước). Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh từ giá
hạch toán về giá thực tế theo công thức sau:


10

Giá trị thực tế
vật liệu

Giá trị hạch toán

=

vật liệu xuất dùng

xuất dùng

x

trong kỳ
Giá trị thực tế
vật liệu tồn kho

Hệ số giá

Hệ số giá

=

Tổng giá trị thực tế
+

vật liệu nhập kho

đầu kỳ

trong kỳ

Giá trị hạch toán
vật liệu tồn kho

Tổng giá trị hạch toán
+

vật liệu nhập kho

đầu kỳ

trong kỳ

 Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này, vật liệu nhập kho theo đơn giá nào sẽ được xuất kho theo
đơn giá đó theo từng lô, từng thứ vật liệu tương ứng với từng lần nhập.
1.1.4. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ nguyên vật liệu
1.1.4.1. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng
của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng
được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản
xuất, hạ giá thành sản phẩm.
 Trong khâu thu mua: các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua
nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các
nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng,
quy cách, chủng loại và giá cả.
 Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ
nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ
quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế
độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu.
 Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá
nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong khâu sử dụng phải tổ

11

chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong
sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
 Phải căn cứ vào chứng từ, vào các loại sổ sách chi tiết từ các thời điểm nhập,
xuất, tồn kho.
 Tăng cường công tác đối chiếu kiểm tra, xác định số liệu trên sổ kế toán và trên
thực tế nhằm ngăn chặn các hoạt động tiêu cực.
 Định kỳ phải kiểm tra số tồn kho trong các kho hàng, trong phân xưởng sản
xuất nhằm điều chỉnh kịp thời tình hình nhập xuất, để cung cấp nguyên vật liệu ngay
khi cần.
 Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60 – 70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần
được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiẹp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết
kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối
tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa
học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý
nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản
đến khâu sử dụng.
1.1.4.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu cần phải thực hiện tốt
các nhiệm vụ sau:
 Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài Chính,
thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển
phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu , bảo
đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng
lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian
luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất.
 Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và
nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế
độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi

12

tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với
công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán.
 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hai nguyên
tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài Chính ban
hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp
thông tin đầy đủ, kịp thời.
 Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế
toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản
lý nguyên vật liệu.
1.1.5. Chứng từ và sổ sách sử dụng

 Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao
gồm:
 Phiếu nhập kho: Mẫu 01 – VT
 Phiếu xuất kho: Mẫu 02 – VT
 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu 03 PXK – 3LL
 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý: Mẫu 04 HDL – 3LL
 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu 03 – VT
 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Mẫu 04 – VT
 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu 05 – VT
 Bảng kê mua hàng: Mẫu 06 – VT
 Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn: Mẫu 04/GTGT
 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Mẫu 07 – VT
 Hóa đơn bán hàng thông thường: Mẫu 02GTGT – 3LL

Các chứng từ phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm
đảm bảo tính pháp lý để ghi sổ kế toán. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về
tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ về các nghiệp vụ phát sinh. Việc luân chuyển


13

chứng từ cần có kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo việc ghi chép kế toán được lập kịp
thời, đầy đủ.

 Sổ sách sử dụng
 Sổ sách sử dụng trong kế toán chi tiết vật liệu:
 Thẻ (Sổ) kho: Mẫu S12 – DN
 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu S10 - DN
 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ ,sản phẩm, hàng hóa: Mẫu S11 – DN
 Sổ đối chiếu luân chuyển
 Phiếu giao nhận chứng từ
 Sổ số dư
 Bảng lũy kế nhập xuất, tồn kho
 Sổ sách sử dụng trong kế toán tổng hợp:
Hiện nay, ở Việt Nam có 4 mô hình tổ chức hệ thống sổ kế toán. Đó là: Hình thức
Nhật ký – Sổ cái, hình thức Nhật ký chung, hình thức Chứng từ ghi sổ và hình thức
Nhật ký chứng từ.
* Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
 Chứng từ ghi sổ: Mẫu S02a – DN
 Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: Mẫu S02b – DN
 Sổ Cái: Mẫu số S02c – DN
* Hình thức kế toán Nhật ký chung
 Sổ Nhật ký chung: Mẫu số S03a – DN
 Sổ Cái: Mẫu số S03b – DN

* Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
 Nhật ký chứng từ, Bảng kê: Mẫu số S04 – DN
 Nhật ký chứng từ từ số 01 đến số 10: Mẫu số S04a – DN
 Bảng kê từ số 01 đến số 10: Mẫu số S04b – DN
 Sổ Cái: Mẫu số S05 – DN
* Hình thức Nhật ký - Sổ cái


14

 Sổ Nhật ký – Sổ cái: Mẫu số S01 - DN
1.2. Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu
Để kế toán chi tiết vật liệu các doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 3 phương
pháp là phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương
pháp sổ số dư. Về thực chất, kế toán chi tiết theo từng phương pháp nói trên bao gồm
công việc ghi chép của thủ kho tại kho, của kế toán tại phòng kế toán. Đây là công việc
quan trọng và chiếm khá nhiều thời gian, công sức của kế toán.
1.2.1. Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp thẻ song song, kế toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp
được tiến hành như sau:
- Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về
mặt số lượng.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình
hình hiện có, biến động tăng giảm theo từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho
mở ở kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn
cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị
của từng loại vật liệu.
 Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số lượng
 Nhược điểm: Việc ghi chép còn nhiều trùng lắp. Hơn nữa, việc kiểm tra đối

chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế
toán.
 Phạm vi áp dụng: Chỉ thích hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, số lượng
nghiệp vụ ít, trình độ nhân viên kế toán chưa cao.


15

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Ghi chú:

Thẻ
hoặc
sổ
kế
toán
chi
tiết

Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn kho

Kế toán
tổng hợp

Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng

1.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống như
phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu
luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo
từng kho. Phương pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng
lắp.
 Ưu điểm: Phương pháp này dễ làm, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nên
giảm bớt được khối lượng ghi chép cho kế toán.
 Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ
tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng tiến hành vào
cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra.
 Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có khối
lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết
vật liệu nên không có điều kiện ghi chép theo dõi hàng ngày.


16

Sơ đồ 1.2. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Ghi chú:

Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển

Kế toán
tổng hợp

Bảng kê xuất

Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng

1.2.3 Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể tại kho giống như các phương pháp
trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho,
xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và
nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn
phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư.
Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng
từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và
ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được
của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính
ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột
“số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật liệu tính bằng cách lấy số

lượng tồn kho theo x giá hạch toán).


17

 Ưu điểm: Hiệu suất công tác cao, tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ
kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, việc kiểm tra ghi chép
của thủ kho được tiến hành thường xuyên, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác và
kịp thời.
 Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có
và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật, nhiều khi phải xem số
liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng
kế toán gặp khó khăn.
 Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất
có khối lượng các nghiệp vụ xuất – nhập (chứng từ nhập xuất) nhiều, thường xuyên,
nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch
toán nhập xuất , trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán là tương đối cao.
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Phiếu nhập kho

Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sổ số dư

Thẻ kho

Bảng lũy kế nhập, xuất
tồn kho vât liệu

Kế toán tổng hợp
Phiếu xuất kho

Ghi chú:

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng


18

1.3. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Tùy theo đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các
phương pháp kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp
vụ nhập, xuất kho nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối
kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm với lượng nguyên vật liệu tồn cuối kỳ và theo qui định
của chế độ kế toán hiện hành (QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1955) trong doanh
nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hàng tồn kho là phương pháp kê
khai thường xuyên (KKTX) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK).
Việc sử dụng phương pháp nào tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, tính chất, số
lượng, chủng loại vật tư, hàng hóa của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản
lý, trình độ của cán bộ kế toán cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành và phải
thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.
1.3.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường
xuyên
1.3.1.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng
Để hạch toán vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng

phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng
phương pháp nào tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu
của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ
kế toán hiện hành.
Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) là phương pháp
theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách
thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương
pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy
nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa có giá trị thấp,
thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công
sức. Dầu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn


19

kho một cách kịp thời, cập nhật. theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế
toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói
chung và nguyên vật liệu nói riêng.
Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử
dụng các tài khoản sau:
 Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này được dùng để theo dõi
giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở
chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 152 như sau:
 Bên nợ TK 152: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của
nguyên, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh
giá tăng,…)  Trị giá nguyên vật liệu tăng
- Trị giá mua của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ
- Chi phí thu mua nguyên vật liệu nhập kho
- Trị giá nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập kho

- Trị giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến
- Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê

 Bên có TK 152: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu
trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt,…)  Trị giá nguyên vật liệu
giảm
- Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ
- Các khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại
- Trị giá nguyên vật liệu thiếu, hư hỏng mất phẩm chất trong kho

 Số dư bên nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho  Trị giá nguyên vật
liệu tồn kho cuối kỳ
 Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: tài khoản này dùng theo dõi các
loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hóa,…mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận


20

mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng, chưa về nhập kho (kể
cả số đang gửi kho người bán).

 Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng thêm trong kỳ.
 Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao
cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
 Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ).
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên
quan khác như 133, 331, 111, 112, 632, 157,…
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có
thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy
cách,… Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật

tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa”. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu Nhập kho”
vật tư trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ
kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm
căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ
phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản.
1.3.1.2. Kế toán biến động tăng vật liệu

 Tăng do tự sản xuất nhập kho hay do thuê ngoài gia công chế biến nhập kho
 Tăng do tự sản xuất nhập kho chỉ có với vật liệu tự chế nhập kho. Căn cứ vào
phiếu nhập kho vật liệu, kế toán ghi tăng giá trị vật liệu theo giá thành sản xuất thực tế
bằng bút toán:
Nợ TK 152 (chi tiết từng loại): Giá thành sản xuất thực tế vật liệu nhập kho.
Có TK 154 (chi tiết đối tượng): Giá thành sản xuất thực tế sản phẩm sản
xuất hoàn thành nhập kho vật liệu.
 Đối với giá trị vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến, khi việc thuê ngoài gia
công, chế biến hoàn thành, kiểm nhận, kế toán ghi tăng giá thực tế vật liệu nhập kho
bằng bút toán:


21

Nợ TK 152 (chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu nhập kho.
Có TK 154: Tổng trị giá vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến hoàn thành
kiểm nhận, nhập kho.

 Tăng do mua ngoài
Khi thu mua vật liệu có thể phát sinh các trường hợp như hàng và hóa đơn cùng
về; hàng về nhưng hóa đơn chưa về; hàng thừa, thiếu, kém phẩm chất,…Vì thế, kế toán
phải căn cứ vào từng trường hợp phát sinh cụ thể để ghi sổ:
 Trường hợp 1: Trường hợp mua ngoài, hàng và hóa đơn cùng về

Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán
phản ánh giá mua của hàng nhập kho bằng bút toán:
Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập kho.
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK liên quan (331, 111, 112, 141,…): Tổng giá thanh toán của vật liệu
mua ngoài nhập kho.
Các chi phí thu mua vật liệu được hạch toán vào giá thực tế của hàng mua vào
tương tự như trên.
Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng
mua (do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm,…) hoặc hàng mua nay
trả lại chủ hàng, ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả người bán.
Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại.
Nợ TK 138 (1388): Số được người bán chấp nhận nhưng chưa trả.
Có TK 152: Số giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại hay hàng mua trả
lại theo giá không thuế.
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số giảm giá, chiết
khấu thương mại được hưởng hay hàng mua trả lại.
Trương hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng do
thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi:


22

Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả.
Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại.
Nợ TK 138 (1388): Số được người bán chấp nhận.
Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng.
 Trường hợp 2: Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn
Trong trường hợp khi hàng thu mua về kiểm nhận, nhập kho, phát hiện thừa so

với hóa đơn, về nguyên tắc, bên mua phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết
để cùng xử lý. Về mặt kế toán, ghi như sau:

 Nếu nhập kho toàn bộ số hàng mua ngoài (kể cả số thừa)
Khi nhập kho, kế toán phản ánh toàn bộ số thực nhập:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá mua thực tế toàn bộ số vật liệu nhập kho (giá
chưa có thuế GTGT).
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tính theo số hóa đơn.
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn
Có TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (chưa có GTGT).
Căn cứ vào quyết định xử lý, nếu trả lại cho người bán, ghi:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý.
Có TK 152: Trả lại số thừa theo giá mua chưa có thuế GTGT.
Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên bán lập bổ sung
về số hàng thừa, kế toán ghi:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT).
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa.
Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa.
Trường hợp thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa.
Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân.


23

Cũng lưu ý rằng, trị giá hàng thừa ghi ở tài khoản 3381 có thể ghi nhận theo tổng
giá thanh toán (cả thuế GTGT đầu vào). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để
ghi sổ cho phù hợp.
Sơ đồ 1.4. Sơ đồ kế toán tổng quát các khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu
thương mại, hàng mua trả lại và chiết khấu thanh toán được hưởng theo

phương pháp kê khai thường xuyên
TK 151, 152, 153
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng
mua trả lại theo giá mua chưa có thuế GTGT nợ

TK 1331

TK 331
Trừ vào số còn
người bán

TK 111, 112
Thuế GTGT tương ứng với khoản chiết khấu
thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua

Nhận lại
bằng tiền

TK 515

TK 1388
Tổng số chiết khấu thanh toán được hưởng
tính trên số tiền đã thanh toán trước hạn

Người bán
chấp nhận

 Nếu nhập kho theo số hóa đơn
Khi nhập kho, ghi nhận số nhập kho như trường hợp trên. Số thừa coi như giữ hộ
người bán và ghi: Nợ TK 002.

Khi xử lý số thừa, ghi: Có TK 002.
Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ
sung, kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá vật liệu thừa (giá chưa có thuế GTGT).
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa.
Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa.
Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT).
Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân.


24

 Trường hợp 3: Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn
Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên
bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau:

 Khi nhập kho, kế toán phản ánh ghi
Nợ TK 152: Giá mua không thuế GTGT của số vật liệu thực nhập kho.
Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu (không có thuế GTGT).
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hóa đơn.
Có TK 331: Trị giá thanh toán của số hàng mua theo hóa đơn.

 Khi xử lý số thiếu, nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu
Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số hàng còn thiếu.
Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu.
Trường hợp người bán không còn hàng, bên bán căn cứ vào biên bản kiểm nhận
vật liệu, tiến hành lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho hóa đơn GTGT về số hàng
thiếu đã lập để giao cho bên mua. Kế toán bên mua căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh
giảm, ghi:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán.
Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu.
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu.
- Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường
Nợ TK 138 (1388), 334: Cá nhân phải bồi thường.
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu.
Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu.
- Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân
Nợ TK 632: Số thiếu không rõ nguyên nhân.
Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu.
Ngoài cách ghi trên, trị giá hàng thiếu ghi nhận ở tài khoản 1381 còn có thể ghi
nhận theo tổng giá thanh toán, do vậy số thuế GTGT đầu vào ghi nhận ở tài khoản
1331 chỉ là số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng với số hàng thực nhập.


25

 Trường hợp 4: Trường hợp hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách,
không đảm bảo như hợp đồng
Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao
trả cho chủ hàng hoặc được giảm giá, ghi:
Nợ TK 331, 111, 112,…: Tổng giá thanh toán.
Có TK 152: Giá mua của hàng trả lại hay được giảm giá (chưa có thuế
GTGT).
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng.
 Trường hợp 5: Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn
Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hóa đơn”. Nếu trong
tháng có hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hóa đơn vẫn chưa về
thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Ghi tăng giá trị vật liệu nhập kho.

Có TK 331: Ghi tăng số tiền phải trả theo giá tạm tính.
Sang tháng sau, khi hóa đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một
trong ba cách:
- Cách 1: Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán
thường.
- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ
(nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm
tính).
- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi
lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường.
 Trường hợp 6: Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về
Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng,
hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: