KHÓA đào tạo cán bộ mới TUYỂN DỤNG tại ngân hàng vietin bank

KHÓA ĐÀO T ẠO
CÁN B Ộ M ỚI TUY ỂN D ỤNG
Phòng Ch ế đ
ộ k ế toán

Hà N ội, n ăm 2014


MỤC L ỤC

I.

M ỘT S Ố KHÁI NIỆM C Ơ B ẢN V Ề K Ế TOÁN

II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
III. HỆ TH ỐNG S Ổ SÁCH, BÁO CÁO K Ế TOÁN
IV. HỆ TH ỐNG TÀI KHO ẢN K Ế TOÁN
V. TỔ CH ỨC B Ộ MÁY K Ế TOÁN NHCT VI ỆT NAM
VI. HƯỚ NG D ẪN S Ử D ỤNG B Ộ M ẪU CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN

2


I. M ỘT S Ố KHÁI NIỆM C Ơ B ẢN V Ề K Ế TOÁN
 K ế toán: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính d ưới hình th ức giá tr ị,
hiện vật và thời gian lao động.

 Ð ối t ượng k ế toán
Đối tượng k ế toán thu ộc ho ạt động kinh doanh g ồm:
a) Tài sản cố định, tài sản lưu động;
b) Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;

c) Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập;
d) Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước;
đ) Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh;
e) Các tài sản khác có liên quan đến đơn v ị kế toán.
Ð ối t ượng k ế toán thu ộc ho ạt động ngân hàng: ngoài quy định trên, còn có:
a) Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng;
b) Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;
c) Các khoản cam kết, bảo lãnh, các giấy tờ có giá.

3


I. MỘT S Ố KHÁI NI ỆM C Ơ B ẢN V Ề K Ế TOÁN
 Ch ứng t ừ k ế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã
hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Các hình thức chứng từ kế toán: Chứng từ giấy, Chứng từ điện tử

 Tài kho ản k ế toán dùng đểphân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh t ế, tài chính theo n ội dung kinh
tế.
Các loại TK kế toán: TK tổng hợp, TK chi tiết; TK nội bộ của Ngân hàng, TK giao dịch của khách hàng.

 Hệ th ống tài kho ản k ế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng.
NHCT VN sử dụng HTTK kế toán các TCTD do NHNN quy định đểlập báo cáo gửi các cơ quan chức năng,
đồng thời có sử dụng HTTK kế toán riêng để hạch toán theo yêu cầu quản trị, điều hành.
Các HTTK hiện hành của NHCT: HTTK Misac, HTTK Incas.

4


I. MỘT S Ố KHÁI NI ỆM C Ơ B ẢN V Ề K Ế TOÁN

 S ổ kế toán: dùng đểghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán gồm: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
 Phương pháp ghi s ổ k ế toán:
- Phải căn cứ vào chứng từ kế toán.
- Theo đúng trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ.
- Phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
- Có thể ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính.
- Sửa chữa sổ kế toán bằng máy vi tính: bằng 3 Phương pháp điều
chỉnh: Đỏđen, ngược vế, backdate.

5


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
 Các v ăn b ản hi ện hành:
1.

Luật kế toán 2003.

2.

QĐ 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của NHNN “Ban hành ch ếđộch ứng t ừ k ế toán Ngân
hàng”.

3.

QĐ 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 của NHNN “Ban hành Ch ếđộl ưu tr ữ tài li ệu k ếtoán
trong ngành Ngân hàng”.

4.

QĐ 127/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 01/02/2012 của NHCT VN “Quy định chếđộchứng t ừ k ế toán
trong hệ thống NHCT VN”.

5.

QĐ 934/QĐ-NHCT10 ngày 02/05/2008 của NHCT VN: Quy định nghi ệp v ụ cung ứng và s ử d ụng
Séc.

11.

CV 829/CV-NHCT10 ngày 06/03/2006 của NHCT VN: Chứng t ừ điều chỉnh.

12. QĐ 1731/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 18/1/2010 của NHCT VN: Quy định th ời h ạn b ảo qu ản, l ưu
trữ chứng từ tài liệu kế toán trong hệ thống NHCT VN.

6


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
Một s ố quy đị nh c ụ th ể v ề ch ứng t ừ k ế toán t ại Q Đ 127 c ủa
NHCT
1. Hình th ức & m ẫu ch ứng t ừ k ế toán:
- Hình th ức: Chứng từ giấy, chứng từ điện tử.
- Mẫu ch ứng từ kế toán, g ồm các lo ại:
 Mẫu do Bộ Tài chính quy định (Hóa đơn)
 Mẫu đặc thù của ngành NH do NHNN quy định (Séc)
 Mẫu do NHCT ban hành (gồm mẫu chứng từ kế toán thông thường
và mẫu ấn chỉ quan trọng).

7


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
2. N ội dung ch ủ y ếu c ủa ch ứng t ừ k ế toán:
-

Tên & số hiệu của chứng từ.

-

Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

-

Tên, địa chỉ, số CMND/Hộ chiếu, số hiệu TK của người trả (hoặc chuyển) tiền và tên, địa
chỉ của ngân hàng phục vụ người trả (hoặc người chuyển) tiền.

-

Tên, địa chỉ, số CMND/Hộ chiếu, số hiệu TK của người thụ hưởng số tiền trên chứng từ
và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

-

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

-

Số lượng, đơn giá (đối với loại chứng từ cần ghi), số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng đểthu, chi tiền phải ghi bằng số và
bằng chữ.

-

Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế
toán.

8


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN

9


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
3. L ập ch ứng t ừ k ế toán:
-

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán.

-

Chứng từ kế toán ngân hàng chỉ được l ập 1 l ần cho m ỗi nghi ệp v ụ phát
sinh, phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên
mẫu. Đối với séc, bắt buộc phải lập trên mẫu séc in sẵn nhận ở NH nơi khách hàng
mở tài khoản tiền gửi.

-

Chứng từ đểxử lý các nghiệp vụ chỉ liên quan đến nội bộ NH phải dùng các mẫu
chứng từ nội bộ do NH lập như Phiếu chuyển khoản, Phiếu thu, Phiếu chi… không
được dùng các chứng từ do khách hàng lập.

-

Chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đủsố liên quy định, khi viết phải dùng
bút mực (màu mực tím, xanh, đen) số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng,
chỗ trống phải gạch chéo; không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc
nhoè chữ, không được tẩy xoá, sửa chữa, không được viết bằng mực đỏ(trừ phiếu
kế toán lập đểđiều chỉnh sai sót).

10


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
-

Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ kế toán phải viết đủcâu, rõ nghĩa.

-

Ngày lập chứng từ ghi ngày thực tế nộp vào NH (trừ các chứng từ có quy định tách
biệt ngày lập và ngày giá trị ghi sổ là hai nội dung khác nhau).

-

Trên chứng từ bắt buộc phải ghi số chứng từ, các chứng từ có in số sẵn thì số chứng

từ là số in sẵn đó, chứng từ do khách hàng lập thì khách hàng phải đánh số.

-

Số tiền trên chứng từ bắt buộc phải ghi cả bằng số và bằng chữ.

-

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ kế toán ngân hàng
phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

-

Các chứng từ điện tử phải lập đúng mẫu quy định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ
các nội dung, bảo đảm tính pháp lý của chứng từ kế toán.

11


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
* Đối v ới Séc l ĩnh ti ền m ặt, Phi ếu chi ti ền m ặt, Phi ếu xu ất tài s ản/v ật
li ệu:
Phải ghi rõ họ tên người nhận, CMND/hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp. Riêng yếu tố
“Địa chỉ” của người nhận phải ghi theo địa chỉ nơi cư trú của người đó (Quy định tại
Bộ luật dân sự).

12


13

14


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
*

Đối v ới các ch ứng t ừ đi ều ch ỉnh:

-

Phải lập Tờ trình điều chỉnh hoặc /và Biên bản xác định nguyên nhân, ghi rõ: ngày phát
sinh, số tiền, nguyên nhân, các cán bộ liên quan; bút toán sai, bút toán điều ch ỉnh.

-

Chứng từ điều chỉnh.

-

Trường hợp sai sót phát sinh từ tháng trước với số tiền từ 1 tỷ đồng trở lên hoặc tương
đương: trước khi điều chỉnh phải chuyển bộ hồ sơ chứng từ điều chỉnh cho Bộ phận hậu
kiểm xác nhận.

-

N ếu sai sót phát sinh t ại các Phòng giao d ịch:

+ Số tiền sai < 1 tỷ và phát sinh trong tháng: PGD lập Tờ trình/Biên bản kèm chứng từ

đểhạch toán điều chỉnh, đồng thời gửi/fax về Phòng Kế toán Chi nhánh đểhậu kiểm và
xác thực tính chính xác của giao dịch.
+ Số tiền sai từ 1 tỷ trở lên hoặc sai sót phát sinh từ tháng trước: Trước khi hạch toán
điều chỉnh PGD phải lập Tờ trình/Biên bản kèm chứng từ gửi/fax về Bộ phận hậu kiểm của
Chi nhánh đểxác thực và trình Lãnh đạo CN phê duyệt mới được thực hiện.

15


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
4.

Ký ch ứng t ừ k ế toán:

-

Chứng từ kế toán phải có đủchữ ký; phải ký bằng bút mực, ký từng liên. Không được ký bằng mực đỏhoặc
đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Ch ữ ký trên ch ứng t ừ k ế toán c ủa m ột ng ười ph ải th ống nh ất.

-

Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng t ừ kế toán khi ch ưa ghi đủn ội
dung chứng từ.

-

Chứng từ chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và người kiểm soát ký trước khi th ực hi ện.

-

Ch ữ ký c ủa khách hàng trên ch ứng t ừ giao d ịch v ới ngân hàng:

 Ph ải đúng v ới ch ữ ký m ẫu đã đăng ký t ại Ngân hàng (chữ ký của KH cá nhân, tổ chức không bắt
buộc có KTT, tổ chức bắt buộc phải có KTT, TK đồng sở hữu).
 Việc uỷ quyền ký thay phải theo đúng các quy định của pháp luật:
o Xác lập bằng văn bản; không được ủy quyền cho người thứ 3.
o Nếu VB ủy quyền lập tại NHCT: phải có xác nhận của NHCT.
o Nếu VB ủy quyền lập ngoài NHCT : Phải có công chứng, chứng thực của Chính quy ền địa ph ương hoặc cơ
quan có thẩm quyền.

16


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
-

Chữ ký c ủa Ngân hàng:

o Chỉ được ký trong phạm vi thẩm quyền quy định
o Phải ký đúng mẫu đã đăng ký.
o Phải lập bản mẫu chữ ký đểđăng ký với Trưởng phòng kế toán và được lãnh đạo
đơn vị xác nhận trước khi thi hành.

17


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
5. Ki ểm soát ch ứng t ừ:
5.1. Nguyên t ắc ki ểm soát ch ứng t ừ:
-

Tất cả các chứng từ kế toán đều phải được kiểm soát.

-

Phải theo đúng trình tự luân chuyển chứng từ đểkiểm soát từ cấp thấp đến cấp cao.

-

Sau mỗi ngày hoạt động, toàn bộ chứng từ phát sinh trong ngày phải được Bộ phận
hậu kiểm thực hiện hậu kiểm.

Khi kiểm soát chứng từ nếu phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật và quy định
của NH thì phải từ chối thực hiện và báo cáo ngay cho lãnh đạo biết.
Chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác thì
được quyền trả lại khách hàng để lập lại cho đúng.

18


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
5.2. Ki ểm soát đối v ới ch ứng t ừ gi ấy:
-

Kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các nội dung ghi trên chứng từ; kiểm
soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; kiểm soát tính
chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.

-

Kiểm soát, đối chiếu chữ ký, mẫu dấu (nếu có).

-

Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) đối với các chứng từ quy định có KHM.

5.3. Ki ểm soát đối v ới ch ứng t ừ đi ện t ử:
-

Kiểm soát phần kỹ thuật thông tin (mã nhận biết trên chứng từ, tên tập tin đúng mẫu
quy định, nội dung chứng từ hợp lệ, hợp pháp…)

-

Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ (chữ ký điện tử, ký hiệu mật, tên và số hiệu
TK, số dư TK tiền gửi đểchi trả...)

19


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
5.4. N ội dung ki ểm soát ch ứng t ừ c ủa Giao d ịch viên:
5.4.1. Ki ểm soát trong ngày giao d ịch
a. Ki ểm soát khi ti ếp nh ận trực ti ếp ch ứng t ừ t ừ khách hàng:
 Các nội dung trên chứng từ
 Đối chiếu mẫu dấu, chữ ký
 Đối chiếu số dư trên TK tiền gửi, hạn mức thấu chi…
 Kiểm tra tính chất nghiệp vụ và TK hạch toán đểđảm bảo hạch toán đúng quy định.
L ưu ý: Ph ải ti ếp nh ận ch ứng t ừ trực ti ếp t ừ khách hàng (không nh ận
ch ứng từ g ửi qua b ưu đi ện, qua fax, g ửi qua nh ững ng ười khác nh ư CB

ngân hàng…)

20


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
b. Ki ểm soát khi nh ập giao d ịch vào h ệ th ống:
- Thông tin đã nhập trên hệ thống phải khớp đúng với chứng từ.
- Đố i v ới ch ứng t ừ gi ải ngân (CV 1437/TG Đ-NHCT10+19 ngày 24/01/2014):
 Quán triệt nguyên tắc KH vay vốn NHCT (trừ cá nhân vay tiêu dùng) đều phải m ở TK ti ền
gửi thanh toán tại NHCT.
 Đối chiếu chữ ký, mẫu dấu của KH trên chứng từ giải ngân khớp đúng mẫu đã đăng ký tại
NH. Trường hợp có nghi vấn phải trực tiếp báo cáo Lãnh đạo Chi nhánh hoặc liên hệđộc
lập với chủ TK đểxác minh thông tin.
 Giải ngân bằng chuyển khoản của KH là tổ chức: phải kiểm tra hồ sơ tín dụng, chứng từ
đảm bảo khớp đúng, có đủ chữ ký của Lãnh đạo và cán bộ Phòng KH/PGD.
 Giải ngân bằng chuyển khoản của KH cá nhân: phải yêu cầu Chủ TK (là chính KH vay
vốn) ký chữ ký chủ TK trước mặt GDV.
 Chứng từ giải ngân bằng tiền mặt: KH là tổ chức: Người lĩnh tiền phải có Giấy ủy quyền
hợp pháp của chủ TK. KH cá nhân: Người lĩnh tiền phải là chủ TK.

21


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
5.4.2. Ki ểm soát cu ối ngày giao d ịch:
-

Kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ với Liệt kê chi tiết giao dịch.

-

Đối chiếu số dư tồn quỹ trên báo cáo của GDV với tồn quỹ của Thủ quỹ.

-

Sắp xếp chứng từ theo thứ tự (nội bảng, ngoại bảng) chuyển cho KSV.

-

Quá trình kiểm soát nếu phát hiện sai sót phải điều chỉnh ngay trong ngày.

22


II. CH Ế ĐỘ CH ỨNG T Ừ K Ế TOÁN
6. Nguyên t ắc luân chuy ển ch ứng t ừ:
-

Chứng từ nhận trong giờ giao dịch phải được xử lý hạch toán ngay trong ngày, trừ trường
hợp nhận chứng từ sau giờ giao dịch thì hạch toán vào ngày tiếp theo.

-

Việc luân chuyển chứng từ phải đảm bảo đầy đủcác bước cơ bản: Tiếp nhận chứng từ của
KH/lập chứng từ -> Kiểm soát chứng từ -> Thu, chi tiền, hạch toán thanh toán -> Tổng h ợp
kiểm tra, đối chiếu cuối ngày -> đóng và lưu trữ chứng từ.

-

Chứng từ thu, chi tiền mặt

-

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: chỉ ghi Có vào TK của người thụ hưởng khi TK
của người trả tiền có đủkhả năng thanh toán.

-

Chứng từ luân chuyển trong nội bộ 1 NH do NH tự tổ chức luân chuyển, không luân
chuy ển qua tay khách hàng.

-

Chứng từ thanh toán ra ngoài NH (chuyển tiền, thanh toán bù trừ… ) thì luân chuyển qua
mạng nội bộ, mạng liên ngân hàng, bưu điện hoặc giao nhận chứng từ trực tiếp giữa các
ngân hàng.

23


III. H Ệ TH ỐNG S Ổ SÁCH, BÁO CÁO K Ế TOÁN
1. Hệ thống s ổ sách k ế toán:
1.1. Các lo ại s ổ k ế toán:
- Sổ kế toán TK sổ cái: GLI 283P, GLI 285P.
- Sổ kế toán TK chi tiết: Mẫu 16/NHCT10.
1.2. Quy định v ề vi ệc in, đối chi ếu và l ưu trữ s ổ k ế toán:
- Sổ kế toán TK sổ cái: in hàng ngày/lưu File đểđối chiếu.
- Sổ kế toán TK chi tiết:
.Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay của khách hàng :Hàng ngày, GDV in đểđối chiếu, lưu tr ữ và tr ả khách

hàng theo đăng ký của KH (in tại chương trình ISAPP): CV 858/CV-NHCT10 ngày 26/02/2008.
Trường hợp khách hàng muốn in sao kê TK chi tiết cho 1 kho ảng th ời gian nh ất định t ừ ngày…đến
ngày…: GDV in tại chương trình BDS.
.Sổ chi tiết TKTG Tiết kiệm, phát hành GTCG: GDV chỉ in sao kê hàng tháng đểđối chi ếu v ới TK
sổ cái và lưu trữ.
.Sổ kế toán các TK nội bộ của NH: Hàng ngày Kế toán viên in đểchấm và đối chiếu với ch ứng t ừ
và lưu trữ.

24


III. H Ệ TH ỐNG S Ổ SÁCH, BÁO CÁO K Ế TOÁN
2.

H ệ th ống báo cáo k ế toán:

-

Báo cáo tài chính

-

Báo cáo quản trị

-

Báo cáo thống kê

2.1. Báo cáo tài chính:
-

Bảng cân đối kế toán

-

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

-

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

-

Thuyết minh báo cáo tài chính
Toàn bộ BCTC riêng lẻ, hợp nhất của NHCT do Trụ sở chính lập.
Tại các Chi nhánh chỉ lập và gửi cho NHNN: Bảng cân đối TK k ế toán tháng/n ăm.

Việc lập và kiểm soát Bảng cân đối TK kế toán: theo quy định c ủa NHCT t ại Q Đ 1001/2013/Q ĐHĐQT-NHCT10 ngày 21 /06 /2013.

25