MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

SỞ NGOẠI VỤ TỈNH QUẢNG NAM

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC
ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI TRONG
CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

Người thực hiện đề tài: Nguyễn Thị Thùy Trang
Trưởng phòng Lễ tân – Lãnh sự & Thông tin đối ngoại

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

1


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

MỤC LỤC
PHẦN I: GIỚI THIỆU
1.

Khái niệm

1.1 Khái niệm Lễ tân ngoại giao
1.2

Khái niệm Lễ tân đối ngoại

2.

Đối tượng phục vụ

3.

Vai trò

4.

Nhiệm vụ tại địa phương

PHẦN II. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VIỆC TỔ CHỨC ĐÓN
TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI
I.

Lập kế hoạch đón tiếp

1.

Phương châm đón tiếp

2.

Lập kế hoạch

1.1

Xác minh và khẳng định các thông tin về đoàn khách

1.2

Lập kế hoạch

II.

Một số nối dung công tác chuẩn bị đón tiếp cần chú ý

1.

Phòng tiếp khách

2.

Khách sạn

3.

Các buổi ăn uống

4.

Tặng hoa

5.

Tặng quà

5.1

Nguyên tắc tặng quà

5.2

Ý nghĩa của việc tặng quà

5.3

Cách thức tặng quà

6.

Phân biệt quà tặng và quà lưu niệm

III.

Tổng kết, rút kinh nghiệm
PHẦN III. MỘT SỐ NGUYÊN TẮC LỄ TÂN CẦN LƯU Ý

1.

Ngôi thứ

2.

Bố trí chỗ ngồi

2.1

Bố trí thứ tự ưu tiên

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

2


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

2.2

Vị trí ưu tiên trên xe ô tô

2.3

Vị trí danh dự trong ký kết văn bản

2.4

Vị trí của phiên dịch

2.5

Ngôi thứ xã giao

3.

Trang trí cờ

4.

Tổ chức tiệc chiêu đãi

4.1

Ý nghĩa

4.2

Các loại tiệc

4.3

Một số cách sắp xếp tiệc ngồi

4.4

Một số công tác chuẩn bị

a.

Giấy mời tiệc

b.

Chuẩn bị thực đơn

c.

Chuẩn bị đồ uống

d.

Trang trí bàn tiệc

e.

In thực đơn

PHẦN IV. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ ỨNG XỬ TRONG LỄ TÂN NGOẠI
GIAO
1.

Cách trao nhận danh thiếp

2.

Bắt tay

2.1

Các yêu cầu đặt ra khi bắt tay

2.2

Các trường hợp nên bắt tay

2.3

Điều tối kỵ trong bắt tay

3.

Giới thiệu và tự giới thiệu

3.1

Giới thiệu ngắn gọn

3.2

Thứ bậc trong giới thiệu

4.

Cách sử dụng dụng cụ ăn uống trong bàn tiệc

4.1

Dụng cụ ăn và thứ tự

4.2

Cách cầm dao nĩa

4.3

Giao tiếp trong chiêu đãi

5.

Một số điều cần lưu ý khi tiếp xúc với khách nước ngoài

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

3


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

6.

Trang phục

6.1

Thông điệp của trang phục

6.2

Chỉ dẫn về trang phục

6.3

Các loại trang phục thông thường

7.

Một số nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại

PHẦN V. MỘT SỐ LỖI THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG CÔNG TÁC

ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI
PHỤ LỤC: MỘT SỐ BIỂU MẪU LIÊN QUAN
1. Bảng phân chia hạng mức khách.
2. Chi tiêu đón tiếp khách.

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

4


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

PHẦN I. GIỚI THIỆU

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

5


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

1. Khái niệm
1.1 Lễ tân ngoại giao
Được hình thành từ những thế kỷ xa xưa, Lễ tân ngoại giao không ngừng tiến
triển cùng với sự phát triển của xã hội loài người và sự phát triển của mối quan hệ
giữa các quốc gia. Lễ tân Ngoại giao được xuất phát từ đường lối chính sách đối
ngoại của mỗi quốc gia nhằm thể hiện và phục vụ đường lối chính sách đối ngoại đó.
Lễ tân ngoại giao tuy không được coi là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại
nhưng lại là những công việc cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động ngoại giao tiến
hành thuận lợi. Nó là công cụ chính trị của họat động đối ngoại của một Nhà nước, là

phương tiện thực hiện và cụ thể hóa các nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế.
Nguyên tắc tôn trọng chủ quyền quốc gia được thể hiện rõ từ việc sắp xếp chỗ ngồi
trong các hội nghị quốc tế đến các nghi lễ trong việc đón tiếp như cách treo quốc kỳ,
cử hành quốc thiều, trong các buổi tiệc chiêu đãi thân mật …
Lễ tân ngoại giao còn thể hiện được sự trọng thị trong mối giao hảo giữa các
quốc gia. Sự thiếu sót trong công tác Lễ tân ngoại giao bị coi như là một sự khinh
miệt, nhục mạ người đại diện quốc gia, làm mất thể diện quốc gia. Trong lịch sử
ngoại giao có thể tìm thấy nhiều chuyện rắc rối chỉ vì thái độ coi thường đối với nghi
thức lễ tân, hoặc tự ý bỏ đi một số tập quán về lễ tân đã được quốc tế thừa nhận.
Lễ tân ngoại giao: là sự vận dụng tổng hợp những nguyên tắc và qui định của
luật pháp quốc tế, phù hợp luật pháp quốc gia của nước hữu quan, đồng thời phù
hợp truyền thống và tập quán lịch thiệp quốc tế, cũng như đặc điểm văn hóa, tôn
giáo của các dân tộc. Có những thói quen hình thành từ lâu, trở thành nề nếp trong
sinh hoạt và giao tiếp quốc tế mà ngày nay lễ tân lễ tân ngoại giao bắt buộc phải
tuân thủ, mặc dù không có qui dịnh trong bất cứ điểu ước quốc tế nào.
1.2 Lễ tân đối ngoại: Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại cơ bản giống nhau
về tính chất, vai trò và nguyên tắc ứng xử, chỉ khác nhau về cách vận dụng như thế
nào cho phù hợp, tức là có thể linh động trong cách thể hiện nhưng nhất thiết phải
chặt chẽ trong nguyên tắc.
2. Đối tượng phục vụ
Đối tượng phục vụ của lễ tân ngoại giao hẹp hơn lễ tân đối ngoại. Lễ tân
ngoại giao có quan hệ chủ yếu với các vị đứng dầu nhà nước và chính phủ, các bộ
ngoại giao, các đại sứ quán và viên chức ngoại giao… Lễ tân đối ngoại có quan hệ
với các địa phương quốc tế, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, cơ quan đại diện
kinh tế, thương mại, văn hóa, xã hội, từ thiện nước ngoài, hàng triệu du khách nước
ngoài thuộc đủ loại cộng đồng các dân tộc, các tôn giáo, nghề nghiệp.
3. Vai trò
- Là bộ phận cấu thành của ngoại giao, lễ tân ngoại giao là công cụ chính
quan trọng của hoạt động đối ngoại nói chung và ngoại giao nói riêng. Tất cả những
ai tham gia hoạt động đối ngoại, từ vị lãnh đạo cấp cao ở trung ương đến các công

chức ở địa phương đều phải thông qua và thực hiện một số biện pháp lễ tân. Các
Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

6


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

biện pháp lễ tân được vận dụng ra sao, ở cấp độ nào tuỳ thuộc vào trạng thái
quan hệ giữa các bên hữu quan.
- Là một mảng trong bức tranh toàn cảnh về văn hoá của một dân tộc, lễ tân
ngoại giao giới thiệu và chuyển tải những đặc trưng văn hoá của dân tộc với thế
giới.
- Là phương tiện thực hiện và cụ thể hoá những nguyên tắc cơ bản của luật
pháp quốc tế sau đây:
+ Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau;
+ Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử;
+ Nguyên tắc có đi có lại;
+ Nguyên tắc kết hợp luật pháp quốc tế với qui định quốc gia và truyền
thống dân tộc.
Bốn nguyên tắc nêu trên phải được quán triệt từ khi chọn lựa quyết định
đến khi triển khai các biện pháp lễ tân sao cho chủ quyền của các quốc gia tham
dự được tôn trọng, để mỗi quốc gia hay người đại diện của quốc gia đó được đối
xử bình đẳng và không bị phân biệt đối xử trong mọi hoạt động quốc tế.
4. Nhiệm vụ tại địa phương
Công tác lễ tân ở địa phương nhằm giúp cấp uỷ, uỷ ban và các ban ngành
thực hiện các công việc lễ tân có nhân tố đối ngoại như:
- Tổ chức các công việc Lễ tân như đón đoàn nước ngoài, tổ chức hội
đàm, mitting, chiêu đãi, các cuộc tiếp xúc, hội nghị giữa các tỉnh của các nước…
- Công việc hiếu hỉ với nước ngoài; bao gồm các hoạt động chúc mừng,

thăm hỏi, chia buồn tới các nước, tới các Đại sứ quán, Tổng lãnh sự, các cơ quan
đại diện ngoại giao ở nước ta.
- Quản lý các cơ quan nước ngoài đóng ở địa phương về đăng ký, cấp
phát giấy tờ, đáp ứng nhu cầu và giúp họ giải quyết những công việc hành chính,
hiếu hỷ, tổ chức các lễ tiết quan trọng ở địa phương.
- Có trách nhiệm liên hệ chặt chẽ với Vụ Lễ tân, Ban Đối ngoại Trung
ương, Ủy Ban Đối ngoại Quốc hội khi có những vụ việc phát sinh tại địa
phương.

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

7


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

PHẦN II. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VIỆC TỔ CHỨC
ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

8


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

I. Lập kế hoạch đón tiếp
1. Phương châm đón tiếp
- Lịch thiệp, trọng thị, chu đáo và cởi mở;
- Trung thực, thẳng thắn;

- Tạo lòng tin, giữ lời hứa;
- Đảm bảo thời gian và chương trình làm việc;
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối.
2. Lập kế hoạch
2.1 Xác minh và khẳng định các thông tin về đoàn khách trước khi lập
kế hoạch
TT
Nội dung
Ghi chú
1.
Chức vụ Trưởng đoàn
Quyết định hạng mức đón tiếp
khách, công tác an ninh, bảo
vệ, dẫn đường,...
2.
Phu nhân hoặc phu quân
3.
Mục đích, tính chất, yêu cầu chuyến
công tác
4.
Danh sách đoàn
Quan trọng nhất, quyết định
đến các khâu liên quan như
thành phần mời làm việc, bố trí
ăn ở, chương trình,...
5.
Số lượng đại biểu
Cần dự kiến phát sinh
6.
Giới tính

Cần thiết để xác định đối tượng
tặng hoa, quà, bố trí khách sạn,
chương trình shopping,...
7.
Thời gian đến, đi
8.
Chương trình làm việc, thăm quan
9.
Địa điểm đến, đi (sân bay, nhà ga,
Để xác định kế hoạch đón, tiễn
đường bộ, từ tỉnh nào,...)
phù hợp
10.
Phương tiện
Đoàn tự bố trí hay địa phương
hỗ trợ, bao nhiêu xe, loại xe
nào
11.
Lịch sử mối quan hệ giữa tỉnh và đoàn, Có các trường hợp một số đoàn
hoặc giữa người chủ trì tiếp và trưởng
có chức vụ thấp (theo quy định
đoàn.
hạng mức) nhưng lại có vai trò
và ảnh hưởng lớn đến một số
nội dung công việc nhất định
hoặc có mối quan hệ thân tình
với lãnh đạo tỉnh nên vẫn tổ
chức đón tiếp trọng thị theo chỉ
đạo
12.

Khách đến lần đầu tiên hay nhiều lần
Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

9


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

13.

17.

Có tổ chức ký kết biên bản thỏa thuận
hay biên bản buổi làm việc hay không?
Có ký kết dự án hay không? Nếu có thì
ai ký? Dự thảo biên bản,...
Đầu mối liên lạc của đoàn
Những nét đáng chú ý về tình hình sức
khỏe, sở thích ăn uống, ăn kiêng,...
Tập quán, văn hóa ứng xử cơ bản của
khách
Phiên dịch

18.

Nội dung buổi làm việc

14.
15.
16.

Lễ tân, an ninh của đoàn

Ngôn ngữ chính thức của đoàn,
đoàn có phiên dịch tháp tùng
không?

1.2 Lập kế hoạch: gồm các nội dung chủ yếu sau đây
TT
1.

Nội dung
Mục đích chuyến thăm, làm việc

Ghi chú
Chào xã giao hay làm việc, hội
đàm, ký kết
Chú trọng nguyên tắc đối đẳng

2.
3.

Yêu cầu đón tiếp, hạng mức đón tiếp
Chương trình hoạt động của đoàn, ghi
cụ thể chương trình của đoàn, càng chi
tiết càng tốt:
Đón, tiễn khách tại sân bay, nhà ga, địa Bố trí đón, tiễn, có tặng hoa tại
giới hành chính giữa các tỉnh
điểm đón không? Ai đón, ai
tặng hoa

Đón khách tại trụ sở cơ quan, khách
Có bố trí tiếp xã giao hay
sạn,...
không? Tặng hoa, ai tặng? Địa
điểm đón đoàn? Có phát biểu
chào mừng không? Có bố trí
khăn lạnh, hoa quả, nước uống
không?
Phương tiện đón, có bố trí xe cảnh sát
Chú ý đối với các đoàn đông
dẫn đường hay không
hoặc đoàn quan trọng cần bố trí
xe riêng chở hành lý
Địa điểm khách sạn lưu trú
Loại phòng, hạng phòng tùy
thuộc mức giá
Các bữa ăn, chiêu đãi
Ai chủ trì tiếp, thành phần dự
tiếp, phương án vệ sinh an toàn
thực phẩm, có bố trí văn nghệ
không, (nội dung này sẽ được
nêu kỹ tại phần tổ chức tiệc
chiêu đãi)
Các buổi làm việc, biên bản ký kết
Ai chủ trì tiếp, thành phần cùng
dự tiếp, ai chuẩn bị nội dung,...

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

10

Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

Tham quan, giải trí

Mời báo, đài
Chuẩn bị bài phát biểu

Trang trí: panô, băng rôn, cờ

4.

Các nội dung khác
Quà tặng
Công tác an ninh

Đề xuất phân công các ngành chức
năng, địa phương phối hợp đón tiếp

Ai tháp tùng thăm quan, có đón
tại điểm thăm quan không, vị trí
đón tại đâu, có phát biểu tại
điểm đón không, tặng hoa, bố
trí phòng tiếp, hướng dẫn viên,
dù dự phòng, nước uống, xích
lô, phương án y tế, lộ trình cho
phù hợp với thời gian, thời tiết,
sức khỏe, sở thích, nhu cầu của
đoàn ...

Bố trí tham gia các chương
trình văn hóa, văn nghệ
Mời dự các hoạt động chính
thức hoặc thăm quan nhằm
quảng bá, tuyên truyền
Chỉ phát biểu xã giao, thông
báo tình hình hay có đề xuất,
thảo luận gì không? Đơn vị nào
tham mưu, tổng hợp bài phát
biểu, ai phát biểu, thời gian phát
biểu, chuyển bài phát biểu cho
phiên dịch
Nội dung, hình thức, màu sắc,
kích thước, cỡ chữ, kiểu chữ,
ngôn ngữ, quốc kỳ, phông
nền,...
Ai tặng, tặng cho đối tượng
nào, đã từng tặng loại quà đó
hay chưa, tặng lúc nào
Phối hợp với công an tỉnh xác
định có bố trí xe dẫn đường
không, lộ trình, thời gian di
chuyển, cán bộ tháp tùng, bảo
vệ, các thông tin liên quan đến
công tác an ninh cần chú ý
Căn cứ nội dung, chương trình
hoạt động của từng đoàn cụ thể
để đề xuất phân công các địa
phương, các cơ quan ban ngành
phối hợp chuẩn bị nội dung, bố

trí làm việc, thăm quan, trang
trí, ...

Lập kế hoạch phân công cán bộ công
chức sở tham gia thực hiện nhiệm vụ
Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

11


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

Lập dự toán kinh phí đón tiếp, tạm ứng
kinh phí, chuẩn bị công tác hậu cần,
khánh tiết
II. Một số nội dung công tác chuẩn bị đón tiếp cần lưu ý
1. Phòng tiếp khách
- Phòng tiếp khách phải thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ, trang trí lịch sự, trang
nhã.
- Tùy theo tính chất và cấp độ của đoàn khách, mục đích và nội dung buổi làm
việc để xác định có trang trí pa nô, banner, băng rôn,... đón đoàn hay không? Tùy
theo thời gian làm việc mà bố trí trái cây, khăn lạnh,...
- Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc thì nên
kê bàn kiểu hội đàm (chữ U) hoặc hội nghị có thể kê kiểu chữ U hoặc lớp học.
- Trong phòng khách, bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính
(khách ngồi bên tay phải chủ nhà). Trong phòng làm việc thì bố trí hai đoàn ngồi
đối diện. Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau. Trên bàn làm
việc, trước mặt mỗi người, nên có tên, giấy trắng, bút chì/bút bi, chai nước và cốc,
tránh để người phục vụ vào phòng phục vụ trong khi hai đoàn đang phát biểu, hay
bàn thảo những vấn đề bí mật hoặc nhạy cảm.

- Tùy vào cấp độ của khách và tính chất buổi làm việc mà xem xét có trang trí
phông, khẩu hiệu, cờ,.... hay không
2. Khách sạn
- Tùy theo cấp độ của đoàn khách mà bố trí khách sạn cho phù hợp. Tuy
nhiên, đối với những địa phương có điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế, có thể bố
trí nhà khách hoặc những khách sạn nhỏ, nhưng cần chú ý đến vệ sinh, máy nước
nóng lạnh, điều hòa, quạt, .... để phục vụ được những nhu cầu tối thiểu của khách.
- Cần kiểm tra khách sạn trước khi đoàn đến. Lưu ý tại khách sạn cần có địa
điểm ăn điểm tâm, phòng tiếp điểm tâm riêng biệt.
- Dịch vụ phòng thường là do khách tự thanh toán, điều này cần thông báo
trước cho đoàn khách. Tuy nhiên, đối với một số đoàn khách đặc biệt và với số tiền
dịch vụ không nhiều, thì cơ quan đón tiếp sẽ thanh toán.
3. Các buổi ăn uống
- Cần bố trí lãnh đạo tiếp khách tại các buổi ăn uống (trừ những đoàn đến
trong một thời gian dài, có bố trí cho đoàn ăn tự do). Ngoài lãnh đạo tỉnh, mời thêm
các cơ quan, địa phương liên quan cùng dự tiếp các buổi. Tuy nhiên, cần tránh mời
quá đông hoặc quá ít so với số lượng khách.
- Thực đơn các bữa ăn cần cố gắng tránh trùng lắp (món, hình thức chế
biến,...). Khi chọn thực đơn cần lưu ý:
+ Chọn món ăn phù hợp với tình hình địa phương, sở thích của khách,...
+ Không nên trao toàn quyền cho nhà bếp chọn thực đơn, cũng không nên áp
đặt thực đơn cho đầu bếp. Nên tham khảo và ưu tiên chọn những món ăn là sở
trường của nhà hàng.
Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

12


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

+ Chọn những món ăn mà việc chuẩn bị và bảo quản dễ dàng
+ Không được coi bữa tiệc là cuộc thí nghiệm một nghệ thuật ăn uống,
không chọn những món quá mới, lạ, ít người biết đến...
+ Chọn những món ăn dễ sử dụng
+ Cần tôn trọng những điều cấm kỵ trong tôn giáo của khách
+ Dự trữ những món ăn kiêng dành cho những vị khách có chế độ ăn kiêng
đặc biệt
+ Không nên phục vụ khách nước ngoài những món ăn dân tộc của họ. Tuy
nhiên đôi khi có thể đưa vào thực đơn một món ăn phản ánh nền văn hóa dân tộc
của khách.
4. Tặng hoa
- Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quà
nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự ngưỡng mộ… trong những dịp
đáng ghi nhớ.
- Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng,
bao bì lịch sự. Để tránh những lỗi dễ mắc phải như màu sắc không phù hợp, hoa quá
nặng mùi, có nhiều phấn gây dị ứng,... cần ưu tiên chọn mua những bó hoa gồm
nhiều loại hoa, nhiều màu, ít có mùi hương, ít có phấn hoa,... Có thể tặng bó hoa to
(nếu khách không mang hành lý, không di chuyển xa) hoặc tràng hoa (nếu khách có
mang hành lý hoặc di chuyển xa – ví dụ như đón tại sân bay hoặc đón đi thăm quan).
Nếu có phu nhân của trưởng đoàn cùng đi, nên tặng hoa cho cả hai người.
5. Tặng quà
5.1 Nguyên tắc tặng quà
Điều 28 của Nghị định số 82/2001/NĐ-CP về nghi lễ Nhà nước và đón tiếp
khách nước ngoài quy định quà tặng như sau “Có tặng phẩm cho trưởng đoàn, phu
nhân (hoặc phu quân) các đoàn thăm chính thức, thăm làm việc, thăm cá nhân.
Trong trường hợp đặc biệt, có tặng phẩm tặng đoàn viên chính thức và quan chức
tuỳ tùng. Tặng phẩm là do ta sản xuất và thể hiện bản sắc dân tộc”
5.2 Ý nghĩa của việc tặng quà
- Tặng qùa là một thông lệ trong tất cả các nền văn minh và ở mọi thời đại.

Quà tặng là thông điệp cuối cùng mà khách sẽ mang về đất nước họ, ảnh hưởng rất
lớn đến sự thành công trong mọi hoạt động.
- Thành công của việc tặng quà là phải có sự lựa chọn quà tặng phù hợp với
từng đoàn khách, phải xác định được cách thức trao quà, thời điểm thuận lợi trao
quà để người khách khi nhận quà tỏ thái độ trân trọng và hài lòng, không bỏ quên
quà trong góc tủ hay vứt đi trên đường về.
- Tặng quà không hẳn chỉ là vấn đề tuân theo những qui ước của phép lịch sự.
Một hình ảnh có giá trị bằng cả ngàn lời nói, một đồ vật có giá trị không kém một bài
diễn văn. Quà tặng và đồ lưu niệm là thông điệp cuối cùng mà khách mời sẽ mang
về. Khi đã rời chủ nhà, chúng gợi lên kỷ niệm về một cuộc gặp gỡ mà dĩ nhiên họ

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

13


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

mong muốn có kết quả. Tặng quà là một thông lệ trong tất cả các nền văn minh và ở
mọi thời đại.
5.3 Cách thức tặng quà
- Thường tặng quà vào đầu hơn là vào cuối chuyến thăm và tặng vào cuối
buổi tiếp.
- Thông thường có hai cách tặng quà: tặng trực tiếp và tặng qua đường lễ tân:
+ Tặng trực tiếp: áp dụng đối với trưởng đoàn và các thành viên của đoàn
(trong trường hợp thành phần đoàn ít, dưới 10 người, có quan hệ mật thiết với địa
phương). Tặng cho toàn đoàn ngay tại buổi tiếp. Đối với các đoàn khách cấp cao
(hạng đặc biệt), thường thì quà tặng sẽ được chuyển qua đường lễ tân, nếu muốn
tặng trực tiếp phải thông báo cho cán bộ lễ tân phía bạn để xin ý kiến. Việc tặng quà
cần được thông báo cho đối phương để họ có thể chủ động chuẩn bị quà tặng.

+ Tặng qua đường lễ tân: đối với các đoàn khác hoặc các đoàn quan trọng có
quá nhiều thành viên. Trong trường hợp này, chỉ tặng cho Trưởng đoàn tại buổi tiếp
còn quà của các thành viên khác sẽ được chuyển đến lễ tân khách sạn nơi đoàn ở
hoặc chuyển cho 1 đại diện thành viên của đoàn sau buổi tiếp nhờ gửi đến các cá
nhân liên quan. Nếu quà tặng đại trà thì chỉ cần bao gói cẩn thận và chuyển cho
khách, nếu là quà tặng cho riêng từng đối tượng hoặc phân biệt nam, nữ thì cần đánh
dấu vào quà tặng.
- Cách thức tặng quà kín đáo nhất là gửi quà đến phòng khách sạn hoặc tại nơi
ở của khách, trước khi khách tới. Khi đến, khách cũng gửi quà đến cho chủ nhà theo
cách thức như vậy. Trong buổi tiếp kiến đầu tiên, cả khách và chủ cảm ơn lẫn nhau
một cách nhẹ nhàng hơn là phải tham gia vào một buổi lễ trao quà tận tay hình thức
trước một công chúng dù hẹp hay rộng. Tặng quà vào đầu hơn là cuối chuyến thăm
vì cử chỉ đó là cho việc tặng có ý nghĩa. Thực tế nếu việc tặng quà diễn ra vào cuối
chuyến thăm, khi đã có những sự cố, và buổi lễ không được thuận buồm xuôi gió thì
quà tặng khó có ý nghĩa. Quà tặng sẽ làm cho người ta suy nghĩ rằng người tặng
muốn làm quên đi những phiên toái hoặc là để xin lỗi đối với những sai lầm trước
đó.
- Có nhiều lý do để thực hiện cách trao quà trực tiếp, ngoài lý do đây là cách
được cả chủ và khách ưa thích. Người ta thường đặt tặng phẩm ở gần nơi dự định sẽ
diễn ra cuộc gặp gỡ hoặc trong một phòng tiếp liền với phòng sẽ tổ chức bữa tiệc,
bữa trưa hoặc bữa tối. Đối với những cộng sự thân cận, tặng phẩm và đồ lưu niệm sẽ
được mang đến khách sạn hoặc phòng làm việc của họ. Cũng có thể chọn cách trao
tặng phẩm tận tay. Được nhận quà tặng từ một nhân vật nổi tiếng trên thế giới, dù đó
là quà tặng khiêm tốn nhất, có ý nghĩa vô giá đối với người nhận. Cũng có trường
hợp quà tặng phải được trao ở nơi công cộng, hoặc để bổ sung cho một chương trình
quá ít nội dung hoặc cũng có thể do việc tặng quà là nội dung chính của sự kiện như:
nhân dịp một người về hưu, để cảm ơn công lao, thành tích của người tình nguyện,
hoặc để thay cho việc tặng huân chương... Trong trường hợp này, bao giờ cũng phải
báo trước cho những người có liên quan, thông tin cho họ tối đa, đến mức cho họ
biết món quà gì dành cho họ.

- Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cũng muốn có một món quà kỷ
niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, giàu giá trị
Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

14


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

kỷ niệm. Tìm được những đồ vật giàu giá trị lưu niệm mà không nơi nào làm ra
được để tặng thì càng quý. Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà được
bao gói rất lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà.
Hiện này ở Việt Nam, các nơi bán hàng cũng có cách bao gói quà khá đẹp và hấp
dẫn, chẳng kém gì nước ngoài.
- Quà trao tay thì không cần có danh thiếp người tặng. Nếu gửi qua người
khác thì nên có phong bì đề tên người nhận, bên trong phong bì có danh thiếp người
gửi. Nếu quà trao tận tay thì nên mở bọc quà ngay trước mặt người tặng và nói một
câu xã giao đại loại: “Món quà quý và đẹp quá! Tôi rất thích. Xin cảm ơn nhiều”.
Trong trường hợp này, người nhận quà nên có quà trao lại. Vì vậy, cần có thông tin
trước về thời điểm và cách thức tặng quà.
6. Phân biệt quà tặng và quà lưu niệm
Đồ lưu niệm làm gợi nhớ người hay cơ quan tặng và những sự kiện có liên
quan. Vì vậy, chúng luôn mang những đấu hiệu rõ ràng: bút viết, dây đeo chìa khóa,
cặp sách hoặc cái chặn giấy, mang biểu tượng của một cơ quan; sách về địa phương,
băng đĩa của dàn nhạc đụa phương,... Để tỏ lòng cảm ơn, đồ lưu niệm được trao rộng
rãi cho những người tham gia vào việc chuẩn bị cho chuyến thăm của khách hoặc
cho toàn bộ thành viên của một phái đoàn. Thường thường đó là những sản phẩm
được sản xuất hàng loạt hay với giá vừa phải.
Ngược lại, quà tặng mang tính độc nhất. Quà tặng được dành riêng cho một cá
nhân đặc biệt cần được trọng thị một cách tương đối độc đáo, bằng việc tác động vào

tình cảm riêng của họ. Cũng có khi quà tặng cũng được trao cho các thành viên chủ
yếu cần tranh thủ nhưng phải lưu ý sao cho mỗi người nhận được một quà tặng có
giá trị tương đương nhưng không được giống hệt nhau. Có giá trị lớn hơn so với quà
lưu niệm, quà tặng cũng có thể được sản xuất với số lượng nhiều, chẳng hạn một
cuốn sách nghệ thuật với số lượng xuất bản hạn chế, nhưng không phải là những sản
phẩm hàng lọat.
Đồ lưu niệm thường được trao để tôn vinh một nghệ sĩ, một sản phẩm địa
phương hoặc một nguồn tài nguyên thiên nhiên. Vì thế, chúng hòan tòan khác so với
quà tặng. Thể hiện lòng tự hào về địa phương mình bằng cách lựa chọn một sản
phẩm địa phương có thể làm hài lòng những người đại lý hoặc đồng nghiệp của
người tặng, nhưng ngược lại có nguy cơ làm xa rời mục đích của việc tặng quà: tạo
sự gắn bó với khách hoặc chủ bằng một quà tặng làm họ cảm kích, biên pháp tốt
nhất là bảo đảm làm họ hài lòng bằng những gì chúng ta biết có thể hấp dẫn họ hơn
nữa và làm vừa lòng họ nhất.
Đối với một cơ quan nhà nước, dù rằng giải pháp lý tưởng đối với quà tặng là
kết hợp cả việc làm tôn vinh đặc thù địa phương và thỏa mãn sở thích của khách,
nhưng tốt hơn hết là ưu tiên sở thích của khách. Về mặt này, thực tế là nên áp dụng
một cách tốt nhất thông lệ trong đời tư: tặng những thứ gì đang được mong đợi,
những gì phù hợp với tính cách của người mà chúng ta muốn gây tình cảm.
III. Tổng kết, rút kinh nghiệm

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

15


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

Công tác tổng kết là rất cần thiết và thiết thực. Tổng kết cho chúng ta một
cái nhìn tổng quan, có hệ thống về công việc đã làm, khối lượng và chất lượng,

hiệu quả và ý nghĩa nhìn từ nhiều phía, rút ra được nguyên nhân thành công hay
chưa thành công, thậm chí thất bại. Và điều quan trọng nhất là rút ra được các
kinh nghiệm, bài học cần thiết để giúp cho việc thực hiện nhiệm vụ trong thời
gian đến hiệu quả hơn, tránh được những sai lầm hoặc va vấp nếu có.

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

16


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

PHẦN III. MỘT SỐ NGUYÊN TẮC LỄ TÂN CẦN LƯU Ý

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

17


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

1. Ngôi thứ
Ngôi thứ ngoại giao là một trong những nội dung quan trọng của Lễ tân Ngoại
giao. Những căn cứ để xác lập ngôi thứ và cấp bậc xuất phát từ nhiều nguồn khác
nhau: danh sách ngôi thứ cho nhà nước, các tổ chức, định chế công bố, từ tập quán
ngoại giao, từ sự tôn kính đối với một số thành viên trong xã hội hay phép lịch sự xã
giao trong trộng đồng. Thông lệ xác định một số nguyên tắc cơ bản như sau, lưu ý
mỗi nguyên tắc có thể đúng nếu đứng riêng một mình, nhưng chỉ là tương đối nếu
kết hợp đồng thời nhiều nguyên tắc, buộc người thực hiện linh hoạt lựa chọn nguyên
tắc ắp dụng:

- Nguyên tắc tôn ti trật tự: người trên trước người dưới, người được công
nhận là quan trọng nhất được xếp vào vị trí được coi là hàng đầu, người kém quan
trọng nhất được xếp ở vị trí cuối cùng. Thực hiện quy tắc này trong sắp xếp ngôi thứ,
người ta thương căn cứ vào cấp bậc, tuổi tác, thâm niên và thực tế công tác: người có
cấp bậc cao hơn sẽ ngồi ở vị trí cao hơn. Nếu hai người có cùng cấp bậc, người có
thâm niên lâu hơn sẽ được xếp vị trí cao hơn. Nếu cùng thâm niên, thì người nhiều
tuổi hơn sẽ được xếp vị trí cao hơn. Người tiền nhiệm sẽ xếp sau người đương
nhiệm, người giữ cương vị danh dự đương nhiên ở sau người giữ chức vụ thực tế.
- Thứ tự chính thức của ngôi thứ: Thường phải có văn bản quy định vị trí và
ngôi thứ của một quốc gia, một đơn vị, tổ chức, căn cứ theo tầm quan trọng hay tiêu
chí đề ra của quốc gia, đơn vị hay tổ chức đó. Ngôi thứ trong cùng một đoàn của một
nước do nước đó quyết định trên cơ sở văn bản quy định ngôi thứ của họ. Vì vậy,
nên có sự phối hợp với người chịu trách nhiệm lễ tân của các đoàn nước khách để
lấy thông tin về thứ bậc của họ. Trong một cuộc hội nghị, thứ tự sắp xếp trong phái
đoàn của một nước nên để cho họ tự sắp xếp nếu trước đó chưa có liên hệ về lễ tân.
- Nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước: Các nhà nước có chủ quyền đều
bình đẳng như nhau. Các nguyên thủ quốc gia trong một cuộc hội nghị hay đàm
phán, nguyên tắc này được đặc biệt chú trọng. Để giải quyết nguyên tắc ngôi thứ
này, việc sắp xếp ngôi thứ của các quốc gia (cờ, vị trí phái đoàn đại diện quốc gia)
trong một cuộc hội nghị, một cuộc đàm phán... đảm bảo được tính tổ chức và bình
đẳng của các phái đoàn thì được giải quyết theo thứ tự ABC từ A -Z hoặc theo
nguyên tắc thứ thự ABC bốc thăm chữ cái đứng đầu hoặc căn cứ vào một tiêu chí
khác dựa trên tính chất của từng hội nghị. Việc sắp xếp ngôi thứ của một vị khách
trong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc
và quy chế đại diện, vào cương vị được bầu hay bổ nhiệm, vào tuổi tác, thâm nhiên
và danh tiếng của người đó. Việc sắp xếp thứ tự các cá nhân đại diện quốc gia
(nguyên thủ quốc gia, đại sứ) trong một buổi lễ, một bữa tiệc.... sẽ căn cứ vào tuổi và
thâm niên công tác trên cương vị nguyên thủ hay đại sứ hoặc dựa trên một số tiêu chí
khác như mức độ quan hệ... Cần nhớ, các tiêu chí đưa ra để sắp xếp ngôi thứ phải
được đảm bảo thống nhất từ đầu đến cuối.

- Nguyên tắc ngôi thứ không uỷ quyền: một người khi đại diện cho một
người khác thì không thể được đối xử như người mình đại diện, nếu người đại diện
Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

18


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

không đồng cấp, trừ trường hợp đại diện cho nguyên thủ quốc gia, và rộng hơn cho
một vị trí không thể có người đồng cấp (Bí thư tỉnh uỷ, Chủ tịch UBND tỉnh...ở
trong một tỉnh). Trong trường hợp sau, người đại điện được đối xử trọng thị như
người được đại diện.
- Nguyên tắc nhường chỗ và nguyên tắc lịch sự với phụ nữ: thường thì chủ
một buổi lễ hay một bữa tiệc ngồi ở vị trí số 1, ngồi bên phải hay trước mặt chủ là vị
khách cho cấp bậc cao nhất. Tuy nhiên, nếu tiếp khách chính là phụ nữ đồng cấp
(nếu chủ là nam giới) hoặc là nam giới có cấp bậc cao hơn, chủ sẽ lịch sự nhường vị
trí số 1 cho khách.
- Nguyên tắc linh hoạt và có tiêu chí: Trong lễ tân, không phải lúc nào cũng
có thể nêu hết các thứ bậc xã hội trong văn bản quy định. Trong nhiều trường hợp,
tính linh hoạt là cần thiết. Một vị khách không dự kiến trước, không có trong văn bản
quy định thứ bậc nhưng sự có mặt của người này là cần thiết cho tính chất của sự
kiện sẽ được ưu tiên dành những vị trí trang trọng, thậm chí trang trọng nhất (người
thân của người được trao tặng huân chương tại buổi lễ trao tặng huân chương, những
nguời có nhiều huân huy chương hay được trao giải đặc biệt, hoặc người có uy tín
trong lĩnh vực văn học, nghệ thuật...). Trong các buổi lễ thường, các chức sắc tôn
giáo được xếp sau các quan chức dân sự. Nhưng trong một số trường hợp khi tính
chất sự kiện mang tính tôn giáo,... thì vị trí của các chức sắc tôn giáo được đề cao.
Chính vị vậy, ngôi thứ có thể có những thay đổi, bổ sung so với văn bản quy định
ngôi thứ, nhưng nhất thiết phải có tiêu chí rõ ràng và thống nhất từ đầu đến cuối cho

những thay đổi đó.
- Nguyên tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài đến thăm được
xếp trước khách chủ nhà, nếu hai người cùng cấp. Chỗ của khách nước ngoài trong
một đoàn khách do chính quyền nước đó xác định chứ không phải nước chủ nhà.
- Nguyên tắc quan tâm đến các cặp vợ chồng: Vợ được ưu tiên vị trí hơn
chồng trong sắp xếp ngôi thứ trong các sự kiện yêu cầu sự có mặt của cả hai. Trong
các buổi lễ, các cặp vợ chồng được xếp cùng nhau căn cứ vào thứ bậc người giữ
cương vị được mời. Trong các bữa tiệc, các cặp vợ chồng thường được tách ra, ngồi
ở cùng một dãy hoặc ngồi ở các bàn khác nhau, trừ trường hợp họ là chủ nhà. Tuy
nhiên, trên thực tế, tại Việt Nam, việc này ít khi xảy ra.
2. Bố trí chỗ ngồi
Trong lễ tân nhà nước, việc sắp xếp chỗ ngồi là một vấn đề hết sức quan
trọng. Thực chất, điều cốt yếu nằm trong vấn đề ngôi thứ. Những khó khăn trong
việc sắp xếp ngôi thứ thường phát sinh khi có các cuộc gặp gỡ của các nhân vật cao
cấp và của các nhà ngoại giao. Để tránh những sai lầm trong vấn đề bố trí vị trí danh
dự thì điều đầu tiên ta phải cần biết ngôi thứ của những người tham gia hoạt động đó.
Vị trí các ngôi thứ càng rõ thì nhà tổ chức càng có cơ may tránh được những sai lầm
trong việc bố trí chỗ ngồi.

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

19


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

Vị trí danh dự: trong cuộc gặp gỡ của các nhân vật ngoại giao, bên phải luôn
được công nhận là vị trí ưu tiên.
2.1 Việc bố trí thứ tự ưu tiên: khi các quan chức xuất hiện trên lễ đài tuỳ
thuộc vào cách bố trí các thứ tự ưu tiên trên đoàn Chủ tịch. Theo tập quán chung có

những cách bố trí như sau:
- Khi lên thang gác và khi ra lễ đài mà vị trí ưu tiên ở đầu hàng thì người có vị
trí cao nhất đi đầu hàng rồi tiếp sau theo thứ tự giảm dần.
- Khi vị trí ưu tiên ở cuối hàng thì ngôi thứ theo thứ tự từ cuối hàng đi lên đầu
hàng và người có vị trí thấp đi trước.
- Trường hợp nhân vật cao nhất đi giữa thì người có vị trí thứ hai đi trước
nhân vật đó. Vị trí thứ 3 đi sau. Tuy nhiên, để làm nổi bật vị trí ưu tiên, gần đây
người ta thường bố trí nhân vật có vị trí cao nhất xuất hiện trước, tiếp theo là người
ngồi kế tiếp cho đến người ngồi cuối cùng của nửa hàng bên trái và tiếp theo là
người ngồi kế tiếp của nửa hàng bên phải từ giữa trở ra cho đến hết hoặc ngược lại.
- Trường hợp đi theo hàng ngang thì tuỳ trường hợp mà bố trí người có vị trí
cao nhất đi ở phía cuối bên phải hoặc cuối bên trái hoặc ở giữa.
- Nếu số người là số chẵn thì lấy vị trí số 1 ở nửa hàng bên phải làm vị trí ưu
tiên, giống như treo cờ. Đây cũng là cách vận dụng để phù hợp với nguyên tắc ưu
tiên bên phải.
2.2 Vị trí ưu tiên chỗ ngồi trên ô tô: Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong ô tô
trong Lễ tân ngoại giao được thực hiện theo nguyên tắc sau (nhìn theo hướng nhìn
của người ngồi trong xe):
- Khách chính hoặc người có chức vụ cao nhất, ngồi vào chỗ ngồi danh dự
bên phải ghế sau xe (chếch với lái xe). Nếu treo cờ thì cờ của nước khách treo bên
phải, cờ nước chủ nhà treo bên trái.
- Vị trí của chủ nhà là ở sau lái xe. Nếu có 3 người cùng ngồi chung ghế sau
lái xe thì chỗ giữa đựơc coi là chỗ thứ 3 về tầm quan trọng.
- Bảo vệ, phiên dịch hay cán bộ tháp tùng ngồi đằng trước cạnh lái xe. Nếu
cần phiên dịch thì bảo vệ nhường, đi xe trước.
- Nếu xe ôtô có ghế phụ (ghế gấp), thì xếp người thứ 3 ngồi ghế phụ. Không
nên xếp 3 người cùng ngồi ghế sau.
- Nếu trong đoàn có cả vợ lẫn chồng, chủ và khách sẽ lên xe đầu, xe tiếp theo
sẽ là xe của vợ (hoặc chồng).Trường hợp theo yêu cầu của khách cả vợ và chồng
cùng ngồi một xe thì vị trí vợ chồng khách sẽ là vị trí thứ nhất và thứ ba.

Những điều cần lưu ý:
- Người lái xe bao giờ cũng phải đỗ xe phía người khách chính ngồi, trước
cửa nhà khách, cửa ga... để khách xuống xe là trực diện với chủ nhà đón khách và là
người bắt tay chủ nhà trước tiên.
- Người tháp tùng không bao giờ xuống xe trước khách, trừ người phiên dịch
hoặc lái xe, bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách.
- Đối với khách quý, thường bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và đóng
cửa xe cho khách.
- Khách chính có phu nhân đi cùng, có thể xếp phu nhân ngồi bên phải và khi
xe đỗ, phu nhân xuống trước chồng và bắt tay chủ nhà trước tiên.
Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

20


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

Chỗ ngồi trong xe ô tô:
(trường hợp 3 người)
Chủ 2

Lái xe

Khách 1

3
(bảo vệ/phiên dịch)
........................................................................

(trường hợp 4 người có ghế phụ)

Chủ 2

3
Phiên dịch

Khách 1

Lái xe
4
(bảo vệ)

2.3 Vị trí danh dự trong ký kết các văn bản: nếu ký 2 cột thì vị trí ưu tiên
nằm phía trên cột bên trái người đọc, vị trí thứ 2 phần trên bên phải người đọc, vị trí
thứ 3 nằm phần dưới của cột bên phải.
Vị trí số 1------------------ Vị trí thứ 2
Vị trí thứ 3
- Nếu ký theo hàng dọc thì vị trí ưu tiên tất nhiên là ở hàng đầu.
- Nếu ký theo hàng ngang thì vị trí ưu tiên ở bên trái tờ giấy, tức là phía phải
người ký.
- Trong việc ký kết các văn kiện quốc tế, người ta áp dụng luật luân phiên ký
đầu, nghĩa là tên các Nguyên thủ hoặc đại diện toàn quyền nằm ở vị trí ưu tiên trong
các văn kiện dành cho họ. Trong phần mở đầu, tên quốc gia đó được ghi trên tên tất
cả các quốc gia khác, các nhà thương thuyết của quốc gia đó được ký ở vị trí số 1
trong các văn kiện sẽ giao cho họ. Điều đó có nghĩa là mỗi quốc gia tham gia ký kết
lần lượt giữ vị trí số 1 trong các văn kiện quốc tế. Đây là tập quán đã có từ lâu và
không thay đổi.
2.4 Vị trí của phiên dịch trong các buổi tọa đàm hoặc chiêu đãi: trong hội
đàm và các cuộc chiêu đãi mà chủ khách ngồi đối diện nhau thì phiên dịch thường
bố trí ở bên tay trái chủ. Nếu ngồi bàn tròn mà không bố trí phiên dịch ngồi phía sau
thì bố trí giữa khách chính và phu nhân chủ nhà, giữa chủ chính và phu nhân khách

thăm.

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

21


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

Sơ đồ bố trí kiểu salon:

Sơ đồ bố bí chỗ ngồi kiểu hội đàm:

2.5. Ngôi thứ xã giao: Bên cạnh ngôi thứ trong lễ nghi chính thức, tập quán
công nhận một loại ngôi thứ khách là ngôi thứ xã giao. Việc vi phạm ngôi thứ trong
các nghi lễ chính thức cần phải sửa chữa kịp thời và đầy đủ. Còn các loại ngôi thứ
khác như ngôi thứ xã giao, ngôi thứ truyền thống, ngôi thứ theo quan hệ gia đình thì
không có tính chất bắt buộc và thường áp dụng linh hoạt trong từng hoàn cảnh cụ thể
(theo ngôi thứ xã giao thì trong chiêu đãi có mời vợ chồng thì vợ được xếp theo ngôi
thứ của chồng, đàn bà goá được xếp theo ngôi thứ trước đây, phụ nữ có chồng xếp
trên phụ nữ ly dị chồng, phụ nữ xếp trên thiếu nữ, trừ trường hợp thiếu nữ có chức
vụ hoặc tước vị cao).
3.Trang trí cờ
Biết treo cờ đúng qui cách là đòi hỏi cần thiết đối với một người làm công
tác lễ tân. Cờ phải đúng qui định về kích cỡ, tỷ lệ, và màu sắc. Khi treo cờ nhiều
Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

22

Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

nước thì các cờ phải cùng một cỡ và treo bằng nhau, không được treo cờ nhiều
nước trên cùng một cột cờ, cờ nọ trên cờ kia. Treo cờ nhiều nước, chỗ trang
trọng tính từ bên phải trở đi (tính từ bên trong nhìn ra) hay từ giữa trở ra hai bên.
Thứ tự theo vần chữ cái trên các nước (theo tiếng Anh hoặc tiếng nước sở tại,
nơi diễn ra các hoạt động đó). Nếu treo hai cờ chéo nhau thì phía bên phải từ
trong nhìn ra là phía trang trọng hơn. Nếu 3 cờ chéo nhau thì vị trí số 1 sẽ nằm ở
giữa, cán đè lên trên cán cờ kia. Trong các hoạt động đối ngoại, nếu có cờ Việt
Nam và một cờ nước ngoài khác, để cho thuận tiện trong việc nhận biết vị trí
treo cờ, thì cờ Việt Nam luôn ở bên phải, cờ nước ngoài ở bên trái (khi đứng đối
diện với hai cờ).
Theo thông lệ quốc tế, các doanh nghiêp liên doanh hoặc 100% vốn nước
ngoài có thể treo quốc kỳ nước mà công ty mẹ có quốc tịch. Cờ nước ngoài treo
tại các cơ sở này cần tuân thủ một số nguyên tắc:
+ Chỉ được treo cờ nước ngoài cùng với quốc kỳ nước sở tại,
+ Cờ của nước sở tại được treo ở vị trí trang trọng số một,
+ Chỉ được treo quốc kỳ những nước đã có quan hệ ngoại giao chính thức
với nước chủ nhà,
+ Nếu các cơ sở có cờ riêng, có thể treo cùng quốc kỳ. Theo thông lệ, cờ
riêng của doanh nghiệp ở vị trí cuối cùng theo thứ tự trong hàng cờ. Tuy nhiên
cũng có nước quy định, cờ của doanh nghiệp treo thấp hơn cờ của quốc gia.
- Trụ sở văn phòng đại diện công ty hay tổ chức nước ngoài (trừ các cơ
quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hay tổ chức quốc tế được hưởng ưu đãi miễn
trừ), theo tập quán lễ tân ngoại giao, không treo cờ nước mà công ty có quốc tịch
ngay cả khi treo cùng với cờ nước sở tại. Trong phòng làm việc hoặc phòng
khách của văn phòng đại diện có thể cắm cờ hay trang trí cờ nước mà công ty
hay tổ chức có quốc tịch. Tuy nhiên, không nên cắm hay trang trí nếu quốc gia
đó chưa thiết lập quan hệ ngoại giao chính thức với nước chủ nhà./.
4. Tổ chức tiệc chiêu đãi

4.1 Ý nghĩa: Mời khách dự tiệc là đỉnh điểm của xã giao, thể hiện sự tôn
trọng của chủ đối với khách, đồng thời là biểu hiện tốt nhất của mối quan hệ
thân thiện, hòa hợp giữa hai bên.
4.2 Các loại tiệc: quốc tiệc (State banquet, State dinner), tiệc đứng (buffet
dinner, cocktail), tiệc ngồi (dinner), tiệc trà (tea party, hightea), tiệc trưa
(luncheon), bữa ăn trưa làm việc (working lunch), bữa ăn tối làm việc (informal
or working time). Gần đây có thêm một loại hình mới là Gala dinner.
Để chuẩn bị cho một bữa tiệc, điều đầu tiên chúng ta phải lựa chọn hình
thức tiệc nào cho thích hợp, kế đến là việc mời khách. Mời khách là hành động
thể hiện cương vị người chủ. Nó bảo đảm mục tiêu cả cho sự thành công của
hoạt động đó. Bởi vậy, hành động mời cũng phải có một số nghi thức đặc trưng
nhất định. Người ta nói quà tặng không quan trọng mà cách cho như thế nào mới
quan trọng. Cũng vậy, tiệc to, tiệc nhỏ không quan trọng mà cách tổ chức, cách
mời như thế nào mới quan trọng.
Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

23


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

4.3 Một số cách sắp xếp tiệc ngồi
* Hình chữ nhật
- Khách không có phu nhân
+ Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc.
+ Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách.

- Khách có phu nhân
+ Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc xếp ông khách ngồi trước mặt
ông chủ

+ Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên
phải bà chủ.

- Chiêu đãi có khách danh dự
+ Xếp khách danh dự ngồi bên phải chủ tiệc
+ Người khách chính ngồi bên phải chủ tiệc

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

24


Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

* Bàn tròn

- Trường hợp có khách danh dự
+ Xếp khách danh dự ngồi trước mặt ông chủ
+ Xếp ông khách chính ngồi bên tay phải ông chủ

- Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà rồi xếp khách khác sang bên trái,
bên phải chủ nhà. Người ngồi trước mặt mặt chủ nhà là người có cấp bậc thấp

Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam

25