Bài tập lớn các mô hình và kiến trúc HTTT quản ly

Câu 1: Khái niêm hệ thống ERP. Phân tích các thành phần cơ bản trong một hệ
thống ERP điển hình.
 Khái niêm hệ thống ERP:
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là
một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần
mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó,
bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch
định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý
nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v.... Mục tiêu tổng quát của hệ
thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật
tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các
công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy
tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ
khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
 Phân tích các thành phần cơ bản trong một hệ thống ERP điển hình

1


•

Quản lý kho hàng

•

Quản lý chuỗi cung ứng

•

Quản lý phân xưởng

•

Quản lý sản xuất

•

Quản lý khách hàng

•

Bán hàng và quảng bá sản phẩm

•

Quản lý kênh phân phối

•

Tài chính kế toán

Câu 2: Phân tích các quy trình điển hình trong hệ thống ERP: Marketing
Information System và Sale Order Process.
Trong quá trình bán hang, đặt hàng và chuyển hàng đến tay khách hàng, có nhiều vấn đề có
thể xảy khiến cho việc quản lý thông tin bán hàng và phản hồi của khách hàng gặp trục
trặc. Hệ thống ERP giảm thiểu những lỗi dữ liệu này. ERP cũng giúp cho việc cung cấp
thông tin về mặt hàng (giá cả, số lượng,...) một cách chính xác, tin cậy (thông tin được cập
nhật liên tục) cho tất cả những người sử dụng bao gồm cả khách hàng, người bán hàng,
người quản lý kho hàng… Ngoài ra, hệ thống ERP cũng có thể lưu lại thông tin về các giao
dịch mua bán hàng hóa như là thông tin về đơn hàng, thông tin về đóng gói hàng hóa, Số
RMA, thông tin thanh tóan … Tất cả thông tin đó đều có thể tổng hợp vào một phiếu hàng

nhất định. Để cung cấp được tính năng như vậy, hệ thống ERP (theo mô hình SAP ERP)
được xây dựng bao gồm các quy trình:
•

Các họat động trước bán hàng (Pre-sales activities)

•

Quá trình đặt hàng (Sales order processing)

•

Kiểm kê, quản lý hàng trong kho (inventory sourcing)

•

Giao hàng (delivery)

•

Gửi hóa đơn(billing)

•

Thanh toán (payment)

Các họat động trước bán hàng (Pre-sales activities)
Đây là quá trình đưa các thông tin về sản phẩm của công ty đến với khách hàng qua một số
hình thức:
-

Khách khách hàng yêu cầu thông tin về sản phẩm. Công ty sẽ tổng hợp thông tin và
gửi lại bảng báo giá cho khách hàng. Dựa theo hình thức này khách hàng có thể lấy
được thông tin của sản phẩm và đặt hàng theo quy trình sau:

2


-

Các họat động quảng cáo sản phẩm của công ty bao gồm, lưu trữ lại thông tin liên
lạc của khách hàng (số điện thoại, email, địa chỉ vv), thông tin mua hàng của khách
hàng. Qua đó có thể gửi các thông tin về sản phẩm mới, sản phầm mà khách hàng
có thể quan tấm tới cho khách hàng, thông tin khuyến mại, thông tin giảm giá, các
dịch vụ của công ty… đến cho khách hàng.

-

Từ thông tin đó, công ty có thể phân loại, tạo ra các mail list, danh sách khách hàng
dựa trên các đặc tính của khách hàng. Qua đó có các chiến lược bán hàng riêng với
từng lớp đối tượng

Quá trình đặt hàng (Sales order processing)
Đây là một chuỗi các họat động cần phải có để ghi lại thông tin về các đơn đặt hàng. Quá
trình đặt hàng này có thể xuất hiện nhờ vào các họat động trước bán hàng như đã nêu ở
trên. Trong trường hợp này, các thông tin từ khách hàng được dùng để tạo ra bảng báo giá
sẽ được ghi lại trong đơn đặt hàng. Qua đó đảm bảo được khách hàng mua được thứ mà
mình mong muốn với giá cả, số lượng , đặc điểm hàng hóa đã được thống nhất trong bước
trước đó.
Một số bước quan trọng trong quá trình đặt hàng:

-

Ghi lại thông tin của sản phẩm được mua

-

Tính toán giả bán

-

Ghi lại thông tin về số lượng hàng được đặt mua

Hệ thống SAP ERP cung cấp việc một sản phẩm có thể có nhiều giá khác nhau theo từng
thời điểm, từng điều kiện bán hàng do người dùng định nghĩa. Thông qua hệ thống cũng có
thể kiểm tra được lịch sử mua hàng của khách hàng, xem được thông tin của khách hàng có
mua chịu hay không hay độ tin tưởng với khách hàng như thế nào. Ngòai ra hệ thống giúp

3


cho việc kiểm tra thông tin tín dụng của khách hàng. Nếu khách hàng có đủ tiền để trả cho
đơn hàng thì có thể đặt hàng và ngược lại
Kiểm kê, quản lý hàng trong kho (inventory sourcing)
Hệ thống SAP ERP cung cấp khả năng kiểm tra thông tin trong kho hàng và kế hoạch bán
hàng để biết được xem:
-

Mặt hàng yêu cầu có còn đủ số lượng để bản

-

Mặt hàng yêu cầu có thể chuyển tới cho khách hàng đúng với thời hạn mà khách
hàng yêu cầu hay không.

Bên cạnh đó hệ thống có thể hỗ trợ gợi ý, cảnh báo cho người quản lý thay đổi kế hoạch về
sản phẩm nếu như có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng để bán.
Giao hàng (delivery)
Trong quá trình giao hàng cần phải thực hiện in ấn các tài liệu cần sử dụng để lấy hàng,
đóng gói hàng, chuyển hàng. Do các thông tin về đặt hảng, số lượng hàng đã được xác thực
ở bước trên nên trong bước này chỉ cần thực hiện giao hàng. Từ đó giúp cho hiệu suất của
quá trình giao hàng được thực hiện ở mức cao. Bên cạnh đó, các tài liệu về việc lấy hàng,
đóng gói hàng, chuyển hàng ngay lập tức được gửi đến hệ thống quản lý tài nguyên lưu trữ
lại. Từ đó giúp cho việc quản lý thông tin về các đơn hàng, giao hàng sau này được thông
suốt và đơn giản hơn.
Gửi hóa đơn(billing)
-

Hệ thống SAP ERP tạo ra một hóa đơn bằng cách sao chép thông tin trong đơn
hàng vào hóa đơn này. Quá trình này diễn ra nhanh chóng, không cần phải thực
hiện các thao tác thủ công dễ gây nhầm lẫn.

-

Kế tóan có thể in đơn hàng này hoặc gửi thử, fax hoặc gửi email đến cho khách
hàng. Bằng việc xử lý điện tử, thông tin được gửi đi được xác thực và nhanh chóng

Thanh toán (payment)
-

Khi mà khách hàng nhận được hóa đơn,SAP ERP thực hiện thanh toán một cách tự

động dưới nhiều hình thức debits hay credits (dựa trên yêu cầu, thông tin của khách
hàng)

-

Thời gian để thực hiện thanh toán trong giao dịch này giảm đi rất nhiều (không cần
phải mất thời gian, công sức cho người thu ngân ngồi thu tiền hoặc quẹt thẻ, ghi mã
số vv) Bên cạnh đó việc thanh toán tự động cũng giúp cho khả năng thanh toán một
cách chính xác, hiệu quả

Câu 3: Phân tích các quy trình điển hình trong hệ thống ERP: Accounting System
Kế toán và Phân tích Tài chính
3.1 Sổ Cái
Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa đựng các
tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản
4


do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế toán
Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm
hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra thì
thường không có nhiều khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ cái.
3.2 Quản lý Tiền
Các đặc điểm của quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản
ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh
báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi.
3.3 Công nợ Phải trả và Công nợ Phải thu
Các chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu là kiểm
tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là đối chiếu
hoá đơn với biên bản nhận hàng/biên bản giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã thanh

toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công nợ phải trả
và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều phần mềm nổi
bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả hoặc phải thu cần
phải chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán
chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các điều khoản bán chịu cho các hàng hoá
khách nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác không cho phép.
Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các báo cáo khác nhau
như báo cảo tuổi nợ do người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ của nhà cung cấp/khách hàng,
liệt kê mua hàng và bán hàng, v.v.... Công ty nên yêu cầu cho ví dụ về các loại báo cáo
có thể lập được khi đánh giá các phân hệ này.
Ở Việt Nam, một số công ty có thể yêu cầu hạch toán số tiền khác nhau giữa hoá đơn
và khoản phải trả/phải thu thực tế và thậm chí số tiền ghi trên hoá đơn của người bán
có thể khác so với số tiền thanh toán thực tế. Một số phần mềm như MS Solomon V và
SunSystems có thể thực hiện được điều này với chức năng tuỳ biến nhưng phần lớn các
phần mềm khác không hỗ trợ điều này.
3.4 Tài sản Cố định
Phần mềm nên hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khách nhau như khấu hao
đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản thuê và tự động
hạch toán vào sổ cái. Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân
chuyển tài sản cố định giữa các địa điểm. Ngoài ra, một số phần mềm hỗ trợ đánh giá
lại tài sản nhưng không phải tất cả các phần mềm đều có chức năng này. Cuối cùng,
nhưng không hẳn là kém quan trọng nhất, các công ty Việt Nam thường lập sổ đăng ký
tài sản cố định trên Microsoft Excel để cho thuận tiện và phần mềm do đó nên hỗ trợ
xuất nhập dữ liệu giữa phần mềm và Microsoft Excel.
3.5 Tiền tệ

5


Phần mềm nên hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất cả các giao dịch, nhưng thường liên

quan đến các phân hệ quản lý tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả và sổ cái. Chẳng
hạn như một số hàng mua có thể bằng Euro, một số khoản vay bằng USD trong khi
đồng tiền báo cáo lại là đồng Việt Nam. Một số phần mềm ERP chỉ hỗ trợ sử dụng
thêm một loại tiền tệ trong khi các phần mềm khách hỗ trợ sử dụng nhiều hơn một loại
tiền tệ.
Ngoài ra, một số phần mềm nước ngoài ở Việt Nam không hỗ trợ đơn vị tỷ là đơn vị
được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam cho các giao dịch bằng đồng Việt Nam.
3.6 Tự động Phân bổ
Chi phí Quản lý Chức năng phân bổ chi phí nên tự động phân bổ một số chi phí nhất
định như chi phí quản lý dựa trên một số công thức nhất định. Sự chính xác của việc
phân bổ chi phí sẽ cho phép phân tích doanh thu và chi phí của một loạt các sản phẩm,
công trình, trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận. Ngoài ra, phần mềm nên hỗ trợ
các phương pháp phân bổ khác nhau, chẳng hạn như công thức dựa trên số liệu sản
xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định cũng như là phân bổ theo những khoản cố
định như là phí quản lý.
3.7 Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận
Những công ty coi các phòng ban như là trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ
càng chức năng này, một chức năng cấp cao ở các phần mềm nước ngoài, vì nó liên
quan đến tất cả các phân hệ. Nhìn chung, trug tâm chi phí/lợi nhuận có thể được coi
như là các công ty đơn lẻ và đó đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách,
báo cáo tài chính và báo cáo quản trị và thậm chỉ cả hạch toán tài sản cố định, công nợ
phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu và chi phí, v.v… theo trung tâm chi
phí/lợi nhuận.
3.8 Lập Ngân sách
Các công cụ lập ngân sách cho phép các công ty có thể lập ngân sách một cách hiệu
quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và
doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Từng loại chi phí nên bao
gồm ít nhất 5 loại chi phí bao gồm vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián
tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng chi tiết thì việc lập ngân sách
càng hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc kiểm soát nội bộ và soạn

lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa. Các phần mềm nước ngoài thường có chức năng
lập ngân sách nhưng các phần mềm trong nước điển hình thường không có.
3.9 Lập Báo cáo Tài chính
Sự sẵn có của các báo cáo thiết kế sẵn, cũng như sự sẵn có của các công cụ để thiết kế
các báo cáo theo yêu cầu của người sự dụng là rất quan trọng. Một lợi thế của các phần
mềm ERP trong nước là có thể tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu của VAS trong khi
các phần mềm nước ngoài có lợi thế là có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo
theo yêu cầu của người sử dụng.

6


3.10 Khả năng Phân tích Tài chính
Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thường không phụ thuộc hoàn
toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính hữu ích, mà là khả năng phân loại và
nhóm dữ liệu theo cách có ý nghĩa. Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau
theo yêu cầu của người sử dụng. Các phần mềm ERP nước ngoài có xu hướng khá tinh
vi về điểm này, với 3 đến 10 chiều phân tích do người sử dụng xác định. Tuy nhiên,
các phần mềm như thế đôi khi có những thuật ngữ và khái niệm không quen thuộc đối
với người Việt Nam và các công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện
với người sử dụng.
3.11 Khả năng Truy xuất Nguồn gốc
Khả năng truy xuất nguồn gốc, thường được gọi là “business intelligence” ở một số
phần mềm, cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó người sử dụng có thể nhấp
chuột vào một hạng mục hoặc mở một màn hình mới hoặc mở một hạng mục cấp thấp
hơn để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã được tính toán như thế nào.
Chức năng này giúp dễ dàng có được các chi tiết mong muốn của một báo cáo, đôi khi
ở tận cấp độ dữ liệu đầu vào. Nhiều phần mềm ERP nước ngoài có chức năng truy xuất
nguồn gốc mạnh hơn các phần mềm trong nước.
Một số nhà cung cấp trong nước tự nhận rằng các sản phẩm của họ cũng có chức năng

truy xuất nguồn gốc, nhưng thường chức năng này không hiệu quả hoặc không dễ sử
dụng. Chẳng hạn như một số phần mềm trong nước không thể dẫn ra các con số dùng
để tính ra một con số tổng nào đó trên cùng một màn hình mà thay vào đó người sử
dụng phải mở một màn hình khác để xem con số tổng đó được tính như thế nào. Ngoài
ra, một số phần mềm trong nước chỉ cung cấp chức năng truy xuất đến một số cấp ít
hơn so với các phần mềm nước ngoài.
Cấu 4 Phân tích các quy trình quản trị nguồn lực trong một hệ ERP điển hình
1 Tính lương
Phân hệ tính lương nên hỗ trợ được các cách tính lương khác nhau như tính lương theo
tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v.... Phần mềm cũng nên hỗ trợ việc tính trợ cấp,
tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân), tạm ứngtiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả
tiền thưởng, nếu có, một cách dễ dàng. Phần mềm nên lập bảng lương, phiếu chi trả và
các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán. Thông thường dễ thay đổi cấu hình của các
các phần mềm trong nước để tính lương theo các cách khác nhau hiện đang áp dụng ở
Việt Nam.
2 Quản lý Nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự nên lưu giữ một số thông tin cơ bản về nhân viên như địa chỉ
liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản của hợp đồng
lao động, mức lương, v.v.... Phần mềm cũng nên lưu giữ hồ sơ về quá trình phục vụ
của nhân viên như đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, phạt và các phúc lợi, v.v....
7


Một số phần mềm theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng và hỗ trợ các công việc
hành chính liên quan đến lên lịch phỏng vấn và lập danh sách tuyển chọn ứng viên.
3 Thông tin Đào tạo
Phần mềm nên lưu giữ hồ sơ về quá trình đào tạo, các loại chứng chỉ, và thông tin về
các kỹ năng của từng nhân viên. Ngoài ra, phần mềm ERP nên có khả năng lập được
các danh sách hoặc báo cáo dựa trên những thông tin như các nhu cầu đào tạo, nhu cầu

đào tạo lại, nhu cầu tái cấp chứng chỉ, v.v....
4 Quản lý Thời gian
Những công ty sử dụng máy tính giờ nên xem xét tính sẵn có của phân hệ quản lý thời
gian để làm việc được với cách đo giờ thủ công hoặc với máy đọc thẻ và với phân hệ
tính lương và phân hệ quản lý nhân sự. Các phần mềm khác nhau có thể hỗ trợ đo giờ ở
các mức độ khác nhau và tính lương như giảm trừ do làm thiếu giờ, trợ cấp làm ngoài
giờ, trợ cấp làm cuối tuần và lương cho ca đêm ở các mức độ tự động khác nhau.
5 Tích hợp với Phân hệ Kế toán
Người sử dụng cần xem xét liệu phân hệ quản lý nhân sự và tính lương có thể tích hợp
hoàn toàn với phân hệ kế toán. Chẳng hạn như việc tích hợp nên cho phép chi phí tiền
lương tự động phân loại và nhập vào các tài khoản liên quan trên sổ cái. Ngoài ra, cả
phân hệ quản lý nhân sự và tính lương và phân hệ kế toán nên chia xẻ dữ liệu về tạm
ứng nhân viên, các khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (như là bảo hiểm
xã hội và bảo hiểm y tế). Một số phần mềm trong nước không hỗ trợ điều này và do đó
các công ty phải đối chiếu giữa phân hệ kế toán với phân hệ quản lý nhân sự và tính
lương về các khoản bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trả và điều này rất tốn thời
gian.
6 Báo cáo và Tìm kiếm Thông tin Bất kỳ
Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm và/hoặc có hàng nghìn nhân viên sẽ có
một khối lượng lớn các dữ liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối lượng lớn các
báo cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin bất kỳ. Các phần
mềm trong nước thường xuất dữ liệu ra Microsoft Excel để lập các báo cáo thiết kế
riêng trong khi các phần mềm nước ngoài có thể cho phép lập trực tiếp các báo cáo
thiết kế riêng trong phần mềm cũng như kết hợp với Microsoft Excel
Cấu 5: Phân tích các kỹ thuật mô hình hóa quy trình (Process Modeling)
Mô hình hóa quy trình (Process modeling) là cách miêu tả trừu tượng quá trình kinh
doanh của doanh nghiệp. Qua đó làm cho quá trình này dễ hiểu hơn, được nhìn nhận và
đánh giá tổng quan một cách đơn giản nhưng vẫn đảm bảo được độ chính xác và hiệu
quả. Mô hình hóa quy trình còn giúp cho người quản lý, chuyên gia đánh giá được quy
trình sản xuất, tìm ra các điểm hạn chế khiến cho quy trình sản suất trở nên kém hiệu

quả. Từ nhưng thông tin đó họ đưa ra phương án khắc phục, và làm cho quy trình tốt
hơn.

8


Mô hình hóa quy trình sản xuất kinh doanh có thể sử dụng các công cụ. Những công cụ
này cung cấp một cách để miêu tả quy trình mà những người liên qua có thể hiểu được
quy trình dễ dàng. Việc mô hình hóa quy trình này cũng tạo ra một tài liệu để đào tạo
nhân viên, giúp người mới tiếp cận tốt hơn với công việc mới của mình.
Xác định phạm vi của quy trình
Để mô hình hóa được quy trình thì cần phải xác định được phạm vi của một quy trình
là như thế nào. Đó là quá trình trả lời các câu hỏi:
-

Quy trình bao gồm những họat động thực tế nào

-

Họat động nào không nằm trong quy trình mà phải cân nhắc là một phần của môi
trường bên ngoài

Xác đinh phạm vi của quy trình cũng phải xác định:
-

Điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình. Mỗi một quy trình cần phải có đúng
một điểm bắt đầu và điểm kết thúc

-

Điều kiện để thực hiện thông qua các câu hỏi Yes – No. (mô hình hóa qua hình có
dạng hình thoi)

Mô hình hóa dạng phân cấp (hierarchical modeling)
-

Giúp cho việc mô hình hóa ở nhiều mức độ chi tiết khác nhau. Có lúc mô hình ở
dạng rất tổng quan. Có mô hình miêu tả chi tiết vào một quy trình nhỏ quan trọng
phụ thuộc vào yêu cầu thực tế của công ty

-

Khi sử dụng các phần mềm hỗ trợ phương pháp mô hình này, người dùng có thể đi
từ mức cao đến mức thấp một cách dễ dàng. Qua đó giúp cho người dùng dễ dàng
hiểu hệ thống hơn

Mô hình hóa kiểu biểu đồ luồng (flowcharting)
-

Mô hình này mô tả được vai trò của từng thành viên, nhóm thành viên trong công
ty cần phải thực hiện trong quy trình chung.

-

Mô hình này giúp cho việc miêu tả chi tiết một họat động cụ thể nào đó. Thường
khó cho việc mô tả ở mức cao quy trình của công ty mà cần nhiều bộ phận tham gia
(ở mức phức tạp)

Mô hình dạng chuỗi các sự kiện (Event process chain EPC)
Có thể hiểu đây là mô hình hướng dự kiện, hướng dịch vụ.Trong mô hình này chỉ có duy

nhất hai thành phần để miêu tả là:
-

Sự kiện: Trạng thái bên trong quy trình

-

Chức năng: Một phần của quy trình bao gồm các họat động khiến cho trạng thái
của quy trình được thay đổi

Các sự kiện và chức năng này được kết nối với nhau thông qua các điều kiện logic.

9


Cấu 6: Tìm hiểu và nêu tên mộ số công cụ ERP nguồn đóng, ERP nguồn mở điển
hình.
 Một số công cụ ERP nguồn đóng:
•

Perfect ERP

Perfect ERP cung cấp giải pháp quản trị toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hoá
hầu hết các quy trình hoạt động chính trong doanh nghiệp: từ mua, bán, quản lý vật tư
hàng hoá đến phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính kế toán.
- Perfect ERP được phát triển trên nền của Visual Studio.Net của Microsoft, dùng cơ sở
dữ liệu là SQL Server 2005, được phát triển trên nền tảng ứng dụng WEB (cho phép ứng
dụng có thể chạy trên máy trạm mà không cần phải cài đặt ứng dụng đó - mô hình này sẽ
rất thuận lợi cho việc nâng cấp và quản trị - độ bảo mật cao)
- Perfect ERP cung cấp cho người dùng giao diện đơn giản dễ sử dụng - nhằm rút ngắn

thời gian đào tạo và triển khai - đối với những phân hệ đơn giản người dùng có thể xem
demo và sử dụng ngay, không cần nhiều sự hỗ trợ từ các chuyên viên.
- Hệ thống Perfect ERP sẽ xây dựng trên cơ chế tập trung được lưu trữ trên hệ thống
máy chủ đặt tại trụ sở chính công ty (cơ chế này hỗ trợ việc quản trị nhanh và đơn giản dễ dàng theo dõi).
- Perfect ERP cung cấp cho khách hàng giải pháp khắc phục các khó khăn hiện tại như
sau:
o

Perfect Management: Cung cấp các công cụ cho nhà quản trị, nhà quản lý
cấp quyền cho nhân viên đồng thời hỗ trợ công cụ để theo dõi hệ thống, theo
dõi nhân viên thao tác hoặc thực hiện tác vụ công việc gì trên hệ thống, chức
năng theo dõi theo từng chi nhánh.

o

Perfect Financial: Giải pháp quản lý tài chính kế toán - ngoài những chức
năng chính của hệ thống, phân hệ này cho phép ta cân đối và theo dõi được số
liệu thực chi và số liệu trong báo cáo.

o Perfect Sales: Giải pháp quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý hàng tồn kho theo dõi chính xác lượng nhập - sản phẩm xuất kho, hạn chế tối đa tình trạng
ghi chép sai hoặc báo cáo sai số lượng.
o

Perfect Manufacturing: Giải pháp quản lý sản xuất, lập kế hoạch nguyên vật
liệu.

o

Perfect HRM: Giải pháp quản lý nhân sự, bảng lương và chấm công, phân hệ
này cung cấp công cụ trực tiếp kết nối với máy chấm công nhận dạng vân tay

để khắc phục một số vấn đề như: nhân viên chấm công thế, nhân viên thay đổi
bảng chấm công.

o Perfect Asset: Giải pháp quản lý tài sản cố định.
- Các phân hệ trên có thể hoạt động độc lập hoặc kết hợp thành một bộ giải
10


pháp tổng thể
- Perfect ERP có khả năng kết nối với các phân hệ khác và hỗ trợ kết nối dữ
liệu từ xa (qua internet, qua mạng LAN, WAN, VPN).
Hệ thống PERFECT ERP cung cấp cho gồm các phần sau:
1. Quản lý hệ thống
2. Quản lý tài chính kế toán
3. Quản lý mua hàng
4. Quản lý bán hàng
5. Quản lý kho
6. Quản lý sản xuất
7. Quản lý nhân sự
8. Quản lý tài sản
 Một số công cụ ERP nguồn mở:
• Openbravo
Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn mở dành cho các doanh nghiệp vừa và
nhỏ. Có hai phiên bản: bản nguồn mở miễn phí (Community Edition) và bản thương
mại (Network Edition, 10.000 ơrô một năm). Bản miễn phí có các công nghệ mới
nhất nhưng không tin cậy, ổn định bằng bản thương mại và không có hỗ trợ chính
thức của hãng.
Các chức năng chính như sau:

1- Quản lý dữ liệu tập trung (Master Data Management)

Dữ liệu sản phẩm, các bộ phận, danh mục vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân
viên, v.v…

11


Mọi dữ liệu của công ty được quản lý tập trung, đảm bảo không thừa, không thiếu,
không trùng lắp và cung cấp cho đúng người, đúng lúc cần thiết.
2- Quản lý mua sắm (Procurement Management)
Đơn giá, đơn hàng, phiếu nhận, hóa đơn, kế hoạch mua sắm và thanh toán, v.v…..
Openbravo xử lý toàn bộ thông tin của quá trình mua sắm một cách tập trung,
thống nhất. Mỗi hồ sơ trong quá trình đó chứa các dữ liệu của hồ sơ trước, tránh
nhầm lẫn do nhập dữ liệu nhiều lần. Do đó có thể lần theo từng hồ sơ theo thứ tự
thời gian của quy trình mua sắm (phiếu đặt mua, phiếu nhận hàng, hóa đơn, thanh
toán) và biết được tình trạng hiện tại (chờ giao hàng, đã nhận, đã xuất hóa đơn,
v.v…). Bộ phận kế toán sẽ luôn có số liệu cập nhật và tin cậy.
3- Quản lý kho (Warehouse Management)
Các kho và khu vực trong kho, các lô hàng, serial number, nhãn, phiếu nhập và
xuất kho, lưu chuyển giữa các kho,….
4- Quản lý dự án và dịch vụ (Project and Service Management)
Các dự án, các giai đoạn của dự án, các công việc, nguồn tài nguyên, ngân sách,
chi phí, …..
5- Quản lý sản xuất (Production Management)
Bố trí chung nhà máy, các kế hoạch sản xuất, danh mục vật tư, báo cáo tiến độ, chi
phí sản xuất, sự cố, v.v….
6- Quản lý bán hàng và khách hàng (Sales Management and Customer
Relationship Management – CRM)
Biểu giá, lãi suất, đơn hàng, khối lượng, chiết khấu, vận chuyển, xuất hóa đơn, hoa
hồng, …..
7- Quản lý tài chính (Financial Management)

Các tài khoản, ngân sách, thuế, tài khoản phải thu, phải trả, bảng cân đối, tài sản
cố định, …..
8- Quản lý tình hình doanh nghiệp (Business Intelligence)
Các báo cáo chi tiết và tổng hợp, phân tích tình hình chung, các thông tin hỗ trợ
quyết định cho lãnh đạo…

• Compiere

12


1- Quản lý tình hình doanh nghiệp (Performance Management & Reporting)
Compiere có 4 dạng báo cáo khác nhau: báo cáo truy vấn, báo cáo tiêu chuẩn (dạng
in ấn), báo cáo tài chính và báo cáo tình hình tài khoản. Có thể thiết lập và lấy báo
cáo từ nhiều sơ đồ kế toán khác nhau. Có thể thiết lập các giai đoạn báo cáo khác
nhau. Các số liệu báo cáo đều dựa trên một kho dữ liệu chung.
2- Quản lý mua sắm (Purchasing)
Các công đoạn của quá trình mua sắm đều được quản lý và tự động hóa ở mức tối
đa có thể.
3- Quản lý vật tư (Materials Management)
Quản lý sản phẩm, biểu giá, phiếu nhập kho, xuất kho, vận chuyển, chi phí vật tư
cho sản xuất, ….
4- Quản lý sản xuất (Manufacturing)
Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất
5- Quản lý đơn hàng (Order Management)
Quản lý các công đoạn lập bảng chào giá, quản lý các đơn đặt hàng, xuất hóa đơn
và thu tiền. Môđun này tích hợp chặt chẽ với quản lý vật tư và quản lý khách hàng.
6- Quản lý tài chính (Financial Management)
Chương trình kế toán nội bộ doanh nghiệp

13


7- Quản lý dự án (Projects)
Quản lý các dự án sản xuất, kinh doanh và các công việc trong doanh nghiệp
Song song và tích hợp với chương trình ERP là chương trình Quản lý Khách hàng
(Customer Relationship Management – CRM). Chương trình này có 3 môđun là
Quản lý bán hàng (Sales), Quản lý dịch vụ (Service) và Thương mại điện tử
(eCommerce).
Compiere gồm 3 phiên bản: Community Edition (miễn phí), Standard Edition
(25USD/1user/1năm) và Professional Edition (50USD/1user/1năm).
• OpenERP
OpenERP (thường gọi là Tiny ERP) là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp và quản lý quan hệ khách hàng mã nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu có
đáp ứng nhanh theo các nhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp.
Những ưu điểm chính
Dễ cài đặt, sử dụng, đầy đủ tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
* Cài đặt tự động chỉ với 5 lần nhấp chuột
* Có thể thao tác qua Web hoặc qua ứng dụng Windows
* Tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng
* Tài liệu kỹ thuật cho lập trình viên
* Hỗ trợ hơn 20 ngôn ngữ (hiện tại chưa hỗ trợ tiếng Việt)
Toàn diện: Có đầy đủ các mô đun cần thiết của một doanh nghiệp (hiện tại có hơn
500 mô đun)
* Quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý mua, quản lý sản xuất, kế toán, tài
chính, dịch vụ, quản lý dự án, ...
Mạnh mẽ
* Tự động thu thập thông tin doanh nghiệp
* Có thể tự thiết kế báo cáo của riêng bạn trong vòng 5 phút
Linh hoạt

* Thay đổi mà không cần phải lập trình

14


* Quản lý các module một cách linh hoạt (có thể thêm mới, sửa đổi, hoặc xoá
module một cách nhanh chóng)
* Dễ dàng khi nâng cấp hoặc di chuyển hệ thống
Hệ thống theo chuẩn
* Tương tác qua dịch vụ Web
* Có thể tương tác với các phần mềm đã có như Joomla, ezPublish, SAP,
OSCommerce, LDAP, OpenOffice.org, Microsoft Office, ...
* Mã nguồn mở
Hỗ trợ tất cả các doanh nghiệp với mọi quy mô
* Có thể sử dụng cho doanh nhiệp từ một vài đến hơn 2000 nhân viên

15