Phương pháp chứng từ kế toán

3.2- PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
3.2.1- Nội dung và ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán
a. Nội dung
* Khái niệm: Là phương pháp kế toán sử dụng các bản chứng từ kế
toán để phản ánh, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó,
phục vụ công tác kế toán, công tác quản lý.
* Hình thức biểu hiện: Hai hình thức
- Bản chứng từ kế toán (Ct): Là vật mang tin phản ánh nghiệp
vụ kinh tế, tài chính, nó chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh và thực sự hoàn thành.
- Chương trình luân chuyển ct: Là đường đi của ct được xác
định trước đến các bộ phận chức năng, các cá nhân có liên quan, thực
hiện chức năng truyền thông tin về nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản
ánh trong ct.
b. Ý nghĩa :
- Giúp cho kế toán đơn vị: thu nhận, kiểm tra các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh ở đơn vị
`- Giúp các bộ phận chức năng, các cá nhân có liên quan nhận
biết các nghiệp vụ để xử lý theo chức trách, nhiệm vụ đã quy định.
- Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý: Cho mọi số liệu, tài liệu kế
toán của đơn vị; Cho việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính
sách, chế độ, thể lệ kinh tế, tài chính…; Cho việc giải quyết tranh
chấp, khiếu tố về kinh tế, tài chính


3.2.2- Các loại chứng từ kế toán
Tiêu thức
Ct gốc
a. Theo thời gian lập …ngay khi nghiệp vụ
và mức độ tài liệu phát sinh, phản ánh

trong ct :
trực tiếp và nguyên vẹn
Là ct được lập…
nghiệp vụ theo thời gian
và địa điểm phát sinh.
b. Theo địa điểm Ct bên trong
…đơn vị kế toán lập
(chủ thể) lập ct:
Là ct do ….
c. Theo quy định của Ct bắt buộc
…giữa các pháp nhân
Nhà nước:
hoặc có yêu cầu quản lý
Là ct phản ánh các
chặt chẽ mang tính phổ
nghiệp vụ có mối
biến rộng rãi
quan hệ kinh tế …

Ct tổng hợp
…trên cơ sở tổng hợp số
liệu của các ct gốc cùng
loại (cùng nội dung kinh
tế), phục vụ việc ghi sổ
kế toán được thuận lợi.
Ct bên ngoài
… các chủ thể khác có
liên quan lập
Ct hướng dẫn
…. trong nội bộ đơn vị,

có tính chất riêng biệt,
không phổ biến

Chú ý:
* Phân biệt chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp
Đặc điểm
Ct gốc
Ct tổng hợp
Mức độ phản ánh Trực tiếp, nguyên Tổng hợp số liệu từ
nghiệp vụ
vẹn
các nghiệp vụ cùng
nội dung
Thời điểm lập
Trong và ngay sau Sau khi có ct gốc
khi nghiệp vụ phát
sinh
Tính pháp lý
Có
Chỉ có khi có ct gốc
đính kèm
Chủ thể lập
Nhiều chủ thể khác Do nhân viên kế
nhau
toán của đơn vị lập
Mẫu biểu
Đa dạng
Có ít mẫu
* Nghiệp vụ thường liên quan tới nhiều chủ thể nên mỗi bên đều phải
lập ct phản ánh và thường lập thành nhiều bản (liên ct) để cung cấp

cho bên liên quan nhằm đối chiếu, kiểm tra.


Ví dụ: Rút tiền gửi NH về nhập quỹ Tiền mặt: 50 tr
- Phiếu thu TM:
- Giấy báo Nợ của NH:
d. Theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ gồm:
- Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Biên lai thu tiền…
- Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản
kiểm kê vật tư, hàng hóa…
- Chứng từ Tài sản cố định (TSCĐ): Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên
bản thanh lý TSCĐ…
- Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng tính và thanh
toán tiền lương
…
e. Theo công dụng của chứng từ
- Chứng từ mệnh lệnh: Là ct truyền đạt chỉ thị, mệnh lệnh cho
phép hoạt động kinh tế, tài chính được diễn ra.
Ví dụ: Giấy đề nghị tạm ứng……
- Chứng từ chấp hành: Là ct phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính
đã diễn ra.
Ví dụ: Phiếu chi tiền mặt …..
- Chứng từ thủ tục kế toán: Là ct dùng để tập hợp các ct cùng loại
để làm căn cứ ghi sổ kế toán
Ví dụ: Giấy thanh toán tạm ứng…
- Chứng từ liên hợp: Là ct kết hợp công dụng của hai hoặc ba loại
ct trên
VD: Hoá đơn bán hàng
3.2.3. Những yếu tố của chứng từ kế toán
a. Các yếu tố cơ bản: Là những yếu tố bắt buộc mọi ct phải có, bao

gồm:
* Tên gọi ct .
- Nêu khái quát nội dung của nghiệp vụ.
- Là cơ sở để phân loại ct theo nội dung.


* Ngày và số hiệu lập ct.
- Nêu lên thời gian và thứ tự phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh.
- Là cơ sở để kiểm tra nghiệp vụ
* Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính
- Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ.
- Là cơ sở để ghi sổ kế toán.
* Các đơn vị đo lường cần thiết:Nêu lên quy mô của nghiệp vụ.
* Tên, địa chỉ, chữ ký, dấu (nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có
liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi trong ct kế toán
- Nêu lên địa điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Là cơ sở để xác định trách nhiệm của các chủ thể liên quan.
b. Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố có thể có để làm rõ hơn nghiệp vụ
phản ánh trong chứng từ như định khoản kế toán, thời hạn thanh
toán....
3.2.4 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán
Gồm 5 bước:
Bước 1: Lập chứng từ kế toán:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn
vị kế toán đều phải lập ct để phản ánh. Chứng từ chỉ lập một lần cho
một nghiệp vụ
- Cách lập chứng từ: Xem phần 6.3.1
Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán
- Kiểm tra hình thức của chứng từ

- Kiểm tra các yếu tố cơ bản của chứng từ
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ
Bước 3: Hoàn chỉnh chứng từ
- Hoàn thiện các yếu tố còn thiếu trên chứng từ
- Phân loại chứng từ theo nội theo nội dung để tiến hành luân
chuyển


Bước 4: Tổ chức luân chuyển ct
- Ct phải được luân chuyển tới các bộ phận cá nhân có liên quan
để họ tiến hành xử lý theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định.
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm xây dựng chương trình luân
chuyển ct khoa học, hợp lý trên cơ sở yêu cầu quản lý của Nhà nước
và của đơn vị đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên ct.
Bước 5: Bảo quản và lưu trữ ct:
- Ct phải được bảo quản nơi an toàn theo thời gian và nội dung
- Ct phải được đưa vào lưu trữ theo quy định của Nhà nước