VDK QP01 WI01 huong dan the thuc va trinh bay tai lieu

HƯỚNG DẪN

Mã số

VĐK-QP01-WI01

Ngày ban hành

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU

18/08/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

1/6

1.

Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của hướng dẫn này

2.

Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Viện

KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI
TT

Nơi nhận

Số bản

TT

Nơi nhận

Số bản

KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI
Lần sửa
đổi

Nội dung trước
sửa đổi

Nội dung sau
sửa đổi

Ngày sửa đổi

Phê duyệt

KIỂM SOÁT SOẠN THẢO & PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Trách nhiệm
Chữ ký

Họ & Tên

Người biên soạn

Người soát xét

Người phê duyệt


HƯỚNG DẪN

Mã số
Ngày ban hành

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU

VĐK-QP01-WI01
18/08/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

2/6

1. MỤC ĐÍCH:
Hướng dẫn này được thiết lập nhằm hướng dẫn việc mã số hoá và trình bày các loại tài liệu, văn bản
nhằm phục vụ cho công tác chuẩn bị, soạn thảo mới, sửa đổi, phát hành các tài liệu đúng với yêu cầu

của Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và quy định để truy tìm một cách nhanh chóng .
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho tất cả các loại tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm : Sổ tay chất lượng,
các quy trình, các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu (trừ tài liệu là các bản vẽ thiết kế không áp
dụng theo quy định này)
3. TRÁCH NHIỆM
Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm giám sát việc thực hiện hướng dẫn này một cách có hiệu quả.
4. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- ISO 9001:2008
- Điều khoản 4.2.3
- VĐK-QM_Sổ tay chất lượng
5. ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT
5.1 Định nghĩa :
Không có
5.2 Giải thích từ viết tắt :
…………………………………………………….
6. NỘI DUNG
6.1. CÁCH ĐÁNH MÃ SỐ TÀI LIỆU
6.1.1

Mã hoá tài liệu đối các Quy trình, Hướng dẫn công việc
VĐK (1)

(2)

(3)

Trong đó :
(1) : VĐK _ Viết tắt của Viện Đào tạo và Khoa học ứng dụng miền Trung
(2) : Ký hiệu loại tài liệu của hệ thống ISO 9001

- QM (QUALITY MANUAL)
: Sổ tay Chất lượng
- QP (QUALITY PROCEDURE)
: Quy trình chất lượng
- WI (WORK INSTRUCTION)
: Hướng dẫn công việc
- QF (QUALITY FORM)
: Biểu mẫu chất lượng
- IR (INTERNAL REGULATION )
: Quy chế nội bộ
- IP (INTERNAL PROVISION)
: Quy định nội bộ
3) : Ký tự và chữ số ký hiệu số của tài liệu
- Ký tự của loại tài liệu có 02 ký tự chữ
- Ký hiệu số thứ tự 01 đến 99 của các quy trình tương ứng theo từng điều khoản
- Ký hiệu số thứ tự 01 đến 99 của các Hướng dẫn công việc.


HƯỚNG DẪN

Mã số

VĐK-QP01-WI01

Ngày ban hành

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU

Ví dụ :

6.1.2

18/08/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

3/6

VĐK-QP01 : Quy trình số 01(kiểm soát tài liệu) của VĐK
VĐK-WI01 : Hướng dẫn số 01(trình bày tài liệu) của VĐK
Mã hoá đối với biểu mẫu

Ký hiệu mã số của biểu mẫu :

QFFF

VĐK
(1)

Trong đó :
(1)
(2)
(3)
(4)
Ví dụ :

(2)

(3)

(4)

: VĐK - Viết tắt của VIỆN
: Chữ cái và số của loại tài liệu
: QF Chữ ký hiệu biểu mẫu
: Số thứ tự từ 01 đến 99 của biểu mẫu.

VĐK-QP01-QF01 : Biểu mẫu số 01 (Sổ phân phối và thu hồi tài liệu) của VĐK-QP01

6.2 Hình thức của tài liệu
1

2

1

3

1

2

4

3

6
5

Hình 1 :
- Quy trình, hoặc
- Hướng dẫn công việc

Hình 2 :
- Biểu mẫu

Trong đó :
A/ Đối với quy trình, hướng dẫn
(1): Biểu tượng (Logo) của Viện
(2): Tên của tài liệu
(3): Mã số tài liệu, Ngày ban hành, Lần sửa đổi, Số trang của tài liệu/tổng số trang
(4): Phần ghi nội dung
B/ Đối với biểu mẫu
(1): Biểu tượng (Logo) và tên, điạ chỉ, điện thoại, fax của Viện, Các đơn vị trực thuộc
(2): Logo ISO (ABS, IAF)

4


HƯỚNG DẪN

Mã số

VĐK-QP01-WI01

Ngày ban hành

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU

18/08/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

4/6

(3): Tên & nội dung biểu mẫu
(4): Số trang/ tổng số trang
(5): Ngày ban hành
(6): Ký hiệu biểu mẫu
Font chữ: Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode, font chữ Times New Roman. Đối với các đề mục
có thể dùng cỡ chữ lớn hoặc in đậm

6.3 Cấu trúc của tài liệu



Trang bìa: Theo biểu mẫu VĐK-QP01-WI01-QF01 (đính kèm).
Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra và phê duyệt tài liệu nội bộ :
Tên tài liệu

Biên soạn

Kiểm tra

Phê duyệt

ĐDLĐ

VIỆN TRƯỞNG

VIỆN TRƯỞNG

Quy trình, Quy chế,
Quy định

Người được giao

ĐDLĐ

VIỆN TRƯỞNG

Hướng dẫn và biểu mẫu

Người được giao

Trưởng, phó phòng ban

Trưởng, phó Đơn vị

Sổ tay chất lượng



Trang hai: Trang Kiểm soát : VĐK-QP01-WI01-QF02 (đính kèm)



Trang ba: Trình bày nội dung: có thể mô tả dưới dạng văn xuôi, hoặc minh họa bằng lưu đồ,
bảng biểu và diễn giải
(Tùy theo nội dung của Quy trình hoặc hướng dẫn có thể bao gồm 8 mục sau):
Mục 1. MỤC ĐÍCH
Mục 2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Mục 3. TRÁCH NHIỆM: Quy định người chịu trách nhiệm chung để giám sát và
đảm bảo quy trình này được thực hiện và duy trì áp dụng.
Mục 4. ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT: Định
nghĩa các thuật ngữ và giải thích các từ viết tắt trong quy trình (nếu có)
Mục 5. ĐỊNH NGHĨA: Những tài liệu tham khảo, viện dẫn trong quy trình
Mục 6. NỘI DUNG: Nêu lên nội dung chi tiết của quy trình
Mục 7. PHÁT HÀNH TÀI LIỆU
Mục 8. PHỤ LỤC



Lưu đồ: Trình bày
-Thứ tự các bước công việc trong quy trình.
-Trách nhiệm thực hiện trong mỗi bước.
-Các biểu mẫu thực hiện trong từng bước công việc.
-Các tài liệu tham khảo hoặc viện dẫn.
- Ký hiệu lưu đồ: Sử dụng các ký hiệu sau. Trường hợp có nhu cầu sử dụng các ký
hiệu khác, tác giả phải giải thích ký hiệu trong lưu đồ của mình.
TT

Lưu đồ- Tiến trình

Trách

Tài liệu - Hồ

Diễn giải


HƯỚNG DẪN

Mã số
Ngày ban hành

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU

nhiệm

VĐK-QP01-WI01
18/08/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

5/6

sơ liên quan
Các bước công việc cụ thể
Xem xét, kiểm tra và ra
quyết định phê duyệt
Mũi tên chỉ bước tiếp theo
của quy trình

7. PHÁT HÀNH TÀI LIỆU
Việc phát hành tài liệu phải tuân theo Quy trình kiểm soát tài liệu VĐK-QP01
Trong trường hợp có bổ sung các Quy trình, Hướng dẫn công việc, các biểu mẫu mới, số thứ
tự của chúng sẽ là số lớn nhất cộng được cập nhật vào biểu mẫu VĐK-QP01-WI01 trong Quy trình
kiểm soát tài liệu. Ngày lập tài liệu là ngày phê duyệt và ban hành tài liệu.
Lần sửa đổi, áp dụng cho toàn bộ tài liệu hay cho từng trang của tài liệu. Lần sửa đổi tiếp
theo sẽ là lần sửa đổi hiện tại cộng thêm 1.
8. PHỤ LỤC : CÁC BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
- VĐK-QP01-WI01-QF01 - Trang bìa
- VĐK-QP01-WI01-QF02 - Trang kiểm soát
- VĐK-QP01-WI01-QF03 - Mẫu header quy trình
- VĐK-QP01-WI01-QF04 - Mẫu header hướng dẫn công việc
- VĐK-QP01-WI01-QF05 - Mẫu header biểu mẫu


Công ty TNHH Tân Việt Tín
Địa chỉ : 456 Nguyễn Văn Luông- F12- Q6 – TP.HCM
Tel :(08) 7511384
Fax : 8756934

logo ISO

MẪU HEADER QUY TRÌNH
Công ty TNHH Tân Việt Tín

Quy trình …………………………..

MẪU FOOTER QUY TRÌNH
TVT-P(xx)

TVT-I01-F03

Lần sửa đổi : (xx)

Ngày ban hành : (xx)/(xx)/(xxxx)

Lần sửa đổi : 00

Trang x/xx

Ngày ban hành : 01/09/2007


Công ty TNHH Tân Việt Tín
Địa chỉ : 456 Nguyễn Văn Luông- F12- Q6 – TP.HCM
Tel :(08) 7511384
Fax : 8756934
MẪU HEADER HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
Công ty TNHH Tân Việt Tín

Hướng dẫn ………………………

MẪU FOOTER HƯỚNG DẪN
TVT-I(xx)

Lần sửa đổi : (xx)

TVT-I01-F04
Công ty TNHH Tân Việt Tín

Ngày ban hành : (xx)/(xx)/(xxx)

Lần sửa đổi : 00

Trang 8/7

Ngày ban hành : 01/09/2007


Địa chỉ : 456 Nguyễn Văn Luông- F12- Q6 – TP.HCM
Tel :(08) 7511384
Fax : 8756934
MẪU HEADER BIỂU MẪU
Công ty TNHH Tân Việt Tín
Địa chỉ : 456 Nguyễn Văn Luông- F12- Q6 – TP.HCM
Tel :(08) 7511384
Fax : 8756934

logo ISO
ABS, IAF

TÊN BIỂU MẪU SỬ DỤNG

MẪU FOOTER BIỂU MẪU
TVT-I01-F(xx)

TVT-I01-F05

Lần sửa đổi : (xx)

Lần sửa đổi : 00

Ngày ban hành : (xx)/(xx)/(xxx)

Ngày ban hành : 01/09/2007


Công ty TNHH Tân Việt Tín
Địa chỉ : 456 Nguyễn Văn Luông- F12- Q6 – TP.HCM
Tel :(08) 7511384
Fax : 8756934

MẪU TRANG BÌA QUY TRÌNH / HƯỚNG DẪN
TRANG BÌA
LOGO

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG - CƠ KHÍ – THƯƠNG MẠI

CÔNGTY

TÂN VIỆT TÍN

QUY TRÌNH/HƯỚNG DẪN ---------------------

Số hiệu

: ………………….

Tổng số trang

: ….

Lần sửa đổi

:…

Lần ban hành

: …………

Người soạn thảo

Người soát xét

Người phê duyệt

Họ và tên
Chữ ký
Ngày
TVT-I01-F01

Lần sửa đổi : 00

Ngày ban hành : 01/09/2007


HƯỚNG DẪN

LOGO VIỆN

Mã số

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU

Ngày ban hành
Lần sửa đổi
Trang

VĐK-QP01-WI01
18/08/2015
00
11/6

Công ty TNHH Tân Việt Tín
Địa chỉ : 456 Nguyễn Văn Luông- F12- Q6 – TP.HCM
Tel :(08) 7511384
Fax : 8756934
MẪU TRANG KIỂM SOÁT

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
----  ---TT

Bộ phận được phân phối

Số bản
TT
phân phối

Bộ phận được phân phối

Số bản
phân phối

HỒ SƠ SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
----  ---Lần
sửa đổi

Tóm tắt nội dung sửa đổi

Phê duyệt

Ngày
ban hành

5.2 Hình thức tài liệu
+ Hình thức sổ tay chất lượng, qui trình, quy định và các hướng dẫn được qui định (trình bày) gồm
có trang 1(trang kiểm soát phân phối & sửa đổi), trang 2 trở đi là nội dung của tài liệu. Riêng các
hướng dẫn đơn giản dưới 2 trang thì không cần trang bìa
•

Mỗi tài liệu phải có tiêu đề để kiểm soát :

 Mẫu header của Quy trình/Quy định/Quy chế/Hướng dẫn :

Quy trình/Quy định/Hướng dẫn

Mã số

AAxx


LOGO VIỆN

HƯỚNG DẪN
THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU

Mã số
Ngày ban hành
Lần sửa đổi
Trang
Ngày ban hành

<Tên loại tài liệu>

Lần sửa đổi
Trang

VĐK-QP01-WI01
18/08/2015
00

12/6
dd/mm/yyyy
00
Số trang hiện hành/tổng số

 Mẫu footer của Quy trình/Quy định/Quy chế/Hướng dẫn :
www.cidecovn.com
Ghi chú :

AAxx : theo giải thích mục 5.3.2

+ Hình thức biểu mẫu được thiết kế theo mục đích sử dụng cho các hoạt động khác nhau, nhưng cần
phải có mã số và ngày ban hành để kiểm soát:


HƯỚNG DẪN

LOGO VIỆN

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU

Mã số
Ngày ban hành

VĐK-QP01-WI01
18/08/2015

Lần sửa đổi
Trang

00
13/6

 Mẫu header biểu mẫu :
CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG

Lầu 5, Số 14 Nguyễn Đình Chiểu, P.Đa Kao, Q.1, Tp.HCM
Tel: (84-8) 9100834 – 2161853
Fax : (84-8) 9101323
E-mail:
Website: www.cidecovn.com

<GHI TÊN BIỂU MẪU>

<GHI NỘI DUNG BIỂU MẪU>

 Mẫu footer biểu mẫu :
CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG
Ghi chú :

QFcc-AAxx
Ngày ban hành: 01/04/2011
Trang.../…

QFcc & AAxx : theo giải thích mục 5.3.2

5.3 Hệ thống ký mã hiệu tài liệu
5.3.1 Sổ tay chất lượng: ký hiệu : QM (Quality Manual)
5.3.2 Qui định cách ký hiệu tài liệu

Đối với Quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn công việc, hướng dẫn vận hành máy được
quy định như sau :
AAxx, trong đó:
- Trong đó :
+ AA

: viết tắt của loại tài liệu
Ví dụ QP

: quy trình(Quality Procedure);

QR

: quy định, quy chế (Quality Rule)

WI

: hướng dẫn công việc (Work Instruction)

xx

: là số thứ tự của tài liệu đó

Ví dụ : QP01 (Nghĩa là Quy trình số 1)
Đối với các biểu mẫu: ký hiệu như sau :
QFcc-AAxx, trong đó:
- QF

: là chữ viết tắt của biểu mẫu quản lý chất lượng (Quality Form)

- cc

: là số thứ tự của biểu mẫu .


HƯỚNG DẪN

LOGO VIỆN

Mã số
Ngày ban hành

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU
- AAxx

VĐK-QP01-WI01
18/08/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

14/6

: như giải thích ở phần trên

Ví dụ : QF01-QP01 (Nghĩa là Biểu mẫu số 1 thuộc Quy trình số 1 của Cty Cideco3)

5.4 Trách nhiệm ban hành các loại tài liệu:được thực hiện theo qui định phân cấp của Công ty
Loại tài liệu
Sổ tay chất lượng
Các quy trình, quy định,
quy chế
Hướng dẫn công việc
Biểu mẫu

Chịu trách nhiệm viết

Xem xét

Phê duyệt

Đại diện Lãnh đạo

Giám đốc

Giám đốc

Phụ trách Phòng/bộ phận

ĐDLĐ

Giám đốc/ĐDLĐ

Phụ trách Phòng/bộ phận
Người được phân công

ĐDLĐ

Giám đốc/ĐDLĐ
Trưởng bộ phận Trưởng bộ phận

5.5 Phân phối tài liệu
5.5.1

Tài liệu sau khi được phê duyệt, nhân viên ISO cập nhật vào “Danh mục tài liệu nội bộ”-QF02QP01(đối với tài liệu nội bộ) và “Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật, văn bản pháp quy”-QF03QP01 (đối với tài liệu bên ngoài), đóng dấu “Bản gốc” và sao chụp với số lượng theo qui định
sử dụng, đóng dấu “Được kiểm soát” trước khi phân phối cho các bộ phận liên quan áp dụng.

5.5.2

Khi phân phối phải ghi vào “Sổ phân phối và thu hồi tài liệu” - QF04-QP01 và có chữ ký của
người nhận. Các tài liệu bản sao phải có đóng dấu “Được kiểm soát” ở trang đầu tiên.

5.5.3

Các tài liệu muốn phân phối ra bên ngoài phải được phép của Đại diện lãnh đạo hoặc Giám đốc
công ty

5.6 Sửa đổi và cập nhật tài liệu
5.6.1 Khi người trực tiếp sử dụng tài liệu quyết định thấy cần thiết phải soạn thảo mới tài liệu hoặc
sửa đổi tài liệu để áp dụng cho công việc thì đề nghị lên Trưởng bộ phận phụ trách của mình để
xem xét. Nếu đồng ý thì Trưởng bộ phận đó đăng ký yêu cầu soạn thảo/sửa đổi tài liệu theo biểu
mẫu – QF01-QP01
5.6.2 Trong quá trình sử dụng nếu thấy tài liệu cần phải sửa đổi thì những nội dung sửa đổi phải được
xem xét phê duyệt bởi các cấp trước đó như khi ban hành tài liệu lần đầu.
5.6.3 Nội dung thay đổi của tài liệu được ghi tóm tắt trong trang “Kiểm soát sửa đổi tài liệu” của tài
liệu đó để theo dõi và kiểm soát tình trạng tài liệu.
5.6.4 Nhân viên phụ trách có trách nhiệm cập nhật tài liệu đã sửa đổi cho những người sử dụng, đồng
thời phải thu hồi tài liệu cũ để tránh sử dụng nhầm lẫn.

5.6.5 Tài liệu thu hồi sẽ được huỷ bỏ, bản gốc tài liệu cũ nếu được giữ lại để tham khảo, thì tất cả các
trang phải đóng dấu tài liệu “Không kiểm soát”
5.7 Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài
Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như: các tài liệu của khách hàng chuyển giao, nhà cung
cấp, các văn bản hay tiêu chuẩn qui định của nhà nước được sử dụng trong Công ty, được nhân viên


HƯỚNG DẪN

LOGO VIỆN

Mã số

THỂ THỨC VÀ TRÌNH BÀY
TÀI LIỆU

VĐK-QP01-WI01

Ngày ban hành

18/08/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

15/6

tại các bộ phận liên quan cập nhật vào “Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật, văn bản pháp quy”(QF03QP01). Các tài liệu này khi được Công ty sử dụng vào hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh thì
cũng được Công ty đóng dấu “Được kiểm soát” lên trang bìa đầu.
5.8 Các tài liệu là bản vẽ thiết kế :
Các bản vẽ thiết kế gốc được duyệt phải đóng dấu “APPROVED”, bản vẽ phát cho khách
hàng phải được đóng dấu “COPY APPROVED” hoặc “REVISED” (nếu là bản vẽ sửa đổi). Những
bản vẽ dùng để tham khảo trong công việc hoặc bản vẽ lỗi thời thu hồi nhưng được giữ lại cho mục
đích tham khảo phải được đóng dấu “FOR REFERENCE”. Những bản vẽ bị gạch chéo là những bản
vẽ đã bị huỷ bỏ
6- Lưu hồ sơ
Tất cả các hồ sơ phát sinh trong quá trình này được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát hồ sơ – QT02
Stt

Tên hồ sơ

Số hiệu

Thời gian lưu

Nơi lưu

1

Phiếu đề nghị soạn thảo/sửa đổi
tài liệu

QF01-QP01

≥01 Năm

P.HCKT và các bộ phận

2

Danh mục tài liệu nộ bộ

QF02-QP01

≥03 Năm

P.HCKT và các bộ phận

3

Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật,
văn bản pháp quy

QF03-QP01

≥03 Năm

P.HCKT và các bộ phận

4

Sổ phân phối và thu hồi tài liệu

QF04-QP01

≥03 Năm

P.HCKT

7- Phụ lục
- Phiếu đề nghị soạn thảo/sửa đổi tài liệu
QF01-QP01
- Danh mục tài liệu nội bộ
QF02-QP01
- Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật, văn bản pháp quy QF03-QP01
- Sổ phân phối và thu hồi tài liệu
QF04-QP01