bai thuyet trinh tồn kho LEAN

Nhóm Kinh Doanh DQK

Môn logistics
Câu hỏi: Bạn hãy liệt kê các lãng phí theo quan điểm của Lean. Hãy
chọn một loại lãng phí, phân tích các nguyên nhân gây ra lãng phí và đề
xuất cách giải quyết theo các công cụ đã học.

Trả lời:
* Có 9 lãng phí theo quan điểm của Lean:
1. Sản xuất thừa
2. Khuyết tật, phế phẩm
3. Tồn kho không cần thiết
4. Di chuyển
5. Chờ đợi
6. Thao tác thừa
7. Sửa sai
8. Gia công thừa
9. Kiến thức rời rạc
Nhóm Kinh Doanh chọn lãng phí về Tồn kho không cần thiết để phân tích
các nguyên nhân và đề xuất 1 số giải pháp.

Nội dung chính:
I. Tồn kho là gì?
II. Hàng tồn kho là gì?
III. Tồn kho không cần thiết và các nguyên nhân:
1. Tồn kho nguyên vật liệu
2. Tồn kho bán thành phẩm
3. Tồn kho thành phẩm
IV. Đề xuất cách giải quyết theo các công cụ đã học:
1. Sử dụng chiến lược Just – In – Time (JIT)
2. Thực hiện TPM va 5s xuyên suốt cho doanh nghiệp

V. Kết Luận

1


Nhóm Kinh Doanh DQK

I. Tồn kho là gì?
- Là toàn bộ các nguồn lực cung ứng nguyên vật liệu và hàng hóa được
các công ty doanh nghiệp nắm giữ.
- Tồn kho được tạo thành bất cứ khi nào nguồn NVL và hàng hóa đầu
vào và đầu ra trong 1 doanh nghiệp tại một thời điểm đã có sẵn mà chưa được
sử dụng cho sản xuất, bán hàng.

II. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường.
Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ được dùng để tham gia vào
quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
* Theo khái niệm trên thì hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm:
- Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi đường,
hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm: Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn
thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi trên
đường hoặc gửi đi gia công chế biến.
Những hàng tồn kho này là tồn kho tốt đối với doanh nghiệp, nhưng
nếu tồn quá nhiều sẽ gây nên lãng phí và trở thành tồn kho không cần thiết.

* Mục đích và tầm quan trọng của tồn kho:
Là hoạt động dự phòng, là kho đệm giữa lượng cung và cầu về mặt
hàng cụ thể đối với doanh nghiệp => các hoạt động tác nghiệp của sản xuất,
cung cấp hàng hóa diễn ra đều đều, ổn định, tránh các đột biến cung cầu bất
lợi.
* Lãng phí về tồn kho:
Lãng phí về tồn kho nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết về nguyên vật
liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí
tài chính cao hơn về tồn kho, chi phí bảo quản cao hơn và tỷ lệ khuyết tật cao
hơn.

III. Tồn kho không cần thiết và các nguyên nhân:
1. Tồn kho nguyên vật liệu:
Nhà sản xuất mua quá nhiều nguyên vật liệu để dự trữ vì sợ tăng giá.

2


Nhóm Kinh Doanh DQK

* Nguyên nhân:
- Do thiếu thông tin, dẫn đến dự báo không chính xác về nhu cầu của
thị trường và sở thích tiêu dùng của người tiêu dùng. Theo xu hướng hiện nay
nhu cầu tiêu dùng của con người có phần thuyên giảm vì vậy nhà sản xuất cứ
sản xuất sản phẩm của mình và tung ra thị trường ồ ạt, gây nên tình trạng
cung vượt xa cầu, ứ đọng sản phẩm và tồn nguyên vật liệu trong kho.
- Tin đồn từ các đối thủ cạnh tranh và tin đồn thổi trên thị trường.
Ngoài việc lấy ý kiến của người tiêu dùng làm thông tin, các nhà sản xuất còn
tìm kiếm thông tin bằng cách nghe ngóng tình hình từ các đối thủ cạnh tranh
và tình hình xã hội mà có liên quan đến việc sản xuất của công ty mình.

Chính vì vậy mà các đối thủ cành tranh biết được điều đó hay tung ra các
thông tin tin sai lệch. (ví dụ như sắp tới đây giá xăng dầu sẽ tăng cao, vì vậy
các nhà sản xuất lo ngại nên phải mua dự trữ nguyên liệu.)
- Do việc khách hàng hủy hợp đồng. Trong khi công ty đã có một
lượng nguyên vật liệu đầy đủ, đủ để đáp ứng lô hàng vừa ký xong với khách
hàng, nhưng do chủ quan không kiểm tra lại lượng nguyên vật liệu trong kho
đã ẩm mốc do quá trình bảo quản không tốt, dẫn đến nguyên liệu cũ thì hư
hỏng, nguyên liệu mới thì không về kịp về để sản xuất, không kịp thời gian
giao hàng gây tổn thất nghiêm trọng: nguyên vật liệu cũ bỏ đi, nguyên vật liệu
mới tồn lại đồng thời bồi thường hợp đồng.
- Hợp đồng bị hủy do phía khách hàng, vì 1 lý do gì đó họ hủy hợp
đồng, trong khi bên phía công ty đã chuẩn bị sẵn nguyên vật liệu để sản xuất.
Mặc dù bên đối tác chấp nhận đền bù hợp đồng, nhưng dẫu sao vẫn khó có
thể tránh khỏi tổn thất. Nguyên vật liệu trên khi chưa được sử dụng tới vẫn là
hàng tồn kho không cần thiết trong thời điểm này.
- Giá nguyên vật liệu và chi phí vận chuyển tăng buộc nhà sản xuất
phải thay đổi giá sản phẩm. Để tránh mất khách hàng do tăng giá sản phẩm,
nhà sản xuất thay đổi giá bằng cách giảm trọng lượng sản phẩm. →Thay đổi
trọng lượng in trên bao bì → bao bì cũ bị tồn lại trong kho.
- Đổi moden để sản phẩm được tiêu thụ (đa số là những sản phẩm về
thời trang như: quần áo, giày dép,….)
- Quyết định thay đổi mẫu mã, bao bì sản phẩm nhưng không có kế
hoạch cụ thể.
+ Thời điểm thay đổi bao bì mới không hợp lý, chính xác → bao
bì cũ vẫn còn trong kho sẽ bị tồn.
+ Do thay đổi bao bì sản phẩm, nhưng người tiêu dùng chưa
quen với sản phẩm mới đó, vì họ đã quen với sản phẩm có mẫu mã, bao bì cũ
(thường với những sản phẩm đã có thương hiệu). Khi đó hàng không tiêu thụ
trở thành hàng tồn kho.

3


Nhóm Kinh Doanh DQK

* Giải pháp:
- Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi các thông tin, diễn biến,
biến động ngoài thị trường để lập kế hoạch sản xuất phù hợp, không bị động.
Doanh nghiệp nên thành lập ra một phòng ban chuyên về dự báo :
+ Dự báo nhu cầu : dài hạn
+ Dự báo cung cấp : trung hạn.
+ Dự báo giá : ngắn hạn.
- Luôn có kế hoạch cụ thể, rõ ràng, được tính toán thời gian chính
xác mỗi khi quyết định thay đổi trọng lượng sản phẩm hoặc thay đổi mẫu mã,
bao bì sản phẩm.
- Đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, hợp tác tốt giữa các phòng ban
trong doanh nghiệp đặc biệt giữa các phòng : kinh doanh, marketing, R &D
và sản xuất.
- Hạn chế tối đa công nghệ, máy móc bị lỗi hoặc do lỗi vận hành
của con người (nhân viên, công nhân) dẫn đến in sai thông tin, thông số của
sản phẩm trên bao bì.
2. Tồn kho bán thành phẩm:
* Nguyên nhân:
- Do yếu tố con người: Con người là yếu tố tác động trực tiếp đến việc
tồn kho. Nguyên nhân là do chủ quan của con người và đào tạo trình độ về
mặt kỹ thuật không được tốt, điều này dẫn đến việc gây ra sai sót trong bất kỳ
một khâu hay một công đoạn nào đó (ví dụ như trong khâu khuấy trộn chẳng
hạn trộn với khối lượng nhiều hơn so với đơn đặt hàng gây ra thừa bột).
- Do nguyên vật liệu đưa vào sử dụng : bị ẩm, mốc nhưng không được
kiểm tra trước khi đưa vào sản xuất.

- Do nguyên vật liệu bị pha trộn với NVL không đạt chất lượng.
Ví dụ: với sản phẩm bánh thì bột khuấy trộn không phù hợp sẽ không tạo
được độ kết dính hoặc làm cho bột nhão.
- Do máy móc, trang thiết bị: Máy móc là yếu tố tác động gián tiếp
đến việc tồn kho. Trong quá trình vận hành, nếu gặp sự cố máy móc hư hỏng
ở một khâu nào đó (lò nướng không hoạt động được hay rò rỉ nhớt nên bán
thành phẩm) thì bắt buộc các dây chuyền khác cũng phải ngưng hoạt động
theo gây nên ứ động toàn bộ, nếu việc hư hỏng máy móc kéo dài gây nên tồn
kho lớn, tổn thất nặng nề cho công ty.
Hoặc trong khi băng chuyền đang chuyền bánh qua khâu đóng gói thì
sẽ có những sản phẩm rơi ra khỏi băng chuyền, những sản phẩm đó cũng sẽ
giữ lại kho.

4


Nhóm Kinh Doanh DQK
- Do thiên tai: Khi khâu bán thành phẩm đa hoàn thành thì sẽ
được vận chuyển đến nhà máy để sản xuất ra thành phẩm, nhưng do
thời tiết ko như con người mong muốn mưa lớn và kéo dài gây nên
việc vận chuyển từ kho chứa bán thành phẩm qua nhà máy sản xuất
phải ngưng lại gây nên tồn kho bán thành phẩm nhất thời. Hoặc thời
tiết quá nóng gây ra hư hỏng bán thành phẩm không thể sản xuát ra
thành phẩm được.

* Giải pháp:
- Có chế độ khen thưởng và xử phạt công bằng để giúp công nhân cẩn
thận và chú ý hơn, đồng thời giúp cho họ nhiệt tình hơn trong công việc.
Đối với các công nhân có tay nghề còn kém, công ty cần cho công nhân học
thêm các lớp chuyên môn để họ nâng cao tay nghề. Riêng đối với những công

nhân mới, thì cần mở hẳn 1 lớp huấn luyện cho họ những kỹ năng và thao tác
làm việc với máy móc và thiết bị, để họ không bỡ ngỡ khi bắt tay vào làm
việc.
Ngoài ra còn phải có bảng chỉ dẫn và giờ giấc làm việc cụ thể. Mỗi
công ty nên có bảng nội quy chuẩn và buộc các nhân viên chấp hành theo nội
quy chuẩn đó.
- Đầu tư thêm máy móc trang thiết bị mới, tiên tiến và hiện đại hơn để
tăng năng suất và cải tiến sản phẩm. Thường xuyên kiểm tra, bảo trì máy móc
cũ.
- Các Operator (người đứng máy hay vận hành máy) sẽ phải biết sửa
chữa và bảo trì máy ở một mức độ nhất định thay vì chỉ biết thao tác vận
hành.
3. Tồn kho thành phẩm:
* Nguyên nhân:
- Tồn kho do mẫu mã lỗi thời: cuộc sống hiện nay, con người luôn
chạy theo cái gì được cho là mới nhất, hot nhất và hiện đại nhất. Các sản
phẩm mới “thay nhau ra đời” sản phẩm mới ra đời các sản phẩm cũ nhanh
chóng bị quên đi và rất khó trụ vững trên thị trường. Vì vậy nếu công ty ta
không bắt nhịp theo xu hướng phát triển này thì sản phẩm của chúng ta tồn
kho là lẽ đương nhiên.
Ví dụ: đối với sản phẩm quần áo thời trang do mode thay đổi, doanh
nghiệp không dự báo đươc xu hướng thời trang → tồn kho thành phẩm.
- Sp đã giao đi nhưng bị lỗi trả về: sản phẩm kém chất lượng, sản phẩm
không đúng như trong hợp đồng của khách hàng, sản phảm không đúng dung
lượng không đúng kích thước quy định. Lỗi do bao bì sản phẩm…
- Do chậm trễ thiếu phụ liệu, bao bì đóng gói sản phẩm nên tạm thời
sản phẩm phải ở trong kho chờ.
Ví dụ: Công ty sản xuất bánh kẹo. khi bánh đã hoàn thành và đưa ra
khỏi lò, nhưng bao bì đóng gói bánh vẫn chưa in xong tên hiệu hoặc thành

5


Nhóm Kinh Doanh DQK

phần nguyên liệu trên bao bì thì số bánh kia chắc hẳn phải nằm lại trong kho
chờ bao bì.
- Do đối tác gửi hàng trong kho trong khi sản phẩm đã sản xuất xong:
trong hợp đồng ký kết có ghi rõ bên đặt hàng sẽ tới lấy hàng và ngày giao
hàng cho khách nhưng khi sản phảm đã sản xuất xong, bên đặt hàng chưa thể
tới lấy hàng được, vì thế số hàng đó nhà sản xuất phải lưu lại trong kho của
mình.
* Giải pháp:
- Hàng tồn kho quá mức làm tăng chi phí sản phẩm do hàng sẽ bị lỗi
thời, hàng không bán được gây lãng phí kho không đảm bảo cho việc phòng
chống cháy và tất nhiên là mặt bằng phụ trội sẽ tăng lên, đòi hỏi phải thường
xuyên xử lý, tiền lương trả cho người phục vụ và phí lãi suất, công việc giấy
tờ cũng sẽ tăng lên... Muốn làm giảm mức tồn kho trong nhà máy, mỗi thành
viên cần nỗ lực và có ý thức không cần tổ chức sản xuất những mặt hàng có
nguy cơ không bán được, không lưu một số mặt hàng hoặc bán thành phẩm
có thể hư hỏng theo thời gian. Những nguyên liệu lỗi thời theo cách tổ chức
nhà xưởng cũ cần được loại thải.
- Tổ chức đào tạo lại nhân viên, hoạch định cụ thể có hiệu quả chiến
lược sản xuất phù hợp với quy mô và khả năng của doanh nghiệp mình.
IV. Đề xuất cách giải quyết theo các công cụ đã học :
Để hạn chế lượng tồn kho không cần thiết tới mức thấp nhất ta dùng
một số biện pháp từ các công cụ, kỹ thuật của Lean: chiến lược JIT, công cụ
TPM và 5S.
1. Sử dụng chiến lược Just – In – Time (JIT):
Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gói gọn trong một câu: “Đúng sản

phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”.
JIT là hệ thống sản xuất trong đó các luồng nguyên vật liệu, hàng hoá
và sản phẩm truyền vận trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế
hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi
quy trình hiện thời chấm dứt. Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình
trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi để có
đầu vào vận hành.
Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ
thống với lượng tồn kho nhỏ nhất, dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế
tối đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí . Hệ thố ng JIT có những đặc
trưng chủ yếu sau đây:
1.1. Mức độ sản xuất đều và cố định:
Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất khi đi
qua một hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng với nhau và để
nguyên vât liệu và sản phẩm có thể chuyển từ nhà cung cấp đến đầu ra cuối

6


Nhóm Kinh Doanh DQK

cùng. Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt
chẽ. Do đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian
để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định.
1.2. Tồn kho thấp:
- Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản
phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích
quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được
không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm
còn tồn đọng trong kho.

- Lợi ích thứ hai thì khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt
của triết lý JIT, đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những
mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà
quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến
chi phí tăng cao
1.3. Kích thước lô hàng nhỏ:
- Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang
sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho
và tiết kiệm diện tích kho bãi.
- Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc.
- Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí
sửa lại lô hàng nhỏ sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn.
1.4. Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh:
Những công nhân thường được huấn luyện để làm những công việc lắp
đặt cho riêng họ, công cụ và thiết bị cũng như quá trình lắp đặt phải đơn giản
và đạt được tiêu chuẩn hóa, có thể giúp giảm thời gian lắp đặt. Hơn nữa,
người ta có thể sử dụng nhóm công nghệ để giảm chi phí và thời gian lắp đặt
nhờ tận dụng sự giống nhau trong những thao tác có tính lặp lại.
1.5. Bố trí mặt bằng hợp lý:
- Hệ thống JIT thường sử dụng bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu sản
phẩm. Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những dòng sản phẩm giống nhau,
có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau.
- Để tránh việc di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực thì
người ta đưa những lô nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc này đến trung tâm
làm việc kế tiếp, như vậy thời gian chờ đợi và lượng sản phẩm dở dang sẽ
được giảm đến mức tối thiểu. Mặt khác, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu sẽ
giảm đáng kể và không gian cho đầu ra cũng giảm.
- Các nhà máy có khuynh hướng nhỏ lại nhưng có hiệu quả hơn và
máy móc thiết bị có thể sắp xếp gần nhau hơn, từ đó tăng cường sự giao tiếp
trong công nhân.

a. Kiểm kê hàng hóa:

7


Nhóm Kinh Doanh DQK

Nơi lưu trữ hàng tồn phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ hàng hóa khi cần
thiết. Khi tính toán lượng tồn kho, phải dự đoán được khoảng thời gian từ lúc
đặt hàng cho đến khi nhận được hàng. (Ví dụ: Bạn dự định 4 tuần có hàng,
trong khi nhà sản xuất làm được 10 bộ/tuần, thì bạn phải đặt hàng khi hàng
trong kho còn chưa tới 40 bộ. Nếu bạn quên chuyện này, đợi đến khi hàng hết
thật sự thì bạn phải đợi 1 tháng mới có hàng bán, như vậy sẽ rơi vào tình trạng
bị động nguồn hàng.)
b. Tránh dự trữ quá nhiều:
Tránh tồn quá nhiều hàng hóa đối với những sản phẩm theo mùa.(Ví
dụ như quần áo thời trang, trang sức, quà lưu niệm theo phong trào… vì đây
là những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi.)
Khi đối mặt với tình trạng dư thừa hàng tồn kho, một hành động mà
nhà sản xuất hay nghĩ tới ban đầu là giảm giá và thanh lý chúng. Mặc dù đây
không phải là giải pháp tốt nhất, nhưng nó giúp bạn lấy được 1 phần vốn đã
bỏ ra, còn hơn là duy trì tình trạng này với những chi phí phát sinh.
Các doanh nghiệp cũng nên thay đổi phương thức thanh toán để giúp
tăng quay vòng vốn và giảm tồn kho đến mức thấp nhất. (Ví dụ khi giao hàng,
doanh nghiệp nên yêu cầu thanh toán ngay để giúp quay nhanh vòng vốn,
tránh tình trạng tồn kho quá nhiều và nhất là doanh nghiệp không nên ký hợp
đồng dài hạn với khách hàng vì nếu giá cả thay đổi doanh nghiệp sẽ lỗ mà vẫn
bị buộc phải bán theo hợp đồng.)
Nắm bắt nhu cầu: Đó là việc tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá
trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa

giải quyết... Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trường, theo dõi
kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, thông tin phản
hồi mà doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản
phẩm trong tương lai.
Hoạch định cung ứng: Ngoài việc phân tích và dự đoán nhu cầu tiêu
thụ, doanh nghiệp cần đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả
năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác.
Tính toán lượng đặt hàng: Trên cơ sở nắm bắt và dự đoán cung cầu
hàng hóa, doanh nghiệp có thể tính toán lượng tồn kho cần thiết.
Xác định thời điểm đặt hàng: thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào các
yếu tố như:
+ Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng: Nếu thời gian này kéo dài
(do nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển chậm trễ), doanh nghiệp phải tính
trước để không bị động. Nghĩa là doanh nghiệp cần dự trù lượng hàng sẽ bán
được trong thời gian chờ đợi và cả hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro
(mức tồn kho tối thiểu).
+ Nhu cầu nguyên vật liệu: Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng

8


Nhóm Kinh Doanh DQK

luôn thay đổi từng ngày. Và nhu cầu của các bộ phận sản xuất cũng thay đổi
theo lịch trình sản xuất. Do đó, nếu đặt hàng không đúng thời điểm, doanh
nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên liệu.
1.6. Sửa chữa và bảo trì định kỳ máy móc, trang thiết bị:
Để giảm thiểu việc hỏng hóc, doanh nghiệp sử dụng các chương trình
bảo trì định kỳ, trong đó nhấn mạnh vào việc duy trì thiết bị trong điều kiện
hoạt động tốt nhất và vào việc thay thế những cụm chi tiết có dấu hiệu hỏng

trước khi sự cố xảy ra. Những công nhân thường có trách nhiệm bảo trì thiết
bị máy móc của mình. Doanh nghiệp cần có những chi tiết dự phòng và duy
trì lực lượng sửa chữa nhỏ hoặc huấn luyện công nhân tự mình sửa chữa
những hư hỏng đột xuất có thể xảy ra.
1.7. Sử dụng công nhân đa năng:
Công nhân đa năng được huấn luyện để điều khiển tất cả những công
việc từ việc điều khiển quy trình sản xuất, vận hành máy đến việc bảo trì, sửa
chữa… Người công nhân không những có trách nhiệm trong việc kiểm tra
chất lượng công việc của mình mà còn quan sát kiểm tra chất lượng công việc
của những công nhân ở khâu trước họ.
1.8. Đảm bảo mức chất lượng cao:
Sản phẩm làm ra phải đảm bảo về chất lượng, bộ phận quản lý chất
lượng kiểm tra và xử lý nhanh khi phát hiện sản phẩm bị lỗi tránh tình trạng
thành phẩm đem giao lại bị trả về.
1.9. Lựa chọn người bán hàng tin cậy và nâng cao tinh thần
hợp tác của các thành viên trong hệ thống. Cải thiện quan hệ nhà cung
cấp:
Việc cải thiện hoạt động cộng tác chia sẻ thông tin với nhà cung cấp
cũng giúp doanh nghiệp giảm được tồn kho, nâng cao thời gian tung sản
phẩm ra thị trường, rút ngắn quy trình kinh doanh, giảm bớt gánh nặng tiền
mặt, giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Liên kết với nhà cung cấp để chia sẻ
thông tin thông qua hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử trên nền web là một
lựa chọn. Theo đó, nhà cung cấp có thể thấy rõ mức tồn kho cần cho sản xuất
để kịp thời cung ứng. Nó cũng chính là sự điều chỉnh kịp thời và phù hợp quy
mô các lô sản xuất để tránh sự thừa thải không cần thiết.
1.10. Sử dụng hệ thống “kéo”:
Trong hệ thống kéo, việc kiểm soát sự chuyển dời của công việc tùy
thuộc vào hoạt động đi kèm theo, mỗi khâu công việc sẽ kéo sản phẩm từ
khâu phía trước nếu cần. Đầu ra của hoạt động sau cùng được kéo bởi nhu cầu
khách hàng hoặc bởi lịch trình sản xuất chính. Như vậy, trong hệ thống kéo,

công việc được luân chuyển để đáp ứng yêu cầu của công đoạn kế tiếp theo
của quá trình sản xuất.
1.11. Nhanh chóng giải quyết sự cố trong quá trình sản xuất:

9


Nhóm Kinh Doanh DQK

Ví dụ: Để xử lý nhanh những trục trặc trong quá trình sản xuất, nhiều
doanh nghiệp đã dùng hệ thống đèn để báo hiệu. Mỗi một khâu công việc
được trang bị một bộ ba bóng đèn, đèn xanh biểu hiện cho mọi việc đều trôi
chảy, đèn vàng biểu hiện có công nhân sa sút cần chấn chỉnh, đèn đỏ báo hiệu
có sự cố nghiêm trọng cần nhanh chóng khắc phục.
1.12. Liên tục cải tiến:
- Giảm thời gian sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm, tăng chất lượng
giao hàng, cải tiến dịch vụ khách hàng, thuê ngoài sản xuất một cách hợp lý.
- Muốn làm giảm mức tồn kho trong nhà máy, mỗi thành viên cần nỗ
lực và có ý thức không cần tổ chức sản xuất những mặt hàng có nguy cơ
không bán được, không lưu một số mặt hàng hoặc bán thành phẩm có thể hư
hỏng theo thời gian. Những nguyên liệu lỗi thời theo cách tổ chức nhà xưởng
cũ cần được loại thải.
- Tổ chức đào tạo lại nhân viên, hoạch định cụ thể có hiệu quả chiến
lược sản xuất phù hợp với quy mô và khả năng của doanh nghiệp mình.
2.Thực hiện TPM va 5s xuyên suốt cho doanh nghiệp với các nội
dung:
2.1.Thực hiện 5S để loại bỏ lãng phí :
• Phân loại :chỉ giữ lại những gì cần và vứt bỏ những thứ không
cần.
• Sắp xếp : duy trì sự ngăn nắp. Luôn nhớ rằng, luôn có chỗ cho

mooooij thứ và mọt thứ có chỗ của nó.
• Ánh sáng hoặc sự sạch sẽ : quy trình dọn vệ dinh là 1 hình thức
kiểm tra mà có thể phát hiện ra các hư hỏng hoặc tình trạng bất
thuờng có thể ảnh huởng đến chất luợng.
• Chuẩn hóa hoặc đưa ra các điều lệ: Phát triển hệ thống và các
điều lệ. Phát triển hệ thốn và các quy trình để duy trì và giám sát
3 quy định nêu trên.
• Duy trì : giữ gìn vệ sinh nới làm việc ổn định là một quá trình
đang thực hiện của việc cải tiến liên tục.
2.2. Thực hiện TPM
1. Bảo trì tự quản:
- Người đứng máy hay vận hành máy (Operator) sẽ phải biết sửa chữa
và bảo trì máy ở một mức độ nhất định thay vì biết thao tác vận hành, và khi
máy hư chỉ biết tắt máy rồi chờ đội bảo trì đến sửa.
- Đào tạo đội ngũ công nhân vận hành để giảm thiểu sự chênh lệch
giữa họ và đội ngũ bảo trì nhằm tạo điều kiện dễ dàng hơn khi họ làm việc
chung một nhóm. Cải tiến máy móc để công nhân vận hành có thể phát hiện
được những hiện tượng bất thường và đo lường được sự xuống cấp của thiết
bị trước khi có ảnh hưởng đến quá trình và dẫn đến hư hỏng. Chỉ cần
Operator làm được 30% công việc của bộ phận bảo trì thì năng suất thiết bị sẽ
tăng lên thấy rõ.

10


Nhóm Kinh Doanh DQK

- Công nhân vận hành sẽ lần lượt thực hiện 7 bước sau đây để nâng cao
kiến thức, tinh thần tham gia và trách nhiệm đối với thiết bị của họ:
1. Thực hiện việc lau chùi và kiểm tra máy.

2. Loại trừ nguyên nhân gây dơ bẩn máy và làm cho công việc vệ sinh
dễ hơn.
3. Xác lập tiêu chuẩn cho việc vệ sinh và bôi trơn thiết bị.
4. Đào tạo về kỹ năng kiểm tra, kỹ năng bảo trì và sửa chữa.
5. Thực hiện tự kiểm tra toàn bộ.
6. Tiêu chuẩn hoá các quy trình và nơi làm việc.
7. Tự bảo trì toàn bộ.
2. Cải tiến có trọng điểm:
Trong thực tế sản xuất khi nảy sinh những vấn đề như: về chất lượng,
về chi phí, về năng suất, về an toàn lao động v.v… tuỳ theo từng thời điểm và
tuỳ theo ý nghĩa then chốt và bức xúc của sự việc trong thời điểm đó, doanh
nghiệp nên chọn lựa và đưa ra vấn đề, thành lập nhóm hay tiểu ban để tập
trung cải tiến. Bên cạnh đó vẫn khuyến khích những sáng kiến cải tiến nhỏ
của từng cá nhân hoặc từng bộ phận trong công ty/nhà máy.
3. Bảo trì có kế hoạch:
Không thụ động đối phó với sự cố máy móc “hư đâu sửa đó”, mà phải
định hướng vào công tác lập kế hoạch bảo trì ngăn ngừa dựa trên cơ sở thời
gian chạy máy và điều kiện làm việc của máy cũng như khuyến nghị của nhà
sản xuất máy, bên cạnh đó là dự phòng vật tư, nhân lực, thời gian để không
ảnh hưởng sản xuất. Và quan trọng là phải thực hiện đúng theo kế hoạch. Bảo
trì theo kế hoạch tốt sẽ giảm thời gian dừng máy đột ngột, tăng tuổi thọ máy,
giảm thời gian sửa chữa khắc phục và chi phí bảo trì. Kết hợp chặt chẽ với nội
dung bảo trì tự quản.
4. Quản lý chất lượng:
Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng trên cơ sở con người (kỹ
năng), thiết bị (tự động, độ chính xác và tin cậy cao), vật tư (nguyên liệu, bao
bì), phương pháp sản xuất và thông số quá trình. Kiểm soát chất lượng từ
khâu đầu tiên đến khâu phân phối và hậu mãi nhằm xác lập và duy trì các điều
kiện để đạt “không lỗi”. Có hệ thống khắc phục và ngăn ngừa sự chênh lệch
chuẩn của sản phẩm là trách nhiệm của mọi người và người chỉ huy là bộ

phận bảo đảm chất lượng trong doanh nghiệp.
5. Quản lý từ đầu:
- Xác lập một hệ thống dữ liệu để đánh giá và rút kinh nghiệm trong
quá khứ khi chuẩn bị đầu tư mua sắm thiết bị mới hay trước khi nghiên cứu
phát triển sản phẩm mới, thay đổi mẫu mã, bao bì, tăng giảm trọng lượng sản
phẩm… Thiết bị mới phải có ưu điểm tích cực hơn thiết bị cũ: dễ vận hành,
dễ vệ sinh, dễ bảo trì và tin cậy, ít tiếu tốn năng lượng, tuổi thọ cao hơn v.v…
- Kết hợp chặt chẽ với bảo trì có kế hoạch.

11


Nhóm Kinh Doanh DQK

6. Huấn luyện và đào tạo:
- Công nhân vận hành phải được thường xuyên huấn luyện nâng cao kỹ
năng và thái độ làm việc.
- Cán bộ cần được đào tạo về khả năng quản lý, làm việc nhóm, giải
quyết vấn đề, quản lý chất lượng v.v…
7. TPM và 5S trong hành chính quản trị và các hoạt động
hỗ trợ:
- TPM: Bộ phận hành chính và các bộ phận hỗ trợ như cung ứng, bán
hàng và hậu mãi được xem là một phần của quy trình trên vì nhiệm vụ của họ
là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cũng như phục vụ các nhu cầu khác của
sản xuất.
- 5S trong công tác nhân sự: sàng lọc đội ngũ nhân viên để lựa chọn
nhân tài; sắp xếp lại bộ máy để nâng cao tính hiệu quả; vệ sinh tức là cải thiện
bầu không khí trong cơ quan trở nên thân thiện, cởi mở, đoàn kết hơn, v.v…
thực hiện tốt công tác trên sẽ có được sự phối hợp nhịp nhàng, hợp tác tốt
giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.

8. An toàn, sức khỏe và môi trường:
Thực tế trong sản xuất đã cho thấy không thể đạt được năng suất cao,
chất lượng ổn định nếu nơi làm việc bừa bãi, trơn trợt, thiếu ánh sáng, đầy
tiếng ồn, bụi bậm, mùi hôi thối dẫn đến bệnh nghề nghiệp và mối hiểm nguy
chực chờ hằng ngày. Ngoài ra sẽ ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp nếu có
sự khiếu nại của cộng đồng khi môi trường sống của họ bị ô nhiễm.
Đơn vị phải có chính sách về SHE (Safety & Health & Environment viết tắt là SHE) và công bố rõ ràng, bám sát các quy định của luật pháp về an
toàn, sức khoẻ, môi trường. Có nhân viên chuyên trách về an toàn lao động.
Xác định một hệ thống đánh giá về các mối nguy hiểm, các khía cạnh sản
xuất có ảnh hưởng đến môi trường làm việc và môi trường sống của cộng
đồng để tập trung cải tiến. Huấn luyện về nhận thức cho mọi người. Huấn
luyện về các kỹ năng PCCC, kỹ tăng cứu thương. Có quy trình về trường hợp
sự cố khẩn cấp. Có hệ thống báo cáo tai nạn và báo cáo suýt bị (Near Miss
Report). Trang thiết bị về an toàn đầy đủ. Có hệ thống xử lý chất thải và khí
thải đạt tiêu chuẩn.

V. Kết Luận:
Tồn kho, dự trữ là một yếu tố cần thiết, nhằm giúp cho quá trình sản
xuất, lưu thông được tiến hành liên tục, nhịp nhàng, không bị gián đoạn,
nhưng nếu để tồn kho quá mức là một lãng phí lớn.
Tồn kho thành phẩm , bán thành phẩm, nguyên vật liệu, không chỉ ứ
đọng vốn, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh mà còn chiếm không gian
và diện tích, đòi hỏi phải sử dụng nhân công và thiết bị hỗ trợ để bảo quản
hàng tồn kho, mà không mang lại giá trị gia tăng, gây lãng phí.

12


Nhóm Kinh Doanh DQK

Hiện nay có nhiều doanh nghiệp Việt Nam cũng đang tìm kiếm
phương pháp quản lý hàng tồn kho có hiệu quả. Tuy nhiên, việc áp dụng vào
thực tiễn của doanh nghiệp Việt Nam còn nhiều bất cập, đòi hỏi nhiều điều
kiện : trang bị công nghệ máy móc kỹ thuật tiên tiến, hiện đại, trau dồi kỹ
năng hiểu biết, thực hành của công nhân và kỹ năng quản lý của nhà quản
lý…
Hi vọng rằng trong tương lai, doanh nghiệp Việt Nam sớm tìm ra được
phương án giải quyết tối ưu nhằm mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, thúc
đẩy nên kinh tế đất nước phát triển.

13