Kỹ năng chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc hoàn hảo

KỸ NĂNG CHUẨN BỊ MỘT BỘ HỒ SƠ XIN VIỆC
HOÀN HẢO
Chuẩn bị hồ sơ xin việc
Chuẩn bị tốt bộ hồ sơ xin việc là hết sức cần thiết. Nhiều khi bạn có khả năng đáp ứng
yêu cầu công việc nhưng cơ hội không đến với bạn vì hồ sơ của bạn đã bị lọai ngay từ
vòng sơ tuyển. Tuy tất cả các mẫu biểu của hồ sơ xin việc đều có sẵn, nhưng viết đầy đủ
các mục và tạo được sự chú ý của người đọc không phải là điều đơn giản. Hồ sơ của bạn
có thể bị loại vì viết quá sơ sài hoặc chưa cẩn thận. Bạn cũng có thể bị loại vì hồ sơ xin
việc không nêu được những kinh nghiệm và khả năng của bạn theo hướng đáp ứng yêu
cầu của đơn vị tuyển dụng: Người tuyển dụng không có đủ thông tin để hiểu đúng về bạn.
Vì vậy, xin hãy dành đủ thời gian để chuẩn bị tốt một bộ hồ sơ xin việc.
1. Hồ sơ xin việc bao gồm những gì?
Hồ sơ xin việc thường được làm theo mẫu quy định chung hoặc mẫu riêng của từng
đơn vị tuyển dụng. Thông thường một bộ hồ sơ đầy đủ gồm có:
-

Đơn xin việc có dán ảnh.
Sơ yếu lý lịch có dán ảnh và xác nhận của địa phương quản lý.
Các văn bằng, chứng chỉ có công chứng của Nhà nước.
Thư giới thiệu đảm bảo của người có uy tín hoặc xác nhận của đơn vị bạn đã làm

trước đó (nếu có).
- Bản sao (photocopy) sổ hộ khẩu.
- Giấy khám sức khỏe.
Tất cả các giấy tờ trên được đựng trong một túi hồ sơ. Bên ngoài túi có ghi đầy đủ họ
tên, địa chỉ liên hệ của bạn và tên các loại giấy tờ có bên trong.
2. Làm thế nào để hồ sơ xin việc không bị loại?
Một bộ hồ sơ đầy đủ được trình bày cẩn thận về cả hình thứcvà nội dung sẽ gây ấn
tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Nó chứng tỏ bạn là người cẩn thận, có trách nhiệm và
nghiêm túc trong quá trình tìm kiếm việc làm. Hãy nhớ rằng có đến hàng trăm người nộp
hồ sơ xin vào một vị trí công việc và nhàtuyển dụng sẽ chỉ chọn lựa từ các hồ sơ này một

danh sách vừa đủ để xử lý mà thôi.


a. Đơn xin việc gây ấn tượng

Đơn xin việc chính là cơ hội để bạn nói với nhà tuyển dụng rằng họ cần xem xét hồ
sơ của bạn kỹ hơn. Bạn cần khẳng định rằng trình độ của bạn phù hợp với vị trí tuyển
dụng. Hãy giải thích vì sao bạn thích công việc này và tại sao bạn lại phù hợp với yêu cầu
của họ. Mẫu đơn xin việc hiện đang bán phổ biến trên thị trường rất sơ sài, bạn nên tự
viết để làm rõ những điều mình muốn trình bày.
Hình thức trình bày:
Sử dụng khổ giấy A4, căn chỉnh lề cân đối.
Không chọn quá nhiều cỡ chữ, kiểu chữ.
Nếu chữ đẹp, có thể viết tay.
Không có lỗi chính tả.
Câu văn ngắn gọn, rõ ràng.
Các đoạn văn phải ngắt xuống dòng.
 Nội dung:
- Thông tin cá nhân: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dán ảnh của bạnvào góc
-

trái phía trên tờ đơn xin việc (ảnh cỡ 3x4).
- Đoạn mở đầu: Viết hai, ba câu nêu lý do vì sao bạn biết để xin vào làm việc ở đơn vị này.
- Đoạn nội dung chính: Giới thiệu về những khả năng bạn có thể làm việc tốt cho đơn vị
tuyển dụng, đặc biệt nêu rõ những công việc cụ thể bạn có thể đảm trách. Nếu bạn đã
từng làm ở nơi khác, hãy trình bày kinh nghiệm và kết quả làm việc của bạn. Hãy trình
bày rõ ràng bạn muốn làm gì, loại công việc bạn quan tâm. Đừng quên làm nổi bật các ưu
thế của bạn từ quá trình đào tạo hay làm việc trước đó và trình bày các phẩm chất của
mình một cách khéo léo.
- Đoạn thông tin bổ sung: Nêu lý do vì sao bạn thích làm việc ở đơn vị tuyển dụng, điều đó

-

chứng tỏ bạn đã nghiên cứu về đơn vị họ.
Đoạn kết luận: Hãy cam kết về sự phục vụ của bạn và chứng tỏrằng điều đó có lợi cho
đơn vị tuyển dụng; ký tên và ghi rõ họ tên.
b. Lý lịch cá nhân nổi bật
Tờ khai lý lịch chính là sự tự giới thiệu về bản thân. Lý lịch phải phản ánh được
nhân cách, làm nổi bật kinh nghiệm, khả năng của bạn đối với việc hòan thành công việc
của đơn vị tuyển dụng. Vì thế việc trình bày và chọn lọc các thông tin trên lý lịch rất
quan trọng. Một bản lý lịch sạch sẽ, không có lỗi chính tả, chữ viết rõ ràng, khai đầy đủ
nội dung nhưng ngắn gọn và súc tích sẽ góp phần giúp bạn thành công.


 Những điều cần lưu ý:

Viết đầy đủ họ tên, ngày , tháng, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, số Fax (nếucó).
Tình trạng hôn nhân (đã lập gia đình hay độc thân, có mấy con).
Nếu là bạn nam còn trẻ, ghi rõ đã hoàn thành nghĩa vụ quân sự (nếu có).
- Phần đào tạo ghi rõ các văn bằng chứng chỉ, chuyên ngành được đào tạo, thời gian và nơi
-

đào tạo.
- Nêu rõ trình độ ứng dụng tin học, ngoại ngữ (nếu có)
- Phần kinh nghiệm chuyên môn: trình bày những kinh nghiệm nổi bật và những điểm
mạnh mà người tuyển dụng quan tâm. Nếu bạn đã làm ở những đơn vị khác, hãy nêu rõ
những công việc, kết quả, thời gian bạn đã làm và tên đơn vị đó. Những bằng chứng hoặc
con số chứng minh cụ thể sẽ có sức thuyết phục đối với người tuyển dụng.
- Phần quan hệ gia đình: Ghi tên tuổi cha mẹ, anh chị em ruột và nghề nghiệp của họ (nên
ghi cụ thể, không ghi chung chung). Gia đình và hoàn cảnh sống có ảnh hưởng đến nhân
cách của bạn. Nếu bạn ghi cụ thể nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn về bạn. Gia cảnh tốt

sẽgây được sự cảm tình đối với họ và là điểm mạnh của bạn.
- Cuối cùng là sự cam kết của bạn về những gì bạn đã khai. Lý lịch cần có xác nhận của cơ
quan công an phường, xã nơi bạn sinh sống. Đối với một số doanh nghiệp liên doanh với
nước ngoài có thể chỉ cần cam kết và ký tên.
c. Văn bằng, chứng chỉ có sức thuyết phục
Các văn bằng, chứng chỉ là hết sức quan trọng. Trong lúc tìm việc làm bạn nên:
-

Sao mỗi lọai chứng chỉ thành nhiều bản có công chứng của Nhà nước để sẵn sàng,

-

khi cần, nộp hồ sơ cho nhiều đơn vị khác nhau.
Chú ý không nộp bản chính vì nhiều nhà tuyển dụng không trả lại hồ sơ khi bạn

không được tuyển dụng.
- Nếu bạn có nhiều văn bằng thì chỉ nên lựa chọn những văn bằng theo yêu cầu hoặc
mang lại lợi điểm cho bạn khi xét tuyển.
- Đừng quên đưa vào hồ sơ các chứng chỉ về tin học, ngoại ngữ (nếu có)
d. Thư giới thiệu củangười có uy tín
Thư giới thiệu của người có uy tín hoặc của đơn vị bạn đã làm việc là bằng chứng
đảm bảo tốt cho bạn. Bạn nên cất giữ cẩn thận để sẵn sàng đưa cho nhà tuyển dụng. Nếu
là thư giới thiệu, bạn nên đưa cho nhà tuyển dụng trước khi nộp hồ sơ. Nếu là thư xác
nhận năng lực làm việc, bạn nên để trong túi hồ sơ.
e. Bản sao sổ hộ khẩu


Nhiều nhà tuyển dụng đôi khi ghi rõ yêu cầu với các ứng viên cần có hộ khẩu tại
tỉnh hay thành phố nhất định. Nếu bạn có hộ khẩu nơi nhà tuyển dụng mong muốn thì đó
là lợi điểm của bạn. Bản sao hộ khẩu cần rõ ràng, sạch sẽ và có chứng nhận của chính

quền địa phương hoặc công chứng.
f.

Giấy khám sức khỏe
Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe của đơn vị y tế có thẩm quyền. Giấy khám

sức khỏe sẽ là lợi điểm nếu bạn có thể chất khỏe mạnh
 Những điều cần lưu ý khi nộp hồ sơ xin việc:
- Trước khi nộp hồ sơ, hãy photocopy một bộ để lưu giữ hoặc xem lại trước khi đi
-

phỏng vấn.
Nếu đơn vị tuyển dụng ở không xa, bạn nên tự mang hồ sơ đến nộp.
Nộp hoặc gửi hồ sơ đúng địa chỉ.
Sau khi gửi, kiểm tra lại, đảm bảo hồ sơ đã được gửi đến nơi.
Theo dõi xem có cần bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ không.
Theo dõi thông báo mời phỏng vấn hay thử việc

Chúc các bạn tìm đượcviệc như ý !
ĐƠN XIN VIỆC VIẾT TAY
Trên rất nhiều diễn đàn, có khá nhiều ý kiến nói về lý do tại sao nhà tuyển dụng lại
yêu cầu ứng viên phải gửi đơn xin việc viết tay. Trong thời đại Hi-tech như ngày nay, đa
số các bạn trẻ đều cho rằng đơn xin việc viết tay là không cần thiết đánh máy sẽ nhanh
hơn và đẹp hơn. Thậm chí, có nhiều bạn trẻ nhấn mạnh không bao giờ nộp hồ sơ tại
những công ty yêu cầu viết đơn xin việc viết tay. Tuy nhiên, với nhiều nhà tuyển
dụng chuyên nghiệp, đơn xin việc viết tay vẫn là một trong những yếu tố quan trọng để
đánh giá ứng viên trước khi quyết định có nên mời họ tham gia phỏng vấn hay không...
Theo khảo sát của từ các nhà tuyển dụng về kỹ năng viết tay của người xin việc, có thể
rút ra các kết luận khá bất ngờ sau:
-

1/2 nhà tuyển dụng được hỏi đã cho biết, họ sẽ cho điểm số cao đối với những ứng
viên có kỹ năng viết tay tốt.


-

Đa số ứng viên không vượt qua được ngưỡng phỏng vấn ban đầu, không phải do
thiếu kinh nghiệm, kiến thức trong lĩnh vực ứng tuyển, mà là do đơn xin việc viết
tay của họ quá kém cỏi.

Vì vậy, không thể phủ nhận vai trò quan trọng của đơn xin việc viết tay.
Để có một đơn xin việc viết tay hiệu quả,các bạn cần chú ý những yếu tố sau:
-

Viết các thông tin đầy đủ, rõ ràng. Bạn không được viết tắt không đơn xin việc.
Việc viết tắt có thể khiến nhà tuyển dụng đánh đồng với tính cách ẩu thả, không

-

tôn trọng người đọc và không quan tâm gì đến công việc đang ứng tuyển.
Bạn nên viết bằng mực xanh hoặc đen.
Bạn chỉ được viết 1 loại mực không được biến đơn xin việc thành nhiều màu sắc
với nhiều loại mực. Nếu bạn nghĩ rằng nên thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng
bằng các bôi đỏ tiêu đề hay gạch chân, đánh dấu hoa thị v.v… thì nên xem lại, vì
những cách thể hiện này làm bức thư trở nên thiếu chuyên nghiệp và giống một
bài làm văn của học sinh hơn là đơn ứng cử của một chuyên gia đầy kinh nghiệm.

Dùng bút mực thay cho bút bi khi viết đơn cũng là một gợi ý hay.
- Một lá đơn xin việc được viết sạch đẹp, ngay ngắn và thẳng hàng thẳng lối sẽ tạo

ấn tượng rất tốt đối với nhà tuyển dụng. Vì vậy, bạn nên tập trung vào viết đơn xin
việc.
- Hãy thể hiện sự sáng tạo của mình. Đối với đơn xin việc viết tay bạn không cần
phải theo một form chuẩn nào cả. Điều đó đồng nghĩa với việc bạn có thể sáng tạo
thể hiện cá tính của mình thông qua những dòng viết trên đơn xin việc để tạo ấn
tượng đối với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn không được quá bay bổng theo
những sáng tạo của mình mà vẫn phải tuân theo những qua định chung
Dưới đây là những tiêu chuẩn chung mà bạn cần tuân theo để có một lá đơn xin việc
hiệu quả
Về hình thức :
* Mở đầu: Việc nêu lý do vì sao bạn biết đến thông tin tuyển dụng là rất cần thiết. Đây là
cách hiệu quả để chứng minh với nhà tuyển dụng rằng bạn đã tìm hiểu kỹ về công ty,


cũng như trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của bạn hoàn toàn phù hợp với yêu cầu tuyển
dụng.
* Thân bài: Nhà tuyển dụng nào cũng sẽ nhớ về bạn giữa muôn ngàn hồ sơ xin việc khác
nếu bạn chứng minh cho họ thấy được giá trị và lợi ích lâu dài mà bạn sẽ đem đến cho
doanh nghiệp. Đây là lúc bạn nên nhấn mạnh về học vấn, tay nghề, kỹ năng và kinh
nghiệm của mình.
* Đoạn Kết: Một là đơn xin việc hoàn hảo đến đâu đi nữa cũng có thể sẽ không hiệu quả
nếu bạn không mạnh dạn đề cập đến mục đích của mình khi viết nó. Đề nghị được gặp
người phụ trách tuyển dụng để được trao đổi thêm hoặc tham gia buổi phỏng vấn là điều
hết sức cần thiết.
Về Nội dung :
* Trình bày cho nhà tuyển dụng biết bạn đã thấy thông tin tuyển dụng bằng cách nào và
vào thời điểm nào.
* Nêu rõ tất cả các thông tin về công việc trước đây của bạn. Sẽ không gì tốt hơn cho bạn
khi nhà tuyển dụng nhìn thấy rõ ràng và hình dung được quá trình công tác của bạn, từ đó
suy ra kinh nghiệm và kỹ năng mà bạn gặt hái được trong quá trình làm việc. Nếu đã

từng làm việc tương tự như việc đang tuyển dụng thì hãy chú ý nhấn mạnh điều đó, vì
đây sẽ là “điểm cộng” để bạn ghi dấu ấn với nhà tuyển dụng.
* Bạn nên cung cấp thêm các thông tin liên lạc của mình như số điện thoại liên lạc, địa
chỉ email vv...vào cuối thư. Và đừng quên giải thích vì sao bạn sẽ là ứng viên phù hợp
nhất cho công việc đang tuyển. Chỉ cần chút khéo léo, bạn đã có thể ghi thêm điểm ấn
tượng vào hồ sơ của mình.
* Bạn cũng đừng quên ký tên rõ ràng và ghi đầy đủ tên họ ngay sau chữ ký vì đây là yêu
cầu bắt buộc đối với các lá đơn xin việc viết tay hay đánh máy, trừ khi bạn gửi bằng thư
điện tử.
Những điều nên ghi nhớ khi soạn một lá đơn xin việc viết tay:


* Cần phải tìm hiểu về công ty và công việc sắp ứng tuyển càng nhiều càng tốt, có thể
qua website của công ty đó, hay qua bạn bè, qua báo chí v.v… trước khi bắt tay viết đơn
xin việc
* Suy nghĩ thật kỹ về những gì chuẩn bị viết trong đơn, và khi viết nên viết đi viết lại
nhiều lần đến khi có được một lá đơn xin việc mà bạn tâm đắc nhất.
* Một bức thư chuyên nghiệp cách mấy mà phạm phải sai lầm trong lỗi ngữ pháp và
chính tả cũng là điều không thể chấp nhận được, vì vậy hãy kiểm tra thật kỹ trước khi
quyết định gửi đến tay nhà tuyển dụng.
* Cách trình bày trong đơn rất quan trọng, việc chọn loại giấy phù hợp cũng sẽ quyết
định đến hiệu quả của lá đơn xin việc.
* Luôn gửi kèm đơn xin việc bản gốc với thư giới thiệu và bằng cấp chứng chỉ liên quan.
Trong khi các văn bằng là bản photo thì bạn phải chắc rằng không gửi đơn xin việc bản
copy, nếu không muốn bị đánh giá là hời hợt, thiếu tôn trọng nhà tuyển dụng.
* Bạn cũng có thể thông báo với những người viết thư giới thiệu là bạn đang xin việc và
với công ty nào. Nhà tuyển dụng có thể sẽ liên lạc với họ trước khi quyết định mời bạn
phỏng vấn.
* Việc cập nhật lý lịch là rất quan trọng để nhà tuyển dụng nắm bắt kịp thời quá trình
phát triển của bạn. Và với mỗi công việc cần có một bản lý lịch được điều chỉnh cho phù

hợp nhằm tạo ấn tượng tốt nhất cho nhà tuyển dụng.