THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI

THỦ TỤC CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN1
CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI2

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật ( xem hướng dẫn ở
mục Hồ sơ)
Bước 2:
Đăng ký và nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Công thương nơi đặt trụ sở chính của văn
phòng đại diện.

Trình tự

(Ví dụ: Văn phòng đại diện có trụ sở tại Tp. Hồ Chí Minh thì nộp hồ sơ tại Bộ
phận tiếp nhận hồ sơ - Văn phòng Sở Công Thương (số 163 Hai Bà Trưng, Q3,
TP.HCM).
Thời gian nhận hồ sơ: từ thứ Hai đến thứ Sáu (buổi sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30,
buổi chiều từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00)).
Khi nhận hồ sơ, Sở Công Thương kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ
trong hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy hẹn và giao cho người nộp.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ sẽ hướng dẫn người nộp bổ sung
và hoàn thiện hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ.
Bước 3: Căn cứ vào ngày hẹn trên giấy biên nhận đến nhận kết quả tại nơi nộp hồ
sơ

Hồ sơ

A. Thành phần hồ sơ (theo quy định tại Điều 5 Nghị định 72/2006/NĐ-CP; sửa
đổi, bổ sung theo Khoản 2, Điều 2 Nghị định 120/2011/NĐ-CP, Phụ lục 1 – Thông
tư 11/2006/TT-BTM) bao gồm:
1. Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại điện (Mẫu MĐ-1 –
Thông tư số 11/2006/TT-BTM);

2. Bản sao3 có chứng thực hoặc Bản chụp kèm bản chính để đối chiếu Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của

1 Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước
ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động
xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
2 Thương nhân nước ngoài là tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách
độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước
ngoài công nhận.


thương nhân nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật
Việt Nam;
3. Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương
chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài
trong năm tài chính gần nhất (văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế
hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương
nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc các văn bản khác được tổ chức độc lập, có
thẩm quyền cấp hoặc xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của
thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất) phải được dịch ra tiếng
Việt, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật
Việt Nam;
4. Bản sao có chứng thực hoặc Bản chụp kèm bản chính để đối chiếu điều lệ
hoạt động của thương nhân nước ngoài;
5. Bản sao giấy chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam) hoặc hộ chiếu
(nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
6. Bản sao hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện (có thể
nộp lúc đề nghị thành lập hoặc nộp khi thông báo hoạt động nhưng phải được công
chứng theo luật định, trừ một số trường hợp được miễn công chứng).

B. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.
Thời hạn
Tối đa 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
giải quyết
Phí, lệ
Lệ phí cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
phí
tại Việt Nam: 3.000.000 đồng/1 giấy phép
Yêu cầu
1. Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng bản dịch các giấy tờ sau:
khác
- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương của thương
nhân nước ngoài;
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương
chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm
tài chính gần nhất.
2. Yêu cầu khi nhận kết quả giải quyết:
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện đến trực tiếp nhận Giấy phép tại Bộ phận
nhận và trả hồ sơ tại Sở Công thương, đem theo bản chính giấy phép, chứng minh
nhân dân (đối với công dân Việt Nam ở trong nước), hoặc hộ chiếu (đối với người
nước ngoài. Nếu nhận giấy phép thay phải có giấy ủy quyền do giám đốc công ty
tại nước sở tại ký tên và đóng dấu (giấy ủy quyền phải được hợp pháp hóa lãnh sự).
3 Theo Điều 2 Nghị định 120/2011/NĐ-CP thì bản sao là là bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu đối với
trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp


3. Yêu cầu thông báo hoạt động4 của Văn phòng đại diện: (Yêu cầu này phải
được thực hiện trong vòng 45 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép thành lập Văn
phòng đại diện)
- Văn phòng đại diện phải đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát

hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp về những nội dung sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;
b) Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
c) Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh;
d) Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cơ quan
cấp Giấy phép;
đ) Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và thông báo cho Sở Thương
mại về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký.
- Luật Thương mại năm 2005;
- Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25/7/2006 của Chính phủ quy định chi tiết
Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài
tại Việt Nam;

Cơ sở
pháp lý

- Thông tư số 11/2006/TT-BTM ngày 28/9/2006 của Bộ Thương mại hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25/7/2006 của Chính phủ quy định
chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước
ngoài tại Việt Nam.
- Nghị định 120/2011/NĐ-CP ngày 16/12/2011 sửa đổi thủ tục hành chính tại
Nghị định hướng dẫn Luật Thương mại
- Thông tư 133/2012/TT-BTC ngày 13/08/2012 của Bộ Tài chính Quy định chế
độ thu, nộp và quản lý lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của
thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

LƯU Ý:
- Cần lưu ý một số vấn đề về thuế, các quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện, những hoạt
động thương mại mà văn phòng đại diện không được làm.

- Không có quy định hạn chế về quốc tịch của người đứng đầu văn phòng đại diện.

4 Ngoài yêu cầu thông báo hoạt động thì văn phòng đại diện phải thực hiện việc báo cáo định kỳ hàng năm theo quy
định tại Điều 19 Nghị định 72/2006/NĐ-CP


Trên đây là toàn bộ nội dung về thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước
ngoài, mọi thắc mắc xin vui lòng trao đổi thêm.
Trân trọng.