Thiết kế hệ thống quản lý công văn, được ứng dụng thực tế trong công việc hỗ trợ quản lý công văn của Tổng cục Thi hành án dân sự Hà Nội.

Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1..................................................................................................................1
MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP..................................................................................1
CHƯƠNG 3................................................................................................................21


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

DANH MỤC HÌNH
CHƯƠNG 1..................................................................................................................1
MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP..................................................................................1
CHƯƠNG 3................................................................................................................21


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

LỜI CẢM ƠN
Người xưa có câu: “Uống nước nhớ nguồn, ăn quả nhớ kẻ trồng cây”. Với
em sinh viên khoá ĐH1 của trường Đại Học Tài Nguyên Và Môi Trường luôn luôn
ghi nhớ những công lao to lớn của các thầy giáo, cô giáo. Những người đã dẫn dắt
chúng em từ khi mới bước chân vào giảng đường đại học những kiến thức, năng
lực và đạo đức chuẩn bị hành trang bước vào cuộc sống để xây dựng đất nước khi
ra trường sau 4 năm học. Em xin hứa sẽ lao động hết mình đem những kiến thức
học được phục vụ cho Tổ quốc. Em xin chân thành cảm ơn đến:
Cha, mẹ người đã sinh thành và dưỡng dục con, hỗ trợ mọi điều kiện về vật
chất và tinh thần cho con trên con đường học tập lòng biết ơn sâu sắc nhất.
Thầy cô của trường và các thầy cô trong Ban giám hiệu, thầy cô trong Bộ
môn Tin học của trường Đại Học Tài Nguyên Và Môi Trường đã tận tình giảng
dạy và tạo mọi điều kiện cho chúng em học tập trong suốt thời gian học tập tại

trường.
Thầy/cô Hà Mạnh Đào – Giáo viên hướng dẫn tiểu án tốt nghiệp đã tận tình,
hết lòng hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thành tiểu án tốt
nghiệp này. Em mong thầy luôn luôn mạnh khoẻ để nghiên cứu và đào tạo nguồn
nhân lực cho đất nước.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày ...... tháng ....... năm 2015
Sinh viên thực hiện


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT) làm cho
máy tính trở thành phương tiện không thể thiếu dược trong mọi lĩnh vực đời sống.
Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính dược khai thác một cách triệt để. Nếu
như vài năm truớc máy tính ở nước ta được sử dụng chủ yếu như là một công cụ đẻ
soạn thảo văn bản hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu
bảng, thương mại, khoa học v.v… thì giờ đây, cùng với sụ vươn xa của mạng
Internet trên lãnh thổ Việt Nam, máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên
bàn làm việc cá nhân tại gia dình để trao đổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu.
CNTT càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới,
công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. CNTT được
ứng dụng trong mọi nghành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc ứng
dụng CNTT trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu.
Kết quả của việc áp dụng CNTT trong quản lý là việc hình thành các hệ
thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông
tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây
các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn.
Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống quản lý

công văn, được ứng dụng thực tế trong công việc hỗ trợ quản lý công văn của
Tổng cục Thi hành án dân sự Hà Nội.
Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiện
chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tác thi
hành án dân sự và thi hành án hành chính trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý
chuyên ngành về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của
pháp luật.
Tổng cục Thi hành án dân sự có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc
huy, tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội.
Trong đó có nhiệm vụ phát hành báo chí và giao nhận công văn cho một số
ban ngành của ủy ban, thành ủy và một số các sở ban ngành khác. Xuất phát từ


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận công văn theo hình thức cũ
“tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hình hiện nay khi mà nền công
nghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cả các sở ban ngành, các đơn vị. Các
công văn thường không kịp thời, đặc biệt là các “sự vụ điện” các công văn cần thời
gian xử lý nhanh. Việc quản lý rất khó khăn, việc tra cứu các văn bản thường mất
rất nhiều thời gian mà nhiều khi không mang lại kết quả. Với các văn bản dài,
nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vị thì văn thư làm việc rất mất thời gian vì phải sao
chép rồi gửi đi. Mặt khác, với các sở ban ngành lượng văn bản gửi đi nhiều thì
hàng tháng lượng văn phòng phẩm phục vụ cho công tác này là không nhỏ.
Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và
thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để
xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như
tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên. Trong đề tài này đã thể hiện
tương đối đầy đủ những chi tiết đề ra.

Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

CHƯƠNG 1

MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP
1.1.

Giới thiệu về Tổng cục Thi hành án dân sự
Theo quy định tại Quyết định số 61/2014/QĐ-TTG ngày 30 tháng 10 năm

2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp, Tổng cục Thi
hành án dân sự có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như
sau:
Vị trí và chức năng của Tổng cục Thi hành án dân sự
1. Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tác thi hành
án dân sự và thi hành án hành chính trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý
chuyên ngành về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của
pháp luật.
2. Tổng cục Thi hành án dân sự có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy,
tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Thi hành án dân sự
Tổng cục Thi hành án dân sự thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng để Bộ trưởng Bộ Tư pháp trình cấp có thẩm quyền hoặc ban hành
theo thẩm quyền:
a) Dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị
quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết của Chính
phủ; dự thảo quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; dự thảo thông tư, quyết

định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và các văn bản khác về thi hành án dân sự, quản lý
thi hành án hành chính;

1


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

b) Chiến lược, chương trình quốc gia, đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch dài hạn,
năm năm, hàng năm, dự thảo báo cáo Quốc hội, báo cáo Chính phủ về thi hành án
dân sự, quản lý thi hành án hành chính.
2. Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định:
a) Thành lập, giải thể cơ quan thi hành án dân sự; các phòng chuyên môn và tổ
chức tương đương thuộc Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương;
b) Quản lý tổ chức, công chức của hệ thống cơ quan thi hành án dân sự theo quy
định của pháp luật;
c) Quy định về quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn, định mức, biểu mẫu, giấy tờ về thi
hành án dân sự và thi hành án hành chính;
d) Quy định về thống kê thi hành án dân sự và thi hành án hành chính.
3. Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về thi hành án dân sự,
quản lý thi hành án hành chính sau khi được phê duyệt, ban hành.
Thực hiện công tác rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra việc thi hành văn bản quy phạm
pháp luật về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính; tuyên truyền, phổ biến,
giáo dục pháp luật về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính.
Tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức, cá nhân thực hiện nghiêm bản án, quyết
định dân sự, hành chính của Tòa án và các quy định khác theo quy định của pháp
luật.
4. Ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp

vụ về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, văn bản cá biệt, văn bản quy
phạm nội bộ theo quy định của pháp luật.
5. Tổ chức kiểm tra:
a) Việc thực hiện trình tự, thủ tục và áp dụng pháp luật trong hoạt động thi hành án
dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính;
2


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

b) Chế độ thống kê và báo cáo về thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành
chính, đôn đốc thi hành án hành chính;
c) Việc thu, chi tiền, giao, nhận tài sản trong thi hành án dân sự; việc thu, nộp các
khoản phí, lệ phí và chi phí tổ chức cưỡng chế thi hành án dân sự;
d) Các hoạt động khác liên quan đến công tác thi hành án dân sự và công tác quản
lý về thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật.
6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm
quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với hành vi vi phạm pháp luật thi hành
án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính; phòng,
chống tham nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong thi hành
án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính theo
quy định của pháp luật.
7. Thực hiện công tác phòng ngừa tội phạm trong thi hành án dân sự, quản lý thi
hành án hành chính.
8. Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực thi hành án dân sự và thi
hành án hành chính.
9. Theo dõi việc thực hiện kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân liên
quan đến hoạt động thi hành án dân sự, đôn đốc thi hành, án hành chính. Trả lời
kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân theo quy định.
10. Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế về thi hành án

dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp; đánh giá kết quả về hợp tác quốc tế trong công tác thi hành án
dân sự và thi hành án hành chính.
11. Phối hợp với cơ quan liên quan thực hiện thanh tra về quản lý thi hành án dân
sự, quản lý thi hành án hành chính và xử lý hành vi không chấp hành án theo quy
định của pháp luật.
12. Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý
nhà nước về thi hành án dân sự trong quân đội,
3


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

13. Tổ chức nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin
vào hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự; hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật
của các cơ quan thi hành án dân sự.
14. Thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu về thi hành án dân sự và thi hành án hành
chính.
15. Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, số lượng người
làm việc trong đơn vị thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự; thực hiện chế độ tiền
lương, chính sách đãi ngộ; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn
nhiệm, từ chức, biệt phái, nghỉ hưu, thôi việc; khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc thẩm quyền
quản lý của Tổng cục Thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp
quản lý của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
16. Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất - kỹ thuật, phương
tiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật và
phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
17. Quản lý khoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự nộp cho Tổng cục Thi
hành án dân sự để thực hiện việc điều hòa phí thi hành án và sử dụng theo quy định

của pháp luật.
18. Tổ chức và quản lý công tác thi đua - khen thưởng của hệ thống các cơ quan thi
hành án dân sự, các tổ chức, cá nhân khác có thành tích xuất sắc trong công tác thi
hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính
theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
19. Thực hiện các quy định về bồi thường nhà nước trong thi hành án dân sự, đôn
đốc thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật.
20. Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp theo mục tiêu và nội
dung chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp được cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
4


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

21. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao và
theo quy định của pháp luật.
1.2.

Mô tả hoạt động quản lý công văn

Các chức năng trong Quản lý Văn bản đến
STT Chức năng

Mô tả

1

- Thêm mới văn bản đến

Vào sổ văn bản đến

Đối tượng sử
dụng
Văn thư

- Chỉnh sửa văn bản đến
- Sao chép văn bản đến
- Xóa văn bản đến
2
3

Tra cứu văn bản đến

- Vào sổ văn bản đến
- Tra cứu văn bản đến

Văn thư

Báo cáo văn bản đến

- Xem danh sách xử lý
- Báo cáo tổng hợp văn bản đến

Văn thư

- Báo cáo theo dõi GQ văn bản
đến
- In sổ văn bản đến
Các chức năng trong Quản lý Văn bản đi

STT Chức năng
1

Vào sổ văn bản đi

Mô tả
- Thêm mới văn bản đi

Đối tượng sử
dụng
Văn thư

- Chỉnh sửa văn bản đi
- Sao chép văn bản đi
3
4

Tra cứu văn bản đi

- Xóa văn bản đi
- Tra cứu văn bản đi

Văn thư

Báo cáo và In sổ

- Xem chi tiết văn bản
- In sổ văn bản đi

Văn thư

- Báo cáo tổng hợp văn bản đi
- Báo cáo theo loại văn bản

5


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

Các chức năng trong Danh mục
STT Chức năng
1

Danh mục sổ văn bản

Đối tượng sử
dụng
Quản trị, Văn
thư

Mô tả
Danh mục sổ văn bản

Quản lý thông tin cá nhân
Đối tượng sử
dụng
Đổi mật khẩu
Người dùng đổi mật khẩu
Mọi user trên
hệ thống

Cập nhật thông tin cá Người dùng cập nhật các Mọi user trên
nhân
thông tin cá nhân
hệ thống

STT Chức năng
1
2

Mô tả

1.2.1. Hoạt động xử lý công văn đến
Khi có một công văn đến thì nhân viên văn thư nhận công văn và kiểm tra
xem công văn có gửi đúng địa chỉ không. Nếu sai thì gửi trả lại. Ngược lại, sẽ tiếp
nhận và bóc xem công văn (nếu công văn gửi theo đính danh thì không được bóc).
Sau đó phân loại và lưu các thông tin của công văn đến (Ngày đến, Số đến, Tác
giả, Số - ký hiệu, Ngày tháng, Tên loại và trích yếu nội dung, Đơn vị hoặc người
nhận, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ Đăng ký công văn đến. Sau đó gửi cho cán bộ lãnh
đạo hoặc cán bộ chức năng trong cơ quan để giải quyết. Tại đây, công văn có thể
được xử lý ngay hoặc lại được chuyển giao cho các bộ phận hay các cá nhân khác.
Nếu cần hồi đáp thì chuyên viên soạn thảo sẽ soạn thảo công văn, trình lãnh đạo,
nếu được họ sẽ lưu bản gốc và ban hành công văn đi.

Cơ quan ngoài

Nhân viên văn thư

Chuyên viên soạn thảo

6

Lãnh đạo

Hồ sơ tài liệu


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

Gửi công
văn đến

Sai địa chỉ

Tiếp nhận
CVDEN

CVDEN

Đúng địa chỉ
Phân loại và
lưu thông tin
CVDEN vào
sổ đăng ký
công văn đến

Gửi trả
lại
CVDEN

Sổ đăng

ký công
văn đến

Chuyển
CVDEN cho
các đơn vị có
liên quan

Không cần hồi đáp

Không chấp nhận

Cần hồi đáp

Soạn thảo
công văn

Xét
duyệt
Chấp nhận

Lưu và gửi
CVDI

Hình 1.1: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đến
7


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

1.2.2. Hoạt động xử lý công văn đi
Nhu cầu ban hành một công văn đi có thể phát sinh từ một công văn đến
hoặc do nhu cầu nội tại của cơ quan.
Công văn đi do chuyên viên soạn thảo sẽ được gửi lãnh đạo duyệt ký,
chuyển văn thư lấy số theo thể loại (Sổ đăng ký công văn đi). Sau đó, nhân viên
văn thư sẽ lưu thông tin của công văn đi ( Ngày tháng gửi, Số và ký hiệu, Đơn vị
hoặc người gửi, Đơn vị hoặc người nhận, Số lượng, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ
Công văn đi. Đồng thời lưu vào Sổ giao nhận khối các phòng ban các thông tin:
Ngày tháng, Đơn vị gửi tới, Số và ký hiệu, Số lượng, Ký nhận. Cuối cùng, chuyển
công văn đi tới các bộ phận phát hành để gửi đến những nơi cần thiết.

8


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

Lãnh đạo

Chuyên viên soạn thảo

Yêu cầu soạn
thảo CVDI

Nhân viên văn thư

Soạn thảo
CVDI

Hồ sơ tài liệu

CVDI

Không chấp nhận

Xét
duyệt
Chấp nhận

Vào sổ
đăng ký
công văn đi

Sổ đăng
ký công
văn đi

Vào sổ công
văn đi

Sổ
công
văn đi

Vào sổ giao
nhận khối các
phòng ban

Chuyển
CVDI đến
những nơi

cần thiết

Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đi
1.2.3. Hoạt động lập báo cáo thống kê
9

Sổ giao
nhận
khối các
phòng
ban


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

Cuối tháng, nhân viên văn thư sẽ tiến hành lập báo cáo thống kê gửi lên ban
lãnh đạo.
Nhân viên văn thư

Lập báo
cáo

Lãnh đạo

Hồ sơ tài liệu

Báo cáo
Không đạt

Xét

duyệt

Báo cáo
thống kê cơ
sở công tác
văn thư

Đạt

Báo cáo
tình hình
xử lý công
văn

Hình 1.3: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ lập báo cáo thống kê
1.3. Giải pháp
Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận công văn
theo hình thức cũ “tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hình hiện nay
khi mà nền công nghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cả các sở ban
ngành, các đơn vị. Các công văn thường không kịp thời, đặc biệt là các “sự vụ
điện” các công văn cần thời gian xử lý nhanh. Việc quản lý rất khó khăn, việc tra
cứu các văn bản thường mất rất nhiều thời gian mà nhiều khi không mang lại kết
quả. Với các văn bản dài, nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vị thì văn thư làm việc rất
mất thời gian vì phải sao chép rồi gửi đi. Mặt khác, với các sở ban ngành lượng
văn bản gửi đi nhiều thì hàng tháng lượng văn phòng phẩm phục vụ cho công tác
này là không nhỏ.
Từ thực tiễn yêu cầu của công việc, em xin đưa ra giải pháp ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý công văn góp phần giảm thiểu nhiều thủ tục hành
chính rườm rà, tiết kiệm thời gian và công sức, mang lại hiệu quả cao.
10

Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

CHƯƠNG 2

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ
2.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh
a) Biểu đồ

Yêu cầu báo cáo

0
Công văn đến
Công văn cần được xử lý

CƠ QUAN
NGOÀI

Hồi đáp công văn
Công văn đi

HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
CÔNG VĂN

Kết quả xử lý

Báo cáo

Công văn cần được xử lý

Kết quả xử lý

PHÒNG
BAN

Hình 2.1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý công văn

11

LÃNH
ĐẠO
ĐƠN VỊ


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

b) Mô tả hoạt động
Khi cơ quan ngoài gửi công văn đến, hệ thống sẽ cập nhật thông tin và gửi
công văn cần được xử lý cho lãnh đạo hoặc các phòng ban trong cơ quan để giải
quyết. Sau đó, họ trả về kết quả xử lý cho hệ thống. Nếu cần thiết, hệ thống sẽ hồi
đáp công văn.
Tùy theo nhu cầu nội tại của cơ quan, của các bộ phận hay các chuyên viên
hoặc do phát sinh từ một công văn đến, hệ thống sẽ gửi công văn đi.
Lãnh đạo đơn vị: đưa ra các yêu cầu để hệ thống tổng hợp, thống kê và báo
cáo.
2.1.2. Sơ đồ phân rã chức năng
a) Sơ đồ

Quản lý công văn

1. Cập nhật
công văn
1.1. Công văn
đến

1.2. Công văn
đi

2. Xử lý công
văn đến

3. Xử lý công
văn đi

2.1. Vào sổ
đăng ký công
văn đến

4. Lập báo
cáo thống kê

3.1. Vào sổ đăng
ký công văn đi

2.2. Chuyển giao
cho các phòng ban,
cá nhân có liên quan
để giải quyết

3.2. Vào sổ công
văn đi
3.3. Vào sổ
giao nhận khối
các phòng ban

Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ quản lý công văn

12

4.1. Báo cáo thống
kê cơ sở công tác
văn thư

4.2. Báo cáo tình
hình xử lý công văn


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

b) Mô tả chi tiết các chức năng lá
1.1

. Cập nhật công văn đến
Khi có một công văn đến, nhân viên văn thư sẽ lưu toàn bộ thông tin của

công văn đến.
1.2. Cập nhật công văn đi
Khi gửi đi một công văn đi, nhân viên văn thư sẽ lưu toàn bộ thông tin của

công văn đi.
2.1. Vào sổ đăng ký công văn đến
Khi cơ quan ngoài gửi công văn đến, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổ đăng
ký công văn đến các thông tin: Ngày đến, Số đến, Nơi phát hành, Số - ký hiệu công
văn đến, Ngày ký công văn, Tên loại, Trích yếu nội dung.
2.2. Chuyển giao cho các phòng ban, cá nhân có liên quan để giải quyết
Sau khi vào sổ đăng ký công văn đến, nhân viên văn thư gửi công văn đến
cho các phòng ban hoặc cá nhân có liên quan để giải quyết.
3.1. Vào sổ đăng ký công văn đi
Sau đó, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổ đăng ký công văn đi các thông tin:
Số - ký hiệu công văn đi, Ngày ký công văn, Tên loại, Trích yếu nội dung, Tên
người ký, Nơi nhận công văn đi, Nơi nhận bản lưu.
3.2. Vào sổ công văn đi
Tiếp theo, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổ công văn đi các thông tin: Ngày
tháng gửi công văn đi, Số - ký hiệu công văn đi, Nơi phát hành, Nơi nhận, Số
lượng bản.
3.3. Vào sổ giao nhận khối các phòng ban
Cuối cùng, nhân viên văn thư sẽ lưu vào sổ giao nhận khối các phòng ban
các thông tin: Ngày tháng gửi công văn đi, Nơi gửi, Số - ký hiệu công văn đi, Số
lượng bản.
13


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

4.1. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư
Cuối tháng, nhân viên văn thư sẽ lập báo cáo thống kê cơ sở công tác văn
thư gửi lãnh đạo
4.2. Báo cáo tình hình xử lý công văn
Cuối tháng, nhân viên văn thư sẽ lập báo cáo tình hình xử lý công văn gửi

lãnh đạo
2.1.3. Danh sách hồ sơ dữ liệu
a. Công văn đến
b. Công văn đi
c. Sổ đăng ký công văn đến
d. Sổ đăng ký công văn đi
e. Sổ công văn đi
f. Sổ giao nhận khối các phòng ban
g. Báo cáo

14


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

2.1.4. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng
Các thực thể
a. Công văn đến
b. Công văn đi
c. Sổ đăng ký công văn đến
d. Sổ đăng ký công văn đi
e. Sổ công văn đi
f. Sổ giao nhận khối các phòng ban
g. Báo cáo

Các chức năng

a

b

1. Cập nhật công văn

C

C

2. Xử lý công văn đến

R

3. Xử lý công văn đi
4. Lập báo cáo thống kê

c

e

U
R
R

Hình 2.3: Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

15

d

f

g

U
U
R

U
R

U
R

C


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

2.2. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
a Công văn đến

Cơ quan
ngoài

Công
văn đến

3.0

1.0

b Công văn đi

Cập nhật
công văn

Xử lý công
văn đi

c Sổ đăng ký công văn đến

Cơ quan
ngoài

Công
văn đi

Ký xác nhận

Công văn đi

Lãnh đạo
đơn vị

Công
văn đi

Phòng
ban

d Sổ đăng ký công văn đi
e

Sổ công văn đi

f Sổ giao nhận khối các phòng ban
Công văn cần
được xử lý

Phòng
ban

Ký xác nhận

2.0

4.0

g Báo cáo

Xử lý công
văn đến
Công văn cần được xử lý

Lập báo cáo
thống kê
Yêu cầu báo cáo

Lãnh đạo
đơn vị

Báo cáo

Hình 2.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Giáo viên hướng dẫn: …………..

12


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

Công văn đi

Công văn đến

2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

Cơ quan ngoài

1.1
Cập nhật
công văn
đến

Lãnh đạo đơn vị

a Công văn đến

b Công văn đi

1.2
Cập nhật
công văn đi

Hình 2.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “1.0 Cập nhật công văn”

Giáo viên hướng dẫn: …………..

13


Yêu cầu vào sổ đăng ký
công văn đến

Công văn cần được xử lý

Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

Nhân viên
văn thư

Lãnh đạo
đơn vị

a Công vănđến

2.1

2.2
c

Vào sổ đăng ký
công văn đến

f

Sổ đăng ký công văn đến

Sổ giao nhận khối các phòng ban

Chuyển giao
công văn đến
cho các phòng
ban, cá nhân có
liên quan để
giải quyết

Công văn cần được xử lý
Ký xác nhận

Phòng ban

Hình 2.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “2.0 Xử lý công văn đến”
Giáo viên hướng dẫn: Hà Mạnh Đào

14


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

b

3.1
Vào sổ đăng
ký công văn
đi

Nhân viên
văn thư

Yêu cầu vào sổ đăng ký công văn đi

d

Công văn đi

f Sổ giao nhận khối các phòng ban

Công văn đi

Vào sổ công
văn đi

Sổ đăng ký công văn đi

3.3
Cơ quan
ngoài

3.2

Vào sổ giao
nhận khối các
phòng ban

e

Sổ công văn đi

Công văn đi

Ký xác nhận

Phòng ban

Hình 2.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “3.0 Xử lý công văn đi”

Giáo viên hướng dẫn: Hà Mạnh Đào

15


Sinh viên: Đào Thị Lan Anh

c Sổ đăng ký công văn đến
đến

4.1

4.2

d Sổ đăng ký công văn đi

Báo cáo thống kê
cơ sở công tác văn
thư

Báo cáo tình hình
xử lý công văn

e Sổ công văn đi
f Sổ giao nhận khối các phòng ban

g Báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Yêu cầu báo cáo
Báo cáo

Lãnh đạo
đơn vị

Báo cáo

Hình 2.8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “4.0 Lập báo cáo thống kê”

Giáo viên hướng dẫn: Hà Mạnh Đào

16