Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Ngọc Cảnh

MỤC LỤC
Biểu số 1.1: Bảng kết quả kinh doanh của công ty một số năm gần đây.............................7


1

CHƯƠNG 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế - Kĩ thuật và tổ chức bộ
máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Ngọc Cảnh
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Ngọc Cảnh
Công ty TNHH Ngọc Cảnh được thành lập với giấy phép kinh doanh số
070200096 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nam Định cấp
 Tên công ty: Công ty TNHH Ngọc Cảnh
 Địa chỉ trụ sở: Số 12 phố Hải Đông – Nghĩa Trung – Nghĩa Hưng – Nam Định
 Ngày hoạt động: 06/07/2005
 Điện thoại:03503871076
 Mã số thuế: 0600339595
 Giám đốc công ty: Nguyễn Ngọc Cảnh
Hiện nay ngành nghề kinh doanh chính của công ty là:
− Mua bán hóa mĩ phẩm
− Dịch vụ thương mại
− Bán hàng thực phẩm và tiêu dùng
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Ngọc Cảnh.
Kể từ khi ra đời, công ty TNHH Ngọc Cảnh đã không ngừng tự phát triển mình.
Ban đầu công ty chỉ là một doanh nghiệp nhỏ làm đại lý phân phối các mặt hàng như:
xà phòng, dầu gội, các loại mĩ phẩm cho các nhà phân phối lớn hơn. Thực tế lúc đó
còn ít các mặt hàng và các doanh nghiệp cạnh tranh do đó việc buôn bán của doanh
nghiệp không gặp nhiều khó khăn vất vả. Ban đầu doanh nghiệp chỉ phân phối hàng
hóa cho các cửa hàng bán lẻ trong huyện, dần dần doanh nghiệp đã mở rộng thị trường
của mình là phân phối hàng hóa cho các thị trường trong tỉnh và các tỉnh lân cận.
1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH Ngọc Cảnh
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty

 Chức năng:
• Hiện nay, công ty TNHH Ngọc Cảnh có con dấu riêng, được vay vốn và mở
tài khoản tại các ngân hàng nhằm thực hiện các chức năng của một doanh nghiệp
thương mại.
• Công ty luôn tổ chức lưu thông hàng hóa, thực hiện giá trị của hàng hóa một
cách tốt nhất. Công ty không ngừng trau dồi cũng như hoàn thiện công tác quản lý
nhân sự, quản lý tài chính, quản lý cơ sở vật chất, tiền vốn, hàng hóa kinh doanh.
Công ty đã cung cấp các loại sữa, mỹ phẩm, quần áo,… cho các cửa hàng, đại lý .
Đồng thời thực hiện tốt trách nhiệm, nghĩa vụ đối với cán bộ nhân viên làm việc
tại công ty.
 Nhiệm vụ.
Công ty TNHH Ngọc Cảnh thực hiện:


2

• Để thực hiện tốt những chức năng trên, công ty phải từng bước đi sâu nghiên
cứu, nắm bắt được nhu cầu cảu thị trường nhằm đáp ứng những sản phẩm tốt nhất,
hiện đạ nhất.
• Khai thác tối đa nguồn hàng từ nhà cung cấp, nhà phân phối cho công ty các
sản phẩm sữa tốt nhất để phân phối cho hầu hết các cửa hàng, đại lý cho các
huyện trong tỉnh và các tỉnh lân cận.
• Kinh doanh các sản phẩm, hàng hóa phục vụ nhu cầu tiêu dùng của gia đình,
cá nhân và tiêu dùng xã hội.
• Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng danh mục ngành nghề mà Doanh
nghiệp đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về sản phẩm do
Doanh nghiệp phân phối.
• Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đóng góp các loại thuế, phí, lệ phí (nếu có)
theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, quyền lợi đối với người lao động theo quy định

pháp luật về lao động.
• Thực hiện chế độ Báo cáo kế toán thống kê, báo cáo định kỳ, chế đồ kế toán
theo đúng quy định của Nhà nước. Chịu trách nhiệm về tính trung thực cuả báo cáo .
1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Ngọc Cảnh là một công ty thương mại bán hàng là khâu cuối
cùng, khâu quan trọng nhất của quy trình kinh doanh.
 Các phương thức bán hàng tại doanh nghiệp.
Hiện nay công ty TNHH Ngọc Cảnh áp dụng 2 phương pháp bán hàng là bán
buôn và bán lẻ hàng hóa
∗

Bán buôn hàng hóa:

Bán buôn hàng hóa là bán hàng cho mạng lưới bán lẻ, các đơn vị thương mại, các
doanh nghiệp sản xuất... để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến bán ra.
Các hình thức bán buôn hàng hóa:
- Bán buôn qua kho: Là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng hóa
phải được xuất từ kho bảo quản của công ty. Bán buôn qua kho được thực hiện theo
hai hình thức: bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và bán buôn qua
kho theo hình thức chuyển hàng.
-Bán buôn không qua kho (giao thẳng không qua kho): Đây là trường hợp tiêu
thụ hàng hóa không qua kho của Công ty. Bán buôn không qua kho có hai hình thức:
Bán buôn vận chuyển thẳng, bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
∗
Bán lẻ hàng hóa:


3

Hàng hóa bán lẻ thường có khối lượng nhỏ, thanh toán thường là tiền mặt nên

không cần lập chứng từ cho từng lần bán. Trong phương thức này công ty chủ yếu
thực hiện theo hình thức:
- Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm
vật chất về số lượng hàng hóa bán tại quầy, trực tiếp thu tiền và giao hàng trực tiếp cho
khách hàng, đồng thời ghi chép vào thẻ quầy hàng. Thẻ quầy hàng có thể mở cho từng
loại mặt hàng, phản ánh số lượng và giá trị của hàng hóa.
Công ty TNHH Ngọc Cảnh kinh doanh chủ yếu tron lĩnh vực hàng tiêu dùng, mĩ
phẩm. Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá tình lưu thông hàn hóa, đưa hàng hóa từ
nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua bán. Thông qua mua hàng, quan hệ trao
đổi và quan hệ thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán được thực hiện.
Cũng thông qua quá trình mua hàng, vốn của doanh nghiệp được chuyển hóa từ hình
thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa. Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng
hóa nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung
cấp.
Với chính sách và phương châm năng động, ban lãnh đạo công ty TNHH Ngọc
Cảnh đã có nhiều biện pháp để thu hút các nhà cung cấp. Trong nền kinh tế thị trường
vấn đề chiếm dụng và đi đến chiếm dụng vốn là bài toán khó đối với nhiều doanh
nghiệp. Với các mặt hàng như: các loại sữa, các loại mĩ phẩm doanh nghiệp đã đến tận
các nhà máy để mua hàng để giảm chi phí vận chuyển hàng hóa do đây là mặt hàng
độc quyền, có uy tín trên thị trường. Đối với mặt hàng khác như: bánh kẹo, nước giải
khát, xà phòng,... các nhà cung cấp sẽ chuyển đến tận kho của doanh nghiệp sau khi
doanh nghiệp gửi đơn đặt hàng đến nhà máy.
Về chính sách thanh toán hay trả chậm cho các nhà cung cấp, Giám đốc công ty
TNHH Ngọc Cảnh sẽ cân nhắc, kết hợp với các phòng ban chức nâng cân đối nguồn
tài chính để có chính sách thanh toán hợp lý. Đối với mặt hàng mĩ phẩm thông thường
khi mua hàng công ty sẽ thanh toán ngay còn với các mặt hàng khác chủ yếu doanh
nghiệp trả dưới hình thức chuyển khoản. Với cách thanh toán này vừa đảm bảo tính
thanh khoản của tiền tệ lại giảm chi phí lưu thông.
−
Chính sách phân phối hàng hóa:

Đối tượng phục vụ của công ty chủ yếu là các đại lý cấp I
Về phương thức bán hàng: Công ty chủ yếu kinh doanh theo phương thức bán
buôn và bán lẻ hàng hóa. Bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị
thương mại (đại lý) để thực hiện bán ra. Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa
vấn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, khi đó giá trị và gía
trị sử dụng của hàng hóa vẫn chưa được thực hiện. Tại doanh nghiệp hàn thường được


4

bán với số lượng lớn, giá bán biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng bán. Thông
thường khi bán buôn qua các đại lý doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến giao cho đại lý
đồng thời thu tiền ngay. Khi đó quá trình tiêu thụ được xác lập.
1.2.3. Đặc điểm kinh doanh hàng hóa của công ty.
Hiện nay doanh nghiệp có hơn 10 xe ô tô là phương tiện chủ yếu để vận chuyển
hàng hóa bán buôn cho các đại lý. Thị trường bán buôn của doanh nghiệp chủ yếu là
các huyện trong tỉnh, bên cạnh đó có các tỉnh lân cận. Khi giao hàng cho đại lý, nhân
viên bán hàng là người ghi hóa đơn đồng thời thu tiền hàng, có nhân viên bốc xếp
hàng đi cùng để bốc hàng từ xe xuống cho các đại lý. Đến cuối ngày, khi xe trở về kho
nhân viên phòng tiêu thụ cùng với thủ kho sẽ kiểm tra khối lượng hàng tồn, đối chiếu
với số lượng hàng đã xuất ra để kiểm tra tính xác thực của bản báo cáo số lượng hàng
bán. Từ đó doanh nghiệp sẽ kiểm tra được lượng tiền hầng thu về trong ngày.
1.3. Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH
Ngọc Cảnh.


5

- Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

Ban giám đốc

Phòng kinh
doanh

Phòng kế toán

Phòng hành chính

Trưởng phòng
kinh
doanh

Kế toán trưởng

Trưởng phòng
hành chính

Kế toán viên

Nhân viên hành
chính

Nhân viên bán
hàng

- Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty.
Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong công ty và có nghĩa vụ, quyền hạn của

công ty đã ghi trong điều lệ “ Tổ chức hoạt động” của công ty TNHH Ngọc Cảnh.
Phó giám đốc: Là người giúp Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt
động của công ty theo phân công và ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước
Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công và ủy quyền.
Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch để tìm kiếm thị trường đầu vào à đầu ra, hỗ
trợ cùng giám đốc ký kết các hợp đồng.
Tổ chức triển khai mọi hoạt động kinh doanh của công ty, là cầu nối giữa khách
hàng và Công ty, khai thác tìm kiếm mở rộng thị trường. Xây dựng chiến lược kinh
doanh dài hạn của công ty trình ban giám đốc ký duyệt phê chuẩn. Xúc tiến mọi mặt
công tác để ký được hợp đồng với khách hàng. Tiếp thu ý kiến phản ánh và giải quyết
mọi vấn đề khiếu nại của khách hàng. Định kỳ báo cáo với ban giám đốc tình hình


6

khiếu nại và mức độ thỏa mãn khách hàng và tình hình bán hàng. Thực hiện chương
trình quảng cáo, xúc tiến thương mại, tham gia các hội chợ và các hoạt động tạo dựng
hình ảnh của công ty.
Phòng kế toán: Có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Doanh nghiệp trong lĩnh
vực quản lý các hoạt động tài chính, sử dụng vốn đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh
doanh theo đúng pháp lệnh kinh tế và các văn bản mà Nhà nước quy định.
Giúp chủ Doanh nghiệp về tổ chức công tác kế toán, tổ chức quản lý mọi hoạt
động có liên quan đến côn tác tài chính – kế toán định kỳ của Doanh nghiệp. Hạch
toán các hoạt động kinh doanh, giúp chủ doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ đối với
ngân sách Nhà nước theo luật định. Cuối tháng, định kỳ kế toán lập báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, gửi các báo cáo kế toán, các tờ khai thuế đến
cơ quan quản lý của Nhà nước.
Ngoài ra còn nghiên cứu về kế hoạch mua- bán- dự trữ hàng hóa, phương pháp
ghi sổ, phương pháp tính giá hàng xuất kho, nghiên cứu về quản lý nhân lực, kế hoạch
quỹ lương, hình thức trả lương, phương háp tính lương, định mức tiền lương.

Phòng hành chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức xây
dựng bộ máy quản lý của Công ty, trong công tác quản lý tài sản, đất đai, sức khỏe
phục vụ sinh hoạt đời sống cán bộ CNV,... xây dựng đội ngũ quản lý kế cận, lập kế
hoạch sử dụng quỹ tiền lương hàng năm’
Mối quan hệ giữa ban giám đốc, các phòng ban
Mỗi phòng ban, mỗi bộ phận đều có một chức năng riêng nhưng giữa chúng có
mối quan hệ mật thiết với nhau đều chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc trong công ty tạo
thành một chuỗi mắt xích trong guồng máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty. Vị trí và vai trò của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận quản lý là khác nhau nhưng
mục đích chung là sự tồn tại và phát triển của công ty ngày càng hoàn thiện hơn.
Quan hệ giữa phòng kế toán công ty với các phòng ban khác trong công ty:
Cung cấp thông tin cần thiết cho ban giám đốc, từ đó có các quyết định nên đầu
tư hay không và cũng biết được công ty mình đang sử dụng vốn như thế nào.
Các phòng ban khác thì có nhiệm vụ là cung cấp các thông tin về kỹ thuật giúp
phòng kế toán có cơ sở để phân bổ chi phí và kiểm tra tài sản được hợp lý và chính
xác.
1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty TNHH Ngọc Cảnh.
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã có sự chuyển biến tích cực, điều đó
được thể hiện thông qua tổng doanh thu bán hàng cũn như lợi nhuận. Có được kết quả
đó là do sự cố gắng, nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp nói


7

chung đặc biệt là sự lãnh đạo và tinh thần trách nhiệm cao của đội ngũ chủ chốt trong
doanh nghiệp nói riêng.
Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong 3 năm
gần đây:
Biểu số 1.1: Bảng kết quả kinh doanh của công ty một số năm gần đây
Bảng kết quả kinh doanh của doanh nghiệp một số năm gần đây

Chỉ
Tiêu

Chênh lệch
Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

Doanh
thu
4.370.000.000 4.992.000.000 5.419.700.000
bán hàng
Giá vốn hàng
4.000.400.000 4.560.000.000 4.900.000.000
bán
Chi phí bán
135.500.000
150.600.000
184.200.000
hàng
Chi
phí
115.000.000
130.000.000
165.000.000
QLDN
Lợi
nhuận

120.000.000
152.000.000
170.500.000
trước thuế
Thuế thu nhập
26.400.000
33.440.000
37.510.000
doanh nghiệp
Lợi nhuận sau
93.600.000
118.560.000
132.990.000
thuế

2015 so với
2013
779.700.000

2015 so với
2014

899.600.000

340.000.000

48.700.000

33.600.000

50.000.000

35.000.000

50.500.000

18.500.000

11.110.000

4.070.000

39.390.000

14.430.000

427.700.000

( Trích Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Ngọc Cảnh)
Qua bảng trên ta thấy doanh thu bán hàng trong các năm vừa qua liên tục tăng cụ
thể là: Doanh thu bán hàng năm 2015 tăng 779.700.000 so với năm 2013 và tăng
427.700.000 so với năm 2014.
Lợi nhuận tăng: Năm 2015 tăng 39.390.000 so với năm 2013 và tăng 14.430.000
so với năm 2014.
Lợi nhuận trước thuế tăng dẫn đến thuế và các khoản nộp nhà nước cũng tăng
theo. Nộp ngân sách nhà nước năm 2015 tăng so với 2013 là 50.500.000 tăng so với
2014 là 18.500.000
Nhìn chung trong 3 năm gần đây tình hình tài chính của công ty ổn định và có xu
hướng tăng lên, công ty không ngừng đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa cũng như tìm
các nhà phân phối và tiêu thụ.

CHƯƠNG 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Ngọc Cảnh.


8

2.1. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty TNHH Ngọc Cảnh
Tổ chức bộ máy kế toán
Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ý thức được điều này, công ty TNHH
Ngọc Cảnh đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học hợp lý.
Công ty có bộ máy quản lý, có phòng kế toán hạch toán độc lập và tổ chức công
tác kế toán theo mô hình kế toán tập trung gồm một phòng kế toán trung tâm. Phòng
kế toán thực hiện công tác kế toán hiện hành theo đúng chế độ kế toán hiện hành, theo
pháp luật nhà nước, tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động thương
mại(các luật thuế mới, các nghị định bổ sung...) như các doanh nghiệp khác. Các quá
trình phát sinh, tiến hành và kết thúc của các hoạt động kinh doanh ở công ty đều được
ghi nhận lại tại phòng kế toán của công ty và được kế toán tổng hợp hầng tuần, hàng
tháng, hàng quý, năm kế toán lập báo cáo nhập - xuất – tồn, báo cáo tổng kết kết quả
hoạt động bán hàng.
Mô hình bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.1.Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán trong công ty TNHH Ngọc Cảnh
Kế toán trưởng

Kế
toán
tổng
hợp

Kế
toán

công
nợ

Kế
toán
tiêu
thụ

Kế
toán
tiền
lương

Thủ
quỹ

Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán
Qua gần mười năm phát triển công ty đã thiết lập được bộ máy kế toán ngày
càng chuyên nghiệp cả về bố trí nhân lực và bố trí các bộ phận hợp thành bộ máy kế
toán đứng đầu là kế toán trưởng, đảm bảo sự tập trung thống nhất. Phòng kế toán gồm
có 5 nhân viên kế toán , mỗi nhân viên đảm nhận các công việc riêng dưới sự chỉ đạo
của kế toán trưởng. Cụ thể, chức năng nhiệm vụ của các kế toán viên được mô tả như
sau:
 Kế toán trưởng: Thực hiện chức năng với các cơ quan thuế, nhiệm vụ, quyền
hạn, theo đúng quy định của kế toán trưởng có chức năng giao dịch, đối ngoại với cơ
quan thuế, ngân hàng, khách hàng íu lãnh đạo công ty tổ chức chỉ đạo công tác kế
toán, thống kê, kế hoạch thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế tại công ty, làm tham
mưu cho lãnh đạo về tổ chức hạch toán công tác quản lý tài chính, tổ chức hạch toán

9

kế toán, hạch toán thống kế, chỉ đạo kinh doanh theo đúng chế độ pháp luật của Nhà
nước. Điều tra nắm bắt các thông tin thị trường và thông tin kinh tế, hướng dẫn kiểm
tra và tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Lập báo cáo nộp cho
giám đốc hàng tháng, chịu trách nhiệm trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các
hoạt động kinh tế trước giám đốc và pháp luật Nhà nước. Là người trực tiếp quản lý
các nhân viên kế toán trong công ty, chịu trách nhiệm về tính chính xác của các báo
cáo tài chính cũng như các khoản chi phí phát sinh trong mọi hoạt động tài chính kế
toán của Công ty. Quản lý kiểm tra quỹ tiền mặt, tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế,
tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty
 Kế toán tổng hợp: Có chức năng kiểm soát chứng từ, giải quyết các công
việc thay kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng, có trách nhiệm tập hợp số liệu từ
các bảng tổng hợp chứng từ gốc, các bảng kê chi tiết, kiểm tra đối chiếu giữa bảng
tổng hợp và các báo cáo chi tiết, lập các chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ và sổ cái,...Tổ chức lưu giữ tài liệu kế toán và báo cáo của công ty, kế toán ghi sổ
tổng hợp đối chiếu với chi tiết xác định kết quả kinh doanh. Cuối tháng lập các báo
cáo, tờ kê khai thuế hàng tháng nộp cho kế toán trưởng.
 Kế toán công nợ : Tham gia vào việc soạn thảo, quản lý các hợp đồng kinh tế
đặc biệt là các khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán, theo dõi
tiến độ, tiến trình thanh toán trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
Theo dõi tiến độ, tiến trình thanh toán trong từng hợp đồng từng đơn hàng cụ
thể,...Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán tiến hành nhập dữ liệu, định khoản các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cập nhật thường xuyên liên tục trạng thái công nợ phải
thu cũng như phải trả. Là người chịu trách nhiệm quản lý việc thanh toán với người
mua, người bán và nhân viên công ty. Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê
thuế đầu vào, đầu ra của từng cơ sở, hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTT đầu
vào của công ty theo tỉ lệ phân bổ đầu ra được khấu trừ.
 Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: Phản ánh kịp thời khối lượng
hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra, tồn kho cả về số lượng và giá trị. Tính toán đúng

đắn giá vốn của hàng hóa dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàn, chi phí quản lý doanh
nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định kết quả tiêu thụ. Kiểm tra giám sát tình hình
thực hiện chỉ tiêu kế hoạch tiêu thụ, doanh thu của công ty. Phản ánh kịp thời doanh
thu bán hàng để xác định kết quả tiêu thụ tránh trường hợp bị chiếm dụng vốn bất hợp
lý. Là người chịu trách nhiệm tính toán ghi chép các số liệu liên quan đến tiêu thụ
hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ, kê khai thuế đầu ra hàng tháng phục vụ
nộp báo cáo thuế định kỳ.
 Kế toán kiêm tiền lương và vốn bằng tiền: Có trách nhiệm theo dõi ghi chép
các nghiệp vụ thu chi tiền lương và các khoản trả thay lương, lập bảng thanh toán


10

lương trình giám đốc ký duyệt trước khi thanh toán. Là người chịu trách nhiệm tính
toán lương phải trả cho công nhân viên chức của công ty và các khoản trích theo lương
theo quy định của Nhà nước như: BHXH, BHTN, BHYT, đảm bảo chế độ cho cán bộ
công nhân viên.
Lập sổ kế toán quỹ tiền mặt và đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ, quản lý
các chứng từ quỹ tiền mặt, cuối tháng kiểm kê quỹ, vào nhật ký quỹ để xác định số dư
quỹ tiền mặt còn tồn hàng.
 Thủ quỹ: Thực hiện nhiệm vụ quản lý, các khoản thu, chi thiềm mặt dựa trên
các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày, ghi chép kịp thời phản ánh chính xác tình hình thu,
chi và quản lý tiền mặt hiện có. Thường xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của
công ty. Cuối mỗi quý, thủ quỹ tham gia công tác kiểm kê quỹ và lập báo cáo kiểm kê
quỹ.
2.1.1 Các chính sách kế toán chung
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tại văn phòng kế toán của công ty,
phòng kế toán của công ty thực hiện mọi công tác kế toán từ việc thu thập xử lý chứng
từ, luân chuyển, ghi sổ, tổng hợp lập báo cáo tài chính, phân tích tình hình kinh tế...
Công ty TNHH Ngọc Cảnh tổ chức kế toán theo chế độ kế toán hiện hành:

- Niên độ kế toán: Từ 01/01/N đến 31/12/N
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt Nam đồng, nguyên tắc
chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà
nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính thuế GTGT: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Nhập trước- Xuất trước
Theo phương pháp này giả thiết số hàng nhập trước sẽ xuất trước, xuất hết số
nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách
khác, cơ sở của phương pháp này giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá
để tính giá thực tế của hàng xuất trước và do vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá
thực tế của lần mua hàng sau cùng trong kỳ.
2.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
* Chế độ chứng từ: Chứng từ sử dụng tại công ty là những chứng từ in sẵn,
đúng quy định của bộ tài chính ban hành. Ngoài ra, Công ty sử dụng thêm một số
chứng từ mua hàng, bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu, ….phù hợp với ngành nghề
kinh doanh của doanh nghiệp.
Bảng 2.1 : Bảng danh mục chứng từ kế toán tại công ty
DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Số TT

Tên chứng từ


11

1
2
3
4

5
6
7
1
2
3
4
1
2
3
4
5
6
7
8

I- Lao động tiền lương
Bảng chấm công
Bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng phân bổ tiền lương và xã hội
II- Hàng tồn kho
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
III- Tiền tệ

Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Giấy đề nghị thanh toán
Biên lại thu tiền
Bảng kiểm kê quỹ
Bảng kê chi tiền
IV- Tài sản cố định

1
2
3
4
5
6

Biên bản giao nhận tài sản cố định
Biên bản thanh lý tài sản cố định
Biên bản bàn giao tài sản cố định hoàn thành.
Biên bản đánh giá lại tài sản cố định
Biên bản kiểm kê tài sản cố định.
Bản tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định

* Chế độ sổ sách: Do công ty áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”
theo hình thức này công ty sử dụng hệ thống kế toán sau: Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết
- Sổ kế toán tổng hợp: - Bảng tổng hợp chứng từ gốc
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái các tài khoản


12

- Sổ chi tiết các tài khoản
Trong đó: Chứng từ ghi sổ nhằm ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Ghi chép, tổng hợp các chứng từ ghi sổ phát sinh
theo trình tự thời gian
+ Sổ cái tài khoản: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh
tế và phản ánh vào các tài khoản kế toán tổng hợp.
-Sổ kế toán chi tiết: -Sổ TSCĐ
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua
- Sổ chi tiết tiêu thụ
- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh,..
Trong đó: +Sổ chi tiết: Để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
cần phải theo dõi chi tiết.
2.1.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán cấp 1 được áp dụng thống nhất theo quyết định
48/2006/QĐ-BTC
Phụ lục 1
Bao gồm:
TK loại 1: Tài sản ngắn hạn:
Loại 2: Tài sản dài hạn, là TK phản ánh Tài sản
TK loại 3: Nợ phải trả,
TK loại 4: Vốn chủ sở hữu, là TK phản ánh Nguồn vốn
TK loại 5: Doanh thu,
TK loại 7: Thu nhập khác; mang kết cấu TK phản ánh Nguồn vốn

TK loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh
TK loại 8: Thu nhập khác
TK loại 9: Xác định kết quả kinh doanh
TK loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Hệ thống tài khoản cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh
doanh của công ty trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và
hạch toán cho thuận tiện hơn.
2.1.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm việc xác
định số lượng kế toán cần thiết kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế


13

toán để phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ gốc để phục vụ
cho báo cáo kế toán.
Theo chế độ kế toán hiện hành hiện nay có 4 hình thức kế toán đó là hình thức
nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức nhật ký sổ cái, hình thức nhật ký
chứng từ.
Trong 4 hình thức trên công ty TNHH Ngọc Cảnh áp dụng hình thức kế toán
“ Chứng từ ghi sổ”.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế
toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại, cùng có nội dung kinh tế .
Chứng từ ghi sổ được đáng số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm( theo
số thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm theo,

phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ ké toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
phụ lục 2
Giải thích:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra , được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ
ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó
được dùng đê ghi vào sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lậ chứng từ ghi
sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, hải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh của tháng trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ,
tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập
bảng Cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết ( được
lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối


14

chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất các
tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh
trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có củ các tài khoản
trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng
cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp
chi tiết

2.1.5.Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC, kỳ
kế toán là năm dương lịch được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của
năm sau.
Kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp, khóa sổ căn cứ vào các tài liệu kế toán do
các kế toán phần hành cung cấp tiến hành cung cấp tiến hành lập và trình bày trên các
BCTC. Báo cáo tài chính do nhà nước quy định đang sử dụng tại Công ty bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán được lập vào cuối niên độ kế toán do kế toán trưởng
lập và gửi đến Ban giám đốc, cơ quan Thuế, các ngân hàng.
- Báo cáo kết quả kinh doanh được lập vào cuối niên độ kế toán do kế toán
trưởng lập và gửi đến Ban giám đốc, cơ quan Thuế, các Ngân hàng và các nhà đầu
tư.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập vào cuối niên độ kế toán do kế toán
trưởng lập và gửi đến Ban giám đốc và cơ quan Thuế.
- Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối niên độ kế toán do kế
toán trưởng lập và gửi đến Ban giám đốc, cơ quan Thuế, các ngân hàng và các nhà đầu
tư
Bên cạnh những báo cáo do Nhà nước quy định công ty còn xây dựng nhiều báo
cáo quản trị để phục vụ riêng cho yêu cầu quản lý, tổ chức nhằm đưa ra những quyết
định, phương hướng sản xuất kinh doanh đúng đắn như: Báo cáo bán hàng, ...

2.2. Tổ chức các phần hành cụ thể:
2.2.1. Tổ chức hạch toán kế toán Vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền, đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu là bộ phận vốn quan trọng
trong doanh nghiệp. Nó vận động không ngừng, phức tạp và có tính luân chuyển rất
cao. Vốn bằng tiền là bộ phận của vốn kinh doanh thương mại của công ty, thuộc tài


15

sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ
thanh toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng.
Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện tăng hiệu quả sử dụng vốn, bảo vệ chặt chẽ
tài sản, ngăn ngừa các hiện tượng lãng phí tham ô tài sản của đơn vị. Vì thế kế toán
cần phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động vốn bằng
tiền. Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định các thủ tục quản
lý về vốn bằng tiền.
2.2.1.1. Chứng từ
- Phiếu thu
-

Phiếu chi

- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tạm ứng
- Biên lai thu tiền
Phiếu thu:
* Tác dụng: nhằm xác định số tiền mặt,ngoại tệ ….thực tế nhập quỹ và làm căn
cứ để thủ quỹ thu tiền ,ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
* Phương pháp ghi:
- Góc trái ghi rõ họ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.
- Ghi rõ họ tên địa chỉ người nộp tiền .
- Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dung trong 1 năm Số
phiếu thu phải đánh liên tục trong một kì kế toán .Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày,
tháng,năm lập phiếu thu.
- Dòng “lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền .
- Dòng số tiền ghi bằng số và chữ,ghi rõ đơn vị tính.
- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc đi kèm phiếu thu.
- Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên ,ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và kí

vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và xét duyệt và giám đốc kí duyệt,
chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền thủ quỹ ghi số tiền
thực tế nhập quỹ (bắng chữ) vào phiếu thu trước khi kí và ghi rõ họ tên.
- Thủ quỹ giữ lại 1 liên đẻ ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu
nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ số phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế
toán để ghi sổ kế toán
* ví dụ phiếu thu phụ lục 3
Phiếu chi:


16

*Tác dụng: nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ ….thực tế xuất quỹ và làm căn
cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
*Phương pháp ghi:
- Góc trái ghi rõ họ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.
- Ghi rõ họ tên địa chỉ người chi tiền .
- Phiếu chi phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dung trong 1 năm Số
phiếu chi phải đánh liên tục trong một kì kế toán.Từng phiếu chi phải ghi rõ ngày,
tháng, năm lập phiếu chi.
- Dòng “lý do chi” ghi rõ nội dung chi tiền .
- Dòng số tiền ghi bằng số và chữ,ghi rõ đơn vị tính.
- Dòng tiếp theo ghi số lượngchứng từ gốc đi kèm phiếu chi.
- Phiếu chi do kế toán lập thành 3 liên ,ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và
kí vào phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và xét duyệt và giám đốc kí
duyệt ,chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền thủ quỹ ghi
số tiền thực tế xuất quỹ (bắng chữ) vào phiếu chi trước khi kí và ghi rõ họ tên.
- Thủ quỹ giữ lại 1 liên đẻ ghi sổ quỹ,1 liên giao cho người nộp tiền,1 liên lưu
nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ số phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho
kế toán để ghi sổ kế toán

* ví dụ phiếu chi phụ lục 4
2.2.1.2.Tài khoản
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 - Tiền mặt
Bên Nợ:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ;
- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam);
- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo.
Bên Có:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ;
- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ
giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam);
- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo.


17

Tài khoản 111 - Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt
Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số
dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền
tệ tại quỹ của doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng
Bên Nợ:
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào Ngân hàng;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo

(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo
Bên Có:
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ rút ra từ Ngân hàng;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ
giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo
Số dư bên Nợ:
Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện còn gửi tại Ngân hàng tại thời điểm
báo cáo.
Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang
gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại
Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1123 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền
tệ của doanh nghiệp đang gửi tại Ngân hàng tại thời điểm báo cáo.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 113 - Tiền đang chuyển
Bên Nợ:


18

- Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào Ngân
hàng hoặc đã gửi bưu điện để chuyển vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo
Có;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền đang chuyển tại
thời điểm báo cáo.
Bên Có:
- Số tiền kết chuyển vào tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, hoặc tài khoản có

liên quan;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền đang chuyển tại
thời điểm báo cáo.
Số dư bên Nợ:
Các khoản tiền còn đang chuyển tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1131 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển.
- Tài khoản 1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển.
2.2.1.3 Hạch toán chi tiết
 . Thủ tục lập
Chứng từ gốc → Lập phiếu thu chi → kế toán trưởng duyệt→ giám đốc duyệt →
sổ chi tiết → sổ tổng hợp → bảng Cân đối tài khoản.
Như vậy kế toán căn cứ vào chứng từ gốc việc thu chi của các phòng ban trong
công ty mà thủ quỹ lập phiếu thu, phiếu chi và chuyển lên phòng kế toán để kế toán
trưởng và giám đốc xem xét ký duyệt. Sau khi kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt
xong thì chuyển cho thủ quỹ thu hay chi tiền, rồi kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 111
và 112 và sổ tổng hợp TN, cuối cùng là lên bảng CĐKT .
 . Trình tự luân chuyển
Lập chứng từ → kiểm tra chứng từ → sử dụng chứng từ → bảo quản vào sử
dụng lại chứng tư → lưu trưc và huỷ chứng từ
Chứng từ kế toán thường xuyên vận động, vận động liên tục từ giai đoạn này
sang giai đoạn khác gọi là luân chuyển chứng từ.
- Trình tự luân chuyển như sau:
+ Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ. Tuỳ theo nội dung kinh tế của
nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ cho thích hợp như nghiệp vụ thu chi tiền mặt thì có


19

phiếu thu phiếu chi … Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà chứng từ có

thể lập thành một bản hoặc nhiều bản. Như các hoá đơn bán hàng có 3 liên.
+ Kiểm tra chứng từ: nghĩa là kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp và hợp lý của chứng
từ như các yếu tố của chứng từ, số liệu chữ ký của người có liên quan.
+ Sử dụng chứng từ:
Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán lúc này chứng từ
dùng để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và giúp bộ phận kế toán lập định khoản và
phản ánh vào sổ kế toán.
+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán
tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
+ Lưu trữ và huỷ chứng từ: sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán chứng từ
được chuyển sang lưu trữ. Khi kết thúc thời hạn lưu trữ, chứng từ được đem huỷ.
 Tiền mặt
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt tại công ty, kế toán
định khoản và tiến hành lập các phiếu thu, phiếu chi. Phiếu thu, phiếu chi được lập
như sau:
* Phiếu thu: (Phụ lục3 )
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các hóa đơn thu tiền, các giấy
thanh toán tiền tạm ứng, kế toán lập phiếu thu tiền mặt. Phiếu thu được lập thành 3
liên: 1 liên lưu lại tại nơi lập, hai liên còn lại gửi cho kế toán duyệt. Sau khi kế toán
trưởng duyệt, phiếu thu được chuyển tới cho thủ quỹ để ghi tiền, thủ quỹ sau khi tiến
hành ghi số tiền thực nhận vào phiếu thu, đóng dấu đã thu và ký vào phiếu thu. Phiếu
thu được trả một liên cho người nộp tiền, một liên giữ lại để ghi sổ vào cuối ngày thì
chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ vào sổ chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt.
Nghiệp vụ:
Ngày 22/04/2015, thu tiền bán hàng từ chị Oánh Mười số tiền là 7.989.300 đồng,
trong đó thuế GTGT 10%
Kế toán định khoản:
Nợ TK 1111: 7.989.000
Có TK 5111: 7.263.000
Có TK 33311: 726.300

Phiếu chi ( Phụ lục 4 )
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán các khoản nợ, tạm ứng hay các khoản phí
phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thì kê toán căn cứ vào các chứng
từ như: Hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, phiếu tạm ứng đã được ký duyệt


20

Kế toán tiền mặt lập phiếu chi, phiếu chi được lập thành 2 liên: Liên 1 lưu tại nơi
lập phiếu, liên 2 đưa cho thủ quỹ để chi tiền. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi và chi
tiền khi có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và chủ doanh nghiệp. Người nhận tiên
sau khi đã nhận đủ tiền phải ký vào phiếu chi rồi thủ quỹ đóng dấu vào phiếu chi. Căn
cứ thực chi rồi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ. Cuối ngày chuyển cho kế toán tiền mặt ghi vào
sổ.
Nghiệp vụ:
Ngày 5/4/2015, nhân viên đại diện công ty TNHH Ngọc Cảnh thanh toán tiền
điện thoại cho trung tâm viễn thông Nghĩa Hưng với số tiền là 1.816.029 đồng trong
đó thuế GTGT là 10%
Kế toán định khoản:
Nợ TK 6422: 1.634.427
Nợ TK 1331: 181.602
Có TK 1111: 1.816.029
 Tiền gửi ngân hàng
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản kế toán ghi:
Nợ TK 112- TGNH
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
- Thu bằng TGNH do bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 112
Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng(chưa thuế)
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

- Thanh toán bằng TGNH liên quan đến các chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi
phí sản xuất chung.
Nợ TK 6421, 6422, 627
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào
Có TK 112 – TGNH
Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi sổ chi tiết Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng và
Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong kế toán trưởng kiểm tra phê
duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Đến cuối tháng căn cứ vào sổ chửng từ ghi sổ và sổ đăng ký cứng từ ghi sổ để
lên sổ cái, tổng số phát sinh trên sổ cái được dùng để đối chiếu với số tiền thu, chi
trong tháng trong sổ chi tiết TK. Chứng từ ghi sổ lập xong được kế toán trưởng kiểm
tra, phê duyệt rồi chuyển cho kế toán tiền mặt. Để đảm bảo tính chính xác cuối kỳ kế
toán tiền mặt đối chiếu với số dư ngân hàng để phát hiện và điều chỉnh những sai xót
nếu có.


21

Phụ lục 5: Sổ cái TK 111
Phụ lục 6: Sổ cái TK 112
Hạch toán tổng hợp
Phụ lục 7:Sơ đồ hạch toán TK 111
Phụ lục 8: Sơ đồ hạch toán TK 112
2.2.2. Tổ chức hạch toán kế toán Tài sản cố định
Công ty TNHH Ngọc Cảnh là một công ty thương mại nên tài sản cố định của
công ty chiếm tỷ trọng không nhiều. Tài sản cố định của công ty chủ yếu là phương
tiện vận chuyển, thiết bị phục vụ bán hàng. Phần hành này sẽ tổ chức ghi chép phản
ánh, tổng hợp số liệu chính xác, đầy đủ kịp thời cả về số lượng, hiện trạng là giá trị
TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ doanh nhiệp
nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm đầu tư, bảo quản và sử dụng TSCĐ. Phản ánh

kịp thời hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng, tính toán phản ánh chính xác khấu
hao, chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị có liên quan, đồng thời tham gia công tác
kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường, đánh giá lại TSCĐ trong trườn hợp cần
thiết. Tổ chức phân tích, bảo quản và sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp.
2.2.2.1. Chứng từ
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản giao nhận TSCĐ
+ Sổ chi tiết TSCĐ
+ Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ
2.2.2.2. Tài khoản
+ TK 211- TSCĐ hữu hình dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng
giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của công ty theo nguyên giá.
Bên Nợ : Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị TSCĐ hữu hình theo nguyên
giá ( mua sắm, xây dựng, cấp phát,...)
Bên Có : Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị TSCĐ hữu hình theo nguyên
giá ( thanh lý, nhượng bán, điều chuyển,...)
Dư Nợ : Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có
Tài khoản này có các TK cấp 2
- TK 2111 - Nhà cửa vật kiến trúc: Phản ánh tình hình TSCĐ là các loại nhà cửa
vật kiến trúc như Trụ sở làm việc của công ty, nhà làm việc của xí nghiệp, đội, tổ….
- TK 2112 - Máy móc thiết bị may: Phản ánh tình hình TSCĐ là các loại máy
móc…..


22

- TK 2113 - Phương tiện vận tải truyền dẫn: Phản ánh tình hình TSCĐ là các loại
thiết bị vận tải, truyền dẫn phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

như xe lấy hàng, xe chuyên chở hàng….
-TK 2114 - Thiết bị dụng cụ quản lý: Phản ánh tình hình TSCĐ là các thiết bị
dụng cụ văn phòng sử dụng cho quản lý như Máy vi tính, photo, thiết bị kiểm tra đo
lường, thiết bị kiểm tra chất lượng vải….
- TK - 211.8 - TSCĐ khác
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 214 - Hao mòn TSCĐ
Bên Nợ: Giá trị hao mòn TSCĐ, BĐS đầu tư giảm do TSCĐ, BĐSĐT thanh lý,
nhượng bán, điều động cho doanh nghiệp khác, góp vốn đầu tư vào đơn vị khác.
Bên Có: Giá trị hao mòn TSCĐ, BĐSĐT tăng do trích khấu hao TSCĐ, BĐS đầu tư.
Số dư bên Có: Giá trị hao mòn luỹ kế của TSCĐ, BĐS đầu tư hiện có ở doanh nghiệp.
Tài khoản 214 - Hao mòn TSCĐ, có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình: Phản ánh giá trị hao mòn của
TSCĐ hữu hình trong quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ và những khoản
tăng, giảm hao mòn khác của TSCĐ hữu hình.
- Tài khoản 2142 - Hao mòn TSCĐ thuê tài chính: Phản ánh giá trị hao mòn của
TSCĐ thuê tài chính trong quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ thuê tài chính và
những khoản tăng, giảm hao mòn khác của TSCĐ thuê tài chính.
- Tài khoản 2143 - Hao mòn TSCĐ vô hình: Phản ánh giá trị hao mòn của
TSCĐ vô hình trong quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ vô hình và những
khoản làm tăng, giảm hao mòn khác của TSCĐ vô hình.
- Tài khoản 2147 - Hao mòn BĐSĐT: Tài khoản này phản ánh giá trị hao mòn
BĐSĐT dùng để cho thuê hoạt động của doanh nghiệp.
2.2.2.3 Hạch toán chi tiết
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập
chứng từ ghi sổ
Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu trên sổ chi tiết TSCĐ để lập các
Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ (tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp
mà số lượng và nội dung các bảng tổng hợp có thể khác nhau). Số liệu trên Bảng tổng
hợp chi tiết được đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái các tài khoản 211, 213, 212, 214.
Căn cứ vào số liệu trên Bảng tính và phân bổ khấu hao, kế toán phản ánh vào Sổ chi

tiết các tài khoản chi phí (627,641,642). Căn cứ vào sổ cái các tài khoản 211, 213, 212,


23

214, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh. Bảng này cùng các Bảng tổng hợp chi tiết
TSCĐ là cơ sở để kế toán lập các Báo cáo tài chính.
Hạch toán kế toán tình hình biến động tăng giảm TSCĐ tại Công ty
 Hạch toán chi tiết tình hình tăng TSCĐ tại công ty
Khái quát quá trình hạch toán chi tiết TSCĐ tăng trong kỳ
- Khi có nhu cầu sử dụng TSCĐ, phụ trách của bộ phận cần sử dụng TSCĐ lập
giấy đề nghị được cấp TSCĐ chuyển lên phòng kế hoạch kỹ thuật để phân tích tình
hình công ty, tình hình thị trường và đưa ra phương án đầu tư TSCĐ một cách hợp lý.
Giám đốc công ty là người đưa ra quyết định tăng TSCĐ.
- Trong trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm: Việc mua sắm được thực hiện qua
hoá đơn GTGT và các chứng từ chi phí khác trước khi đưa vào sử dụng, Công ty thực
hiện bàn giao TSCĐ cho các đơn vị sử dụng thông qua thực hiện bàn giao TSCĐ ( lập
thành 2 liên giống nhau Liên 1 giao cho Phòng kế toán, Liên 2 giao cho Phòng Vật
tư).
Các TSCĐ sử dụng tại công ty được quản lý theo từng bộ hồ sơ TSCĐ gồm 2 bộ.
- Hồ sơ kỹ thuật: Bao gồm các tài liệu kỹ thuật liên quan đến TSCĐ được lập,
lưu trữ và quản lý tại phòng Vật tư của công ty.
- Hồ sơ kế toán: Bao gồm các chứng từ liên quan đến TSCĐ được lập, lưu trữ và
quản lý tại phòng Kế toán của công ty bao gồm:
+ Quyết định đầu tư được duyệt
+ Hoá đơn GTGT
+ Biên bản giao nhận TSCĐ
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và hồ sơ TSCĐ kế toán TSCĐ tiến hành
ghi thẻ TSCĐ.


Hạch toán chi tiết tình hình giảm tài sản cố định
Khi xét thấy tài sản cố định đã khấu hao hết, tài sản cố định không còn giá trị sử
dụng hoặc sử dụng không còn hiệu quả và cần thiết phải thanh lý để thu hồi nguồn
vốn, Giám đốc công ty gửi công văn xin phép Công ty cấp trên về việc thanh lý
nhượng bán được thực hiện qua Biên bản thanh lý tài sản cố định và kế toán tài sản cố
định căn cứ vào các chứng từ giảm tài sản cố định để huỷ Thẻ tài sản cố định.

. Hạch toán khấu hao TSCĐ.
 . Hạch toán chi tiết
Đối với các loại tài sản cố định công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao
đường thẳng, mức khấu hao được xác định như sau:


24

Nguyên giá tính
Khấu hao

=

Tỷ lệ khấu hao
Bình quân năm

=

Mức khấu hao
Bình quân năm
Mức khấu hao quí

=

=

Nguyên giá TSCĐ

Giá trị còn lại
ước tính

1
x
Số năm sử dụng ước tính
Nguyên giá
x Số tháng sử x
tính khấu hao
dụng trong năm
Mức khấu hao tháng
x
3

100%
Tỷ lệ khấu hao
bình quân năm

- Số năm sử dụng tài sản cố định ước tính vào khung thời gian quy định của công ty
Công ty thực hiện tình hình và phân bổ khấu hao theo từng quý, kế toán tài sản
cố định căn cứ vào tình hình biến động tăng giảm tài sản cố định trong quý để xác định
mức khấu hao quí và lập Bảng tổng hợp khấu hao tài sản cố định riêng cho từng đơn
vị. Căn cứ vào bảng này kế toán tài sản cố định thực hiện lập Bảng tính và phân bổ
khấu hao cho toàn công ty.
Kế toán sửa chữa TSCĐ
- Phân loại công tác kế toán sửa chữa TSCĐ.

Để sửa chữa TSCĐ, doanh nghiệp có thể tiến hành theo phương thức:
+Tự sửa chữa.
+Thuê ngoài sửa chữa TSCĐ.
Căn cứ vào mức độ sửa chữa, công việc sửa chữa, TSCĐ chia thành:
+ Sửa chữa thường xuyên.
+ Sửa chữa lớn TSCĐ:
- Sửa chữa lớn mang tính phục hồi.
- Sửa chữa lớn mang tính nâng cấp.
- Phương thức sửa chữa TSCĐ mà công ty áp dụng là sửa chữa thường xuyên
TSCĐ. Sửa chữa thường xuyên phát sinh một lần và ổn định thì chi phí này được tính
trực tiếp vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong kỳ.
Nợ TK 627,641,642
Có TK 152,153,111…
- Biện pháp nâng cao chất lượng quản lý và sử dụng tại công ty
Và với quy mô và mô hình sắp xếp trật tự nên công việc quản lý về nhân viên
cũng như sản phẩm của công ty luôn được tiến hành mỗi tháng một lần nền chất lượng
quản lý rất tốt.
2.2.2.4 Hạch toán tổng hợp
Phụ lục 9: Sơ đồ hạch toán tài sản cố định
Phụ lục 10: Sơ đồ hạch toán hao mòn tài sản cố định