Quy trình kiểm nhận hàng trong sản xuất

CÔNG TY ABC

QUY TRÌNH KIỂM NHẬN HÀNG
Số: GDP/YDSD/KNH

1


QUI TRÌNH CHUẨN

CÔNG TY ABC

Trang: 1/6
SỐ: SOP/YDSD/KNH-01
Ngày:
Ngày áp dụng:
Ban hành lần thứ:1

KIỂM NHẬN HÀNG
Đơn vị: Quản lý chất lượng và BP Kho
Người biên soạn
Ngày: .............

Người soát xét
Ngày: .............

Người phê chuẩn
Ngày: .............

Thay thế

Số: ..............
Ngày: ..........

Nơi nhận:
- Ban giám đốc.
- Kho, các phòng ban trong công ty.
I/ MỤC ĐÍCH:
Quy định thống nhất phương pháp kiểm nhận các mặt hàng thuốc, nguyên liệu, dụng cụ, trang
thiết bị y tê do khách hàng cung cấp. Đảm bảo đúng chủng loại, đủ số lượng và đảm bảo chất
lượng trước khi nhập kho.
II/ PHẠM VI ÁP DỤNG:
Tất cả các mặt hàng thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, y dụng cụ… thuộc bất kỳ nguồn gốc
nào đều phải được nhận và kiểm theo qui trình này trước khi nhập kho.
III/ TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
- Quy chế quản lý chất ượng thuốc của Bộ y tế ban hành theo quyết định 24/12/BYT-QĐ ngày
15/9/1998.
- Quy chế quản lý thuốc gây nghiện của Bộ Y tế ban hành kèm quyết định số
2033/1999/QĐ-BYT ngày 09/7/1999
- Quy chế quản lý thuốc hướng thần và tiền chất của Bộ Y tế ban hành kèm quyết
định3047/QĐ-BYT ngày 12/7/2001.
- Quy chế quản lý thuốc độc A-B của Bộ Y tế ban hành theo quyết định số 2032/1999/QĐ-BYT
ngày 09/7/1999
2


- Quy chế lấy mẫu để xác định chất lượng thuốccủa Bộ Y tế ban hành kèm quyết định
262/BYT-QĐ ngày 23/02/1995
- Thông tư 14/2001/TT-BYT ngày 26/6/2001 của Bộ Y tế hướng dẫn việc ghi nhãn thuốc và mỹ
phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến con người.

CÔNG TY ABC

QUI TRÌNH CHUẨN

Trang: 2/6
SỐ: SOP/YDSD/KNH-01
Ngày:
Ngày áp dụng:
Ban hành lần thứ:1

KIỂM NHẬN HÀNG
Đơn vị: Quản lý chất lượng và BP Kho
- Quy chế nhãn hàng hóa lưu thông trong nước và xuất nhập khẩuban hành kèm theo quyết định
số 178/199/QĐ-TT ngày 30/8/1999.
- Quy chế đăng ký thuốc của Bộ Y tế ban hành kèm theo quyết định số 3121/2001/QĐ-BYT
ngày 18/7/2001.
- Quy định về đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn GSP.
- Quy định chế độ bảo quản hàng hóa QT-BQ-YDSD
- Quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng QT-XLKN-YDSD
- Quy trình xử lý thu hồi thuốc QT-XLTH-YDSD
IV/ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ:
- Phòng PTTT

: Phòng phát triển thị trường.

- PTPK

: Phó trưởng phòng kho

- HĐ

: Hóa đơn

- HĐKN

: Hội đồng kiểm nghiệm

- SKS

: Số kiểm soát

- Lô SX

: Lô sản xuất

- BGĐ

: Ban giám đốc

- Đơn vị thành phẩm

: ống chai, viên, lọ

3


- Đơn vị đóng gói nhỏ nhất

: Vỉ, hộp trung gian đựng một hoặc một số đơn vị thành phẩm

V/ MÔ TẢ THEO SƠ ĐỒ:
Trách nhiệm

Sơ đồ tiến trình

Mô tả

Nhận hàng

5.2

4


Kiểm traNiêm
tình trạng
phong
bên ngoài

Kiện hàng không
còn niêm phong của
nhà SX

Kiện hàng còn niêm
phong, Kiểm tra tình
trạng bên ngoài

Dỡ hàng

Kiểm tra tình trạng

5.2.1

5.2.1.1

5.2.1.2

5.2.1.3

5.2.1.4

PTPK HĐKN
Lập biên bản kiểm

5.2.1.5
Xếp hàng vào kho
5.2.1.6

5


Kết thúc nhận hàng:
Kiểm tra đối chiếu lại hàng
Ký hoá đơn chứng từ, sổ sách
Tập kết hàng vào nơi quy định

QUI TRÌNH CHUẨN

CÔNG TY ABC

Trang: 3/6
SỐ: SOP/YDSD/KNH-01
Ngày:
Ngày áp dụng:
Ban hành lần thứ:1

KIỂM NHẬN HÀNG
Đơn vị: Quản lý chất lượng và BP Kho
Mô tả quá trình nhận hàng
Yêu cầu:
- Tất cả hàng hóa nhập vào kho đều phải có HĐKN hàng hóa, hội đồng phải thực hiện kiểm
nhận hàng ngay sau khi nhận hàng vào kho và không để quá 24 giờ.
- HĐKN hàng hóa bao gồm:
+ Cán bộ nghiệp vụ phòng kinh doanh.
+ Cán bộ phòng kho.
- HĐKN có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định về quy trình nhập hàng.
- Tất cả các hàng hóa nhập kho đều phải có đầy đủ giấy tờ xuất xứ hàng hóa, phiếu kiểm
nghiệm của nhà sản xuất, chứng từ nhập khẩu (nếu nhập khẩu).
- Cán bộ nghiệp vụ phòng kinh doanh phải kiểm tra kỹ về mẫu mã, bao bì, chất lượng (cảm
quan), số lượng hàng hóa.

6


- Sau khi thực hiện xong hội đồng lập biên bản chi tiết về hàng hóa: Số lượng, chất lượng (cảm
quan), số lô, hạn dùng. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của thủ kho, trưởng kho, các bộ phận
nghiệp vụ, phòng kinh doanh, biên bản làm thành 02 bản, phòng kinh doanh giữ 01 bản, phòng kho
giữ 01 bản.
1. Hàng hóa trong Container-pallet:
Chuẩn bị:

- Phụ trách phòng và nhóm nhận hàng, nhận bộ từ khai do phòng kinh doanh cung cấp.
- Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nhận hàng, mặt bằng kho.
- Tiếp nhận hàng: Phải đối chiếu số container, số xe, niêm chì, số chì so với phiếu vận chuyển
nếu không đảm bảo đúng hoặc thiếu một số các giấy tờ trong bộ chứng từ phải báo cho phòng
kinh doanh. Nếu đúng tiến hành dỡ hàng.
2. Dỡ hàng:
+ Kiểm tra tên hàng hóa so với chứng từ.
+ Dỡ thứ tự từng loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng bên ngoài bằng mắt thường, tình trạng băng
niêm phong trên kiện, kiểm tra qua cầu các kiện hàng. Nếu thấy bất thường phải xếp riêng ra, sau
đó hội đồng kiểm nhận cho hướng xử lý.
Sau khi kiểm tra phải niêm phong lại (có chữ ký của các thành viên HĐKN, ghi rõ số lượng,
chất lượng trên niêm phong).

QUI TRÌNH CHUẨN

CÔNG TY ABC

Trang: 4/6
SỐ: SOP/YDSD/KNH-01
Ngày:
Ngày áp dụng:
Ban hành lần thứ:1

KIỂM NHẬN HÀNG
Đơn vị: Quản lý chất lượng và BP Kho
+ Đối với container – pellet không còn đủ niêm phong bên ngoài: lập biên bản ghi rõ tình trạng
container – pallet trước khi mở, tiến hành dỡ hàng tương tự trên.
+ Trường hợp các kiện hàng không có đủ niêm phong của hãng thì hội đồng phải mở kiểm tra,
lập biên bản về tình trạng thừa, thiếu, đổ vỡ của hàng hóa.
3. Đối với trang thiết bị y tế.

- Kiện nguyên đai thuộc máy lớn: để nguyên không mở.
7


- Kiện dán băng kiểm hóa thì hội đồng kiểm nhận cùng ký vào băng niêm phong và không
mở hoặc mở theo quy định 10% tùy từng loại hàng. Kiện hàng lớn thì cán bộ nghiệp vụ phòng kinh
doanh quyết định dỡ hàng để nguyên.
4. Nhập hàng giao rời.
- Kiểm tra tình trạng bên ngoài của từng kiện hàng: Tên, số lô, ký hiệu, mã hiệu, niêm phong.
- Kiểm tra qua cân từng kiện hàng, để riêng kiện có trọng lượng không đồng đều còn niêm
phong của băng sau đó hội đồng kiểm nhận cùng xác nhận.
- Nếu có dấu hiệu khác thường: sách vở, ẩm thấm bao bì, mất niêm phong, trọng lượng
không bình thường trong các kiện còn nguyên niêm phong thì HĐKN phải mở kiểm tra và lập biên
bản về tình trạng hàng hóa bên trong các kiện đó.
- Việc dỡ hàng tiến hành bình thường như hàng trong container – pallet.
- Tất cả việc nhập hàng đều phải có sự chứng kiến và xác nhận của người giao hàng.
5. Nhập hàng trả lại kho:
a. Chuẩn bị:
- Hàng hóa có đầy đủ giấy tờ hợp lệ: Hóa đơn, công văn, biên bản được phòng kinh
doanh ký với thành phẩm được A, B phải được đồng ý của Ban Giám đốc.
- Chuẩn bị dụng cụ, mặt bằng.
- Sau khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt, thủ kho kiểm tra đối chiếu với
chứng từ lưu. Nếu đúng là lô hàng của Công ty đã xuất thì tiến hành nhập lại, nếu không đúng thì
không nhận và thông báo lại cho phòng kinh doanh.
b. Tiếp nhận:
Đối với hàng còn niêm phong tiến hành bình thường như hàng bình thường. Đối với hàng
lô hoặc kiện hàng không còn nguyên niêm phong phải kiểm tra, đối chiếu từng đơn vị đóng gói nhỏ
nhất.

CÔNG TY ABC

QUI TRÌNH CHUẨN

Trang: 5/6
SỐ: SOP/YDSD/KNH-01
Ngày:
Ngày áp dụng:
Ban hành lần thứ:1

KIỂM NHẬN HÀNG
Đơn vị: Quản lý chất lượng và BP Kho

8


6. Kết thúc nhận hàng:
- Ký vào phiếu vận chuyển trả người giao hàng 1 bên.
- Lưu chứng từ và mẫu gửi (nếu có) vào nơi quy định để chuyển cho phòng kinh doanh.
- Sắp xếp hàng vào kho theo quy định. Nếu hàng trả lại vì lý do số lượng thủ kho đưa vào
đúng nơi quy định của hàng hóa đó. Nếu trả lại vì lý do chất lượng thủ kho xếp vào khu vực hàng
chờ để xử lý.
7. Kiểm tra hàng hóa:
- Tất cả các loại hàng hóa trước khi nhập kho phải được HĐKN kiểm tra tới từn lô sản xuất,
số lượng, chất lượng.
- Kiểm hàng tuân thủ nguyên tắc hàng về trước kiểm trước. Hàng có thời gian khiếu nại
ngắn (ghi trong hợp đồng), có nghhi ngờ về chất lượng, hàng cần cấp phát ngay được ưu tiên
kiểm trước.
- Hàng kiểm tới đau mở tới đó, những kiện hàng chưa kiểm tra phải được giữ nguyên niêm
phong và bao bì gốc.
- Khi phát hiện hàng có dấu hiệu không bình thường, hỏng vỡ, thừa thiếu, nghi ngờ về chất

lượng… HĐKN báo phụ trách phòng kinh doanh để kịp thời xin ý kiến xử lý.
- Hàng kiểm song phải được bảo quản lại như ban đầu, với những kiện hàng lẻ phải đánh
dấu và để riêng.
8. Lưu hồ sơ:
STT
Tên hồ sơ
01 Biên bản kiểm nhận hàng hóa
02 Sổ kiểm nhận hàng hóa
03 Phiếu kiểm tra chất lượng
04

Hóa đơn, phiếu xuất

05
06

Phiếu kiểm nghiệm
Thẻ kho
Phiếu thu đã xuất, nhập (biểu
hàng)
Phiếu theo dõi chất lượng

07
08

Ký mã hiệu
BM01-NKH
BM02/01-NKH
BM03-NKH
BM01-CPH

BM02-CPH
BM02-KTCL
BM04-NKH

Bộ phận lưu
KD, kho
Kho
KD, Kho

Thời gian (tháng)
24
60
60

KD, kho

60

KD, Kho
Kho

60
60

BM05-NKH

Kho

24

BM06-NKH

Kho

60

9. Phụ lục:

CÔNG TY ABC

QUI TRÌNH CHUẨN
9

Trang: 6/6
SỐ: SOP/YDSD/KNH-01
Ngày:
Ngày áp dụng:


Ban hành lần thứ:1

KIỂM NHẬN HÀNG
Đơn vị: Quản lý chất lượng và BP Kho

Phụ lục 1: Biên bản kiểm nhận hàng hóa thừa thiếu, hỏng vỡ kém phẩm chất BM01-NKH
Phụ lục 2: Sổ kiểm nhận hàng hóa BM02/01-NKH.
Phụ lục 3: Phiếu kiểm tra chất lượng BM03-NKH.
Phụ lục 4: Thủ kho BM04-NKH.
Phụ lục 5: Phiếu theo dõi xuất, nhập BM05-NKH.
Phụ lục 6: Phiếu theo dõi chất lượng BM06-NKH.

10