Đề tài phân tích hệ thống quản lý kho

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

BỘ MÔN : XÂY DỰNG PHN MM QUN Lí
Ti: Phân tích hệ thống quản lý kho

GV : Tô Văn Nam

Chung

SV : ChuThành


Phân tích hệ thống quản lý kho
Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều
mặt hàng khác nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị
điện tửu Các mặt hàng này đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác
nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập
đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lợng hàng
còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận
đợc hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để
nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung cấp thông
qua hoá đơn.
Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ
kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay
không. Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận
bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách
đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách.
Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập
xuất của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng
trong tháng, quý. Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ
theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn

kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lÃnh đạo.

Mục đích quản lý.
- Nhằm quản lý tất cả những vật t, thiết bị hiện có tại Trung
Tâm đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật t và hoạt
động kinh doanh của Trung Tâm.
Phân tích về chức năng.
Vì các chức năng thờng vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả
chúng một cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ
tiếp tục nh thế, ta sẽ có sự phân cấp trong mô tả. ở mức cuối cùng
thì các chức năng là khá đơn giản.
Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng nh sự logic đợc sử
dụng tùy lúc, tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống. Dới đây là
một số mô hình và phơng tiện diễn tả chức năng đợc vận dụng ở
những mức độ khác nhau:


Chức năng của hệ thống
Chức năng nhập hàng
Chức năng lập đơn mua hàng.
-

Cho phép ngời sử dụng lập danh sách các loại vật t, thiết
bị cần mua sau khi nhận đợc báo giá của nhà cung cấp và
căn cứ vào số lợng các vật t, thiết bị còn trong kho của
Trung Tâm.

Chức năng viết phiếu nhập kho.
-Ngời sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá
đơn giao hàng của nhà cung cấp.

ãNút Thêm: Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ
cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các
thông tin nh: Số phiếu, Ngày nhập, MÃ nhà cung cấp, MÃ vật t,
Đơn giá, Số lợng, Thành tiền.
ãNút Không: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa
nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
ãNút Ghi: Nhấn nót ghi nÕu mn lu b¶n ghi võa cËp
nhËt, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống
hộp list box phía dới.
ãNút Đầu: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập
phiếu nhập.
ãNút Sau: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
ãNút Trớc: Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với
bản ghi hiện hành.


•Nót “Ci”: Cho phÐp di chun ®Õn ban ghi ci cùng
của bảng.
ãNút Thoát: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm
việc.
Chức năng lập danh sách nhà cung cấp.
-Cho phép ngời sử dụng cập nhật thông tin về các nhà cung
cấp, lên danh sách và lu vào bảng Nhacungcap.
ãNút Thêm: Chơng trình cho phép cập nhật thêm một
nhà cung cấp mới.
ãNút Không: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa
nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
ãNút Ghi: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập
nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống
hộp list box phía dới.

ãNút Tìm kiếm: Chức năng này cho phép tìm kiếm một
nhà cung cấp. Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một
Form cho phép bạn chọn mà nhà cung cấp cần tìm kiếm sau đó
nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm . kết quả cho biết đầy đủ
thông tin của nhà cung cấp mà bạn cần.
ãNút Xoá: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện
thời tại vị trí con trỏ.
ãNút Đầu: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
ãNút Sau: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
ãNút Trớc:Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện
hành.
ãNút Cuối:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của
bảng .
ãNút Thoát:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm
việc.
Chức năng lập danh sách hàng
-Cho phép ngời sử dụng nhập các thông tin về những mặt hàng
đợc nhập vào kho của Trung tâm.
ãNút Thêm: Chơng trình cho phép cập nhật thêm một
mặt hµng míi.


ãNút Không: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa
nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
ãNút Ghi: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập
nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống
hộp list box phía dới.
ãNút Tìm kiếm: Chức năng này cho phép tìm kiếm một
mặt hàng. Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một
Form cho phép bạn chọn mà vật t cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi

hành để bắt đầu tìm kiếm kết quả cho biết đầy đủ thông tin của
mặt hàng mà bạn cần.
ãNútXoá: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện
thời tại vị trí con trỏ.
ãNút Đầu: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
ãNút Sau: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
ãNút Trớc :Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện
hành.
ãNút Cuối:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của
bảng .
ãNút Thoát:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm
việc.
Chức năng xuất hàng
Chức năng nhận đơn đặt hàng
-Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì ngời sử dụng sẽ kiểm
tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể
cung cấp cho khách.
Chức năng lập hoá đơn bán
-Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì ngời sử dụng sẽ lập hoá
đơn bán giao cho khách.
ãNút Thêm : Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép
cập nhật thêm một hoá đơn bán mới gồm các thông tin : Số hoá
đơn, Ngày lập, MÃ khách, MÃ vật t...
ãNút Không: Nếu bạn không muốn nhập hoá đơn vừa
thêm thì nhấn nút không để xoá hoá đơn vừa tạo ra khỏi danh sách.
ãNút Ghi: Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin hoá đơn
vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì hoá đơn vừa thêm sẽ tự động
nhảy xuống hộp list box phÝa díi.

ãNút In hoá đơn: Khi đợc kích hoạt nó sẽ cho phép in ra
hoá đơn bán vừa cập nhật.
ãNút Xoá: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện
thời tại vị trí con trỏ.
ãNút Đầu:Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
ãNút Sau:Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
ãNút Trớc: Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện
hành.
ãNút Cuối:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng
của bảng .
ãNút Thoát:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm
việc.
Chức năng viết phiếu xuất kho.
-Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thi ngời sử dụng sẽ
viết phiếu xuất kho đa cho khách đến kho nhận hàng.
ãNút Thêm: Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ
cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu xuất mới, gồm các
thông tin nh: Số phiếu, Ngày xuất, MÃ khách, Ghi chú, MÃ vật t,
Đơn giá, Số lợng, Thành tiền.
ãNút Không: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa
nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
ãNút Ghi: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập
nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống
hộp list box phía dới.
ãNút Sau: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
ãNút Trớc: Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với
bản ghi hiện hành.
ãNút Thoát: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm
việc.
Chức năng lên danh sách khách hàng.

-Dựa vào thông tin hàng đà có ngời sử dụng có thể nhập các
thông tin về khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau này.
ãNút Thêm : Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép
cập nhập thêm một khách hàng mới.


ãNút Không: Nếu bạn không muốn nhập khách hàng vừa
thêm thì nhấn nút không để xoá khách hàng vừa tạo ra khỏi danh
sách.
ãNút Ghi: Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin khách
hàng vừa cập nhập, khi nhấn nút này thì khách hàng vừa thêm sẽ tự
động nhảy xuống hộp list box phía dới.
ãNút Tìm kiếm: Chức năng này cho phép tìm kiếm một
khách hàng, Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một
Form cho phép bạn chọn mà khách hàng cần tìm kiếm sau đó nhấn
nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm.
ãNút Xoá: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện
thời tại vị trí con trỏ.
ãNút Sau: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
ãNút Trớc: Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện
hành.
ãNút Thoát: Cho phép bạn thoát khỏi Fỏm đang làm
việc.
Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.
Chức năng lập sổ theo dõi nhập.
-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đÃ
nhập từ các nhà cung cấp theo ngày, theo quý..mà ngêi sư dơng
mn xem nhê th«ng tin tõ phiÕu nhËp.

Chøc năng lập sổ theo dõi xuất.

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đÃ
xuất cho khách theo ngày, theo quý..mà ngời sử dụng muốn xem
nhờ thông tin từ phiếu xuất
Chức năng lập sổ theo dâi doanh thu.


-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc tình hình doanh
thu của Trung Tâm theo quý, theo tháng mà ngời sử dụng muốn
biết nhờ vào các hoá đơn đà thanh toán với nhà cung cấp và của
khách hàng.
Chức năng lập báo cáo.
Chức năng lập báo cáo hàng nhập, xt.
-Dùa vµo sỉ theo dâi nhËp, xt mµ ngêi sư dụng có thể lập đợc báo cáo chi tiết về số lợng hàng đà nhập và đà xuất theo quý,
theo tháng gửi lÃnh đạo.
Chức năng lập báo các hàng tồn.
-Dựa vào số lợng hàng đà có trong kho và sổ theo dõi nhập,
xuất ngời sử dụng có thể lập đợc báo cáo chi tiết về số lợng hàng
còn tồn kho trong tháng , trong quý gửi lÃnh đạo
Chức năng lập báo các doanh thu.
-Dựa vào sổ theo dõi doanh thu ngời sử dung có thể lập đợc
báo cáo về tình hình doanh thu của Trung Tâm trong tháng, trong
quý gửi lÃnh đạo.

Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu:
-Biểu thị cho chức năng:
Ký hiệu:

Tên chức
năng

Chức năng đợc hiểu là khâu biến đổi thông tin.
-Biểu thị cho dòng dữ liệu:
Ký hiệu:

Xử lý TT

Thông tin đầu vào

Thông tin ®Çu ra


Dòng dữ liệu là nội dung thông tin và đờng luân chuyển.
-Biểu thị cho kho dữ liệu:
Ký hiệu:
Tên kho dữ liệu
Kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lu trữ dới dạng vật lý.
-Biểu thị cho tác nhân ngoài:
Ký hiệu:
Tác nhân ngoài là một ngời, một nhóm ngời hoặc một tổ chức
nằm bên ngoài hệ thống nhng liên quan mật thiết tới hệ thống
nhằm xác định danh giới hệ thống

Biểu đồ luồng dữ liệu.
Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình
xử lý và trao đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ
liệu (BLD) đợc chia làm 3 mức :
-Mức khung cảnh : Là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự
trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :

cảnh.

Hình 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung

Mô tả quá trình trao đổi thông tin :
Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung
cấp sẽ gửi lại cho hệ thống hoá đơn giao hàng và số lợng hàng mà
hệ thống cần mua. Đồng thời khi hệ thống nhận đợc yêu cầu mua
hàng của khách hàng thì hệ thống sẽ gửi lại cho khách hoá đơn
giao hàng và số lợng hàng mà khách cần mua.

-Mức đỉnh :
Là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng
chính với nhau và với đối tác.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:


Hình 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin :
Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,
nhà cung cấp sẽ gửi lại hoá đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này lu
hoá đơn mua vào kho hoá đơn mua ®ång thêi viÕt phiÕu nhËp ®Ĩ
nhËp hµng vµo kho vµ lu phiÕu nhËp vµo kho phiÕu nhËp. Bé phËn
nhËp hµng sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lu vào kho danh
sách nhà cung cấp.
Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận xuất hàng, bộ
phận này sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và lu hoá đơn vào
kho hoá đơn bán. Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất

hàng cho khách và lu phiếu vào kho phiếu xuất. Đồng thời bộ phận
này sẽ lên danh sách khách hàng và lu vào kho danh sách khách
hàng.
Bộ phận theo dõi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thông tin
từ các kho phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán, hoá đơn mua để
biết đợc số lợng hàng nhập, số lợng hàng xuất và tính doanh thu
đồng thời lu lần lợt vào các kho: Sổ theo dõi nhËp, Sæ theo dâi xuÊt,
Sæ theo dâi doanh thu.


Khi lÃnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống bộ phận lập báo cáo
thì bộ phận này sẽ tổng hợp thông tin từ các kho: Sổ theo dõi nhập,
Sổ theo dâi xt, Sỉ theo dâi doanh thu ®Ĩ lËp ra các báo cáo về lợng hàng nhập và xuất, báo cáo về lợng hàng tồn kho và báo cáo
doanh thu gửi lên lÃnh đạo.

-Mức dới đỉnh :
Mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của các
chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn.

BLD định nghĩa chức năng : Chức năng nhập hàng


Hình 4:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng nhập
hàng.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng :
Dựa trên báo giá của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng
sẽ gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, khi đó nhà cung cấp sẽ
gửi lại bộ phận này hoá đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này sẽ lu
hoá đơn vào kho hoá đơn mua đồng thời gửi danh sách hàng đÃ

nhập tới bộ phận lập danh sách hàng. Bộ phận lập danh sách hàng
sẽ lu danh sách hàng vào kho danh sách hàng.
Sau khi nhận đợc những thông tin về nhà cung cấp do phía nhà
cung cấp gửi thì bộ phận lập danh sách nhà cung cấp sẽ lên danh
sách các nhà cung cấp và lu vào kho danh sách nhà cung cấp.


Bộ phận viết phiếu nhập kho sẽ tổng hợp thông tin từ các hoá
đơn trong kho hoá đơn mua và danh sách nhà cung cấp trong kho
danh sách nhà cung cấp để viết phiếu nhập hàng vào kho đồng thời
lu phiếu vào kho phiếu nhập.

BLD định nghĩa chức năng : Chức năng xuất hàng.


Hình 5:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng xuất
hàng.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng :
Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận nhận đơn đặt
hàng, bộ phận này gửi thông tin về khách hàng tới bộ phận lập
danh sách khách hàng đồng thời gửi thông tin về đơn hàng đến bộ
phận lập hoá đơn bán hàng.Bộ phận lập danh sách khách hàng sẽ
lên danh sách khách hàng và lu vào kho danh sách khách hàng.
Bộ phận lập hoá đơn bán hàng sau khi nhận đợc thông tin về
đơn hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng gửi khách hàng đồng thời lu hoá
đơn vào kho hoá đơn bán.
Bộ phận viết phiếu xuất kho dựa trên thông tin về hoá đơn bán
hàng trong kho hoá đơn bán và danh sách những mặt hàng còn
trong kho để viết phiếu xuất kho xuất hàng cho khách đồng thời lu
phiếu vào kho phiếu xúât.

Phân tích về dữ liệu.
-Mục đích quá trình phân tích dữ liệu là xác định các thực thể
cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực
thể. Một hệ thống thông tin phải đợc tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh
d thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu.
a.Xác định các thực thể.
Qua việc phân tích hệ thống quản lý vật t ta thấy hệ thống cần
lu trữ những thực thể sau:
Thực thể : + Nhà cung cấp.
+ Khách hàng.
+Vật t.
+Nhân viên.
+Hình thức thanh toán.
+Hoá đơn mua.
+Hoá đơn bán.
+Kho.
+Phiếu nhập.
+Phiếu xuất.


b.Xác định các thuộc tính của thực thể.
+ Thực thể nhà cung cấp gồm các thuộc tính: MÃ nhà cung
cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
+ Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính: MÃ khách hàng,
Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
+ Thùc thĨ vËt t gåm c¸c thc tÝnh: M· vật t, Tên vật t, Đơn vị
tính, Số lợng, Đơn giá.
+ Thực thể nhân viên gồm các thuộc tính: MÃ nhân viên, Tên
nhân viên, Địa chỉ, Điện thoại.
+ Thực thể kho gồm các thuộc tính: MÃ kho, Tên kho, Địa chỉ

kho.
+Thục thể hình thức thanh toán gồm các thuộc tính: MÃ hình
thức thanh toán, Tên hình thức thanh toán.
+ Thực thể hoá đơn mua gồm các thuộc tính: Số hoá đơn mua,
Ngày lập, MÃ nhân viên, MÃ nhà cung cấp, MÃ hình thức thanh
toán, Số lợng, Đơn giá.
+ Thực thể phiếu nhập gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày
nhập, MÃ vật t, MÃ nhà cung cấp, Số hoá đơn mua, MÃ kho, MÃ
nhân viên, Số lợng, Đơn giá.
+ Thực thể hoá đơn bán gồm các thuộc tính: Số hoá đơn bán,
Ngày lập, MÃ nhân viên, MÃ khách, MÃ hình thức thanh toán, Số kợng, Đơn giá.
+Thực thể phiếu xuất gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất,
MÃ vật t, MÃ khách, Số hoá đơn bán, MÃ kho, MÃ nhân viên, Số lợng, Đơn giá.