Tổ chức và hoạt động của phòng hành chớnh nhõn sự công ty cổ phần việt úc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lời nói đầu
Trong công cuộc đổi mới hiện nay, Đảng và Nhà nớc ta xác định đúng đắn
vai trò chủ đạo của các doanh nghiệp Nhà nớc trong nền kinh tế quốc dân. Nghiên
cứu hoạt động của một doanh nghiệp để giúp cho mỗi chúng ta hiểu biết đợc thực
trạng của các doanh nghiệp và những biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh đa doanh nghiệp hoà nhập với cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc
theo định hớng XHCN là một vấn đề rất quan trọng.
Trong quá trình thực tập tại Công ty CP Việt c em đã tìm hiểu rõ những hoạt
động sản xuất kinh doanh nói chung ở đơn vị đồng thời đi sâu nghiên cứu về hoạt
động quản trị văn phòng. Quản trị Văn phòng là hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ
thống quản lý quốc gia, là sự quản lý trực tiếp tại cơ sở theo định hớng của Nhà nớc.
Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) đợc chuyên
môn hoá với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn
nhau và đợc bố trí theo những cấp, những mô hình khác nhau nhằm thực hiện các
chức năng quản lý. Mô hình quản lý Công ty gồm các phòng ban nghiệp vụ chuyên
môn, văn phòng tổng hợp làm tham mu cho Ban lãnh o và Giám đốc về các lĩnh
vực chức năng của mình cũng thuộc vào mô hình quản lý nói trên.
Hoạt động của Công ty CP Việt c những năm qua đã đem lại những hiệu
quả về sản xuất kinh doanh rất lớn. Giá trị sản lợng và lợi nhuận sản xuất kinh
doanh của Công ty năm sau cao hơn năm trớc.
Công ty có đợc những thành tích trên không thể không nói đến vai trò tham
mu của Văn phòng Công ty. Văn phòng có chức năng vị trí đặc biệt quan trọng.
Hoạt động của Văn phòng góp phần không nhỏ vào sự phát triển của Công ty.
Nhận thức rõ và đúng vị trí của Văn phòng trong giai đoạn phát triển kinh tế hiện
nay giúp chúng ta nâng cao nhận thức, giải quyết tốt công việc của mình, đóng góp
vào hoạt động của đơn vị mình.
Sau một thời gian thực tập tại Văn phòng Công ty CP Vit c, em đã nhận
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

thức đợc tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với sự nghiệp phát triển của
Công ty CP Việt úc
Trong quá trình đi sâu nghiên cứu thực tế tại Văn phòng công ty, em luôn nhận
đợc sự quan tâm, giúp đỡ của các cán bộ CNV Văn phòng nói chung. Đồng thời em
đã nhận đợc sự hớng dẫn nhiệt tình, chu đáo của Cô Bùi Thị Thanh Nhàn.
Bố cục của báo cáo gồm 3 phần
Phần I: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của Công ty CP Việt úc.
Phần II: Tổ chức và hoạt động của phòng hnh chớnh nhõn s Công ty Cổ phần
Việt úc
Phần III: Đánh giá, nhận xét, góp ý của bản thân.
Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến
thức, báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận đợc những ý
kiến đóng góp quý báu của các thầy cô và các bạn giúp em hoàn thiện nhận thức
của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHầN i

Khái quát chung về sự ra đời
và hoạt động của công ty cổ phần việt úc
1.1 Khái quát về Công ty Cổ phần việt úc
Tên doanh nghiệp: Công Ty Cổ phần Việt úc
Địa chỉ: Ngõ 2 Bạch Đằng - Thị Trấn Núi Đèo - Huyện Thủy Nguyên - Hải Phòng
Tel: 84 - 031.3874.496/ 3774.014/ 3810.925
Fax: 84 031.3810.925
Thành lập: ngày 27 tháng 01 năm 2003 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
số 0203000046 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hải Phòng cấp.
Giám đốc hiện tại: Lê Xuân Tiến
Hình thức công ty: Công ty Cổ phần. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các
nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số cổ phần của mình
1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Căn cứ Luật doanh nghiệp đợc Quốc hội nớc Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt
Nam khóa X thông qua ngày 12/6/1999 và các văn bản pháp lý có liên quan.
Điều lệ của Công ty Cổ phần Việt úc đã đợc các cổ đông sáng lập và Đại hội
đồng cổ đông thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông ngày 01/02/2001.
Mọi hoạt động của Công ty đợc điều chỉnh bởi Luật doanh nghiệp, các quy định
có liên quan của luật pháp nớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và điều lệ
Công ty.
Vốn điều lệ ( tại thời điểm thành lập đợc xác định là) : 3.600.000.000 (Ba tỷ,
sáu trăm triệu đồng chẵn) bằng tiền mặt.
Trong quá trình hoạt động, xét thấy cần thiết, Công ty đã đăng ký việc thành lập
văn phòng đại diện tại số 20 Trần Hng Đạo - Quận Hồng Bàng.
Về thị trờng: Trong nớc
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Qui mô tổ chức: Công ty có mô hình quản lý gọn nhẹ.
Thành tích đạt đợc: Tham gia nhiều công trình tiêu biểu có giá trị lớn nh: Đờng
403 và đoạn từ 403 đến phà Dơng áo, huyện Kiến Thụy; Đê biển Hoàng Châu Văn
Chấn; Đờng 302 An Lão; Trờng THPT Phạm Ngũ Lão giai đoạn II, Cơ sở hạ tầng
khu đấu giá quận Hải An; Xây dựng khối nhà khách sạn 6 tầng, xây dựng cơ sở hạ
tầng khu dân c Hoa Động và nhiều công trình tiêu biểu khác.
Để phù hợp với xu thế hội nhập kinh tế của đất nớc, Công ty đã không ngừng
củng cố và phát triển năng lực sản xuất kinh doanh đặc biệt là nâng cao chất lợng
thi công các công trình. Do vậy Công ty tiến hành xây dựng, áp dụng và phấn đấu
đạt đợc giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 :
2000.
1.3 Mục tiêu và các lĩnh vực kinh doanh
1.3.1 Mục tiêu
Công ty cổ phần Việt úc đợc thành lập để huy động vốn phục vụ sản xuất, kinh
doanh có hiệu quả cao, tạo công ăn việc làm cho ngời lao động, tăng lợi tức cho các
cổ đông và không ngừng đóng góp cho ngân sách nhà nớc theo luật định, phát triển
công ty ngày càng vững mạnh trên các lĩnh vực hoạt động sản xuất.
1.3.2 Lĩnh vực kinh doanh
- Xây dựng các công trình giao thông, công trình dân dụng và công nghiệp thủy
lợi, san lấp mặt bằng. Kinh doanh vật liệu xây dựng, vật liệu điện, xăng dầu, máy
móc thiết bị phụ tùng, hóa chất thông thờng.
- Vận tải hàng hóa thủy bộ, kinh doanh lơng thực thực phẩm kinh doanh kho
bãi.
- Kinh doanh và chế biến gỗ, than và chất đốt, hàng lâm sản( trừ những mặt
hàng nhà nớc cấm kinh doanh)

- Kinh doanh vật t, thiết bị, hàng trang trí nội thất, ngoại thất.
1.4 Quyền hạn và trỏch nhim của Công ty
1.4.1 Quyền hạn của Công ty
Quyền tự chủ quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty
- Quản lý, sử dụng vốn, tài sản do các cổ đông đóng góp, đất đai và tài
nguyên đợc giao sử dụng và cá nguồn lực khác để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
4
Lớp: QT901P


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

sản xuất, kinh doanh của công ty
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất, kinh doanh phù hợp
với mục tiêu của Công ty. Phân chia và điều chỉnh nguồn lực giữa các đơn vị trực
thuộc đảm bảo hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển và tạo hiệu
quả sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Đặt chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty ở trong nớc, ở nớc ngoài
theo quy định của pháp luật.
- Kinh doanh những ngành nghề theo quy định của pháp luật.
- Tìm kiếm thị trờng, trực tiếp giao dịch và ký hợp đồng với các khách hàng
trong và ngoài nớc, đợc trực tiếp xuất nhập khẩu theo yêu cầu hoạt động kinh
doanh của công ty và phù hợp với quy định hiện hành của pháp luật.
- Quyết định toàn bộ giá mua, giá bán vật t, nguyên liệu, hàng hóa và dịch
vụ, trừ những sản phẩm và dịch vụ do nhà nớc định giá.
- Đợc bảo hộ về quyền sở hữu công nghệ, bao gồm: các sáng chế, giải pháp
hữu ích, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi xuất xứ hàng hóa theo
quy định của pháp luật Việt Nam;

- Đầu t liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần, mua một phần hoặc toàn bộ tài
sản của doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật với mục đích phát triển sản
xuất, kinh doanh.
- Tuyển chọn, thuê mớn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn các hình
thức trả lơng, thởng, quyết định mức lơng trên cơ sở cống hiến và hiệu quả sản xuất
kinh doanh và có các quyền khác của ngời sử dụng lao động theo quy định của Bộ
luật Lao động và các quy định khác của pháp luật;
- Mời và tiếp khách nớc ngoài hoặc cử cán bộ, nhân viên của Công ty đi học
tập và công tác nớc ngoài phù hợp chủ trơng mở rộng hợp tác của Công ty và các
quy định của nhà nớc.
Quyền quản lý tài chính của công ty
- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu sản xuất, kinh
doanh theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi;
- Nhợng bán hoặc cho thuê những tài sản không dùng đến hoặc cha dùng hết
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

công suất;
- Phát hành, chuyển nhợng, bán các cổ phiếu, trái phiếu theo quy định của
pháp luật; đợc thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền
quản lý của Công ty tại các ngân hàng Việt Nam để vay vốn kinh doanh theo quy
định của pháp luật.
- Quyết định sử dụng và phân phối phần lợi nhuận còn lại cho các cổ đông
sau khi đã làm đủ nghĩa vụ đối với nhà nớc, lập và sử dụng các quỹ theo Nghị
quyết của đại hội đồng cổ đông.

- Đợc hởng chế độ u đãi về thuế theo quy định của pháp luật.
1.4.2 Trỏch nhim của Công ty
Trỏch nhim trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký; chịu
trách nhiệm trớc các cổ đông về kết quả sản xuất, kinh doanh, chịu trách nhiệm trớc khách hàng và pháp luật về sản phẩm dịch vụ do Công ty thực hiện;
- Xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với
đăng ký kinh doanh của Công ty và nhu cầu thị trờng;
- Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác;
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với ngòi lao động theo quy định của Bộ luật
Lao động nớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, bảo đảm cho ngời lao động
tham gia quản lý công ty bằng thỏa ớc lao động tập thể và các quy định khác;
- Thực hiện các quy định của nhà nớc về bảo vệ tài nguyên, môi trờng, an
ninh quốc gia và công tac phòng chống, chống cháy, phòng chống bão lụt;
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo quy của
nhà nớc và báo cáo bất thờng theo yêu cầu của đại hội đồng cổ đông và chịu trách
nhiệm về tính xác thực của các báo cáo;
- Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nớc theo quy định của pháp
luật. Tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan nhà nớc có thẩm quyền.
Trỏch nhim quản lý tài chính của công ty
- Thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ,
hạnh toán, kế toán- thống kê, chế độ, kiểm toán và các chế độ khác do pháp luật
quy định, chịu trách nhiệm về tính xác thực của Báo cáo tài chính của Công ty.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
6
Lớp: QT901P


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Bảo toàn và phát triển vốn

- Thực hiện các khoản phải thu và các khoản phải trả ghi trong Bảng cân đối
kế toán của Công ty.
- Công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá
đúng đắn và khách quan về hoạt động của Công ty với đại hội đồng cổ đông.
- Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nớc theo
quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm vật chất đối với khách hàng trong phạm vi vốn điều lệ của
Công ty.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Việt úc
i hi ng
c ụng

Hi ng
qun tr

Ban kim
soỏt

Giỏm c

P Giỏm c

Phũng
KH-KT
D ỏn

P Giỏm c

Phũng
TC-KT

Phũng
HCNhõn
s

Phũng
Qun lý
thi cụng

Cỏc i sn xut

1.5.1 Đại hội đồng cổ đông
- Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội
đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông sở hữu cổ phần của Công ty. Đại hội đồng cổ
đông quyết định các vấn đề liên quan tới Công ty tại các cuộc họp đại hội đồng cổ
đông gồm các cuộc họp đại cổ đồng cổ đông thờng niên và cuộc họp đại hội đồng
cổ đông bất thờng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

8

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

- Đại hội đồng cổ đông thường niên mỗi năm họp một lần do chủ tịch hội
quản trị triệu tập trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Lý do và điều kiện triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường trường hợp
phát sinh những vấn đề bất thường, ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của Công
ty, hội đồng quản trị phải triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường theo yêu cầu
của một hoặc một nhóm người sau:
Chủ tịch hội đồng quản tri
- Ít nhất 2/3 số thành viên hội đồng quản trị
- Kiểm soát viên trưởng hoặc 2/3 kiểm soát viên
- Nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 10% cổ phần biểu quyết của Công ty
- Đại hội đồng cổ đông có quyền thông qua quyết định bằng hình thức biểu
quyết tại các cuộc họp, hoặc bằng văn bản có chữ ký của tất cả cổ đông, hoặc bằng
hỏi ý kiến thông qua thư tín.
- Thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp bằng hình
thức biểu quyết:
* Biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải công khai,trực tiếp và
bỏ phiếu kín.
* Các quyết định sau đây được thông qua khi được số cổ đông đại diện cho
ít nhất 70% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông sở hữu cổ phần biểu quyết
dự họp chấp nhận:
Quyết định về loại cổ phần và số lượng cổ phần được quyền chào bán của
mỗi loại;
- Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ Công ty;
- Quyết định tổ chức lại Công ty;
- Quyết định giải thế Công ty;
- Quyết định bán tài sản có giá trị lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi

trong sổ kế toán của Công ty.
Các quyết định khác thuộc thÈm quyền của đại hội đồng cổ đông được thông
qua khi được số cổ đông đại diện cho ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất
cả các cổ đông dự họp chấp thuận.
Sinh viªn: NguyÔn ThÞ Thu Trang
Líp: QT901P

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.5.2 Hội đồng quản trị
- Hi ng qun tr l c quan quyn lc cao nht ca Cụng ty gia hai k
hp i hi ng c ụng.
- Hi ng qun tr v ch tch hi ng qun tr do i hi ng c ụng
bu v min nhim.Thnh viờn ca hi ng qu tr c trỳng vi a s phiu
tớnh theo s c phn bng th thc trc tip b phiu kớn.
- Hi ng qun tr chu trỏch nhim trc i hi c ụng:
- Qun tr cụng ty theo iu l , Ngh quyt ca i hi c ụng v tuõn th
ỳng phỏt lut.
Trỡnh i hi c ụng quyt nh:
- Thnh lp hoc gii th cỏc chi nhỏnh, vn phũng i din
- K hoch phỏt trin di hn ca Cụng ty , huy ng vn
- Tng gim vn iu l v chuyn nhng vn c phn
- Chng trỡnh thc hin cỏc ỏn c th v quan h quc t
- Trỡnh i hi c ụng : Cỏc bỏo cỏo hot ng ca hi ng qun tr, kt
qu sn xut, kinh doanh, quyt toỏn ti chớnh hng nm, phng ỏn phõn phi li
nhun, chia c tc.
- Thc hin vic trớch lp cỏc qu thuc thm quyn, chia c tc v cỏch

thc s dung qu theo quyt nh ca i hi c ụng.
- B nhim, min nhim giỏm c, phú giỏm c, k toỏn trng ca cụng
ty v duyt phng ỏn t chc b mỏy v nhõn s cỏc n v trc thuc.
- Kin ngh b xung hoc sa i iu l cụng ty.
1.5.3 Ban kiểm soát
- Ban kim soỏt l t chc thay mt c ụng kim soỏt mi hot ng
kinh doanh qun tr v iu hnh cụng ty.
- Ban kim soỏt do i hi ng c ụng bu v bói min vi a s phiu
th thc trc tip v b phiu kớn vi s lng 03 ngi.
- Cỏc kim soỏt viờn c 01 ngi l kim soỏt viờn trng.
- Sau cuc hp i hi ng c ụng phiờn u tiờn, cỏc kim soỏt viờn thc
hin vic kim soỏt quỏ trỡnh trin khai v hon tt th tc thnh lp Cụng ty.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
10
Lớp: QT901P


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.5.4 Giám đốc.
Chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty theo đúng phơng hớng sản xuất kinh
doanh theo điều lệ thành lập Công ty. Chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách của
Nhà nớc. Trong hệ thống chất lợng, nhiệm vụ của Giám đốc nh sau:
- Phê duyệt và công bố chính sách chất lợng, mục tiêu chất lợng.
- Phê duyệt HTQLCL, cung cấp nguồn lực để duy trì HTQLCL hoạt động có
hiệu quả.
- Chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lợng.
- Phê duyệt kế hoạch sản xuất, kinh doanh từng thời kỳ.
- Triển khai việc cung cấp vật t, nghiên cứu thị trờng và bán hàng.
- Thực hiện việc quản lý, đảm bảo và duy trì HTQLCL trong Công ty có hiệu

quả.
- Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ các cán bộ công nhân viên nhận thức đợc các
yêu cầu của khách hàng và quan hệ với bên ngoài về các vấn đề liên quan đến
HTQLCL.
1.5.5 P. Hành chính nhân sự:
- Tham mu giúp việc Giám đốc về Công tác văn phòng, công tác hành chính,
công tác thông tin liên lạc, công tác đời sống và công tác y tế.
- Quản lý con dấu, các tài liệu và các hồ sơ.
- Tổ chức các cuộc họp, Tiếp khách.
- Tiếp nhận và xử lý công văn đi và đến.
- Thực hiện việc tuyển dụng và đào tạo, điều động cho các bộ công nhân viên
và giải quyết chế độ theo quy định.
- Theo dõi việc chấm công và trả lơng cho từng nhân viên của Phòng.
- Duy trì, kiểm tra CBCNV thực hiện nội quy, quy chế của Công ty. Theo dõi
thi đua, khen thởng, kỷ luật.
- Tham mu về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, chính sách về việc làm, tiền công,
tiền lơng, tiền thởng và BHXH.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.5.6 Phòng Tài chính Kế toán
- Mở sổ sách kế toán, đăng ký hình thức kế toán theo pháp luật của Nhà nớc.
- Lập báo cáo tài chính cuả Công ty cho cơ quan thuế, đúng pháp luật.

- Quyết toán thuế, giải quyết công nợ.
- Theo dõi việc chấm công và trả lơng nhân viên
- Mua các các loại vật t.
- Đánh giá nhà cung cấp
- Theo dõi hoạt động mua hàng.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc
1.5.7 Phòng Kế hoạch Kỹ thuật Dự án
- Xem xét các yêu cầu của khách hàng và xử lý các yêu cầu của khách hàng.
- Lập các hồ sơ dự thầu của Công ty giao đảm bảo đúng tiến độ và chất lợng
theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Sản phẩm đa ra phải đảm bảo đúng quy cách,
sạch đẹp và đầy đủ các cơ sở pháp lý.
- Chủ động mở rộng các mối quan hệ, giao dịch trong công tác để khai thác
tối đa các công trình đợc giao thầu cũng nh tích cực trong công việc tham gia đấu
thầu, mở rộng liên danh, liên kết tạo sức mạnh trong công tác đấu thầu.
- Khai thác tối đa các nguồn việc trên địa bàn toàn quốc, có phơng án đa
dạng hoá sản phẩm.
- Thu thập thông tin bằng nhiều hình thức, ở khắp mọi nơi về tình hình công
việc, phản ánh kịp thời với Công ty để lựa chọn mục tiêu đấu thầu và biện pháp
tham gia dự thầu.
- Tập trung mọi trí lực, vật lực, nhân lực đảm bảo cho công tác đấu thầu đạt
kết quả tốt nhất.
- Xác lập, quản lý và theo dõi thực hiện các loại hợp đồng mà Công ty trực
tiếp tham gia ký kết.
- Nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu và các vấn đề liên quan đến gói thầu để lập
hồ sơ đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, tránh xảy ra các sai
sót.
- Quan hệ với bên ngoài về các vấn đề liên quan đến HTQLCL.
- Tiếp thị, maketting các thị trờng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Theo dõi và đo lờng sự thoả mãn của khách hàng.
- Thúc đẩy mọi CBCNV nhận thức đợc các yêu cầu của khách hàng.
- Thực hiện các công việc khác khi lãnh đạo yêu cầu.
- Lập và duỵệt biện pháp thi công, biện pháp AT-VSLĐ trớc khi thi công
công trình công ty phê duyệt
- Thực hiện các công việc khác khi lãnh đạo yêu cầu.
1.5.8 Phòng Quản lý thi công
- Lập kế hoạch thi công, Kiểm tra, giám sát, đôn đốc các đội thi công hoàn
thành công việc theo đúng kế hoạch cam kết với khách hàng.
- Quản lý các hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ quản lý kinh tế để khi kết thúc công
trình bàn giao lại cho các phòng ban liên quan của Công ty.
- Làm hồ sơ giấy tờ nghiệm thu các hạng mục công việc thi công để làm cơ
sở cho Công ty thanh toán, quyết toán với Chủ đầu t.
- Theo dõi, giúp đỡ, đôn đốc việc báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh của
các công trờng, đề ra các giải pháp để công trờng đảm bảo đợc tiến độ thi công
công trình và kế hoạch đề ra.
- Kiểm tra đôn đốc các đơn vị thi công, nộp về Công ty các hồ sơ, tài liệu
nghiệm thu kỹ thuật công trình nh: Các biên bản nghiệm thu công tác xây lắp,
nghiệm thu chạy thử thiết bị, nghiệm thu hoàn thành giai đoạn xây lắp, nghiệm thu
hoàn thành hạng mục công trình hoặc công trình để đa vào sử dụng, hồ sơ hoàn
công, các chứng chỉ vật liệu xây dựng,...vv và các tài liệu có liên quan đến kỹ thuật
thi công công trình;
- Giúp lãnh đạo Công ty xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch sản xuất
kinh doanh dài hạn và hàng năm của Công ty phù hợp với nhiệm vụ SXKD của

Công ty và nhu cầu của thị trờng.
- Nghiên cứu và nắm vững các chế độ, chính sách của Nhà nớc trong lĩnh
vực xây dựng cơ bản để tham mu cho lãnh đạo Công ty trong việc hoạch định và
điều chỉnh các mục tiêu chiến lợc trong từng giai đoạn cụ thể, phù hợp với xu thế
phát triển chung của xã hội nhằm đem lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất
kinh doanh.
- Kết hợp với P. KH KT Dự án xử lý các sự cố về công trình, lập biện
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

khắc phục phòng ngừa khi xảy ra sự cố.
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác An toàn - Vệ sinh lao động của
các Đội thi công.
- Sửa chữa bảo dỡng, điều hành thiết bị máy móc của toàn công ty, Tổ chức
đăng kiểm, lu hành xe ô tô, máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình.
- Kiểm tra chất lợng vật t, sản phẩm và ghi nhận hàng hoá, tài sản ra vào
công ty.
- Quản lý các thiết bị đo lờng thử nghiệm của Phòng, đội.
Tham gia điều tra tai nạn lao động (TNLĐ), lập hồ sơ, biên bản điều tra tai
nạn lao động, báo cáo TNLĐ theo quy định của Pháp luật.
- Thực hiện các công việc khác khi lãnh đạo yêu cầu.
1.5.9 Các đội thi công
- Thi công theo đúng Kế hoạch của Công ty
- Báo cáo khối lợng thi công hàng tháng, hàng quý để phòng thi công trình
lãnh đạo duyệt thanh toán trên cơ sở khối lợng đơn vị đã hoàn thành.

- Tổ chức hớng dẫn, phổ biến biện pháp thi công, biện pháp an toàn cho ngời
lao động trớc khi thi công, phân công lao động phù hợp với sức khoẻ của ngời lao
động.
- Tổ chức tuyển dụng lao động ngắn hạn theo quy định của Công ty, mua vật
t, vật liệu để thi công công trình.
- Dự trù phơng tiện, dụng cụ, thiết bị vật t, nhân lực trình Công ty duyệt.
- Quản lý kho vật t và mua vật t
- Quản lý, bảo dỡng, sửa chữa toàn bộ máy móc, dụng cụ thi công và các
thiết bị văn phòng mà Công ty trang bị trong suốt thời gian sử dụng phục vụ thi
công tại đơn vị mình.
- Tập hợp các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật của các đơn vị, báo cáo lãnh đạo
Công ty;
- Phối hợp với các đơn vị trực thuộc Công ty làm hồ sơ đăng ký công trình
chất lợng;
- Lập kế hoạch mua sắm và cấp phát trang bị bảo hộ lao động.
- Kết hợp cùng P. KH KT Dự án và các đội thi công tổ chức huấn luyện
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

AT-VSLĐ cho ngời lao động theo quy định của pháp luật.
1.6 Quản lý nguồn lực
1.6.1 Cung cấp nguồn lực
Công ty cam kết cung cấp đầy đủ và kịp thời các nguồn lực để thực hiện duy
trì hệ thống và thờng xuyên nâng cao hiệu lực của HTQLCL.
Tăng cờng sự thoả mãn của khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu của

khách hàng cũng nh đảm bảo chất lợng sản phẩm theo nh Công ty công bố, cam
kết.
1.6.2 Nguồn nhân lực
Công ty bảo đảm việc đào tạo, tuyển dụng thích hợp để những ngời thực hiện
các công việc có ảnh hởng đến chất lợng đều đợc đào tạo và có đủ năng lực cần
thiết để đáp ứng các yêu cầu công việc.
Mọi vị trí đều đợc xác định qua năng lực làm việc thực tế,
Việc đào tạo và đánh giá năng lực đợc thực hiện thông qua các việc sau:
- Xác định năng lực cần thiết của các cá nhân thực hiện các công việc đợc
giao để đáp ứng nhu cầu của công việc có ảnh hởng đến chất lợng bằng việc xem
xét đánh giá công việc của công nhân, cán bộ trên cơ sở đó có hoạt động đào tạo.
- Ngoài ra khi có nhu cầu đào tạo để đáp ứng yêu cầu đào tạo bên ngoài hoặc
đào tạo đột xuất, Công ty sẽ tiến hành các hoạt động đào tạo cần thiết để đáp ứng
nhu cầu đã xác định.
- Công ty đảm bảo việc đánh giá kết quả đào tạo, lu giữ hồ sơ đào tạo theo
nh quy định của QT 01.
- Công ty tiến hành các hoạt động đào tạo cần thiết nh: nhận thức về
HTQLCL, về ATLĐ, về Chính sách, Mục tiêu chất lợng...để toàn thể CBCNV nắm
đợc tầm quan trọng và đóng góp của họ đối với Công ty.

1.7 C Cu Nhõn S
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.7.1 Lao ng ca ton cụng ty nm 2008 có 285 ngời

Số Lợng

Chỉ Tiêu

(Ngời)

Lao động quản lý
Lao động trực tiếp sản xuất
Lao động nữ
Lao động nam
Lao động có trình độ đại học
Lao động có trình độ trung cấp
Lao dộng công nhân kỹ thuật

28
257
31
285
21
07
06

1.7.2 S lao ng ó ký hp ng lao ng
Số Lợng

Chỉ tiêu

(ngời)

Lao động ký hợp đồng 1 năm

Lao động ký hợp đồng khoán việc
Lao động ký hợp đồng thời vụ
Tổng số

45
107
18
175

1.8 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
ĐVT: 1.000đồng
Stt

1

Các chỉ tiêu

DT về xây lắp

Năm 2007
Kế hoạch Thực hiện
40,000,00
54,748,0
0
00
36,000,00
47,631,0
0
00

Dt về dịch vụ

4,000,000

7,117,000

50,000

170,000

220

250

1,500

2,000

Tổng doanh thu

2

Nộp NSNN

3

Tổng số LĐ (ngời)

4

Lơng bình quân

Năm 2008
Kế hoạch Thực hiện
48,000,0
00 70,820,000
42,200,0
00 59,270,000
5,800,0
00 11,550,000
70,0
00 245,000
245
2,0
00

285
3,00
0

Tỷ lệ
2007

2008

137%

148%

10.67%

132%

140%

8.14%

178%

199%

21.21%

340%

350%

10.00%

114%

116%

2.69%

133%

150%

16.67%

Nhìn vào bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2007 và
2008 ta thấy nhìn chung Công ty hoàn thành vợt mức kế hoạch đã đề ra.
Doanh thu:
- Doanh thu kế hoạch đề ra năm 2007 là 40 tỷ, doanh thu thực hiện đạt 54,
748 tỷ đồng tăng 137%. Năm 2008 doanh thu kế hoạch đề ra 48 tỷ, doanh thu thực
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

hiện 70,82 tỷ đồng tăng 148%. So sánh giữa 2 năm 2007 và 2008 tăng 10,67%.
Trong đó:
Doanh thu về xây lắp: Doanh thu kế hoạch năm 2007 đề ra là 36 tỷ, doanh
thu thực hiện đạt 47,631 tỷ đồng tăng 132%. Năm 2008 doanh thu kế hoạch đề ra
42,2 tỷ đồng, doanh thu thực hiện đạt 59,27 tỷ đồng tăng 140%. So sánh giữa 2
năm 2007 và 2008 tăng 8.14%.
Doanh thu về dịch vụ: Doanh thu kế hoạch năm 2007 đề ra là 4 tỷ, doanh
thu thực hiện đạt 7,117 tỷ đồng tăng 178%. Năm 2008 doanh thu kế hoạch đề ra
5,8 tỷ đồng, doanh thu thực hiện đạt 11,55 tỷ đồng tăng 199%. So sánh giữa 2 năm
2007 và 2008 tăng 21,21%.
Nộp ngân sách nhà nớc
- Năm 2007: kế hoạch đề ra là 50 triệu, thực hiện 170 triệu tăng 340%
- Năm 2008: kế hoạch đề ra là 70 triệu, thực hiện 245 triệu tăng 350%
So sánh giữa 2 năm 2007 và 2008 là 10%
Tổng số lao động
- Năm 2007: kế hoạch đề ra là 220 ngời trên thực tế tăng 30 ngời là 250 ngời

tăng 114%.
- Năm 2008 kế hoạch đề ra là 245 ngời trên thực tế tăng 40 ngời là 285 ngời
tăng 116%.
So sánh giữa 2 năm 2007 và 2008 tăng 2,69%
Lơng bình quân
- Năm 2007 kế hoạch đề ra là 1.500.000 nghìn đồng, thực tế mức lơng bình
quân tăng thành 2.000.000đồng tăng 133%.
- Năm 2008 kế hoạh đề ra là 2.000.018 nghn đồng, thực tế mức l ơng bìn
quân tăng thành 3.000.000đồng tăng 150%đ
So sánh giữa 2 năm 2007 và 2008 là tănw 16,67%.
1.8.1 Hoạtộng xõy dng c bn.
Doanh thu v xõy dng c bn nm 2007 t 135% so vi cựng k nm
2006
- Nm 2007 sn xut kinh doanh n nh v cú bc phỏt trin. Ngoi cỏc
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

cụng trỡnh chuyn tip 2006, Cụng ty ó tham gia u thu v trỳng thu mt s
cụng trỡnh vi tr giỏ l 66.550 triu nh : Ci to, nõng cp ng 302- An lóo,
trng PTTH Phm Ng lóo, n$ỡnh v, khu u giỏ t qun HiAn , trng
tõm lỏ cỏc gúi tu cú giỏ tr ln ũi hi hi cú nng lc tlit b oỏymúc phc
v cho vic m bo h cụng cồccụng rỡnh tin cng nh bin phỏp thi
cụng ỏp ng theo tớnh cht c thự ca tng cụng trỡnh nh : Ci to nõng cp
ng 403 v t 403 i ph Dng ỏo; Ci to nõng cp tuyn ờ bin Cỏt Hi
( Hong Chõu-Vn Chn); Hai gúi thu kờnh mng Hũn Ngc. õy l nhng

cụng trỡnh thi cụng ũi hi yờu cu ng vn trc, tin cht ch, thi cụng trong
iu kin khú khn v vt t, thit b, xong n lc c gng chỳng ta ó hon thnh
k hoch mt cỏch xut sc.
Nm 2008 Cụng ty tp trung vn vo u t nhng cụng trỡnh vrng tõm,
trng im, khụng u t dn tri, kt hp cựng ch u t thỏo g kh khn vrong
hai thỏc ngun vn, y nhanh tkn thi0cụng sm n giao cụng trỡnh a
vo(s dg.
Cụng ty tip tc t in khai tip cỏc cụng trớnh chuyn tip ca nm 2007: 2
gúi thu ng 403, ng ỡnh V, ng 302 An Lóo. ng liờn phng
Trng Cỏt - Nam Hi ng Hi Hi an, Khu u giỏ t qun hi an, Cụng trỡnh
tu b ờ thng xuyờn vi tng tr giỏ cỏc cụng trỡnh l 86 t. Bng nng lc kinh
nghim ca mỡnh cụng ty ó khng nh c thng hiu ca mỡnh trờn th trng
u t XDCB. ó trỳng thu v trc tip thi cụng cụng trỡnh trng im ca thnh
ph nh ng cp 1- ng ỡnh V vi giỏ tr l hn 30 t. Hin cụng trỡnh
ang c y nhanh tin sm a vo s dng ỏp ng kp thi xõy dng khu
cụng nghip kinh t ỡnh V Cỏt Hi. D ỏn ó c th tng chớnh ph phờ
duyt. Doanh thu v XDCB nm 2008 tớnh n ht 31/10/2008 tng doanh thu t :
182,09% so vi cựng k nm 2007
1.8.2 Hoạt động kinh doanh xng du
a im : nm trờn trc ng 10 ti ngó 3 Kờnh Giang ni lin tuyn
ng H Ni Hi Phũng Qung Ninh. Trờn din tớch gn 3 ha cú v trớ giao
thụng thun tin i li phự hp phc v cho vic bỏn l xng du vi 4 ct bm
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

18


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

( gồm 2 cột bơm xăng, 2 cột bơm dầu) phục vụ trung bình mỗi tháng là 200 m 3
xăng dầu. Doanh thu năm 2007 tăng 6-8% so với năm 2006. Thực tế do công tác
quản lý chặt chẽ chống hao hụt nên tỷ lệ hao hụt ở mức độ cho phép.
Năm 2008 : Vớí nghành nghề kinh doanh đa dạng phát huy các thế mạnh
trong công tác kinh doanh dịch vụ. Công ty đang hoàn thiện chuẩn bị đưa vào hoạt
động khối nhà 6 tầng trên diện tích 1700 m2 là khách sạn, nhà hàng, và phục vụ du
lịch trong và ngoài nước, bên cạnh đó có điểm bán lẻ xăng dầu với 4 cột bơm ( 2
cột bơm xăng và 2 cột bơm dầu) trong kinh doanh đảm bảo chất lượng và uy tín.
Qua kiểm tra của Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng và đoàn kiểm tra liên
nghành Thành phố đánh giá các chỉ số đồng hồ đo đếm đảm bảo các chỉ số cho
phép. Đây là điểm kinh doanh được đánh giá có chất lượng và uy tín trong lĩnh vực
kinh doanh xăng dầu.
1.8.3 Công tác vận tải và thiết bị cơ giới
Toàn công ty hiện có 06 máy xúc, 04 máy lu, 04 máy ủi, 04 ô tô (có 2 xe tải
và 2 xe con) luôn phục vụ cho công tác thi công các công trình, đáp ứng được yêu
cầu nhiệm vụ thiết kế thi công của các hạng mục công trình.
1.8.4 Công tác chế độ chính sách đối với người lao động.
Công tác sản xuất kinh doanh Công ty luôn chấp hành mọi chủ trương chính
sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, thực hiện đầy đủ chế độ chính sách đối
với người lao động như BHXH, BHYT. Nộp thuế nghĩa vụ với nhà nước, đảm bảo
an toàn về con người và trang thiết bị thi công tạo việc làm ổn định cho 250 người,
với mức thu nhập bình quân là 2.000.000 đồng/người/tháng. Thực hiện tốt công tác
Công Đoàn, Đoàn Thanh niên. Đề nghị và ra mắt thành lập chi bộ với 6 Đảng viên.
100% cán bộ công nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ năm 2007. Doanh thu
tăng 35% so với cùng kỳ năm 2006. Toàn công ty không có ai vi phạm khuyết
điểm.
Năm 2008 : Trong SXKD Công ty luôn quan tâm đến chế độ chính sách và
quyền lợi của người lao động. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước và
trích nộp BHXH, BHYT cho người lao động. Luôn chú trọng công tác an toàn lao
động, vệ sinh lao động trong thi công các công trình, tạo việc làm ổn định cho 250

Sinh viªn: NguyÔn ThÞ Thu Trang
Líp: QT901P

19


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

- 300 lao động thường xuyên có việc làm và thu nhập ổn định. Mức lương bình
quân 2.500.000đ – 3.000.000đ/người/tháng. Thực hiện tốt công tác công đoàn quan
tâm chăm lo đến đời sống người lao động như ốm đau, thai sản, phụ nữ không sinh
con thứ 3, cơ quan không có người mắc tệ nạn xã hội. Chi bộ hiện có 8 Đảng viên
hàng tháng đều tổ chức họp và triển khai Nghị quyết thể hiện được vai trò Đảng
lãnh đạo, từng Đảng viên đã phát huy tốt ý thức trách nhiệm, tiền phong gương
mẫu. Nói và làm theo Nghị quyết, nghiêm túc thực hiện đúng quy định 19 điều
cấm Đảng viên không được làm. Phân loại năm 2007 chi bộ có 100% Đảng viên
đủ tư cách hoàn thành tốt nhiệm vụ. Trong đó có 3 Đảng viên hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ được giao. Đề nghị cấp trên biểu dương khen thưởng. Dự kiến năm 2008
chi bộ vẫn đạt danh hiệu là Chi bộ trong sạch vững mạnh, có 100% Đảng viên tư
cách hoàn thành tốt nhiệm vụ. Song song với công tác SXKD Công ty còn làm tốt
công tác từ thiện và nhân đạo do cấp trên phát động với tinh thần hưởng ứng trách
nhiệm cao như : Ủng hộ nạn nhận chất độc màu da cam, ủng hộ quỹ xóa đói giảm
nghèo, ủng hộ đồng bào bị lũ lụt… với số tiền là : 65.000.000 đồng.
Để động viên khích lệ kịp thời CBCNV Công ty, với kết quả thành tích đã đạt
được và được sự nỗ lực phấn đấu hoàn thành kế hoạch SXKD năm 2008 trước thời
hạn 60 ngày. Công ty làm báo cáo kính Đề nghị UBND thành phố Hải Phòng; Ban
thi đua khen thưởng Thành Phố; UBND huyện Thủy Nguyên xét tặng cờ và thư
khen của Chủ Tịch UBND Thành phố năm 2008 cho Công ty tặng bằng khen cho
cá nhân đồng chí Lê Xuân Tiến – Giám đốc công ty.
1.8.5 Công tác vệ sinh công nghiệp và phòng chống cháy nổ

Đây là công tác vô cùng quan trọng được lãnh đạo công ty quan tâm chỉ đạo
sát sao. Công ty đã xây dựng kế hoạch chỉ đạo các xí nghiệp , đội sản xuất về công
tác phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động và vệ sinh lao động. Tổ chức tuyên
truyền sâu rộng trong cán bộ công nhân viên và người lao động về công tác an toàn
lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. Chấp hành quy trình về vận
hành máy móc, kiện toàn mạng lưới an toàn viên, đội thường trực phòng cháy chữa
cháy bán chuyên nghiệp tại cửa hàng xăng dầu và khách sạn. Định kỳ hàng năm tổ
chức tuần lễ quốc gia về an toàn lao động, vê sinh lao động và hưởng ứng ngày
Sinh viªn: NguyÔn ThÞ Thu Trang
Líp: QT901P

20


B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

toàn dân phòng cháy chữa cháy – ngày 4/10 hàng năm do công an thành phố phát
động. Công ty luôn bám sát và thực hiện sự chỉ đạo của đội phòng cháy chữa cháy
Công an thành phố. Hàng năm đều có tổ chức hội thao theo qui định của Luật
phòng cháy chữa cháy.

Sinh viªn: NguyÔn ThÞ Thu Trang
Líp: QT901P

21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHN II

Tổ chức và hoạt động của PHềNG

HNH CHNH NHN S TạI CÔNG TY Cổ PHầN
VIệT úC
Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học. Nó nghiên cứu về tổ chức
hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở Nhà nớc và các cơ
quan Nhà nớc. Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình độ, năng lực
của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức.
Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện chức
năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện các
nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Trưởng phòng

N.V văn
thư lư
u trữ

Nhân
viên
hành
chính

N.V
tổ
chức
nhân
sự

N.V thư

ờng trực
bảo vệ

KTV sửa
chữa
điện nư
ớc

Nhân
viên
lái
xe

2.2 Chức năng:
Văn phòng Công ty C phn Vit c có chức năng tham mu giúp việc cho
hội đồng quản trị và giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể
sau:
- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh
đạo Công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Công ty.
- Tổ chức các cuộc hội nghị, ngày lễ lớn của Công ty, cuộc ký kết các hợp
đồng, tổ chức các lễ khởi công, động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

khách dự các hội nghị và ngày lễ trên của Công ty. Giải quyết công việc đối nội và

đối ngoại của Công ty.
- Tổ chức quản lý hành chính từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc.
- Quản lý công văn, văn bản đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năng
ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ Quốc
gia.
- Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Công ty.
- Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Công ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ
ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế.
- Tham mu cho lãnh đạo Công ty và thủ trởng cơ quan để giải quyết công tác
trong cơ quan nh sau:
- Tổ chức thờng trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh
trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì.
- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo
và các phòng đi công tác.
- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.
2.3 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính của văn phòng Công ty gồm:
- Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty hàng
tháng, hàng quý, hàng năm. Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các đơn vị trực
thuộc về các lĩnh vực :
Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Tình hình hoạt động chung của đơn vị.
- Những vớng mắc và đề nghị với Công ty giúp đỡ, giải quyết
Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và giám đốc giải
quyết.
- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và giám đốc.
- Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết các cuộc giao ban và họp đột
xuất của lãnh đạo Công ty. Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp giao ban
của HĐQT, của giám đốc, thông báo kết luận những vấn đề quan trọng của HĐQT,
của giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

23


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức
phải đợc lãnh đạo Công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành
phần dự họp.
- Lập dự toán và thuê mớn hội trờng, địa điểm để tổ chức các cuộc hội nghị,
các ngày lễ lớn của Công ty, và ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công động thổ và lễ
khánh thành dự án.
- Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại
công văn trình lãnh đạo Công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết của
lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh
chóng.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lãnh
đạo công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ đảm bảo tính
thơì gian và đúng với qui định, thủ tục nguyên tắc hành chính. Phát hiện và có biện
pháp uốn nắn kịp thời những trờng hợp sai sót. Tất cả công văn đi do thủ trởng,
phó thủ trởng cơ quan ký đều phải đợc xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trớc khi
đa ký và đa gửi (Điều 11 - Điều lệ về công văn giấy tờ, công tác lu trữ).
- Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy
và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có chữ ký
mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã đợc lãnh đạo công ty duyệt phê chuẩn.
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ của các đơn vị trong toàn công ty. Hớng dẫn
chỉ đạo các đơn vị trực thuộc công ty về mặt nghiệp vụ văn th lu trữ.
- Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ công văn khác thuộc

phạm vi văn bản pháp qui của nhà nớc.
- Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ và điều lệ của
văn th lu trữ và nghị định 62 của chính phủ.
- Sao chép lại các văn bản pháp qui của nhà nớc có liên quan đến công ty để hớng dẫn các đơn vị thực hiện.
- Quản lý tài sản của cơ quan bao gồm những trang thiết bị phục vụ làm việc
sinh hoạt trong cơ quan.
- Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ô
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

tô, nớc trong cơ quan. Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã h hỏng.
- Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu trong
các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa chữa lớn
cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất.
- Ký kết các hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mớn hội trờng, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các ngy lễ lớn.
- Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa công ty với các đơn
vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo công ty chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh
đợc kịp thời, hớng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc về quản lý, sử
dụng mạng vô tuyến điện.
- Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Công ty.
- Quan hệ với các cơ quan : trung tâm tần số, tổng cục bu điện, Bộ Nội vụ (A22)
để in phép, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ Công ty đến các đơn
vi trực thuộc.
- Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Công ty. Theo dõi và thông báo kịp thời
các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch bệnh, vệ sinh

môi trờng, giải quyết tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội. Theo dõi và chăm sóc sức
khoẻ cho cán bộ công nhân viên cơ quan.
- Làm tốt công tác thờng trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo dõi, phân loại
khách đến làm việc với lãnh đạo Công ty và các phòng chức năng.
- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống
hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rợu chè trong cơ quan.
- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Công ty. Bố trí sắp xếp phơng tiện ô tô
phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi
công tác đợc kịp thời.
- Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong
ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của Công ty.
- Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho những hoạt động cơ
quan.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp: QT901P

25