Cách quản lý thời gian hợp lý

Cách quản lý thời gian hợp lý
Chúng ta luôn tìm hiểu và cân nhắc việc quản lý tài chính gia
đình, quản lý chi tiêu cá nhân. Thế vậy tại sao chúng ta
không tìm hiểu và nghiên cứu cách quản lý thời gian. Thử
quan sát xung quanh chúng ta, những người bận rộn với công
việc, lúc nào cũng cảm thấy thiếu thời gian làm việc thì đó là
dấu hiệu cho sự thành công trong tương lai. Còn những người
dư dả thời gian, không biết dùng thời gian làm việc gì, sống
một cách bê tha cho hết ngày hết tháng, điều đó báo hiệu
một tương lai nghèo khó sẽ đến. Hãy xem những cách quản
lý thời gian hợp lý sau đây – một trong những kỹ năng
mềm quan trọng giúp bạn cân bằng cuộc sống và thành công
hơn:
Để trình bày về cách sử dụng thời gian có hiệu quả ta hãy làm một
câu hỏi trắc nghiệm. Hãy tưởng tượng có một cái lọ rộng miệng cỡ 4
lít và một túi chứa những hòn đá cuội to bằng nắm tay. Rồi lần lượt
đặt từng hòn đá vào lọ cho đến khi không thể bỏ vào được nữa. “Cái
lọ có đầy chưa?”Cứ tưởng là đầy rồi nhưng bạn hãy tưởng tượng ta
có thêm một túi chứa những hòn đá nhỏ hơn. Ta lại tiếp tục cho vào
lọ. LẦn này thì đầy chưa nhỉ?
Tiếp theo ta lại có thêm một túi cát mịn nữa. Cho số cát này vào lọ
rồi xem kết quả. Vẫn chưa đầy thì phải. Lần này, bạn hãy đổ nước
vào cái lọ nhé. Các bạn thấy gì và nghĩ gì?Vấn đề là cho dù kế
hoạch làm việc của bạn có sít sao thế nào đi nữa, nếu cố gắng bạn
luôn có thể làm thêm nhiều việc nữa! Bên cạnh đó, bạn có nên đặt
những hòn đá cuội vào lọ trước, bạn sẽ có thể nhét chúng vào được
không?Điều gì là những “hòn đá cuội” trong cuộc sống của bạn? Có
thể là một dự án, một hoài bão mà bạn muốn thực hiện, thời gian
với những người mà bạn thương yêu, học vấn của bạn, sức khỏe
của bạn, hạnh phúc của bạn… Nhưng nhớ đặt những “hòn đá cuội”
đó vào lọ trước hoặc bạn sẽ không bao giờ nhét chúng vào được.

Chúng ta luôn cố gắng làm thật nhiều việc trong khoảng thời gian
giới hạn của mình. Nhưng điều quan trọng là những việc mà bạn
đang làm thật sự có ý nghĩa hay không?Câu chuyện trên gợi cho
chúng ta về ý nghĩa của việc quản lý thời gian. Ông bà cụ ta ngày
xưa và chúng ta ngày nay có câu: “Thời gian là vàng”. Chúng ta
được tạo hóa ban cho một tài sản vô cùng quý giá, đó chính là vàng
– thời gian. Ai cũng có 24h/ngày, chúng ta sẽ sử dụng chúng như
thế nào để có thể sinh ra “vàng” theo nghĩa đen và nghĩa bóng? Đó
chính là điều sẽ tạo ra sự khác biệt giữa người thành công và kẻ
thất bại trong dòng đời này.


Nhận thức được tầm quan trọng của thời gian như vậy, chúng ta sẽ
sử dụng thời gian thế nào cho hiệu quả? Sau đây là một số gợi ý
giúp bạn có hướng đi trong công cuộc quản lý thời gian của mình:
1. Biết cách lập kế hoạch khoa học:Kỹ năng lập kế hoạch sẽ tạo cho
bạn định hướng cho một khoảng thời gian nhất định như 1 ngày, 1
tuần, 1 tháng, 1 năm hay 3 năm, 5 năm, 10 năm. Muốn sắp xếp
công việc cho ngày hôm nay, bạn phải biết bạn sẽ phải hoàn thành
những công việc gì trong tuần này? Muốn sắp xếp công việc cho
tuần này, bạn phải biết bạn sẽ phải hoàn thành những công việc gì
trong tháng này? Vì thế, việc đầu tiên để quản lý được thời gian là
bạn phải có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng và khoa học. Kế hoạch
càng chi tiết và rõ ràng, khoa học bao nhiêu, bạn sẽ dễ sắp xếp thời
gian hợp lý và hiệu quả bấy nhiêu.
2. To do list trong ngày:Sau khi có một to do list của từng tháng,
từng tuần, bạn phải liệt kê ra to do list trong một ngày dựa vào
những to do list lớn. Công việc này nên được thực hiện từ chiều tối
của ngày hôm trước. Liệt kê tất cả những công việc cần phải hoàn
thành và sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý, ưu tiên hợp lý.

Cuối cùng, phân bố thời gian cho từng công việc, nhiệm vụ sẽ phải
hoàn thành. Thao tác này giúp bạn có thể làm được tất cả công việc
trong ngày, không bỏ sót việc nào và cũng tránh lãng phí thời gian
cho những việc không cần thiết. Thật là kỳ diệu phải không?
3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hợp lý:
Sau khi liệt kê công việc, bạn sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên
hợp lý.


Bạn phải phân biệt được những việc nào quan trọng mình cần phải
hoàn thành ngay lập tức, việc nào quan trọng phải hoàn thành sớm,
việc nào không quan trọng cũng không nhất thiết phải làm gấp.
4. Xác định thời gian cho mỗi công việc cụ thể:Chúng ta nên xác
định khoảng thời gian cho mỗi công việc và thời gian bắt đầu, kết
thúc thậm chí phải chính xác đến từng phút. Và một điều rất quan
trọng các bạn sẽ thắc mắc là trong khi thực hiện công việc này lại bị
công việc khác quan trọng hơn xen vào thì giải quyết như thế nào?
Theo nghiên cứu chúng ta nên trừ khoảng thời gian 20-25% để dự
phòng. Đừng quên những việc nhỏ, tốt nhất hãy tập trung chúng
lại. Thao tác phải nhanh, gọn mà vẫn đảm bảo hiệu quả để tránh
những khoảng thời gian chết lãng phí vào những việc bé nhỏ, linh
tinh.
5. Đi tìm “kẻ cắp thời gian” và đánh bại chúng:Những “kẻ cắp thời
gian” rất quen thuộc với chúng ta như là: tám điện thoại quá lâu,
chơi dở một trận game, lang thang mua sắm vớ vẩn không cần thiết
và ngủ nướng vào buổi sáng… Tất cả những “kẻ cắp” này sở dĩ vẫn
tồn tại là do sự dễ dãi, tùy tiện của bản thân mà không tuân theo
một trật tự, kỷ luật nào. Vì thế, một điều tất yếu của việc thực hiện
mục tiêu và sử dụng thời gian hiệu quả là bạn phải tuân thủ chính
xác những gì kế hoạch và thời gian biểu của bạn đã xây dựng sau

đó thẳng tay loại bỏ những kẻ cắp thời gian bằng mọi cách. Bạn biết
cách lập kế hoạch mà không có tính kỷ luật trong quá trình thực
hiện, bạn vẫn chưa là người biết quản lý thời gian hiệu quả.Những
điều ở trên là những gợi ý thiết thực cho những ai đang gặp khó
khăn trong việc quản lý thời gian trong công việc và học tập, những
người mong ước sẽ đạt được thành công trong công việc và có kết
quả tốt trong học tập mà vẫn chưa biết sử dụng một tài sản quý giá
mà tạo hóa ban tặng – thời gian. Cách sử dụng kho tài sản này sẽ
sinh ra “vàng” hay thứ gì đó quý giá hơn cả vàng? Điều đó phụ
thuộc rất nhiều vào bản thân của bạn ngay ngày hôm nay.