Những sai lầm cần tránh trong quản lý thời gian

Những sai lầm cần tránh trong quản lý thời gian

Làm việc riêng trong giờ làm việc

“Thời gian quý hơn vàng” đó là chân lý đã được chứng minh, đặc biệt là trong thế
giới kinh doanh. Tuy nhiên trong một cuộc khảo sát quy mô lớn với 38,000 nhân
viên tại 200 quốc gia trên toàn thế giới, Microsoft đã công bố một thông tin rằng
chỉ có vỏn vẹn không quá 60% thời gian làm việc của nhân viên là thật sự góp
phần tạo ra sản phẩm. 40% thời gian còn lại, các nhân viên hoặc là làm việc riêng
hoặc là không làm việc được do vô vàn lý do khác nhau. Những việc dù nhỏ nhất
như nói chuyện riêng hay check facebook sẽ tốn của bạn một quỹ thời gian không
hề nhỏ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của bạn.

Không lập danh sách công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên

Tâm lý chung của rất nhiều người là việc dễ làm trước, khó giải quyết sau. Thậm
chí có những người làm việc tùy hứng, không có một bản danh sách công việc cụ
thể. Chính vì vậy, những khi công việc bận rộn cùng với những áp lực nơi công sở
khiến họ cảm thấy 24 giờ một ngày là không đủ để hoàn thành mọi việc, dẫn đến
căng thẳng và mệt mỏi. Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn
muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ
không chỉ đơn thuần là cấp bách. Việc đốt thời gian vào việc không ưu tiên rất vô
ích. Điều này cho thấy việc lập danh sách công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự
ưu tiên sẽ giúp bạn giảm thiếu tối đa thời gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm
việc.

Giữ tư tưởng trì hoãn


Tư tưởng trì hoãn công việc là kẻ thù số một của thời gian và thành công. Những
người thích trì hoãn trong công việc sẽ hay lâm vào tình trạng nước đến chân mới

nhảy bởi họ thường đợi cho đến phút chót mới bắt tay vào làm. Mỗi ngày tích một
chút công việc đồng nghĩa với việc bạn đang phí phạm lượng thời gian không hề
nhỏ. Thay vì để thói quen xấu này làm giảm năng suất làm việc, bạn nên lên kế
hoạch và lập ra nhiều deadline cho từng công việc nhằm hoàn thành công việc
đúng thời hạn.

Không tập trung

Đôi khi thật khó để tập trung làm việc, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng
loạt công việc cùng lúc và những tác động từ mọi người xung quanh. Sự phân tâm
có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những
email không liên quan đến công việc, nói chuyện với đồng nghiệp hay dành thời
gian cho thú vui cá nhân. Để quản lý thời gian làm việc hiệu quả, bạn nên học cách
tập trung vì đây là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Hãy tập trung tất cả
sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao
mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Không đặt mục tiêu cho bản thân

Rất nhiều người khi gặp thất bại đều không biết mình đã làm gì sai và phải làm gì
để tiếp tục tiến về phía trước. Họ không biết một điều rằng những người thành
công, được trả lương cao không phải họ giỏi hay thông minh hơn. Khác biệt duy
nhất là họ biết đặt ra mục tiêu cho bản thân để có kế hoạch phấn đấu cụ thể. Việc
không xây dựng cho mình một mục tiêu cho sự nghiệp sẽ khiến bạn phí thời gian
và công sức vào những việc không cần thiết. Vì vậy, hãy đặt mục tiêu cho bản thân
trước khi bắt đầu bất cứ một điều gì để quản lý thời gian hiệu quả và định hướng rõ
ràng cho con đường sự nghiệp của bạn.


Ôm đồm quá nhiều việc một lúc

Nhiều khi bạn nhận làm tất cả công việc được giao hay xung phong vào một dự án
mới với suy nghĩ nếu làm càng nhiều thì càng được công nhận và đánh giá cao.
Tuy nhiên, khi bạn đảm đương quá nhiều công việc đồng nghĩa với việc thời gian
và trí lực của bạn bị phân chia vào nhiều mảng khác nhau. Khi mọi thứ đều đổ dồn
lên vai bạn, nếu không biết cách sắp xếp thời gian hợp lí thì dễ dẫn đến stress, suy
sụp tinh thần và giảm hiệu suất làm việc. Vì vậy, nếu bạn thực sự đang bị quá tải
hay gặp khó khăn trong một nhiệm vụ nào đó, hãy lên tiếng nhờ sự giúp đỡ từ
đồng nghiệp hoặc học cách giao quyền cho người khác. Điều này không chỉ đảm
bảo chất lượng công việc mà còn giúp rèn luyện cách làm việc tập thể.

Không biết cách từ chối

Trong môi trường công sở, sẽ không tránh khỏi những lúc bạn nhận được những
công việc nằm ngoài khả năng của bản thân hay nhờ vả của đồng nghiệp. Nhất là
khi bạn đang bận rộn với những công việc của bản thân thì những yêu cầu này có
thể khiến bạn thêm mệt mỏi và áp lực. Những lúc như vậy, đừng ôm tất cả việc vào
bản thân mà hãy học cách từ chối một số nhiệm vụ nào đó để có thể tập trung vào
những thứ cần thiết hơn. Hãy giải thích và từ chối một cách tế nhị và lịch sự để
tránh gây hiểu lầm không đáng có giữa bạn và sếp hay đồng nghiệp.
Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa của thành công, là cách tốt nhất để bạn cân
bằng công việc và cuộc sống. “Thời gian quý hơn vàng”, vì vậy hãy khôn khéo tận
dụng quỹ “vàng” thời gian để đạt được những mục tiêu của bản thân. Chúc bạn
thành công.