10 kỹ năng tổ chức sự kiện

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (72.6 KB, 4 trang )

10 kỹ năng tổ chức sự kiện

Cứ hàng năm, các chuyên gia tổ chức sự kiện tiêu tốn hơn 20 tỷ USD cho các hoạt
động sự kiện (tradeshows - events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn
(corporate events - tổ chức sự kiện), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động.
Nhưng hầu hết những chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả do những
hoạt động này mang lại.
Để có được hiệu quả tối ưu, sự kiện đó phải dựa trên những điều kiện nhất định
như: phải đươc̣ lên kế hoạch chặt chẽ, có mục tiêu chiến lươc̣ và đo lươǹ g được. Để
thành công, trước hềt bạn phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới thành
công của một lễ tổ chức sự kiện.
Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, các chuyên gia đã đúc kết thành 10 nguyên lý tổ
chức sự kiện sau:
Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động marketing.
Tổ chức sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động
bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thưon̛ g hiệu, gia tăng độ thâm
nhập thị trươǹ g, nghiên cứu thị trươǹ g. Thật ra trong số những hoạt động
marketing, sự kiện thươǹ g được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thể
gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR và quảng cáo.
Với một sự kiện nào đó đươc̣ tổ chức, nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động
bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà
hoạt động này có thể mang lại.
Tổ chức sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketing-mix.
Tổ chức sự kiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốt thời
gian có mặt trên thị trươǹ g. Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng
ta sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen
thuộc đối với chúng và những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí.
Do đó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tưon̛ g thích của sự kiện kinh doanh với
mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trươǹ g hiện tại. Trong nhiều

trươǹ g hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục
tiêu của doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện phải xác định đúng đối tượng mục tiêu.
Tổ chức sự kiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hút và những
người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng. Do
đó khi lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần phải xác định đối tươṇ g bạn muốn
thu hút sự chú ý là ai và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ. Bạn phải
xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ.
Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá những vị khách
không mời mà tới.
Tổ chức sự kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể.
•

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

•

Lên ngân sách tổ chức sự kiện

•

Xác định thước đo để đánh giá hiệu quả của việc tổ chức sự kiện

•

Triển khai tổ chức sự kiện

•

Đo lươǹ g hiệu quả của việc tổ chức sự kiện.

Đa số doanh nghiệp, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện thực hiện một chưon̛ g trình
sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả. Họ
dừng lại sau khi hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca rằng rất khó để đo lươǹ g
hiệu quả. Thật ra, Sự kiện cũng giồng như các hoạt động marketing, nó cần thiết
đươc̣ đo lươǹ g hiệu quả và nó cũng không khó như người ta tươn̉ g.
Tổ chức sự kiện không phải là công cụ toàn năng
Tổ chức sự kiện thươǹ g không mấy hiệu quả trong việc tạo ra sự nhận biết thưon̛ g
hiệu và nó cũng không phải là phưon̛ g pháp hiệu quả để thu thập thông tin của
khách hàng. Để thực hiện những mục tiếu đó bạn phải lựa chọn những công cụ
marketing hiệu quả hơn.
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing

Một vài doanh nghiệp nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng tới, trình bày cho họ
nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ. Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả bạn
cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp và Sự kiện chỉ là một phần trong kế
hoạch marketing tổ chức sự kiện.
Truyền thông cho sự kiện của bạn
Để có được một chưon̛ g trình tổ chức sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông
chờ vào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền
thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công. Hoạt
động truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút
đươc̣ sự chú ý.
Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện
Sau sự kiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích. Do đó, tại thời điểm diển ra sự
kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú trọng
số lươṇ g. Bạn chỉ cần có một kế hoạch cụ thể - những thông tin cần thu thập và bỏ
ra một ít thời gian và công sức. Nếu như bạn không có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ
thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay và dồn sức cho

những hoạt động khác..
Yếu tố con người quyết định tất cả trong việc tổ chức sự kiện
Nều chưon̛ g trình tổ chức sự kiện là một phưon̛ g tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu
quả, thì điều kiện để giao tiếp thành công là sự tích cực tưon̛ g tác của 2 phía.
Thành công là bạn phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết
phục, thúc đẩy họ và giúp họ tưon̛ g tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn phải
chọn lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tưon̛ g tác hiệu quả với nhóm
khán thính giả mục tiêu.
Tổ chức sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh
Đừng vì một vài thân cây mà đốn cả khu rừng. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và
triển khai tổ chức sự kiện là một hoạt động vô cùng phức tạp. Bạn vừa phải trưng
bày đẹp, vừa phải tạo không khí vui vẻ, sôi động, công tác hậu cần phải chu đáo và
hàng tá những công việc lặt vặt cần phải thực hiện hoàn hảo khác.

Tuy nhiên những công việc này không phải là tất cả những hoạt động của doanh
nghiệp, chúng đơn giản cũng như một vài thân cây trong cả khu rừng. Một khu
rừng đúng nghĩa phải dựa trên kết quả kinh doanh và kế hoạch của doanh nghiệp.
Nếu bạn dồn sức của cả doanh nghiệp vào trong một sự kiện thì coi như bạn đã bỏ
lỡ những hiệu quả mà sự kiện đó mang lại.
Nguồn: ST

10 kỹ năng tổ chức sự kiện

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về