Luận văn tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty dệt 8 3

LI M U
Để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải tự mình tổ chức hoạt
động sản xuất kinh doanh lời ăn lỗ chịu. Doanh nghiệp nào có mức giá thành
thấp hơn mức trung bình xà hội thì sẽ thu đợc nhiều lợi nhuận hơn. Do đó, nhà
quản lý doanh nghiệp luôn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản
xuất, kể từ khi bỏ vốn cho đến khi thu hồi vốn về, phải lựa chọn phơng án tối u
sao cho với chi phí thấp nhất song thu đợc nhiều lợi nhuận nhất.
Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá
trình sản xuất và thờng chiếm tû träng lín trong tỉng chi phÝ s¶n xt kinh doanh
cũng nh tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó buộc các doanh
nghiệp phải quản lý tốt vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ
sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn.
Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp,
dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. Đứng trên giác độ kế toán, kế toán vật liệu
phải theo dõi và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về tình hình biến động
nguyên vật liệu, đồng thời còn giúp nhà quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí
nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu đợc đầy đủ, kịp thời,
đúng chất lợng. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhịp nhàng và
xác định nhu cầu nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốn, nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn lu động.
Công ty Dệt 8-3 là một doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô lớn. Sản phẩm
của Công ty là những sản phẩm dệt, may mặc phục vụ tiêu dùng trong nớc hoặc
xuất khẩu với nhiều mẫu mà và hình thức phong phú. Do đó công tác kế toán vật
liệu ở Công ty rất đợc chú trọng và đợc xem là bộ phận quản lý không thể thiếu
đợc trong toàn bộ công tác quản lý của Công ty.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu, trong thời gian
thực tập tại Công ty Dệt 8-3, đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong
phòng kế toán tài chính và đặc biệt là cô giáo hớng dẫn TS Nguyễn Minh Phơng, em đà đi sâu nghiên cứu đề tài: Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động ở Công ty Dệt 8-3
Nội dung của chuyên đề chia làm 3 phần:
Phần I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong

doanh nghiệp sản xuất.
Phần II: Thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty Dệt 8-3.
Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán
nguyên vật liệu tại Công ty DÖt 8-3.
1


Phần I
lý luận chung về công tác hạch toán
nguyên vật liệu

I-/

Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải
tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
sản xuất.

1-/ Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao
động. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con ngời mà lao
động có ích có thể tác động vào để taọ ra của cải vật chất cho xà hội, phục vụ
con ngời đều là đối tợng lao động. Nguyên vật liệu nh sắt thép trong doanh
nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng
giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc v.v... là những đối tợng lao động. Song
không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Ví dụ: Quả
bông tự bản thân nó không phải là nguyên vật liệu. Nhng nếu những quả bông ấy
đợc lao động của con ngời tác động để trở thành các sản phẩm chế biến nhằm
cung cấp cho công nghiệp dệt thì lại là nguyên vật liệu.
Nh vậy, nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng

vật hoá. Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất nhất định. Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao
động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo
ra hình thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất,
vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ.
Từ đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng trong quá
trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng lớn nếu việc cung
cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lợng của sản phẩm có
bảo đảm hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lợng vật liệu. Do vậy cả số lợng
và chất lợng sản phẩm đều đợc quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu
vật liệu phải có chất lợng cao, đúng quy cách chủng loại, chi phí vật liệu đợc hạ
thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu để sản phẩm sản xuất ra có thể cạnh tranh trên
thị trờng.
Do chi phÝ nguyªn vËt liƯu chiÕm tû träng lín (50-70%) trong giá thành sản
phẩm nên việc tập trung quản lý vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ
thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu
hao vật liệu trong sản xuất. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá
thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động và trong một chừng mực
nào đó giảm mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xÃ
hội, tiết kiệm nguồn tài nguyên không phải là vô tận.Do đó ,doanh nghiệp cần
phải đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý nguyên vật liệu.
2-/ Yêu cầu quản lý nguyªn vËt liƯu.
2


Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp nguyên
vật liệu không ổn định, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn
diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.
ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng

khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải làm sao cho
đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt
trong định mức. Ngoài ra phải đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ
thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.
ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính
chất lý hoá của mỗi loại vật liệu. Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có
cùng tính chất lý hoá giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm
ảnh hởng đến chất lợng của nhau.
ở khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối
thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng,
không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn
do dự trữ quá nhiều.
ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất
dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý,
tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Điều này có ý nghĩa quan trọng
trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích
luỹ cho doanh nghiệp.
Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các
doanh nghiệp phải đảm bảo những điều kiện nhất định. Điều kiện bảo quản vật
liệu, kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần
thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả
năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán
kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật
bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm tra theo dõi. Bên cạnh việc xây
dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi thứ vật liệu, doanh
nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu,
tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng hợp thiếu vật t phục vụ sản xuất hoặc
dự trữ vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ,
việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản
lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật t không những phải đầy

đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và
hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải
thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân
chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để hạch toán vật liệu theo đúng
chế độ quy định. Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây
dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong
doanh nghiệp và ở từng phân xởng, tổ, đội sản xuất.
Việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử
dụng là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần
thực hiện tốt các nhiệm vụ đơc giao .
3


3.NhiƯm vơ cđa kÕ to¸n vËt liƯu trong doanh nghiƯp sản xuất:
Thứ nhất: Kế toán vật liệu cần tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp
thời, trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình
nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đà dùng và nhập kho.
Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật
liệu để theo dõi chi tiết tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu. Kế
toán vật liệu cần hớng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy
đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu nh: Lập chứng từ, luân chuyển
chứng từ, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Thứ ba: Cần phải thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản,
dự trữ và sử dụng vật liệu thừa thiếu hoặc ứ đọng, hạn chế đến mức tối đa thiệt
hại có thể xảy ra.
Thứ t: Xác định chính xác về số lợng vật liệu và giá trị của nó thực tế đa
vào sử dụng và đà tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính
xác giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tợng tính giá thành.
Thứ năm: Định kỳ kế toán tham gia hớng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh

giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nớc quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ
công tác lÃnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn.
Thứ sáu: Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu
trong doanh nghiệp để phát huy những mặt làm đợc và hạn chế khắc phục những
mặt còn tồn tại để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.
Song trớc hết để hạch toán nguyên vật liệu kế toán phải tiến hành phân loại
và tính giá nguyên vật liệu.
II-/ Phân loại và tính giá nguyên vật liệu:

1-/ Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo
một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và
hạch toán. Nhìn chung, nguyên vật liệu thờng đợc phân loại theo công dụng
kinh tế. Nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật
liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản
phẩm nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy. Đối với nửa thành phẩm
mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá nh sợi
mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.
Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ
trong quá trình sản xuất kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu
chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng của sản phẩm hoặc sử dụng
để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ
cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc
tẩy v.v...).
4

Nhiên liệu: Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá,
than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các
doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành
một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và
đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu
và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phơ th«ng thêng.
Phơ tïng thay thÕ: Phơ tïng thay thÕ là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa
chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải...
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần
lắp, không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào
nhằm mục đích đầu t cho XDCB.
Phế liệu: phế liệu là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài nh phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên nh bao
bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Cách phân loại nh trên giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết,
quản lý và hạch toán vật liệu dễ dàng hơn. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp
nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loaị vật liệu trong
quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức
quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên, còn có những cách phân loại sau:
Phân loại theo nguồn hình thành:
-Nguyên vật liệu mua ngoài
-Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất.
-Nguyên vật liệu khác: Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh, tặng thởng...
Phân loại theo quyền sở hữu:
-Nguyên vật liệu tự có
-Nguyên vật liệu bên ngoài: nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hoặc
nhận giữ hộ.
Tuy nhiên, hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài

khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn cho công tác
tính giá thành. Chính vì vậy, cách phân loại vật liệu theo công dụng kinh tế là u
việt hơn cả.
2-/ Phơng pháp tính giá thành nguyên vật liệu :
Tính giá thành nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị
của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống
nhất. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu
đợc tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo
phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong gi¸ thùc tÕ cã thĨ cã
th VAT (nÕu tÝnh th VAT theo phơng pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT
5


(nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)
a, Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế của vật liệu nhập vào đợc xác định theo từng nguồn nhập:
Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn ngời bán
cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển,
bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phÝ cđa bé phËn thu mua ®éc lập, chi phí
thuê kho bÃi, tiền phạt lu kho...) trừ khoản giảm giá hàng mua đợc hởng. Nếu chi
phí mua có liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo
tiêu thức nhất định: Trọng lợng, giá trị...
Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu
xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí
vận chuyển, bốc dỡ...).
Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
Với phế liƯu: Gi¸ íc tÝnh thùc tÕ cã thĨ sư dơng đợc hay giá trị thu hồi tối
thiểu.

Với vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng.
b,Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có
thể sử dụng một trong các phơng pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theo
nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ
ràng:
* Phơng pháp bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này:
Giá thực tế vật liệu =
xuất dùng

Số lợng vật liệu
xuất dùng

x

Giá đơn vị
bình quân

Trong đó :
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá đơn vị bình
=
Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
quân của kỳ dự trữ
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng độ
chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh
hởng tới công tác quyết toán nói chung.
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

Giá đơn vị bình =
Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
quân cuối kỳ trớc
Phơng pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến
động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phơng pháp này không chính xác vì không
tính đến biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Phơng pháp này đợc áp dụng trong
6


điều kiện giá cả thị trờng ít biết động.
Giá thực tÕ vËt liƯu tån tríc khi nhËp céng sè nhËp
Lỵng thùc tÕ vËt liƯu tån tríc khi nhËp céng lỵng nhập

Giá đơn vị bình quân
=
sau mỗi lần nhập

Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa
chính xác, vừa cập nhật. Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức,
tính toán nhiều lần.
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc,
xuất hÕt sè nhËp tríc míi ®Õn sè nhËp sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất.
Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối
kỳ sẽ là giá thùc tÕ cđa sè vËt liƯu mua vµo sau cïng. Phơng pháp này thích hợp
trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.
* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc:
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên,
ngợc với phơng pháp nhập trớc xuất trớc ở trên. Phơng pháp nhập sau xuất trớc
thích hợp trong trờng hợp lạm phát.

* Phơng pháp trực tiếp:
Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng
lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều
chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá
thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tích
tách biệt.
* Phơng pháp giá hạch toán:
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá
hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ
tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu = Giá hạch toán vật x Hệ số giá vật
xuất dùng
liệu xuất dùng
liệu
Trong đó
Hệ số giá
vật liệu

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
= Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, tõng nhãm hc tõng thø vËt liƯu chđ
u t thc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Nh vậy việc phân loại và tính giá nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch
toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu.
III-/ tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vËt liƯu:

1-/ Tỉ chøc chøng tõ:
7

a, Thđ tơc nhËp kho:
Trong doanh nghiƯp s¶n xt thđ tục chứng từ nhập kho thờng gồm:
+ Hợp đồng mua hàng.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t.
+ Phiếu nhập vật t.
Căn cứ vào nhu cầu mua vật t mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung
ứng, lựa chọn ngời bán hàng và lập hợp đồng mua hàng.
Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập
ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng,
quy cách vật liệu và lập Biên bản kiểm nghiệm vật t. trong biên bản ghi rõ kết
luận của ban kiểm nghiệm.
Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm
nghiệm vật t (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập phiếu nhập vËt t”.
T¹i kho, thđ kho sau khi kiĨm nhËn xong ghi rõ số lợng thực nhập vào phiếu
nhập kho. Phiếu nhập kho khi đà có đủ chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngời
giao và ngời nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho
bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho đợc chuyển cho kế toán
ghi sổ kế toán, còn hợp đồng của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ làm thủ
tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua
và nhập vật liệu.
b, Thủ tục xuất kho:
Trong doanh nghiƯp s¶n xt, vËt liƯu xt dïng chđ yếu để phục vụ cho
nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán, xuất cho vay,
di chun néi bé...
Trong mäi trêng hỵp xt kho vật liệu, bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều
phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm
ngặt việc cân, đong, ®o, ®Õm t theo tÝnh chÊt cđa tõng lo¹i vËt liệu. Trên các
chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi râ mơc ®Ých sư dơng vËt liƯu (xt cho ai, để
làm gì).

Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho
vật liệu. Trong doanh nghiƯp thêng sư dơng c¸c chøng tõ xt kho sau:
+ PhiÕu xt vËt liƯu.
+ PhiÕu xt vËt liƯu theo h¹n mức
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
+ Phiếu xuất kho vËt liƯu kiªm di chun néi bé.
“PhiÕu xt vËt t” sử dụng trong các trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít. Phiếu xuất vật t đợc lập thành 3 liên, 1 liên giao cho
ngời lÜnh, 1 liªn giao cho bé phËn cung øng vËt t và 1 liên giao cho thủ kho giữ
để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi
sổ. Do phiếu xuất vật t chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với các trờng hợp
sử dụng vật liệu nhiều phát sinh thờng xuyên trong tháng nên trong các doanh
8


nghiƯp ngêi ta Ýt sư dơng phiÕu xt vËt t mà thay bằng phiếu xuất vật t theo hạn
mức lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó. Cuối tháng nếu không sử
dụng hết số vật t đà lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập Phiếu nhập vật t đem đến
kho cùng với vật liệu thừa và Phiếu xuất vật t theo hạn mức. Thủ kho phải ghi
số lợng thừa trả lại vào cả hai phiếu.
Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào những
thoả thuận của khách hàng để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu này đợc
lập thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và
1 liên giao cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán.
Trờng hợp xuất vật liệu từ kho này ®Õn kho kh¸c trong néi bé doanh nghiƯp
bé phËn cung øng lËp “PhiÕu di chun vËt t néi bé”
2-/ H¹ch toán chi tiết sự biến động của vật liệu:
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lợng lớn, là khâu hạch toán
khá phức tạp ở doanh nghiệp . Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả
giá trị, số lợng, chất lợng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì
vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ

với nhau, để sử dơng c¸c chøng tõ kÕ to¸n vỊ nhËp xt vËt liệu một cách hợp lý
trong việc ghi chép vào thẻ kho cđa thđ kho vµ ghi chÐp vµo sỉ kÕ toán chi tiết
của kế toán, đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán (chi tiết),
đồng thời tránh đợc sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm lao động
trong hạch toán, quản lý có hiệu quả. Chính sự liên hệ này đà hình thành nên các
phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm của từng
doanh nghiệp cũng nh trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn 1
trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau:
-Phơng pháp thẻ song song.
-Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
-Phơng pháp sổ số d.
a, Phơng pháp thẻ song song.
Phơng pháp hạch toán vật liệu này khá đơn giản và đợc áp dụng phổ biến ở
nớc ta trong những năm 1970. Theo phơng pháp thẻ song song.
ở kho: Hàng này căn cứ vào các chứng từ nhËp kho, xt kho thđ kho ghi
sè lỵng thùc nhËp, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ
nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi
một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật liệu. Định kỳ (có
thể là 3 đến 5 ngày 1 lần) thủ kho phải kiểm tra đối chiếu số lợng tồn trên thẻ
kho và lợng tồn thực tế.
ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng
danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tơng tự
thẻ kho, chỉ khác là nó theo dõi cả số lợng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi về số
lợng vật liệu). Hàng này hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập- xuất kho
do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi
đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó, lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất
vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ
9

và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, nhân viên kế toán
phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho
về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số
liệu của phần kế toán tổng hợp.
Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ
đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ

10


Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
(1)

(2)

Chứng từ nhập
(3)

Thẻ kho
(1)

sổ chi tiết

tổng hợp chi tiết

(2)

Chứng từ xuất

b, Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một
bớc phơng pháp thẻ song song. Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật
liệu:
ở kho: Theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng
pháp thẻ song song.
ở phòng kế toán: kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ
đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng thứ (danh điểm)
vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở
tổng hợp các chøng tõ nhËp, xt ph¸t sinh trong th¸ng cđa tõng thứ vật liệu, mỗi
thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, tiến hành đối chiếu số lợng vật liệu
trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu giá trị vật liệu với kế toán
tổng hợp.
áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi
tiết theo từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công việc ghi chép,
tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch
toán và lập báo cáo hàng tháng thờng bị chậm trễ.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo
phơng pháp đối chiếu luân chuyển
(1)

Chứng từ nhập

(2)

Bảng kê nhập

(3)

(4)

Thẻ kho
(1)

Chứng từ xuất

(2)

sổ ĐCLC
Bảng kê xuất

(3)

c, Phơng pháp sổ số d.
Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán
chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc
hạch toán nghiệp vụ cđa thđ kho víi viƯc ghi chÐp cđa phßng kÕ toán.
ở kho: Giống các phơng pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho
phải tập hợp toàn bộ chøng tõ nhËp kho, xuÊt kho ph¸t sinh theo tõng thứ vật liệu
quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các
11


chứng từ gốc. Ngoài ra, thủ kho cần phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng
theo từng danh ®iĨm vËt liƯu vµo sỉ sè d. Sỉ sè d đợc kế toán mở cho từng kho và
dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi
xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn
và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán), tổng
cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhËn chøng tõ. §ång thêi ghi sè

tiỊn võa tÝnh đợc của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lỹ kế
nhập- xuất- tồn kho vật liệu. Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng tõ nhËp, xt vËt liƯu. TiÕp ®ã, céng
sè tiỊn nhËp, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng ®Ĩ tÝnh ra sè d ci
th¸ng cđa tõng nhãm vËt liệu. Số d này đợc dùng để đối chiếu với sè d trªn sỉ sè
d (trªn sỉ sè d tÝnh bằng cách lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán).
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo
phơng pháp sỉ sè d
(1)

ThỴ kho

(3)
(1)

Ghi chó:

Chøng tõ nhËp
sỉ sè d
Chøng tõ xuất

(2)

(4)

bảng luỹ kế NXT

(2)

Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

3-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
3.1-/ Phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu tồn kho
Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán có thể áp dụng phơng pháp
kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phơng
pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu
của công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán.
a, Phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình
hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục
trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Phơng pháp này có độ chính xác cao
và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phơng
pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhậpxuất- tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng.
b, Phơng pháp kiểm kê định kỳ
12


Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả
kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp
rồi từ đó tính ra giá trị vật t, hàng hoá đà xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá vật t hàng
hoá xuất

=

Tổng giá trị vật t
hàng hoá nhập

Chênh lệch trị giá tồn
kho đầu kỳ và cuối kỳ

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật t, hàng hoá không
theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho mà giá trị vật t, hàng hoá mua và
nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng. Tài khoản
mua hàng. Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc
hạch toán nhng độ chính xác về vật t, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác
nhau không cao mà bị ảnh hởng bởi chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến
bÃi.
3.2-/ Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu
TK 152

- Nguyên vật liệu

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên
vật liệu theo giá thực tế
Kết cấu TK 152:
Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong
kỳ (Mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...)
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong
kỳ (Xuất dùng, xuất bán, góp vốn liên doanh, thiếu hụt...)
D Nợ: Gi¸ thùc tÕ cđa vËt liƯu tån kho.
TK 151 - Hàng mua đang đi trên đờng
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng
hoá... mà doanh nghiệp đà mua hay chấp nhận mua, đà thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho.
Kết cấu TK 151:
Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đờng tăng.

Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đờng kỳ trớc đà nhập kho hay chuyển giao
cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ: Giá trị hàng đang đi trên đờng.
TK 133- Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đợc khấu trừ.
TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào khấu trừ đợc hoàn lại.
Kết cấu TK133:
Bên Nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ (đà khấu
trừ, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua, đợc hoàn lại).
D Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ sẽ đợc hoàn lại
nhng cha nhận.
13


TK 611 - Mua hàng (Tiểu khoản 6111- Mua nguyên vật liệu).
TK 611 dùng để theo dõi tình hình mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, công
cụ, dụng cụ... theo giá thực tế.
Kết cấu TK611
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu , công cụ, dụng cụ tồn kho
đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh thực tÕ vËt liƯu, c«ng cơ, dơng cơ xt dïng, xt bán,
thiếu hụt khác... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
Ngoài ra, trong quá trình hạnh toán, kế toán còn sử dụng một số TK liên
quan nh: 331, 111, 112...
3.3-/Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên
Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu:
Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ:
Các cơ sở kinh doanh đà có đủ điều kiện tính thuế VAT theo phơng pháp
khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hóa có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế

toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật
liệu. Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thành phải trả cho ngời bán, phần giá
mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào đợc ghi vào
số thuế VAT đợc khấu trừ, cụ thể:
* Mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:
Nợ TK 152 (Chi tiÕt vËt liƯu)
: Gi¸ thùc tÕ vËt liệu.
Nợ TK 133 (1331)
: Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK (331, 111, 112)
: Tổng giá thanh toán
Trờng hợp doanh nghiệp đợc giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại (nếu
có), ghi:
Nợ TK 331
: Trừ vào số tiền hàng phải trả.
Nợ TK 111, 112
: Số tiền đợc ngời bán trả lại.
Nợ TK 1388
: Số tiền ngời bán chấp nhận trả.
Có TK 152 (Chi tiết VL)
: Giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại
theo giá không
Có TK 1331
: Thuế VAT đợc khấu trừ
- Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn:
Nếu nhập toàn bộ:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu)
: Trị giá toàn bộ số hàng (Không có VAT)
Nợ TK 133 (1331)
: Thuế VAT tính theo số hoá đơn.

Có TK 331
: Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
14


Có TK 3381
Căn cứ vào quyết định xử lý:
Nếu trả lại cho ngời bán:

: Trị giá số hàng thừa cha có thuế VAT.

Nợ TK 3381

: Trị giá hàng thừa đà xử lý

Có TK 152 (chi tiết vật liệu)

: Trả lại số thừa

Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 3381

: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)

Nợ TK 133 (1331)

: Th VAT cđa sè hµng thõa.

Cã TK 331, 111...

: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 3381
Có TK 721
ghi:

: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)
: Số thừa không rõ nguyên nhân

Nếu nhập theo số hoá đơn ghi tơng tự trên, số thừa coi nh giữ hộ ngời bán
Nợ TK 002
Khi xử lý số thừa ghi:
Có TK 002
Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:
Nếu mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu)

: Trị giá hàng thừa (Không có VAT)

Nợ TK 133 (1331)

: Thuế VAT của số hàng thừa.

Có TK 331,111,112

: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu)

Có TK 721

: Trị giá hàng thừa (Không có VAT)
: Số thừa không rõ nguyên nhân.

- Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:
Khi nhập:
Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế
Nợ TK 1381

: Trị giá số thiếu (Không có VAT)

Nợ TK 1331

: Thuế VAT theo hoá đơn.

Có TK 331

: Trị giá thanh toán theo hoá đơn.

Khi xử lý:
Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu)

: Trị giá số hàng thiếu (Kh«ng cã VAT)
15


Có 1381

: Trị giá số hàng thiếu

Nếu ngời bán không có hàng:
Nợ TK 331

: Ghi giảm số tiền phải trả ngêi b¸n

Cã TK 1381

: Xư lý sè thiÕu.

Cã TK 1331

: Thuế VAT của số hàng thiếu.

Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:
Nợ 1883, 334

: Cá nhân phải bồi thờng

Có TK 1331

: Th VAT cđa sè hµng thiÕu.

Cã TK 1381

: Xử lý số thiếu

Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:
Nợ TK 821

Có TK 1381

: Số thiếu không rõ nguyên nhân.
: Xử lý số thiếu.

* Mua nguyên vật liệu, hàng về cha có hoá đơn:
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ: Hàng cha có hoá đơn, nếu trong
tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn về thì ghi
theo giá tạm tính:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu)
Có TK 331.
Sang tháng sau khi hoá đơn về, kế toán sẽ điều chỉnh theo gi¸ thùc tÕ b»ng
mét trong 3 c¸ch sau:
- Xo¸ giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.
- Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu
giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá tạm tính < giá thực
tế).
- Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đà ghi, ghi lại
giá thực tế bằng bút toán thờng.
* Mua nguyên vật liệu, cuối tháng hoá đơn về, hàng cha về:
Nợ TK 151
:Trị giá hàng mua theo hoá đơn (Không có VAT)
Nợ TK 1331
: Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK (331, 111, 112...) : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn.
Sang tháng sau, hàng về nhập kho:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu)
: Trị giá hàng nhập kho
Có TK 151
: Hàng đi đờng kỳ trớc trở về.

* Các trờng hợp tăng nguyên vật liệu khác:
Nợ TK 152 (chi tiÕt VL)
: Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu tăng thêm.
Có TK 154
: Thuê gia công hay tự chế biến nhập kho
Có TK 411
: Nhận cấp phát, viện trợ.
Có TK 412
: Đánh giá tăng vật liệu.
16


Có TK 336
: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ.
Có TK 642
: Thừa trong định mức tại kho.
Có TK 3381
: Thừa ngoài định mức chờ xử lý
Có TK 621,627, 641, 642
: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu.
Có TK 128, 222
: Nhận lại vốn góp liên doanh.
Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp:
Do cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ nên
các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp sẽ ghi vào TK 152
theo tổng giá thanh toán:
Nợ TK 152 (Chi tiÕt vËt liƯu)
: Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu mua ngoài.
Có TK (111, 112, 331...)
: Giá thực tế vật liệu mua ngoài.

Trờng hợp doanh nghiệp đợc giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại:
Nợ TK 111, 112, 331...
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu)
Các trờng hợp tăng còn lại hạch toán tơng tự.
Hạch toán biến động giảm nguyên vật liệu:
* Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 621 (Chi tiÕt PX) : XuÊt trùc tiÕp chÕ tạo sản phẩm.
Nợ TK 627 (Chi tiết PX) : Xuất dùng chung phân xởng.
Nợ TK 642, 641, 241
: Xuất dùng phục vụ bán hàng, quản lý DN
Có TK 152 (Chi tiÕt vËt liƯu): gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xt dïng.
* Xuất góp vốn liên doanh:
Nợ TK 222
: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn
Nợ TK 128
: Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn.
Nợ (Có) TK 412
: Chênh lệch.
Có TK 152 (Chi tiÕt vËt liƯu): Gi¸ thùc tÕ vËt liệu góp liên doanh.
* Xuất thuê gia công, chế biến:
Nợ TK 154
: Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xt chÕ biÕn.
Cã TK 152 (Chi tiÕt vËt liƯu) : Gi¸ thùc tÕ vật liệu xuất chế biến.
* Giảm do cho vay tạm thời:
Nợ TK 138 (1388)
: Cho cá nhân, tập thể vay tạm thời
Nợ TK 136 (1368)
: Cho vay nội bộ tạm thêi.
Cã TK 152 (Chi tiÕt vËt liƯu) : Gi¸ thùc tế vật liệu xuất cho vay.
* Giảm do các nguyên nhân khác:

Nợ TK 632
: Nhợng bán, trả lơng, trả thởng
Nợ TK 642
: Thiếu trong định mức
Nợ TK 1381

: Thiếu không rõ nguyên nhân.

Nợ TK 1388, 334

: Thiếu cá nhân phải båi thêng.
17


Cã TK 152 (Chi tiÕt vËt liƯu): Gi¸ thùc tÕ vật liệu giảm.
(Xem sơ đồ trang 22)

18


Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên (Tính thuế VAT
theo phơng pháp khÊu trõ).

TK 331, 111, 112, 141, 331

TK 152
SD§K:

TK 621

XuÊt dïng trực tiếp cho chế tạo
sản phẩm

Tăng do mua ngoài

TK 627, 641, 642, 241

TK 1331

Xuất NVL cho quản lý sản xuất,
bán hàng, QLDN, XDCB

Thuế VAT đợc
khấu trừ

TK 331, 111, 112

TK 151

Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
Hàng đi đờng kỳ trớc

TK 1331
Thuế VAT không
đợc khấu trừ

TK 411
Nhận cấp phát, viện trợ, tặng
thởng, góp vốn LD

TK 154
Xuất vật liệu cho

TK 154

gia công, chế biến

Nhập kho vật liệu gia công
tự làm hay thuê ngoài

TK 128, 222

TK 128, 222

Xuất góp vốn liên doanh

Nhận lại vốn góp liên doanh
TK 642, 3381

TK 421
Chênh lệch đánh Chênh lệch đánh
giá giảm tài sản giá tăng tài sản

Phát hiện thừa khi kiểm kê

TK 1381, 642

TK 412

Phát hiện thiếu khi kiểm kê

Đánh giá tăng nguyên vật liệu

TK 412

SDCK:

Đánh giá giảm nguyên vật liệu

Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế VAT
theo phơng pháp trực tiếp)

TK 111, 112, 331...

TK 152
SDĐK:

19

TK 621


Mua về nhập kho

Xuất vật liệu cho

(Giá có thuế VAT)

sản xuÊt trùc tiÕp

TK 411

TK 627, 641, 642, 624

NhËn cÊp ph¸t, tặng thởng

Xuất cho nhu cầu quản lý

viện trợ, góp vốn liên doanh

sản xuất, bán hàng, QLDN

TK 151, 128, 222...

TK 632, 157

Vật liệu tăng do các

Xuất bán nguyên vật liệu

nguyên nhân khác
SDCK:
3.4-/Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phơng pháp
kiểm kê định kỳ
* Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng tồn kho theo từng loại:
Nợ TK 611 (6111)
Có TK 152 (chi tiÕt vËt liƯu)
: Nguyªn vËt liƯu tån kho

Có TK 151
: Vật liệu đi đờng.
* Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng:
Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ:
Nợ TK 611 (6111)
: Giá thực tế vật liệu thu mua.
Nợ TK 133 (1331)
: Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK (111, 112, 331...) : Tổng giá thanh toán.
Các nghiệp vụ làm tăng khác:
Nợ TK 611 (6111)
Có TK 411
: Nhận góp vốn liên doanh, tặng thởng
Có TK 336, 338, 311
: Tăng do đi vay.
Có TK 128, 222
: Nhận lại vốn góp liên doanh
Trờng hợp doanh nghiệp đợc giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại (nếu
có), ghi:
Nợ TK 331, 111, 112,...
Có TK 611, (6111)

: Trị giá thực tế của hàng mua

Có TK 133 (1331)

: Thuế VAT không đợc khấu trừ

* Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tồn kho, xác định giá trị vật
liệu tồn kho, g hi:

Nợ TK 152

: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 151

: Hàng mua đang đi đờng cuối kỳ.

Có TK 611, (6111)

: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ.
20


Sau khi phản ánh đầy đủ các bút toán trên, kế toán chuyển giá trị vật liệu
xuất dùng trong kỳ cho các mục đích (căn cứ vào tỷ lệ phân bổ định mức tiêu
hao hoặc mục đích xuất dùng).
Nợ TK (621, 627, 642)
Cã TK 611 (6111)
Víi doanh nghiƯp tÝnh th VAT theo phơng pháp trực tiếp, đối với vật liệu
mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào.
Kế toán ghi:
Nợ TK 611 (6111)

: Giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK liên quan (331, 111, 112): Tổng giá thanh toán
Trờng hợp doanh nghiệp đợc giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại, nếu
có ghi:
Nợ TK 331, 111, 112...

Có TK 611 (6111)
Các nghiệp vụ khác phát sinh hạch toán tơng tự nh doanh nghiệp áp dụng
phơng pháp khấu trừ để tính thuế VAT.
(Xem sơ đồ trang 25)

21


Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo
phơng pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo
phơng pháp khấu trừ)

TK 151, 152

TK 611

Kết chuyển giá trị
nguyên vật liệu tồn đầu kỳ
TK 111, 112, 331
Nhập kho vật liệu mua trong kỳ
TK 1331
Thuế VAT
đợc khấu trừ
TK 411
Nhận cấp phát, tặng thởng,
viện trợ, góp vốn liên doanh
TK 421
Đánh giá tăng vật liệu
TK 331, 336, 338
Nguyên vật liệu tăng

do đi vay

TK 151,152

kết chuyển trị giá nguyên
vật liệu tồn cuối kỳ
TK 111, 112, 331
Giảm giá hàng mua,
trả lại hàng mua
TK 1331
Thuế VAT không
đợc khấu trừ
TK 621, 627, 641, 642
Xuất dùng cho sản xuât trực tiếp,
quản lý PX, bán hàng, QLDN
TK 138, 334, 642...
Giá trị thiếu hụt mất mát
TK 632
Xuất bán nguyên vật liệu

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm
kê định kỳ (Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

TK 151, 152
TK 611
TK 151, 152
Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ cha
Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ
sử dụng
TK 111, 112, 331, 411

TK 111, 112...
Giá trị vật liệu tăng trong kỳ
Giảm giá, giá trị hàng trả lại
(tổng giá thanh toán gồm VAT)
TK 621, 627...
Giá trị vật t xuất dùng
3.5-/ Hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá lại vật liệu tồn kho:
Định kỳ, theo quy định (cuối quý, cuối năm), doanh nghiệp phải tiến hành
kiểm kê tất cả các loại vật t ở các kho nhằm trách thất thoát, mất mát tài sản,
đảm bảo cho số liệu kế toán đợc chính xác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết
định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trờng hợp thừa, thiếu, mất mát,
h hỏng, chênh lệch giá... việc hạch toán đợc tiến hành nh sau:
* Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại các kho của doanh nghiệp:
22


- Nếu thiếu nguyên vật liệu :
Nợ TK 642

: Giá trị vật liệu thiếu trong định mức.

Nợ TK 138 (1381)

: Giá trị vật liệu thiếu ngoài định mức chờ xử lý.

Có TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thiếu.
- Nếu thừa nguyên vật liệu
Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thừa
Có TK 642

: Giá trị vật liệu thừa trong định mức.

Có TK 138 (1381)

: Giá trị vật liệu thừa ngoài định mức chờ xử lý.

* Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi:
- Xử lý số thiếu:
Nợ dự
TKphòng
138 (1388)
Mức
cần
lậpNợ
choTK
niên
độ N + 1 =
334

Số :lợng
tồnnhân
kholàm mất,
Mức
giảm giá thực của
Phảihàng
thu cá
h hỏng.
hiện có cuối niên độ x
mỗi loại hàng vào cuối
của

mỗi
loạibồi
hàng
niênlơng.
độ kế toán
: Cá
nhân
thờng trừ dần vào

Nợ TK 821, 421, 415

: Tính vào CPBT, trừ vào TNST hoặc trừ vào
QDPTC

Có TK 138 (1381)

: Xư lý sè thiÕu

- Xư lý sè thõa:
Nỵ TK 338 (3381)

: Giá trị thừa đà xử lý

Có TK 411, 441, 421, 721... : Ghi tăng NVKD, vốn XDCB, LN,TNBT...
* Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá lại nguyên vật liệu
tồn kho.
- Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh:
Nợ TK 412
Có TK 411
- Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh:

Nợ TK 411
Có TK 412
3.6-/ Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Trên thực tế, giá trị nguyên vật liệu luôn có sự biến động trên thị trờng. Để
đề phòng giảm giá nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần phải có kế hoạch lập dự
phòng nhằm làm giảm bớt thiệt hại.
- Vào cuối niên độ kế toán, kế toán cần xác định mức dự phòng cần lập cho
niên độ mới theo công thøc sau:

23


Trong đó

- Sau khi đà xác định mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ nh sau:
+ Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đà trích lập từ niên độ kế toán trớc:
Nợ TK 159
Có TK 721
+ Sau đó, trích lập dự phòng cho niên độ kế toán mới:
Nợ TK 642 (6426)
Có TK 159
- Trong niên độ kế toán tiếp theo, mọi sự biến động giá cả của hàng tồn kho
không phải phản ánh vào TK 159 mà phản ánh vào TK 412.
- Đến cuối niên độ kế toán lại tiến hành nhập và trích lập nh trên.
3.7-/ Sổ kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nhập- xuất nguyên vật
Mức giảm giá thực tế của
Giá gốc ghi số thực tế
Giá thực tế của hàng tồn
liệu:
mỗi loại hàng tồn kho = của hàng tồn kho đó - kho đó vào cuối niên độ

Tuỳ theo phơng pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị
đà chọn để xác định khối lợng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ
tổng hợp vật liệu phù hợp nhất. Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ
thuộc vào đặc điểm, t×nh h×nh cơ thĨ cđa doanh nghiƯp nh»m cung cÊp thông tin
kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thờng sử dụng các
hình thức sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ c¸i
- NhËt ký chung.
- Chøng tõ ghi sỉ.
- NhËt ký chứng từ.
Hình thức Nhật ký chứng từ.
Đặc điểm của hình thức này là sự kết hợp giữa việc ghi chÐp theo thø tù thêi
gian víi viƯc ghi sỉ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa
việc ghi chép trong ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng.
Hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm các Nhật ký chứng từ, sổ Cái các TK, bảng
kê, các bảng phân bổ.
Các sổ kế toán chi tiết.
(Xem sơ đồ trang 29)

24


Trình tự ghi sổ:
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức
sổ kế toán nhật ký chứng từ
chứng từ nhập xuất

Sổ chi tiết

TK 331

NKCT lq
1,2,3,4,10

Bảng phân
bổ số 2

NKCT số 5,6

Bảng kê số 3

Bảng kê số
4, 5, 6

NKCT số 7

Sổ cái TK 152

Hình thức Nhật ký- Chứng từ có u điểm là giảm bớt khối lợng ghi chép,
cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công công tác, nó phù hợp
với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất
phức tạp. Tuy nhiên, hình thức
báolớn,
cáo
sổ này có nhợc điểm là do kết hợp nhiều mặt nên kết cấu sổ phức tạp, không
thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán.
IV-/ So sánh hạch toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán
quốc tế với hạch toán nguyên vật liệu trong kế toán Việt
Nam.

Kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tình hình tài sản của doanh nghiệp
thông qua hệ thống phơng pháp riêng trên cơ sở ứng dụng thớc đo giá trị trong
nền kinh tế thị trờng hiện nay, việc xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp cho
phù hợp với điều kiện thực tế của đất nớc đang là mối quan tâm hàng đầu của
Nhà nớc. Trong đó, hạch toán kế toán vật liệu chính xác theo phơng pháp khoa
học là khâu quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp sản xuất.
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho nói chung, trong đó hạch toán nguyên
liệu vật liệu nói riêng trong chế độ kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành
từ ngày 1/1/1996 đợc xây dựng trên cơ sở tôn trọng, vận dụng và có chọn lọc
chuẩn mực kế toán quốc tế.
Chuẩn mực kế toán quốc tế đà quy định: Tồn kho là những yếu tố tài sản:
25