Luận văn hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty dịch vụ thương mại số 1

Lời mở đầu
Nền kinh tế thị trờng mở ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp hội nhập và
phát triển víi nỊn kinh tÕ thÕ giíi. Héi nhËp kinh tÕ là xu thế tất yếu để phát
triển của nền kinh tÕ níc ta nãi chung vµ cđa doanh nghiƯp nãi riêng. Hội
nhập cũng là thách thức và khó khăn rất lớn mà các doanh nghiệp phải đối
diện. Nó đặt các doanh nghiệp trong một môi trờng kinh tế cạnh tranh khốc
liệt về mọi mặt. Vì vậy để có thể tồn tại và đứng vững trong cơ chế thị trờng, các doanh nghiệp cần không ngừng nâng cao trình độ quản lí tổ chức
sản xuất kinh doanh. Do đó công tác hạch toán kế toán nói chung và công
tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán luôn đợc các doanh nghiệp quan tâm,
cố gắng hoàn thiện để thích ứng và phát huy tác dụng của nó trong cơ chế
mới.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1, nhận
thức rõ đợc vai trò, tầm quan trọng của việc hạch toán các nghiệp vụ thanh
toán, em xin chọn đề tài Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công
ty Dịch vụ Thơng mại số 1. cho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.
Chuyên đề của em ngoài Lời mở đầu và Kết luận còn gồm hai phần
chính:
Phần I: Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty
Dịch vụ Thơng mại Số 1.
Phần II: Một số ý kiến về thực trạng hạch toán tại Công ty và đề
xuất các kiến nghị hoàn thiện việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán.

Phần I
Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở
Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1
I.

Tổng quan về công ty dịch vụ thơng mại số 1

1.

Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Dịch vụ Thơng mại
số 1.
1.1 Quá trình hình thành của Công ty
1


Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 là một Doanh nghiệp Nhà nớc thuộc
Tổng công ty Dệt may Việt Nam. Trụ sở chính đặt tại số 20 Lĩnh Nam,
Hoàng Mai, Hà Nội.
Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 tiền thân là Cửa hàng giới thiệu sản
phẩm của Tổng công ty Dệt, đợc hình thành từ đầu năm 1990 với lực lợng
cán bộ phần lớn là rút ra từ các phòng nghiệp vụ của Tổng công ty, nhằm
mục đích giới thiệu và bán các sản phẩm do các Công ty Dệt sản xuất ra,
từng bớc làm cầu nối giữa những nhà sản xuất với nhau và với ngời tiêu
dùng. Công ty đợc thành lập ngày 16/9/1995 theo Quyết định thành lập số
10/QĐ - HĐQT trên cơ sở sáp nhập các đơn vị phụ thuộc Tổng công ty Dệt
và Liên hiƯp s¶n xt xt nhËp khÈu may:
- XÝ nghiƯp s¶n xuất và Dịch vụ dệt.
- Xí nghiệp dệt kim.
- Xí nghiệp sản xuất xuất nhập khẩu may.
- Tổng kho Đức Giang.
Tổng số lao động lên tới trên 800 ngời.
Trong quá trình hoạt động, tổ chức của Công ty lại thay đổi cho đến
năm 1999, lần lợt các cơ sở sản xuất đợc tách ra khỏi Công ty và từ đó hoạt
động của Công ty chỉ còn chuyên khâu dịch vụ thơng mại với tổng số
khoảng 80 cán bộ công nhân viên, chủ yếu là cán bộ của Xí nghiệp Dịch vụ
dệt và Tổng kho Đức Giang.
Vốn chủ sở hữu ban đầu đợc Tổng công ty giao khi thành lập là
6.650.000.000 đồng, trong đó:
Vốn lu động là

4.000.000.000 đồng
Vốn cố định là
2.650.000.000 đồng
Tới năm 1999 đợc bổ sung thêm với tổng số vốn là 14 tỷ đồng, trong
đó vốn lu động là 10 tỷ đồng.
1.2

Lĩnh vực hoạt động
Công ty Dịch Vụ Thơng Mại số1 Trasco (Trade and service
company No1) là một đơn vị kinh tế quốc doanh, hạch toán phụ thuộc Tổng
công ty dệt, đợc thành lập nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh hàng dệt
may từ cung ứng đến tiêu thụ sản phẩm, nguyên phụ liệu, thiết bị phụ tùng,
sản phẩm dệt may và các hàng hoá khác. Công ty có liên doanh liên kết với
các tổ chức trong và ngoài nớc, tiến hành các hoạt động nhiệm vụ kinh
doanh ngành nghề khác theo quy định của pháp luật và phân cấp của Tổng
công ty.
1.3 Kết quả hoạt động 10 năm thành lập
Trong suốt 10 năm tồn tại và phát triển, Công ty đà trải qua một giai
đoạn hoạt động đầy khó khăn và thách thức.Trớc hết, là một công ty với
chức năng thơng mại, số lợng vốn nh trên là quá ít, trong đó lợng hàng tồn
kho của nhiều năm kể cả thời sản xuất theo Nghị định th với các nớc Đông
Âu và Liên Xô vẫn còn nên thực tế số vốn đợc huy động và đa vào kinh
doanh còn thấp hơn, bởi vậy phần lớn vốn hoạt động đều phải đi vay ngân
hàng và phải chi trả lÃi suất lớn, ảnh hởng đến lÃi suất kinh doanh.
Thứ hai là cơ chế chính sách của Nhà nớc đà đợc thay đổi nhiều, đáp
ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới và phù hợp với nền kinh tế thị trờng nhng vẫn còn nhiều bất cập.
Thơng trờng ngành dệt may trong thời kỳ hội nhập và toàn cầu hoá,
cạnh tranh diễn ra hết gay gắt trên phạm vi quốc tế và trong nớc. Các đối
thủ cạnh tranh nh Trung Quốc, ấn Độ có nhiều lợi thế hơn về quy mô vµ
2

công nghệ Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ
ngày 1/1/2005 cho các nớc là thành viên của WTO.
Trong nớc, các công ty cha đợc đầu t đồng bộ và hiện đại, nhiều nhà
máy thiết bị còn lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu. Ngành may sản xuất cho
xuất khẩu phần lớn là gia công, nguyên phụ liệu đều do phía nớc ngoài
cung cấp.
Bên cạnh những khó khăn đà kể trên, Công ty cũng có những thuận
lợi đáng kể:
Đợc sự chỉ đạo trực tiếp, sát sao của Tổng công ty dệt may Việt Nam,
sự hỗ trợ thiết thực của các ban ngành Trung ơng và địa phơng, đặc biệt là
sự hỗ trợ đắc lực của các ngân hàng, khâu không thể thiếu trong kinh
doanh.
Đội ngũ cán bộ CNV, lÃnh đạo Đảng và chính quyền, Công đoàn có
sự đoàn kết nhất trí, sự chỉ đạo với những giải pháp hữu hiệu tập trung đợc
sức mạnh phát huy tính năng động chủ quan của từng cán bộ CNV.
Cơ chế thị trờng khắc nghiệt nhng lại tạo đợc điều kiện phát triển
kinh tế, là động lực thúc đẩy mỗi cán bộ CNV làm việc hiệu quả, nghiêm
túc, phát huy tính năng động, sáng tạo của mỗi ngời.
Nhìn lại quá trình hoạt động của Công ty, thuận lợi ít, khó khăn
nhiều, nhng với sự quyết tâm, nỗ lực, Công ty đà đạt đợc những thành tích
đầy ấn tợng và thành quả đó khẳng định bớc trởng thành phát triển bền
vững, khẳng định vị trí trên thơng trờng trong nớc và đối với Tổng công ty.
Công ty trở thành nhà cung cấp sợi đa dạng và lớn nhất cho các đối tác, các
thành phần kinh tế khác ở phía Bắc và đang mở rộng phát triển ở phía Nam.
Kết quả thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất:
ĐVT: 1.000.000 đồng
Chỉ tiêu
1996

1997
1998
1999
Doanh thu có VAT
76.205 90.733 104.716 104.914
Thuế doanh thu,
693
724
769
3.510
VAT
Khấu hao
1.218
632
602
360
LÃi trớc thuế
977
705
314
189
Thu nhập bình
0,490
0,760
0,900
1,473
quân/ ngời / tháng
Kết quả thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ hai:
ĐVT: 1.000.000 đồng
Chỉ tiêu

2001
2002
2003
2004
Doanh thu có VAT
151.242 175.961 224.316 285.225
Doanh thu không 137.743 160.671 207.003 261.667
thuÕ
KhÊu hao
503
553
505
550
Kinh phÝ TCTY
150
200
200
430
L·i tríc thuÕ
208
260
350
405
Thu nhËp bình quân/
1,607
1,750
2,200
2,400
ngời/ tháng

3

2000
133.530
5.860
380
250
1,640

2005
349.000
320.000
600
430
1.200
2,600


1.4 Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết
quả kinh doanh của doanh nghiệp:
Chỉ tiêu
1.Bố trí cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn
vốn
a, Bố trí cơ cấu tài sản
- Tài sản cố định/Tổng tài sản
- Tài sản lu động/Tổng tài sản
b, Bố trí cơ cấu nguồn vốn
- Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn
- Nguồn vốn chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn

Đvt

2. Khả năng thanh toán
a, Khả năng thanh toán hiện hành
b, Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn
c, Khả năng thanh toán nhanh
d, Khả năng thanh toán nợ dài hạn
3. Tỷ suất sinh lời
a, Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu
- Tỷ suất lợi nhuận tríc th/doanh
thu
- Tû st lỵi nhn sau th/doanh
thu
b, Tû st lợi nhuận/tổng tài sản
- Tỷ suất lợi nhuận trớc thuế/doanh
thu
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/tổng tài
sản
c, Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/nguồn vốn
chủ sở hữu

4

2002

2003

2004

%

%

9,10
90,90

4,10
95,90

4,90
95,00

%
%

66,40
19,47

80,50
33,50

79,00
21,00

lần
lần

0,66
1,37

1,20

1,19

1,26
1,20

lần
lần

0,05

0,01

0,01

%

0,15

0,21

0,15

%

0,10

0,14

0,11

%

0,60

0,60

0,60

%

0,40

0,40

0,40

%

1,20

2,10

2,10


2.

Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

Công ty hoạt động trên nguyên tắc chủ động về tài chính, tự cân

đối các khoản thu chi, có trách nhiệm bảo toàn và phát triển các nguồn
vốn trên cơ sở phân cấp về tài chính. Công ty chịu trách nhiệm thanh toán
các khoản nợ ghi trong bảng cân đối tài sản và các cam kết khác. Công ty
có trách nhiệm xây dựng đăng kí kế hoạch tài chính và các báo cáo tài
chính để báo cáo với Tổng công ty. Tổng công ty kiểm tra và phê duyệt
quyết toán hàng năm của công ty.
Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Dịch Vụ Thơng Mại số
1 là hoạt động lu thông phân phối hàng hoá trên thị trờng buôn bán chủ
yếu qua hai giai đoạn mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến
làm thay đổi hình thái vật chất của hàng. Đối tợng kinh doanh của công ty
là các loại hàng hoá nh quần áo, màn tuyn, bông, tơ sợi, cà phê. Đó là
những loại hàng đợc sản xuất, chế biến, thu mua trong nớc hoặc hàng
nhập để tái xuất hoặc hàng thu mua của nớc ngoài để bán tiêu dùng trong
nớc.
Quá trình lu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất, nhập khẩu tới nơi
tiêu dùng đợc thực hiện theo các phơng thức bán trực tiếp, phơng thức
chuyển hàng chờ chấp nhận, bán hàng đại lý, phơng thức bán hàng trả
gópViệc lựa chọn phơng thức bán hàng nào cần phải xuất phát từ đặc
điểm quan hệ thơng mại và thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phơng
thức giao dịch mua bán thích hợp đem lại lợi ích lớn nhất cho doanh
nghiệp.
Trị giá vốn của hàng xuất bán đợc xác định theo phơng pháp giá
thực tế đích danh, theo đó khi xuất kho lô hàng hoá nào thì tính giá thực tế
nhập kho đích danh của lô hàng đó.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế và hạch toán
theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ đợc hạch toán
theo tỷ giá thực tế của ngân hàng tại ngày phát sinh nghiệp vụ.
Thực hiện đăng kí và nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp
khấu trừ.

Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh
Công ty

Kinh
doanh
nhập
khẩu

Kinh
doanh
xuất
khẩu

Kinh
doanh
nội địa
5

Sản
xuất KD
nguyên
phụ liệu


Trung
tâm thơng mại
dệt may
3.

Văn
phòng
đại diện
Tp HCM

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty dịch vụ Thơng mại số 1

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty
Theo điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty thì bộ máy quản lý gồm
giám đốc, hai phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Ưu điểm của
kiểu tổ chức này vừa phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận
chức năng, vừa đảm bảo hệ thống chỉ huy một cấp, tăng cờng trách nhiệm
cá nhân.
Giám đốc: là ngời chịu trách nhiệm quản lý chung toàn Công ty. Là
đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc,
pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. Giám đốc là
ngời có quyền điều hành cao nhất trong Công ty.
Phó giám đốc: là những ngời giúp giám đốc điều hành và quản lý
một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của
giám đốc và phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc giám đốc về nhiệm
vụ đợc giao.
Phòng tổ chức hành chính ngoài nhiệm vụ phục vụ hỗ trợ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh còn phụ trách các công việc về hành chính sự
vụ nh văn th, tiếp khách, hội họp. Phòng có nhiệm vụ nắm vững tình hình
nhân lực, tổ chức biên chế nhân lực, quản lý cán bộ trong phạm vi đợc
cấp, thực hiện các định mức lao động, giải quyết chế độ chính sách cho
ngời lao động. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ hàng tháng tính tiền lơng
và các khoản trích theo lơng cho các cán bộ CNV và có tạo ra doanh thu
đóng góp một phần vào hiệu quả của toàn Công ty.
Phòng Tài chính Kế toán : Có trách nhiệm tổng hợp ghi chép kịp thời

mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh trong toàn Công ty. Phòng
có nhiệm vụ phân tích đánh giá tình hình thực tế nhằm cung cấp thông tin
cho Giám đốc để ra quyết định. Phòng có trách nhiệm áp dụng đúng các
chế độ kế toán hiện hành về tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, và lập
các báo cáo tài chính cũng nh việc đôn đốc đòi nợ khách hàng. Ngoài các
chức năng trên phòng kế toán cũng đợc giao nhiệm vụ kinh doanh qua
việc quyết định sự vận động của đồng tiền làm sao cho việc sử dụng đồng
tiền có hiệu quả cao nhất.
Các phòng trực tiếp kinh doanh gồm:
Phòng kinh doanh nội địa: Tổ chức mua bán các mặt hàng trong nớc,
mặt hàng chính là quần áo.
Phòng kinh doanh xt khÈu: Thu mua hµng hãa trong níc vµ thực
hiện quá trình xuất khẩu ra nớc ngoài, đối tợng hàng xuất khẩu chủ yếu là
quần áo, cà phê

6


Phòng kinh doanh nhập khẩu: Thực hiện quá trình nhập khẩu và tổ
chức tiêu thụ các hàng hóa nhập khẩu, mặt hàng chính là bông, tơ, sợi.
Phòng kinh doanh phụ liệu: Tổ chức kinh doanh các loại mặt hàng nh:
phụ liệu hàng dệt may, chỉ may công nghiệp, chun, giây luồn, nhÃn mác
(Riêng mặt hàng chỉ may công nghiệp, có xởng nhỏ để sản xuất).
Văn phòng đại diện Thành Phố Hồ Chí Minh: mới hơn 2 năm thành
lập có nhiệm vụ khai thác thị trờng tiềm năng ở phía nam.
Trung tâm thơng mại dệt may: Là một đơn vị đợc giao quyền chủ
động về giá cả trong kinh doanh, chỉ chốt chi phí và hiệu quả (lÃi nét nộp
về Công ty).
Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng nhng vẫn có mối quan hệ
mật thiết với nhau trong đó phòng kế toán là trung tâm đầu mối của tất cả

các phòng ban khác trong Công ty. LÃnh đạo Công ty giao kế hoạch hàng
tháng cho lÃnh đạo các phòng (kế hoạch thu nợ đợc giao từng tuần), từ đó
lÃnh đạo phòng giao kế hoạch kinh doanh và thu nợ cho từng cán bộ và
đôn đốc thực hiện.

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Giám đốc

Các phó giám đốc

Phòng
Tổ chức
Hành
chính

Phòng
Tài chính
Kế toán

Phòng
Kinh
doanh
Nhập
khẩu

Phòng
Kinh
doanh
nội địa

Phòng
Phòng
Trung
Văn
Kinh Đặc điểm TổSXKD
4.
chức công tác tâm
kế Thtoán ở Công phòng
ty
doanh
Nguyên
ơng mại
đại diện
dịch vụ Thơng mại
số 1
Xuất
phụ liệu
Dệt may
TP.HCM
4.1
Tổ
chức
bộ
máy
kế
toán
khẩu
Để công tác hạch toán kế toán chính xác kịp thời, bảo đảm cho sự
chỉ đạo liên tục từng tháng, từng tuần và với chủ trơng lÃnh đạo của Công
ty, từng bớc làm lành mạnh công tác tài chính để tạo điều kiện khi có cơ

7


quan thanh tra nh Thuế, Tài chính, Kiểm toán đến làm việc bảo đảm sự
trung thực trong kinh doanh. Công ty đà sắp xếp bộ máy kế toán gọn nhẹ,
hợp lý. Phòng kế toán của Công ty gồm 10 ngời, trong đó có 01 trởng
phòng kiêm Kế toán trởng và 02 phó phòng.
Chức năng, nhiệm vụ kế toán từng ngời trong phòng kế toán:
- Kế toán trởng: Là ngời phụ trách chung, chịu trách nhiệm hớng
dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của các kế toán viên. Tổ chức, phân công
trách nhiệm cho từng ngời ở bộ phận kế toán, phân tích hiệu quả kinh tế
và duyệt các chứng từ thu chi, tạm ứng, hoá đơn nhập xuất Đồng thời
chịu trách nhiệm trớc Giám đốc, cấp trên và Nhà nớc về các thông tin kế
toán cung cấp.
- Phó phòng: Có thể thay mặt kế toán trởng giải quyết công việc đợc giao. Ngoài ra còn kiêm luôn kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ hàng
tháng, quý, năm lập báo cáo kế toán theo mẫu quy định của Bộ tài chính
ban hành.
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh
toán xảy ra trong Công ty.
- Kế toán các phòng và cửa hàng có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp
vụ phát sinh của phòng mình và phải thực hiện đầy đủ các chức năng sau:
+ Cập nhật chứng từ liên quan đến mua hàng vào các phiếu mua
hàng trong thực đơn mua hàng, đồng thời phải quản lý sổ chi tiết và sổ
cái công nợ phải trả.
+ Cập nhật các chứng từ liên quan đến bán hàng vào hoá đơn bán
hàng, quản lý các sổ chi tiết và sổ cái công nợ phải thu.
+ Hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trên
thực đơn Tiền mặt Ngân hàng, quản lý sổ chi tiết, sổ cái tiền mặt,
tiền gửi ngân hàng.
+ Quản lý các sổ chi tiết và sổ cái liên quan đến phần thuế.

+ Hạch toán tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao hàng tháng,
quản lý sổ chi tiết và sổ cái liên quan đến phần tài sản cố định.
+ Theo dõi việc nhập, xuất hàng hóa. Lập bảng tổng hợp nhập, xuất,
tồn hàng tồn kho cuối tháng. Lu các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
Quản lý các sổ chi tiết và sổ cái liên quan đến hàng tồn kho.
+ Tập hợp chi phí, phân loại, hạch toán chi phí theo khoản mục mặt
hàng của phòng mình phụ trách
+ Xác định chính xác doanh thu bán hàng, là cơ sở để xác định đúng
đắn kết quả bán hàng
- Thủ quỹ: do một nhân viên phụ trách và là ngời duy nhất đợc giao nhiệm
vụ thu, chi tiền mặt và bảo quản tiền. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu,
phiếu chi để nhập xuất tiền ra khỏi két và lên báo cáo quỹ để báo cáo cho
kế toán trởng.

8


Trởng phòng
Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán
Phó phòng

Kế toán
Phòng
Nội địa

Kế toán
Phòng
Nhập
khẩu

Kế toán
Cửa
hàng

Kế toán
Phòng
Xuất
khẩu

Kế toán
thanh
toán

Kế toán
Phòng
Nguyên
phụ liệu

Thủ quỹ

Công ty Dịch Vụ Thơng Mại số 1 áp dụng chế độ kế toán Doanh
nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995
của Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 của năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 của năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng.
Nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỉ giá
thực tế ngày phát sinh.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế và hạch toán
theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Thực hiện đăng kí và nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu
trừ.
4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán căn bản theo đúng chế độ
chứng từ kế toán ban hành theo quyết định trên.
Hệ thống chứng từ sử dụng:
Chứng từ về tiền
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tạm ứng
Bảng kê nộp tiền mặt
Biên bản kiểm kê quĩ
Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi
Bảng kê nộp séc
9


Giấy báo nợ, giấy báo có
Chứng từ vật t, hàng hoá
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Hoá đơn GTGT
Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá
Chứng từ lao động tiền lơng
Bảng chấm công
Bảng thanh toán lơng
Hợp đồng giao khoán
Giấy đi đờng
Lệnh điều xe

Chứng từ TSCĐ
Hoá đơn mua tài sản
Biên bản giao nhận TSCĐ
BB thanh lý TSCĐ
BB đánh giá lại TSCĐ

4.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số
1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Trên cơ sở số lợng
tài khoản quy định theo chế độ, căn cứ vào tổ chức hoạt động, quy mô,
trình độ quản lý trình độ kế toán và trang thiết bị hiện có phục vụ công tác
kế toán để kế toán sử dụng số lợng tài khoản cho phù hợp với công ty.
Hệ thống tài khoản theo phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên
của Doanh nghiệp đợc mở nh sau:
TK 111: Tiền mặt.
TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Chi tiết cho từng loại tiền gửi theo từng ngân
hàng để tiện việc kiểm tra, đối chiếu.
TK 131: Phải thu khách hàng. Chi tiết theo từng đối tợng thuộc dịch vụ
khác, Công ty, trung tâm dệt may 3...
TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ. Chi tiết cho hàng hoá, hàng nhập khẩu,
thuế đợc hoàn lại trả lại nhà cung cấp.
TK 138: Phải thu khác.
TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
TK 141: Tạm ứng
TK 142: Chi phí trả trớc
TK 144: Cầm cố, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn
TK 152: Nguyên vật liệu. Chi tiết theo vai trò của vật liệu để sản xuất ra
sản phẩm.
TK 153: Công cụ dụng cụ.
TK 154: Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Chi tiÕt theo bé phËn kinh doanh.

TK 155: Thµnh phÈm. Chi tiÕt theo bé phận sản xuất.
TK 156: Hàng hoá. Chi tiết cho phòng kinh doanh.
TK 211: Tài sản cố định hữu hình. Mở chi tiết theo từng loại tài sản.
TK 214: Hao mòn tài sản cố định.
TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
TK 311: Vay ngắn hạn.
TK 331: Phải trả ngời bán. Chi tiết theo bộ phận thành phải trả cho ngời
bán dịch vụ, công ty, đại lý công ty, trung tâm 3,
TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc. Chi tiết thành 3331- Thuế
GTGT phải nộp, 3333- Thuế xuất nhập khẩu, 3337- Thuế nhà đất, tiền
thuê đất, 3338- Các loại thuế khác.
TK 334: Phải trả công nhân viên
10


TK 335: Chi phÝ ph¶i tr¶
TK 336: Ph¶i tr¶ néi bộ
TK 338: Phải trả, phải nộp khác
TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái
TK 421: Lợi nhuận cha phân phối
TK 431: Quỹ phúc lợi, khen thởng
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 531: Hàng bán bị trả lại
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 641: Chi phí bán hàng
TK 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp
TK 711: Thu nhập khác
TK 811: Chi phí khác
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

4.4 Tổ chøc hƯ thèng sỉ kÕ to¸n
Sỉ kÕ to¸n cã nhiỊu loại tuỳ theo yêu cầu quản lý khác nhau. Sổ kế
toán đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép, hệ thống hoá số liệu
kế toán và giúp cho việc giám sát các đối tợng kế toán vừa tiết kiệm lại
hiệu quả. Căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản
lý, trình độ nghiệp vơ cđa c¸c c¸n bé kÕ to¸n cịng nh viƯc trang bị máy
tính vào xử lý thông tin công ty đà lựa chọn hình thức nhật kí chung.
Bên cạnh đó để đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hoá cao
Công ty đà dùng phần mềm kế toán FAST để ghi sổ kế toán. Ngoài ra
cũng có lu một bản bằng tay để đảm bảo thông tin kế toán không bị mất
do trục trặc phần mềm có thể xảy ra.
Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng:
- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Nhật ký chung
Nhật ký đặc biệt bao gồm nhật ký thu, chi tiền; nhật ký bán hàng,
nhật ký mua hàng.
Sổ cái
- Sổ kế toán chi tiết chủ yếu sau:
Sổ chi tiết tài sản cố định
Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ chi tiết tiền gửi
Sổ chi tiÕt tiỊn vay
Sỉ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi bán, ngời mua, với ngân sách Nhà nớc,
thanh toán nội bộ,
Sổ chi tiết tiêu thụ

Quy trình vào sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đợc dùng làm căn cứ ghi
sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh, vào Sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ
số liệu đà ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái các tài khoản liên

quan. Công ty có mở Sổ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi Sổ nhật
ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên
quan.
Với các nghiệp vụ có mở Sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ
vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào
Sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lợng
nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng Sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi
vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái sau khi đà loại trừ số trùng lặp do
một nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều Sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
11


Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh.
Sau khi đà kiểm tra, ®èi chiÕu, khíp ®óng sè liƯu ®· ghi trªn Sỉ cái
vào Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các báo cáo tài chính.

Sơ đồ 4:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Chứng từ gốc và
Bảng tổng hợp

sổ quỹ

Sổ nhật ký
đặc biệt

Nhật ký
chung

Sổ kế toán

chi tiết

Sổ cái TK

Bảng cân
đối phát
Ghi hàng ngày
sinh
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng

Bảng tổng
hợp chi
tiết

4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
cáobáo
kếcáo
toánđợc lập theo chuẩn mực và
Báo cáo tài chính là hệ Báo
thống
chế độ kế toán hiện hành phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu
cho việc đánh giá thực trạng tài chính và tình hình kinh doanh năm tài
chính của toàn doanh nghiệp. Thông tin của báo cáo tài chính tổng hợp là
căn cứ quan trọng cho việc đề ra quyết định về quản lý, điều hành hoạt
động kinh doanh của đơn vị cấp trên, các nhà đầu t, của chủ sở hữu hiện
tại và tơng lai và của các cơ quan quản lý Nhà nớc có thẩm quyền
Các báo cáo theo qui định chung của nhà nớc:
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng cân đối kế toán

Báo cáo luân chuyển tiền tệ.
Thuyết minh báo cáo tài chính
Các báo cáo dùng cho quản trị nội bộ:
Báo cáo bán hàng
Báo cáo chi phí
12


Báo cáo quĩ
Báo cáo các khoản phải thu
Báo cáo các khoản phải trả
Báo cáo hàng tồn kho
II. Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh
toán tại Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại nên
các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghịêp
vụ thanh toán với ngời bán, khách hàng, công nhân viên, nhà nớc, là
những nghiệp vụ diễn ra thờng xuyên liên tục đòi hỏi phải có sự tổ chức
công tác kế toán một cách hợp lý và có hiệu quả. Hàng ngày, kế toán viên
phản ánh các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, đồng thời phải thờng xuyên
cung cấp các thông tin cho quản lý về tình hình thanh toán với các đối tợng ( ngời bán, khách hàng, nhà nớc, công nhân viên) thông qua các báo
cáo: báo cáo công nợ phải thu, công nợ phải trả
Việc sử dụng kế toán máy đà góp phần giảm bớt khối lợng công
việc ghi chép rất nhiều và giúp đa ra đợc các báo cáo một cách nhanh
chóng và kịp thời.
1- hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán

Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa Công ty với nhà cung cấp về
vật t, hàng hoá dịch vụ. Quan hệ thanh toán có thể diễn ra theo phơng thức
trả chậm hoặc trả ngay hoặc ứng trớc tiền hàng.

Việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng đối với
cả nhà quản lý và các đối tợng quan tâm.
Để hạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình thanh toán
với nhà cung cấp, kế toán sử dụng:
- Chứng từ mua hàng nh hoá đơn mua hàng, hoá đơn giá trị gia tăng,
phiếu thu ngời bán khi øng tiỊn tríc.
- Chøng tõ thanh to¸n gåm phiÕu chi, giấy báo nợ, biên bản thanh toán
bù trừ công nợ
Các chứng từ này đợc mà hoá tự động trong máy.
1.1 Hạch toán chi tiết với nhà cung cấp
Trên cơ sở c¸c chøng tõ thanh to¸n víi ngêi b¸n, kÕ to¸n thanh toán
sẽ mở Sổ kế toán chi tiết công nợ thực hiện việc theo dõi các khoản nợ với
ngời bán theo từng lần nợ và số còn phải trả. Sổ chi tiết tài khoản này đợc
mở theo từng mà nhà cung cÊp cđa tõng bé phËn kinh doanh. ViƯc theo
dâi này đợc thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và
máy tự động xử lý số liệu.
Với mỗi nhà cung cấp có quan hệ thanh toán thờng xuyên, đợc theo
dõi trên một cuốn sổ riêng.
Với nhà cung cấp có quan hệ thanh toán không thờng xuyên (vÃng
lai), đợc thực hiện theo dõi chung trên một cuốn sổ cùng với các nhà cung
cấp vÃng lai khác.
Sau khi nhận chứng từ thanh toán công nợ của ngời b¸n, kÕ to¸n
thanh to¸n sÏ thùc hiƯn cËp nhËt c¸c chứng từ về phát sinh công nợ để
máy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ theo từng mà nhà cung cấp đà đợc mà hoá trớc.
Cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy số
liệu tổng phát sinh Nợ, Có và chỉ tiêu d đầu kỳ của báo cáo trớc để tính ra
d cuối kỳ của từng nhà cung cấp để lập Bảng tổng hợp thanh toán với ngời
bán cho từng phòng kinh doanh và toàn Công ty.

13

Hàng ngày, kế toán phải kiểm tra trên báo cáo tuổi nợ của nhà cung
cấp xem nhà cung cấp nào đà đến hạn thanh toán để tiến hành thanh toán
cho ngời bán.
Khi đến hạn thanh toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp, lập
phiếu yêu cầu thanh toán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng để làm thủ tục thanh toán với ngời bán.
Khi nhận đợc các chứng từ về thanh toán với nhà cung cấp nh phiếu
chi, giấy báo nợ, kế toán thanh toán tiến hành nhập phiếu kế toán về việc
thanh toán với nhà cung cấp.
* Trình tự hạch toán chi tiết
Để thấy đợc rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ
thực tế cụ thể.
Ví dụ 1: Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 ký hợp đồng mua hàng
hoá với Công ty cổ phần sợi Phú Bài. Mặt hàng là Sợi 40/2 CM 12/6 61b,
trọng lợng 2249 kg với đơn giá là 43.700 đồng. Thuế GTGT 10%.
Ngày 25/10/2005 hàng về nhập kho. Công ty cha trả tiền hàng.
Ngày 28/10/2005 Công ty thanh toán một phần tiền hàng cho Sợi
Phú Bài là 40.000.000 đồng bằng tiền mặt.
Hoá đơn giá trị gia tăng Công ty cổ phần Sợi Phú Bài liên 2 giao
cho Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 nh sau.

mẫu số: 01GTKT-3LL
UR/2005N

Hóa đơn
giá trị gia tăng

Liên 2: Giao khách hàng

Ngày 20 tháng 10 năm 2005

0044978

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần sợi Phú Bài
Địa chỉ:..
Số tài khoản:..
Điện thoại:
Họ tên ngời mua hàng:..
Tên đơn vị : Công ty Dịch Vụ T.Mại 1
Địa chỉ: 20 Lĩnh Nam, Hà nội
Số tài khoản:.
Hình thức thanh toán: trực tiếp
Stt
a
1.

Tên hàng hoá,
dịch vụ
b
Sợi 40/2 CM 12/6

Đvt

Số lợng

Đơn giá

Thành tiền

c
kg

1
2249

2
43700

3=1x2
98.280.000

14


61b

Céng tiỊn hµng:
98.280.000
Th st GTGT 10%TiỊn th GTGT:
9.828.000
Tỉng céng tiỊn thanh toán:
108.108.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm lẻ tám triệu, một trăm lẻ tám nghìn đồng
Ngời mua hàng
(Ký, họ tên)

Ngời bán hàng
(Ký, họ tên)

Thủ trởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, họ tên)

Biểu 1: Hoá đơn giá trị gia tăng

15


Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng trên, ngày 25/10/2005 khi hàng hoá
về tới Công ty, kế toán hµng tån kho lËp phiÕu nhËp 328 cho sè hµng hoá
trên.
Đơn vị..
Địa chỉ.

Mẫu số: 01-VT
Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 01 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài Chính

Phiếu nhập kho

Ngày 25 tháng 10 năm 2005
Nợ:..Số 328NK
Có:
- Họ tên ngời giao hàng:
- Theo HĐ số 44978 ngày 20 tháng 10 năm 2005 của Công ty cổ phần sợi
Phú Bài 1P01
- Nhập kho tại: Công ty DV TM số 1.
Stt

Tên nhÃn hiệu,
quy cách, phẩm
chất vật t ( Sp, hh)

M
S

A
1.

B
Sợi 40/2 CM 12/6
61b

C

Đ
v
t

Số lợng
Theo Thực
CT
nhập
D
1
2
kg
2249
VAT

Đơn giá
3
43.700

10%

Thành tiền
4
98.280.000
9.828.000

Cộng
108.108.000
Cộng thành tiền ( viết bằng chữ): Một trăm lẻ tám triệu, một trăm lẻ tám
nghìn đồng.
Nhập, ngày 25 tháng 10 năm2005
Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên)

Kế toán trởng
(ký, họ tên)

Phụ trách cung tiêu
(ký, họ tên)

Biểu 2: Phiếu nhập kho

16

Ngời giao hàng (ký,
họ tên)

Thủ kho
(ký, họ tên)


Ngµy 28/10/05 Thđ q xt tiỊn theo phiÕu chi sè 1339 và kế toán
tiền mặt ghi sổ số tiền trên theo định khoản sau:
Nợ TK 3313- 1P01: 40.000.000
Có TK 1111: 40.000.000
Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1

Số phiếu:1339
Tài khoản có: 1111

Số 20, Lĩnh Nam, Hà Nội

Phiếu chi tiền mặt

Ngày 28 tháng 10 năm 2005
Ngời nhận tiền: Đinh Văn Sơn
Đơn vị: Công ty cổ phần sợi Phú Bài
Lí do chi: Chi trả tiền hàng HĐ 44978
Số tiền: 40.000.000 đồng
Viết bằng chữ: Bốn mơi triệu đồng chẵn
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên)

Kế toán trởng
(Ký, họ tên)

ĐÃ nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
Ngày 28 tháng 10 năm 2005
Ngời Lập phiếu
(Ký, họ tên)

Ngời nhận
(Ký, họ tên)

Thủ quỹ
(Ký, họ tên)

Biểu 3: Phiếu chi
Ngày 25/10/2005 kế toán thanh toán thực hiện vào Sổ chi tiết khoản
tiền nợ nhà cung cấp Phú Bài là 108.108.000 đồng.
Ngày 28/10/2005 căn cứ vào phiếu chi tiền, máy tính nhập liệu vào
phần hành tiền mặt để giảm trừ công nợ phải trả nhà cung cấp và đồng
thời thực hiện vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền đà thanh toán cho nhà
cung cấp.
Cụ thể hình thức Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp thanh toán
với ngời bán sẽ có kết cấu nh sau.

17


Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Sổ chi tiết công nợ

Tài khoản: 3313-1P01 Phải trả nhà cung cấp sợi Phú Bài của trung tâm 3
Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005
Chứng từ
Ngày

25/10
25/10
28/10

Diễn giải

TK đ/

Số phát sinh
Nợ

Số

PN 328
PN 328
PC 1339

1. Số d đầu kỳ
Mua CTCP sợi Phú Bài-1P01
15613
Thuế gtgt hàng sợi Phú Bài 1P01
133113
Thanh toán tiền hàng mua sợi cho CTCP 1111
Phú Bài.

2. Cộng phát sinh
3. Số d cuối kỳ

40.000.000
40.000.000

Có
0
98.280.000
9.828.000
108.108.000
68.108.000

Ngày 31 tháng 12 năm 2005

Kế toán trởng
(Ký, đóng dấu)

Ngời ghi sổ
(Ký, họ tên)

Biểu 4: Sổ chi tiết công nợ
Cuối kỳ, in ra Bảng tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp để cung cấp thông tin cho quản lý và làm cơ sở đối chiếu với Sổ
cái TK 331.
Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Bảng Tổng hợp thanh toán với ngời bán
Tài khoản: 3313- Phải trả ngời bán trung tâm 3
Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005

18

Đơn vị tính: đồng


Stt

MÃ
khách

1

1T04

2
3

1V08
1D06

12
13

1P01
1H02

Tên nhà cung cấp

Số d đầu kỳ
Nợ
Có

CN CTy Dệt may Thắng
Lợi
CN CTy Dệt Việt Thắng
CT cổ phần Dệt Đông Nam

Cty cổ phần sợi Phú Bài
Công ty Dệt may HN
(HANOSIMEX)


Tổng cộng

Có

Số d cuối kỳ
Nợ
Có

214.159.736

214.159.736



1.709.382
6.581.653

40.000.000
411.482.036

1.709.382
6.581.653

108.108.000
411.482.036




68.108.000


1.477.558.565


8.869.465.380


9.420.674.395

2.231.833


2.028.767.580




2.231.833

Nợ

Phát sinh

Biểu 5: Bảng tổng hợp thanh toán víi ngêi b¸n

19


1.2 Hạch toán trên sổ tổng hợp
Hình thức ghi sổ mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung,
cùng với việc hạch toán chi tiết kế toán cũng thực hiện hạch toán trên sổ
tổng hợp và việc thực hiện hạch toán này cũng đợc thực hiện trên máy vi
tính.
Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 có quan hệ thanh toán với các nhà
cung cấp trong nớc và quốc tế. Tuy nhiên việc mua bán trao đổi hàng hoá
với các nhà cung ứng nớc ngoài thờng là thanh toán trả tiền ngay nhng vẫn
hạch toán qua tài khoản 331- Phải trả ngời bán. Điều này làm phức tạp
hoá quá trình hạch toán bởi việc kế toán ghi tăng công nợ lên sau đó ghi

giảm ngay công nợ. Việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các
khoản nợ này không có ý nghĩa vì thực chất các khoản nợ này không phát
sinh mà đà thực hiện thanh toán luôn. Do là thanh toán trả ngay cho nên
kế toán không mở sổ theo dõi chi tiết thanh toán với ngời bán bằng ngoại
tệ và không phản ánh lên tài khoản 007 để theo dõi nguyên tệ. Tại các
nghiệp vụ phát sinh với nhà cung cấp là quốc tế Công ty sử dụng tỷ giá
bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ để thanh toán.
Ngoài tài khoản 331, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác nh
111, 112, 152, 156 cho các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán. Dựa vào
các chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán với nhà cung cấp kế toán
cập nhật vào máy tính. Máy tính sẽ tự động định khoản các nghiệp vụ và
cập nhật xử lý, tổng hợp số liệu để lập Sổ cái chi tiết và Sổ cái tổng hợp
của các tài khoản liên quan. Cuối kỳ thực hiện lên các Sổ cái tài khoản
liên quan, đồng thời máy tính tổng hợp số liệu vào bảng cân đối tài khoản.
Từ số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, máy tính tổng hợp lên các
báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán.
*Trình tự hạch toán tổng hợp
Ví dụ 1 (tiếp): Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 ký hợp đồng mua
hàng hoá với Công ty cổ phần sợi Phú Bài. Mặt hàng là Sợi 40/2 CM 12/6
61b, 2249 kg với đơn giá là 43.700 đồng.Thuế GTGT 10%. Ngày
25/10/2005 hàng về nhập kho. Công ty cha trả tiền hàng. Đến ngày 28/10/
2005 thực hiện trả cho Sợi Phú Bài một phần tiền hàng là 40.000.000 đồng
bằng tiền mặt.
Từ các chứng từ phát sinh trong quá trình mua bán với Công ty CP
sợi Phú Bài đà trình bày ở phần ở trên, sau khi kế toán cập nhật chứng từ
máy tính thực hiện lên Sổ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, Sổ cái chi
tiết và Sổ cái tổng hợp TK 331.
Cụ thể hình thức các Sổ nh sau:

Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Sổ nhật ký mua hàng

Chứng từ
01/10
01/10
01/10
01/10

25/10

PN293
PN293
PN141BN
PN141BN



PN328

Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005
Đơn vị tính: đồng
Diễn giải
TK nợ
TK
Số phát
có
sinh
Cty Dệt Hà nam- 2H02
Cty Dệt Hà nam- 2H02

Nhà máy chăn len NĐ- 1N08
Nhà máy chăn len NĐ- 1N08

Cty CP sợi Phú Bài- 1P01

20

15613
133113
15611
133111

15613

3313
3313
3311
3311

3313

34.448.452
3.444.845
60.254.610
6.025.461

98.280.000


25/10

31/12

PN328

PKTTH

31/12

PKTTH

31/12

PKTTH

Ngời ghi sổ
(Ký, họ tên)

Cty CP sợi Phú Bài- 1P01

Cty Dệt may Hải phòng
1H08
Cty Dệt may Hải phòng
1h08
Cty Dệt may Hải phòng
1H08

133113 3313

133110C 3310

1562 3310

13.645.304

133110C 3310

682.265

Tổng cộng: 88.443.735.354
Ngày 31 tháng 12 năm 2005

Kế toán trởng
(Ký, họ tên)

Biểu 6 : Nhật ký mua hàng

21

9.828.000

1.126.488

Giám đốc
(Ký, họ tên, ®ãng dÊu)


Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Sổ nhật ký chi tiỊn

Chøng tõ
…
27/10

…
PC 1338

28/10

PC 1339

28/10
…
30/10

PC 1340
…
PC 1350

30/10
30/10
…

PC 1351
PC 1352
…

Tõ ngµy 01/10/2005 đến ngày 30/12/2005
Đơn vị tính: đồng
Diễn giải

TK nợ
TK
Số phát sinh
có
.
Thanh toán gốc tiền vay
ngày 24/6/05-V04
Thanh toán tiền hàng cho
sợi Phú Bài 1P01
Trả tiền hoá chất Pn302

Thanh toán tiền mua xăng
Cty PCTY
Chi tiếp khách
Tạm ứng mua loa âm ly


31113

1111

29.000.000

3313

1111

40.000.000

3311

6427

1111

1111

11.968.000

190.909

6428
141


1111
1111


698.000
21.960.000


Tổng cộng: 74.950.314.379
Ngời ghi sổ
(Ký, họ tên)

Ngày 31tháng 12 năm2005

Kế toán trởng

(Ký, họ tên)

Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu 7: Nhật ký chi tiền
Cuối kỳ kinh doanh, kế toán căn cứ vào nhật ký mua hàng, nhật ký
chi tiền để ghi vào Sổ cái tài khoản 3313 và 331. Sổ cái các tài khoản này
đợc đối chiếu với Bảng tổng hợp thanh toán với ngời bán ( Biểu 5).

Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Sổ cái tài khoản

Tài khoản: 3313- Phải trả ngời bán trung tâm 3
Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005
Số d có đầu kỳ: 1.475.326.732 đ
Chứng từ

Diễn giải

TK đ/

22

Số ph¸t sinh


Ngày

Nợ

Số

01/10
01/10
01/10

PN 293
PN 293
PN 295





25/10
25/10

PN 328
PN 328





28/10

PC1339

31/12
31/12
31/12
31/12
31/12
31/12
31/12

PKT46
PKT47
PKT48
PKT49
PKT50
PKT51
PKT52

Mua CT dệt Hà nam- 2H02
15613
Thuế hàng dệt Hà nam- 2H02
133113
HTX May CN Sông Hơng- 15613
2S06


Mua CTCP sợi Phú Bài-1P01
15613

Thuế gtgt hàng sợi Phú Bài 133113
1P01


Thanh toán tiền hàng cho
1111
CTCP sợi Phú Bài


Đối trừ công nợ 2S06
1313
Đối trừ công nợ 2T16
1313
K/c đối trừ CN 5D01
1313
K/c số lẻ 1N07
635
K/c số lẻ 1V08
635
Đối trừ CN 1T03
1313
K/c đối trừ CN 2P18
1313

Có
34.448.452
3.444.845
320.000

98.280.000
9.828.000


40.000.000
14.332.878
2.299.000
258.487.086

1.198.506.530
35.100.866

Tổng phát sinh nợ: 8.869.465.380
Tổng phát sinh có: 9.420.674.395
Số d có cuối kỳ:2.206.535.747

Kế toán trởng
(Ký, đóng dấu)

Ngày 31 tháng 12 năm2005
Biểu 8: Sổ cái tài khoản 3313

23

Ngời ghi sỉ

(Ký, hä tªn)

…

759
1


Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Sổ cái tài khoản

Tài khoản: 331- Phải trả ngời bán
Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005
Số d có đầu kỳ: 7.253.842.288
Chứng từ
Ngày

TK đ/

Số phát sinh
Nợ

Số





25/10

PN 328

26/10

PN 329

26/10

PN 329


28/10


PC1339





25/10

Diễn giải

PN 328


Mua CTCP sợi Phú Bài1P01
Thuế gtgt hàng sợi Phú Bài

1P01

Mua hàng Cty Dệt Đà
nẵng- 1D03
Thuế gtgt hàng Dệt Đà
nẵng- 1D 03


15613



Có

98.280.000

133113

9.828.000

15611

60.067.936

133111

6.006.794

Thanh toán tiền hàng cho
1111
CTCP sợi Phú Bài



Cộng






40.000.000
96.333.511.135

Số d có cuối kỳ: 14.048.898.711
Ngày 31 tháng 12 năm2005

Kế toán trởng
(Ký, đóng dấu)

Ngời ghi sổ
(Ký, họ tên)

Biểu 9: Sổ cái tài khoản 331

24

3.128.567.558


2- hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa Công ty với ngời mua về vật t,
hàng hoá dịch vụ. Quan hệ thanh toán có thể diễn ra theo phơng thức trả
chậm hoặc thu tiền ngay hoặc khách hàng ứng trớc tiền.
Việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng đối với
cả nhà quản lý và các đối tợng quan tâm.
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quá trình giao dịch với ngời
mua, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- chứng từ về bán hàng nh hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng,
phiếu xuất kho,
- chứng từ về thanh toán gồm phiếu thu, giấy báo có,
Các chứng từ này đợc mà hoá tự động trong máy.
2.1 Hạch toán chi tiết với khách hàng
Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với ngêi mua, kÕ to¸n thanh
to¸n më Sỉ chi tiÕt thùc hiện việc theo dõi công nợ với từng khách hàng
theo từng lần phát sinh nợ và số còn phải thu qua quá trình thu hồi nợ. Sổ
chi tiết tài khoản này đợc mở theo từng mà khách hàng của từng bộ phận
kinh doanh.Việc theo dõi này đợc thực hiện bằng máy vi tính, kế toán
nhập số liệu vào máy và máy tự động xử lý số liệu.
Với mỗi khách hàng có quan hệ thanh toán thờng xuyên kế toán
theo dõi trên một cuốn sổ.
Với khách hàng có quan hệ thanh toán không thờng xuyên (vÃng
lai), kế toán theo dõi chung trên một cuốn sổ cùng với các khách hàng
vÃng lai khác.
Sau khi nhận chứng từ thanh toán công nợ của ngêi mua kÕ to¸n

thanh to¸n sÏ thùc hiƯn cËp nhËt các chứng từ về phát sinh công nợ để
máy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ theo từng mà khách hàng đà đợc
mà hoá trớc.
Cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy số
liệu tổng phát sinh Nợ, Có và chỉ tiêu d đầu kỳ của báo cáo trớc để tính ra
d cuối kỳ của từng khách hàng và lập Bảng tổng hợp thanh toán với khách
hàng cho từng phòng kinh doanh và toàn Công ty.
Hàng ngày, kế toán kiểm tra trên báo cáo tuổi nợ của khách hàng
xem khách hàng nào đà đến hạn thanh toán để tiến hành thanh toán với
khách hàng.
Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu yêu cầu thanh
toán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để làm thủ
tục thanh toán với khách hàng.
Khi nhận đợc các chứng tõ vỊ thanh to¸n cđa ngêi mua nh phiÕu thu, giấy
báo có,kế toán thanh toán tiến hành nhập phiếu kế toán về việc thanh
toán với ngời mua, lên Sổ chi tiết công nợ của khách hàng đó. Cuối tháng
máy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp thanh toán
với ngời bán theo nguyên tắc không đợc bù trừ.
* Trình tự hạch toán chi tiết
Để thấy đợc rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ
thực tế cụ thể.
Ví dụ 2: Ngày 30/12/2005 Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 theo hợp đồng
45859 bán mặt hàng chỉ màu 60/3- 5000m, 1000 chiếc với đơn giá cả
VAT là 8729 đồng/ chiÕc cho C«ng ty ViƯt An –2V02. C«ng ty ViƯt An
thanh toán luôn số tiền hàng bằng tiền mặt khi nhận hàng.
Chứng từ phiếu xuất kho trong bán hàng nh sau:
Đơn vị:

25