Luận văn tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương

LI M U
Sự tồn tại và phát triển của nền kinh tế hàng hoá gắn liền với sự tồn tại của
vốn bằng tiền, vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề cho hoạt động của nền kinh tế
nói chung và của doanh nghiệp nói riêng. Đây cũng là phơng tiện lu thông và phơng tiện thanh tán giữa các chủ thể không chỉ trong nớc mà còn cả với nớc
ngoài. Do đó quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp đòi hỏi
công tác quản lý phải hết sức chặt chẽ và khoa học.
Hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền phụ thuộc rất lớn vào trình độ
quản lý và sử dụng chúng. Đây cũng là bộ phận rất dễ xảy ra gian lận, sai sót, dễ
bị tham ô, lợi dụng, mất mát.
Vì vật việc tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền là hết sức quan trọng
nhằm quản lý chặt chẽ và đa ra các thông tin đầy đủ chính xác về thực trạng và
cơ cấu vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinh
doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt đợc những thông tin kinh tế, đa ra các quy
định đầu t và kinh doanh sao cho hiệu quả nhất.
Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu cao nhất của mỗi doanh nghiệp là đạt
đợc mức lợi nhuận tối đa trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nhu cầu của thị trờng ngày càng cao và đa dạng, ngời tiêu dùng ngày càng khắt khe hơn. Điều đó
cho thấy để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trờng với điều kiện và
khả năng của mỗi Công ty là có hạn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng
đổi mới phơng thức kinh doanh nói chung và công tác hạch toán nói riêng, đặc
biệt là hạch toán vốn bằng tiền. Trong khi đó thực tế nớc ta đang trong giai đoạn
hoàn thiện chế độ kế toán doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng, việc quản lý và
hạch toán vốn bằng tiền vẫn còn không ít các thiếu sót, hiệu quả sử dụng vốn và
vốn bằng tiền còn thấp, cha khai thác hết tiềm năng của chúng để phục vụ sản
xuất kinh doanh, công tác hạch toán kế toán bị buông lỏng kéo dài.
Sau thời gian học tập lý luận tại trờng, dới sự hớng dẫn của cô giáo Nguyễn
Thị Nụ, em đã đến tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thơng. Nhận thấy tính bức xúc của vấn đề em đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài Tổ
chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cờng quản lý lu thông tiền tệ trong
kinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thơng.
Phơng pháp nghiên cứu là kết hợp lý luận với thực tiễn ở Tổng Công ty từ
đó rút ra các mặt tốt và các mặt tồn tại ở đây để tìm biện pháp giải quyết đề xuất
với Tổng Công ty trên cơ sở những kiến thực đã đợc trang bị trong nhà trờng.

Nội dung đề tài nghiên cứu gồm 3 phần.
Phần I - lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong các doanh
nghiệp.
Phần II - Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty giao nhận
kho vận ngoại thơng.
Phần III - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn

1


b»ng tiÒn t¹i Tæng C«ng ty giao nhËn kho vËn ngo¹i th¬ng.

2


Phần I
Lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng
tiền trong các doanh nghiệp
A-/

Những vấn đề chung về vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một loại tài sản tồn tại và đợc sử dụng ở mọi doanh nghiệp
mà tầm quan trọng của nó đợc ví nh mạch máu hay nhiên liệu cho sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp.
1-/ Khái niệm
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dới hình thái giá
trị bao gồm tiền mặt tại qũy, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Hay nói
cách khác, vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ đợc tồn tại trực tiếp dới
hình thái giá trị và có thể dễ dàng chuyển đổi đợc ngay thành tiền do đơn vị sở

hữu nh: tiền mặt bằng đồng bạc Việt Nam, tiền mặt bằng ngoại tệ, các loại vàng,
bạc, kim khí qúy, đá qúy, ngân phiếu, các loại tiền và tơng đơng tiền đang trên đờng đi (tiền đang chuyển) có giá trị nh tiền tức là có thể chuyển đổi đợc thành
tiền ngay.
2-/ Đặc điểm của vốn bằng tiền
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để
thanh toán đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua
sắm vật t hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán thu hồi
các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán
ngay của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lu động. Mặt khác vốn bằng
tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì nó là loại
vốn có tính luân chuyển cao cho nên nó là đối tợng của sự gian lận và ăn cắp. Do
vậy trong việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ
quản lý tiền tệ của Nhà nớc. Chẳng hạn tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp dùng
để chi tiêu hàng ngày không đợc vợt quá mức tồn qũy mà doanh nghiệp và ngân
hàng đã thỏa thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng
tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng.
3-/ Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền
Để có thể quản lý nội bộ vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trớc
hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ
này. Việc phân trách nhiệm này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng nh sự
móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt.
Chẳng hạn nh tách biệt nhiệm vụ giữa tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế
toán. Những nhân viên giữ tiền mặt không đợc tiếp cận với sổ sách và các nhân
viên không đợc giữ tiền mặt.
4-/ Quản trị vốn bằng tiền
Trong doanh nghiệp thờng có một lợng tiền dự trữ nhất định nào đó ngoài
việc sử dụng trong mục đích kinh doanh thông thờng nh mua sắm hàng hóa, vật
3

liệu thanh toán các chi phí cần thiết cho hoạt động bình thờng của doanh nghiệp
mà còn sử dụng vào mục đích khác nh:
+ Dự phòng: Có liên quan đến khả năng nhu cầu thu chi tiền mặt. Nếu khả
năng dự đoán cao thì nhu cầu tiền mặt dự phòng bất ngờ sẽ rất thấp. Một yếu tố
ảnh hởng đến dự phòng là khả năng vay mợn tiền mặt ngắn hạn một cách nhanh
chóng khi cần đến. Khả năng vay mợn tùy thuộc vào uy tín của doanh nghiệp đối
với ngân hàng tuy các tổ chức tín dụng khác.
+ Đầu cơ: Ngoài một số mục đích nêu trên, sự quản trị kinh doanh vốn
bằng tiền đòi hỏi phải duy trì một mức dự trữ tiền mặt khá rộng rãi vì các lý do
đặc biệt nh sau:
- Doanh nghiệp sẽ không phải chi ra một khoản tiền nếu không hởng chiết
khấu.
- Vì các tỷ số về khả năng thanh toán là tỷ số căn bản trrong lĩnh vực tín
dụng, doanh nghiệp phải có tỷ số này gần với tiêu chuẩn trung bình của doanh
nghiệp cùng nghành. Có uy tín cao doanh nghiệp có thể mua hàng với thời hạn
thuế chịu khá lâu và có thể vay dễ dàng các ngân hàng hay các tổ chức tín dụng
khác nhau.
Có tiền mặt rộng rãi doanh nghiệp có thể lợi dụng ngay các cơ hội về doanh
nghiệp.
+ Doanh nghiệp phải có một lực lợng vốn vừa đủ để ứng phó với các trờng
hợp bất ngờ nh: Hỏa hoạn chiến tranh thiên tai hay cạnh tranh về quảng cáo với
các doanh nghiệp khác.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp có một lợng tiền dự trữ đều nhằm một mục
đích hoạt động kinh doanh. Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải quản lý và sử
dụng tiền mặt nh thế nào để có hiệu quả nhất và khi đó cho phép tính toán chính
xác việc thu chi tiền mặt và các số d của chúng, ngăn ngừa hiện tợng mất mát do
trộm cắp hoặc gian lận, duy trì một khoản tiền mặt vào mọi thời điểm đủ để thực
hiện các khoản chi trả cần thiết phải có một số d hợp lý phòng khi bất trắc, ngăn
ngừa việc ứ đọng các khoản tiền mặt lớn trong tài khoản ngân hàng mà không
mang lại hiệu quả cao mà chỉ mang lại khoản thu nhập không đáng kể từ lãi suất

ngân hàng.
Việc quản lý vốn bằng tiền đôi khi chỉ đợc coi là biện pháp phòng ngừa tình
trạng gian lận lợi dụng trộm cắp. Tuy nhiên một hệ thống quản lý tốt sẽ giúp cho
doanh nghiệp đạt đợc các mục tiêu về kế toán chính xác các nghiệp vụ tiền mặt
và duy trì số d tiền mặt vừa đủ nhng không thừa.
+ Vốn bằng tiền đối với doanh nghiệp.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là một chu kỳ
đầu t hoàn vốn và tái đầu t. Việc tập hợp các khoản phải thu từ khách hàng,
doanh nghiệp lại có tiền để thanh toán vì vậy các tài sản lu động nói chung và
vốn bằng tiền nói riêng đợc quay vòng thông qua kinh doanh theo một chu kỳ
hoạt động.

4


Nếu một doanh nghiệp không có khả năng hoàn lại số tiền dới dạng vốn đã
đem đầu t một cách đủ nhanh để trả các món nợ khi đến hạn thì doanh nghiệp
phải đi vay hoặc lấy tiền mặt từ các nguồn khác mới đảm bảo đợc khả năng tồn
tại của mình.
Trong bảng cân đối kế toán mô tả toàn bộ tình hình tài chính của doanh
nghiệp tại một thời điểm nhất định trong thời kỳ tuần hoàn: Đầu t, hoàn vốn, đầu
t. Một bản kê khai tình hình thu chi cho thấy số tiền thu đợc từ các nguồn vào và
đợc tiêu dùng trong các hoạt động kinh doanh ra sao. Theo góc độ nào đó, số
phận của doanh nghiệp đợc thể hiện trong bảng kê khai tình hình thu chi tiền mặt
vì nó phản ánh rõ mỗi giai đoạn có doanh thu lớn hay nhỏ hơn chi phí các nguồn
đã sử dụng để sản sinh ra số doanh thu này.
Một bảng kê khai tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp ta hiểu vì
sao tình hình tài chính lại biến động trong giai đoạn đó và biến động nh thế nào?
Nó chỉ ra xuất xứ của các nguồn tài chính và việc sử dụng chúng vào những hoạt
động nào ? Do nắm bắt đợc các nguồn thu của doanh nghiệp cũng nh cách thức

sử dụng chúng trong kinh doanh chúng ta có thể giải đáp đợc các câu hỏi trọng
yếu nh: Các hoạt động thông thờng của doanh nghiệp có mang lại các thu nhập
cần thiết đủ để doanh nghiệp trang trải nợ nần hay không ? Có phải doanh
nghiệp hiện đang vay tiền để chi trả việc mua sắm những tài sản ... do hoạt động
sản xuất kinh doanh mang lại ? Một doanh nghiệp dù hoạt động có lãi sang vốn
lu động vẫn có thể trở nên không trả đợc nợ nần do tình trạng không đảm bảo đợc lợng tiền cần thiết.
+ Vốn bằng tiền đối với các nhà quản lý, phần lớn các doanh nghiệp thờng
soạn thảo một bảng kê khai về tình hình thu chi tiền mặt để giúp đỡ các chủ
doanh nghiệp quản lý, hoạch định và kiểm soát số d.
B-/

Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền của các doanh nghiệp.

I-/

luân chuyển chứng từ.

Để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về trạng thái và sự biến động của
tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh
doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng
chứng từ kế toán. Chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh
tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành.
Các loại chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền thờng xuyên vận
động sự vận động hay sự luân chuyển đợc xác định bởi các khâu sau:
+ Tạo lập chứng từ
+ Kiểm tra chứng từ.
+ Sử dụng chứng từ cho kinh tế nghiệp vụ và ghi sổ kế toán.
+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán
+ Lu trữ chứng từ.
+ Hết thời hạn lu trữ thì đem đi hủy.

5


II-/ Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền.

1-/ Nhiệm vụ
- Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình
hình chấp hành định mức tồn qũy tiền mặt. Thờng xuyên, đối chiếu tiền mặt tồn
qũy thực với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót trong việc quản lý
và sử dụng tiền mặt.
2-/ Nguyên tắc
- Hạch toán kế toán phải sử dụng đúng đơn vị đồng ngân hàng Việt Nam
để phản ánh các loại vốn bằng tiền.
- Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy tắc, quy định các chế
độ quản lý, lu thông tiền tệ của Nhà nớc.
- Mở sổ theo dõi các chi tiết từng ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng
Việt Nam quy đổi), từng loại vàng bạc đá qúy (theo số lợng, trọng lợng, độ tuổi,
kích thớc, giá trị...) giá dùng hạch toán ngoại tệ là giá thực tế (tỷ giá thực tế mua
vào do ngân hàng công bố với ngoại tệ, giá hóa đơn hoặc giá đợc thanh toán với
vàng bạc, đá qúy).
- Cuối kỳ thanh toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng, bạc... theo
giá trị tại thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.
III-/ Hạch toán tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp

1-/ Khái niệm
Trong mỗi doanh nghiệp đều có lợng tiền mặt tại qũy để phục vụ nhu cầu
chi tiêu trực tiếp hàng ngày của sản xuất kinh doanh.
Tiền mặt tại qũy bao gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam các loại ngoại tệ
trong két doanh nghiệp, ngân phiếu vàng, bạc, đá qúy trong két.

2-/ Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán tiền mặt.
Theo quy định số 1141 TC/QĐ/CĐKT hiện nay tài khoản để sử dụng hạch
toán tiền mặt tại qũy trong các doanh nghiệp ở Việt Nam là tiền mặt) TK - 111.
Tài khoản 111 - tiền mặt phản ánh tình hình tăng giảm tồn qũy tiền mặt
tại qũy các đơn vị. Việc hạch toán trên tài khoản này phải tuân theo các nguyên
tắc sau:
Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu vàng bạc kim đá qúy
thực tế nhập xuất qũy.
- Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc có chứng từ
nhập, xuất (với vàng bạc đá qúy) và có đủ chữ ký của ngời giao, ngời nhận, ngời
cho phép nhập xuất qũy.
- Hàng ngày thủ qũy phải thờng xuyên kiểm kê số qũy thực tế tiến hành đối
chiếu với số liệu của số qũy, số kế toán.
Kết cấu và nội dung tài khoản 111.

6


Bên nợ:
- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất.
- Số thừa qũy phát hiện khi kiểm kê.
Bên có:
- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất qũy
- Số thiếu hụt khi kiểm kê.
D nợ:
- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc... hiện còn tồn qũy.
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.
- 1111 Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu)
- 1112 Ngoại tệ (quy đổi theo tiền Việt Nam)
- 1113 Vàng bạc, đá qúy (theo giá trị thực tế0

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản
khác có liên quan.
3-/ Chứng từ sử dụng để hạch toán.
a. Phiếu thu (MS 01 - TT)
b. Phiếu chi (MS 02 - TT)
c. Ngoài phiếu thu, phiếu chi để hạch toán tài khoản 111 còn cần các chứng
từ gốc có liên quan khác kèm theo vào phiếu thu hoặc phiếu chi nh: phiếu đề
nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kê ngoại tệ,
vàng bạc, đá qúy, bảng kiểm kê qũy.
4-/ Hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt trên TK 111
* Hạch toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam
a. Hạch toán các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt
Nợ TK 111 (1111) Số tiền nhập qũy
Có TK 512 Số tiền bán sản phẩm, dịch vụ
Có TK 112 Rút thời gian ngắn hạn
Có TK 131 Thu tiền của ngời mua
Có TK 136 Các khoản thu từ nội bộ.
Có TK 138 Các khoản phải thu, cho vay, mợn đã thu đợc
Có TK 141Thu tiền tạm ứng thừa.
Có TK 144 Thu hồi các khoản ký cợc, ký qũy
Có TK 711 Thu từ các hoạt động tài chính.
Có TK 721 Các khoản thu bất thờng
7


Có TK 3381 Sổ kiểm kê thừa cha rõ nguyên nhân v.v...
b. Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt
Nợ TK 112 Gửi tiền vào TK tại ngân hàng
Nợ TK 331 Đặt trớc hoặc trả nợ cho các nhà cung cấp.
Nợ TK 136 Chi hộ, ứng trớc cho đơn vị nội bộ.

Nợ TK 144 Xuất ký cợc, ký qũy.
Nợ TK 138 Các khoản cho vay, cho mợn tạm thời, các khoản tiền thiếu
hụt phát hiện khi kiểm kê.
Nợ TK 141 Tạm ứng cho công nhân viên
Nợ TK 142 Các khoản chi phí trả trớc.
Nợ TK 151, 152, 153, 156 Mua vật t hàng hóa theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên.
Nợ TK 611 Mua vật t hàng hóa (phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Nợ TK 211, 213, 241 Chi XDCB, mua sắm TSCĐ.
Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền nợ vay đến hạn
Nợ TK 333 Nộp thuế và các khoản khác.
Nợ TK 334 Thanh toán lơng và các khoản khác cho ngời lao động v.v...
Có TK 111 (1111) Số tiền mặt thực xuất qũy.
Để góp phần thúc đẩy sản xuất, mở rộng lu thông hàng hóa và dịch vụ,
khuyến khích phát triển nền kinh tế quốc dân, động viên một phần thu nhập của
ngời tiêu dùng vào ngân sách Nhà nớc với việc ra đời của luật thuế giá trị gia
tăng đợc áp dụng từ ngày 1/1/99 theo luật số 02/1997/QH, tại các doanh nghiệp
phải tiến hành hạch toán thuế giá trị gia tăng tùy thuộc vào đơn vị đó là đối tợng
chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế hay phơng pháp trực tiếp
TK 113, TK 3331 đợc sử dụng để theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra
cho doanh nghiệp là đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.
* Hạch toán thu, chi ngoại tệ
Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về thu,
chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng
đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng. Ngân hàng Việt Nam. Ngoài ra, nguyên tệ
phải đợc theo dõi chi tiết trên TK 007 - Ngoại tệ các loại theo từng TK tiền
mặt, Tiền gửi ngân hàng, Tiền đang chuyển và trên sổ kế toán chi tiết công
nợ phải thu, phải trả.
Đối với nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí, doanh thu, vật t, hàng
hóa, tài sản cố định... Tại thời điểm phát sinh phải quy đổi theo giá mua thực tế

của ngân hàng để ghi sổ. Đối với những đơn vị có nhiều nghiệp vụ phát sinh phải
quy đổi theo giá mua thực tế của ngân hàng để ghi sổ. Đối với những đơn vị có
nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, cần xác định tỷ giá hạch toán
8


để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng, tiền đang chuyển, các tài khoản thuộc công nợ phải thu, công nợ phải trả.
Tốt nhất nên sử dụng giá mua thực tế của Ngân hàng làm tỷ giá thực tế đợc hạch
toán vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá. Đồng thời, cuối kỳ tiến hành đánh giá lại
số d của các TK nói trên theo tỷ giá mua của Ngân hàng với tỷ giá phản ánh trên
sổ kế toán cũng để số d trên báo cáo tài chính, đến kỳ sau ghi bút toán ngợc để
xóa số d.
Về nguyên tắc, số d cuối kỳ TK 413 đợc dùng để bù đắp thiếu hụt cho
chênh lệch tỷ giá ở kỳ sau hoặc niên độ kế toán tiếp theo (trong trờng hợp không
lập dự phòng giảm giá ngoại tệ) nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp không ăn vào
vốn. Tuy nhiên, tùy theo quy định cụ thể của chế độ tài chính, trong từng thời kỳ
khác nhau, phần chênh lệch này có thể đợc xử lý coi nh thu hoặc chi về hoạt
động tài chính hoặc ghi tăng vốn kinh doanh.
Trờng hợp các đơn vị có ít nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì có
thể không dùng tỷ giá hạch toán mà sử dụng tỷ giá thực tế mua vào của Ngân
hàng tại thời điểm phát sinh. Khi tỷ giá thay đổi, phải điều chỉnh kịp thời và
phản ánh vào TK 413 nh trên. Riêng đối với các đơn vị chuyên kinh doanh ngoại
tệ, mọi nghiệp vụ mua bán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá
mua thực tế phải trả. Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá mua thực tế
phải trả. Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán ngoại tệ đợc hạch
toán vào thu hoặc chi của hoạt động tài chính.
* Phơng pháp hạch toán ngoại tệ cụ thể nh sau:
a. Các nghiệp vụ phát sinh tăng ngoại tệ.
- Doanh thu bán hàng, cung cấp lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 111 (112) Doanh thu tính theo tỷ giá hạch toán
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch do quy đổi tỷ giá
Có TK 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
gia tăng).

Có TK 511 Doanh thu theo tỷ giá thực tế (giá cha có thuế giá trị

Số thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp đợc xác định nh sau:
- Thu tiền ngời mua còn nợ (theo tỷ giá hạch toán)
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 131
- Mua ngoại tệ bằng tiền Việt Nam
Nợ TK 111 (1112) Quy đổi theo tỷ giá hạch toán
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch tỷ giá

9


Có TK 1111, 1121, 331 Số tiền chi mua thực tế
- Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ
Nợ TK 111 (1112) Tính theo tỷ giá hạch toán
Có các TK liên quan (131, 136, 141, 144, 138...)

tế.

- Cuối kỳ, nếu tỷ giá ngoại tệ tăng
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 413 Phần chênh lệch tăng
b. Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm ngoại tệ
- Xuất mua vật t, hàng hóa

Nợ TK liên quan (151, 152, 153, 156, 211, 133...) Tính theo tỷ giá thực
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lêch
Có TK 111 (1112) Ngoại tệ xuất tính theo tỷ giá hạch toán
- Xuất bán ngoại tệ
Nợ TK 111 (1111), 112 (1121), 131 Giá bán thực tế
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch
Có TK 111 (1112) Số ngoại tệ xuất bán theo tỷ giá hạch toán
- Trả vốn góp liên doanh bằng ngoại tệ
Nợ TK 411 Tính theo tỷ giá thực tế
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch
Có TK 111 (1112) Số chỉ trả tính theo tỷ giá hạch toán.
- ứng trớc cho nhà cung cấp, chi trả tiền vay, nợ;
Nợ các TK liên quan 331, 311, 315, 341 ...
Có TK 111 (1112) Số chi trả theo tỷ giá hạch toán
- Cuối kỳ nếu tỷ giá ngoại tệ giảm
Nợ TK 413
Có TK 111 (1112)
Lu ý: Số nguyên tệ tăng, giảm phải đợc ghi ở TK 007
+ Khi thu: Nợ 007
+ Khi chi: Có 007

5-/ Hạch toán nhập, xuất vàng bạc, kim loại, đá qúy
Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, phát sinh các nghiệp vụ liên quan
đến vàng bạc, kim loại qúy hiếm sẽ đợc theo dõi trên TK 111 (1113); còn với đơn
vị kinh doanh vàng bạc, đá qúy thì không phản ánh ở TK này mà phản ánh ở TK
156. Giá của vàng bạc, đá qúy đợc tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá đợc thanh toán). Các loại vàng bạc, đá qúy nhập theo giá nào thì xuất theo giá đó.
10


Khi tính giá xuất, có thể sử dụng giá bình quân gia quyền hay giá thực tế từng

lần nhập (nhập trớc, xuất trớc hoặc nhập sau, xuất trớc). Tuy nhiên do vàng bạc,
đá qúy có giá trị cao và thờng có tính tách biệt nên tốt nhất khi hạch toán, cần sử
dụng phơng pháp đặc điểm riêng. Theo phơng pháp này, khi mua vàng bạc, đá
qúy cần có các thông tin nh ngày mua, số tiền phải trả, tên ngời bán, đặc điểm
vật chất, (kích cỡ, trọng lợng, mẫu mã, màu sắc, độ tuổi...)
- Đối với các nghiệp vụ tăng vàng bạc, đá qúy, ghi:
Nợ TK 111 (1113) Số vàng bạc, đá qúy tăng theo giá thực tế.
Có TK 111 (1111), 112 (1121) Số tiền chi mua thực tế.
Có TK 511 Doanh thu bán hàng thực tế
Có TK 144, 138 Thu hồi các khoản ký cợc, ký qũy, cho vay
Có TK 411 Nhập góp vốn liên doanh, tăng thởng, cấp phát.
.............................
IV-/ Hạch toán tiền gửi ngân hàng.

Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào
ngân hàng (hoặc kho bạc hay Công ty tài chính). Khi cần chi tiêu, doanh nghiệp
phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng
đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng bạc, đá qúy). Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là các giấy
báo Có, báo Nợ hoặc bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy
nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi...). Hàng ngày, khi nhận
đợc chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng
từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời. Nếu cuối tháng vẫn
cha xác định đợc nguyên nhân thì chuyển vào bên Nợ TK 138 hoặc bên Có TK
338 (lấy số liệu Ngân hàng làm chuẩn). Sang tháng sau, khi tìm đợc nguyên
nhân sẽ điều chỉnh.
Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của tiền gửi Ngân hàng
(kho bạc hay Công ty tài chính), kế toán sử dụng TK 112 Tiền gửi Ngân hàng.
Bên Nợ:
- Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng

- Các khoản chênh lệch so với Ngân hàng cha rõ nguyên nhân.
Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng ra và số chênh lệch so với Ngân
hàng cha rõ nguyên nhân
D Nợ: Số tiền hiện còn gửi lại Ngân hàng
TK 112 gồm 3 tiểu khoản:
1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
1123 Vàng bạc, đá qúy
11


Phơng pháp hạch toán trên TK 112 tơng tự với TK 111 đã trình bày ở trên.
Tuy nhiên, có một vài khác biệt sau:
- Số lợi tức về tiền gửi đợc hởng.
Nợ TK liên quan (111, 112)
Có TK 711
- Số chênh lệch so với số liệu của Ngân hàng đến cuối tháng cha xác định
đợc nguyên nhân.
+ Nếu số liệu Ngân hàng lớn hơn số liệu của kế toán
Nợ TK 112
Có TK 338 (3381)
ghi:

Sang tháng sau, khi đã xác định đợc nguyên nhân, tùy theo từng trờng hợp
Nợ TK 3381 Số chênh lệch đợc xủa lý
Có TK 112 Nếu do Ngân hàng ghi nhầm
Có các TK liên quan (511, 131, 711, 721...) Nếu do kế toán ghi thiếu.
+ Nếu số liệu Ngân hàng nhỏ hơn số liệu kế toán, ghi số chênh lệch:
Nợ TK 138
Có TK 112

- Khi xác định đợc nguyên nhân
Nợ TK 112 Nếu do Ngân hàng ghi thiếu

Nợ các TK liên quan (511, 711, 721, 331...) Nếu do kế toán doanh
nghiệp ghi thừa.
Có TK 138 (1381) Xử lý số chênh lệch
V-/

Hạch toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân
hàng, Kho bạc hoặc đã gửi qua Bu điện để chuyển cho Ngân hàng hay ngời đợc
hởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi
tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo hay bảng sao
kê của Ngân hàng. Theo quy định, các loại tiền Việt Nam và ngoại tệ sau đây đợc hạch toán vào tiền đang chuyển (đang trong thời gian làm thủ tục thanh toán,
chuyển khoản).
- Thu tiền mặt, séc, ngân phiếu nộp thẳng cho Ngân hàng.
- Chuyển tiền qua Bu điện để cho Ngân hàng hay các đối tợng khác.
- Thu tiền hàng nộp thuế ngay cho Kho bạc Nhà nớc, không nhập qũy (giao
tay ba giữa doanh nghiệp, ngời mua và kho bạc).
Các khoản tiền đang chuyển đợc theo dõi trên TK 113 - Tiền đang chuyển.
12


Bên Nợ: Các khoản tiền đang chuyển tăng thêm trong kỳ
Bên Có: Số tiền đang chuyển đã đến tay đối tợng đợc hởng.
D Nợ: Số tiền đang chuyển còn đang trong thời gian làm thủ tục.
TK 113 gồm 2 tiểu khoản
1131 Tiền Việt Nam
1132 Ngoại tệ.

Phơng pháp hạch toán cụ thể nh sau:
- Thu tiền hàng, tiền nợ, tiền ứng trớc của ngời mua ... bằng tiền mặt, bằng
séc không nhập qũy mà nộp thẳng vào Ngân hàng, cha nhận đợc báo Có.
Nợ TK 113
Có TK 511 Doanh thu bán hàng
Có TK 131 Thu nợ ngời mua hoặc tiền ứng trớc.
- Xuất tiền mặt gửi vào Ngân hàng hay chuyển qua Bu điện nhng cha nhận
đợc giấy báo của Ngân hàng hay ngời đợc hởng.
Nợ TK 113
Có TK 111
- Chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi vào Ngân hàng đến cho đối tợng khác
nhng cha nhận đợc giấy báo hay bảng sao kê của Ngân hàng.
Nợ TK 113
Có TK 112
kỳ.

- Nhận đợc giấy báo của Ngân hàng, của Bu điện số tiền đang chuyển trong
Nợ TK 112 Chuyển vào TK tiền gửi tại Ngân hàng
Nợ TK 331 Thanh toán hoặc đặt trớc cho ngời cung cấp
Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền vay, nợ
Có TK 113 Số tiền đang chuyển đã đến tay ngời nhận.

VI-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền.

Tổ chức sổ kế toán là biểu hiện sự tổ chức hệ thống sổ kế toán để thực hiện
các công việc kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lợng các mẫu sổ, kết cấu
từng loại sổ, trình tự và phơng pháp ghi chép từng loại sổ... sao cho đảm bảo tính
thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. Mỗi
một doanh nghiệp phải tự lựa chọn và mở một hệ thống sổ kế toán chính thức
theo một trong các hình thức sổ kế toán quy định thực hiện ghi chép đúng quy

định từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc niên độ kế toán.
Hiện tại chế độ kế toán nớc ta quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán:
Hình thức nhật ký chung, hình thức nhật ký sổ cái, hình thức chứng từ ghi sổ,
13


hình thức nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức có trình tự ghi chép mẫu sổ, u nhợc
điểm khác nhau nhng em xin trình bầy sổ sách hạch toán vốn bằng tiền theo hình
thức chứng từ ghi sổ.
1-/ Ưu nhợc điểm của hình thức chứng từ ghi sổ.
- Ưu điểm: Có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp, thuận tiện cho
việc sử dụng máy vi tính.
- Nhợc điểm: Ghi chép còn trùng lặp nhiều.
2-/ Nguyên tắc hạch toán
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ
kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, các chỉ tiêu quản
lý kinh tế tài chính để lập các báo cáo tài chính.
3-/ Sổ sách để hạch toán
Bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết.
4-/ Trình tự ghi sổ
Sơ đồ trình tự kế toán vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Chứng từ gốc:
- Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo nợ, giấy báo có

Sổ đăng ký
chứng từ ghi

sổ

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK 111, 112, 113

14

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu


phần II
tình hình tổ chức và hạch toán vốn bằng tiền
tại tổng công ty giao nhận kho
vận ngoại thơng
A-/ Đặc điểm chung về tình hình sản xuất kinh doanh
của Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thơng:
1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
Ngày 13/8/1970, theo quyết định của Bộ Ngoại thơng, cục kho vận kiêm
Tổng công ty vận tải ngoại thơng đợc tách thành hai đơn vị Cục kho vận kiêm
Tổng công ty giao nhận Ngoại thơng và Tổng công ty vận tải Ngoại thơng. Ngày
24/4/1976 theo quyết định của Bộ Ngoại thơng đợc đổi tên thành Tổng công ty
giao nhận kho vận Ngoại thơng. Công ty có tên giao dịch quốc tế là Việt Nam
foreign trade forwading and warehousing corpration với tên tắt là
Vietrans.
Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thơng đợc Bộ Thơng mại xác định là
đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân có tài khoản tiền Việt Nam và
ngoại tệ tại Ngân hàng (Viet combank) và có con dấu riêng để giao dịch, đóng

trụ sở chính tại 13 Lý Nam Đế Hà Nội, có chi nhánh là Công ty giao nhận kho
vận Ngoại thơng Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, TP. HCM, Ban
giao nhận Nghệ Tĩnh.
Công ty có chức năng cụ thể là: Tổ chức chuyên chỉ hàng hoá bằng đờng
biển đờng sông, đờng sắt đờng bộ, đờng không, tiến hành các dịch vụ vận tải,
giao nhận, gói hàng lu kho bảo quản, chia hàng lẻ, tổ chức chuyên chở hàng nớc
ngoài quá cảnh lãnh thổ Việt Nam, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế, thơng
mại thông qua việc lựa chọn các phơng thức vận tải hợp lý trên lãnh thổ Việt
Nam và lãnh thổ các nớc ngoài, ngoài ra Công ty còn mở rộng quan hệ liên kết
liên doanh trong nớc và nớc ngoài trong công tác giao nhận vận chuyển bảo quản
hàng hoá xuất nhập khẩu hàng quá cảnh, kho ngoại quan xí nghiệp liên doanh
Bông Sen LOTUS tự làm hoặc nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, làm đại lý cho các
hàng tàu nớc ngoài theo các hợp đồng đại lý tiến hành kinh doanh vận tải Công
ty và dịch vụ chuyển phát nhanh, bảo đảm thực hiện đúng đắn chế độ chính sách
và pháp luật Nhà nớc đảm bảo tính hiểu quả trong kinh doanh.
Công ty phải xây dựng kế hoạch và tổ chức và thực hiện các dịch vụ kinh
doanh của Công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và hoạt
động kinh doanh của Công ty.
Bảo đảm việc bảo toàn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn đảm bảo tự trang
trải về tài chính, sử dụng hợp lý theo đúng chế độ và có hiệu quả giữa các nguồn
vốn đó làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc.
Mua sắm xây dựng bổ xung và thờng xuyên cải tiến hoàn thiện các phơng
tiện vật chất kỹ thuật của Công ty hoặc thông qua các liên doanh liên kết để thực
hiện việc giao nhận chuyên chở hàng hoá bằng các phơng thức tiên tiến hợp lý,
15


trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở chuyển tải lu kho bãi
giao nhận hàng hoá đảm bảo cho khách hàng thuộc phạm vi trách nhiệm của
Công ty. Nghiên cứu tình hình thị trờng dịch vụ giao nhận kho vận kiến nghị cải

tiến biểu cớc, giá cớc của các tổ chức vận tải có liên quan theo cơ chế hiện hành,
đề ra các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi giữa đôi bên khi ký kết hợp
đồng nhằm thu hút khách hàng đem công việc đến để củng cố và nâng cao tín
nhiệm của Vietrans trên thị trờng quốc tế.
Bằng nỗ lựcc án bộ nhân viên Công ty trong việc thực hiện kinh doanh,
Tổng công ty đã đạt đợc một số kết quả khả quan thể hiện ở một số chỉ tiêu nh
sau:
- Về vốn kinh doanh chỉ tiêu vốn kinh doanh của Công ty:
Đơn vị: đồng.
Các chỉ tiêu
1. Vốn ngân sách cấp.
2. Vốn tự bổ xung.
3. Vốn liên doanh.
Tổng cộng

1996
8,774,700,000
21,842,405,777
49,480,815,000
80,097,920,777

1997
8,774,700,000
21,842,405,777
49,480,815,000
80,097,920,777

1998
8,774,700,000
21,842,405,777

49,480,815,000
80,097,920,777

Ngoài vốn Nhà nớc cấp doanh nghiệp huy động vốn để kinh doanh bằng
các cách huy động vốn trong nớc, vốn của Ngân hàng, các cá nhân,... huy động
nớc ngoài, liên doanh với TNT nhằm bổ xung vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu về tình hình về lao động
Chỉ tiêu
1. Tổng số lao động (ngời)
2. Thu nhập BQ tháng (đ)

1996

645
1.267.000

1997

617
1.300.000

1998

617
1.405.000

Về tình hình kinh doanh của Công ty
Đơn vị tính: đồng.
Các chỉ tiêu
1. Doanh chi

2. Tổng doanh thu
3. Tổng nộp ngân sách
4. Lợi tức trớc thuế
5. Tổng TS của Công ty

Năm 1997
27.243.653.120
36.793.657.029
6.859.427.284
3.380.328.004
100.942.700.864

Năm 1998
33.473.386.674
53.228.774.029
9.330.147.416
4.886.026.555
139.185.528.168

Nhìn vào các chỉ tiêu ở bảng trên ta thấy rằng hoạt động của Công ty năm
1998 so với 1997 là hiệu quả - thể hiện ở chỗ tổng doanh thu và tổng tài sản đều
tăng. Tổng doanh thu tăng là 30%, tổng tài sản là 28%. Lợi tức trớc thuế của
Công ty cũng tăng 22% đặc biệt Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với
Nhà nớc và làm lợi cho Nhà nớc.
2-/ Cơ cấu mạng lới kinh doanh và tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty:
Mạng lới kinh doanh của Công ty đợc trải rộng theo suốt chiều dài của đất
nớc. Trụ sở chính ở 13 Lý Nam Đế - Hà Nội các chi nhánh bao gồm ở Hải
Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nhà Trang, TP. HCM, các liên doanh bao gồm liên
doanh Lotus và liên doanh TNT các chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn
tự hạch toán độc lập và chịu sự chỉ đạo của trụ sở chính các phòng kinh doanh tại

16


trụ sở Hà Nội làm nhiệm vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá, thuê kho, lu kho,
đóng bảo hiểm và làm thủ tục hải quan.
Bộ máy quản lý của Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thơng bao gồm
Ban Giám đốc, khối văn phòng (gồm phòng tổ chức cán bộ, phòng tổng hợp,
phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu bản thân tên của chúng đã đủ nói lên
nhiệm vụ quản lý của từng phòng.
Ban Giám đốc Công ty là cấp quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm tiến hành
chung toàn bộ hoạt động của Công ty đây là nơi ra quyết định kinh doanh và
quyết định quản lý, trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban và các chi
nhánh. Tổng Giám đốc là ngời đứng đầu với hệ thống nội bộ và đại diện cho
Tổng công ty trong hoạt động đối ngoại. Phó Tổng Giám đốc là những ngời trợ
giúp Tổng giám đốc trong các hoạt động và có thể thay mặt Tổng giám đốc trong
một số trờng hợp mà quy định cho phép.
Nhiệm vụ của từng phòng ban quản lý cũng đợc phân ra rõ ràng phòng tổ
chức cán bộ chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự trong Công ty, bố trí công việc
và cơ cấu các phòng ban khác.
- Phòng pháp chế và quan hệ đối ngoại.
- Phòng xuất nhập khẩu: Làm thủ tục cho hàng hoá xuất nhập khẩu, uỷ thác
xuất nhập khẩu và các công việc
liên giám
quan đến
xuất nhập khẩu khác.
tổng
đốc
- Phòng hàng không: chịu trách nhiệm về công việc vận tải hàng không.
các phó tổng giám đốc
các

phòng
kinh
doanh

các
phòng
quản
lý

các trợ
lý tổng
giám
đốc

PHòNG PHáP CHế Và QUAN
Hệ ĐốI NGOạI

PHòNG HàNG KHÔNG

PHòNG TCCB

PHòNG TổNG HợP

CáC CHI NHáNH
- HảI PHòNG
- Đà NẵNG
- QUI NHƠN
- TP Hồ CHí
17 MINH

Liên
doanh
TNT

Liên
doanh
Lotus


3-/ Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty giao nhận kho vận
Ngoại thơng.
Bộ máy kế toán của Công ty nằm trong cơ cấu của phòng quản lý kinh tế.
Trởng phòng quản lý kinh tế kiêm kế toán trởng. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Công ty.
- Lựa chọn tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức
kinh doanh của Công ty.
Phòng kế toán ở Công ty có nhiệm vụ phản ánh kịp thời các biến động về
tài sản, vật t hàng hoá và vốn,... của các phòng kinh doanh tại trụ sở Hà Nội, các
chi nhánh, TP. Hồ Chí Minh, Nha Trang và tiếp nhận các quyết toán còn lại
nhằm thiết lập các báo cáo tài chính theo chế độ quy định phục vụ cho công tác
kế toán đợc chính xác đầy đủ,...
Tổ chức hớng dẫn thi hành kịp thời chế độ thể hệ tài chính Công ty có đội
ngũ cán bộ kế toán với trình độ tay nghề cao, khá đồng đều đã qua đào tạo
nghiệp vụ sử dụng thành thạo máy vi tính, kế toán máy và có đủ khả năng đảm
nhiệm công việc của mình.
Kế toán trởng có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công ty
tham mu giúp giám đốc quản lý tài chính lập quyết toán và các báo cáo nội bộ.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trởng, trong công tác quản
lý, lập báo cáo quyết toán - theo dõi tài sản cố định. Thực hiện hạch toán kế toán
bằng máy vi tính: Tổng hợp số liệu thành các bảng cân đối, số máy tính: dới sự

chỉ đạo của kế toán trởng.
Kế toán theo dõi thanh toán qua Ngân hàng, chịu trách nhiệm quản lý, theo
dõi và lập bảng biểu và tình hình tăng giảm số d tiền gửi Ngân hàng đồng thời
theo dõi các nghiệp vụ giao nhận vận tải.
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp, thanh toán tạm ứng, tài khoản 3388.
Kế toán các nghiệp vụ chi nhánh, nghiệp vụ vận tải quốc tế hàng không
công trình.
Kế toán theo dõi kho, đội xe, Marketing thanh toán với ngân sách.
Kế toán chuyên tiếp nhận công văn theo dõi về tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ
hàng không, chuyển tải.
Kế toán công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, theo dõi chi tiết tình hình nhập
xuất và phân phối công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu trong kỳ.
Thủ quỹ quản lý thu chi tồn tiền mặt.

18


- Các kế toán theo dõi trực tiếp tình hình hoạt động tại các chi nhánh và các
phòng kinh doanh cũng chịu sự chỉ đạo điều hành của phòng kế toán Tổng công ty.
Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, đa
vi tính vào hạch toán kế toán. Các yếu tố phục vụ cho công tác kế toán bao gồm:
Hệ thống chứng từ kế toán, gồm có: Các chứng từ về tiền lơng, các hoá đơn,
các chứng từ liên quan đến tiền tệ, chứng từ tài sản cố định và các chứng từ khác.
+ Chứng từ tiền lơng.
+ Bảng thanh toán tiền lơng, quyết định tuyển dụng lao động, quyết định hu
trí, hợp đồng lao động, phiếu nghỉ hởng BHXH, bảng chấm công, quyết định
tăng lơng, thanh toán làm thêm giờ.
+ Các hoá đơn:
Hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn tiền điện, nớc,...
+ Các chứng từ liên quan đến tiền tệ:

Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy
báo nợ, giấy báo có (tiền việt, ngoại tệ).
+ Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý
TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản đánh giá lại TSCĐ, quyết định
TSCĐ thiếu.
+ Các chứng từ khác: Bảng kê nộp thuế, nộp BHXH,...
- Hệ thống tài khoản kế toán:
Trớc đây doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành năm
1990, đến tháng 4 năm 1995 Công ty bắt đầu thử nghiệm và chính thức sử dụng
hệ thống tài khoản kế toán ban hành mới do Bộ Tài chính ban hành theo quyết
định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995.
Hệ thống tài khoản áp dụng hiện nay bao gồm:
Loại 1: Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn.
Nhóm 11:
TK 111

: Tiền mặt tại quỹ (Chi tiết theo các chi nhánh).

TK 112

: Tiền gửi ngân hàng (Chi tiết theo loại tiền và chi nhánh).

TK 113

: Tiền đang chuyển (Chi tiết theo loại tiền).

Nhóm 12:
TK 121

: Đầu t chứng khoán ngắn hạn.

Nhóm 13:
TK 131
và chi nhánh).
TK 133

: Phải thu khách hàng (Chi tiết theo các phòng kinh doanh
: Thuế GTGT đợc khấu trừ (Chi tiết theo chi nhánh).

19


TK 136

: Phải thu nội bộ.

TK 138

: Phải thu khác.

Nhóm 14:
TK 141

: Tạm ứng.

TK 142

: Chi phí trả trớc.

TK 144

: Thế chấp ký quỹ.

Nhóm 15:
TK 151

: Hàng mua đang đi đờng.

TK 152

: Nguyên vật liệu.

TK 153

: Công cụ, dụng cụ.

TK 154 : Chi phí SXKD (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi
nhánh Nha Trang, TP. HCM).
TK 156

: Hàng hoá.

TK 1561 : Hàng hoá tồn kho.
TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá.
TK 159

: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Loại 2:
Nhóm 21:

TK 2112 : Nhà cửa vật kiến trúc (Chi tiết theo nguồn).
TK 2114 : Phơng tiện vận tải (Chi tiết theo nguồn).
TK 2115 : Dụng cụ quản lý.
TK 214

: Hao mòn TSCĐ (Chi tiết theo cách phân loại TSCĐ hữu hình).

Nhóm 22:
TK 221

: Đầu t chứng khoán dài hạn.

TK 222

: Góp vốn liên doanh.

TK 228

: Đầu t dài hạn khác.

Nhóm 24:
TK 244 : Ký quỹ, ký cợc Việt Nam Airlines, dự thầu (Chi tiết theo
Hà nội & Sài Gòn).
Loại 3:
Nhóm 31:
TK 311

: Vay ngắn hạn ngân hàng.

TK 315

: Vay dài hạn ngân hàng.

20


Nhóm 33:
TK 331 : Thanh toán với ngời bán (Chi tiết theo các phòng kinh
doanh và các chi nhánh: Nha Trang, TP. Hồ Chí Minh).
TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra theo văn phòng và các chi nhánh.
TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu (Chi tiết theo văn phòng
Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang và TP. Hồ Chí Minh).
TK 3333 : Thuế xuất, thuế nhập khẩu.
TK 3334 : Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nhóm 34:
TK 334 : Phải trả công nhân viên.
TK 335 : Chi phí phải trả.
TK 3388 : Phải trả khác.
TK 3382 : Kinh phí công đoàn.
TK 3383 : Bảo hiểm xã hội.
TK 3384 : Bảo hiểm Y tế.
Loại 4:
Nhóm 41:
TK 4111 : Nguồn vốn cố định.
TK 4113 : Nguồn vốn lu động.
tự bổ xung).

TK 4117 : Nguồn vốn góp liên doanh (chi tiết theo pháp định và

TK 412

: Chênh lệch đánh giá lại tài sản.

TK 413

: Chênh lệch tỷ giá.

TK 414

: Quỹ phát triển kinh doanh.

TK 415

: Quỹ dự phòng tài chính.

TK 416

: Quỹ trợ cấp mất việc.

Nhóm 42:
TK 4211 : Lãi cha phân phối năm trớc.
TK 4212 : Lãi cha phân phối năm nay (chi tiết theo các phòng kinh
doanh, các chi nhánh, hoạt động kinh doanh TNT, lotus, hoạt động bất thờng).
Nhóm 43:
TK 4311 : Quỹ khen thởng.
TK 4312 : Quỹ phúc lợi.
Nhóm 44:
21

TK 4411 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản cấp phát.
TK 4412 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản tự bổ xung.
Nhóm 46:
TK 461

: Nguồn kinh phí.

TK 462

: Nguồn kinh phí (tiền nhà cán bộ công nhân viên).

Loại 5:
TK 511

: Doanh thu (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh).

Loại 6:
TK 632

: Giá vốn (Chi tiết theo phòng kinh doanh và chi nhánh).

TK 642

: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Loại 7:
TK 711

: Thu nhập hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh).

Loại 8:
TK 811

: Chi phí hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh).

Loại 9:
TK 911 : Kết quả kinh doanh (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và
các chi nhánh, liên doanh hoạt động bất thờng).
- Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức
kế toán Chứng từ ghi sổ, có các loại sổ sách nh: sổ đăng ký hoá đơn, sổ chi tiết
tài khoản, sổ xác định kết quả, phiếu kế toán, bảng tính và phân bổ khấu hao,
nhật biên quỹ thu, quỹ chi, ngân hàng,...
Trình tự ghi sổ tại Công ty:
Về cơ bản Công ty cũng tuân thủ chế độ và trình tự ghi sổ nh quy định.
Hàng năm căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra từ các phòng kinh doanh
và chi nhánh Nha Trang, TP. Hồ Chí Minh nộp lên, các kế toán viên ghi chép vào
sổ theo đúng chắc năng của mình. Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều đợc phản ánh kịp
thời, đầy đủ, đầu tiên là ghi vào sổ Đăng ký hoá đơn, tiếp theo là sổ chi tiết các
tài khoản kết thúc hàng quý. Kế toán viên tính toán xác định của các nghiệp vụ
kinh doanh đồng thời nhập các nhật biên dựa trên sự tổng hợp và đối chiếu với
các sổ chi tiết. Cuối cùng là viết các phiếu kế toán nhằm phục vụ cho việc lập
bảng cân đối tài khoản, khi lập kế toán tổng hợp luôn luôn phải đối chiếu với các
sổ chi tiết.
Đối với các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất
phân bổ, các chứng từ trớc hết tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau
đó lấy kết quả phân bổ ghi vào phiếu kế toán.
Số liệu cộng ở phiếu kế toán và bảng cân đối tài khoản đợc sử dụng để lập
các báo cáo tài chính.

22

Hệ thống báo cáo tài chính của công ty Vietrans.
- Các báo cáo định kỳ: Bảng cân đối tài sản, bảng kê nộp thuế, bảng cân đối
tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tình hình nộp ngân hàng, thuyết
minh báo cáo tài chính.
- Các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. Các dự toán kinh doanh báo cáo tình
hình kinh doanh của các đơn vị phòng ban.
B-/ Tình hình tổ chức hạch toán vốn bằng tiền ở công
ty Vietrans.
I-/

Nhân viên kế toán vốn bằng tiền:

1. Nhân viên kế toàn tiền mặt, theo dõi thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếu
thu, phiếu chi, theo dõi thu chi, số d cuối tháng đối chiếu với thủ quỹ.
2. Nhân viên kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi việc thanh toán qua ngân
hàng về tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,... và thờng
xuyên làm việc với ngân hàng đối chiếu với ngân hàng kiểm tra chứng từ và ghi
sổ sách.
II-/ Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản để hạch toán vốn bằng
tiền và sổ kế toán tại công ty Vietrans:

1-/ Các tài khoản để sử dụng hạch toán vốn bằng tiền:
TK 111 tiền mặt.
Chi tiết thành 3 TK cấp 2: TK 1111, TK 1112, TK 1113.
Phân loại theo văn phòng Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang, TP. HCM.
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.
Chi tiết thành 4 TK cấp 2:
TK 1121 - Tiền Việt Nam gửi ngân hàng.

TK 1122 - Tiền USD gửi ngân hàng.
TK 11222 - Tiền Franc pháp gửi ngân hàng.
TK 11229 - Tiền Rup Xô Viết.
Mỗi tiểu khoản đợc chi tiết thành các TK cấp 3 theo nơi gửi tiền, VD:
VietcomBank TW, VietcomBank HCM.
TK 113 - Tiền đang chuyển.
Chi tiết thành 2 TK cấp 2:
TK 1131 - Tiền đang chuyển VNĐ.
TK 1132 - Tiền đang chuyển USD.
2-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Vietrans:
Hình thức sổ sách sử dụng những từ ghi sổ.
Các sổ sách sử dụng nh: sổ chi tiết các TK 111,112, Nhật biên quỹ thu, quỹ
23


chi, nhật biên Ngân hàng, bút toán tập trung.
Các nhật biên chính là sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ sử dụng cho
hạch toán vốn bằng tiền, theo dõi đầy đủ mọi yếu tố từ nội dung nghiệp vụ, ngày
tháng, tài khoản đối ứng, phát sinh nợ có.
Kế toán thực hiện cập nhật số liệu từ các chứng từ vào máy tính, cuối kỳ in
ra bút toán tập trung quý.
III-/ Thực tế công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty
Vietrans:

1-/ Các khoản thu chi của Công ty:
Lu chuyển tiền mặt đợc chia thành dòng thu và dòng chi trong hoạt động
kinh doanh, hoạt động đầu t xây dựng cơ bản, hoạt đồng tài chính, cụ thể:
- Phát sinh từ hoạt động kinh doanh: thu từ các cấp dịch vụ giao nhận vận
tải lu kho, thu từ liên doanh và các chi nhánh chi cho cớc phí vận tải, lơng cho
cán bộ công nhân viên, dịch vụ mua ngoài,...

- Chi khác:
+ Phát sinh từ hoạt động đầu t cho xây dựng cơ bản và tài sản cố định.
Thu từ thanh lý TSCĐ thu khác chi mua sắm TSCĐ, sửa chữa, nâng cấp nhà cửa.
+ Phát sinh từ hoạt động tài chính: thu từ đầu t ngắn, dài hạn, lãi tiền vay và
tiền gửi ngân hàng. Chi lãi tiền vay, chi phí ngân hàng,...
2-/ Luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán:
Từ các chứng từ gốc, chứng từ ban đầu nh hợp đồng kinh doanh, biên bản
thanh lý, giấy đề nghị tạm ứng,... tuỳ theo yêu cầu khoản chi thu bằng tiền mặt
hay tiền gửi ngân hàng các nhân viên kế toán sẽ kiểm tra, lập phiếu thu, phiếu
chi hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng viết séc, uỷ nhiệm thu lập định khoản
trên phiếu thu, phiếu chi đa cho cán bộ phòng ký kế toán ghi sổ lu trữ
chứng từ.
3-/ Hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt:
a-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt tại quỹ:
Để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày tại két bạc của Công ty luôn
phải dự trữ một lợng tiền nhất định, các phòng kinh doanh muốn rút tiền với khối
lợng để phục vụ kinh doanh thì phải báo trớc cho thủ quỹ để rút tiền từ ngân
hàng về. Ngoài ra còn rất nhiều nội dung khác kế toán viết phiếu thu, một liên
giao cho ngời nộp tiền, một để lại cho thuỷ quỹ sau đó thủ quỹ chuyển cho kế
toán để ghi sổ.
Kế toán lập định khoản:
Nợ TK 111 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ thực tế tăng.
Có TK 112 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ.
Có TK 131 khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,...
24


VD: ngày 30/03/1999 chị Phạm Thị Đông của công ty Nestle nộp tiền cớc
vận tải ô tô bằng tiền mặt.
Kế toán tiền mặt viết phiếu thu:

Phiếu thu
Đơn vị : Vietrans
Địa chỉ : 13 Lý Nam Đế

Số: 200
Ngày 30/03/99
Nợ TK: 111
Có TK: 131

Mẫu số 01-TT
(QĐ số 1141-TC/QĐKĐKT
Ngày 1/11/95 của BTC

Họ tên ngời nộp tiền : Phạm Thị Đông.
Địa chỉ
: Công ty Nestle.
Lý do nộp
: Nộp tiền cớc vận tải ô tô.
Số tiền
: 24.000.000
(Hai mơi t triệu đồng chẵn)
Kèm theo:
Chứng từ:
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
Ngày 30/03/99
Thủ trởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)

Kế toán trởng

Ngời lập phiếu

Thủ quỹ

Ngời nộp

Kế toán sau khi viết phiếu thu đa cho những ngời liên quan ký, ngời nộp
tiền cầm phiếu thu đến nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ giữ lại liên 3 để ghi sổ quỹ
rồi giao cho kế toán để ghi sổ chi tiết TK 111. Các chứng từ đợc tập trung ở thủ
quỹ rồi giao cho kế toán có thể là hàng ngày hoặc vài ngày.
Chứng từ đợc kế toán ghi vào sổ chi tiết tháng 3 năm 1999
Định khoản:
Nợ TK 111
Có TK 131

24.000.000
24.000.000

Tài khoản 131 chi tiết 1314 phòng vận tải quốc tế.
b-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh giảm tiền mặt:
Hàng ngày căn cứ vào các kế hoạch thu chi, các giấy thanh toán, giấy đề
nghị tạm ứng làm hàng. Kế toán thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếu chi tiền,
chuyển cho kế toán trởng và thủ trởng đơn vị duyệt, liên 1 đợc lu lại cuống
phiếu, liên 2 đợc chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền, ký họ tên, ngời nhận tiền
ký tên. Chứng từ đợc chuyển cho kế toán ghi sổ chi tiết TK 111.
Định khoản:
Nợ TK 153
Nợ TK 141
Có TK 1111 - Tiền mặt tại quỹ thực chi.
Ví dụ minh hoạ: Ngày 26/03/1999 phòng giao nhận vận tải lĩnh khoản tiền

tạm ứng làm hàng vận chuyển lô máy cho Công ty thiết bị dợc. Kế toán viết

25