Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương.DOC

LờI Mở ĐầU
Sự tồn tại và phát triển của nền kinh tế hàng hoá gắn liền với sự tồn tại của
vốn bằng tiền, vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề cho hoạt động của nền kinh tế nói
chung và của doanh nghiệp nói riêng. Đây cũng là phơng tiện lu thông và phơng
tiện thanh tán giữa các chủ thể không chỉ trong nớc mà còn cả với nớc ngoài. Do
đó quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp đòi hỏi công tác quản
lý phải hết sức chặt chẽ và khoa học.
Hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản
lý và sử dụng chúng. Đây cũng là bộ phận rất dễ xảy ra gian lận, sai sót, dễ bị
tham ô, lợi dụng, mất mát.
Vì vật việc tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền là hết sức quan trọng
nhằm quản lý chặt chẽ và đa ra các thông tin đầy đủ chính xác về thực trạng và cơ
cấu vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinh
doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt đợc những thông tin kinh tế, đa ra các quy
định đầu t và kinh doanh sao cho hiệu quả nhất.
Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu cao nhất của mỗi doanh nghiệp là đạt đ-
ợc mức lợi nhuận tối đa trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nhu cầu của thị trờng
ngày càng cao và đa dạng, ngời tiêu dùng ngày càng khắt khe hơn. Điều đó cho
thấy để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trờng với điều kiện và khả
năng của mỗi Công ty là có hạn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng đổi
mới phơng thức kinh doanh nói chung và công tác hạch toán nói riêng, đặc biệt là
hạch toán vốn bằng tiền. Trong khi đó thực tế nớc ta đang trong giai đoạn hoàn
thiện chế độ kế toán doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng, việc quản lý và hạch
toán vốn bằng tiền vẫn còn không ít các thiếu sót, hiệu quả sử dụng vốn và vốn
bằng tiền còn thấp, cha khai thác hết tiềm năng của chúng để phục vụ sản xuất
kinh doanh, công tác hạch toán kế toán bị buông lỏng kéo dài.
Sau thời gian học tập lý luận tại trờng, dới sự hớng dẫn của cô giáo Nguyễn
Thị Nụ, em đã đến tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại th-
ơng. Nhận thấy tính bức xúc của vấn đề em đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài Tổ
chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cờng quản lý lu thông tiền tệ trong
kinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thơng.

Phơng pháp nghiên cứu là kết hợp lý luận với thực tiễn ở Tổng Công ty từ đó
rút ra các mặt tốt và các mặt tồn tại ở đây để tìm biện pháp giải quyết đề xuất với
Tổng Công ty trên cơ sở những kiến thực đã đợc trang bị trong nhà trờng.
1
Nội dung đề tài nghiên cứu gồm 3 phần.
Phần I - lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong các doanh
nghiệp.
Phần II - Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty giao nhận kho
vận ngoại thơng.
Phần III - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn
bằng tiền tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thơng.
2
Phần I
Lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng
tiền trong các doanh nghiệp
A-/ Những vấn đề chung về vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một loại tài sản tồn tại và đợc sử dụng ở mọi doanh nghiệp
mà tầm quan trọng của nó đợc ví nh mạch máu hay nhiên liệu cho sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp.
1-/ Khái niệm
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dới hình thái giá
trị bao gồm tiền mặt tại qũy, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Hay nói cách
khác, vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ đợc tồn tại trực tiếp dới hình thái
giá trị và có thể dễ dàng chuyển đổi đợc ngay thành tiền do đơn vị sở hữu nh: tiền
mặt bằng đồng bạc Việt Nam, tiền mặt bằng ngoại tệ, các loại vàng, bạc, kim khí
qúy, đá qúy, ngân phiếu, các loại tiền và tơng đơng tiền đang trên đờng đi (tiền
đang chuyển) có giá trị nh tiền tức là có thể chuyển đổi đợc thành tiền ngay.
2-/ Đặc điểm của vốn bằng tiền
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để thanh
toán đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm

vật t hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán thu hồi các
khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay
của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lu động. Mặt khác vốn bằng tiền là
loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì nó là loại vốn có
tính luân chuyển cao cho nên nó là đối tợng của sự gian lận và ăn cắp. Do vậy
trong việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý
tiền tệ của Nhà nớc. Chẳng hạn tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp dùng để chi tiêu
hàng ngày không đợc vợt quá mức tồn qũy mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa
thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì
doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng.
3-/ Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền
Để có thể quản lý nội bộ vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trớc hết
cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này.
Việc phân trách nhiệm này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng nh sự móc
ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt.
3
Chẳng hạn nh tách biệt nhiệm vụ giữa tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế
toán. Những nhân viên giữ tiền mặt không đợc tiếp cận với sổ sách và các nhân
viên không đợc giữ tiền mặt.
4-/ Quản trị vốn bằng tiền
Trong doanh nghiệp thờng có một lợng tiền dự trữ nhất định nào đó ngoài
việc sử dụng trong mục đích kinh doanh thông thờng nh mua sắm hàng hóa, vật
liệu thanh toán các chi phí cần thiết cho hoạt động bình thờng của doanh nghiệp
mà còn sử dụng vào mục đích khác nh:
+ Dự phòng: Có liên quan đến khả năng nhu cầu thu chi tiền mặt. Nếu khả
năng dự đoán cao thì nhu cầu tiền mặt dự phòng bất ngờ sẽ rất thấp. Một yếu tố
ảnh hởng đến dự phòng là khả năng vay mợn tiền mặt ngắn hạn một cách nhanh
chóng khi cần đến. Khả năng vay mợn tùy thuộc vào uy tín của doanh nghiệp đối
với ngân hàng tuy các tổ chức tín dụng khác.
+ Đầu cơ: Ngoài một số mục đích nêu trên, sự quản trị kinh doanh vốn bằng

tiền đòi hỏi phải duy trì một mức dự trữ tiền mặt khá rộng rãi vì các lý do đặc biệt
nh sau:
- Doanh nghiệp sẽ không phải chi ra một khoản tiền nếu không hởng chiết
khấu.
- Vì các tỷ số về khả năng thanh toán là tỷ số căn bản trrong lĩnh vực tín
dụng, doanh nghiệp phải có tỷ số này gần với tiêu chuẩn trung bình của doanh
nghiệp cùng nghành. Có uy tín cao doanh nghiệp có thể mua hàng với thời hạn
thuế chịu khá lâu và có thể vay dễ dàng các ngân hàng hay các tổ chức tín dụng
khác nhau.
Có tiền mặt rộng rãi doanh nghiệp có thể lợi dụng ngay các cơ hội về doanh
nghiệp.
+ Doanh nghiệp phải có một lực lợng vốn vừa đủ để ứng phó với các trờng
hợp bất ngờ nh: Hỏa hoạn chiến tranh thiên tai hay cạnh tranh về quảng cáo với
các doanh nghiệp khác.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp có một lợng tiền dự trữ đều nhằm một mục đích
hoạt động kinh doanh. Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải quản lý và sử dụng
tiền mặt nh thế nào để có hiệu quả nhất và khi đó cho phép tính toán chính xác
việc thu chi tiền mặt và các số d của chúng, ngăn ngừa hiện tợng mất mát do trộm
cắp hoặc gian lận, duy trì một khoản tiền mặt vào mọi thời điểm đủ để thực hiện
các khoản chi trả cần thiết phải có một số d hợp lý phòng khi bất trắc, ngăn ngừa
4
việc ứ đọng các khoản tiền mặt lớn trong tài khoản ngân hàng mà không mang lại
hiệu quả cao mà chỉ mang lại khoản thu nhập không đáng kể từ lãi suất ngân hàng.
Việc quản lý vốn bằng tiền đôi khi chỉ đợc coi là biện pháp phòng ngừa tình
trạng gian lận lợi dụng trộm cắp. Tuy nhiên một hệ thống quản lý tốt sẽ giúp cho
doanh nghiệp đạt đợc các mục tiêu về kế toán chính xác các nghiệp vụ tiền mặt và
duy trì số d tiền mặt vừa đủ nhng không thừa.
+ Vốn bằng tiền đối với doanh nghiệp.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là một chu kỳ
đầu t hoàn vốn và tái đầu t. Việc tập hợp các khoản phải thu từ khách hàng, doanh

nghiệp lại có tiền để thanh toán vì vậy các tài sản lu động nói chung và vốn bằng
tiền nói riêng đợc quay vòng thông qua kinh doanh theo một chu kỳ hoạt động.
Nếu một doanh nghiệp không có khả năng hoàn lại số tiền dới dạng vốn đã
đem đầu t một cách đủ nhanh để trả các món nợ khi đến hạn thì doanh nghiệp phải
đi vay hoặc lấy tiền mặt từ các nguồn khác mới đảm bảo đợc khả năng tồn tại của
mình.
Trong bảng cân đối kế toán mô tả toàn bộ tình hình tài chính của doanh
nghiệp tại một thời điểm nhất định trong thời kỳ tuần hoàn: Đầu t, hoàn vốn, đầu
t. Một bản kê khai tình hình thu chi cho thấy số tiền thu đợc từ các nguồn vào và
đợc tiêu dùng trong các hoạt động kinh doanh ra sao. Theo góc độ nào đó, số phận
của doanh nghiệp đợc thể hiện trong bảng kê khai tình hình thu chi tiền mặt vì nó
phản ánh rõ mỗi giai đoạn có doanh thu lớn hay nhỏ hơn chi phí các nguồn đã sử
dụng để sản sinh ra số doanh thu này.
Một bảng kê khai tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp ta hiểu vì sao
tình hình tài chính lại biến động trong giai đoạn đó và biến động nh thế nào? Nó
chỉ ra xuất xứ của các nguồn tài chính và việc sử dụng chúng vào những hoạt động
nào ? Do nắm bắt đợc các nguồn thu của doanh nghiệp cũng nh cách thức sử dụng
chúng trong kinh doanh chúng ta có thể giải đáp đợc các câu hỏi trọng yếu nh:
Các hoạt động thông thờng của doanh nghiệp có mang lại các thu nhập cần thiết
đủ để doanh nghiệp trang trải nợ nần hay không ? Có phải doanh nghiệp hiện đang
vay tiền để chi trả việc mua sắm những tài sản ... do hoạt động sản xuất kinh
doanh mang lại ? Một doanh nghiệp dù hoạt động có lãi sang vốn lu động vẫn có
thể trở nên không trả đợc nợ nần do tình trạng không đảm bảo đợc lợng tiền cần
thiết.
5
+ Vốn bằng tiền đối với các nhà quản lý, phần lớn các doanh nghiệp thờng
soạn thảo một bảng kê khai về tình hình thu chi tiền mặt để giúp đỡ các chủ doanh
nghiệp quản lý, hoạch định và kiểm soát số d.
B-/ Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền của các doanh nghiệp.
I-/ luân chuyển chứng từ.

Để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về trạng thái và sự biến động của tài
sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh
của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế
toán. Chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh và đã thực sự hoàn thành.
Các loại chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền thờng xuyên vận
động sự vận động hay sự luân chuyển đợc xác định bởi các khâu sau:
+ Tạo lập chứng từ
+ Kiểm tra chứng từ.
+ Sử dụng chứng từ cho kinh tế nghiệp vụ và ghi sổ kế toán.
+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán
+ Lu trữ chứng từ.
+ Hết thời hạn lu trữ thì đem đi hủy.
II-/ Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền.
1-/ Nhiệm vụ
- Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình
hình chấp hành định mức tồn qũy tiền mặt. Thờng xuyên, đối chiếu tiền mặt tồn
qũy thực với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót trong việc quản lý
và sử dụng tiền mặt.
2-/ Nguyên tắc
- Hạch toán kế toán phải sử dụng đúng đơn vị đồng ngân hàng Việt Nam
để phản ánh các loại vốn bằng tiền.
- Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy tắc, quy định các chế độ
quản lý, lu thông tiền tệ của Nhà nớc.
- Mở sổ theo dõi các chi tiết từng ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt
Nam quy đổi), từng loại vàng bạc đá qúy (theo số lợng, trọng lợng, độ tuổi, kích
thớc, giá trị...) giá dùng hạch toán ngoại tệ là giá thực tế (tỷ giá thực tế mua vào do
6
ngân hàng công bố với ngoại tệ, giá hóa đơn hoặc giá đợc thanh toán với vàng bạc,
đá qúy).

- Cuối kỳ thanh toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng, bạc... theo giá
trị tại thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.
III-/ Hạch toán tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp
1-/ Khái niệm
Trong mỗi doanh nghiệp đều có lợng tiền mặt tại qũy để phục vụ nhu cầu chi
tiêu trực tiếp hàng ngày của sản xuất kinh doanh.
Tiền mặt tại qũy bao gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam các loại ngoại tệ
trong két doanh nghiệp, ngân phiếu vàng, bạc, đá qúy trong két.
2-/ Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán tiền mặt.
Theo quy định số 1141 TC/QĐ/CĐKT hiện nay tài khoản để sử dụng hạch
toán tiền mặt tại qũy trong các doanh nghiệp ở Việt Nam là tiền mặt) TK - 111.
Tài khoản 111 - tiền mặt phản ánh tình hình tăng giảm tồn qũy tiền mặt tại
qũy các đơn vị. Việc hạch toán trên tài khoản này phải tuân theo các nguyên tắc
sau:
Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu vàng bạc kim đá qúy
thực tế nhập xuất qũy.
- Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc có chứng từ
nhập, xuất (với vàng bạc đá qúy) và có đủ chữ ký của ngời giao, ngời nhận, ngời
cho phép nhập xuất qũy.
- Hàng ngày thủ qũy phải thờng xuyên kiểm kê số qũy thực tế tiến hành đối
chiếu với số liệu của số qũy, số kế toán.
Kết cấu và nội dung tài khoản 111.
Bên nợ:
- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất.
- Số thừa qũy phát hiện khi kiểm kê.
Bên có:
- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất qũy
- Số thiếu hụt khi kiểm kê.
D nợ:
7

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc... hiện còn tồn qũy.
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.
- 1111 Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu)
- 1112 Ngoại tệ (quy đổi theo tiền Việt Nam)
- 1113 Vàng bạc, đá qúy (theo giá trị thực tế0
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản
khác có liên quan.
3-/ Chứng từ sử dụng để hạch toán.
a. Phiếu thu (MS 01 - TT)
b. Phiếu chi (MS 02 - TT)
c. Ngoài phiếu thu, phiếu chi để hạch toán tài khoản 111 còn cần các chứng
từ gốc có liên quan khác kèm theo vào phiếu thu hoặc phiếu chi nh: phiếu đề nghị
tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kê ngoại tệ, vàng
bạc, đá qúy, bảng kiểm kê qũy.
4-/ Hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt trên TK 111
* Hạch toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam
a. Hạch toán các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt
Nợ TK 111 (1111) Số tiền nhập qũy
Có TK 512 Số tiền bán sản phẩm, dịch vụ
Có TK 112 Rút thời gian ngắn hạn
Có TK 131 Thu tiền của ngời mua
Có TK 136 Các khoản thu từ nội bộ.
Có TK 138 Các khoản phải thu, cho vay, mợn đã thu đợc
Có TK 141Thu tiền tạm ứng thừa.
Có TK 144 Thu hồi các khoản ký cợc, ký qũy
Có TK 711 Thu từ các hoạt động tài chính.
Có TK 721 Các khoản thu bất thờng
Có TK 3381 Sổ kiểm kê thừa cha rõ nguyên nhân v.v...
b. Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt
8

Nợ TK 112 Gửi tiền vào TK tại ngân hàng
Nợ TK 331 Đặt trớc hoặc trả nợ cho các nhà cung cấp.
Nợ TK 136 Chi hộ, ứng trớc cho đơn vị nội bộ.
Nợ TK 144 Xuất ký cợc, ký qũy.
Nợ TK 138 Các khoản cho vay, cho mợn tạm thời, các khoản tiền thiếu
hụt phát hiện khi kiểm kê.
Nợ TK 141 Tạm ứng cho công nhân viên
Nợ TK 142 Các khoản chi phí trả trớc.
Nợ TK 151, 152, 153, 156 Mua vật t hàng hóa theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên.
Nợ TK 611 Mua vật t hàng hóa (phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Nợ TK 211, 213, 241 Chi XDCB, mua sắm TSCĐ.
Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền nợ vay đến hạn
Nợ TK 333 Nộp thuế và các khoản khác.
Nợ TK 334 Thanh toán lơng và các khoản khác cho ngời lao động v.v...
Có TK 111 (1111) Số tiền mặt thực xuất qũy.
Để góp phần thúc đẩy sản xuất, mở rộng lu thông hàng hóa và dịch vụ,
khuyến khích phát triển nền kinh tế quốc dân, động viên một phần thu nhập của
ngời tiêu dùng vào ngân sách Nhà nớc với việc ra đời của luật thuế giá trị gia tăng
đợc áp dụng từ ngày 1/1/99 theo luật số 02/1997/QH, tại các doanh nghiệp phải
tiến hành hạch toán thuế giá trị gia tăng tùy thuộc vào đơn vị đó là đối tợng chịu
thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế hay phơng pháp trực tiếp TK
113, TK 3331 đợc sử dụng để theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra cho
doanh nghiệp là đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.
* Hạch toán thu, chi ngoại tệ
Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về thu,
chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn
vị tiền tệ thống nhất là đồng. Ngân hàng Việt Nam. Ngoài ra, nguyên tệ phải đ-
ợc theo dõi chi tiết trên TK 007 - Ngoại tệ các loại theo từng TK tiền mặt,
Tiền gửi ngân hàng, Tiền đang chuyển và trên sổ kế toán chi tiết công nợ phải

thu, phải trả.
9
Đối với nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí, doanh thu, vật t, hàng hóa,
tài sản cố định... Tại thời điểm phát sinh phải quy đổi theo giá mua thực tế của
ngân hàng để ghi sổ. Đối với những đơn vị có nhiều nghiệp vụ phát sinh phải quy
đổi theo giá mua thực tế của ngân hàng để ghi sổ. Đối với những đơn vị có nhiều
nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, cần xác định tỷ giá hạch toán để phản
ánh các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền
đang chuyển, các tài khoản thuộc công nợ phải thu, công nợ phải trả. Tốt nhất nên
sử dụng giá mua thực tế của Ngân hàng làm tỷ giá thực tế đợc hạch toán vào TK
413 - Chênh lệch tỷ giá. Đồng thời, cuối kỳ tiến hành đánh giá lại số d của các
TK nói trên theo tỷ giá mua của Ngân hàng với tỷ giá phản ánh trên sổ kế toán
cũng để số d trên báo cáo tài chính, đến kỳ sau ghi bút toán ngợc để xóa số d.
Về nguyên tắc, số d cuối kỳ TK 413 đợc dùng để bù đắp thiếu hụt cho chênh
lệch tỷ giá ở kỳ sau hoặc niên độ kế toán tiếp theo (trong trờng hợp không lập dự
phòng giảm giá ngoại tệ) nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp không ăn vào vốn. Tuy
nhiên, tùy theo quy định cụ thể của chế độ tài chính, trong từng thời kỳ khác nhau,
phần chênh lệch này có thể đợc xử lý coi nh thu hoặc chi về hoạt động tài chính
hoặc ghi tăng vốn kinh doanh.
Trờng hợp các đơn vị có ít nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì có
thể không dùng tỷ giá hạch toán mà sử dụng tỷ giá thực tế mua vào của Ngân hàng
tại thời điểm phát sinh. Khi tỷ giá thay đổi, phải điều chỉnh kịp thời và phản ánh
vào TK 413 nh trên. Riêng đối với các đơn vị chuyên kinh doanh ngoại tệ, mọi
nghiệp vụ mua bán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua thực
tế phải trả. Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá mua thực tế phải trả.
Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán ngoại tệ đợc hạch toán vào
thu hoặc chi của hoạt động tài chính.
* Phơng pháp hạch toán ngoại tệ cụ thể nh sau:
a. Các nghiệp vụ phát sinh tăng ngoại tệ.
- Doanh thu bán hàng, cung cấp lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 111 (112) Doanh thu tính theo tỷ giá hạch toán
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch do quy đổi tỷ giá
Có TK 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Có TK 511 Doanh thu theo tỷ giá thực tế (giá cha có thuế giá trị
gia tăng).
10
Số thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp đợc xác định nh sau:
- Thu tiền ngời mua còn nợ (theo tỷ giá hạch toán)
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 131
- Mua ngoại tệ bằng tiền Việt Nam
Nợ TK 111 (1112) Quy đổi theo tỷ giá hạch toán
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch tỷ giá
Có TK 1111, 1121, 331 Số tiền chi mua thực tế
- Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ
Nợ TK 111 (1112) Tính theo tỷ giá hạch toán
Có các TK liên quan (131, 136, 141, 144, 138...)
- Cuối kỳ, nếu tỷ giá ngoại tệ tăng
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 413 Phần chênh lệch tăng
b. Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm ngoại tệ
- Xuất mua vật t, hàng hóa
Nợ TK liên quan (151, 152, 153, 156, 211, 133...) Tính theo tỷ giá thực
tế.
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lêch
Có TK 111 (1112) Ngoại tệ xuất tính theo tỷ giá hạch toán
- Xuất bán ngoại tệ
Nợ TK 111 (1111), 112 (1121), 131 Giá bán thực tế
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch
Có TK 111 (1112) Số ngoại tệ xuất bán theo tỷ giá hạch toán

- Trả vốn góp liên doanh bằng ngoại tệ
Nợ TK 411 Tính theo tỷ giá thực tế
Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch
Có TK 111 (1112) Số chỉ trả tính theo tỷ giá hạch toán.
- ứng trớc cho nhà cung cấp, chi trả tiền vay, nợ;
11
Nợ các TK liên quan 331, 311, 315, 341 ...
Có TK 111 (1112) Số chi trả theo tỷ giá hạch toán
- Cuối kỳ nếu tỷ giá ngoại tệ giảm
Nợ TK 413
Có TK 111 (1112)
Lu ý: Số nguyên tệ tăng, giảm phải đợc ghi ở TK 007
+ Khi thu: Nợ 007
+ Khi chi: Có 007
5-/ Hạch toán nhập, xuất vàng bạc, kim loại, đá qúy
Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến
vàng bạc, kim loại qúy hiếm sẽ đợc theo dõi trên TK 111 (1113); còn với đơn vị
kinh doanh vàng bạc, đá qúy thì không phản ánh ở TK này mà phản ánh ở TK 156.
Giá của vàng bạc, đá qúy đợc tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá đợc thanh
toán). Các loại vàng bạc, đá qúy nhập theo giá nào thì xuất theo giá đó. Khi tính
giá xuất, có thể sử dụng giá bình quân gia quyền hay giá thực tế từng lần nhập
(nhập trớc, xuất trớc hoặc nhập sau, xuất trớc). Tuy nhiên do vàng bạc, đá qúy có
giá trị cao và thờng có tính tách biệt nên tốt nhất khi hạch toán, cần sử dụng phơng
pháp đặc điểm riêng. Theo phơng pháp này, khi mua vàng bạc, đá qúy cần có các
thông tin nh ngày mua, số tiền phải trả, tên ngời bán, đặc điểm vật chất, (kích cỡ,
trọng lợng, mẫu mã, màu sắc, độ tuổi...)
- Đối với các nghiệp vụ tăng vàng bạc, đá qúy, ghi:
Nợ TK 111 (1113) Số vàng bạc, đá qúy tăng theo giá thực tế.
Có TK 111 (1111), 112 (1121) Số tiền chi mua thực tế.
Có TK 511 Doanh thu bán hàng thực tế

Có TK 144, 138 Thu hồi các khoản ký cợc, ký qũy, cho vay
Có TK 411 Nhập góp vốn liên doanh, tăng thởng, cấp phát.
.............................
IV-/ Hạch toán tiền gửi ngân hàng.
Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào ngân
hàng (hoặc kho bạc hay Công ty tài chính). Khi cần chi tiêu, doanh nghiệp phải
làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng đòi hỏi
12
phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc,
đá qúy). Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là các giấy báo Có, báo
Nợ hoặc bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, ủy
nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi...). Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ
do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo.
Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời. Nếu cuối tháng vẫn cha xác định đợc
nguyên nhân thì chuyển vào bên Nợ TK 138 hoặc bên Có TK 338 (lấy số liệu
Ngân hàng làm chuẩn). Sang tháng sau, khi tìm đợc nguyên nhân sẽ điều chỉnh.
Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của tiền gửi Ngân hàng
(kho bạc hay Công ty tài chính), kế toán sử dụng TK 112 Tiền gửi Ngân hàng.
Bên Nợ:
- Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng
- Các khoản chênh lệch so với Ngân hàng cha rõ nguyên nhân.
Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng ra và số chênh lệch so với Ngân
hàng cha rõ nguyên nhân
D Nợ: Số tiền hiện còn gửi lại Ngân hàng
TK 112 gồm 3 tiểu khoản:
1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
1123 Vàng bạc, đá qúy
Phơng pháp hạch toán trên TK 112 tơng tự với TK 111 đã trình bày ở trên.
Tuy nhiên, có một vài khác biệt sau:

- Số lợi tức về tiền gửi đợc hởng.
Nợ TK liên quan (111, 112)
Có TK 711
- Số chênh lệch so với số liệu của Ngân hàng đến cuối tháng cha xác định đ-
ợc nguyên nhân.
+ Nếu số liệu Ngân hàng lớn hơn số liệu của kế toán
Nợ TK 112
Có TK 338 (3381)
13
Sang tháng sau, khi đã xác định đợc nguyên nhân, tùy theo từng trờng hợp
ghi:
Nợ TK 3381 Số chênh lệch đợc xủa lý
Có TK 112 Nếu do Ngân hàng ghi nhầm
Có các TK liên quan (511, 131, 711, 721...) Nếu do kế toán ghi thiếu.
+ Nếu số liệu Ngân hàng nhỏ hơn số liệu kế toán, ghi số chênh lệch:
Nợ TK 138
Có TK 112
- Khi xác định đợc nguyên nhân
Nợ TK 112 Nếu do Ngân hàng ghi thiếu
Nợ các TK liên quan (511, 711, 721, 331...) Nếu do kế toán doanh
nghiệp ghi thừa.
Có TK 138 (1381) Xử lý số chênh lệch
V-/ Hạch toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng,
Kho bạc hoặc đã gửi qua Bu điện để chuyển cho Ngân hàng hay ngời đợc hởng
hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi tại Ngân
hàng để trả cho đơn vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo hay bảng sao kê của
Ngân hàng. Theo quy định, các loại tiền Việt Nam và ngoại tệ sau đây đợc hạch
toán vào tiền đang chuyển (đang trong thời gian làm thủ tục thanh toán, chuyển
khoản).

- Thu tiền mặt, séc, ngân phiếu nộp thẳng cho Ngân hàng.
- Chuyển tiền qua Bu điện để cho Ngân hàng hay các đối tợng khác.
- Thu tiền hàng nộp thuế ngay cho Kho bạc Nhà nớc, không nhập qũy (giao
tay ba giữa doanh nghiệp, ngời mua và kho bạc).
Các khoản tiền đang chuyển đợc theo dõi trên TK 113 - Tiền đang chuyển.
Bên Nợ: Các khoản tiền đang chuyển tăng thêm trong kỳ
Bên Có: Số tiền đang chuyển đã đến tay đối tợng đợc hởng.
D Nợ: Số tiền đang chuyển còn đang trong thời gian làm thủ tục.
TK 113 gồm 2 tiểu khoản
1131 Tiền Việt Nam
14
1132 Ngoại tệ.
Phơng pháp hạch toán cụ thể nh sau:
- Thu tiền hàng, tiền nợ, tiền ứng trớc của ngời mua ... bằng tiền mặt, bằng
séc không nhập qũy mà nộp thẳng vào Ngân hàng, cha nhận đợc báo Có.
Nợ TK 113
Có TK 511 Doanh thu bán hàng
Có TK 131 Thu nợ ngời mua hoặc tiền ứng trớc.
- Xuất tiền mặt gửi vào Ngân hàng hay chuyển qua Bu điện nhng cha nhận đ-
ợc giấy báo của Ngân hàng hay ngời đợc hởng.
Nợ TK 113
Có TK 111
- Chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi vào Ngân hàng đến cho đối tợng khác nh-
ng cha nhận đợc giấy báo hay bảng sao kê của Ngân hàng.
Nợ TK 113
Có TK 112
- Nhận đợc giấy báo của Ngân hàng, của Bu điện số tiền đang chuyển trong
kỳ.
Nợ TK 112 Chuyển vào TK tiền gửi tại Ngân hàng
Nợ TK 331 Thanh toán hoặc đặt trớc cho ngời cung cấp

Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền vay, nợ
Có TK 113 Số tiền đang chuyển đã đến tay ngời nhận.
VI-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền.
Tổ chức sổ kế toán là biểu hiện sự tổ chức hệ thống sổ kế toán để thực hiện
các công việc kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lợng các mẫu sổ, kết cấu
từng loại sổ, trình tự và phơng pháp ghi chép từng loại sổ... sao cho đảm bảo tính
thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. Mỗi
một doanh nghiệp phải tự lựa chọn và mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo
một trong các hình thức sổ kế toán quy định thực hiện ghi chép đúng quy định từ
khi bắt đầu đến lúc kết thúc niên độ kế toán.
Hiện tại chế độ kế toán nớc ta quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán:
Hình thức nhật ký chung, hình thức nhật ký sổ cái, hình thức chứng từ ghi sổ, hình
15
thức nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức có trình tự ghi chép mẫu sổ, u nhợc điểm
khác nhau nhng em xin trình bầy sổ sách hạch toán vốn bằng tiền theo hình thức
chứng từ ghi sổ.
1-/ Ưu nhợc điểm của hình thức chứng từ ghi sổ.
- Ưu điểm: Có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp, thuận tiện cho
việc sử dụng máy vi tính.
- Nhợc điểm: Ghi chép còn trùng lặp nhiều.
2-/ Nguyên tắc hạch toán
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ
kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, các chỉ tiêu quản
lý kinh tế tài chính để lập các báo cáo tài chính.
3-/ Sổ sách để hạch toán
Bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết.
4-/ Trình tự ghi sổ

Sơ đồ trình tự kế toán vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ:
16
Chứng từ gốc:
- Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo nợ, giấy báo có
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 111, 112, 113
Sổ đăng ký
chứng từ ghi
sổ
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
phần II
tình hình tổ chức và hạch toán vốn bằng tiền
tại tổng công ty giao nhận kho
vận ngoại thơng
A-/ Đặc điểm chung về tình hình sản xuất kinh doanh
của Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thơng:
1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
Ngày 13/8/1970, theo quyết định của Bộ Ngoại thơng, cục kho vận kiêm
Tổng công ty vận tải ngoại thơng đợc tách thành hai đơn vị Cục kho vận kiêm
Tổng công ty giao nhận Ngoại thơng và Tổng công ty vận tải Ngoại thơng. Ngày
24/4/1976 theo quyết định của Bộ Ngoại thơng đợc đổi tên thành Tổng công ty
giao nhận kho vận Ngoại thơng. Công ty có tên giao dịch quốc tế là Việt Nam
foreign trade forwading and warehousing corpration với tên tắt là
Vietrans.
Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thơng đợc Bộ Thơng mại xác định là
đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại
tệ tại Ngân hàng (Viet combank) và có con dấu riêng để giao dịch, đóng trụ sở

chính tại 13 Lý Nam Đế Hà Nội, có chi nhánh là Công ty giao nhận kho vận
Ngoại thơng Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, TP. HCM, Ban giao
nhận Nghệ Tĩnh.
Công ty có chức năng cụ thể là: Tổ chức chuyên chỉ hàng hoá bằng đờng biển
đờng sông, đờng sắt đờng bộ, đờng không, tiến hành các dịch vụ vận tải, giao
nhận, gói hàng lu kho bảo quản, chia hàng lẻ, tổ chức chuyên chở hàng nớc ngoài
quá cảnh lãnh thổ Việt Nam, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế, thơng mại
thông qua việc lựa chọn các phơng thức vận tải hợp lý trên lãnh thổ Việt Nam và
lãnh thổ các nớc ngoài, ngoài ra Công ty còn mở rộng quan hệ liên kết liên doanh
trong nớc và nớc ngoài trong công tác giao nhận vận chuyển bảo quản hàng hoá
xuất nhập khẩu hàng quá cảnh, kho ngoại quan xí nghiệp liên doanh Bông Sen
LOTUS tự làm hoặc nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, làm đại lý cho các hàng tàu nớc
ngoài theo các hợp đồng đại lý tiến hành kinh doanh vận tải Công ty và dịch vụ
chuyển phát nhanh, bảo đảm thực hiện đúng đắn chế độ chính sách và pháp luật
Nhà nớc đảm bảo tính hiểu quả trong kinh doanh.
17
Công ty phải xây dựng kế hoạch và tổ chức và thực hiện các dịch vụ kinh
doanh của Công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và hoạt động
kinh doanh của Công ty.
Bảo đảm việc bảo toàn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn đảm bảo tự trang trải
về tài chính, sử dụng hợp lý theo đúng chế độ và có hiệu quả giữa các nguồn vốn
đó làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc.
Mua sắm xây dựng bổ xung và thờng xuyên cải tiến hoàn thiện các phơng
tiện vật chất kỹ thuật của Công ty hoặc thông qua các liên doanh liên kết để thực
hiện việc giao nhận chuyên chở hàng hoá bằng các phơng thức tiên tiến hợp lý,
trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở chuyển tải lu kho bãi
giao nhận hàng hoá đảm bảo cho khách hàng thuộc phạm vi trách nhiệm của Công
ty. Nghiên cứu tình hình thị trờng dịch vụ giao nhận kho vận kiến nghị cải tiến
biểu cớc, giá cớc của các tổ chức vận tải có liên quan theo cơ chế hiện hành, đề ra
các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi giữa đôi bên khi ký kết hợp đồng nhằm

thu hút khách hàng đem công việc đến để củng cố và nâng cao tín nhiệm của
Vietrans trên thị trờng quốc tế.
Bằng nỗ lựcc án bộ nhân viên Công ty trong việc thực hiện kinh doanh, Tổng
công ty đã đạt đợc một số kết quả khả quan thể hiện ở một số chỉ tiêu nh sau:
- Về vốn kinh doanh chỉ tiêu vốn kinh doanh của Công ty:
Đơn vị: đồng.
Các chỉ tiêu 1996 1997 1998
1. Vốn ngân sách cấp. 8,774,700,000 8,774,700,000 8,774,700,000
2. Vốn tự bổ xung. 21,842,405,777 21,842,405,777 21,842,405,777
3. Vốn liên doanh. 49,480,815,000 49,480,815,000 49,480,815,000
Tổng cộng 80,097,920,777 80,097,920,777 80,097,920,777
Ngoài vốn Nhà nớc cấp doanh nghiệp huy động vốn để kinh doanh bằng các
cách huy động vốn trong nớc, vốn của Ngân hàng, các cá nhân,... huy động nớc
ngoài, liên doanh với TNT nhằm bổ xung vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu về tình hình về lao động
Chỉ tiêu 1996 1997 1998
1. Tổng số lao động (ngời) 645 617 617
2. Thu nhập BQ tháng (đ) 1.267.000 1.300.000 1.405.000
18
Về tình hình kinh doanh của Công ty
Đơn vị tính: đồng.
Các chỉ tiêu Năm 1997 Năm 1998
1. Doanh chi 27.243.653.120 33.473.386.674
2. Tổng doanh thu 36.793.657.029 53.228.774.029
3. Tổng nộp ngân sách 6.859.427.284 9.330.147.416
4. Lợi tức trớc thuế 3.380.328.004 4.886.026.555
5. Tổng TS của Công ty 100.942.700.864 139.185.528.168
Nhìn vào các chỉ tiêu ở bảng trên ta thấy rằng hoạt động của Công ty năm
1998 so với 1997 là hiệu quả - thể hiện ở chỗ tổng doanh thu và tổng tài sản đều
tăng. Tổng doanh thu tăng là 30%, tổng tài sản là 28%. Lợi tức trớc thuế của Công

ty cũng tăng 22% đặc biệt Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc
và làm lợi cho Nhà nớc.
2-/ Cơ cấu mạng lới kinh doanh và tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty:
Mạng lới kinh doanh của Công ty đợc trải rộng theo suốt chiều dài của đất n-
ớc. Trụ sở chính ở 13 Lý Nam Đế - Hà Nội các chi nhánh bao gồm ở Hải Phòng,
Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nhà Trang, TP. HCM, các liên doanh bao gồm liên doanh
Lotus và liên doanh TNT các chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn tự hạch
toán độc lập và chịu sự chỉ đạo của trụ sở chính các phòng kinh doanh tại trụ sở
Hà Nội làm nhiệm vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá, thuê kho, lu kho, đóng bảo
hiểm và làm thủ tục hải quan.
Bộ máy quản lý của Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thơng bao gồm
Ban Giám đốc, khối văn phòng (gồm phòng tổ chức cán bộ, phòng tổng hợp,
phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu bản thân tên của chúng đã đủ nói lên nhiệm
vụ quản lý của từng phòng.
Ban Giám đốc Công ty là cấp quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm tiến hành
chung toàn bộ hoạt động của Công ty đây là nơi ra quyết định kinh doanh và quyết
định quản lý, trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban và các chi nhánh.
Tổng Giám đốc là ngời đứng đầu với hệ thống nội bộ và đại diện cho Tổng công ty
trong hoạt động đối ngoại. Phó Tổng Giám đốc là những ngời trợ giúp Tổng giám
đốc trong các hoạt động và có thể thay mặt Tổng giám đốc trong một số trờng hợp
mà quy định cho phép.
Nhiệm vụ của từng phòng ban quản lý cũng đợc phân ra rõ ràng phòng tổ
chức cán bộ chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự trong Công ty, bố trí công việc và
cơ cấu các phòng ban khác.
19
- Phòng pháp chế và quan hệ đối ngoại.
- Phòng xuất nhập khẩu: Làm thủ tục cho hàng hoá xuất nhập khẩu, uỷ thác
xuất nhập khẩu và các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu khác.
- Phòng hàng không: chịu trách nhiệm về công việc vận tải hàng không.
3-/ Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty giao nhận kho vận

Ngoại thơng.
Bộ máy kế toán của Công ty nằm trong cơ cấu của phòng quản lý kinh tế. Tr-
ởng phòng quản lý kinh tế kiêm kế toán trởng. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Công ty.
20
tổng giám đốc
các phó tổng giám đốc
các
phòng
kinh
doanh
các
phòng
quản
lý
các trợ
lý tổng
giám đốc
Liên
doanh
TNT
Liên
doanh
Lotus
PHòNG TổNG HợP
PHòNG TCCB
PHòNG HàNG KHÔNG
PHòNG PHáP CHế Và QUAN
Hệ ĐốI NGOạI
CáC CHI NHáNH

- HảI PHòNG
- Đà NẵNG
- QUI NHƠN
- TP Hồ CHí MINH
- Lựa chọn tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức
kinh doanh của Công ty.
Phòng kế toán ở Công ty có nhiệm vụ phản ánh kịp thời các biến động về tài
sản, vật t hàng hoá và vốn,... của các phòng kinh doanh tại trụ sở Hà Nội, các chi
nhánh, TP. Hồ Chí Minh, Nha Trang và tiếp nhận các quyết toán còn lại nhằm
thiết lập các báo cáo tài chính theo chế độ quy định phục vụ cho công tác kế toán
đợc chính xác đầy đủ,...
Tổ chức hớng dẫn thi hành kịp thời chế độ thể hệ tài chính Công ty có đội
ngũ cán bộ kế toán với trình độ tay nghề cao, khá đồng đều đã qua đào tạo nghiệp
vụ sử dụng thành thạo máy vi tính, kế toán máy và có đủ khả năng đảm nhiệm
công việc của mình.
Kế toán trởng có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công ty tham
mu giúp giám đốc quản lý tài chính lập quyết toán và các báo cáo nội bộ.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trởng, trong công tác quản
lý, lập báo cáo quyết toán - theo dõi tài sản cố định. Thực hiện hạch toán kế toán
bằng máy vi tính: Tổng hợp số liệu thành các bảng cân đối, số máy tính: dới sự chỉ
đạo của kế toán trởng.
Kế toán theo dõi thanh toán qua Ngân hàng, chịu trách nhiệm quản lý, theo
dõi và lập bảng biểu và tình hình tăng giảm số d tiền gửi Ngân hàng đồng thời
theo dõi các nghiệp vụ giao nhận vận tải.
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp, thanh toán tạm ứng, tài khoản 3388.
Kế toán các nghiệp vụ chi nhánh, nghiệp vụ vận tải quốc tế hàng không công
trình.
Kế toán theo dõi kho, đội xe, Marketing thanh toán với ngân sách.
Kế toán chuyên tiếp nhận công văn theo dõi về tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ
hàng không, chuyển tải.

Kế toán công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, theo dõi chi tiết tình hình nhập
xuất và phân phối công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu trong kỳ.
Thủ quỹ quản lý thu chi tồn tiền mặt.
- Các kế toán theo dõi trực tiếp tình hình hoạt động tại các chi nhánh và các
phòng kinh doanh cũng chịu sự chỉ đạo điều hành của phòng kế toán Tổng công ty.
Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, đa vi
tính vào hạch toán kế toán. Các yếu tố phục vụ cho công tác kế toán bao gồm:
21
Hệ thống chứng từ kế toán, gồm có: Các chứng từ về tiền lơng, các hoá đơn, các
chứng từ liên quan đến tiền tệ, chứng từ tài sản cố định và các chứng từ khác.
+ Chứng từ tiền lơng.
+ Bảng thanh toán tiền lơng, quyết định tuyển dụng lao động, quyết định hu
trí, hợp đồng lao động, phiếu nghỉ hởng BHXH, bảng chấm công, quyết định tăng
lơng, thanh toán làm thêm giờ.
+ Các hoá đơn:
Hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn tiền điện, nớc,...
+ Các chứng từ liên quan đến tiền tệ:
Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo
nợ, giấy báo có (tiền việt, ngoại tệ).
+ Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý
TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản đánh giá lại TSCĐ, quyết định
TSCĐ thiếu.
+ Các chứng từ khác: Bảng kê nộp thuế, nộp BHXH,...
- Hệ thống tài khoản kế toán:
Trớc đây doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành năm
1990, đến tháng 4 năm 1995 Công ty bắt đầu thử nghiệm và chính thức sử dụng hệ
thống tài khoản kế toán ban hành mới do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định
số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995.
Hệ thống tài khoản áp dụng hiện nay bao gồm:
Loại 1: Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn.

Nhóm 11:
TK 111 : Tiền mặt tại quỹ (Chi tiết theo các chi nhánh).
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng (Chi tiết theo loại tiền và chi nhánh).
TK 113 : Tiền đang chuyển (Chi tiết theo loại tiền).
Nhóm 12:
TK 121 : Đầu t chứng khoán ngắn hạn.
Nhóm 13:
TK 131 : Phải thu khách hàng (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và
chi nhánh).
22
TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ (Chi tiết theo chi nhánh).
TK 136 : Phải thu nội bộ.
TK 138 : Phải thu khác.
Nhóm 14:
TK 141 : Tạm ứng.
TK 142 : Chi phí trả trớc.
TK 144 : Thế chấp ký quỹ.
Nhóm 15:
TK 151 : Hàng mua đang đi đờng.
TK 152 : Nguyên vật liệu.
TK 153 : Công cụ, dụng cụ.
TK 154 : Chi phí SXKD (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi
nhánh Nha Trang, TP. HCM).
TK 156 : Hàng hoá.
TK 1561 : Hàng hoá tồn kho.
TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá.
TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Loại 2:
Nhóm 21:
TK 2112 : Nhà cửa vật kiến trúc (Chi tiết theo nguồn).

TK 2114 : Phơng tiện vận tải (Chi tiết theo nguồn).
TK 2115 : Dụng cụ quản lý.
TK 214 : Hao mòn TSCĐ (Chi tiết theo cách phân loại TSCĐ hữu hình).
Nhóm 22:
TK 221 : Đầu t chứng khoán dài hạn.
TK 222 : Góp vốn liên doanh.
TK 228 : Đầu t dài hạn khác.
Nhóm 24:
23
TK 244 : Ký quỹ, ký cợc Việt Nam Airlines, dự thầu (Chi tiết theo Hà
nội & Sài Gòn).
Loại 3:
Nhóm 31:
TK 311 : Vay ngắn hạn ngân hàng.
TK 315 : Vay dài hạn ngân hàng.
Nhóm 33:
TK 331 : Thanh toán với ngời bán (Chi tiết theo các phòng kinh doanh
và các chi nhánh: Nha Trang, TP. Hồ Chí Minh).
TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra theo văn phòng và các chi nhánh.
TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu (Chi tiết theo văn phòng
Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang và TP. Hồ Chí Minh).
TK 3333 : Thuế xuất, thuế nhập khẩu.
TK 3334 : Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nhóm 34:
TK 334 : Phải trả công nhân viên.
TK 335 : Chi phí phải trả.
TK 3388 : Phải trả khác.
TK 3382 : Kinh phí công đoàn.
TK 3383 : Bảo hiểm xã hội.
TK 3384 : Bảo hiểm Y tế.

Loại 4:
Nhóm 41:
TK 4111 : Nguồn vốn cố định.
TK 4113 : Nguồn vốn lu động.
TK 4117 : Nguồn vốn góp liên doanh (chi tiết theo pháp định và tự
bổ xung).
TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
TK 413 : Chênh lệch tỷ giá.
24
TK 414 : Quỹ phát triển kinh doanh.
TK 415 : Quỹ dự phòng tài chính.
TK 416 : Quỹ trợ cấp mất việc.
Nhóm 42:
TK 4211 : Lãi cha phân phối năm trớc.
TK 4212 : Lãi cha phân phối năm nay (chi tiết theo các phòng kinh
doanh, các chi nhánh, hoạt động kinh doanh TNT, lotus, hoạt động bất thờng).
Nhóm 43:
TK 4311 : Quỹ khen thởng.
TK 4312 : Quỹ phúc lợi.
Nhóm 44:
TK 4411 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản cấp phát.
TK 4412 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản tự bổ xung.
Nhóm 46:
TK 461 : Nguồn kinh phí.
TK 462 : Nguồn kinh phí (tiền nhà cán bộ công nhân viên).
Loại 5:
TK 511 : Doanh thu (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh).
Loại 6:
TK 632 : Giá vốn (Chi tiết theo phòng kinh doanh và chi nhánh).
TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Loại 7:
TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh).
Loại 8:
TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh).
Loại 9:
TK 911 : Kết quả kinh doanh (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và
các chi nhánh, liên doanh hoạt động bất thờng).
25