Tiểu luận thực trạng đàm phán, ký kết và tổ chức thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu của công ty TECHNOIMPORT

Chơng I
Những vấn đề cơ bản về nghiệp vụ đàm phán, ký kết
và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá trong
kinh doanh thơng mại quốc tế

I. Khái niệm và tầm quan trọng của hợp đồng xuất nhập khẩu đối
với hoạt động kinh doanh

1.Khái niệm về hợp đồng xuất nhập khẩu:
Hợp đồng xuất nhập khẩu hay còn gọi là hợp đồng thơng mại quốc tế là sự
thoả thuận giữa bên mua và bên bán ở các nớc khác nhau. Trong đó quy định bên
bán phải có nghĩa vụ cung cấp hàng hoá, chuyển giao các chứng từ có liên quan
đến hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá. Còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền
hàng và tổ chức nhận hàng.
*Một số đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu:
- Chủ thể của hợp đồng xuất nhập khẩu là những cá nhân, những tổ chức nớc
ngoài có t cách pháp nhân, có trụ sở của doanh nghiệp đóng ở các nớc khác nhau.
Các đại diện của các doanh nghiệp này có thể cùng quốc tịch và cũng có thể khác
quốc tịch, thông thờng là những ngời có quốc tịch khác nhau.
- Luật điều chỉnh hợp đồng xuất nhập khẩu là luật của nớc xuất khẩu, nớc
nhập khẩu và những luật pháp trong điều ớc quốc tế mà các bên thoả thuận hoặc
cam kết thực hiện.
- Ngôn ngữ trong hợp đồng xuất nhập khẩu có thể là ngôn ngữ của nớc xuất
khẩu, của nớc nhập khẩu hoặc của nớc thứ ba. Thông thờng ngôn ngữ trong hợp
đồng thơng mại quốc tế là tiếng Anh.
- Đồng tiền và phơng tiện thanh toán: Thông thờng là những đồng tiền mạnh
có khả năng chuyển đổi toàn phần. Hiện nay chủ yếu dùng đồng dollaz Mỹ làm
đồng tiền tính giá và thanh toán.
- Phơng thức thanh toán chủ yếu gồm: Phơng thức thanh toán tín dụng chứng
từ, phơng thức nhờ thu, phơng thức chuyển tiền. Phơng thức ghi sổ.
2. Tầm quan trọng của hợp đồng xuất nhập khẩu trong kinh doanh thơng mại

quốc tế:
Hợp đồng mua bán ngoại thơng có một vai trò hết sức quan trọng trong thơng mại quốc tế, đối với quan hệ mua bán hàng hoá, sau khi các bên mua bán tiến
hành giao dịch đàm phán có kết quả thì phải tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. Nh
vậy hợp đồng mua bán ngoại thơng sẽ ghi nhận những kết quả của việc giao dịch,
đàm phán giữa các bên mua và bán trong đó nội dung của hợp đồng phải thể hiện
đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể của các bên tham gia ký kết.
Mặt khác hợp đồng xuất nhập khẩu đợc thể hiện dới hình thức văn bản và
cũng là hình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở nớc ta. Vì
1


vậy, nó sẽ bảo đảm quyền lợi một cách tốt nhất cho các bên mua cũng nh bên bán.
Hơn nữa trong kinh doanh thơng mại quốc tế lại có sự khác nhau về ngôn ngữ,
chính trị, luật pháp, văn hoá, tôn giáo... do vậy hợp đồng dới hình thức văn bản sẽ
giúp cho các bên thống nhất đợc về mặt ngôn ngữ, tập quán, luật pháp...
Ngoài ra kinh doanh thơng mại quốc tế là một lĩnh vực kinh doanh phức tạp,
chịu nhiều ảnh hởng của các yếu tố kinh doanh trong và ngoài nớc, ảnh hởng của
khả năng thực hiện, thiện trí của các bên tham gia ký kết mà có thể dẫn tới nhiều
rủi ro, nhiều tranh chấp. Khi đó hợp đồng xuất nhập khẩu sẽ trở thành một bằng
chứng quan trọng để tiến hành giải quyết các tranh chấp về mua bán xảy ra giữa
các bên, đồng thời hợp đồng xuất nhập khẩu cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc
theo dõi, kiểm tra thống kê việc thực hiện hợp đồng theo quy định chung của quản
lý nhà nớc.
II. Nghiệp vụ đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu

1. Khái niệm về đàm phán:
Đàm phán là quá trình trao đổi ý kiến giữa các chủ thể của một xung đột, nhằm
đi tới thống nhất về một quan niệm biện pháp và cách xử lý những bất đồng nào đó.
1.1.Đặc điểm của đàm phán:
Đàm phán là quá trình tác động lẫn nhau giữa các chủ thể có lợi ích chung và

lợi ích xung đột, nhằm tối đa hoá lợi ích chung và giảm thiểu sự xung đột về lợi ích
giữa hai bên để đề ra đợc các giải pháp có thể chấp nhận cho các chủ thể đó. Nó
vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật.
1.2. Các hình thức đàm phán:
*Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:
Là việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu
biết nhau rõ hơn để dễ dàng đi đến thống nhất những bất đồng.
Hai bên gặp gỡ nhau trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên
quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán, là hình thức đàm phán đặc
biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề
giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng th tín hoặc điện
thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Nhiều khi đàm phán qua th từ kéo
dài nhiều tháng mới đi đến đợc việc ký kết hợp đồng. Trong khi đó đàm phán bằng
gặp mặt trực tiếp chỉ 2-3 ngày là đã có kết quả. Hình thức đàm phán này th ờng đợc
dùng khi hai bên có nhiều điều khoản phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau,
khi đàm phán về những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp.
*Đàm phán qua điện thoại:
Là việc sử dụng điện thoại để giao dịch. Ưu điểm của hình thức này là nhanh
chóng giúp ngời đàm phán tiến hành đàm phán một cách khẩn trơng đúng thời cơ
cần thiết, kịp thời nhng tốn kém thờng phải hạn chế về thời gian. Do vậy, các bên
không thể trao đổi chi tiết. Mặt khác giao dịch bằng điện thoại chỉ là hình thức giao
dịch miệng nên không có căn cứ pháp lý nh văn bản th từ. Do vậy, chỉ dùng điện
thoại trong những trờng hợp thật cần thiết, khẩn cấp, sợ lỡ thời cơ. Khi sử dụng phơng thức giao dịch này thì cần phải chuẩn bị chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn
2


đề đợc nêu lên một cách chính xác. Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có văn
bản xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận. Văn bản này có ý nghĩa pháp lý
nếu đối tác xác nhận lại.
*Đàm phán qua th từ, điện tín:

Là việc sử dụng th, điện tín để giao dịch với khách hàng. Ưu điểm của hình
thức này là đỡ tốn kém nhất, thờng đợc sử dụng rộng rãi, có điều kiện để suy xét
tính toán, tham khảo ý kiến của nhiều ngời khác, thậm chí cùng một lúc có thể giao
dịch với nhiều nơi, gửi th, gửi điện tín cho nhiều ngời. Nhng nhợc điểm của giao
dịch bằng th từ, điện tín là chậm, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ bị lỡ. Việc sử dụng
điện tín, fax khắc phục phần nào nhợc điểm này.
Th từ, điện tín, fax là những văn bản có tính pháp lý về thơng mại. Các bên
quan tâm khai thác sơ hở, phát hiện chỗ yếu, chỗ mạnh để có đối sách có lợi cho
mình. Có thể dùng cả khi khiếu nại hoặc dùng làm chứng cứ khi cần phải đa ra xét
xử trớc pháp luật. Vì vậy, phải cẩn thận, chu đáo, không để đối phơng lợi dụng sơ
hở để khai thác.
2. Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu:
Giai doạn đàm phán là bàn đạp để đi đến việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu.
Nếu đàm phán có kết quả thì các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thơng. Nhng trớc khi ký kết hợp đồng thì chủ thể của hợp đồng cần phải nắm đợc nội
dung và các điều khoản chủ yếu của hợp đồng, các loại hợp đồng xuất nhập khẩu,
trình tự ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu để đạt đợc hiệu quả cao.
2.1.Nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thơng.
*Nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thơng bao gồm:
Phần mở đầu: gồm có
- Tên và số hiệu của hợp đồng.
- Ngày và nơi ký kết hợp đồng.
- Tên và địa chỉ của các bên ký kết: Tên đơn vị, địa chỉ th, tên điện tín, số điện
thoại, số Fax, tên và chức vụ của ngời ký hợp đồng.
- Cam kết ký hợp đồng.
Các điều khoản của hợp đồng: Có hai loại điều khoản
+ Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản nếu một bên trong hợp đồng không thực
hiện thì bên kia có quyền huỷ hợp đồng và bắt phạt bên gây thiệt hại. Theo điều 50
luật thơng mại Việt nam. Các điều khoản chủ yếu là:
- Tên hàng
- Chất lợng

- Giá cả
- Thời hạn giao hàng
- Địa điểm giao hàng
- Thanh toán
+ Điều khoản thứ yếu: Tức nếu một bên vi phạm hợp đồng thì bên kia không
có quyền huỷ hợp đồng mà chỉ có quyền đòi hỏi bên kia thực hiện và bắt phạt.
3


Gồm các điều khoản: Số lợng, bao bì ký mã hiệu, điều kiện bảo hành, bảo dỡng,
điều kiện bất khả kháng, điều kiện khiếu nại trọng tài.
Phần ký kết:
- Hợp đồng làm thành mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản, có hiệu lực pháp lý nh
nhau.
- Hiệu lực của hợp đồng từ lúc nào.
- Bên bán, bên mua ký.
2.2. Các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thơng.
Điều khoản về tên hàng (Commodity):
Nêu tên hàng, đặc tính và chủng loại hàng là đối tợng của hợp đồng.
Tên hàng thờng gọi, tên khoa học, nơi sản xuất, hãng sản xuất (vd: Tủ lạnh
Mitshubishi- Nhật), nhãn hiệu (vd: TV Hitachi- Nhật), công dụng của hàng (vd:
Máy sấy tóc Fuji- Nhật). Có thể ghi số hạng mục của hàng in trong danh mục hàng
thống nhất hoặc có thể ghi kết hợp một số điểm ở trên.
Điều khoản về số lợng (Qualtity of Goods):
Xác định bằng các đơn vị số lợng (number), trọng lợng (weight), khối lợng,
chiều dài, diện tích (area)...
- Trọng lợng (weight) để tính các loại hàng nh ngũ cốc, cao su, đờng,
than, quặng, kim loại...
- Khối lợng dùng để tính các mặt hàng nh gỗ.
- Số lợng thờng đợc tính bằng chiếc, cái đối với các mặt hàng máy móc,

quần áo, thiết bị, đồng hồ...
- Nếu đóng trong bao thì tính bằng chai, hộp, kiện, hòm.
Điều khoản về chất lợng (Quality of Goods):
Chất lợng hàng ghi trong hợp đồng là tổng các đặc tính, các quy cách, tác
dụng, công suất, hiệu suất... nói lên mặt "chất" của hàng, nghĩa là xác định các tính
chất hữu ích bên trong và hình thái bên ngoài của hàng hoá, bao gồm các thuộc tính
tự nhiên và ngoại hình của hàng đó.
Trong hợp đồng mua bán, chất lợng là cơ sở để hai bên mua và bán đàm phán
về giao nhận hàng và quyết định giá cả của hàng hoá. Nếu chất lợng không phù hợp
với thoả thuận, bên mua có quyền đòi bồi thờng thiệt hại sửa chữa, thay thế hàng
đến mức có thể từ chối nhận hàng và huỷ bỏ hợp đồng.
Điều khoản về bao bì đóng gói và ký mã hiệu (Packing and Marking):
Trong điều khoản này các bên giao dịch thờng phải đàm phán với nhau về
những vấn đề yêu cầu chất lợng, giá cả của bao bì.
+ Phơng pháp xác định số lợng bao bì: Thờng dùng một trong hai phơng
pháp sau:
- Quy định chất lợng bao bì phù hợp với phơng thức vận tải nào đó.
- Quy định cụ thể về bao bì
+ Phơng pháp xác định giá cả bao bì: Bao gồm các phơng pháp sau:
- Giá cả bao bì tính vào giá cả của hàng hoá.
4


- Giá cả bao bì do bên mua trả tiền riêng.
- Giá cả bao bì tính nh giá cả của hàng hoá.
+ Ký mã hiệu: Là những ký mã hiệu, hàng chữ hớng dẫn sự giao nhận, vận
chuyển, bảo quản hàng hoá. Yêu cầu của ký mã hiệu là:
- Đợc viết bằng sơn, mực không phai, không nhoè.
- Phải dễ đọc, dễ thấy.
- Có kích thớc lớn hơn hoặc bằng 2cm.

- Không làm ảnh hởng đến phẩm chất của hàng hoá.
- Phải dùng màu đen hay màu tím với hàng hoá thông thờng, màu đỏ với
hàng hoá nguy hiểm, màu cam với hàng hoá độc hại, bề mặt ký mã hiệu phải bào
nhẵn.
- Phải đợc viết theo thứ tự nhất định.
- Ký mã hiệu phải đợc kẻ ít nhất trên hai mặt giáp nhau.
Điều khoản về giao hàng (Shipment or Delivery):
Là những điều kiện quy định chất lợng của ngời bán và ngời mua trong việc
đa hàng tới địa điểm giao hàng và từ địa điểm giao hàng tới đích đến quy định, chi
phí các bên phải chịu và xác định thời điểm chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hoá
từ ngời bán sang ngời mua. Tức là điều khoản này xác định chi phí về vận tải từ ngời bán (ngời xuất khẩu) đến ngời mua (ngời nhập khẩu) và phân định rủi ro tổn thất
giữa các bên. Trong đó nêu rõ:
- Thời hạn giao hàng: Là thời hạn mà ngời bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao
hàng.
- Địa điểm giao hàng: Việc chọn lựa địa điểm giao hàng có liên quan chặt
chẽ đến phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng.
- Phơng thức giao hàng: Quy định việc giao nhận đợc tiến hành tại một nơi
nào đó là giao nhận sơ bộ hoặc giao nhận cuối cùng.
Điều khoản về giá cả (Price clause):
Đây là điều khoản trung tâm của hợp đồng do vậy các bên mua bán đều tranh
thủ đạt giá có lợi cho mình.Trong điều khoản này cần xác định: Đơn vị tiền tệ của
giá cả, mức giá, phơng pháp quy định giá, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tơng
ứng.
- Đồng tiền tính giá: Trong mua bán ngoại thơng giá cả đợc đo lờng bằng
đồng tiền của nớc ngời bán, của nớc ngời mua hoặc của nớc thứ ba. Thông thờng là
đồng có khả năng chuyển đổi mạnh nh đồng đôla Mỹ (USA), đồng bảng Anh
(GBP), đồng Demac Đức (DEM).
- Phơng pháp định giá: Giá cả có thể đợc xác định ngay trong lúc ký kết hợp
đồng. Cũng có thể xác định trong thời gian hiệu lực của hợp đồng hay vào lúc thực
hiện hợp đồng. Tùy theo cách xác định mà phân biệt thành các loại giá sau: Giá xác

định ngay, giá quy định sau, giá có thể xét lại hoặc giá di động.
- Xác định mức giá: Giá trong hợp đồng mua bán ngoại thơng là giá quốc tế.
- Giảm giá: Trong thực tế mua bán có rất nhiều loại giảm giá.
+ Xét về nguyên nhân giảm giá có:
5


*Giảm giá do trả tiền sớm.
*Giảm giá do mua với số lợng lớn.
*Giảm giá thời vụ.
*Giảm giá do hoàn lại hàng mà trớc đó đã mua.
+ Nếu xét về cách tính toán có các loại giảm giá:
*Giảm giá đơn.
*Giảm giá kép.
*Giảm giá luỹ tiến.
*Giảm giá tặng thởng.
Điều khoản về thanh toán (Payment, Settlement):
Thanh toán là vấn đề quan trọng trong mua bán ngoại thơng nó liên quan trực
tiếp đến quyền lợi cũng nh mục đích của các bên tham gia vào hợp đồng. Trong
điều khoản này cần quy định những vấn đề.
*Đồng tiền thanh toán: Việc thanh toán tiền hàng có thể đợc thực hiện bằng
đồng tiền của nớc xuất khẩu, của nớc nhập khẩu hay của nớc thứ ba. Đôi khi trong
hợp đồng còn cho ngời nhập khẩu có quyền thanh toán bằng các loại ngoại tệ khác
tuỳ theo sự chọn lựa của mình. Đồng tiền trong thanh toán hàng hoá đợc gọi là
đồng tiền thanh toán. Đồng tiền thanh toán có thể trùng hoặc không trùng với đồng
tiền tính giá.
*Thời hạn thanh toán: Có thể trả ngay, trả trớc hoặc trả sau hoặc có thể kết
hợp các loại hình đó với nhau trong một hợp đồng.
*Phơng thức thanh toán: Gồm các phơng thức chủ yếu.
- Phơng thức nhờ thu.

- Phơng thức tín dụng chứng từ.
- Phơng thức chuyển tiền.
- Phơng thức ghi sổ...
*Các chứng từ thanh toán: Bao gồm hoá đơn thơng mại, vận đơn đờng biển,
giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận số lợng và chất lợng, giấy chứng nhận
kiểm dịch, phiếu đóng gói, chứng từ bảo hiểm.
Điều khoản bảo hành (Warranty):
Trong điều khoản này phải thể hiện đợc hai yếu tố:
*Thời hạn bảo hành: Phải quy định rõ ràng.
*Nội dung bảo hành: Nghĩa là việc ngời bán cam kết trong thời hạn bảo hành
hàng hoá sẽ phải bảo đảm về chất lợng, đặc điểm kỹ thuật phù hợp với quy định
của hàng hoá với điều kiện ngời mua phải thi hành nghiêm chỉnh sự hớng dẫn của
ngời bán về sử dụng và bảo dỡng. Nếu trong giai đoạn đó ngời mua phát hiện thấy
khuyết tật của hàng hoá thì ngời bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giao hàng thay
thế.
Điều khoản phạt và bồi thờng thiệt hại (Penalty):
Trong điều khoản này đôi bên phải thoả thuận với nhau những biện pháp sẽ
đợc thực hiện một khi hợp đồng không thực hiện đợc (toàn bộ hay một phần) do lỗi
của một trong hai bên. Trong điều khoản cần nêu:
6


*Các trờng hợp bị phạt:
- Phạt do chậm giao hàng.
- Phạt do chậm thanh toán.
- Phạt do giao hàng không phù hợp về số lợng hoặc chất lợng.
*Mức độ phạt và bồi thờng thiệt hại.
Điều khoản về bảo hiểm (Insurance):
Trong điều khoản này hai bên phải thoả thuận ai là ngời mua bảo hiểm, điều
kiện bảo hiểm cần mua. Thông thờng điều kiện đó phụ thuộc vào các điều kiện cơ

sở giao hàng (cần ghi rõ theo Incoterms 1991 hay theo Incoterms 2001).
Điều khoản về bất khả kháng (Force majeure):
Là những trờng hợp xảy ra với lý do khách quan, nằm ngoài tầm kiểm soát
của các bên tham gia hợp đồng. Do đó bên đơng sự đợc miễn trách một phần hay
toàn bộ về thực hiện nghĩa vụ của hợp đồng. Trong đó phải nêu đợc ba yếu tố:
- Các sự kiện tạo nên bất khả kháng.
- Thủ tục ghi nhận bất khả kháng.
- Hệ quả của bất khả kháng.
Điều khoản về khiếu nại (Claim):
Là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại
mà bên kia đã gây ra hoặc về sự vi phạm điều đã đợc cam kết giữa hai bên. Thông
thờng là những khiếu nại về việc: giao hàng không đúng số lợng, chất lợng nh đã
thoả thuận, về chứng từ hoặc về tiến độ giao hàng.
Nội dung cơ bản của điều khoản khiếu nại gồm các vấn đề về thể thức khiếu
nại, thời hạn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên, cách thức giải quyết
khiếu nại.
Điều khoản về trọng tài (Arbitration):
Trong điều hoản này cần quy định rõ các nội dung sau:
- Ai là ngời đứng ra phân xử (trọng tài nào?, thành lập ra sao? Tổ trọng tài
hay toà án quốc gia) để giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch khi những
tranh chấp này không thể giải quyết bằng con đờng thơng lợng.
- Địa điểm tiến hành trọng tài.
- Trình tự tiến hành trọng tài.
- Luật áp dụng để xét xử.
- Chấp hành tài quyết.
Điều khoản về hiệu lực của hợp đồng:
Trong điều khoản này các bên có thể thoả thuận về việc hợp đồng có hiệu lực
từ lúc:
- Hợp đồng có hiệu lực từ lúc ngời bán nhận đợc thông báo từ ngân hàng của
mình về việc L/C đã đợc mở hoặc khi đã trả tiền ứng trớc.

- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký.
- Hợp đồng có hiệu lực kể từ lúc cơ quan có quyền lực phê chuẩn.

7


2.3.

Phơng pháp ký kết hợp đồng mua bán ngoại thơng:
Ký kết hợp đồng là quá trình mà hai bên cùng xác nhận những điều khoản đã
đợc thoả thuận thống nhất trong quá trình đàm phán. Song tuỳ theo từng điều kiện
của hợp đồng kinh tế ngoại thơng mà việc ký kết có thể đợc thực hiện bằng một
trong các hình thức sau:
- Hợp đồng một văn bản: Hai bên cùng ký kết vào một hợp đồng mua bán
ngoại thơng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, mọi điều kiện giao dịch đã thoả
thuận và có chữ ký của hai bên.
- Hợp đồng gồm nhiều văn bản nh những điện báo, th từ giao dịch. Chẳng
hạn, hợp đồng gồm hai văn bản nh đơn chào hàng cố định của ngời bán và chấp
nhận của ngời mua hoặc đơn đặt hàng của ngời mua và chấp nhận của ngời bán.
Bên cạnh đó cũng cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều
khoản trớc khi ký kết. Bởi một khi đã ký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoản
nào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi. Văn bản hợp đồng thờng do một bên soạn thảo,
do đó trớc khi ký kết bên kia phải xem xét một cách kỹ lỡng, cẩn thận đối chiếu với
những điều khoản đã thoả thuận trong đàm phán.
Ngoài ra trong hợp đồng cần đợc trình bày một cách sáng sủa, phản ánh đúng
nội dung đã đợc thoả thuận, không để tình trạng mập mờ, dễ suy luận theo nhiều
cách khác nhau không có lợi cho mình. Hợp đồng nên đề cập đến nhiều vấn đề,
tránh tình trạng phải áp dụng tập quán để giải quyết những điểm hai bên không đề
cập đến. Những điều khoản trong hợp đồng phải đợc xuất phát từ những đặc điểm
của hàng hoá mua bán, từ những điều kiện của hoàn cảnh tự nhiên, xã hội và quan

hệ giữa hai bên. Trong hợp đồng không có những điều khoản trái với luật lệ hiện
hành của nớc ngời bán hoặc nớc ngời mua, ngời đứng ra ký kết phải là ngời đúng
thẩm quyền. Ngôn từ để xây dựng nên hợp đồng là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên
cùng thông thạo.
Hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị xuất nhập khẩu
của ta trong quan hệ với các nớc. Hình thức hợp đồng bằng văn bản là hình thức tốt
nhất trong việc bảo vệ quyền lợi của hai bên. Nó xác định rõ ràng quyền lợi và
nghĩa vụ của bên mua và bên bán, tránh đợc những hiểu lầm do không thống nhất
về quan niệm. Ngoài ra hình thức văn bản còn tạo thuận lợi cho thống kê, theo dõi,
kiểm tra việc ký kết và thực hiện hợp đồng.
3. Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu:
Sau khi hợp đồng xuất nhập khẩu đã đợc ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập
khẩu với t cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một
công việc rất phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời
bảo đảm đợc quyền lợi quốc gia và bảo đảm uy tín kinh doanh của đơn vị. Nghĩa vụ
cơ bản của bên bán là giao hàng, chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho ngời mua
theo quy định của hợp đồng. Bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng theo
quy định của hợp đồng. Do đó, các bên phải tranh thủ những điều kiện có lợi cho
mình trớc hết là tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
*Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
8


- Xin giấy phép xuất khẩu (sau khi có quota hoặc không cần quota).
- Giục mở L/C và kiểm tra L/C.
- Chuẩn bị hàng giao.
- Thuê tàu (lu cớc, khoang, giữ chỗ).
- Kiểm nghiệm, kiểm dịch hàng hoá.
- Làm thủ tục hải quan.
- Giao hàng (ở cảng, ở ga) cho ngời vận tải.

- Mua bảo hiểm hàng hoá (nếu bán CIF).
- Nhận tiền thanh toán
- Giải quyết khiếu nại, trọng tài (nếu có).
*Trình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
- Xin giấy phép nhập khẩu (sau khi có quota hoặc không cần quota).
- Mở L/C khi bên bán báo hàng sẵn sàng để giao.
- Đôn đốc ngời bán giao hàng theo đúng hợp đồng.
- Uỷ thác thuê tàu hoặc tự thuê tàu (nếu trong hợp đồng quy định).
- Mua bảo hiểm hàng hoá (nếu trong hợp đồng quy định).
- Làm thủ tục hải quan.
- Giao nhận hàng với chủ tàu và cảng.
- Kiểm tra số lợng, chất lợng.
- Thanh toán hợp đồng.
- Khiếu nại (nếu có).

9


Chơng II:
Thực trạng đàm phán, ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng
xuất nhập khẩu của công ty Technoimport

I.Giới thiệu khái quát về công ty Technoimport
1. Sự hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu Thiết bị toàn bộ
và kỹ thuật (Technoimport)- Bộ Thơng Mại
Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật, tiền thân là Tổng Công
ty Nhập khẩu thiết bị toàn bộ và trao đổi kỹ thuật, thành lập ngày 28/01/1959 theo
quyết định số 28/Bộ Ngoại Thơng/QT/TCCB. Đây là doanh nghiệp Nhà nớc đầu
tiên đợc thành lập để hoạt động trong lĩnh vực tham mu kinh tế đối ngoại và nhập
khẩu các công trình thiết bị kỹ thuật cho mọi ngành của đất nớc.

Ngày 9/11/1989 Bộ Kinh tế Đối ngoại có quyết định số 739/KTĐN/TCCB
đổi tên thành Tổng Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật. Cùng với
nhà nớc chuyển sang nền kinh tế thị trờng, Công ty cũng bắt đầu hoạt động theo cơ
chế mới từ năm 1989. Dù gặp nhiều khó khăn và còn bỡ ngỡ với cơ chế mới nhng
Công ty đã có những đổi mới và hoạt động ngày càng có hiệu quả. Các hoạt động
của Công ty trở nên đa dạng hơn, phong phú hơn, phạm vi hoạt động đợc mở rộng
trong cả nớc và ở nhiều khu vực trên thế giới.
Năm 1996 Tổng Công ty đợc thành lập lại theo quy định số 105 Bộ thơng
mại ngày 22/05/1996 trở thành Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật
(tên giao dịch quốc tế Technoimport) với số vốn ban đầu là 18.851 triệu đồng và số
vốn hiện nay là 31.000 triệu đồng hoạt động hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị
trờng với nhiều loại hình kinh doanh phong phú và đa dạng. Công ty tiếp tục phát
huy thế mạnh truyền thống và kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực xuất nhập
khẩu các công trình thiết bị toàn bộ và kỹ thuật, coi trọng công tác t vấn đầu t thơng mại giúp các địa phơng và các ngành trong việc hiện đại hoá đầu t chiều sâu
các công trình hiện có, tính toán hiệu quả đầu t và nhập khẩu thiết bị toàn bộ cho
các dự án mới, mở rộng và đa dạng nhiều mặt hàng xuất nhập khẩu để đáp ứng nhu
cầu của thị trờng, gắn kinh doanh với sản xuất để tạo thêm nguồn hàng xuất khẩu,
tăng cờng hợp tác liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế khác.
2.Chức năng và nhiệm vụ của Technoimport
2.1. Chức năng của Công ty:
Công ty Technoimport là một doanh nghiệp thơng mại đối ngoại nên chức
năng chính là tổ chức lu thông hàng hoá thông qua trao đổi mua bán giữa trong nớc
và nớc ngoài. Cụ thể hơn là Công ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu nên có thể
hiểu chức năng chính là tổ chức lu thông hàng hoá thông qua trao đổi mua bán xuất
nhập khẩu giữa bên Công ty và các đối tác trong và ngoài nớc.
10


2.2.Nhiệm vụ của Công ty Technoimport:
Nhiệm vụ chính của Công ty là nhập khẩu các thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ

nguyên vật liệu dới sự uỷ thác của các ngành, các Bộ, các địa phơng... Ngoài ra
Công ty còn nhập khẩu tự doanh tức là nhập khẩu các loại hàng hoá phục vụ cho
tiêu dùng dựa trên nhu cầu của thị trờng và xuất khẩu uỷ thác một số sản phẩm
nông nghiệp.
3. Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Công ty Technoimport
3.1. Cơ cấu tổ chức:
Trụ sở chính của Công ty TECHNOIMPORT là trung tâm t vấn đầu t và thơng
mại ở16-18 Tràng Thi, Hà Nội. Ngoài ra, còn có các chi nhánh ở Việt Nam đặt tại
Hải Phòng, Đà Nẵng, TP HCM cùng nhiều văn phòng đại diện ở nớc ngoài.
Đứng đầu là Tổng giám đốc với chức năng quản lý, điều hành phối hợp chung
mọi hoạt động của Công ty. Dới đó là 3 phó Tổng giám đốc làm nhiệm vụ tham mu
cho Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành những bộ phận này. Ngoài
ra còn có các bộ phận: Tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính, phòng hành chính quản
trị, trung tâm t vấn đầu t và thơng mại, các phòng XNK tại Hà nội với các lĩnh vực
kinh doanh khác nhau. (Xem sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Technoimport- phần phụ
lục).
Cơ cấu tổ chức của TECHNOIMPORT là một chỉnh thể thống nhất, quan hệ
mật thiết với nhau nhằm thực hiện các mục tiêu chung của Công ty. Các tổ chức
trong Công ty liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm nâng cao hiệu quả kinh
doanh của từng đơn vị cũng nh của toàn Công ty.
3.2. Cơ chế hoạt động:
Để tồn tại thích nghi và phát triển trong nền kinh tế thị trờng nhiều thành
phần, TECHNOIMPORT cũng nh nhiều doanh nghiệp khác đều ý thức đợc điều
quan trong là phải thoả mãn nhu cầu khách hàng, duy trì thị phần và nâng cao lợi
nhuận. Ban lãnh đạo TECHNOIMPORT đã quyết định trao quyền tổ chức thực
hiện hoạt động kinh doanh cho các đơn vị của Công ty. Các đơn vị phải tự nghiên
cứu thị trờng, tìm bạn hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện các
khâu giao nhận vận chuyển, thủ tục hải quan, thanh toán. Trớc khi ký hợp đồng,
các đơn vị phải dự thảo hợp đồng và phơng án sử dụng vốn và gửi sang phòng kế
hoạch tài chính. Các hồ sơ phải đợc đệ trình lên tổng giám đốc phê duyệt và ký.

Khi có chữ ký của Tổng giám đốc thì các đơn vị mới đợc phép rút vốn từ ngân
hàng. Theo quy đinh 91/CP đối với HĐNK TBTB có giá trị từ 5-10 triệu USD phải
đợc đệ trình để hội đồng thẩm định Nhà nớc phê duyệt. Hợp đồng từ 10 triệu USD
trở lên thì Thủ Tớng Chính phủ phê duyệt theo đề nghị của hội đồng thẩm định Nhà
nớc. Hợp đồng có giá trị lớn nhng dới 5 triệu USD phải đợc Bộ Thơng mại, các cơ
quan chủ quản và Bộ Tài Chính phê duyệt.

11


4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua
Trong thời gian qua mặc dầu thị trờng luôn có sự biến động hết sức phức tạp
song nhìn chung hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn luôn đạt đợc những kết quả
đáng khích lệ. Để đạt đợc những kết quả đó, trớc hết phải nói rằng đó là cả một sự
nỗ lực phấn đấu của toàn Công ty cũng nh của mỗi cán bộ nhân viên trong Công ty
mà cụ thể là:
Công ty đã luôn bám sát theo dõi mọi diễn biến của thị trờng, thực hiện các
biện pháp thâm nhập và phát triển thị trờng không ngừng duy trì và mở rộng thị trờng truyền thống, thâm nhập vào các thị trờng mới một cách có hiệu quả. Bên cạnh
đó Công ty cũng chú trọng quan tâm tới công tác tiếp thị, khai thác các mặt hàng
nhằm mở rộng thị trờng trong và ngoài nớc.
Qua (Bảng1- phần phụ lục) ta thấy tổng doanh thu của Công ty qua các năm
là rất lớn, lớn nhất là vào năm 2001 với doanh thu thực hiện là 452,367 tỷ đồng và
năm 1998 thấp nhất là 356,71 tỷ đồng. So sánh tổng doanh thu năm 2001/2000 ta
thấy doanh thu tăng với số tiền là 22,624 tỷ đồng tơng ứng là 103,5% so với năm
2000. Doanh thu thuần của Công ty tăng dần qua các năm: Năm 1998 là 354,526 tỷ
đồng, năm 1999 là 407,186 tỷ đồng, năm 2000 là 426,993 tỷ đồng và năm 2001 là
441,856 tỷ đồng.
Tổng kim nghạch XNK hàng hoá của Công ty trong một số năm đợc thể hiện
qua (Bảng 2- phần phụ lục) cho thấy: Đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Công
ty trong khi tổng kim ngạch hàng năm trớc đây luôn ở mức lớn hơn 120

triệu
USD thì trong bốn năm gần đây chỉ đạt trên dới 100 triệu USD. Đây vẫn có thể coi
là một thành tích đáng kể của doanh nghiệp bởi doanh nghiệp không còn đợc độc
quyền xuất nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ nh trớc nữa.
Sự giảm sút trong kim nghạch xuất nhập khẩu cũng nh một số chỉ tiêu kinh
doanh của Công ty trong những năm gần đây có thể đợc lý giải bởi một số lý do
khách quan: việc Nhà nớc sửa đổi cơ chế chính sách xuất nhập khẩu tạo ra sự thiếu
đồng bộ khiến một số khâu nh thủ tục Hải quan, nộp thuế, vận tải... phức tạp và
phiền hà gây tốn kém và suy sụp của rất nhiều nền kinh tế trong đó có rất nhiều nớc
là bạn hàng và là thị trờng của Công ty. Cuộc khủng hoảng này gây nên rất nhiều
sự tiêu cực đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanh
xuất nhập khẩu của Technoimport nói riêng. Tỷ giá USD có biến động, biên độ
giao động lớn (10%) đã tạo nên cơn sốt ngoại tệ dẫn đến có nhiều dự án trớc đây đợc ngân hàng bảo lãnh nhng sau đó bị từ chối, do đó mặc dầu Technoimport đã ký
kết đợc hợp đồng để xuất nhập khẩu hàng hoá uỷ thác cho hàng chục công trình trị
giá lớn cũng bị mất không.

12


II. Thực trạng đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng
xuât nhập khẩu của công ty Technoimport

1. Đối với công tác đàm phán:
Trớc hết Công ty xác định thời gian và địa điểm đàm phán. Tuỳ từng loại hợp
đồng mà Công ty xác định việc đàm phán tại Việt nam hay ở nớc ngoài, thông thờng thì Công ty thoả thuận đàm phán tại Việt nam. Tiếp theo đó là công tác tiếp
đón, bố trí nơi ăn nghỉ cho bên đối tác và quan trọng nhất là công tác chuẩn bị nhân
sự cho đoàn đàm phán. Thờng thì đoàn đàm phán của Công ty bao gồm: Trởng
đoàn, cán bộ phiên dịch và các thành viên khác.
Việc lựa chọn các thành viên cho đoàn đàm phán, trớc hết Công ty căn cứ
vào trình độ ngoại thơng của họ đồng thời cũng căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá

và thị trờng giao dịch. Nếu mặt hàng có liên quan đến máy móc thiết bị kỹ thuật thì
nhất thiết trong đoàn đàm phán phải có ít nhất một cán bộ kỹ thuật, sau đó mỗi
thành viên sẽ đợc giao những nhiệm vụ nhất định nh điều tra về thị trờng, văn hoá,
tôn giáo của phía bên kia. Các thông tin này Công ty thờng thu thập chủ yếu từ báo
chí, từ phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt nam, hoặc từ các văn phòng đại diện
của Công ty ở nớc ngoài nếu Công ty có văn phòng đại diện tại nớc của bên đối tác
tham gia đàm phán.
Bớc tiếp theo Công ty tiến hành dự trù kinh phí cho việc đàm phán. Để dự trù
nguồn kinh phí này, Công ty thờng dựa trên các chỉ tiêu nh: Tính chất của cuộc
đàm phán, số lợng các công việc phải đàm phán, khối lợng các thơng vụ, đối tợng
khách hàng.
Bớc cuối cùng Công ty tiến hành đặt ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán nh:
Thu hồi lợi nhuận tốt nhất có thể đợc, tạo lập các mối quan hệ làm ăn mới. Công ty
thờng tiến hành các bớc giao dịch chủ yếu sau:
* Trong trờng hợp Công ty là nhà xuất khẩu: Với t cách là nhà xuất khẩu,
khi giao dịch với các đối tác Công ty thờng tiến hành các bớc công việc sau:
Chào hàng:
Trong bớc này Công ty tiến hành soạn thảo một bản chào hàng (bằng tiếng Anh)
và gửi đến cho bên đối tác, bản chào hàng của Công ty thờng gồm những nội dung
sau: Tên địa chỉ giao dịch của Công ty, tên hàng, quy cách phẩm chất, số lợng, điều
kiện cơ sở giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì và kỹ mã hiệu, thể thức giao
hàng. Theo kinh nghiệm của Công ty thì:
Thứ nhất: Khi chào hàng thì bản chào hàng cần đợc làm bằng giấy tốt, trình bày
lịch sự in một mặt và bên cạnh mặt hàng chào bán thì có thể gửi kèm theo
catalogue của các mặt hàng khác mà Công ty kinh doanh. Vì thế, nếu Công ty
không nhận đợc đơn đặt hàng từ việc gửi kèm catalogue của mặt hàng
đó
thì rất có thể việc đó sẽ đợc thực hiện trong một thơng vụ khác khi lần sau họ cần
đến sản phẩm của Công ty thì họ sẽ tiến hành đặt hàng.
Thứ hai: Công ty cần tiến hành lựa chọn thời điểm chào hàng cho phù hợp.

Thông thờng là khi Công ty dự đoán thấy nguồn hàng và giá cả đang lên.

13


Thứ ba: Theo Công ty chúng ta không nên chào hàng với một khách hàng duy
nhất (nh đối với sản phẩm cao su và đối với các sản phẩm nông sản khác Công ty
thờng gửi đơn chào hàng đến khách hàng Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan,
Singapore). Làm nh vậy Công ty sẽ lựa chọn đợc đơn đặt hàng tốt nhất vì luôn có
sự chênh lệch về giá giữa các nớc nhất là đối với các sản phẩm nông sản.
Thứ t: Theo Công ty, cũng không nên gửi quá nhiều th chào hàng tức gửi tràn
lan không có chọn lọc, vừa tốn kém chi phí vừa không có hiệu quả mà phải biết đợc
mỗi mặt hàng có một khách hàng riêng. Công ty thờng gửi đơn chào bán than cho
bạn hàng Nhật Bản, Hàn Quốc, bia chai cho Mỹ, Canađa, Pháp, đồ mây tre đan cho
Đức, làm nh vậy một mặt Công ty đã thể hiện đợc sự hiểu biết của mình về thị hiếu
của đối tác, mặt khác tạo thuận lợi cho Công ty trong công tác tổ chức nguồn hàng,
vận chuyển hàng hoá và bảo quản hàng hoá. Trong trờng hợp Công ty và bên đối
tác đã có quan hệ giao dịch từ trớc thì bản chào hàng chỉ có nội dung cần thiết nh:
Tên hàng, số lợng, phẩm chất, giá, thời hạn giao hàng. Còn những điều khoản khác
sẽ đợc áp dụng nh những hợp đồng đã đợc ký kết trớc đó hoặc theo những quy ớc
chung giữa Công ty với phía đối tác.
Hoàn giá:
Trong bớc này Công ty và phía đối tác tiến hành thoả thuận các điều khoản liên
quan đến hợp đồng. Các mặt hàng xuất khẩu của Công ty là cao su, hàng nông sản,
thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng này phần lớn chỉ qua sơ chế, bởi vậy họ thờng
mua với giá rất thấp. Do đó, theo kinh nghiệm của Công ty thì việc hoàn giá phải đợc tiến hành từ từ, nhợng bộ dần dần và phải có giới hạn trong hạ giá. Chúng ta có
thể nhợng bộ trong điều khoản này nhng lại chủ động giữ giá ở điều khoản khác
làm nh vậy vừa giữ đợc chân khách vừa có thể đạt đợc những thoả thuận khác có lợi
cho Công ty.
Chấp nhận:

Để đạt đợc đến bớc này Công ty và phía đối tác đã có sự đồng ý hoàn toàn các
điều kiện liên quan đến đơn chào hàng. Trong ví dụ cụ thể trên, đó là sự đồng ý về
tên hàng, phẩm chất, số lợng, giá cả và phơng thức thanh toán.
Xác nhận:
Sau khi thống nhất thoả thuận với nhau về các điều khoản giao dịch, Công ty thờng lập bản xác nhận bán hàng gửi đến cho bên mua để họ xác nhận lại những điều
đã thống nhất. Bản xác nhận này thờng đợc Công ty lập thành hai bản và mỗi bên
giữ một bản. Đặc biệt các Công ty ở Nhật Bản, Pháp rất coi trọng khâu này. Bởi vậy
việc xác nhận cần làm khẩn trơng song phải chính xác và đầy đủ, tránh bỏ sót các
điều khoản của bản chào hàng.
* Trong trờng hợp Công ty là nhà nhập khẩu: Khi Công ty là nhà nhập khẩu
Công ty thờng tiến hành giao dịch nh sau:
Hỏi giá:
Theo Công ty việc hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của ngời hỏi giá. Do đó
nên hỏi nhiều nơi nhằm nhận đợc nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh
lựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất. Tuy nhiên, cũng không nên hỏi nhiều nơi
14


quá sẽ gây nên thị trờng ảo tức là nhu cầu về mặt hàng đó quá căng thẳng dẫn đến
giá sẽ cao và không có lợi cho mình. Thông thờng nội dung bản hỏi giá có thể gồm:
tên hàng, quy cách phẩm chất, số lợng, giá cả, điều kiện thanh toán, giao hàng...
Đặt hàng:
Sau khi xác định thị trờng mua, Công ty tiến hành lập một đơn đặt hàng gửi cho
nhà cung cấp đó với nội dung nh sau: tên và địa chỉ giao dịch của Công ty, số hiệu
tài khoản và ngân hàng giao dịch, số và ngày tháng lập đơn đặt hàng, tên hàng, quy
cách phẩm chất, số lợng, chất lợng, đơn giá, thời hạn và địa điểm giao hàng. Trong
bớc này theo kinh nghiệm của Công ty ngời mua hàng là ngời có quyền quyết định.
Bởi vậy, trớc khi đặt hàng, Công ty thờng khảo sát kỹ giá cả các mặt hàng mà mình
sẽ nhập khẩu. Song khi đa ra mức giá thì Công ty thờng đa ra mức giá thấp hơn giá
thị trờng và cũng nh chào hàng, Công ty không đặt hàng ở một nhà cung cấp mà là

nhiều nơi. Tuy nhiên, việc xác định quy mô, khối lợng đặt hàng trớc hết phải căn
cứ vào nhu cầu trong nớc.
Đối với các mặt hàng mang tính kỹ thuật (sắt, thép, thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ,
phụ tùng, nguyên vật liệu) thì trong đơn đặt hàng Công ty thờng đề cập một cách
chi tiết hơn về các tiêu chuẩn kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, điều kiện
bảo hành. Mặt khác, do cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng nh: sắt,
thép, nhôm, que hàn và thị trờng nhập khẩu của Công ty cũng rất rộng: Hàn Quốc,
Singapore, Nhật Bản... do dó theo kinh nghiệm của Công ty thì mỗi mặt hàng cũng
nên có nhà cung cấp riêng của nó. Chẳng hạn khi nhập khẩu que hàn Công ty thờng
gửi đơn đặt hàng đến Singapore còn khi nhập khẩu máy chế biến gỗ Công ty thờng
gửi đơn đặt hàng đến Hà Lan, Hàn Quốc.
Các bớc giao dịch tiếp theo tơng tự nh trờng hợp Công ty là nhà xuất khẩu chỉ
có bớc "xác nhận" Công ty sẽ lập văn kiện với tên"Giấy xác nhận mua hàng".
2. Đối với công tác ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu
Sau khi kết thúc giai đoạn đàm phán, Công ty thực hiện bớc tiếp theo là ký
kết hợp đồng xuất nhập khẩu. Hợp đồng mua bán quốc tế có thể đợc ký kết dới
nhiều hình thức khác nhau: bằng một văn bản, bằng nhiều văn bản, bằng Fax, ở
Công ty Technoimport chủ yếu sử dụng hình thức hợp đồng gồm một văn bản.
Theo Công ty thì phải có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều
khoản trớc khi tiến hành ký kết vì khi đã ký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoản
nào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi. Do vậy, trớc khi ký kết thì phải xem xét lại kỹ lỡng, cẩn thận đối chiếu với những thoả thuận đã đạt đợc trong đàm phán, tránh việc
đối phơng có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm cha thỏa thuận
và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất. Những điều khoản trong hợp
đồng phải xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá định mua bán, từ những điều
kiện, hoàn cảnh tự nhiên xã hội... của nớc ngời bán, ngời mua, từ đặc điểm và quan
hệ giữa hai bên. Trong hợp đồng không đợc có những điều khoản trái với luật lệ
hiện hành ở nớc ngời bán hoặc ở nớc ngời mua. Ngời ký kết hợp đồng phải là ngời
có đúng thẩm quyền ký kết. Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng nên là thứ ngôn
ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo. Thông thờng một hợp đồng mua bán ngoại th15

ơng gồm những phần sau: Số hợp đồng, ngày và nơi ký kết, tên và địa chỉ của các
bên ký kết cùng với các điều khoản của hợp đồng nh tên hàng, quy cách phẩm chất,
số lợng, bao bì kỹ mã hiệu, giá cả, thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao
nhận, điều kiện thanh toán, điều kiện khiếu nại, trọng tài, điều kiện bất khả kháng...
chữ ký của hai bên. Với những hợp đồng phức tạp nhiều mặt hàng thì có thêm các
phụ kiện là bộ phận không tách rời của hợp đồng.
3. Đối với việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu:
3.1.Đối với hợp đồng xuất khẩu:
Kiểm tra L/C:
Đây là bớc quan trọng đối với công tác hợp đồng xuất khẩu vì nó quyết định tới
việc hợp đồng có đợc thực hiện và đem lại kết quả hay không. Quá trình thực hiện
hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Technoimport đợc ban giám đốc đa ra và áp dụng
đối với các đơn vị thành viên trong từng hoạt động xuất khẩu. Sau khi ký kết hợp
đồng thì Công ty tiến hành kiểm tra việc mở L/C của bên nhập khẩu, đối chiếu, so
sánh với nội dung của hợp đồng đã ký kết. Nếu có sai thì Công ty yêu cầu ngời
nhập khẩu sửa, tu chỉnh bằng văn bản. Việc kiểm tra thờng đợc thông qua một số
ngân hàng nh: Vietcombank, EXimbank, Vietincombank.
Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu:
Khi Công ty là nhà xuất khẩu thì Công ty phải tiến hành các bớc sau:
- Ký hợp đồng xuất khẩu uỷ thác với doanh nghiệp Việt nam, chủ yếu là các
mặt hàng nh than, cao su, bao PP và một số sản phẩm công nghiệp khác.
- Cử cán bộ của Công ty tiến hành ký kết và thu mua các loại vật t hàng hoá của
hợp đồng ở trong nớc của các cá thể cũng nh các doanh nghiệp nhằm tập trung đủ
lợng hàng hoá.
- Tiến hành đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu và đa hàng ra cảng quy định.
Làm thủ tục Hải quan:
Do trong quá trình ký kết thực hiện các hợp đồng uỷ thác và hợp đồng trong nớc đã có sự giám sát chặt chẽ của cán bộ Technoimport, ngoài ra Technoimport thờng bán theo giá FOB do đó không phải thực hiện nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo
hiểm nên bớc tiếp theo là làm thủ tục hải quan.
Hàng xuất khẩu của Công ty thờng đợc tiến hành theo các cửa khẩu chính là: đờng bộ có Hữu nghị quan, đờng biển có cảng Hải phòng, cảng TP HCM. Quá trình

làm thủ tục tục nh sau:
- Technoimport tiến hành kê khai chi tiết hàng hoá xuất khẩu lên tờ khai của
Hải quan.
- Đối với những hàng hoá khối lợng không quá lớn thì Technoimport tiến hành
vận chuyển hàng hoá xuất khẩu tới kho Hải quan cửa khẩu để Hải quan tiến hành
kiểm lợng và làm thủ tục Hải quan.
Tuy nhiên đối với một số hợp đồng có giá trị khối lợng là tơng đối thì
Technoimport thờng mời cán bộ Hải quan tới kiểm lợng và thực hiện chế độ niêm
phong kẹp chì.
Giao hàng:
16


Hàng sẽ đợc giao theo địa điểm của Hợp đồng xuất khẩu, thông thờng
Technoimport thờng giao tại Cầu cảng (đối với hàng hoá vận chuyển bằng đờng
biển) và cửa biên giới (đối với hàng hoá vận chuyển bằng đờng bộ).
Sau khi giao hàng, cán bộ Technoimport sẽ lấy biên lai thuyền phó và đổi lấy
vận đơn sạch, sau đó vận đơn này đợc chuyển gấp về bộ phận kế toán để lập bộ
chứng từ thanh toán.
Thanh toán:
Với hợp đồng xuất khẩu thì Công ty thờng thoả thuận với đối tác sử dụng phơng
thức thanh toán bằng L/C hoặc TTR, việc thanh toán thờng đợc thực hiện thông qua
Vietcombank, Exim bank, Incombank.
Công ty sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng tiến hành lập bộ chứng từ thanh
toán hợp lệ với L/C và hợp đồng xuất khẩu sau đó gửi tới các Ngân hàng của mình
để uỷ thác việc thanh toán. Việc thanh toán đợc coi là hoàn chỉnh khi
Technoimport nhận đợc thông báo của các Ngân hàng là đã trả tiền cho
Technoimport.
3.2. Đối với hợp đồng nhập khẩu:
Nh đã phân tích ở trên, hoạt động nhập khẩu là hoạt động chủ yếu của

Technoimport kể cả về mặt quy mô và giá trị của các hợp đồng. Do đó, việc thực
hiện hợp đồng nhập khẩu là rất quan trọng.
Mở L/C:
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, việc đầu tiên Technoimport làm đó là mở
L/C tại Ngân hàng cho ngời hởng thụ nớc ngoài (nếu phơng thức thanh toán là
L/C). Thông thờng đối với bạn hàng mới hoặc giá trị hợp đồng lớn, Technoimport
thờng áp dụng phơng thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang, còn đối với
những bạn hàng quen thuộc, đáng tin cậy, giá trị hợp đồng nhỏ thì Công ty áp dụng
phơng thức thanh toán TTR.
Theo quy định của Nhà nớc, việc thanh toán cho nớc ngoài bắt buộc phải thực
hiện qua Ngân hàng của Việt Nam, vì thế Technoimport thờng mở L/C tại
Vietcombank, exim bank, Ngân hàng đầu t và phát triển.
Hồ sơ xin mở L/C bao gồm:
- Bản sao hoặc bản chính của hợp đồng nhập khẩu.
- Đơn xin mở L/C.
Để đề phòng việc giao hàng thiếu, bị h hỏng, đổ vỡ hoặc không đúng quy định,
Technoimpt thờng chỉ mở L/C có giá trị khoảng 80% trị hợp đồng, phần còn lại sẽ
đợc thanh toán nốt cho ngời bán nớc ngoài bằng TTR khi hàng đợc nhận đủ và
đúng quy định.
Sau khi mở, L/C sẽ đợc chuyển đến ngời xuất khẩu thông qua Ngân hàng thông
báo ở nớc xuất khẩu, Ngân hàng sẽ thanh toán cho ngời xuất khẩu để đổi lấy bộ
chứng từ.
Làm thủ tục Hải quan:
Cũng nh xuất khẩu, Technoimport thờng nhập khẩu theo giá CIF hoặc CFR nên
bỏ qua đợc nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm. Hàng nhập khẩu của Công ty th17


ờng đợc nhập qua Hữu nghị quan, cảng Hải Phòng, cảng TP Hồ Chí Minh, Cảng
Đà Nẵng.
- Khi nhận đợc thông báo, Công ty nhanh chóng cầm vận đơn gốc (Original

B/L) đến đại lý tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (Delivery order - D/O ).
- Cầm bộ chứng từ nộp cho cơ quan Hải quan để làm thủ tục Hải quan.
Bộ chứng từ gồm: Tờ khai Hải quan, Hợp đồng ngoại thơng, giấy chứng nhận
hàng. Lệnh giao hàng, Hoá đơn thơng mại, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất
xứ (C/O), chứng từ bảo hiểm, vận đơn gốc (Original B/L), giấy phép kinh doanh
xuất nhập khẩu của Công ty, L/C, quota (nếu có). Khi nhận bộ hồ sơ này, Hải quan
sẽ đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai. Nếu qua 5 ngày nhận đợc thông báo hàng về,
Technoimport mới đến nhận hàng thì Technoimport sẽ phải nộp tiền lu kho, lu bãi
và các chi phí khác cho cảng. Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm hoá đem bộ chứng từ
cùng với ngời của Technoimport khi nhận hàng tại kho, mở hàng kiểm tra đối chiếu
với bộ chứng từ.
Trong trờng hợp không phù hợp với bộ chứng từ, Hải quan sẽ không cho phép
nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đó Technoimport phải lập lại tờ khai
hải quan (nếu tờ khai không khớp) hoặc phải khiếu nại với ngời bán. Thủ tục Hải
quan sẽ hoàn thành khi tờ khai đợc ký và đóng dấu xác định "đã phúc tập". Kể từ
thời điểm này hàng đợc phép lu hành trong nớc.
Nhận hàng và giao hàng cho ngời uỷ thác (nếu là nhập khẩu uỷ thác):
Công ty thờng nhận hàng tại cảng Hải Phòng, cảng TP.Hồ Chí Minh, cảng Đà
Nẵng hoặc cửa khẩu Hữu Nghị. Nếu là hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, hàng sẽ đợc
giao tại địa điểm do bên uỷ thác yêu cầu.
Quy định trong hợp đồng uỷ thác thông thờng Technoimport giao hàng tại
cảng sau khi đã hoàn tất thủ tục Hải quan hoặc cũng có thể Công ty sẽ chịu trách
nhiệm vận chuyển lô hàng đó tại địa điểm quy định uỷ thác để kiểm tra hàng, ký
vào biên bản xác nhận với nhân viên của Technoimport khi hoàn tất việc kiểm tra.
Thanh toán:
- Thanh toán cho ngời bán ở nớc ngoài
Việc thanh toán đợc tiến hành thành nhiều đợt vừa để đảm bảo an toàn cho
Công ty vừa để tránh những khó khăn về vốn. Ký kết hợp đồng nhập khẩu thanh
toán 10-15% trị giá hợp đồng nh một khoản tiền đặt cọc để cam kết mua hàng. Khi
nhận bộ chứng từ thì thanh toán 75 - 80% giá trị hợp đồng. Sau khi nhận đủ hàng,

sẽ thanh toán nốt phần còn lại bằng TTR. Nếu giao hàng thiếu, đổ vỡ hay không
đúng quy định Công ty sẽ thoả thuận với ngời bán để thay thế, bổ sung, sửa chữa
hay trừ đi một số tiền tơng ứng.
Riêng với việc nhập khẩu thiêt bị toàn bộ hay dây truyền công nghệ 10% còn lại
sẽ đợc thanh toán thành hai đợt: 5% khi ký kết biên bản nghiệm thu với chủ đầu t
trong nớc, 5% khi hết hạn bảo hành mà không có bất kỳ một sự cố nào xảy ra.
- Thanh toán với ngời uỷ thác (nếu là nhập khẩu uỷ thác):
Thông thờng đợc áp dụng theo hai phơng thức:

18


+ Thanh toán qua tài khoản của Technoimport tại ngân hàng. Ngời uỷ thác
phải thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản bằng VND đợc quy ra ngoại tệ theo
tỷ giá của ngân hàng Ngoại Thơng tại thời diểm tiền đợc chuyển vào tài khoản của
Công ty.
+ Thanh toán trực tiếp của ngời nớc ngoài (trong trờng hợp ngời uỷ thác và
Technoimport cùng tham gia ký kết hợp đồng ngoại thơng).
Trong cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung, chủ thể hợp đồng của các hợp
đồng là hai chính phủ của hai nớc, các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thực chất
chỉ thực hiện kế hoạch nhà nớc giao về số lợng, quy cách chất lợng. Vì vậy, việc ký
kết hợp đồng hầu nh đã theo một khuôn mẫu sẵn và tơng đối đơn giản. Sau những
thay đổi cơ bản của nền kinh tế, cho đến nay Công ty đã tự mình giao dịch với
khách hàng để ký kêt hợp đồng, không còn thụ động, trông chờ vào nhà nớc nh trớc
kia nữa. Bằng uy tín và mọi sự cố gắng nỗ lực của mọi thành viên trong Công ty,
các khách hàng đã đến với Công ty tăng dần và số lợng hợp đồng ký kết qua các
năm ngày càng tăng.
Qua bảng ba (phần phụ lục) ta thấy thị trờng xuất khẩu chính của Công ty là
các nớc Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore, Trung Quốc... Số hợp đồng
xuất nhập khẩu ký kết tăng dần qua các năm, chẳng hạn năm 1999 số hợp đồng ký

kết đợc trong thị trờng Nhật Bản (về mặt hàng than) là 34 hợp đồng, năm 2000 là
45 hợp đồng và đến năm 2001 số hợp đồng đợc ký kết là 64 hợp đồng: Đối với
hàng công nghiệp, ở thị trờng Liên bang Nga năm 1999, Công ty đã ký đợc 12 hợp
đồng, con số này trong năm 2001 là 32 hợp đồng.
Còn ở bảng bốn (phần phụ lục) ta thấy thị trờng nhập khẩu chính của Công
ty là các nớc nh: Pháp, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc, số hợp
đồng ký kết với các nớc này cũng tăng dần qua các năm, cho thấy nhu cầu về các
mặt hàng nhập khẩu ngày càng tăng thể hiện rõ sự tăng trởng phát triển nền kinh tế
nớc ta và đời sống của nhân dân ngày càng đợc ổn định và phát triển. Tuy nhiên,
không phải bất cứ hợp đồng nào mà Công ty tham gia ký kết đều thực hiện đợc.
Theo số liệu của Công ty thì có khoảng 3% trong tổng số hợp đồng đã ký không
thực hiện đợc. Điều này có thể đợc lý giải bởi một số lý do khách quan: Việc Nhà
nớc sửa đổi một số cơ chế chính sách xuất nhập khẩu tạo sự thiếu đồng bộ khiến
một số khâu nh thủ tục hải quan, nộp thuế phức tạp và phiền hà hơn gây tốn kém và
thiệt hại cho doanh nghiệp nhng một lý do quan trọng khác là cuộc khủng hoảng tài
chính tiền tệ ở khu vực Châu á vừa qua đã gây nên sự yếu kém và suy sụp của rất
nhiều nền kinh tế trong đó có rất nhiều nớc là bạn hàng và là thị trờng của
Technoimport. Cuộc khủng hoảng này gây nên rất nhiều tác động tiêu cực đối với
hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của
Tecnoimport nói riêng. Tỷ giá USD có biến động, biên độ giao động lớn (10%) đã
tạo nên cơn sốt ngoại tệ dẫn đến có nhiều dự án trớc đây đợc ngân hàng bảo lãnh
nhng sau đó bị từ chối do đó mặc dù Technoimport đã ký kết đợc hợp đồng để xuất
nhập khẩu hàng uỷ thác cho hàng chục công trình trị giá 50 triệu USD cũng đã bị
mất không.
19


Không nh một số Công ty khác chỉ tập trung vào các thị trờng quen thuộc,
thị trờng truyền thống một cách bảo thủ. Công ty Technoimport đã và đang vơn tới
các thị trờng mới ở Châu Âu, Châu Mỹ. Đây là những thị trờng có tiềm năng rất

lớn, song rất khó tính mặc dù vậy một số hợp đồng ký kết của Công ty sang các thị
trờng này ngày một tăng, ví dụ nh Mỹ, Pháp, Thuỵ Điển, Hà Lan.
III. Nhận xét đánh giá chung về công tác đàm phán, ký kết và
thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu của công ty Technoimport

1. Những thuận lợi đối với việc ký kết thực hiện hợp đồng của Công ty
Kể từ khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của khối ASEAN và đến
năm 2006, Việt Nam sẽ áp dụng hiệp định chung về u đãi thuế quan (CEPT) của
khối với biểu thuế xuất nhập khẩu từ 0-5% và hàng rào phi thuế quan bị cắt bỏ. Do
vậy, trong giai đoạn từ nay đến năm 2006 nhu cầu của nền kinh tế về nhập khẩu
các loại máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ tiên tiến có khả năng sản xuất ra
những mặt hàng có sức cạnh tranh là rất lớn. Hoạt động thơng mại giữa Việt Nam
và các nớc ASEAN sẽ ngày càng thuận lợi và dễ dàng hơn. Do đó trớc mắt các
doanh nghiệp Việt nam kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ có lợi rất nhiều.
Qua 40 năm hoạt động, Technoimport đã khẳng định đợc uy tín của mình với
khách hàng trong và ngoài nớc. Là một Công ty hàng đầu về nhập khẩu thiết bị
toàn bộ, có thời gian hoạt động lâu dài do đó tích luỹ đợc rất nhiều kinh nghiệm
trong kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thơng. Nắm vững tâm lý của mọi khách nớc ngoài
mà Công ty có cách giao tiếp và ứng xử phù hợp. Đối với mỗi loại thiết bị toàn bộ
Công ty biết mua ở thị trờng nào là có lợi nhất, Công ty có đủ kinh nghiệm trong
việc giao dịch và đàm phán nhằm đa ra các điều kiện có lợi nhất.
Công ty có đội ngũ cán bộ chuyên môn đông đảo, có đủ trình độ để thực
hiện các công việc phức tạp trong hoạt động thơng mại quốc tế: Giao dịch, đàm
phán, thanh toán quốc tế. Một phòng xuất nhập khẩu các trởng, phó phòng đều có
thể giao dịch trực tiếp với khách hàng nớc ngoài bằng một trong hai thứ tiếng thông
thạo là tiếng Anh và tiếng Pháp. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong
việc chủ động làm ăn với khách hàng nớc ngoài, tiết kiệm thời gian và chi phí trong
giao dịch và đàm phán.
Công ty có một hệ thống các chi nhánh, VPĐD ở trong và ngoài nớc. Hệ
thống chi nhánh và văn phòng này tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyên môn hoá

trong hoạt động của Công ty. Các VPĐD của Công ty ở nớc ngoài giúp cho việc thu
thập thông tin của khách hàng, giám sát việc thực hiện hợp đồng cũng nh đảm bảo
quyền lợi của Công ty khi xảy ra tranh chấp.
Chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nớc, chủ trơng đa dạng hoá, đa phơng
hoá các mối quan hệ kinh tế đối ngoại cũng nh các chính sách và hệ thống văn bản
pháp lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh
vực kinh doanh xuất nhập khẩu nh đơn giản làm thủ tục Hải quan. Sự ủng hộ và u
đãi của Bộ Thơng mại đối với Technoimport trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho
hoạt động của Công ty. Sự lãnh đạo sáng suốt kịp thời của ban lãnh đạo Công ty
20


cũng nh những kết quả đã đạt đợc trong những năm vừa qua, đây là nguồn sức
mạnh to lớn cho Công ty.
2. Khó khăn đối với công ty:
Xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới, bên cạnh những lợi ích, thuận lợi nó
cũng buộc Công ty phải nhảy vào một cuộc cạnh tranh khốc liệt, không chỉ đối với
các doanh nghiệp trong nớc mà cả đối với các doanh nghiệp nớc ngoài. Do đó,
trong những năm tới doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những khó khăn về thị trờng:
- Đối với thị trờng trong nớc: Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều các
doanh nghiệp trong việc xuất nhập khẩu các mặt hàng chủ lực của Công ty, không
loại trừ cả lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu thiết bị toàn bộ. Mặt khác, do chủng loại
hàng hoá kinh doanh của Công ty rất đa dạng do đó việc kiểm soát toàn bộ hoạt
động cũng nh những sự biến đổi trong mức giá nhu cầu thị trờng là rất khó khăn.
Trên thị trờng còn xuất hiện rất nhiều hàng hoá nhập lậu, hàng không nộp thuế
nhập khẩu.
- Đối với thị trờng nớc ngoài: Việc thực hiện chính sách đa phơng hoá, đa
dạng hoá, cùng với việc Mỹ xoá bỏ cấm vận kinh tế đối với Việt nam đã tạo điều
kiện cũng nh giàng buộc các doanh nghiềp nh Technoimport phải có những thay
đổi sao cho phù hợp với hoàn cảnh đổi mới, cơ chế mới để tiếp tục tồn tại và phát

triển. Bạn hàng nớc ngoài của Công ty có rất nhiều kinh nghiệm khả năng kinh
doanh và am hiểu về các tập quán thơng mại quốc tế. Do đó, việc kinh doanh của
Công ty đòi hỏi phải có sự nghiên cứu và thu thập thông tin một cách chính xác và
kịp thời trớc mọi hợp đồng. Bên cạnh đó, hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty
cũng gặp rất nhiều khó khăn từ phía Nhà nớc về phơng hớng và chính sách nh
chính sách thuế của Nhà nớc, việc tăng thuế nhập khẩu làm tăng giá vốn do đó làm
giảm tính cạnh tranh và lợi nhuận của Công ty dẫn đến hàng hoá của Công ty ứ
đọng rất nhiều. Ngoài ra, cơ chế xuất nhập khẩu của Nhà nớc vẫn còn một số vấn
đề nan giải làm nhiều đơn vị kịnh doanh quan tâm là yêu cầu giải thích kịp thời các
thủ tục hành chính trong kinh doanh xuất nhập khẩu, cán bộ Hải quan còn thiếu
năng lực chuyên môn. Hơn thế nữa, chính sách thuế của Nhà nớc còn thờng xuyên
thay đổi gây rất nhiều khó khăn đối với hoạt động kinh doanh của Công ty.
3. Đánh giá công tác giao dịch và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại
Technoimport
3.1.Những mặt đã làm đợc:
Trong hoạt động mua bán ngoại thơng, công tác giao dịch và hợp đồng xuất
nhập khẩu là hoạt động đóng vai trò rất quan trọng, nó quyết định sự thành công
hay thất bại của một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, nó ảnh hởng trực
tiếp tới kết quả hoạt động của Công ty.
Nhận thức đợc rõ đợc vai trò của nó, ban lãnh đạo Công ty cùng các cán bộ
nhân viên của Technoimport không ngừng nỗ lực nâng cao hiệu quả của công tác
giao dịch điều đó đợc thể hiện qua (Bảng 3- Kết quả hoạt động xuất nhập khẩu của
Công ty Technoimport trong 4 năm 1998-2001). Trong những năm vừa qua trớc
những điều kiện khó khăn chung, kim nghạch xuất nhập khẩu của các doanh
21


nghiệp đều giảm sút tuy nhiên tổng kim nghạch xuất nhập khẩu của Technoimport
vẫn đạt đợc mức tơng đối cao và đều hoàn thành vợt mức kế hoạch: năm 1999 là
94,3 triệu USD đạt 105,5%, năm 2000 là 71 triệu USD đạt 109,23% và năm 2001 là

98,89 triệu USD đạt 109,88%. Công ty Technoimport vẫn chiếm vị thế là doanh
nghiệp lớn của Bộ Thơng mại, có uy tín trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu
nhất là thiết bị toàn bộ và máy móc thiết bị, phụ tùng, thị trờng của Công ty ngày
càng đợc mở rộng và vơn rộng ra khắp thế giới trong đó có một số thị trờng chính
và thờng xuyên nh: Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp, Italia, Thuỵ
Điển... Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt đợc trong hoạt động xuât nhập
khẩu nói chung và công tác giao dịch hợp đồng xuất nhập khẩu nói riêng thì
Technoimport cũng cha nhận ra những tồn tại và nguyên nhân của mình.
3.2.Những tồn tại và nguyên nhân:
* Một số vấn đề về cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động:
Chuyển sang nền kinh tế thị trờng, Technoimport đã cơ cấu lại tổ chức theo
cơ chế tự hạch toán kinh doanh trong đó các đơn vị phải tự nghiên cứu thị trờng,
tìm kiếm bạn hàng, đàm phán ký kết hợp đồng, làm thủ tục Hải quan và thanh toán
tiền hàng sao cho có lãi. Cơ chế này đã tỏ ra có hiệu quả trong nền kinh tế thị trờng
nhng từ thực tiễn nghiên cứu hoạt động của Công ty có thể thấy một số điểm còn
hạn chế nh:
- Hoạt động độc lập khiến các đơn vị phải tự nghiên cứu thị trờng, thu thập
thông tin từ nhiều nguồn và từ các VPĐD ở nớc ngoài đồng thời nó cũng làm nảy
sinh ý thức sở hữu riêng về thông tin của các đơn vị. Vì thế, mỗi một đơn vị khi cần
những thông tin đó lại phải thu thập lại từ đầu gây nên sự lãng phí và mất thời gian.
- Trung tâm t vấn đầu t thơng mại là bộ phận chủ yếu có nhiệm vụ cung cấp
thông tin cho các phòng nghiệp vụ, ngoài ra còn thực hiện t vấn cho khách hàng
song hiện nay trung tâm này vẫn thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu. Dẫn đến
hạn chế đó là không tạo điều kiện chuyên môn hoá cho cán bộ nhân viên của trung
tâm.
* Một số vấn đề về công tác chuẩn bị giao dịch:
Công tác tìm kiếm bạn hàng của Công ty còn rất đơn giản, chủ yếu chỉ dựa
vào các mối quan hệ quen biết hoặc do khách hàng tự tìm đến với Công ty. Mặt
khác, hoạt động này đã đợc cán bộ công nhân viên chủ động nhng mang tính tự
phát, thiếu tính đồng bộ và còn mang nhiều màu sắc của cơ chế cũ.

Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là mặt hàng kinh doanh rất đa dạng,
không cố định do đó công tác nghiên cứu thị trờng chỉ đợc thực hiện trên những
nhu cầu của khách hàng do vậy mặc dù có nỗ lực tuy nhiên kết quả xuất khẩu của
Công ty vẫn ở mức thấp, cha xâm nhập vào đợc những thị trờng mới, tiềm năng.
Những thông tin ở những thị trờng không có VPĐD vẫn cha thu thập đợc.
* Một số vấn đề về công tác hợp đồng xuất nhập khẩu:
Hầu hết các hợp đồng đợc ký kết với giá cố định, kể cả hợp đồng nhập khẩu
thiết bị toàn bộ, máy móc, thiết bị lẻ. Sở dĩ nh vậy một phần do chính sách quản lý
của Nhà nớc đối với các dự án đầu t và việc phê chuẩn luận chứng kinh tế kỹ thuật
22


đối với công trình thiết bị toàn bộ. Vì thế nếu không ký kết theo giá cố định thì bất
kỳ sự biến động bất lợi về giá nào cũng đòi hỏi các chủ đầu t phải sửa đổi luận
chứng kinh tế và xin xét duyệt lại mà thời gian đó lại khá dài dẫn đến mất thời cơ.
Technoimport cũng nh nhiều doanh nghiệp Việt nam khác, cũng thờng xuất
khẩu theo giá FOB, nhập khẩu theo giá CIF, do đó để mất quyền thuê tàu và mua
bảo hiểm. Vì vậy, nhiều khi không chủ động đợc trong kinh doanh, không thu đợc
khoản hoa hồng thờng đợc hởng trong quá trình thuê tàu và còn có thể gặp rủi ro
nằm ngoài phạm vi bảo hiểm trong quá trình vận chuyển hàng hoá.

23


Chơng III
Một số đề xuất nhằm nâng cao nghiệp vụ đàm phán, ký
kết và thực hiện hợp đồng của công ty Technoimport
I.Mục tiêu và phơng hớng phát triển kinh doanh của công ty
trong những năm tới

1.Mục tiêu của công ty trong những năm tới:
Là một Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu, hạch toán kinh doanh độc lập
nh bao đơn vị khác. Vì vậy, hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh luôn là mục
tiêu số một của Công ty. Cụ thể là Công ty luôn phấn đấu nâng cao mức doanh thu,
tiết kiệm hợp lý các chi phí trong kinh doanh, đẩy nhanh tốc độ vòng quoay của
vốn, sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Bên cạnh đó
Công ty cũng không ngừng mở rộng quy mô xuất nhập khẩu cả về khối lợng và cơ
cấu, mở rộng các mặt hàng và thâm nhập sâu vào thị trờng thế giới, phát triển và
củng cố thị trờng truyền thống, xúc tiến xâm nhập vào thị trờng mới.
Mặt khác, Technoimport là một Công ty đợc phép nhập khẩu các công trình
thiết bị, kỹ thuật cho mọi ngành của đất nớc do đó Công ty phải hoàn thành tốt
nhiệm vụ nhập khẩu các thiết bị toàn bộ, các công nghệ kỹ thuật hiện đại, đặc biệt
là những máy móc sản xuất hàng xuất khẩu. Tuy nhiên, trong quá trình nhập khẩu
Công ty phải xem xét, lựa chọn những thiết bị tận dụng đợc lợi thế về tài nguyên và
nhân lực đồng thời không ảnh hởng tới môi trờng tự nhiên, không quá lạc hậu.
Mục tiêu chiến lợc dài hạn của Công ty là mở rộng quy mô kinh doanh, đa
dạng hoá các loại hình kinh doanh, thiết lập các mối quan hệ khăng khít với các
đơn vị kinh tế trong và ngoài nớc, nâng cao vị thế, vai trò của Công ty trên thị trờng
trong nớc cũng nh trên thị trờng thế giới. Cụ thể kế hoạch phát triển của Công ty
trong năm 2002 nh sau:
- Tổng kim nghạch xuất nhập khẩu: 95 triệu USD. Trong đó
+ Kim nghạch nhập khẩu: 85 triệu USD.
+ Kim nghạch xuất khẩu: 10 triệu USD.
- Doanh thu: 400 tỷ VND.
- Lợi nhuận: 3000 triệu VND
- Tổng nộp ngân sách: 250 tỷ VND
- Thu nhập đầu ngời: 1,3 triệu đồng/ ngời.
Công ty luôn cố gắng phấn đấu:
- Nâng cao hiệu quả nguồn hàng xuât khẩu, mở rộng các mặt hàng có hiệu
quả kinh tế cao.

24


- Nâng cao hiệu quả hoạt động của các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, đặc biệt là
nghiệp vụ đàm phán, ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng.
2.Phơng hớng phát triển kinh doanh của công ty trong thời gian tới:
Để đạt đợc các mục tiêu trên, trong thời gian qua Công ty đã đề ra một số
phơng hớng phát triển nh sau:
Tiến hành kinh doanh bằng các hình thức thích hợp, đa dạng hoá các ngành
hàng kinh doanh, các mặt hàng xuất khẩu phải hỗ trợ lẫn nhau, phải tận dụng và
khai thác các nguồn lực trong nớc, xây dựng các chiến lợc kinh doanh có hiệu quả.
Mở rộng thị trờng trong và ngoài nớc một cách thờng xuyên và liên tục.
Tăng nhanh kim nghạch xuất nhập khẩu, nhập khẩu phải bảo đảm bám sát nhu cầu
phục vụ sản xuất trong nớc.
Thiết lập cơ cấu mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu hợp lý, căn cứ vào chiến lợc phát triển kinh tế trong nớc để đa ra danh sách những mặt hàng xuất khẩu, nhập
khẩu có tiềm năng, đồng thời xây dựng tỷ lệ giữa xuất khẩu và nhập khẩu hợp lý.
Trẻ hoá đội ngũ nhân viên bằng cách tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ
nhân lực tinh thông về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, giỏi về ngoại ngữ. Gắn quyền lợi
ngời lao động với quyền và lợi ích của Công ty để từ đó phát huy tính năng động và
sáng tạo của mỗi cá nhân.
II.Một số đề xuất nhằm nâng cao nghiệp vụ đàm phán, ký kết và
thực hiện hợp đồng của công ty Technoimport

1.Đối với các cơ quan quản lý nhà nớc:
1.1.Đối với cơ quan ban hành luật pháp:
Hiện nay luật Thơng mại Việt nam đã đợc Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ XI
thông qua ngày 10/05/1998 và có hiệu lực từ ngày 01/01/1999. Đây là cơ sở pháp
lý để phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo cơ chế thị tr ờng có sự
quản lý của Nhà nớc theo định hớng Xã hội chủ nghĩa.

Song song với việc ban hành luật Thơng mại, Nhà nớc cần phải rà soát lại hệ
thống văn bản pháp luật về thơng mại và đi đến loại bỏ các văn bản dới luật không
cần thiết trớc đây (do từng bộ phận, ban nghành ban hành) để tránh sự chồng chéo
mâu thuẫn nhau gây rắc rối cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu. Gần đây Bộ
Thơng mại đã chú trọng đẩy mạnh và xây dựng, ban hành các văn bản pháp quy
thuộc thẩm quyền của mình và tiến hành hệ thống hoá văn bản về thơng mại. Trong
năm 1998 Bộ Thơng mại đã soạn thảo và ban hành một số văn bản pháp quy nh:
Thông t số 01/TM- XNK ngày 24/10/1998 và thông t số 02/TM- XNK ngày
21/02/1998 hớng dẫn thi hành quyết định số 28/TTg ngày 13/01/1998 của Thủ tớng
Chính phủ về chính sách mặt hàng và điều hành xuất nhập khẩu năm 1998. Đây là
một sự cố gắng lớn đáng khích lệ.
Hiện nay hoạt động thông tin về pháp luật thị trờng của các nớc ở Việt nam
còn quá rời rạc, phần tán và cha phong phú làm cho các doanh nghiệp Việt nam cha
nắm bắt đợc những thay đổi cuả luật pháp cũng nh các chính sách, cơ chế về hợp
đồng mua bán ngoại thơng ở các nớc cũng nh các mặt hàng và thị trờng xuất nhập
khẩu. Nhà nớc cần phải lập ra các trung tâm thu thập, phân tích và phổ biến thông
25