skkn một số KINH NGHIỆM xây DỰNG sử DỤNG PHẦN mềm QUẢN lý THƯ VIỆN

MỘT SỐ KINH NGHIỆM XÂY DỰNG
SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Viết chương trình quản lý thư viện theo tiêu chuẩn mới của Bộ Giáo
Dục và Đào Tạo về tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông (Ban hành kèm theo
Quyết định 01/2003/QĐ/BGD&ĐT ngày 02 tháng 01 năm 2003 của Bộ
trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo).
Thư viện hiện đại là bộ phận phải thực sự đổi mới quyết liệt về công
tác quản lý để nâng cao chất lượng bạn đọc. Sự bùng nổ thông tin nhanh
chóng, khoa học công nghệ phát triển như vũ bão, việc quản lý thư viện theo
cách thức truyền thống không còn phù hợp. Trên cơ sở đó hoạt động thư viện
trường học cũng phải tiếp tục đổi mới. Sự thiếu thống nhất trong chương trình
quản lý thư viện trường học đã gây không ít khó khăn cho cán bộ quản lý và
giáo viên thư viện. Để không ngừng nâng cao công tác với người đọc, khắc
phục thiếu tin học hóa, giáo viên thư viện phải nhanh chóng nắm bắt thời cơ,
nhanh chóng ứng dụng tin học vào thư viện nhằm phát huy tính tích cực của
sách báo trong giáo dục học sinh, đó là nhiệm vụ chủ chốt của cán bộ thư
viện. Phải đổi mới về trang thiết bị, đổi mới về cách trình bày sách và cung
cách phục vụ của thủ thư, nhất là đổi mới thực chất kho sách. Thư viện trường
học phải chuyển từ cách quản lý thủ công sang cách quản lý bằng công nghệ
thông tin, tạo kho mở, dùng các phần mềm kiểm soát người đọc. Phấn đấu
trang bị thông tin số, lớp học ảo, tiến kịp chất lượng thư viện các nước phát
triển. Xây dựng Thư viện trường học chuyên nghiệp, thân thiện là một trong
những bộ phận góp phần đảm bảo chất lượng giáo dục. Ứng dụng kĩ thuật số,
tổ chức tốt các hoạt động của thư viện: Tạo điều kiện nâng cao chất lượng
giáo dục toàn diện của nhà trường trong giai đoạn hiện nay.
Hơn bao giờ hết người làm công tác thư viện lại càng phải trau dồi kiến
thức chuyên môn, vươn lên nắm vững khoa học kỹ thuật tiên tiến để áp dụng
vào công tác quản lý, phục vụ bạn đọc. Đứng trước trách nhiệm vinh quang
nhưng không kém phần khó khăn vất vả của thầy cô làm công tác thư viện,
nhất là khối lượng thông tin ngày càng nhiều, thời đại trí tuệ nhân tạo phát

triển; công việc quản lý bằng thủ công như lâu nay dễ gây ra nhiều sai sót,
chậm trễ không đáp ứng nhu cầu người đọc. Mặt khác theo xu thế chung ; tiến
tới thư viện điện tử là một ngày không xa trong hiện thực.
Từ thực tiễn bức bách đó, sau nhiều ngày suy nghĩ, tôi đã bắt tay vào
thiết kế chương trình “Quản lý thư viện” theo Chuẩn 01. Bước đầu không
khỏi những khó khăn, nhưng nhờ có quyết tâm cao; tôi đã vận dụng kiến thức
chuyên môn để hình thành lên một “cái sườn” rồi bắt tay vào thiết kế.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
Đặc điểm chương trình: “QuanLiThuVien”, được thiết kế trên chương
trình ứng dụng Visual Basic Access 2000, có thể format để chạy trên access
1


2007. Chương trình gọn nhẹ nhưng đã xử lý hầu hết công việc của một thư
viện như: In biểu mẫu, tổng hợp báo cáo; nhất là hệ thống in phích tra cứu, in
danh mục tra cứu đầy đủ và hoàn thiện. Một đặc điểm nữa là dễ sử dụng, sát
thực tế công việc.
Tính thực tiễn và lợi ích kinh tế
- Tính ổn định: Chương trình QuanLiThuVien làm việc ổn định, đã
được ứng dụng trong thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi.
- Tính khoa học và thực tiễn: Nhờ có chương trình mà hệ thống tra
cứu thư viện trường THPT Nguyễn Trãi đầy đủ, phong phú như tra cứu trên
tủ phích, tra cứu trên bảng danh mục sách, thư viện nhà trường có máy tính
nối mạng, học sinh và giáo viên tra cứu sách trên máy vi tính rất nhanh chóng
và tiện lợi. Công việc viết phích trước đây rất mất công và không thể nào đưa
ra được danh mục tra cứu hoàn hảo. Tổng hợp đầy đủ và chính xác các số liệu
báo cáo, nếu viết bằng tay thì phải mất hằng năm trời mới xong và dễ nảy
sinh chán nản, dễ sai sót…. Ứng dụng công nghệ thông tin, giúp cho người
làm công tác quản lý nắm bắt kịp thời công việc của hiện tại và năm học sau.
- Tính kinh tế: Nhờ quản lý bằng chương trình QuanLiThuVien, nên

đã rút ngắn thời gian công việc rất nhiều. Chỉ cần nhập đầy đủ dữ liệu một lần
là có thể in đầy đủ các loại sổ sách theo quy định, in phích cho trên 9 nghìn
cuốn sách tham khảo, dữ liệu dễ dàng xuất ra các ứng dụng khác để lưu trữ,
sử dụng theo mục đích công việc.
- Dễ sử dụng: Chương trình chạy trên chạy trên access nên dễ sử dụng.
Như vậy ta đã biết biến cái “Cao siêu” của máy tính thành những chương
trình đơn giản phục vụ lợi ích cho bản thân và xã hội.
- Thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi, đã được Sở Giáo Dục & Đào
Tạo công nhận đủ tiêu chuẩn Thư viện xuất sắc cấp ngành.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
1. Chương trình được viết ra từ công việc thực tiễn, không mang tính
hình thức, có khả năng ứng dụng cao. Gồm 4 phần chính cho công việc.
Muốn sử dụng chương trình phải Login máy:
- Khởi động lần đầu cập nhật hệ thống : tạo 1 Shortcut “
Quanly_thuvien” trên Desktop, Dbl Click (nhấn đúp chuột trái), hoặc vào
Explore → Tìm đến ổ đĩa và thư mục lưu tập tin → Quan ly thu vien.mdb, rồi
nhấn đúp chuột trái lên tập tin để khởi động lần đầu. Về sau mở bình thường
như các tập tin khác.
- Chọn tên đăng nhập và mật khẩu để đăng ký quyền sử dụng, nếu nhập
mật khẩu 3 lần không đúng, chương trình sẽ thoát về Windows. Mật khẩu lần
đầu

2


được cung cấp: Tên : QLTV; Mật Khẩu : 123456.
Nhấn chuột vào “ Đồng Ý” để vào Màn hình chính của chương trình.
Lưu ý khi Login vào chương trình xong phải tiến hành đổi mật khẩu
riêng của người sử dụng để bảo mật dự liệu.
2. Giao diện hệ thống (gồm 6 nhóm chức năng chính): Hệ Thống- Tra

Cứu- Nhập Liệu- In Biểu Mẫu Số Sách- Quản Lý Bạn Đọc- Công Tác Kiểm
Kê.

- Menu Hệ Thống gồm :
3


- Khai báo đơn vị: Dùng để kiểm tra hệ thống chương trình và lấy dữ
liệu in các tiêu đề, in nhãn, ví dụ : in thẻ thư viện …vvv.
- Đổi mật khẩu:
+ Nhập mật khẩu cũ.
+ Nhập mật khẩu mới.
+ xác nhận mật khẩu
mới.
+ Nhấn OK.
+ Nếu muốn giữ nguyên
mật khẩu cũ nhấn vào Thoát.
+ Ngoài ra còn có chức năng chuyển dữ liệu ra Excel, Word theo ý
muốn của người sử dụng.
+ Nhập dữ liệu từ nguồn ngoài vào chương trình như Excel, Foxpro…
3. Áp dụng chương trình QuanLiThuVien để quản lý và đồng bộ
hóa sách báo và tạp chí, cơ sở vật chất thư viện Trường THPT Nguyễn
Trãi
3.1. Tổng số sách báo và tạp chí
4


Tổng số sách, tài liệu trong thư viện 9918 bản, sách báo được xử lý
nghiệp vụ và nhập đầy đủ các thông tin vào chương trình QuanLyThu Vien:
- Sách giáo khoa: 1631 bản.

- Sách nghiệp vụ giáo viên: 645
- Sách tham khảo: 7642 bản.
3.2. Cơ sở vật chất thư viện

3.3 Quản lý sách giáo viên, nghiệp vụ theo khối lớp

5


4. Áp dụng chương trình QuanLiThuVien để quản lý Bạn đọc

4.1. Nhập Mượn trả sách
- Cuốn sách nào được mượn ta Click chuột vào Cho Mượn, nhập Mã
Lớp vào ô Mã Lớp để chương trình để đưa danh sách về lớp có người đăng kí
mượn sách. Như vậy khỏi mất công cuộn danh sách. Một trường THPT có 36
lớp có tới hàng nghìn học sinh, việc chọn học sinh trong danh sách rất mất
công), Ví dụ : học sinh Hoàng Duyên Anh lớp 12C01, mượn cuốn sách có Số
cá biệt 6., ta gõ Mã Lớp 1201 là 31, rồi Click vào hộp Combox Mã Lớp sẽ
có tên Hoàng Duyên Anh để ta chọn; khi Click chuột vào Hoàng Duyên Anh
thì tên học sinh và lớp sẽ được cập nhật. Việc chọn 1 cuốn sách trong hàng
nghìn tên sách bằng cách nhập số sách vào hộp Record dưới thanh trượt
ngang. Ví dụ một học sinh mượn cuốn sách có số Cá biệt là 1951. ta nhập
1951 vào hộp Record và Enter là con trỏ sẽ nhảy về mẩu tin 1951.
4.2. Tổng hợp sách cho mượn
6


4.3. Bạn đọc mượn nhiều sách nhất
- Lợi ích của chương trình là thống kê được bạn đọc mượn nhiều sách
nhất, cung cấp chính xác số liệu chính xác bao nhiêu phần trăm học sinh, giáo

viên, công nhân viên tham gia đọc sách ở thư viện, để có chương trình giới
thiệu sách, quảng bá sách… tới độc giả.
- Nhà trường có cơ sở để bình xét thi đua, khen thưởng, khuyến khích
học sinh tham gia hoạt động thư viện, tạo thói quen mượn sách để làm bài tập,
học bài, nâng cao học vấn cho mọi người, tạo môi trường thuận lợi, thân thiện
trong giáo dục và đào tạo con người mới Xã hội Chủ nghĩa vừa hồng- vừa
chuyên.

7


4.4. Tên sách được mượn nhiều nhất

- Như vậy trong năm học 2015-2016, tên sách được bạn đọc mượn
nhiều nhất: Chí phèo, Số đỏ, Tắt đèn…
- Làm cơ sở cho giáo viên thư viện bổ sung sách cho năm học mới.
- Tham gia vào tiến trình kiểm kê, thanh lý sách báo hằng năm.
- Chọn lọc sách, đưa sách đến với người đọc.
4.5. Thống Kê Bạn Đọc
- Có thể thống kê số lượng bạn đọc trong từng tháng hoặc theo thời
gian mà bạn yêu cầu.
Ví dụ: Ta muốn biết số lượng bạn đọc: Tu Ngay

Đến ngày 30-09-2015 : Den Ngay

8


Ta có bảng tổng hợp bạn đọc trong tháng 9-2015

5. Áp dụng chương trình QuanLiThuVien để tra cứu sách trong
thư viện
5.1. Menu Tra Cứu
- Gồm có :
Tra Cứu Sách :
Ta chọn phương thức
tra cứu
+ Tra cứu theo tên tác
giả.
+ Tra cứu theo số
sách (số cá biệt).
+ Tra cứu theo tên
sách.
+ Tra cứu theo môn
loại.
9


Ví dụ: Khi bạn chọn tên tác giả là Nguyễn Du. Ta nhập tên tác giả, rồi
nhấn Tra Cứu, ta sẽ có danh mục sách của tác giả Nguyễn Du có trong thư
viện.

5.2. Lọc sách, báo, tạp chí thư viện
- Lọc tên tác giả có sách trong thư viện bằng cách nhấn vào: Lọc Tên
Tác Giả.

- Lọc theo tên sách là nhóm lại những sách có cùng tên gọi cùng tác
giả.
10

5.3. Bảng tra cứu thư mục tóm tắt

Gồm có Môn Địa Lý, Hóa học, Lịch sử, Toán học, Ngữ văn, Văn học
dân gian…
Ví dụ: khi ta Clik chọn: Môn Địa Lý, sẽ có bảng thư mục của môn đó,
ta xuất dữ liệu ra Word để lựa chọn, biên soạn thêm nội dung, đóng thành tập
phục vụ giảng dạy và học tập.

11


- Ta có thể kể ra nhiều tiện ích khác về việc cung cấp thông tin hữu ích
cho bạn đọc khi đến với thư viện.
- Tìm cho được cuốn sách mình cần trong hàng ngàn cuốn sách thư
viện là rất vất vả nếu như không có bộ máy tra cứu đồng bộ, chính xác.
- Giúp giáo viên thư viện giảm gánh nặng tìm sách cho bạn đọc, làm
tăng năng suất lao động của chính mình, tạo hứng thú công việc trong môi
trường sư phạm.
6. Áp dụng chương trình QuanLiThuVien để nhập liệu, bảo vệ dữ
liệu tài sản, sách báo trong thư viện
6.1. Menu Nhập Liệu

- Nhập Sách.
- Nhập CS Vật Chất (trang thiết bị vật chất cho thư viện).
- Vào Sổ Tổng Quát.
- Nhập Danh Sách Học Sinh. (danh sách học sinh có thể lấy từ nguồn
Excel hoặc tập tin cơ sở dữ liệu khác…).
Ví dụ: Khi nhập, Ta Click chuột vào Nhập Sách, rồi chọn loại sách
cần nhập trong hộp Combox. Có thể chọn cách nhập dạng bảng hoặc nhập

dạng cột bằng cách Click chuột Buton lựa chọn; tùy thuộc ý thích của người
sử dụng. Với nhập dạng bảng ta có thể Copy dữ liệu để Paste vào dòng tiếp
theo như đã làm trong Excel, nhưng mỗi lần chỉ được Copy 1 dòng và phải
sửa lại Số TT bản sách (vì đây là số cá biệt của cuốn sách không được trùng
số); nếu trùng số chương trình sẽ báo lỗi (vì khóa chính) không cho nhập tiếp.
- Các cột: Số TT bản Sách, Tên tác giả 1, Tên sách bắt buộc phải nhập
dữ liệu, không được để trống; nếu trống chương trình báo lỗi.
- Hằng năm nếu có thay đổi ta có thể bổ sung, cập nhật số liệu cho
chính xác.
- Dữ liệu được sao chép bảo vệ thường xuyên.
- Xuất dữ liệu ra chương trình Microsoft Excel để sử dụng khi cần thiết.
12


6.2. Đăng ký sách giáo khoa
Đối với sách giáo khoa cột mục đăng ký vào số ngắn gọn hơn; nên ta
chọn : Nhập Sách Giáo Khoa. Khi Click chuột vào  Nhập Sách Giáo Khoa,
chương trình sẽ dấu những cột không cần thiết để ta dể nhập liệu.

7. Áp dụng chương trình QuanLiThuVien để in biểu mẫu, 6 loại sổ
dùng trong quản lý thư viện trường học

13


7.1. In Biểu Mẫu Sổ Sách
- In Sổ Cá Biệt (sách tham khảo).
- In Sổ Cá Biệt _GV (sách nghiệp vụ giáo viên).
- Sổ Đăng Kí Sách Giáo Khoa.
- Sổ Đăng Ký Tổng Quát.

- Sổ in ra đẹp, sử dụng lâu dài, đúng mẫu mã do Bộ Giáo dục và Đào
tạo qui định.
- Tránh được tình trạng tẩy xóa, mầt rất nhiều thời gian, lại còn bị chê
là chữ xấu!

7.2. In phích Sách
- In Phích Mô tả Theo Tên sách.
- In Phích Mô Tả Theo Tên Tác Giả.
- In Phích Mô Tả Nhiều tác Giả (sách có 5 tác giả trở lên).
- In Phích T/G Dịch Thuật (sách dịch từ tiếng nước ngoài, tuyển chọn).
Ví dụ: Phích mô tả theo tên sách.

14


7.3. In Nhãn Sách
Nhãn dán gáy sách.

8. Áp dụng chương
trường học

trình QuanLiThuVien để in thẻ thư viện

- In Thẻ Thư Viện: Theo mẫu chung của ngành. Chương trình sẽ lấy
danh sách học sinh, chèn chữ ký của hiệu trưởng, thủ thư vào thẻ ta chỉ việc
đóng mộc (con dấu) vào thẻ là được. Không phải mất công ngồi viết hàng
nghìn tấm thẻ bạn đọc cho từng năm học.
- In thẻ thường hoặc thẻ mã vạch dùng cho máy quét đều được.
15

9. Áp dụng chương trình QuanLiThuVien để làm công tác kiểm kê
thư viện trường học
- Menu Công Tác Kiểm Kê: Việc đưa sách vào sử dụng chắc chắn sẽ
có hư hao mất mát. Hàng năm thư thư phải đề xuất với ban giám hiệu làm
công tác kiểm kê theo qui định của ngành. Với thư viện trường phổ thông
dưới 10 nghìn cuốn sách tham khảo, 1 năm kiểm kê 1 lần. Thư viện có trên 10
nghìn cuốn sách, 2 năm kiểm kê 1 lần.

- Kiểm Kê Kho Sách: Dùng để kiểm kê sách tham khảo, sách giáo viên,
sách thiếu nhi. Tên sách và số cá biệt đã có sẵn, nếu cuốn nào mất, hoặc xuất
kho ta Clik chuột vào ô Check box, năm kiểm kê, ghi chú

16


- Sau khi kiểm kê chương trình sẽ đưa ra danh mục sách xuất kho để ta
cập nhập vào sổ tổng quát. Số hóa đơn xuất kho ghi theo ngày mà hiệu trưởng
ra quyết định kiểm kê.

- Kiểm Kê Kho Sách _ GK: Tương tự như kiểm kê sách tham khảo và
các loại khác. Chỉ khác ở sách tham khảo kiểm kê theo số cá biệt còn sách
giáo khoa theo môn loại để dễ tổng hợp, báo cáo.

17


- Khi kiểm kê xong chương trình sẽ lưu ra 1 file kiểm kê, số liệu mới sẽ
cập nhật, loại trừ những sách đã xuất kho khi in sổ sách và báo cáo mới.
- Lưu ý : Tính thống nhất và toàn vẹn dữ liệu.

- Số liệu trong sổ cá biệt các loại sách phải ăn khớp với số liệu trong sổ
tổng quát;
- Sau đây là: Số liệu tổng hợp kho sách thư viện Nguyễn Trãi đến ngày
30-06-2011:
18


- Số liệu tổng hợp trong sổ cá biệt

b) Số liệu tổng hợp trong sổ tổng quát

IV. LỜI KẾT
Đổi mới công tác bạn đọc phải bắt đầu từ đổi mới quản lý thư viện;
giáo viên thư viện với bộn bề công việc để kịp phục vụ dạy và học của nhà
trường! Dù bất kỳ hoàn cảnh nào thư viện nhà trường phải bảo đảm đầy đủ
sách giáo khoa, sách giáo viên, sách tham khảo, tài liệu chuẩn cho giáo viên
và học sinh trước khi bước vào năm học mới. Khối lượng thông tin ngày càng
tăng, sách báo ngày càng nhiều, yêu cầu tính chuyên nghiệp của một thư viện
trường học đã được đặt ra. Tôi phải chủ động thay đổi phương thức hoạt động
thư viện, nhằm duy trì kho sách luôn luôn phục vụ tốt việc tự học, học mãi
của mọi người. Trong hoạt động giảng dạy và học tập đều phải sử dụng sách
báo, đó là công cụ không thể nào thiếu được, là phương tiện bảo đảm thực
hiện tốt mục tiêu, nội dung giảng dạy và phương pháp giáo dục mới. Thư viện
không ngừng nâng cao chất lượng giáo dục học sinh bằng cách nâng cao tri
thức, kỹ năng nghề nghiệp, tính sáng tạo, kỹ năng tư duy độc lập, khả năng
giải quyết vấn đề và tính thích ứng cao với môi trường luôn thay đổi. Chính vì
19


vậy, phát huy tác dụng tích cực công nghệ thông tin vào thư viện góp phần

nâng cao chất lượng phục vụ, từ đó hình thành thói quen đọc sách, nâng cao
khả năng tự học suốt đời của bạn đọc.
*. Thư viện trường THPT Nguyễn Trãi đã tin học hóa số liệu:
- 2500 bản sách giáo viên, nghiệp vụ giáo viên, phục vụ cho 69 giáo
viên.
- 1600 bản sách giáo khoa các môn học phục vụ cho học sinh.
- 2850 bản sách tham khảo cơ bản và nâng cao của khoa học tự nhiên
phục vụ cho giáo viên và học sinh.
- 2630 bản sách tham khảo cơ bản và nâng cao của khoa học xã hội
phục vụ cho giáo viên và học sinh.
- 600 bản sách khoa học kỹ thuật phục vụ mọi đối tượng.
- 110 bản sách nông, lâm, nghư nghiệp.
- 1000 bản sách văn học phục vụ mọi đối tượng.
- Ngoài ra có 500 bản sách từ điển tra cứu, y học, học nghề …phục vụ
mọi đối tượng.
- Thư viện được nối mạng Internet, băng hình học liệu 180 bản.
*. Thành tích hoạt động thư viện:
- Năm học 2004-2005 thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi đạt danh
hiệu Thư viện chuẩn 01 do Bộ Giáo Dục & Đào Tạo ban hành.
- Năm học 2005-2006 đạt danh hiệu Thư viện tiến tiến cấp ngành.
- Năm học 2011-2012 đạt danh hiệu Thư viện xuất sắc cấp ngành.
Chương trình viết ra do nhu cầu công tác quản lý thư viện, tuy nhiên
không thể tránh khỏi những sai sót rất mong được sự góp ý của quý cấp trên
và các bạn đồng nghiệp.
V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Những sáng kiến kinh nghiệm của tôi đã góp phần nâng cao hiệu quả
của hoạt động thư viện, thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi đạt danh hiệu
Xuất sắc theo tiêu chuẩn 01. Đọc sách đã giúp học sinh có sự chuyển biến tích
cực về nhận thức và gây được sự hứng thú để các em đến với thư viện.
Chương trình Quản lý thư viện tôi đã cung cấp cho nhiều trường trong tỉnh

Đồng Nai, làm việc có hiệu quả.
Sáng kiến kinh nghiệm có thể áp dụng được cho tất cả các thư viện thư
viện trường phổ thông.

20


VI. TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tham khảo:
- Tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện trường phổ thông của Vũ Bá
Hòa (chủ biên).
- Giáo trình tự học Access của Ông Văn Thông, Nhà xuất bản Thống
kê, năm 2008./.
NGƯỜI THỰC HIỆN

Nguyễn Công Hoàn

21