skkn PHƯƠNG PHÁP TÍNH THỪA GIỜ tại TRƯỜNG THPT TRỊ AN

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TRỊ AN

Mã Số:……………..

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
PHƯƠNG PHÁP TÍNH THỪA GIỜ
TẠI TRƯỜNG THPT TRỊ AN

Người thực hiện: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục:



- Phương pháp dạy học bộ môn: ……… 
- Lĩnh vực khác: Quản lý tài chính



Có đính kèm:
 Mô hình

 Đĩa CD(VCD)

 Phim ảnh  Hiện vật khác

NĂM HỌC: 2015 - 2016


BM02-LLKHSKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG
2. Ngày tháng năm sinh: 12/12/1980
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Khu phố 3 – Thị Trấn Vĩnh An - Vĩnh Cửu - Đồng Nai.
5. Điện thoại: 0613861143 (CQ)/ …………..(NR); ĐTDĐ: 0938112990
6. Fax:

E-mail:

7. Chức vụ: Tổ phó tổ hành chính
8. Nhiệm vụ được giao: Kế toán
9. Đơn vị công tác: Trường THPT TRỊ AN
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO:
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: CỬ NHÂN
- Năm nhận bằng: 2011
- Chuyên ngành đào tạo: KẾ TOÁN
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: KẾ TOÁN
- Số năm có kinh nghiệm: 14 năm.
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 04
- “Một số biện pháp để làm tốt công tác kế toán tại Trường THPT Trị An”
- “Tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý tài chính trường học”
- “Phương pháp tính thuế TNCN tại Trường THPT Trị An”
- “Phương pháp tính thừa giờ tại Trường THPT Trị An”


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

BM03-TMSKKN

“PHƯƠNG PHÁP TÍNH THỪA GIỜ ”
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Ngày nay, công nghệ thông tin không còn xa lạ với mọi người, nó góp phần
quan trọng trong tất cả các ngành nói chung và ngành giáo dục nói riêng. Việc áp
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài chính rất có ích vì công nghệ
thông tin giúp cho công việc của tôi nhanh gọn, rút ngắn rất nhiều thời gian trong
tất cả các công việc mà vẫn đảm bảo được độ chính xác, hiệu quả cao.
Sau khi thông tư liên tịch số 07/2013/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC ngày
08/3/2013 v/v hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương dạy thêm giờ đối với nhà giáo
trong các cơ sở giáo dục công lập có hiệu lực. Trong quá trình áp dụng, tôi đã có
suy nghĩ phải làm thế nào để có thể tính được số tiền một tiết dạy cho giáo viên có
dư giờ một cách chính xác, thuận lợi và nhanh chóng so với cách nhập thủ công
theo hệ số lương và các khoản phụ cấp theo từng người. Vì vậy, sau khi nghiên
cứu các bước để rút được biện pháp nhằm áp dụng cho công tác kế toán tại Trường
ngày càng tốt hơn, tôi đã chọn Phần mềm Microsoft Excel vào lĩnh vực chuyên
môn của tôi để có thể tạo ra được một công thức hữu ích, chính xác, hiệu quả nhất.
Đó “Phương pháp tình thừa giờ áp dụng tại Trường THPT Trị An”.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
2.1. Cơ sở lý luận
Căn cứ thông tư liên tịch số 07/2013/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC ngày
08/3/2013 v/v hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương dạy thêm giờ đối với nhà giáo
trong các cơ sở giáo dục công lập.
Căn cứ hướng dẫn tại văn bản số 2299/SGDĐT-KHTC ngày 30/9/2015 của
Sở GD & ĐT Đồng Nai về việc kê khai tăng giờ.
Căn cứ Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2001 của Chính phủ về

chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.
2.2. Cơ sở thực tiễn
Trường THPT Trị An với số lượng nhân sự tương đối nhiều là 83 cán bộ,
giáo viên, công nhân viên (CB.GV-CNV); trong đó số lượng giáo viên là 71. Vì
vậy, khối lượng công việc mà kế toán phải thực hiện để thống kê, tính toán chi trả
lương dạy thêm giờ cho tất cả giáo viên (GV) có dư giờ dạy trong trường là rất lớn,
mất rất nhiều thời gian, dễ xảy ra sai xót.
Việc sử dụng phần mềm Microsoft Excel, cộng với phương pháp khoa học,
có kế hoạch giúp cho người kế toán tính được số tiền một tiết dạy cho giáo viên có
dư giờ một cách chính xác, thuận lợi và nhanh chóng so với cách nhập thủ công
theo hệ số lương và các khoản phụ cấp theo từng người.
Dựa theo thông tư liên tịch số 07/2013/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC ngày
08/3/2013, phương pháp tính thừa giờ này được áp dụng tại Trường THPT Trị An
nhằm giúp cho kế toán giảm thiểu số lượng công việc, hạn chế xảy ra sai sót, rút
Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

3


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

ngắn thời gian, đáp ứng kịp thời tiến độ của cấp trên giao về công tác kế toán mà
không cần phải có kỹ năng lập trình chuyên sâu.
Phương pháp tính thừa giờ được áp dụng tại Trường THPT Trị An là một
giải pháp hoàn toàn mới đã được áp dụng có hiệu quả cao trong công tác thống kê,
tính toán chi trả lương dạy thêm giờ cho tất cả giáo viên của kế toán.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
3.1. Tạo cơ sở dữ liệu:

a. Xác định mốc thời gian:
Năm học theo quy định tại Thông tư liên tịch số 07/2013/TTLT-BGDĐTBNV-BTC ngày 08/3/2013, được tính từ tháng 07 năm trước đến hết tháng 06 của
năm liền kề.
Năm học mà đề tài áp dụng thực hiện để tính thừa giờ tại trường THPT Trị
An là từ tháng 07/2014 đến tháng 06/2015.
b. Xác định “Mã số công chức viên chức (CCVC)”:
Diễn biến bảng lương các tháng trong năm học có thể có sự thay đổi thứ tự
của từng giáo viên trong những tháng khác nhau vì những lí do: nhà trường tuyển
mới giáo viên, có giáo viên thuyên chuyển, hoặc có giáo viên nghỉ công tác. Do
đó, để tránh xảy ra sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp lương cả năm của
giáo viên, tôi đã trích xuất thông tin giáo viên từ phần mềm quản lí cán bộ -PMIS.
“Số hồ sơ” trong phần mềm quản lí cán bộ -PMIS được sử dụng như “Mã số
CCVC” trong bảng lương khi tính lương hàng tháng. Mã số này là duy nhất đối
với mỗi giáo viên nên sẽ không có tình trạng nhầm lẫn nếu trong trường hợp 2 giáo
viên có họ và tên giống nhau.

Hình 1: Thông tin giáo viên toàn trường được trích xuất từ phần mềm PMIS

c. Tạo tập tin tổng hợp để tính thừa giờ:
Công việc tạo tập tin tổng hợp tiền lương và thừa giờ được tiến hành hàng
năm bằng phần mềm Microsoft Excel để làm cơ sở tính toán lương chi tiết các
tháng trong năm tài chính và là cơ sở tính thừa giờ cho cả năm học. Công việc cụ
thể như sau:
- Dựa vào bảng lương hàng tháng, cuối tháng 5 hàng năm kế toán tạo 01 file
Excel với tên “TONG HOP THUA GIO 2014-2015” bao gồm 12 sheet đặt tên
Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

4

Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

tương ứng cho mỗi tháng trong 01 năm học (từ tháng 7/2014 đến tháng 6/2015):
Thang7, Thang8, Thang9, Thang10, Thang11, Thang12, Thang1, Thang2, Thang3,
Thang4, Thang5, Thang6. Mỗi giáo viên tương ứng với 01 mã số để làm cơ sở lập
bảng lương tổng hợp và tính thừa giờ vào cuối năm học.

Hình 2: Bảng lương 12 tháng trong năm học.

- Thêm tiếp vào 02 sheet để tính tổng lương trong năm học của từng giáo viên
và tổng hợp kinh phí thừa giờ theo mã số giáo viên: 01 sheet “tổng hợp 12
tháng lương”, 01 sheet “tổng hợp kinh phí thừa giờ”.

Hình 3: Bảng “TONG HOP THUA GIO 2014-2015” sau khi đã hoàn thành.

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

5


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

- Để tránh nhầm lẫn nội dung giữa các sheet với nhau tôi sử dụng biện pháp
đổi màu tên của từng sheet nhằm mục đích dễ quan sát và dễ tổng hợp chính xác
hơn.
+ Đặt con trỏ tại ví trí tên của sheet muốn đổi màu, nhấp chuột phải chọn

menu tab color sẽ xuất hiện một bảng màu và nhấp vào màu muốn chọn sau đó
nhấn OK.

Hình 4: Các bước đổi màu tên của từng sheet.

Hình 5: Các bước đổi màu tên của từng sheet.
Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

6


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

+ Và cứ thế làm tương tự với những bước như trên cho 13 sheet còn lại.
* Nhận xét: Bằng phần mềm Excel, sau khi đã tạo được file tổng hợp lương
của từng tháng, chỉ cần qua vài bước đơn giản cộng với phương pháp làm việc có
phương hướng, có kế hoạch cụ thể. Đến hời điểm cuối năm học, người kế toán đã
có một cơ sở dữ liệu rõ ràng nhất, đầy đủ nhất bao gồm tất cả số liệu để đáp ứng
cho công việc của mình mà không cần phải mất nhiều thời gian và công sức.
3.2. Phương pháp tính thừa giờ
 Bước 01:
Tại bảng lương của từng tháng tạo thêm một cột “Lương tính thừa giờ”.
Tại cột “Lương tính thừa giờ” đặt con trỏ tại dòng U8 và cài công thức
= (Mức lương theo ngạch, bậc hiện hưởng + các khoản phụ cấp lương) x
Hệ số lương cơ bản (1.150.000đ)

Hình 6: Tạo cột “Lương tính thừa giờ” và cài công thức cho tất cả các dòng tương ứng trên cột đó

 Bước 2:
Tại sheet “tonghop12thangluong”, tạo bảng tổng hợp có tất cả 17 cột bao
gồm: STT, Họ tên, môn, lương tháng (từ T7/2014 đến T6/2015) và cột Tổng lương
12 tháng.

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

7


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Hình 7: Sheet “tonghop12thangluong” sau khi đã được tạo

* Nhận xét: Microsoft Excel rất hữu ích cho công tác kế toán. Nó không
những dễ sử dụng, dễ hiểu mà còn đáp ứng được yêu cầu của những công việc liên
quan đến tính toán số liệu. Giúp cho công tác kế toán báo cáo và thanh toán kịp
thời những yêu cầu mà cấp trên giao.
 Bước 3:
Copy Mã số công chức, họ tên giáo viên toàn trường và nhập môn dạy của
từng giáo viên vào sheet “tổng hợp 12 tháng lương”. Để dễ theo dõi theo từng
môn, tổ vào chế độ Data/Sort theo môn trên thanh công cụ.

Hình 8: Thông tin giáo viên tại sheet “tổng hợp 12 tháng lương”
Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

8

Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

 - Bước 4:
Để dữ liệu lương từng tháng tại sheet “tổng hợp 12 tháng lương” được chính
xác, tránh sai sót khi dữ liệu lương ở các tháng có sự thay đổi về nhân sự, tôi sử
dụng hàm dò tìm VLOOKUP dựa vào Mã số công chức để tra cứu.
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Trong đó:
• lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm
• table_array: Bảng giá trị dò, để ở dạng địa chỉ Tuyệt đối (có dấu $
phía trước bằng cách nhấn F4)
• col_index_num: Thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò.
• range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm
tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).

Hình 9: Dùng hàm VLOOKUP để dò tìm

Tại cột lương tháng 7 của từng giáo viên sẽ dò tìm lương tính thừa giờ của
giáo viên đã được tính ở Bước 1 tại sheet Thang7 dựa vào Mã số công chức.
Tương tự như vậy, lương các tháng 8-> tháng 6 năm sau cũng được truy vấn, dò
tìm từ các sheet lương lương ứng.
Áp dụng hàm VLOOKUP để làm tiếp tục từng tháng cho đến hết T6/2015
Truy vấn Lương tháng 7: “=VLOOKUP($B8,Thang7!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 8: “=VLOOKUP($B8,Thang8!$B$8:$U$63,20,0)”
Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

9

Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Truy vấn Lương tháng 9: “=VLOOKUP($B8,Thang9!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 10: “=VLOOKUP($B8,Thang10!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 11: “=VLOOKUP($B8,Thang11!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 12: “=VLOOKUP($B8,Thang12!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 1: “=VLOOKUP($B8,Thang1!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 2: “=VLOOKUP($B8,Thang2!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 3: “=VLOOKUP($B8,Thang3!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 4: “=VLOOKUP($B8,Thang4!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 5: “=VLOOKUP($B8,Thang5!$B$8:$U$63,20,0)”
Truy vấn Lương tháng 6: “=VLOOKUP($B8,Thang6!$B$8:$U$63,20,0)”
* Nhận xét: Ưu điểm khi sử dụng công thức dò tìm VLOOKUP dựa vào Mã
số CCVC ở sheet “tổng hợp 12 tháng lương” chính là việc dữ liệu được cập nhật
một cách tức thời và chính xác trong trường hợp có sự chỉnh sửa, điều chỉnh sai sót
ở bảng lương hàng tháng có sự thay đổi hoặc có tăng giảm số GV chuyển đi,
chuyển đến làm thay đổi thứ tự giáo viên trong bảng lương.
* So sánh dữ liệu giữa sheet lương hàng tháng và bảng tổng hợp lương
của 12 tháng sau khi sử dụng hàm VLOOKUP.

Hình 10: Bảng lương tính thừa giờ T7/2014

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

10

Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Hình 11: So sánh dữ liệu giữa sheet lương hàng tháng và bảng tổng hợp lương của 12 tháng

* Nhận xét: Dựa vào hàm dò tìm từ mã số CCVC này cho thấy tên từng GV
trong danh sách từng bảng lương không trùng nhau nhưng vẫn trả về kết quả đúng
cho từng GV.
 Bước 5:
Tại sheet “tổng hợp kinh phí thừa giờ”, vẫn tương tự như bước 4, sử dụng
hàm VLOOKUP ở cột “tổng tiền lương”, dữ liệu được lấy tại sheet “tổng hợp 12
tháng lương”. Đồng thời nhập đầy đủ nội dung các cột: Số giờ được phân công, số
giờ được giảm, Số giờ quy đổi, Số giờ tiêu chuẩn, môn dạy, ...
Cột “Số giờ dạy tăng” được tính bằng công thức:
Số giờ dạy tăng = Tổng số giờ thực dạy – Số tiết tiêu chuẩn

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

11


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Hình 12: Sử dụng hàm VLOOKUP dò tìm tổng tiền lương

 Bước 6:

Tại cột “tiền lương 1 giờ dạy thêm” của sheet “tổng hợp kinh phí thừa giờ”
được áp dụng công thức như hướng dẫn tại thông tư liên tịch số 07/2013.
Công thức tính tiền lương dạy thêm giờ:
a) Tiền lương dạy thêm giờ/năm học = Số giờ dạy thêm/năm học x Tiền
lương 01 giờ dạy thêm;
b) Tiền lương 01 giờ dạy thêm = Tiền lương 01 giờ dạy x 150%;
c) Tiền lương 01 giờ dạy:
- Đối với giáo viên cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông,
trường trung cấp chuyên nghiệp và giáo viên, giảng viên cơ sở dạy nghề:
Tổng tiền lương của 12 tháng
Tiền lương
01 giờ dạy

Số tuần dành cho giảng dạy

trong năm học
=

────────────────

Định mức giờ dạy/năm

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

(dạy trẻ)
x

──────────────

52 tuần

12


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Hình 13: Tổng số tiền lương 01 giờ dạy thêm sau khi đã được tính

 Bước 7:
Khi đã có được số tiền lương 01 giờ dạy thêm, tại cột “tiền tăng giờ được
nhận” áp dụng công thức:
Tiền tăng giờ được nhận = Tiền lương 01 giờ dạy thêm x Số giờ dạy tăng

Hình 14: Số tiền tăng giờ được nhận sau khi tính toán hoàn tất.

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

13


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

 Bước 8: Chức năng lọc dữ liệu có sẵn từ Excel để kiểm tra số liệu
Sau khi bảng tổng hợp thừa giờ đã hoàn tất. Nếu muốn kiểm tra số liệu của
GV yêu cầu, ta dùng chức năng lọc dữ liệu để tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu
giữa GV này và GV kia do có quá nhiều hàng và cột trong quá trình kiểm tra.

Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần lọc. Trên thanh công cụ chọn
Data/Filter/AutoFilter

Hình 15: Sử dụng các bước của chức năng lọc dữ liệu theo từng giáo viên.

Hình 16: Sử dụng các bước của chức năng lọc dữ liệu theo từng giáo viên.
Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

14


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Ví dụ: Khi giáo viên có yêu cầu muốn kiểm tra số tiết, số tiền thực dạy của
mình. Chỉ cần đưa con trỏ vào cột C, click chuột vào vị trí mũi tên, sẽ xuất hiện
toàn bộ nội dung muốn kiểm tra.

Hình 17: Chức năng lọc dữ liệu của GV muốn kiểm tra.

* Kết luận:
Bằng phần mềm Excel, cộng với phương pháp làm việc có phương hướng, có
kế hoạch cụ thể và chi tiết ngay từ đầu năm học. Đến thời điểm cuối năm học,
người kế toán đã có một cơ sở dữ liệu rõ ràng nhất, đầy đủ nhất tất cả số liệu để
đáp ứng cho công việc của mình mà không cần phải mất nhiều thời gian và công
sức. Với các bước tương tự như trên, hàng năm chúng ta chỉ cần bỏ ra một ít thời
gian để lập một file “TONG HOP THUA GIO” bao gồm tất cả các sheet liên quan
đã có thể giảm tải được khối lượng công việc trong quá trình tính thừa giờ. Giúp
người kế toán giải quyết các khó khăn một cách đơn giản, nhẹ nhàng và chính xác.

Các khó khăn hay gặp phải khi tính thừa giờ là: Điều chỉnh lại dữ liệu lương tháng
bị sai sót; Khi có sự thay đổi thứ tự giáo viên trong bảng lương: giáo viên nghỉ
hưu, giáo viên thuyên chuyển, giáo viên tiếp nhận, giáo viên tuyển mới,... Dữ liệu
tổng hợp được cập nhật lại tự động và chính xác khi có sự thay đổi giúp cho người
kế toán không mất nhiều thời gian và công sức dò và nhập lại dữ liệu tổng hợp khi
dữ liệu thành phần các tháng thay đổi. Với các bước như trên thì khoảng 10 đến 15
phút để là chúng ta có thể có được số liệu của tổng 12 tháng và số tiền 01 tiết dạy
của từng giáo viên một cách nhanh gọn, chính xác.
Ngoài ra, sau khi hoàn tất bảng thanh toán thừa giờ nếu chúng ta muốn theo
dõi, kiểm tra từng giáo viên để tránh bị nhầm lẫn giữa các cột, các hàng với nhau
thì chúng ta có thể sử dụng chức năng lọc dữ liệu có sẵn trong Microsoft Excel để
thuận tiện hơn trong việc kiểm tra, kiểm soát số liệu của từng giáo viên cần kiểm
tra.
Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

15


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
Trong quá trình áp dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác tính thừa
giờ tôi nhận thấy hiệu quả hơn rất nhiều so với cách nhập dữ liệu 12 tháng được
lấy từ các bảng lương có sẵn bên ngoài để nhập dữ liệu và dò dữ liệu thủ công.
DỮ LIỆU LẤY TỪ BÊN NGOÀI,
ĐƯỢC NHẬP VÀ DÒ THỦ CÔNG

DỮ LIỆU ĐƯỢC TRÍCH XUẤT TỪ

PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL

- Phải tổng hợp được 12 bảng lương
hàng tháng trong một năm học để
nhập số liệu vào bảng tổng hợp theo
hình thức nhập và dò dữ liệu thủ công.

- Số liệu đã được lưu sẵn hàng tháng tại
phần mềm Microsoft Excel và chỉ cần
vài bước đơn giản là chúng ta đã có
được bảng tổng hợp lương của 12 tháng.

- Không thể copy được số liệu vào - Có thể áp dụng các hàm có sẵn trong
bảng tổng hợp thừa giờ.
phần mềm Excel là đã có được tất cả các
số liệu vào bảng tổng hợp thừa giờ.
- Phải kiểm tra từng tên GV để nhập - Không cần phải kiểm tra từng tên giáo
số liệu cho trùng khớp với bảng tổng viên để nhập số liệu vì đã sử dụng hàm
hợp thừa giờ.
dò tìm VLOOKUP.
- Thời gian nhập số liệu mất khoảng - Thời gian nhập số liệu chỉ cần khoảng
01 đến 02 ngày.
10 phút đến 15 phút.
- Số liệu có thể có sai sót trong quá - Số liệu đảm bảo chính xác trong quá
trình nhập liệu.
trình trích xuất.
Trên đây là bảng so sánh giữa 02 phương pháp nhập dữ liệu và dò dữ liệu
thủ công với trích xuất dữ liệu theo hình thức dò tìm đã được lưu sẵn hàng tháng từ
phần mềm Microsoft Excel. Từ đó, chúng ta nhận thấy phần mềm Microsoft Excel
rất thuận tiện và dễ dàng sử dụng cho mọi đối tượng để giúp cho công tác chuyên

môn của mình ngày càng đạt năng suất và hiệu quả hơn.
- Một vài ví dụ chứng minh cho 02 cách nhập khác nhau:
 Ví dụ 1: Áp dụng bảng lương hàng tháng đã được lưu sẵn từ phần mềm
Microsoft Excel để tạo sheet tiền lương 12 tháng cho toàn bộ giáo viên

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

16


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Hình 18: Bảng tổng hợp lương tính thừa giờ sau khi được tạo từ bảng lương hàng tháng

Nhận xét:
Chỉ cần một vài thao tác nhỏ từ bảng lương hàng tháng lưu sẵn từ Microsoft
Excel là ta đã có được một bảng tổng hợp tiền lương 12 tháng của tất cả giáo viên
mà không cần phải tốn nhiều thời gian để nhập liệu.
Dựa vào bảng tổng hợp trên thì số liệu của 12 tháng lương rất dễ theo dõi
trong việc tính tổng tiền lương, tiền lương 01 giờ dạy thêm mà vẫn đảm bảo được
độ chính xác cao, tốc độ xử lý nhanh, rút ngắn được rất nhiều thời gian và công
sức.
 Ví dụ 2: Áp dụng bảng lương hàng tháng bộ phận kế toán tự đánh số liệu
(hệ số lương và các khoản phụ cấp) từ danh sách lương hàng tháng đã được in ra
sẵn mà không kết hợp dữ liệu đã được tạo sẵn từ Microsoft Excel.

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

17


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Hình 19: Nhập số liệu tổng hợp của 12 tháng lương được trích xuất từ bảng lương bằng giấy
theo hình thức nhập thủ công

Nhận xét:
Để tạo ra được một cột tổng tiền lương của 12 tháng hoàn chỉnh, chúng ta
phải cần ít nhất 01 đến 02 ngày để hoàn thành. Tuy nhiên, bên cạnh đó sẽ không
thể không tránh khỏi sai sót trong quá trình nhập số liệu so với dữ liệu đã có sẵn
trên phần mềm Microsoft Excel.
V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Trong quá trình áp dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác chuyên
môn tôi nhận thấy phần mềm này rất dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh, chính xác
giúp cho tôi hoàn thành tốt được các công việc mà cấp trên giao.

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

18


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Các ví dụ dưới đây cho thấy sự tiện ích trong quá trình vận dụng phần mềm

Microsoft Excel vào công tác chuyên môn:

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

19


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

 Ví dụ 1: Dùng phần mềm Microsoft Excel trong việc tính phụ cấp thâm
niên nhà giáo (Hình được trích từ sáng kiến kinh nghiệm năm học 2012-2013 của
cùng tác giả)

Hình 20. Công thức hàm và kết quả tính PCTN trong phần mềm Microsoft Excel (Hình được
trích từ sáng kiến kinh nghiệm năm học 2012-2013 của cùng tác giả)

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

20


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

 Ví dụ 2: Từ phần mềm kế toán Misa có thể kết xuất sang phần mềm
Microsoft Excel để chỉnh sửa nội dung và các số liệu khác (Hình được trích từ
sáng kiến kinh nghiệm năm học 2013-2014 của cùng tác giả).

Hình 21: In giấy rút dự toán ngân sách chuyển khoản tiền điện (Hình được trích từ sáng kiến
kinh nghiệm năm học 2013-2014 của cùng tác giả)
Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

21


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

 Ví dụ 3: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để tính toán trong việc
quyết toán thuế TNCN (Hình được trích từ sáng kiến kinh nghiệm năm học 20142015 của cùng tác giả).

Hình 22: Dữ liệu được kết xuất từ phần mềm Microsoft Excel dùng để quyết toán thuế TNCN
(Hình được trích từ sáng kiến kinh nghiệm năm 2014-2015 của cùng tác giả)

 Ví dụ 4: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để tính toán trong việc
thanh toán thừa giờ cho từng GV

Hình 23: Dữ liệu được kết xuất từ phần mềm Microsoft Excel dùng để tổng hợp tính thùa giờ cho giáo viên

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

22


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

Muốn cho công tác kế toán ngày đạt hiệu quả cao hơn. Bản thân luôn cố
gắng học hỏi từ những đồng nghiệp và quý Thầy Cô trong các ban ngành. Ngoài ra
cần có sự quan tâm và hỗ trợ từ Ban Giám hiệu nhà trường, luôn tạo điều kiện giúp
đỡ cho đội ngũ kế toán có cơ hội học tập, trau dồi thêm kiến thức nhằm góp phần
vào công tác tham mưu cho Ban Giám hiệu được tốt hơn.
Sáng kiến kinh nghiệm này có thể sử dụng cho những năm tiếp theo tại
Trường THPT Trị An và trong quá trình vận dụng phần mềm Micosoft Excel vào
công tác chuyên môn, bản thân sẽ cố gắng tìm tòi, học hỏi và khai thác triệt để hết
các chức năng có sẵn trong phần mềm Micosoft Excel để giúp cho công tác kế toán
ngày càng tiến bộ.
Tuy nhiên, trong thời gian vận dụng sáng kiến kinh nghiệm này vào công tác
chuyên môn sẽ không tránh những sai sót, hạn chế. Kính mong Hội đồng khoa học
sáng kiến các Cấp góp ý, bổ sung để cho sáng kiến này ngày một hoàn thiện hơn.
VI. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Đình Tê (2007), Giáo trình và lý thuyết thực hành tin học văn
phòng (Tập 3: Excel XP). Nhà xuất bản lao động xã hội
2. Nguyễn Văn Thông (1998), MS Excel nâng cao. NXB Thống kê.
3. Bộ Giáo dục và đào tạo-Bộ Nội vụ-Bộ Tài chính, Thông tư liên tịch số
07/2013/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC v/v hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương dạy
thêm giờ đối với nhà giáo trong các cơ sở giáo dục công lập. Hà Nội, tháng 3 năm
2013.
VII. PHỤ LỤC
Xin chân thành cảm ơn!
Vĩnh An, ngày 18 tháng 05 năm 2016
Người thực hiện

Trần Thị Kim Hương

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

23


Trường THPT Trị An

Phương pháp tính thừa giờ

MỤC LỤC
Trang
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI......................................................................................1
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN...............................................................1
2.1. Cơ sở lý luận................................................................................................1
2.2. Cơ sở thực tiễn.............................................................................................1
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ................................................2
3.1. Tạo cơ sở dữ liệu..........................................................................................2
a. Xác định mốc thời gian
b. Xác định “Mã số CCVC”
c. Tạo tập tin tổng hợp để tính thừa giờ
3.2. Phương pháp tính thừa giờ...........................................................................5
IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI.............................................................................14
V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG................................16
VI. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................20
VII. PHỤ LỤC......................................................................................................20

Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương

24