Báo cáo thực hành lập dự án sự kiện, kinh nghiệm tham gia sự kiện, đánh gia sự kiện

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA DU LỊCH HỌC

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ
MÔN: THỰC HÀNH LẬP DỰ ÁN SỰ KIỆN
Đề tài
Thực hành phân tích các sự kiện, dự án, chương trình
đã được trực tiếp tham gia

Họ và tên

: Phan Thị Yến

MSSV

: 13030639

Sinh ngày

: 07/10/1995

Lớp

: K58 du lịch học


Hà Nội, 06/2016
MỤC LỤC

A.

LỜI MỞ ĐẦU

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực, công việc có tính thực hành rất cao.
Mặc dù lý thuyết cũng có vai trò vô cùng quan trọng, nó là nền móng cho
các nhà tổ chức sự kiện song nếu chỉ có lý thuyết mà không có sự thực hành
không biết ứng dụng vào thực tế thì không thể làm được nghề sự kiện.
Nhiều người không được học bài bản nhưng nhờ vào kinh nghiệm thực tiễn
mà trở thành những người có tên tuổi trong lĩnh vực có thể xem là non trẻ
này ở Việt Nam.
Có một thực tế mà có lẽ bất cứ nhà tổ chức sự kiện nào cũng đều nhận
thấy đó chính là sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế, giữa kịch bản và
những gì diễn ra. Quả thực sự kiện là một công việc rất thú vị nhưng ẩn
chứa cũng rất nhiều rủi ro mà nếu không có kinh nghiệm thực tế dày sặn
thì khó lòng chúng ta lường trước được. Không có sự kiện nào là hoàn hảo
cả, nhiệm vụ của người làm sự kiện là làm nó có ít “sạn” nhất có thể mà
thôi.
Nhận thức được điều này, là một người được học về sự kiện tôi cố gắng
tham gia trực tiếp vào các sự kiện để trải nghiệm, học hỏi và có thêm kinh
nghiệm cho bản thân. Mỗi sự kiện với mỗi màu, mỗi vẻ, mỗi phong cách
khác nhau lại mang lại cho tôi những bài học, ấn tượng khác nhau. Dưới
đây tôi sẽ đi phân tích một vài sự kiện tiêu biểu mà mình đã từng tham gia
trong thời gian vừa qua, ở mỗi sự kiện dưới đây tôi lại được trải nghiệm

1.
2.
3.

4.
5.

với những vị trí và vai trò khác nhau.
Các sự kiện sẽ được tôi đã tham gia gồm có:
Sự kiện “ Tôi đọc sách” 2016
Sự kiện hội chợ du lịch quốc tế VITM
Sự kiện Edtech Asia Hackathon
Sự kiện rước cúp C1
Sự kiện ngày hội Nativo – Antracol
Trong thời lượng bài thu hoạch lần này xin được phép phân tích 3 sự
kiện đầu tiên.
B.

NỘI DUNG CHÍNH

5


Sự kiện “ Tôi đọc sách” 2016 – Cuốn sách tử tế

I.

1.
-

Tổng quát chung về sự kiện
Nội dung gồm một chuỗi các hoạt động:
+ Tọa đàm “ Cuốn sách tử tế - Góc nhìn đa chiều” diễn ra và 18h đến
21h ngày 2/4/2016 tại Heritage Space, Dolphin plaza, số 6 Nguyễn Khang

– Hà Nội.
+ Vòng 1 : Nhận các bài dự thi của các thi sinh gửi về. Thời gian nhận
bài từ 28/3 đến 9/4/2016
+ Vòng 2: Thời gian chính thức:18h - 21h ngày 12/4/2016
Địa điểm: Up Coworking, Tầng 8 Hanoi Creative City, số 1 Lương Yên,







Hai Bà Trưng, HN
+Vòng 3: vòng chung kết diễn ra tại công viên Thống Nhất
Link event: />Link đăng kí tọa đàm: />Link cuộc thi: />Liên hệ: 0166.404.3235 (Mr. Hiếu)
Email:

-

Đơn vị tổ chức: Câu lạc bộ Yêu sách Thái Hà do TS. Nguyễn Mạnh Hùng,
người sáng lập Thaihabooks thành lập vào ngày 22/01/2008, là cộng đồng
sách và ứng dụng sách lớn trong nước với chi nhánh ở cả ba miền. Với sứ
mệnh “ Lan tỏa tri thức - Kết nối tương lai”, CLB Yêu sách Thái Hà đã tổ
chức nhiều sự kiện, sân chơi liên quan đến sách cho giới trẻ và những
người yêu thích đọc sách như cuộc thi Tôi đọc sách 2014, 2015, 2016…

6


-

Các nhà tài trợ:
+ Nhà tài trợ vàng: Nhà sách Thái Hà – ThaiHabook; trang web học
trực tuyến Kyna.vn
+ Nhà tài trợ bạc: khoa học “ I love my voice – làm chủ giọng nói”
+ Nhà tài trợ đồng: Alezaa
+Nhà tài trợ phần thưởng: Color me
+ Nhà bảo trợ truyền thông: 123TV, Ybox.vn
+ Nhà tài trợ đồng hành: Hanoi creative city, Dolphin plaza, 5days

•

uniform.
Các khách mời tham gia sự kiện:
MC, BTV Trịnh Lê Anh – Giảng viên trường ĐH Khoa học xã hội và Nhân

•
•
•
•
•
•

văn – ĐH Quốc gia Hà Nội
TS. Nguyễn Mạnh Hùng - Chủ tịch HĐQT, CEO Thái Hà Books
Nhà văn Nguyễn Đình Tú
Anh Nguyễn Quang Thạch: sáng lập dự án Sách hóa nông thôn
BTV Nguyễn Thị Hồng Minh: chương trình Cuốn sách của tôi, VTV7
Tọa đàm diễn ra sôi nổi xoay quanh chủ đề “ Cuốn sách tử tế”.
Cô Trần Thị Minh Hải, Chuyên gia Huấn luyện Giọng nói và tiên phong

trong lĩnh vực nghiên cứu, phát triển và ứng dụng Ngữ điệu Giọng nói vào

-

giao tiếp, ứng xử, thuyết trình trước công chúng.
Vị trí đảm nhiệm: Với sự kiện lần này tôi được tham gia và đảm nhiệm
các công việc nằm trong bạn sự kiện của Câu lạc bộ, làm PG, hỗ trợ sân
khấu, viết kịch bản kỹ thuật.
Sự kiện “Tôi đọc sách” là sự kiện thường niên được tổ chức từ năm
2014. Lần này là lần thứ 3 chương trình này được tổ chức tại công viên
thống nhất. Do câu lạc bộ sách Thái Hà là đơn vị đứng ra tổ chức chương
trình.
Chương trình được tổ chức với mục đích là nhằm tạo một sân chơi
dành cho các bạn yêu đọc sách, được chia sẻ về niềm đam mê đọc sách của
mình. Từ đó khơi dậy trong giới trẻ niềm yêu thích sách, phát triển văn hóa
đọc và hơn hết là định hướng văn hóa đọc cho giới trẻ.
Sự kiện với tính chất là một cuộc thi dành cho mọi lứa tuổi có niềm đam
mê yêu thích sách, được tổ chức với nhiều hoạt động. Bản thân tôi được
tham gia rất vui khi được tham dự sự kiện này từ đầu từ những khâu đầu

7


tiên chuẩn bị cho sự kiện như: truyền thông, tìm nhà tài trợ và xây dựng
những kế hoạch kịch bản cho chương trình.

1.

2.

3.

4.

NỘI DUNG CUỘC THI TÔI ĐỌC SÁCH 2016 – CUỐN SÁCH TỬ TẾ
Mục đích
Chào mừng ngày sách Việt Nam 21/4
Tạo ra một sân chơi bổ ích, rộng mở quy mô cho các bạn trẻ ham đọc sách.
Nâng cao phong trào đọc sách trong giới trẻ hiện nay đặc biệt là các bạn
học sinh, sinh viên. Đồng thời kết nối với nhau để có cơ hội cọ xát, giao lưu,
học hỏi.
Tiếp nối câu chuyện tử tế của VTV24, bồi dưỡng hiểu biết của mọi người về
“Cuốn sách tử tế”
Quảng bá hình ảnh CLB cũng như các nhà tài trợ.
Ý nghĩa
Thông qua buổi tọa đàm này, CLB Yêu sách Thái Hà mong muốn không
chỉ mang đến cho những người yêu sách, ham đọc sách cái nhìn toàn diện
về sách, thị trường sách mà còn trở thành cầu nối giúp các khán giả giao
lưu với những vị khách mời nổi tiếng có ảnh hưởng tới văn hóa đọc, giới
trẻ là Giáo sư Trần Văn Nhung, TS. Nguyễn Mạnh Hùng, nhà báo Lê Bình và
anh Nguyễn Quang Thạch.
Mục tiêu
Số lượng người tham gia trên FB: 1500
Số lượng đơn đăng ký tham gia: 300 đơn
Đối tượng: Học sinh, sinh viên các trường ĐH trên TP Hà Nội
Nội dung cuộc thi TĐS
Vòng 1: TÔI ĐỌC SÁCH – TÔI THỂ HIỆN
Hình thức dự thi: Viết đơn online, bao gồm các thông tin cá nhân và 1
bài cảm nhận hoặc tóm tắt về 1 cuốn sách, về trải nghiệm, ứng dụng của
mình khi áp dụng những giá trị mà sách đã mang lại. Không giới hạn độ

dài. Không giới hạn hình thức, có thể viết, vẽ, dùng mindmap, làm video,
làm Vlog,…
Thời gian:
Nhận đơn: Từ 28/03 – 14/04
Thông báo kết quả: 15/04
Vòng 2: TÔI ĐỌC SÁCH – TÔI ỨNG DỤNG
Mỗi thí sinh sẽ thuyết trình về tình huống: “Giả sử thế giới vừa kết thúc
chiến tranh thế giới lần III. Bạn đang ở trong 1 thư viện lớn với rất nhiều

8


sách quý. Giả sử trong thư viện chỉ có bạn và 1 bé gái. Bé gái sẽ chết cóng
nếu không được sưởi ấm. Trong khi đó, cách duy nhất để sưởi ấm cho cô bé
là đốt chỗ sách quý trong thư viện. Nếu là bạn, bạn sẽ làm gì? Vì sao?”. Giám
khảo sẽ đặt câu hỏi cho thí sinh và chọn ra 5 người xuất sắc nhất vào vòng
chung kết. Sau vòng 2, thí sinh được tham gia đào tạo kĩ năng cần thiết cho
vòng chung kết
Thời gian: 17/04
Vòng 3: Chung kết TÔI ĐỌC SÁCH – TÔI CHIA SẺ
Phần 1: Tôi hiểu biết
Hình thức: 5 thí sinh, mỗi thí sinh sẽ bốc thăm đề thi của mình gồm
10 câu hỏi trắc nghiệm về lịch sử, khoa học, văn hóa,.. Và 1 câu hỏi bằng
tiếng anh
Thời gian: 1 phút/thí sinh
Phần 2: Tôi thuyết phục
Hình thức: Cạc thí sinh sẽ được bốc thăm 1 nghề nghiệp bất kì. Các vị
BGK và khán giả sẽ cùng đặt vai trò mình là người đang làm nghề đó và
nhiệm vụ của thí sinh là hãy sử dụng khả năng của mình để thuyết phục
được BGK đọc cuốn sách đó

Kết quả chọn ra 3 bạn có điểm cao nhất tính từ điểm của phần 1 và
phần 2
Thời gian: 5 phút/thí sinh
Phần 3: Tôi chia sẻ
Hình thức: BTC sẽ đưa ra 1 vấn đề. Các thí sinh sẽ ứng dụng sách, đưa
ra quan điểm, cách giải quyết vấn đề này
Thời gian: 10 phút/thí sinh
(Nguồn: CLB sách Thái Hà)
2.

Phân tích cụ thể
2.1 Hoạt động truyền thông
Các hoạt động truyền thông cho sự kiện bao gồm cả online và offline
Sau khi đăng tin và tuyển được các tình nguyện viên ( số lượng khoảng
15 bạn) thì buổi họp giữa câu lạc bộ và các bạn tình nguyện viên diễn ra
vào ngày 29/3/2016. Nội dung chủ yếu của buổi họp lần này là họp mặt
tình nguyện viên và triển khai công việc cho buổi tọa đàm phát động cuộc
thi sẽ diễn ra vào ngày 2/4/2016.

9




Các hoạt động truyền thông trước sự kiện bao gồm:
Đổi avatar, ảnh bìa: tất cả các thành viên, tình nguyện viên like fanpage,







share thông tin về cuộc thi, mời toàn bộ bạn bè tham gia.
Đăng tin bài lên fanpage ( có kiểm duyệt trước).
Đăng bài, share thông tin cuộc thi vào các nhóm và fanpage của các trường
Phát tờ rơi tại cổng các trường đại học, cao đẳng.
Nhìn chung các hoạt động truyền thông trước chương trình diễn ra khá tốt
thu hút được lượng thí sinh tham gia đăng ký khá đông và chất lượng

•

Kịch bản cụ thể về truyền thông
ONLINE
Kênh
Facebook
(Fanpage Yêu
sách Thái Hà,Tôi
đọc sách…)

Nội dung
-

-

Tạo sự kiện, chia sẻ
trên fanpage cá
nhân, các group
công khai, tag
thành viên, bạn bè
Đăng các clip, bài

đăng giới thiệu.
Cập nhật các tin từ
báo chí đăng tải

Mục tiêu
-

-

Thời gian

Trong vòng 1 27/3 - 21/4
tuần thu hút
được sự chú ý
tham gia cả
các bạn trẻ
Tăng số lượng
người tham
dự sự kiện,
like Fanpage

10


Facebook (Các
Fanpage, group
khác)
Website
thaihabooks.co
m,

yeusachthaiha.co
m…
Các trang báo
mạng
(kenh14.vn,
Tiin, Hoa học
trò…)
Báo hình (VTV6,
Yan..)

Youtube

•

-

Liên hệ đăng bài,
update thông tin về
cuộc thi

27/3 - 21/4

-

Đăng các bài giới
thiệu về cuộc thi,
hình ảnh, clip

-

Gửi bài viết, clip
giới thiệu về cuộc
thi
Gửi các thông tin
review về các vòng
thi

27/3 - 25/4

-

Liên hệ đăng tin
sau sự kiện

27/3 - 25/4

-

Đăng các video
phỏng vấn, trailer,
teaser về cuộc thi
Sử dụng các tag
phổ biến, chia sẻ
video lên hệ thống
các mạng xã hội
khác

-

-

-

Quảng bá rộng
rãi cuộc thi tới
mọi đối tượng 27/3 - 25/4

Thu hút lượt
view, comment
để trở thành
recommended
27/3 - 21/4
video

OFFLINE
Nội dung

Số lượng

Poster

300

Địa điểm
-

Thời gian

Bảng tin các trường

27/3 - 21/4

học, lớp, hành lang
-

Banroll

5

Dán tại các hội chợ,
khu vực đông người

-

Dán tại cổng khu vực
tổ chức cuộc thi

11

27/3 - 21/4


-

Tờ rơi

Phát tại các địa điểm
như

1000

cổng

trường

27/3 - 21/4

học, công viên…
Backdrop

2

Banner

2

-

Treo tại địa điểm tổ

27/3 - 21/4

chức cuộc thi

27/3 - 21/4

Nhận xét:
Các nội dung hoạt động phục vụ trong quá trình truyền thông được
phân ra khá rõ ràng cả về online và offline.
Sử dụng đa dạng cá loại hình truyền thông và kêu gọi được các nguồn

lực bên ngoài như VTV6, Yan, các báo, tạp chí…
Trong quá trình thực hiện các hoạt động truyền thông câu lạc bộ đã
huy động có hiệu quả các nguồn nhân lực của các bạn tình nguyện viên.
Song cũng chính về nguồn nhân lực phần đa về các tình nguyện viên nên
chưa có nhiều kinh nghiệm trong viết bài, tạo hình ảnh hay đơn giản là việc
phát tờ rơi và giải đáp thắc mắc.
Đặc biệt về mảng truyền thông có một ưu điểm mà câu lạc bộ đã làm
tốt đó là biết chọn thời điểm đăng bài và sử dụng hiệu quả trang fanpage.
Vì tính chất cuộc thi gồm một chuỗi các hoạt động cùng đăng tải lên 1
trang fanpage nên các bạn chọn thời điểm vừa bắt đầu hoạt động này thì
đổi tên sự kiện cũ sang tên sự kiện tiếp theo. Như vậy ta vẫn duy trì được
lượng người đang follow sự kiện trước vẫn tiếp tục với sự kiện sau này.
Các bài viết truyền thông hầu hết do tình nguyện viên viết, mặc dù có sự
kiểm duyệt trước khi đăng nhưng không tránh khỏi những sai sót.
Hoạt động đối ngoại ( tìm nhà tài trợ trước sự kiện)
Hoạt động tìm nhà tài trợ do ban đối ngoại của câu lạc bộ phụ trách

2.2

chính, song có sự hỗ trợ thêm của các tình nguyện viên. Như các bạn có thể
thấy sự kiện tôi đọc sách là sự kiện thu hút sự quan tâm chủ yếu của các
bạn học sinh, sinh viên, giới tri thức, liên quan tới những mảng giáo dục và
đào tạo. Chính vì vậy ngay khi tìm nhà tài trợ câu lạc bộ đã xác định rõ chủ

12


yếu tìm và liên lạc với những công ty, doanh nghiệp liên quan tới mảng
giáo dục.
Câu lạc bộ yêu sách Thài Hà – Câu lạc bộ đứng ra tổ chức sự kiện này

được thành lập và bảo trợ của công ty sách Thái Hà. Vì vậy đây sẽ là nhờ
tài trợ kim cương cho chương trình. Song bên cạnh đó câu lạc bộ đã chủ
động liên lạc với nhiều trung tâm, công ty, doanh nghiệm, cá nhân và tổ
chức nhằm nhận được nhiều hơn nữa những sự ủng hộ, giúp đỡ, tài trợ cho
chương trình.
Kế hoạch liên lạc với các tổ chức được chia thành các nhóm liên hệ:
Nhóm liên lạc với các trung tâm dạy tiếng Nhật
Nhóm liên lạc với các trung tâm dạy tiếng Anh, Hàn, Trung
Nhóm liên lạc với các trung tâm dạy Tin học
Nhóm liên lạc với các trung tâm giáo dục khác, giải pháp giáo dục, các
trang web học online.
Liên lạc với các cơ quan truyền thông nhằm tìm nhà bảo trợ về truyền

-

thông.
Kết quả của quá trình tìm nhà tài trợ:
Nhà tài trợ vàng: Nhà sách Thái Hà – ThaiHabook; trang web học

-

trực tuyến Kyna.vn
Nhà tài trợ bạc: khoa học “ I love my voice – làm chủ giọng nói”
Nhà tài trợ đồng: Alezaa
Nhà tài trợ phần thưởng: Color me
Nhà bảo trợ truyền thông: 123TV, Ybox.vn
Nhà tài trợ đồng hành: Hanoi creative city, Dolphin plaza, 5days
uniform.
Nhận xét:
Mảng đối ngoại, tìm tài trợ công việc được phân công khá rõ ràng song

nguồn nhân lực thực hiện chưa có nhiều kinh nghiệm. Những bạn trong
nhóm đối ngoại của câu lạc bộ khá ít, các tình nguyện viên tham gia thì
chưa có nhiều kinh nghiệm, các buổi training còn ít ( có 2 buổi). Chính vì
vậy hiệu quả không được cao ( so với những năm trước).
Với kết quả tài trợ trên có thể nói là khá thành công khi BTC đã huy
động được nhiều nguồn tài trợ từ sản phẩm, địa điểm hay kinh phí. Thế

13


nhưng như nhận xét so với các năm thì năm nay nguồn kinh phí hạn hẹp
hơn, chương trình quy mô nhỏ hơn so với những năm trước, nhiều hoạt
động có kế hoạch ban đầu song vì không đủ nguồn kinh phí nên cũng bị
lược bỏ.
2.3

Tọa đàm “ Cuốn sách tử tế - góc nhìn đa chiều”

Đầu tiên khởi đầu sự kiện là tọa đàm “ Cuốn sách tử tế - Góc nhìn đa
chiều”. Đây là hoạt động khởi đầu cho sự kiện, nó có tình chất như một cuộc
họp báo để công bố với mọi người về một sự kiện sắp được diễn ra tới đây
là cuộc thi “ Tôi đọc sách”. Tọa đàm diễn ra từ 18h đến 21h ngày 2/4/2016






tại Heritage Space, Dolphin plaza, số 6 Nguyễn Khang, Hà Nội.
Tọa đàm có sự tham gia của các khách mời nổi tiếng như:

Anh Nguyễn Quang Thạch: sáng lập dự án Sách hóa nông thôn
MC, BTV Trịnh Lê Anh: Giảng viên tại Đại học Khoa học Xã hội & Nhân
Văn, ĐHQGHN
BTV Nguyễn Thị Hồng Minh: chương trình Cuốn sách của tôi, VTV7
Tọa đàm diễn ra sôi nổi xoay quanh chủ đề “ Cuốn sách tử tế”

14


Ảnh các khách mời trong trong tọa đàm

-

*** Một số điểm được và chưa được trong tọa đàm.
Được
+ Có sự chuẩn bị về nhân lực dồi dào gồm các bạn tình nguyện viên.
+ Phân chia công việc khá cụ thể. Đặc biệt rất chu đáo khi cử người
+

đi đến đón các khách mời.
Số lượng người tham gia tọa đàm rất đông, số lượng ghế hầu
như đã được phủ kín và đặc biệt là chất lượng của những người
tham gia tọa đàm rất tốt. Có nhiều vị khách bất ngờ tới sự kiện
như: giám đốc công ty in ấn, trợ lý bộ trưởng bộ văn hóa cùng
nhiều nhà yêu sách…

15


•

Chưa được
+ Về hình thức và cách
tổ chức
Cácthức
ghế trong
tọa đàm dường như đã được phủ kín
Biển đón khách nhỏ, để nơi khó nhìn. Số người đón khách ở dưới thì ít ( chỉ

•

có 1 bạn)
Các thành viên, tình nguyện viên, ban tổ chức không có đồng phục riêng

•

nên mọi người khó nhận ra.
Heritage là một tòa nhà lớn có nhiều cổng vào nên các khách tới khó tìm

-

địa điểm, ngoài đường lớn thì cũng không có treo băng rôn hay để

•

backdrop. Nhà vệ sinh không thuận tiện.
+ Về nội dung
Chương trình bắt đầu muộn 1h so với kịch bản. Như kịch bản là 18h bắt
đầu nhưng mãi 19h chương trình mới được diễn ra. Nguyên nhân của việc
chậm giờ là do thầy giáo, MC Lê Anh tới muộn. Trong thời gian 1h đồng hồ

đợi thì BTC có chuẩn bị 1 clip rất hay về lịch sử để mọi người xem song vẫn

•

khiến nhiều người không hài lòng vì phải đợi quá lâu.
Lỗi âm thanh: hệ thống âm thanh mặc dù đã được test từ trước xong
những bạn test chưa có kinh nghiệm, trong quá trình diễn ra sự kiện âm

•

thanh rất khó nghe lúc nói được lúc không, nhiều đoạn MC phải nói chay.
Lỗi nhiễu âm thanh ( tác động ngoại cảnh): cùng lúc khi chương trình tọa
đàm đang diễn ra ở tầng trên thì tầng dưới diễn ra 1 hội nghị tổng kết của
một công ty, họ ăn tiệc, hát hò và mở nhạc rất lớn. Điều này khiến cho chất
lượng của buổi tọa đàm ảnh hưởng rất lớn. Nguyên nhân của việc này là do
quá trình làm việc với bên thuê địa điểm không hỏi rõ ràng. Khi đó BTC đã
đưa ra một giải pháp là di chuyển nhanh chóng toàn bộ khách mời và khán
giả sang một phòng bên cạnh, nhỏ hơn nhưng có của kính ngăn âm. Toàn



bộ phần sau của chương trình nói không cần mic và âm thanh.
Nguyên nhân của việc lỗi âm thanh này là do câu lạc bộ giao toàn bộ phần
âm thanh cho nhà bảo trợ địa điểm cung cấp cùng với địa điểm mà không
có sự kiểm tra kĩ và đàm phán kĩ càng từ trước.

16


•

Lỗi quản lý thời gian: Ngoài việc chương trình bị diễn ra muộn hơn so với
dự kiến gần 1h đòng hồ thì một việc khác cũng về quản lý thời gian mà
chương trình tọa đàm mắc phải đó chính là kiểm soát diễn giả, khách mời
và người tham dự ( chia sẻ quá nhiều, chương trình bị kéo dài). Nguyên
nhân của việc này một phần là do chưa kiểm soát chặt chẽ nội dung chia sẻ
của diễn giả và khách mời. Một phần khác là do có một số khách tên tuổi
tới tham gia, kịch bản thay đổi dành một phần thời lượng cho họ chia sẻ
nên mất nhiều thời gian. BTC chưa có dụ trù cho những trường hợp như
vậy xảy ra nên bị lúng túng. MC không kiểm soát được khách mời và những



chủ đề họ đưa ra nhiều khi bị sa đà quá, nói theo cảm xúc của họ.
Do các lỗi trên mà toàn bộ kịch bản kĩ thuật không dùng được trong
chương trình, chương trình bị cháy không đi theo kịch bản cho trước. Phần
phát biểu cuối chương trình vì thế mà phải thay đổi từ lời cảm ơn thành xin
lỗi. Mặc dù vậy những người tham dự đến ai cũng ấn tượng về thái độ của

•

BTC và ý nghĩa mà chương trình mang lại.
+ Một số lỗi hậu cần:
Yêu cầu tình nguyện viên triệu tập từ 3h nhưng tới chỉ ngồi đợi và đến 6h

•

mới được vào bắt đầu setup và 7h mới bắt đầu chương trình.
Mặc dù yêu cầu tình nguyện viên tới sớm xong không có chuẩn bị đồ ăn,
nước uống cho họ. Ngay cả buổi tối không có thời gian cho họ đi ăn tối nên

hầu hết mọi người rất mệt và đói. Đến khi chương trình diễn ra được một

•

nửa thì có chuẩn bị bánh mì nhưng chỉ dành cho BTC.
Số lượng TNV thì nhiều nhưng phân công không hợp lý, số lượng người
trong tọa đàm thì đông, ban đầu chưa làm gì trong khi không có người đón
khách ngoài cửa.
Vòng 2: Vòng phỏng vấn thí sinh
Sau vòng 1 là nhận các bài viết, cảm nhận của các thí sinh thì sẽ chọn ra 30
2.4

-

thí sinh có bài viết tốt nhất bước vào vòng 2 “ vòng phỏng vấn”.

17


-

Với vòng này các thí sinh sẽ phải thuyết trình và trả lời các câu hỏi của BTC,
6 thí sinh có phần thuyết trình và câu trả lời xuất sắc nhất sẽ được chọn

-

tham gia vòng trung kết diễn ra tại công viên Thống Nhất.
Trong vòng này BTC đã xin được nhà tài trợ, bảo trợ địa điểm là Creative

-

City. Một địa điểm rất quen thuộc và gần gũi với giới trẻ.
Trong vòng này BTC gặp khó khăn trong việc chọn thời gian phỏng vấn. Do
đặc thù các thí sinh đa dạng có học sinh, sinh viên, người đi làm nên khung
giờ để làm sao phù hợp được với tất cả, để các thí sinh đều tham gia phỏng
vấn được cũng là một vấn đề. Và cuối cùng BTC lựa chọn chia thời gian
phỏng vấn ra làm 2 ca sáng, tối, từ đó các thí sinh có thể lựa chọn thời gian

-

phù hợp với mình.
Trong vòng này BTC còn có nhiều sự thiết sót trong chuẩn bị. Đơn cử là sự
chuẩn bị về nước uống thiếu, sau mới được bổ sung.

Những hình ảnh của vòng thi thứ 2 “ Tôi đọc sách 2016”
2.5

Vòng chung kết cuộc thi “ Tôi đọc sách 2016 – cuốn sách tử tế”

18


Vòng chung kết cuộc thi “ Tôi đọc sách 2016” diễn ra từ 19h30 ngày
20/4/2016 tại sân khấu số 1, hội sách công viên Thống Nhất số 65 Trần
Nhân Tông, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Vòng chung kết diễn ra hòa cùng không khí ngày hội sách kỉ niệm ngày
sách Việt Nam.Nội dung của phần này như đã trình bày trong kịch bản ở

•

trên gồm 3 phần thi giữa 6 thí sinh xuất sắc nhất sau 2 vòng loại.
Cơ cấu giải thưởng
01 giải nhất trị giá 10 triệu đồng
01 giải nhì trị giá 8 triệu đồng
02 giải ba
01 giải khuyến khích
Vị trí tham gia:
Trong chương trình chung kết tôi tham gia với vai trò là PG, bên cạnh
đó cũng tham gia hỗ trợ mọi người trong công tác hậu cần.
•

Nhận xét:

Điểm được:

19


-

Chất lượng thí sinh được đánh giá cao
Có hỗ trợ bánh cho tình nguyện viên
Chương trình diễn ra khá suôn sẻ. Có sự cố khi ban giám khảo cần có thêm
thời gian thì BTC ứng phó nhanh với một tiết mục văn nghệ bổ sung.
Chưa được:

-

Triệu tập TNV từ 5h, tới không có sự phân công công việc để các bạn ngồi

-

chờ tới 7h mới bắt đầu phân công.
Công việc trong vòng chung kết không được liệt kê và phân công rõ ràng

-

trước. Lúc đó mọi việc tập trùng hết vào lead nên bạn ấy bi rối, cuống
Sắp tới giờ G để chương trình diễn ra mới làm biển tên ban giám khảo và

-

dán quà.
Background in bị to hơn so với khung, khi căng lên mọi người phải gập bớt
một phần lại khiến cho không đẹp mắt chút nào. Việc này là do chưa có sự

-

thống nhất trước về khung, kích thước trong in ấn.
Chương trình diễn ra bị quá thời gian dự tính tới 1h đồng hồ. Nguyên nhân
là do thời gian cá thí sinh nói bị kéo dài, ban giám khảo hỏi quá nhiều. Khi
chương trình bị kéo dài như vậy này sinh 2 vấn đề:
+ Một là sẽ phát sinh thêm chi phí thuê địa điểm tại công viên Thống
Nhất. Việc này cần liên hệ với ban quản lý công viên để xin phép. BTC đã
quan tâm và loàm được việc này.
+ Hai là chương trình diễn ra tới tận 11h, quá giờ trông xe của các bác
bảo vệ, họ phải trông thêm ngoài giờ. Song ngay khi đó người của BTC chưa
có một phương án nào cho việc này, không có lời nhờ, hay động viên nào cho
họ.

20


Đêm chung kết cuộc thi “Tôi đọc sách”

Nhận xét chung và bài học từ sự kiện
“ Tôi đọc sách 2016 – cuốn sách tử tế”
Sự kiện “ Tôi đọc sách 2016” là sự kiện không phải do một công ty sự kiện
2.6

-

tổ chức mà là do CLB Yêu sách Thái Hà đứng ra tổ chức. hầu hết mọi người
trong CLB là sinh viên, mặc dù được sự cố vấn, hỗ trợ của nhiều người xong
-

vẫn không tránh khỏi nhiều lỗi.
Mỗi năm tổ chức lại do một ban chủ nhiệm mới của CLB đảm nhiệm nên
cách quản lý của ban chủ nhiệm là vô cùng quan trọng. Trong lần tổ chức
này ban chủ nhiệm câu lạc bộ các bạn còn rất trẻ, trong cách giao việc và
quản lý hơi theo kiểu ôm việc nên mệt thân. It thấy có sự đóng góp của các
thành viên bên dưới và hầu hết chỉ giao việc. Thực sự theo ý kiến cá nhân
thì toàn bộ tập thể chưa thật sự thống nhất. Song nổi lên ở đây là sự nhiệt

•

tình của tất cả cá bạn đã tạo nên ý nghĩa cho chương trình lần này.
Bài học rút ra:
+ Bài học về sự tin tưởng leader. Trong những trường hợp khẩn cấp
cần có sự lựa chọn quyết định thay đổi hay không, lựa chọn cái này hay cái

khác thì sự tin tưởng đối với người lãnh đạo rất quan trọng. Một khi đã
quyết định rồi thì hãy cùng tin tưởng nó sẽ thực hiện được, tránh gây tình
trạng hoang mang.

21


+ Bài học về quản lí thời gian, quản lí thời gian khách mời tham dự,
thời gian khi chương trình diễn ra.
+ Từ những điểm được và chưa được của sự kiện như đã phân tích ở
trên để học tập những vẫn đề làm được và chọn cách xử lý khác, khắc phục
những điểm chưa được.

Sự kiện Edtech Asia Hackathon

II.

-

Tổng quát về sự kiện
1.1 Thông tin chung:
Sự kiện Asia Hackathon là sự kiện lớn về IT
Thời gian: diễn ra từ ngày 9/4 đến ngày 10/4/ 2016
Địa điểm: tầng 8, tòa nhà Creative City, số 01 Lương Yên.
Ban tổ chức: Topica Edtech Group và Edtech Asia.
Nhà tài trợ chính: Facebook, Google
8 vị giám khảo của Edtech Asia Hackathon 2016 là các chuyên gia tên tuổi

+
+

+
+
+

trong nước và quốc tế thuộc lĩnh vực công nghệ, bao gồm:
ông Mike Michalec - Co-founder & CEO, EdTech Asia;
ông Hùng Trần - Founder & CEO, GotIt!;
ông Nguyễn Hoành Tiến-Vice President of Operations, VNG Corporations;
ông Nguyễn Thành Trung - Co-founder & CTO, Topica Edtech Group;
ông Lê Hồng Việt - CTO Tập đoàn FPT;
bà Ngô Thùy Ngọc Tú - Co-founder, Yola, Forbes 30 under 30 Vietnam 2015;

1.

ông Phạm Thúc Trương Lương-Deputy General Manager, Tinhvan
+

Education;
ông Nguyễn Tài Tuệ - CTO của GAMOTA.

22


+

Giải thưởng:
Facebook tài trợ gói FbStart trị giá 80.000 USD cho đội có sản phẩm Mobile

+

App xuất sắc nhất.
Giải thưởng từ Topica với tổng trị giá 3.000 USD gồm: thiết bị thực tế ảo
Oculus và các giải thưởng tiền mặt 2.000 USD; nhiều học bổng toàn phần
từ Topica Founder Institute trị giá 2.400 USD, học bổng Topica Native trị

+

giá 2.200 USD.
Giải thưởng từ Google với tổng trị giá 3.000 USD (Google Cloud Credit) và
trọn gói chuyến đi tham dự hổi thảo Edtech Asia Summit tại Thái Lan có
tổng trị giá 2.400 USD.
1.2

Mô tả về sự kiện
Sự kiện Edtech Asia Hackathon 2016 diễn ra vào ngày 9 - 10/4/2016

tại Hà Nội được tổ chức bởi Topica và Edtech Asia, với sự tài trợ của hai
"ông lớn" công nghệ là Facebook và Google.
Đây là cuộc thi lập trình theo nhóm 2-4 người với thời gian quy định 48
tiếng nhằm đưa ra sản phẩm công nghệ sáng tạo, độc đáo và mới lạ nhất
trong lĩnh vực giáo dục, lần đầu tiên được tổ chức tại Việt Nam. Sau đó mỗi
đội sẽ có 5p trình bày trước giám khảo, trả lời các câu hỏi để tìm ra đội
xuất sắc nhất là chủ nhân của các giải thưởng vô cùng giá trị trên.
1.3

Vị trí tham gia
Tham gia với vị trí cộng tác viên hỗ trợ trong suốt 48h với các vị trí: lễ

tân hướng dẫn khách vào; hỗ trợ khu vực photobooth; chuẩn bị đồ ăn, thức
uống; hỗ trợ sân khấu; hỗ trợ thí sinh trong quá trình làm bài.

Thự sự được trải nghiệm 2 ngày cùng với ban tổ chức và các thí sinh,
hỗ trợ các bạn thí sinh 24/24h là một trải nghiệm rất thú vị, để lại cho tôi
nhiều ấn tượng và bài học. Toàn bộ những bài học đó sẽ được tôi chia sẻ kĩ
hơn trong phần phân tích sự kiện của mình ngay sau đây.
2.

Phân tích sự kiện
2.1 Chuẩn bị trước sự kiện
Trước khi sự kiện diễn ra 1 ngày, tức vào ngày 8/4/2016 toàn bộ các
cộng tác viên có mặt tại địa điểm tổ chức sự kiện Creative City để được

23


training trước sự kiện.Vì được training ngay tại địa điểm diễn gia sự kiện
nên được chỉ dẫn rất cụ thể.
Tất cả các tình nguyện viên đều được phát đồng phục và thẻ, thông báo
về giờ giấc và nhiệm vụ. Vì là phải ở đó liên tục 2 ngày nên phải chuẩn bị cả
phục trang và các vật dụng cá nhân.
\

2.2 Khi sự kiện diễn ra
Khi bắt đầu diễn ra sự kiện như đã được thông báo, phân công từ trước
mỗi tình nguyện viên sẽ pụ trách một vị trí phục vụ cho việc đón khách và
cho phần khai mạc cho cuộc thi. Tôi phụ trách khu vực đồ ăn, đây là khu
vực để các đồ ăn hoa quả, nươc suống dành cho khách và các thí sinh khi
tới. Nhiệm vụ khá là đơn giản đó là bày các đồ ăn đã được chuẩn bị từ
trước ra đĩa, sau đó hỗ trợ mọi người lấy đồ ăn thưởng thức, dọn dẹp bàn
ăn sau đó.
Sau khi các thí sinh đã tới đông đủ, tới giờ nhiệm vụ của các cộng tác

viên sẽ hướng dẫn các bạn vào khu vực phía dưới sân khấu để khai mạc
cuộc thi. Lúc này mỗi bạn sẽ được phân công hỗ trợ cho khoảng 4 nhóm
( tổng có 15 nhóm) nhớ tên, khu vực thi của nhóm đó để ngay sau khi buổi
khai mạc kết thúc thì sẽ hướng dẫn họ tới khu vực bàn thi của mình, tránh
lộn xộn.
Trong suốt thời gian cuộc thi diễn ra, cộng tác viên sẽ làm nhiệm vụ
đứng trực tại vị trí các đội thi mà mình đã được phân công để hỗ trợ họ bất
cứ khi nào. Tất cả các đội thi khi tham gia đều được phát 4 lá cờ tương ứng
với các yêu cầu trợ giúp: teabreak, ăn chính, kĩ thuật, người hướng dẫn.
Dựa theo các lá cờ đó mà các cộng tác viên hỗ trợ kịp thời, các thí sinh có
thể tập trung làm bài mà không bị phân tán.
Vào buổi tối các tình nguyện viên được phân công thay nhau trực
nhưng hầu hết đều thức cùng thí sinh, nhìn họ làm bài thực sự rất tuyệt.
Ngày hôm sau tiếp tục các công việc hỗ trợ của mình. Và cuối cùng khi mà
phần thuyết trình kết quả diễn ra thì các tình nguyện viên care họ lên trình
bày đúng thời gian và cổ vũ cho họ hết mình.

24


Trong suốt sự kiện, tất cả các công việc lớn đều do nhân viên Topica
thực hiện, nguồn nhân lực topica khá đông và chuyên nghiệp. Topica sử
dụng cả 1 stadio để chụp ảnh dùng cho việc truyền thông cho sự kiện.Đó là
studio Chimkudo. Không chỉ là ảnh mà còn xây dựng cả những video ngắn
để truyền thông, ghi lại những khoảnh khắc đẹp đáng nhớ của các đội thi
và chiếu nó vào cuối chương trình. Để lại trong lòng thí sinh rất nhiều cảm
xúc.
Bên cạnh đó bởi đây là một cuộc thi lớn về IT tầm cỡ khu vực nên nhận
được sự quan tâm của các cơ quan báo chí và truyền thông đến phỏng vấn,
đưa tin.

Sau sự kiện
Sau khi kết thức sự kiện một màn giao lưu giữa BTC và các thí sinh

2.3

là không thể thiếu. Tất cả các đội dù thắng hay thua đều cùng hát,
cùng nâng ly thực sự rất vui.
Tất cả mọi người mặc dù đều đã làm việc 2 ngày liên tiếp nhưng
không ai cảm thấy mệt mà đều cảm thấy rất tuyệt với những giây
phút, trải nghiệm đã trải qua.
3. Nhận xét chung và bài học rút ra
Những điểm được và chưa được trong quá trình diễn ra sự kiện edtech
hackathon:
Được:
- Lựa chọn địa điểm là tòa nhà Creative City, một tòa nhà dành cho
các bạn trẻ sáng tạo, năng động rất phù hợp cho một cuộc thi sáng
tạo. Bên cạnh đó phòng thi nằm trên tầng 8 của tòa nhà với diện
tích rộng gồm nhiêu phòng từ khu vực nghỉ ngơi, phòng sáng tạo,
xung quanh bao bởi kính có thể phóng tầm mắt ra xa, các thiết bị
trong phòng hay các vật dụng đều là đồ dùng sáng tạo, phòng bếp
cung cấp đủ cho các thí sinh.

25