Công tác tổ chức sự kiện tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội

Khóa luận tốt nghiệp
Huyền

Nguyễn

Thu

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành khóa luận, tôi đã nhận được
sự quan tâm, giúp đỡ tận tình, tạo điều kiện thuận lợi của nhiều cá nhân và
tập thể.
Lời đầu tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới toàn thể các thầy cô
giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân Văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt kiến
thức cho tôi trong suốt 4 năm học qua.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể các cán bộ
của Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá
trình thực tập và tìm hiểu thực tế để thực hiện đề tài.
Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo – Thạc sỹ Đồng Đức
Hùng đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt
nghiệp này.
Mặc dù có nhiều cố gắng song do thời gian có hạn, trình độ chuyên
môn và kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên khóa luận không tránh khỏi
những thiếu sót. Vì vậy, kính mong các thầy cô, các bạn đóng góp ý kiến để
đề tài được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2013
Sinh viên

Nguyễn Thu Huyền

K54 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Huyền
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

STT

KÝ HIỆU VIẾT TẮT

Nguyễn

TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ

1

CSDL

Cơ sở dữ liệu

2

ĐHHN

Đại học Hà Nội

3

NCKH

Nghiên cứu khoa học

4

NCT

Nhu cầu tin

5

NDT

Người dùng tin

6

TCSK

Tổ chức sự kiện

7

TTTV

Thông tin – Thư viện

8

TV ĐHHN

Thư viện Đại học Hà Nội

K54 Thông tin – Thư viện

Thu


Khóa luận tốt nghiệp
Huyền

Nguyễn

Thu

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU.................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài..................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu.......................................................................3
3. Tình hình nghiên cứu của đề tài......................................................3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................4
5. Phương pháp nghiên cứu.................................................................4
6. Đóng góp của Khóa luận.................................................................4
7. Bố cục của Khóa luận.....................................................................5
NỘI DUNG.............................................................................................6
CHƯƠNG 1:...........................................................................................6
GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI.....................6
VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN..................................6
1.1. Giới thiệu Thư viện Trường Đại học Hà Nội...............................6

1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển............................................6
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ............................................................7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ.........................................9
1.1.4. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin.............................11
1.1.5. Nguồn lực thông tin............................................................14
1.2. Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện................................................16
1.2.1. Khái niệm............................................................................16
1.2.2. Phân loại..............................................................................19
1.2.3. Bản chất của tổ chức sự kiện...............................................21
1.2.4. Quy trình tổ chức một sự kiện.............................................24
1.2.5. Vai trò của tổ chức sự kiện..................................................27
CHƯƠNG 2:.........................................................................................32
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN............................32
K54 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI..................................32
2.1. Tình hình hoạt động tổ chức sự kiện tại Thư viện Trường Đại
học Hà Nội.................................................................................................32
2.1.1. Cơ cấu tổ chức và chính sách về tổ chức sự kiện................32
2.1.2. Đội ngũ cán bộ tổ chức sự kiện...........................................33
2.1.3. Nguồn kinh phí cho tổ chức sự kiện...................................33
2.1.4. Các loại hình sự kiện...........................................................34
2.1.5. Truyền thông cho sự kiện....................................................34
2.1.6. Hợp tác tổ chức sự kiện.......................................................35
2.1.7. Phối hợp với các yếu tố khác trong marketing hỗn hợp......36
2.1.8. Quy trình tổ chức sự kiện....................................................38

2.2. Một số sự kiện được tổ chức tại Thư viện Trường Đại học Hà
Nội từ năm 2010 đến nay............................................................................40
2.2.1. Tọa đàm chuyên đề “Bí mật phía sau các nhục thân”.........40
2.2.2. Triển lãm sách về Hà Nội....................................................42
2.2.3. Triển lãm sách - ảnh và Hội thảo Lev Tolstoi – Nhà tư
tưởng........................................................................................................44
2.2.4. Hội nghị bạn đọc.................................................................46
2.2.5. Hội thảo “Bí quyết nhỏ - thành công lớn”..........................48
2.2.6. Ngày hội Chấn hưng văn hóa đọc.......................................49
CHƯƠNG 3:.........................................................................................52
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP...............................................52
NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
.........................................................................................................................52
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI..................................52
3.1. Nhận xét.....................................................................................52
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................52
3.1.2. Hạn chế................................................................................55

K54 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
3.2. Giải pháp....................................................................................59
3.2.1. Xây dựng chính sách cụ thể cho hoạt động tổ chức sự kiện
nói riêng, marketing thư viện nói chung.................................................60
3.2.2. Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, đào tạo chuyên nghiệp hóa và
phát triển đội ngũ tổ chức sự kiện...........................................................61
3.2.3. Đầu tư thêm kinh phí và tăng cường phát triển các nguồn

cấp kinh phí khác.....................................................................................62
3.2.4. Đa dạng hóa các loại hình tổ chức sự kiện..........................62
3.2.5. Đẩy mạnh các phương tiện truyền thông sự kiện; Phát triển
truyền thông số........................................................................................64
3.2.6. Tăng cường hợp tác tổ chức sự kiện...................................65
3.2.7. Kết hợp với các yếu tố khác trong chiến lược marketing hỗn
hợp để đạt được hiệu quả tối ưu..............................................................65
3.2.8. Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện..................................67
KẾT LUẬN...........................................................................................69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................70

K54 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp
Huyền

Nguyễn

Thu

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Thuật ngữ “thư viện” xuất phát từ chữ Hy Lạp “bibliotheca”, được hiểu
là nơi bảo quản sách, nơi tàng trữ sách báo. Theo người Trung Hoa cổ cho
rằng “thư” là sách, “viện” là nơi tàng trữ. Từ những quan niệm của các nền
văn minh xưa, thư viện là nơi cất giữ và bảo quản sách. Bởi vậy, trong suy
nghĩ của nhiều người, thư viện trở nên tĩnh lặng, với vài hoạt động mượn, trả
tài liệu.

Trong xã hội tri thức ngày nay, thông tin đã trở thành một nhu cầu thiết
yếu, nguồn tài nguyên quan trọng. Nhưng không phải chỉ bởi vì tầm quan
trọng của thông tin mà thư viện có thể khẳng định được vị thế của mình. Nếu
một thư viện vẫn chỉ thu hẹp mình trong bốn bức tường và lấy những quyển
sách được sắp xếp ngăn nắp trên giá xuống cho độc giả mượn rồi lại cất vào
khi họ đã dùng xong thì thư viện vẫn chỉ là một kho sách không hơn không
kém.
Thư viện là cầu nối giữa thông tin và người dùng tin. Để nâng cao vai
trò của mình trong kỷ nguyên thông tin, thư viện ngày nay không chỉ đáp ứng,
làm thỏa mãn NCT của bạn đọc mà còn đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ
TTTV; đặc biệt là biết tự tiếp thị chính mình trong nền kinh tế tri thức với
nhiều cạnh tranh, thách thức.
Ở bất kỳ thời đại nào, sáng tạo cũng là một trong những nền tảng của
sự phát triển. Càng văn minh thì sức mạnh của sự sáng tạo càng được thể hiện
rõ và cho thấy tầm quan trọng của mình. Nó xuất hiện trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống, trong đó có cả hoạt động TTTV.
Thiên tài – nhà vật lý học người Đức Albert Einstein đã từng nói: “Sự
đơn điệu và cô độc của một cuộc sống yên lặng kích thích trí sáng tạo”.
K54 Thông tin – Thư viện

1


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
Thư viện, nơi vẫn được coi là nhàn nhã, tĩnh lặng trước kia không thể
không chuyển mình trước thời đại và thiết yếu cho nhu cầu cần thay đổi của
chính nó. TCSK là một sự sáng tạo nhằm phá vỡ “sự đơn điệu và cô độc”
trong cách thức hoạt động của thư viện trước kia. Bản thân TCSK cũng đòi

hỏi tính sáng tạo cao, bên cạnh đó là sự tỉ mẩn, chu đáo, góp phần giúp thư
viện trở nên năng động, cởi mở hơn.
TCSK là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp sử dụng tối ưu các
nguồn lực hiện có của cơ quan TTTV; tìm kiếm và thu hút các nguồn lực bên
ngoài; hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các sản phẩm, dịch vụ
TTTV và quảng bá cho hình ảnh của chính cơ quan đó.
TV ĐHHN là một đơn vị trực thuộc Trường ĐHHN và khá năng động,
thường xuyên quan tâm, đầu tư cho hoạt động của mình. Thư viện hiện định
hướng xây dựng và phát triển thành trung tâm khai thác, cung cấp tài nguyên
tri thức hiện đại, được quản lý, vận hành ở trình độ quốc tế, có khả năng phục
vụ và đáp ứng cao yêu cầu NCKH và đào tạo của Trường ĐHHN. Bên cạnh
đó, tạo được bước đột phá về chất lượng TTTV nhằm phục vụ hiệu quả mục
tiêu chiến lược đào tạo và nghiên cứu chất lượng cao của Thư viện; xây dựng
thành thư viện đầu mối, cổng thông tin liên kết chia sẻ với các trường khối
ngoại ngữ trong khu vực và cả nước, góp phần mở rộng quan hệ trao đổi
thông tin với các trường đại học tiên tiến trong khu vực.
Nhận thức được tầm quan trọng của TCSK trong hoạt động TTTV, để
góp phần thực hiện định hướng phát triển của mình, trong những năm gần
đây, TV ĐHHN đã tổ chức nhiều sự kiện và cũng đã đạt được một số hiệu quả
nhất định. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn có những mặt hạn chế do nhiều
nguyên nhân, cả chủ quan lẫn khách quan.
Với mong muốn tìm hiểu sâu hơn để từ đó nhìn ra các vấn đề còn tồn
tại và đề xuất những giải pháp hoàn thiện hơn trong công tác TCSK tại TV

K54 Thông tin – Thư viện

2


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thu
Huyền
ĐHHN, tôi đã quyết định chọn đề tài “Công tác tổ chức sự kiện tại Thư viện
Trường Đại học Hà Nội” làm đề tài khóa luận của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm tìm hiểu thực trạng hoạt động TCSK tại TV ĐHHN trong
những năm gần đây. Từ đó, đưa ra một vài nhận xét cũng như giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động TCSK của Thư viện.
3. Tình hình nghiên cứu của đề tài
TCSK là một công cụ đắc lực trong truyền thông marketing. Nhận thấy
tầm quan trọng của TCSK, đã có những nghiên cứu về vấn đề này như: luận
văn Hoạt động tổ chức sự kiện văn hóa văn nghệ trên báo in Việt Nam đầu
thế kỷ XXI của Phạm Thành Huyền; bài viết Lạm bàn về vấn đề tổ chức lễ hội
– sự kiện của tác giả Thu Hương trong Tạp chí Du lịch Việt Nam; bài viết Tổ
chức sự kiện từ góc nhìn kinh tế, văn hóa, xã hội của Trần Thị Hòa đăng trên
tạp chí Khoa học và Công nghệ, Đại học Đà Nẵng;… hay những nghiên cứu
của chính sinh viên, học viên, giảng viên các chuyên ngành Quan hệ công
chúng, Marketing, Quản trị kinh doanh,… Tuy nhiên, đó chỉ mới là những
nghiên cứu mang tính chất học hỏi. Về mặt lý thuyết và phương pháp luận
trong lĩnh vực sự kiện mới chỉ có cuốn Tổ chức sự kiện của PGS.TS Lưu Văn
Nghiêm, Chủ nhiệm bộ môn Quảng cáo – Khoa Marketing, Trường Đại học
Kinh tế Quốc dân Hà Nội.
Không chỉ ảnh hưởng đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh tế,
TCSK cũng có vai trò rất lớn cho các cơ quan, tổ chức phi lợi nhuận. Đặc
biệt, khi gắn vào hoạt động TTTV, TCSK tỏ ra rất có tác dụng, và phù hợp
hơn nhiều so với một số loại hình chiêu thị.
Tuy nhiên, các nhà thư viện học, thư viện viên chỉ mới đề cập tới hoạt
động này ở một mục nhỏ trong hoạt động marketing. Các nghiên cứu hiện nay

K54 Thông tin – Thư viện

3


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
mới ở tầm vĩ mô cho cả chiến lược marketing hoạt động TTTV. Một giải
pháp thiết thực như TCSK lại hoàn toàn chưa có những nghiên cứu thực sự.
Với những lý do đó, tôi chọn đề tài: “Công tác tổ chức sự kiện tại Thư
viện Trường Đại học Hà Nội” là phù hợp với tính mới trong NCKH.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: hoạt động TCSK tại TV ĐHHN.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: TV ĐHHN
+ Về thời gian: từ năm 2010 đến nay
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
+ Phân tích, tổng hợp tài liệu;
+ Quan sát;
+ Phỏng vấn;
+ Khảo sát thực tế.
6. Đóng góp của Khóa luận
- Về lý luận: Đề tài đã làm rõ khái niệm của sự kiện và TCSK; chỉ ra
vai trò, ý nghĩa của hoạt động TCSK trong truyền thông marketing hoạt động
TTTV.
- Về thực tiễn: Đề tài nêu lên thực trạng công tác TCSK tại TV ĐHHN.
Từ đó, đưa ra những giải pháp thiết thực nhằm cải thiện, nâng cao hiệu quả
hoạt động TCSK tại Thư viện.

K54 Thông tin – Thư viện

4


Khóa luận tốt nghiệp
Huyền
7. Bố cục của Khóa luận

Nguyễn

Thu

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu
tham khảo, phụ lục; nội dung khóa luận được chia làm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu Thư viện Trường Đại học Hà Nội và cơ sở lý
luận về tổ chức sự kiện.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại Thư viện Trường
Đại học Hà Nội.
Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức sự kiện tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội.

K54 Thông tin – Thư viện

5


Khóa luận tốt nghiệp
Huyền

Nguyễn

Thu

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1:
GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1. Giới thiệu Thư viện Trường Đại học Hà Nội
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Trường ĐHHN (tên giao dịch tiếng Anh là Hanoi University – HANU),
tiền thân là Trường Đại học Ngoại ngữ, được thành lập năm 1959, tọa lạc tại
km 9 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Trường là cơ sở đào tạo
và NCKH có chất lượng về ngoại ngữ ở trình độ đại học và sau đại học, cơ sở
đào tạo chuyên ngành bằng ngoại ngữ, cung cấp mọi dịch vụ về ngoại ngữ, là
đầu tàu phát triển của ngành ngoại ngữ của cả nước.
TV ĐHHN có lịch sử hình thành và phát triển cùng với quá trình hình
thành và phát triển của ĐHHN trong suốt 54 năm qua.
Thời kỳ mới thành lập, Thư viện là một bộ phận trực thuộc Phòng Giáo
vụ, hoạt động trên cơ sở là một tổ công tác phục vụ tư liệu cho Trường Đại
học Ngoại ngữ. Tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên
ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu được tài trợ, tặng biếu.
Đến năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao
chất lượng giảng dạy, Trường đã mở thêm một số chuyên ngành như: tiếng
Anh, tiếng Pháp khiến vốn tài liệu tăng cùng với NCT ngày càng lớn. Năm
1984, lãnh đạo Nhà trường quyết định tách tổ tư liệu khỏi Phòng Giáo vụ
thành một đơn vị độc lập với tên gọi riêng là: “Thư viện Trường Đại học
Ngoại ngữ Hà Nội”.

K54 Thông tin – Thư viện

6


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
Năm 1994, Thư viện đã xây dựng mới được tòa nhà 2 tầng. Vốn tài liệu
ngày càng nhiều phần nào đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào
tạo của Trường. Năm 2000, Ban Giám hiệu Trường ĐHHN quyết định sáp
nhập Thư viện với Phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin –
Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”.
Ngày 5/12/2003, Thư viện đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới được xây
dựng bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB (World Bank) mức A
và mức B vốn đầu tư 1.200.000 USD. Đặc biệt, năm 2005, Thư viện đã ứng
dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol của công ty Tinh
Vân để nâng cao hiệu quả hoạt động TTTV.
Năm 2006, theo Quyết định số 190/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng
Nguyễn Tấn Dũng, Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đổi tên thành “Trường
Đại học Hà Nội”. Do đó, Thư viện có tên mới là “Trung tâm Thông tin – Thư
viện trường Đại học Hà Nội”.
Từ ngày 01/10/2010, theo Quyết định số 1332/QĐ-ĐHHN của Hiệu
trưởng Trường ĐHHN, căn cứ Quy chế mẫu tổ chức hoạt động thư viện
trường đại học ban hành kèm theo Quyết định 13/2008/QĐ-BVHTTDL của
Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Trung tâm TTTV Trường
ĐHHN chính thức đổi tên thành “Thư viện Trường Đại học Hà Nội”.
Từ đó đến nay, TV ĐHHN đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước
hiện đại, đóng góp hiệu quả vào công tác đào tạo, NCKH của Nhà trường và
góp phần thúc đẩy sự nghiệp của ngành giáo dục và đào tạo nước ta trong giai

đoạn mới.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học
(Ban hành kèm Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10/03/2008 của
Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch):

K54 Thông tin – Thư viện

7


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
“Thư viện trường đại học có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy,
học tập, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công
nghệ và quản lí của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài
liệu có trong thư viện (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên mọi chất liệu,
tài liệu điện tử, mạng Internet,…)”[1].
Trên cơ sở đó, TV ĐHHN có chức năng và nhiệm vụ sau:
1.1.2.1. Chức năng
TV ĐHHN là tổ chức sự nghiệp thuộc Trường; thực hiện chức năng:
thông tin, thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu
bằng nhiều hình thức khác nhau, cung cấp các nguồn thông tin phục vụ cho
các hoạt động của Nhà trường; đăng tải thông tin giới thiệu, quảng bá về
Trường. Tổ chức xây dựng và quản lý khai thác vốn tư liệu của Thư viện phục
vụ cho công tác giảng dạy, học tập, NCKH của cán bộ, giảng viên và sinh
viên của Nhà trường.
1.1.2.2. Nhiệm vụ
- Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin,

tư liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và NCKH của Trường;
- Lập kế hoạch xây dựng và phát triển thông tin theo yêu cầu nhiệm vụ
của Nhà trường;
- Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết, tiến hành xử lý,
cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động và tổ chức cơ sở
hạ tầng thông tin;
- Phục vụ thông tin tư liệu cho NDT là cán bộ, giảng viên và sinh viên
trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập;
- Hướng dẫn NDT sử dụng tài liệu, tiếp cận CSDL và khai thác các
nguồn tin trên mạng;

K54 Thông tin – Thư viện

8


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
- Kết hợp các đơn vị chức năng trong Trường hoàn thành tốt công việc
được giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu
của Trường;
- Thực hiện việc trao đổi, hợp tác với Liên hiệp thư viện các trường đại
học trong và ngoài khu vực về chuyên môn nghiệp vụ TTTV.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
TV ĐHHN là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của Trường ĐHHN. Thư
viện phục vụ NDT thông qua việc tổ chức thư viện trung tâm và các thư viện
thành viên (thực chất là các phòng tư liệu/thư viện và các tủ sách chuyên
dùng).

BAN GIÁM ĐỐC

Tổ
Nghiệp vụ
thư viện

Tổ
Dịch vụ

Tổ
Tập huấn
và
giải đáp
thông tin

Tổ
Marketing
và tổ chức
sự kiện

Tổ
Trực
kỹ thuật

Tổ
An ninh

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của TV ĐHHN
1.1.3.2. Nguồn lực cán bộ

“Cán bộ thư viện là linh hồn của sự nghiệp thư viện” (N.K.Kruxkaia).
Cán bộ là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện, nguồn nhân lực không thể
thiếu trong bất kỳ thư viện nào. Nhận thấy được vai trò của người cán bộ

K54 Thông tin – Thư viện

9


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
trong hoạt động TTTV, TV ĐHHN rất chú trọng đến chính sách tuyển dụng
những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ tốt.
Hiện nay, Thư viện có tổng số 22 cán bộ. Trong đó có 01 cán bộ đang
theo học tiến sĩ tại nước ngoài (Australia), 15 thư viện viên là những người đã
tốt nghiệp đại học chính quy và sau đại học chuyên ngành thư viện, 04 kỹ
thuật viên đã được đào tạo về chuyên ngành công nghệ thông tin và điện tử
viễn thông, 02 cán bộ an ninh.
TT

Trình độ

Số lượng

Tỷ lệ (%)

1

Nghiên cứu sinh

01

4.5

2

Thạc sĩ thư viện

09

40.9

3

Cử nhân thư viện

05

22.7

4

Cử nhân công nghệ thông tin

01

4.5

5

Cử nhân ngoại ngữ

01

4.5

6

Cao đẳng, Trung cấp, phổ thông

05

22.9

22

100

Tổng số:

Bảng 1.1: Trình độ chuyên môn của cán bộ TV ĐHHN

Giới tính

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Nam

08

36.4

Nữ

14

63.6

22

100

Tổng số:

Bảng 1.2: Cơ cấu giới tính của cán bộ TV ĐHHN

Thư viện đã tổ chức bố trí nhân sự như sau:
TT

Bộ phận

Số lượng cán bộ (người)

1

Ban Giám đốc

03

2

Tổ Dịch vụ

04

K54 Thông tin – Thư viện

10


Khóa luận tốt nghiệp
Huyền

Nguyễn

3

Tổ An ninh

02

4

Tổ Tập huấn và giải đáp thông tin

02

5

Tổ Kỹ thuật

04

6

Tổ Nghiệp vụ

06

7

Tổ Marketing và tổ chức sự kiện

01

Tổng số:

Thu

22

Bảng 1.3: Phân công lao động tại TV ĐHHN
Thư viện với đội ngũ cán bộ nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp
vụ khá vững vàng, tin học, ngoại ngữ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiện
đại hóa Thư viện. Tuy nhiên, ngày nay, với sự phát triển không ngừng của tri
thức và sự đòi hỏi ngày càng cao của một khoa học đa ngành như TTTV, cán
bộ Thư viện cần phải không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn, bên cạnh

đó là các kỹ năng mềm.
1.1.4. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Hoạt động thông tin và nhu cầu thông tin của con người luôn tồn tại và
phát triển không ngừng. Trong đó, NCT chính là yếu tố cấu thành động cơ,
kích thích và định hướng hoạt động thông tin. NDT – chủ thể của NCT được
xem là yếu tố cơ bản, bộ phận không thể tách rời của bất kỳ hệ thống thông
tin. Họ luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của một cơ quan TTTV.
Chính vì vậy, nghiên cứu NDT và nắm vững NCT của NDT luôn là một trong
những nhiệm vụ quan trọng trong nội dung hoạt động của các cơ quan TTTV.
Xuất phát từ nhiệm vụ, mục tiêu và yêu cầu đổi mới giáo dục đào tạo
của Trường ĐHHN trong giai đoạn hiện nay, căn cứ đặc điểm nghề nghiệp,
có thể chia NDT ở đây thành các nhóm chủ yếu sau:
Nhóm 1: Cán bộ, giảng viên
Nhóm 2: Học viên cao học và nghiên cứu sinh
Nhóm 3: Sinh viên
K54 Thông tin – Thư viện

11


Khóa luận tốt nghiệp
Huyền
1.1.4.1. Cán bộ, giảng viên

Nguyễn

Thu

Nhóm NDT này chiếm 1.98%, bao gồm các cán bộ quản lý, cán bộ
nghiên cứu và giảng viên của Nhà trường.

- Cán bộ lãnh đạo, quản lý: bao gồm Ban Giám hiệu, trưởng/phó các
phòng ban chức năng, trưởng/phó các Khoa, Bộ môn.
Tuy chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong cơ cấu thành phần NDT nhưng có vai trò
quan trọng vì họ là những người đưa ra chính sách, xây dựng các kế hoạch
phát triển Trường nói chung và Thư viện nói riêng. Chính vì vậy, thông tin
cho nhóm NDT này phải thật đầy đủ, có độ chính xác cao, đồng thời phải cô
đọng, xúc tích. NCT của nhóm này không chỉ phải có chất lượng cao mà còn
phải bao quát rộng về nhiều lĩnh vực và bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Do quá bận rộn và thường xuyên phải đi công tác, hoặc không trực tiếp
có mặt tại nơi làm việc, nhóm NDT này có rất ít thời gian đến khai thác tài
liệu của Thư viện. Do đó, thông tin để phục vụ nhóm đối tượng này cần được
cung cấp đến tận nơi ở hoặc nơi làm việc của họ.
- Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: có trình độ chuyên môn cao, hoạt
động chủ yếu trong lĩnh vực giảng dạy và NCKH.
Họ vừa là NDT thường xuyên, vừa là những người cung cấp thông tin
qua các bài giảng, các công trình NCKH được công bố, các đề xuất, dự án,…
Nhu cầu của đội ngũ giảng viên chủ yếu là những thông tin chuyên sâu về
lĩnh vực đào tạo của Trường, về các môn học do họ đang trực tiếp tham gia
giảng dạy để phục vụ cho NCKH; biên soạn giáo trình, giáo án, bài giảng và
nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Ngoài ra, họ còn cần đến một số
thông tin để giải trí và mở rộng tầm hiểu biết xã hội của mình.
1.1.4.2. Học viên cao học và nghiên cứu sinh
Nhóm này chiếm 5.57% trong thành phần NDT của TV ĐHHN. Họ là
những người đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều cũng có những kinh
K54 Thông tin – Thư viện

12


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thu
Huyền
nghiệm trong việc sử dụng thư viện để phục vụ cho việc nghiên cứu và học
tập của mình.
Thành phần của nhóm NDT này chủ yếu là giáo viên đang giảng dạy
ngoại ngữ tại các trường phổ thông, đại học, cao đẳng, trung cấp,… trên địa
bàn thành phố Hà Nội và các địa phương khác. Họ có nhu cầu lớn về các giáo
trình dạy tiếng nước ngoài, tài liệu về phương pháp giảng dạy mới và kiến
thức lý luận về ngôn ngữ cũng như phương pháp thực hiện nghiên cứu trong
lĩnh vực khoa học ngôn ngữ.
1.1.4.3. Sinh viên
- Sinh viên chính quy: với 86.37%, là nhóm NDT đông đảo và thường
xuyên nhất của TV ĐHHN. Nhóm NDT này cần nhiều thông tin về các
chuyên ngành mà họ đang theo học, theo nhiều loại hình ngôn ngữ và loại
hình tài liệu khác nhau phục vụ cho mục đích học tập cũng như giải trí đa
dạng và phong phú của họ.
- Sinh viên tại chức: chỉ chiếm 2.24% số lượng NDT của Thư viện.
Hiện nay, nhóm NDT này mới chỉ được sử dụng quyền tra cứu, tham khảo tài
liệu tại Thư viện cũng như truy cập mạng và sử dụng các nguồn tài nguyên số
hóa nhưng chưa được cấp quyền mượn tài liệu học tập về nhà tham khảo.
Nhóm này thường sử dụng tài liệu tra cứu (chủ yếu là từ điển các thứ
tiếng) và họ thường xuyên sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của Thư viện như:
các bản tin luyện dịch do Thư viện phát hành, dịch vụ sao chụp tài liệu, dịch
vụ tư vấn thông tin,…
- Sinh viên dự án/ Sinh viên dự án ngắn hạn: là nhóm NDT không
thường xuyên và biến động, tùy theo các khóa đào tạo ngắn hạn của Nhà
trường (đào tạo trong 3 tháng. 6 tháng hoặc 9 tháng).
Những sinh viên này ít đến Thư viện, một phần vì họ có một thư viện
dùng riêng tại Trung tâm Giáo dục Quốc tế của Nhà trường, phần khác vì họ

K54 Thông tin – Thư viện

13


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
có rất ít thời gian và Thư viện cũng hạn chế quyền sử dụng của họ. NCT của
họ tương đối đa dạng và phải là thông tin có chất lượng cao, được viết bằng
các ngôn ngữ khác.
1.1.5. Nguồn lực thông tin
Viện trưởng Viện Đại học Illinois – Hoa Kỳ, ông Edmund James từng
phát biểu: “Trong những cơ sở hay phòng ban của một trường đại học, không
có cơ sở nào thiết yếu hơn thư viện đại học. Ngày nay không một công trình
khoa học nào với giá trị đích thực mà không có sự trợ giúp của thư viện,
ngoại trừ những trường hợp phi thường của những thiên tài thỉnh thoảng xảy
ra trong lịch sử nhân loại, đó là những trường hợp ngoại lệ”.
Nói như vậy để thấy được tầm quan trọng trong việc lưu trữ và cung
cấp nguồn thông tin tri thức để phục vụ nghiên cứu, học tập và giảng dạy của
một thư viện nói chung và thư viện đại học nói riêng.
Với vai trò là một trung tâm thông tin tư liệu, TV ĐHHN rất coi trọng
việc bổ sung, tổ chức, kiểm soát nguồn lực thông tin nhằm giúp NDT có thể
truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng một cách thuận tiện nhất.
Hiện nay, TV ĐHHN đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu đa dạng,
phong phú. Nguồn tin này được lưu trữ tại thư viện trung tâm và thư viện các
Khoa.
Cụ thể như sau:
1.1.5.1. Nguồn lực thông tin tại thư viện trung tâm
Tài liệu truyền thống:

- Tài liệu là sách:
TT

Loại sách

Tên sách

Số bản

1

Sách tiếng Việt

4.518

7.316

2

Sách ngoại văn

14.235

18.858

K54 Thông tin – Thư viện

14

Khóa luận tốt nghiệp
Huyền

Nguyễn

3

Sách giáo trình

4

Sách chuyên ngành
Tổng số:

214

2864

2.081

3.233

21.048

32.271

Thu

Bảng 1.4: Số liệu thống kê số lượng sách lưu trữ tại thư viện trung tâm
- Luận án, luận văn, khóa luận: Tổng số 1.579 tên tài liệu; 2.294 bản

- Báo, tạp chí: Tổng số 262 tên tạp chí: 41.416 số; 58.147 tổng số bản
Tài liệu điện tử:
- CSDL do Thư viện xây dựng:
TT

CSDL

Số biểu ghi

1

CSDL thư mục sách

35.108

2

CSDL toàn văn báo, tạp chí

1043

3

CSDL luận án, luận văn

218

4

CSDL âm thanh

5

CSDL sách điện tử

1.702
822

Bảng 1.5: Số liệu thống kê CSDL do Thư viện xây dựng
- CSDL nước ngoài:
+ Về quản trị kinh doanh và du lịch: Development Policy Review,
International Journal Of Finance & Economics, International Review of
Finance…
+ Về công nghệ thông tin: Computer Fraud & Security, Computer Law
& Security Review, Computers & Security…
+ Về ngôn ngữ: ELT Journal, Langages, Langue Française, Le
français…
1.1.5.2. Nguồn lực thông tin tại thư viện các Khoa

K54 Thông tin – Thư viện

15


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
Hiện nay, đang có một số lượng lớn nguồn tài liệu lưu trữ tại thư viện
các Khoa. Nguồn tài liệu này do các Khoa chủ động bổ sung từ nguồn mua
hoặc nhận được các nguồn tài trợ, các dự án liên kết,…

Tên kho

Đầu ấn phấm

Bản ấn phẩm

7

89

Khoa Hàn Quốc

2920

3929

Khoa Đức

897

2319

Khoa Tây Ban Nha

698

806

Khoa Pháp

649

758

Khoa Italia

604

675

Khoa Đại cương

381

429

Khoa Giáo dục Chính trị

203

334

Khoa Tại chức

151

177

Khoa QTKD - Du lịch

104

111

Khoa Giáo dục Thể chất

42

53

Khoa Ngữ văn Việt Nam

38

50

Khoa Việt Nam học

33

44

Khoa Anh

Bảng 1.6: Số liệu thống kê số lượng tài liệu lưu trữ tại thư viện các Khoa
1.2. Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện
1.2.1. Khái niệm
Sự kiện và TCSK chiếm một phần quan trọng, không thể thiếu trong
đời sống của con người và cả xã hội. Trong cuộc sống của chúng ta luôn có sự
hiện diện của các sự kiện. Từ một sự kiện nhỏ mang tính chất cá nhân như

buổi sinh nhật, picnic đến những sự kiện lớn hơn như lễ khai giảng, lễ kỉ niệm
thành lập công ty, hay thậm chí là các kỳ họp Quốc hội, Đại hội Đảng,… đã

K54 Thông tin – Thư viện

16


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
trở nên quen thuộc và có những ảnh hưởng trực tiếp về mặt văn hóa, xã hội,
kinh tế chính trị đối với con người.
Goldblatt (2001) đã từng viết: “Sự kiện xác nhận một thời điểm duy
nhất trong thời gian với lễ và nghi thức để đáp ứng những nhu cầu cụ thể”
[12, tr. 3].
Theo Anton Shone và Bryn Parry (2006) định nghĩa: “Sự kiện là hiện
tượng phát sinh từ những dịp không thường xuyên, cái mà các mục tiêu giải
trí, văn hóa, cá nhân và mục tiêu của các tổ chức tách khỏi những hoạt động
trong cuộc sống thường nhật. Mục đích của chúng là truyền đạt thêm kiến
thức, kỷ niệm hoặc thử thách kinh nghiệm của một nhóm người” [12, tr. 3].
Như vậy, sự kiện (Event hoặc Special event) là hoạt động có chủ đích,
xảy ra tại không gian và thời gian nhất định, nhằm cụ thể hóa những thông
điệp và nội dung của chương trình đó đến đối tượng mục tiêu.
Khái niệm TCSK (Event planning) cũng có nhiều ý kiến được đưa ra.
Khái niệm mang hơi hướng của ngành công nghiệp sự kiện: “TCSK là
quá trình quản lý một kế hoạch ví dụ như một cuộc họp, triển lãm thương
mại, lễ kỷ niệm, hoạt động xây dựng nhóm, bữa tiệc hoặc hội nghị. TCSK bao
gồm lên ngân sách, thiết lập mức thời gian, chọn và đặt địa điểm sự kiện, xin
giấy phép, dự kiến đồ ăn, điều phối lộ trình, phát triển chủ đề, sắp xếp các

thiết bị và phương tiện, quản lý rủi ro và lập các kế hoạch dự phòng” [16].
Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ (United States Department of Labor):
“TCSK bao gồm sự phối hợp từng chi tiết của các cuộc họp và hội nghị, từ
người phát ngôn và địa điểm cuộc họp tới việc sắp xếp các tài liệu in ấn và cá
trang thiết bị nghe nhìn. TCSK bắt đầu với việc xác định mục tiêu mà các tổ
chức tài trợ muốn đạt được. Người thực hiện kế hoạch chọn người phát ngôn,
cách tiếp đãi, nội dung và sắp xếp chương trình để trình bày thông tin của tổ
chức một cách có hiệu quả nhất” [16].

K54 Thông tin – Thư viện

17


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
Theo PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (2009), “TCSK là một quá trình kết
hợp các hoạt động lao động cùng việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao
động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các
hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể
nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp theo yêu cầu”
[6].
Qua các khái niệm trên, TCSK là một quá trình hoạt động. Quá trình
này có sự kéo dài về mặt thời gian. Nó bao gồm: công việc chuẩn bị, công
việc trong sự kiện và công việc sau sự kiện.
Chuẩn bị sự kiện là khoảng thời gian phức tạp và vất vả nhất bởi công
việc chuẩn bị có thuận lợi thì sự kiện sau này mới diễn ra trơn tru. Chuẩn bị
sự kiện gồm rất nhiều việc khác nhau. Tùy theo loại hình mà sự kiện sẽ được
xây dựng một kịch bản riêng. Nó được bắt đầu từ việc nghiên cứu lập kế

hoạch và dự trù kinh phí cho tới khi khai mạc sự kiện. Trong quá trình chuẩn
bị, có những hoạt động phải nhờ tới những thiết bị, công cụ để hỗ trợ. Những
hoạt động khác lại tạo ra những dịch vụ như: âm thanh, ánh sáng, vận chuyển,
… Tất cả đều hướng tới phục vụ cho sự kiện và để sự kiện diễn ra một cách
thành công.
Những công việc trong sự kiện bao gồm toàn bộ các công việc diễn ra
từ khi sự kiện khai mạc tới khi sự kiện kết thúc. Tất cả mọi sự chuẩn bị trước
đó sẽ được vận hành theo đúng kịch bản của sự kiện. Đây là bước có ý nghĩa
trực tiếp đưa thông điệp của nhà tổ chức tới đối tượng tham gia. Đối tượng
tham gia sẽ nhận được những giá trị vật chất và phi vật chất do sự kiện mang
lại. Các giá trị này nhằm thực hiện những mục đích cụ thể và truyền tải những
mục tiêu truyền thông đề ra.
Những công việc sau sự kiện thường ít được chú ý. Dù sự kiện có thành
công hay không thì công việc sau sự kiện vẫn xuất hiện và cần được giải

K54 Thông tin – Thư viện

18


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
quyết. Nó có tác động điều chỉnh, bổ sung thông điệp đã được truyền đạt
trong sự kiện.
1.2.2. Phân loại
Hoạt động TCSK đã xuất hiện từ xa xưa và song hành cùng với sự phát
triển của nền kinh tế, văn hóa, xã hội của các quốc gia, dân tộc. Có rất nhiều
loại hình sự kiện được tổ chức mà trong đó phải kể đến như lễ hội – hình thức
TCSK đã ra đời từ thời cổ đại, vẫn tồn tại và phát triển cho đến tới ngày nay.

Sự kiện hiện được tổ chức dưới nhiều hình thức rất đa dạng, phong phú.
Có nhiều cách để phân chia các loại hình TCSK nhưng không có sự
phân chia nào mang tính chính xác, tất cả chỉ mang tính tương đối và cũng có
thể kết hợp nhiều hình thức TCSK khác nhau để thành một sự kiện lớn.
Có thể phân chia theo các cách như sau:
1.2.2.1. Theo không gian tổ chức
TCSK trong nhà (in door): khai trương, khánh thành; giới thiệu sản
phẩm mới, hội nghị khách hàng; hội thảo, hội nghị, họp báo; kỷ niệm thành
lập, nhận danh hiệu; tiệc chiêu đãi.
TCSK ngoài trời (out door): động thổ, khởi công; hội chợ; biểu diễn
nghệ thuật, các trò chơi và cuộc thi (thể thao); chương trình xây dựng đội ngũ
(team building).

1.2.2.2. Theo mục đích tổ chức
Theo Shone và Parry (2006), sự kiện có thể được chia thành 4 loại:
Sự kiện giải trí (Leisure events): phục vụ cho mục đích vui chơi, giải
trí, thể thao.
Sự kiện văn hóa (Cultural events): bao gồm các sự kiện mang tính nghi
lễ, lễ bái thiêng liêng của văn hóa dân gian hoặc mang tính chất nghệ thuật.
K54 Thông tin – Thư viện

19


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thu
Huyền
Sự kiện của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (Organizational
events): các sự kiện mang tính thương mại, chính trị, từ thiện hoặc bán hàng.
Sự kiện cá nhân (Personal events): bao gồm đám cưới, sinh nhật hoặc

lễ kỷ niệm mang tính chất cá nhân.
1.2.2.3. Theo phương thức tổ chức
TCSK trực tiếp (direct): hình thức TCSK theo truyền thống thông
thường. Tức là sự kiện sẽ được tổ chức tại một không gian cụ thể được đơn vị
tổ chức chỉ định và có những đối tượng mục tiêu tham gia. Hình thức TCSK
này huy động nguồn nhân lực lớn, tốn kém về tài chính và thời gian nhưng
chỉ có mức độ ảnh hưởng tại một khu vực nhất định và với một nhóm đối
tượng tham gia nhất định.
TCSK trực tuyến (online): Thời đại công nghệ thông tin đã cho ra đời
hình thức TCSK mới thông qua việc sử dụng các phương tiện truyền thông số.
Hình thức này hiện rất phát triển do có nhiều ưu điểm hơn các loại hình sự
kiện truyền thống. Về phía đơn vị TCSK, hình thức này sẽ giảm lượng nhân
sự tham gia cũng như giảm nguồn ngân sách chi cho các sản phẩm và dịch vụ
kèm theo sự kiện. Đặc biệt, TCSK trực tuyến không bó hẹp trong một phạm
vi không gian cục bộ và thời gian diễn ra sự kiện có thể kéo dài hơn nên phạm
vi ảnh hưởng của sự kiện có thể lan rộng hơn.

1.2.2.4. Theo quy mô và tầm ảnh hưởng
Sự kiện địa phương (Local event): là những sự kiện nhỏ mang tính chất
địa phương, cục bộ.
Sự kiện quốc gia (Major event): là những sự kiện mang tầm quốc gia.
Sự kiện địa phương nổi tiếng thế giới (Hallmark event): là những sự
kiện lớn, có tính chất quảng bá quốc tế về hình ảnh, xây dựng thương hiệu của
địa phương.
K54 Thông tin – Thư viện

20