quan ly hoc vien bang access

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT VINATEX

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


ĐỒ ÁN

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỌC VIÊN BẰNG
ACCESS
(Môn: ACCESS)

Người thực hiện : Nguyễn Vũ
Lớp: CD09I2

TP.HCM, Tháng 12 năm 2010


MỤC LỤC
Chương 1

CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ ................................................. 4

1

Xây dựng cơ sở dữ liệu .................................................... 4

1.1

Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access .................................. 4

1.2

Bảng dữ liệu (Tables) ...................................................... 5

2

Thiết kế truy vấn (Query) ............................................... 7

2.1

Cơ sở lý luận .................................................................... 8

2.2

Các bước thiết kế truy vấn (Query) ................................ 9

3

Thiết kế giao diện (Form)................................................ 9

3.1

Cơ sở lý luận .................................................................... 10

3.2

Các bước thiết kế giao diện (Form) ................................ 11

4

Thiết kế báo cáo (Report)................................................ 12

4.1

Cơ sở lý luận .................................................................... 12

4.2

Các bước thiết kế báo cáo (Report) ................................ 13

Chương 2

BÁO CÁO TỔNG THỂ THIẾT KẾ VÀ CHẠY
CHƯƠNG TRÌNH........................................................... 14

2.1

Báo cáo tổng thể thiết kế ................................................. 14

2.2

Chạy chương trình hoàn thành....................................... 14


Nguyễn Vũ

Đồ án quản lý học viên

I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong hệ thống quản lý hiện nay ở tất cả các trường học, việc quản lý học viên của
nhà trường là vô cùng quan trọng và cần thiết.

Để đáp ứng nhu cầu đó tôi đã bắt tay vào việc nghiên cứu một phần mềm có thể
giải quyết công việc quản lý học viên một cách hiệu quả và chính xác hơn.
Phần mềm có tính năng dễ sử dụng, trong thời đại công nghệ hiện nay, việc sử
dụng được tin học văn phòng rất phổ biến, chính vì thể mà phần mềm quản lý học viên
được viết trên nền Access nằm trong bộ Office của tập đoàn Microsoft là một lợi thế
cho người sử dụng.
II. ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT
Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ
1. Xây dựng cơ sở dữ liệu (tables)
2. Thiết kế truy vấn (Queries)
3. Thiết kế giao diện (Form)
4. Thiết kế báo cáo (Report)
5. Thiết kế trang truy cập dữ liệu (Pages)
6. Thiết kế Macros
Chương 2: Báo cáo tổng thể thiết kế và chạy chương trình
2.1 Báo cáo tổng thể thiết kế
2.2 Chạy chương trình hoàn thành

Quản lý và xử lý dữ liệu Môn Access

Trang 4


Nguyễn Vũ

Đồ án quản lý học viên

III. NỘI DUNG
Đồ án nghiên cứu gồm 2 chương
CHƯƠNG 1:

CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ
1. Xây dựng cơ sở dữ liệu
1.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access
CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các
bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng
quản lý dữ liệu nào đó.
1.2. Bảng dữ liệu (Tables)
1.2.1. Cơ sở lý luận
Bảng dữ liệu (Tables) là một thành phần quan trọng nhất của cở sở dữ liệu
(CSDL). Nó là nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng.
Một CSDL có thể có rất nhiều bảng dữ liệu, các bảng phải được thiết kế sao
cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết và phải đảm bảo giảm tối đa
tình trạng dư thừa dữ liệu, giảm tối đa dung lượng cở sở dữ liệu có thể, đồng
thời tạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các
bước tiếp theo.
Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần:
 Tên bảng.
 Các trường dữ liệu
 Trường khóa.
 Bản ghi.
 Tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tập hợp
các bảng ghi.

Mỗi cột là một trường
dữ liệu (Field)

Mỗi dòng là một bảng ghi (Record)

Hình 1: Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Datasheet

Quản lý và xử lý dữ liệu Môn Access

Trang 5


Nguyễn Vũ

Đồ án quản lý học viên

1.2.2. Xây dựng cấu trúc bảng (Tables)
Để giải quyết bài toán quản lý học viên ta cần thiết lập bảng dữ liệu sau:
t_hocvien.
Ta tiến hành tạo bảng t_hocvien theo các bước sau:
 Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View, Ở thẻ
Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK. Hoặc nhấn Creat Table
in Design View trên thẻ Tables. Hộp thoại thiết kế cấu trúc một bảng xuất
hiện:

Hình 2: Hộp thoại thiết kế bảng.
 Bước 2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng: bằng cách gõ danh sách
tên các trường lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế. Đối với bảng t_hocvien
bao gồm 9 trường là: mahv,tenhv,ngaysinh,chucvu,diachi,lop,anh,phone,fax.
 Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu
dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng.
 Bước 4: Thiết lập trường khoá cho bảng bằng cách:

Quản lý và xử lý dữ liệu Môn Access

Trang 6

Nguyễn Vũ

Đồ án quản lý học viên

-

Dùng chuột kết hợp giữ phím Shift đánh dấu đầu dòng các trường
muốn thiết lập khoá.

-

Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho các
trường vừa chọn. Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút
Primary key trên thanh công cụ.

 Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng với tên t_hocvien. Nhấn tổ hợp phím Alt + S
hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ.
1.2.3. Thiết lập quan hệ (Relationship)
Sau khi tạo xong các bảng dữ liệu, ta phải tiến hành liên kết các bảng lại với
nhau để dữ liệu của từng bảng có thể kết nối trở thành một hệ thống lưu trữ dữ
liệu hoàn chỉnh.
Tuy nhiên trường hợp này ko cần thiết lập Relasionship.
1.2.4. Nhập dữ liệu cho bảng
Sau khi tạo liên kết cho bảng ta có thể nhập dữ liệu cho bảng một cách dễ
dàng và chính xác.

2. Thiết kế truy vấn dữ liệu (Query)
2.1. Cơ sở lý luận
Truy vấn dữ liệu (Queries) là một công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên

Access.
Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích, lọc ,hiển thị dữ liệu, tổng
hợp, thống kê, thêm, bớt, cập nhật dữ liệu,…Vì vậy sẽ tồn tại một số loại Query
tương ứng để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên.
Trong Access có các loại truy vấn dữ liệu như:
-

Select Query

-

Total Query (Truy vấn tổng hợp)

-

Parameter Query (Truy vấn có chứa tham số)

-

Crosstab Query (Truy vấn chéo)

-

Action Query (Truy vấn hành động)

-

SQL Query

Quản lý và xử lý dữ liệu Môn Access

Trang 7


Nguyễn Vũ

Đồ án quản lý học viên

2.2. Các bước thiết kê truy vấn (Query)
Để xem điểm của đối tượng (Gồm 1 bảng ghi hay nhiều bảng ghi) ta có thể sử
dụng một trong số kiểu truy vấn đã nêu ở trên tùy thuộc vào mục đích truy vấn.
Các bước tiến hành tạo Query:
-

Trong cửa sổ tạo Query ta có thể chọn 1 trong 2 cách tạo Query là Create
query in Design view (Tự thiết kế mới) hay Create query by using
wizard (Thiết kế với ứng dụng có sẵng).

Hình 3: Giao diện thiết kế Query
-

Tiếp đến ta chọn các trường có liên quan trong các bảng dữ liệu:

Hình 4:Cửa sổ chứa các queries cần thiết
-

Một số queries cần tạo

Quản lý và xử lý dữ liệu Môn Access

Trang 8