Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn

Lời nói đầu
Đất nớc ta xuất phát từ một nớc nông nghiệp lạc hậu, so với
những nớc phát triển trên thế giới về trình độ khoa học công
nghệ thì còn kém hơn rất nhiều.Song để theo kịp sự phát triển
chung của thời đại thì nớc ta đã đa khoa học công nghệ vào
công cuộc công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nứơc.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì ngành Công
Nghệ Thông Tin cũng phát triển nhanh.Nó là một ngành khá
mới mẻ ở nớc ta song tốc độ phát triển thì rất nhanh và đợc ứng
dụng trong các lĩnh vực khác nhau.
Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý khi cha đa tin học vào thì
vấn đề quản lý rất phức tạp khó quản lý,có thể có sự thiếu
sót,sai lệch thông tin,mất nhiều thời gian và chi phí không cần
thiết .Nên vấn đề đặt ra là đa tin học vào quản lý là rất cần
thiết.Vì vậy các doanh nghiêp,các tổ chức,các cơ quan, các cơ sở
đào tạo cũng đã đa máy tính tham gia vào quá trình quản
lý.Trong đó vấn đề quản lý con ngời là rất quan trọng vì bất kỳ
cơ quan tổ chức nào thì vấn đề quản lý con ngời của cơ quan là
hàng đầu,cũng cần phải có bộ phận làm công tác này.Nhng đối
với mỗi cơ quan,tổ chức,cơ sở khác nhau thì vấn đề quản lý lại
khác nhau.Vì vậy mà em đã chọn đề tài quản lý học viên của
một trung tâm tin học.Vì cha có điều kiện tìm hiểu thực tế một
cách đầy đủ nên ở đề tài của em chỉ
giả định vấn đề cần quản lý của một trung tâm đặt ra,trong đó
cũng đã có sự quan sát hoạt động của một số trung tâm tin học
hiện nay,tuy nhiên cũng không tránh khỏi những thiếu sót.
Với đề tài: Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn
đợc xây dng nhằm cung cấp một phần mềm trợ giúp công tác
quản lý học viên của trung tâm,giảm bớt công sức của ngời làm
công tác quản lý,nâng cao hiệu quả công việc.
Vì thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế nên không tránh

khỏi thiếu sót .
Rất mong đợc sự đóng góp của cô giáo để cho các đề tài sau của
em đợc hoàn thiện hợn.

1
a.Mở đầu
1.Khung cảnh đề tài.
Giả thiết là một trung tâm tin học với số lợng học viên không lớn,số lợng
đăng ký học các môn khác nhau của một ngời là rất ít,muốn tin học hoá công
tác ghi tên và kết quả học tập của học viên các lớp tin học ngắn hạn,cũng nh
theo rõi quá trình đào tạo học viên trong các lớp.Yêu cầu đặt ra là thiết kế một
chơng trình quản lý để quản lý khi cần có thể tra cứu.
2.Mục đích của chơng trình.
Do quá trình quản lý học viên ở trung tâm hiện đợc thực hiện thủ công nên
vấn đề quản lý gặp nhiều khó khăn.Mỗi khi có nhu cầu cần kiểm tra học hoặc
tìm kiếm về học viên đã học ở trung tâm là rất vất vả.Cho nên vấn đề đa tin
học vào quản lý là việc rất cần thiết và có ý nghĩa.Nên mục tiêu của chơng
trình này là cung cấp phần mềm nhằm hỗ trợ quá trình quản lý học viên của
trung tâm.
Phần mền này sẽ hỗ trợ các hoạt động nh:
+Nhập học viên mới,lu giữ thông tin về các học viên đã tham gia các khoá
học ở trung tâm.
+Các chơng trình đào tạo của trung tâm.
+Hỗ trợ công tác tìm kiếm.
+Đáp ứng các thông tin yêu cầu của Giám đốc.v.v.
3.Ngôn ngữ sử dụng.
Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình quản lý nh :Visual Basic,Visual
Foxpro, Foxpro,Java,.v.v.
Đề tài này em lựa chọn ngôn ngữ Visual Foxpro vì có nhiều công cụ giúp đỡ
tổng hợp,truy xuất thông tin một cánh nhanh chóng ,thuận tiện và một bộ lệnh

lập trình phong phú.Ngoài ra nó còn trợ giúp quá trình triển khai các ứng dụng
quản lý một cách dễ dàng hơn.Ta cũng biết ngôn ngữ nào cũng có những nhợc
điểm nhất định và Visual foxpro cũng vậy,nó cha có phần hỗ trợ tiến việt do
đó là một trở ngại.
B.Nội dung.
Chơng 1: Giới thiệu bài toán quản lý
1.Mô tả nghiệp vụ
*Tổ chức hệ thống quản lý của trung tâm.
Hệ thống quản lý học viên ở các trung tâm tin học ngắn hạn qui mô nhỏ hiện
có các bộ phận sau:
-Bộ phận quản lý :Giám đốc trung tâm có trách nhiệm điều hành và giải
quyết toàn bộ công việc của trung tâm.
-Bộ phận nhân viên:có một nhân viên hoặc nhóm nhân viên .
+Nhiệm vụ:

2
Giới thiệu chơng trình đào tạo của trung tâm và nhận học viên đăng kí
học.
Lập báo cáo công việc đã làm trong ngày,báo cáo tổng hợp của mỗi
khóa học (báo cáo số học viên của khoá học,báo cáo những sự cố xảy ra,
báo cáo tình hình tài chính của trung tâm .v.v.)
-Bộ phận đào tạo:Là đội ngũ giáo viên của trung tâm có nhiệm vụ giảng dạy.
2.Quá trình quản lý học viên.
Giả thiết ban đầu hệ thống lu trữ thông tin học viên hoàn toà trong các sổ sách.
Tập hợp các bảng biểu,báo biểu,báo cáo,các thông tin hàng ngày,hàng
tháng,hàng năm đợc cập nhật và lu trữ vào sổ.
2.1.Đăng ký học.
Ngời đến trung tâm đăng ký học sẽ đợc nhân viên phát cho một bảng danh
sách các môn học,chơng trình cụ thể của từng môn và thời gian học của từng
môn.

Mẫu bảng danh sách môn học và thời gian học có dạng:
DANH Sách môn học
Mã môn học Tên môn Sốbuổi Họcphí
Ngừơi học viên có nhu cầu học sẽ đợc sẽ phải đăng ký với nhân viên trung tâm
môn học thời gian học và đóng học phí .

Khí đó nhân viên tiến hành kiểm tra xem trong khoá học dự kiến mở,sĩ số của
lớp học đó trong bảng danh sách học viên.Nó có mẫu nh sau:
Danh sách học viên
Kèm theo danh sách học viên là bảng danh sách giáo viên giảng dạy:
DANH SáCH GIáO VIÊN
Mã giáo viên Ho và tên Ngày sinh Chức vụ Địa chỉ

Mã học
viên
Họtên Ngày sinh Gioi tinh Quê quán Gioitinh Nghềnghiệp
3
Nếu cha đủ chỉ tiêu thì cho phép học viên đăng ký học,ngợc lại thì thông báo
cho học viên đã đủ sĩ số.
Khi đăng ký học viên nhận đợc một biên lai thu tiền có mẫu :


Sau đó học viên đợc cấp thẻ học viên theo mẫu sau:


4
Trung tâm tin học
.. BIÊn LAI học phí
Mã số:

Mã khoá Tênkhoá:
Ngày bắt đầu: Ngày kết thúc:
Mã lớp: Tên lớp:
Môn học: Số buổi :
Học phí:
Họ và tên: Thứ học:
Ngày sinh: Buổi học:
Gioi tinh: nam ,nữ. Ca học:
Địa chỉ:
Quê quán:
Nghề nghiệp:
Ngày ..tháng .năm
Ngờilập



Trung tâm đào tạo tin học
.. thẻ học viên
số thẻ:
Họ và tên :
Lớp : .Môn:
Thời gian học: thứ học:
Buổi học:sáng ,chiều.
Ca học:
Học phí: số buổi:
Đánh dấu buổi học:
Ngày tháng năm
Ký tên
Thẻ có giá trị với đúng môn học,không đợc cho ngời khác mợn thẻ,học viên đi
học phải mang theo thẻ.

2.2.Giải quyết sự cố.
Các sự cố có thể sảy ra:
-TH1:Học viên nghỉ học quá 1/3 tổng số buổi hoặc bỏ học không báo trung
tâm .
-TH2:Học viên nghỉ học dới 1/3 tổng số buổi hoặc bảo lu báo cho trung tâm.
Bộ phận nhân viên nhập vào danh sách sự cố sau:
Danh sách sự cố
Mahv Họ tên Khoá Lớp Ngáytháng Sự cố
Bảng danh sách này đợc đa lên cho bộ phận quản lý(giám đốc) ký quyết định
giải quyết.Bộ phận quản lý xem xét sự cố và tiến hành đối chiếu học viên đó
với học viên trong bảng danh sách học viên.Nếu mọi thông tin đều đúng thì sẽ
giải quyết,ngợc lại thì không giải quýêt.
Mỗi trờng hợp sự cố đợc giải quyết cụ thể:
Th1: Trong quá trình học nếu học viên nghỉ học quá 1/3 tổng số buổi hoặc bỏ
học không báo trung tâm thì sẽ bị xoá tên khỏi lớp học và không trả học phí.
Th2: Học viên đợc rút lại tiền khi số buổi đã học dới 1/3 tổng số buổi hoặc
bảo lu .
Tiền rút = học phí số buổi đã học*học phí/số buổi.
Quyết định của giám đôc sẽ đợc gửi lại cho bộ phận nhân viên để giải quyết
trực tiếp với học viên.Khi đó có một hoá đơn sự cố.

5
Trung tâm đào tạo tin học
.. HOá ĐƠN Sự Cố
MãHĐ:
Ho tên: mã số:
Số buổi:
Học phí:
Số buổi đã học:
Sự cố:

Yêu cầu:-Rút lại học phí còn lại.
-Bảo lu.
Ngày tháng năm
Ký tên
Chơng II: phân tích và thiết kế hệ
thống quản lý học viên
I.Thiết kế hệ tống.
1.sơ đồ tổ chức
2.sơ đồ chức năng (bfd).
3.sơ đồ ngữ cảnh.

6
Hệ thống quản
lý
1.bộ phận quản lý 2.bộ phận nhân viên 3.bộ phận đào tạo
1.đăng ký học viên
Quản lý học viên
2.gíảI quyết sự cố
1.1Đăng ký môn học và
thời gian học.
1.2Kiểm tra sĩ số.
1.3 Nhập học viên.
1.4 Cấp thẻ.
1.5 Lập các báo cáo học
viên.
2.1 Kiểm tra học viên.
2.1 Trả lại tiền.
2.3 Lập các báo cáo sự cố.
3.Quản lý đào tạo
tạo

3.1 Kiểm tra số
buổi học của học.
viên
3.2 Tổ chức thi.
3.3 Báo cáo công
tác đào tạo.
Từ các dữ liệu đac cho ta xây dựng sơ đồ ngữ cảnh.






-Tác nhân tham gia vào hệ thống HOCVIEN cung cấp các thông tin cần thiết
về học viên:nhu cầu học,lý lịch.v.v.Tác nhân GIAMDOC đa ra các yêu cầu đòi
hỏi hệ thống làm việc và nhận lại dới dạng các báo cáo.

4.Sơ phân rã mức 0.
Thay tiến trình duy nhất của sơ đồ ngữ cảnh thành 3 tiến trình ứng với các
chức năng trong sơ đồ BFD.Thêm vào 6 kho dữ liệu tơng ứng với các hồ sơ:
D1:Danh sách môn học
D2:Lịch học
D3:Biên lai học phí
D4:Danh sách học viên
D5:Biên lai thanh toán tiền còn
D6:Danh sách sự cố


7

Học viên
Hê thống
quản lý
học viên
Giám đốc
Sở giáo dục
Nhu cầu học
Thông tin đào
tạo
Thông tin học
viên
Kết quả yêu cầu
Yêu cầu sự cố
Biên lai thanh toán
Yêu cầu cấp chứng chỉ
Chứng chỉ
Báo cáo
Nhu cầu học
TT đào tạo D1 DS mônhọc
Kết quả yêu cầu D2 Lịch học
Thông tin hoc viên Kết quả
Báo cáo D4 DS học viên
Thông tin báo
học viên cáo
D3 Biên lai học phí
Báo cáo
Biên lai thanhtoán
tiền còn D5
yêu cầuđợc danh sách sự cố D6
biên lai chấp nhận

Thông tin
Sự cố

Sơ đồ mc 0 của hệ thống quản lý học viên

5.Sơ đồ phân rã mức 1_Đăng ký học viên.
Từ 1 tiến trình -Đăng ký học viên ta phân ra làm 5 tiến trình tơng ứng với các
chức năng trong sơ đồ BFD. Thêm vào 2 khoa dữ liệu:
D7:Biên lai thu tiền
D8:Thẻ học viên

8
Học viên
1.0
đăng ký
học
3.0
Đàotạo
họcviên
2.0
giảiquyế
t
sựcố
Học viên
Giám đốc
Giám đốc
Yêu cầu học Thông tin học viên

Kết quả yêu cầu
Đã đủ chỉ tiêu

Yêu cầu học Còn chỉ tiêu
Thông tin
D8 Thẻ học viên Biên lai học phí D7 tổng hợp
DS học viên D4
Thông tin
học viên
Thẻ học viên Báo cáo


6.Sơ đồ mức 2_Giải quyết sự cố.
Từ một tiến trình duy nhất phân ra làm hai tiến trình tơng ứng với chức năng ở
sơ đồ BFD.Và có thêm một kho dữ liệu D9:Biên lai thanh toán.

9
Học viên
1.1
Đăng
kýhọc
1.2
Kiểmtr
a
Họcviê
n
1.3
nhập
họcvê
n
1 .5
lập
báo

cáo
1.4
Cấp
thẻ
Học viên Giám đốc
Yêu cầu sự cố B
iên lai



Không giải quyết


Biên lai thanh toán D9


Ch chấp nhận yêu cầu






Thông tin học viên D6 DS sự cố báo cáo




DS học viên

Sơ đồ mức _2 giảI quyết sự cố của hệ thống quản
lý họcviên
Học viên
2.1
kiểm tra
học viên
2.2
trả lại
tiền còn
Giám đốc

7.Sơ đồ mức 3 - Quản lý đào tạo.
Từ một tiến trình phân rã thành 3 tiến trình tơng ứng với các chức năng trong
sơ đồ BFD.Thêm vào kho dữ liệu :DS thi ;DS diem thi.

10




Đi học DS theo dõi học viên


Học viên đựoc thi

Học viên được thi







DS học viên Điểm thi




Thông tin điểm thi






Báo cáo


Báo cáo
3.1
kiểm tra
việc học
3.2
tổ chức
thi

3.4
Lập báo
cáo
Học viên
Giám đốc Sở giáo dục
và đầo tạo
Học viên
Chứng chỉ

11
II.M« h×nh thùc thÓ liªn kÕt ER.

III.X©y dùng b¶ng biÓu.

12
1.Table HOCVIEN
Thựcthể/Thuộc
tính
Kiểu dữ liệu Kích cỡ

Mô tả ý nghĩa
Mahv character 10 Mã học viên
Hoten character 25 Họ tên học viên
ngaysinh date 8 Ngày sinh
Gioitinh numeric 1 Giới tính
Diachi character 50 Địa chỉ
Quequan character 50 Quê quán
Nghenghiep character 50 Nghề nghiệp
Chuy character 100 Chú ý
2.Table KHOAHOC.

Thựcthể/Thuộc
tính
Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa
Makhoa character 10 Mã khoá
Tenkhoa Character 30 Tên khoá
Ngaybd date 8 Ngày bắt đầu
Ngaykt date 8 Ngày kết thúc
3.Table LOP.
Thực thể/thuộc
tính
Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa
Malop character 10 Mã lớp
Makhoa character 10 Mã khoá
Mahv character 5 Mã học viên
Magiaovien character 10 Mã giáo viên
Mamon character 10 Mã môn
Tenlop character 25 Tên lớp
stt numeric 1 Số thứ tự môn
Siso numeric 4 Sĩ số
chitieu numeric 2 Chỉ tiêu
Diemthi numeric 1 Điểm thi
4.Table GIAOVIEN.

13
Thựcthể/thuộc
tính
Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa
Magiaovien character 10 Mã giáo viên
Tengiaovien character 25 Tên giáo viên
Ngaysinh date 8 Ngày sinh

Gioitinh numeric 1 Giới tính
Chucvu character 30 Chức vụ
Diachi character 50 Địa chỉ
5.Table MONHOC.
Thực thể /thuộc
tính
Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa
Mamon character 10 Mã môn học
Tenmon character 30 Tên môn hoc
Sobuoi numeric 2 Số buổi học
Hocphi numeric 8 Học phí
6.Table LICHHOC.
Thựcthể/thuộc
tính
Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa
stt numeric 2 Thứ tự môn học
Thuhoc character 8 Thứ học
Buoihoc character 10 Buổi học
Cahoc character 10 Ca học
7.Table QLSUCO.
Thực thể/thuộc
tính
Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa
Mahd character 5 Mã hoá đơn sự cố
Mahv character 5 Mã học viên
Suco character 25 Sự cố
Giaiquyet character 30 Giải quyết sự cố
Ngaythang date 8 Ngày tháng
Nguoilap character 25 Ngời lập
8.Table QLTHE.

Thực thể/thuộc Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa

14
tính
Sothe character 10 Số thẻ học viên
Mahv character 5 Mã học viên
Danhdauthe character 3 Đánh dấu thẻ học
Ngaylap date 8 Ngày lập thẻ
Nguoilap charater 25 Ngời lập

chơng III. thiết kế giao diện
Thiết kế giao diện là một phần quan trọng của hệ thống,bởi giao diện là hình
ảnh đầu tiên mà ngời dùng quan sát đợc.Giao diện thiết kế sao cho vừa đẹp
mắt,vừa dễ hiểu khi nhìn và có thể biết đợc nó thực hiện công việc gì,giúp cho
ngời sử dụng dễ dành.Vì vậy khi thiết kế giao diện cần chú ý đến yếu tố con
ngời.
Giao diện chính.


15
1.Giao diện :cập nhật thông tin học viên
Giao diện này có chức năng nh sau:
+Cập nhập và lu học viên mới thông qua nút Thêm.
+Chỉnh sửa hoặc huỷ bỏ học viên nếu nh quá trình cập nhật bị sai thông qua
nút Sa.
+Thực hiện xoá học viên ra khỏi danh sách khi có nhu cầu xoá thông quan nút
Xoá.Trớc khi xoá nó sẽ hỏi có xoá không,nếu đồng ý thì nhấn Yes,nếu không
thì ấn No.
+Cho phép xem học viên trong bảng học viên thông qua các nút:Đầu(xem học
viên có ở đầu bảng),Tiếp(xem học viên tiếp theo của bảng),Lùi(xem lùi lại một

ngời trong bảng),Cuối(xem học viên ở cuối của bảng),Xem(Xem toàn bộ danh
sách trong bảng).Xem thông tin học viên qua các nút chức năng này thì chỉ đ-
ợc xem chứ không đợc sửa một thông tin nào trên đó.
+Thoát khỏi chơng trình cập nhật này thông qua nút Thoát.Khi nhấn thì nó sẽ
hỏi có thoát không?.Nếu đồng ý nhấn Yes,nếu không thì nhấn No.
Các nút này khi con trỏ đợc trỏ vào đề chỉ chi ra một thông báo cho biết nút
này dùng gì.

16
2.Giao diện:Cập nhật thông tin giáo viên
Giao diện này dùng để cập nhật,chỉnh sửa,xem xoá thông tin về giáo viên của
trung tâm.Các nút trong giao diện có chức năng giống nh trong bảng cập nhật
thông tin học viên.
3.Giao diện :Cập nhật thông tin về khoá học và lớp học.
Giao diện có chức năng vừa cập nhập,hiệu chỉnh,xoá,sửa thông tin về khoá học
và lớp
Các nút trên giao diện(Đầu,Tiếp,Lùi,Cuối,Xem,Thêm,Sửa,Xoá,In,Thoát)có
chức năng nh hai giao diện trên,ngoài ra các nut Xem,Thêm,Xoá có chức năng
với khoá học và lớp riêng hay thực hiện đồng thời.
VD:Khi thêm học viên mới vào lớp nhấn nút thêm thì tuỳ nhu cầu nhập thì ta
nhấn sự lựa chọn.Nếu nh muốn thêm khoá trớc sau đó mới thêm lớp thì nhấn
nhấn thêm khoá sau đó nhấn lu và nhấn tiếp để thêm theo lớp.Công việc này
có thể thực hiện đồng thời bằng cách nhấn themkhoa_lop.
Tơng tự với nút Xem thì có thể xem lớp hay khóa.


17
4.Giao diện :Nhập thông tin của môn học.
Các thông tin về môn học đợc hiệu chỉnh,thêm,xoá thông qua giao diện.
5.Giao diện:Nhập thông tin về lịch học.

18
Các thông tin về môn học đợc hiệu chỉnh,thêm,sửa,xoá,xem đều đợc thực hiện.
6.Giao diện :Nhập thông tin sự cố.
Các sự cố sảy ra đợc cập nhật,hiệu chỉnh,xoá,sửa,xem.
7.Giao diện:Quản lý thẻ học viên.

19
Thực hiện cập nhập,hiệu chỉnh,sửa,xoa .các thông tin về thẻ học viên khi học
viên đăng ký học ở trung tâm.
8.Giao diện:In ấn.



20
Giao diện này thực hiện công việc nh:in thẻ cho học viên theo số thẻ đã đợc
nhập,In thẻ giáo viên của trung tâm theo mã giáo viên,In biên lai sự cố theo số
hoá đơn nhập vào.Ngoài ra in ra danh sách học viên theo khoávà danh thi và
điểm thi.
9.Giao diện tìm kiếm.
a)Tìm kiếm học viên theo mã học viên.
Tiến hành tìm kiếm sẽ đợc thực hiện nh sau:Nhấn vào nút Tìm kiếm,khi đó sẽ
hiện ra một lời yêu cầu Nhập mã cần tìm,ta sẽ điền mã cần tìm vào và nhấn
Enter,nếu tìm thấy nó sẽ hiện trực tiếp trên Form,ngợc lại nếu không thấy có
một thông báo(Không tìm thấy).
b)Tìm kiếm học viên theo họ tên.
Việc tìm kiếm sẽ đợc tiến hành tơng tự nh tìm kiếm theo mã học viên.
10.Giao diện:Tìm kiếm môn học hiện có.

21

Thực hiện tìn kiếm:Nhấn nút tìm kiếm,sau đó điền các thông tin cần tìm theo
yêu cầu đặt ra.Nếu tìm thấy thì hiện trên Form,ngợc lại thì một thông báo đợc
đa ra(Không tìm thấy).
11.Tables.
vd:Bảng học viên
12.Reports.

22
a)Danh s¸ch häc viªn theo kho¸ häc.

b)Danh s¸ch m«n häc.

c)LÞch häc

23
c)Danh s¸ch sù cè.

24
13.Menu ch¬ng tr×nh




25