Tiểu luận kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh

LI M U
Trong xu hớng phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế hiện nay, hoạt
động kinh doanh nổi lên nh một mắt xích quan trọng đóng góp một phần
không nhỏ vào sự phát triển của đất nớc. Chính vì vậy vai trò của nhà
quản lý doanh nghiệp cũng đòi hỏi những yêu cầu ngày càng khắt khe
hơn. Một nhà quản lý giỏi phải biết đợc chính xác điều mình muốn ngời
khác làm và biết đợc họ đã làm nh thế nào để công việc hoàn thành một
cách thành công nhất với chi phí thấp nhất. Để đạt đợc điều đó, nhà quản
lý không những phải xác định đợc mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lợc
chu đáo, tổ chức hợp lý, điều hành phối hợp tốt mà còn phải có sự kiểm
tra chặt chẽ tất cả các hoạt động đã và đang diễn ra trong doanh nghiệp.
Một trong những nguyên tắc rất quan trọng của tổ chức quản lý và là khâu
cuối cùng then chốt của quá trình tổ chức đó là phải Có sự kiểm tra kịp
thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn
đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm.
Với kiến thức về quản lý còn hạn chế em rất mong sự đóng góp ý kiến
của Thày Cô giáo cho đề tài này của em. Em xin chân thành cảm ơn!
Bài tiểu luận gồm có 3 phần chính sau:

1


I . Cơ sở lý luận
II. Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong
doanh nghiệp
III. Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp hiện nay
( lấy ví dụ về Công ty May Đáp Cầu Bắc Ninh ).

N ội d u n g
I . Cơ sở lý luận

1 . Khái niệm :
Với t cách là một chức năng quản lý kiểm tra đ ợc hiểu là quá trình
xác định thành quả đạt đợc trên thực tế, so sánh nó với những tiểu chuẩn
đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự
sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một ch ơng trình hành động
nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt đợc các
mục tiêu đã định.
Sản xuất - dịch vụ

Marketing

Tài chính - kế Nhân sự
toán

Khối

lợng

sản Doanh số

Chi

phẩm dịch vụ

phí

sản Năng suất lao động

xuất - dịch vụ

2


Chất

lợng

sản Chi phí bán hàng

Dự trữ

phẩm - dịch vụ

lao động

Chi phí cho sản Chi
phẩm-dịch vụ

Quan hệ giữa ngời

phí

quảng

cáo Lợi nhuận

chiêu thị

Số ngày vắng mặt
không lý do

Mức độ hoàn thành Việc thực hiện chỉ tiêu Lu chuyển tiền Phát triển đội ngũ
công việc của cá bán hàng và dịch vụ đối tệ
nhân

cán bộ quản lý

với từng ngời

Bảng kê 1 số điểm thiết yếu trong doanh nghiệp cần tập trung kiểm tra
2. Vai trò tác dụng của kiểm tra .
- Kiểm tra là chức năng cuối cùng của quản lý song không phải là
công đoạn cuối cùng. Nó đợc thực hiện trong suốt quá trình kinh doanh
đối với từng việc, từng công đoạn sản xuất dịch vụ và kết quả cuối
cùng của cả chu kỳ kinh doanh. Vì vậy, kiểm tra tạo ra các căn cứ, bằng
chứng cụ thể rõ ràng phục vụ cho việc hoàn thiện các quyết định trong
quản lý đồng thời góp phần đôn đốc cho việc thực hiện kế hoạch với hiệu
quả cao. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không đ ợc
thực hiện theo ý muốn. Các nhà quản lý cũng nh cấp dới của họ cũng có
thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép họ chủ động phát hiện, sửa chữa các
sai lầm đó trớc khi chúng trở nên nghiêm trọng để hoàn thành theo đúng

3


kế hoạch đề ra.
- Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của ng ời lãnh đạo,
nhờ kiểm tra các nhà quản lý có thể kiểm tra đợc những yếu tố sẽ ảnh hởng tới sự thành công của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng và nếu
mất quyền kiểm tra cũng có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hoá. Ngày
nay với nhu cầu mở rộng dân chủ trong các doanh nghiệp kiểm tra khuyến

khích chế độ uỷ quyền, hợp tác mà không làm giảm khả năng kiểm tra
của ngời lãnh đạo. Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, nhà quản lý xác
định cả tiêu chuẩn và phơng pháp để đạt đợc các tiêu chuẩn đó. Trong hệ
thống mới, các nhà quản lý thông báo hệ tiêu chuẩn nhng họ cho phép
nhân viên của mình đợc vận dụng khả năng sáng tạo để qui định phơng
pháp giải quyết vấn đề. Điều này cho phép nhà quản lý theo sát sự tiến bộ
của nhân viên mà không can thiệp vào công việc và ảnh h ởng đến sự sáng
tạo của họ.
- Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của
môi trờng. Thị trờng luôn biến động, đối thủ cạnh tranh luôn liên tục giới
thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới để thu hút khách hàng, các vật liệu công
nghệ mới liên tục đợc phát minh và các chính sách của Nhà nớc luôn đợc
4


điều chỉnh và ban hành. Vì vậy kiểm tra giúp các nhà quản lý luôn nắm đợc bức tranh toàn cảnh về môi trờng và có những phản ứng thích hợp trớc
các vấn đề và cơ hội đang và sẽ ảnh hởng đến sản phẩm và dịch vụ của
doanh nghiệp. Ví dụ vì có sự khác biệt giữa khả năng nhận biết đòi hỏi
của khách hàng đối với sản phẩm mới, chất lợng và khả năng rút ngắn chu
kỳ tạo ra và phân phối sản phẩm đến ngời tiêu dùng. Nhiều nhà kinh
doanh vào những năm 1980 cho rằng "tốc độ là tiêu chuẩn hàng đầu quyết
định thành công của doanh nghiệp". Tuy nhiên hiện nay, nhiều nhà quản
lý đã nhận ra rằng khách hàng không chỉ chờ đợi tốc độ mà cả những sản
phẩm và dịch vụ đã đợc ngời tiêu dùng hoá. Kazuo Morohoshi Giám
đốc trung tâm kinh tế của Toyota cho rằng: Chúng ta đã nhận ra rằng
các sản phẩm cho đông đảo quần chúng không đáp ứng đủ. Vào thế kỷ 21
ngời tiêu dùng cần những sản phẩm phù hợp với họ. Ngời chiến thắng là
những doanh nghiệp đáp ứng đợc nhu cầu đa dạng của ngời tiêu dùng với
tốc độ nhanh nhất.
- Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới quản lý

hoạt động. Với việc đánh giá các hoạt động kiểm tra khẳng định những
gía trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất
5


kinh doanh. Những giá trị đó sẽ đợc tiêu chuẩn hoá để trở thành chuẩn
mực cho hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp. Đồng thời kiểm
tra giúp các nhà quản lý cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp qua
việc xác định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp. Ví dụ: Kiểm tra
hoạt động tiêu thụ sản phẩm giúp chúng ta phát hiện ra những điều ch a
phù hợp của sản phẩm với yêu cầu của ngời tiêu dùng Từ đó doanh
nghiệp sẽ có những thay đổi, giải pháp cần thiết về công nghệ, nguyên
liệu, thị trờng mục tiêu Nh vậy, kiểm tra góp phần làm cho hoạt động
không ngừng hoàn thiện và đổi mới.
II- Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả
cao trong doanh nghiệp :

1. Một số điều kiện để kiểm tra có hiệu quả:
- Theo quan điểm của Robert J. Mockless : Kiểm tra trong quản lý
là cố gắng có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế
hoạch , thiết kế hệ thống tinh giản phản hồi, so sánh sự thực hiện với các
tiêu chuẩn, xác định và đo lờng mức độ sai lệch và thực hiện việc điều
chỉnh để đảm bảo mọi nguồn lực đã đợc sử dụng một cách có hiệu quả

6


nhất trong việc thực hiện mục tiêu. Ta có thể phân chia thành 6 bớc sau:

Đo lường kết quả

Kết quả thực tế

thực tế
Kết quả mong muốn
Thực hiện các

So sánh thực tại
với các tiêu chuẩn
Xác định các sai lệch

Chương trình điều

Phân tích nguyên

Bên
cạnh đó để kiểm tra chỉnh
có hiệu quả cần phải tạo nhân
ra và chuẩn
bị đầy
điều
chỉnh
sai lệch
đủ các điều kiện sau:
+ Có các chuẩn mực cần thiết và chúng phải đợc trình bày dễ hiểu
dễ sử dụng.
+ Có sự cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ về tất cả các lĩnh vực, các
mặt, các khâu hoạt động.
+ Có phơng pháp, trình độ đánh giá phối hợp, tổng hợp mức độ hoàn
thành công việc với các báo cáo, biểu đồ tài chính.

+ Loại trừ đợc những số liệu không cần thiết.
+ Tiến hành đồng bộ hoạt động, phát hiện sai lệch, xem xét nguyên
nhân và xử lý nếu cần thiết.
2. Các yêu cầu cần thiết khi kiểm tra :
2.1 Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch và nguyên tắc
7


cụ thể:
- Các hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh các kế hoạch mà chúng
theo dõi. Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản trị phải nắm đợc diễn
biến của quá trình thực hiện kế hoạch. Các kế hoạch và ch ơng trình đều
có những đặc trng thống nhất, tuy nhiên thông tin để kiểm tra tiến trình
thực hiện một chơng trình marketing sẽ khác nhiều so với thông tin cần
thiết kiểm tra 1 kế hoạch sản xuất.
- Trong quá trình xác định hệ thống kiểm tra cần đảm bảo tuân theo
các nguyên tắc sau:
+ Nguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếu: đòi hỏi xác định các khu
vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung sự chú
ý vào các khu vực và các điểm đó.
+ Nguyên tắc về địa điểm kiểm tra: phải đợc tiến hành ngay tại nơi
hoạt động.
+ Nguyên tắc số lợng nhỏ các nguyên nhân: nêu rõ trong một cơ hội
ngẫu nhiên nhất định, một số lợng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây
ra đa số các kết quả. Đây là một nguyên tắc quan trọng tạo cơ sở khoa
học cho các nhà quản lý khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động
8


thiết yếu và các điểm thiết yếu. Đồng thời đòi hỏi xem xét kỹ càng các

nguyên nhân gây nên để có biện pháp điều chỉnh hiệu quả.
+ Nguyên tắc tự kiểm tra: đòi hỏi tinh thần tự giác của các cá nhân
rất cao, mỗi ngời, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất.
2.2. Hệ thống Kinh tế cần phù hợp với tổ chức và con ng ời trong
doanh nghiệp:
- Hệ thống kinh tế phải phù hợp với đặc điểm của từng doanh
nghiệp ví dụ nh :1 doanh nghiệp nhỏ sẽ phải có hệ thống kinh tế khác với
một doanh nghiệp lớn. Một dây chuyền sản xuất hàng loạt sẽ phải có hệ
thống kinh tế khác với một dây chuyền sản xuất đơn chiếc.
- Hệ thống kinh tế phải phản ánh cơ cấu tổ chức, bảo đảm có ng ời
chịu trách nhiệm trớc một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điều
chỉnh khi có sai lệch.
- Hệ thống kinh tế phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ
quản trị. Ví dụ nh các nhà quản trị cấp cao quan tâm tới các công cụ kinh
tế tổ chức. Nhng ngời trực tiếp giám sát công việc lại cần những ngân quỹ
phi tiền tệ nh số giờ lao động, số sản phẩm sản xuất đợc, số % nguyên
liệu bị lãng phí...
9


- Hệ thống kinh tế phải phù hợp với trình độ của cán bộ, công
nhân và bầu không khí của doanh nghiệp. Ví dụ nh một hệ thống kinh tế
ngặt nghèo đợc áp dụng vào một số tổ chức trong đó mọi ngời có trình độ
và tay nghề cao có quyền tham gia đáng kể vào quá trình ra quyết định sẽ
có thể bị thất bại.
- Hệ thống kinh tế phải đơn giản tạo đợc sự tự do và cơ hội tối đa
cho những ngời dới quyền sử dụng kinh nghiệm, khả năng và sự khéo léo
của mình để hoàn thiện công việc đợc giao.
2.3. Kiểm tra phải đảm bảo tính khách quan, chính xác và linh
hoạt:

Mặc dù việc quản trị tất yếu phải bao gồm nhiều yếu tố chủ quan
nhng việc đánh giá con ngời, hoạt động trong kiểm tra phải mang tính
khách quan và chính xác. Dựa trên những tiêu chuẩn rõ ràng thích hợp.
Tránh những thái độ định kiến và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà
không có những luận cứ vững chắc để minh chứng. Đồng thời cũng đòi
hỏi hệ thống kinh tế phải thích ứng với các biến đổi không l ờng trớc đợc (
về kế hoạch, chi phí..) đảm bảo cho việc tiến hành đo lờng, đánh giá, điều
chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả nhất.
10


2.4. Kiểm tra phải có sự điều chỉnh việc thực hiện:
Điều chỉnh thể hiện giá trị và tác dụng của kiểm tra, việc kiểm tra
chỉ đợc coi là có tác dụng nếu những sai lệch so với kế hoạch điều chỉnh
thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức và điều hành thích hợp. Quá trình
điều chỉnh phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xâú.
- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh.
- Tránh để lỡ thời cơ , tránh baỏ thủ.
- Tuỳ điều kiện mà kết hợp cácphơng phápđiều chỉnh cho hợp lý.
III. Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh
nghiệp Việt Nam hiện nay

( Lấy ví dụ về công ty may Đáp Cầu- Băc ninh):
Công ty may Đáp Cầu là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc
Tổng công ty dệt may Việt Nam, đợc thành lập năm 1967 gồm 3200 cán
bộ công nhân viên. Bộ máy tổ chức gồm có:
+ Ban giám đốc công ty.

11


+ 5 phòng nghiệp vụ giúp việc ban giám đốc.
+ 7 xí nghiệp may và 3 xởng phụ trợ.
Hiện nay, thực hiện quy trình giao nhiệm vụ theo 3 cấp: Công ty
giao nhiệm vụ cho đơn vị phòng, xí nghiệp. Đơn vị giao nhiệm vụ cho tổ,
tổ giao nhiệm vụ cho các cá nhân. Trong đó nhiệm vụ giao lại đ ợc chia ra
làm ba loại, đó là nhiệm vụ phải thực hiện trong quý, trong tháng và trong
tuần. Sau khi nhận nhiệm vụ công ty giao ngời đứng đầu của đơn vị căn
cứ chức năng của từng đơn vị, căn cứ chức năng của từng tổ để phân giao
nhiệm vụ cụ thể cho từng tổ công tác của đơn vị. Từ đó ng ời đứng đầu
mỗi tổ lại giao nhiệm vụ cho từng cá nhân. Việc thực hiện quy trình giao
nhiệm vụ nh trên đã tạo chủ động trong điều hành cho ngời đứng đầu đơn
vị và tổ.
1. Đối với ng ời đứng đầu tổ công tác
Việc kiểm tra đợc tiến hành thờng xuyên và trực tiếp hàng ngày
thông qua việc kiểm tra số liệu về kết quả đạt đợc của từng cá nhân. Do
đó, ở cấp này ngời quản lý sẽ phát hiện ngay đợc những bất hợp lý cần
phải điều chỉnh kịp thời. Từ đó đánh giá chất lợng công tác của từng cá
nhân để tìm ra những cá nhân tiêu biểu, điển hình và phát hiện ra những
12


cá nhân trì trệ, chậm tiến.
2. Đối với ng ời đứng đầu đơn vị
Việc kiểm tra đợc tiến hành theo hai phơng pháp:
- Kiểm tra trực tiếp: đợc thực hiện thông qua việc báo cáo kết quả
thực hiện nhiệm vụ của ngời đứng đầu tổ công tác đối với từng cá nhân
trong tổ.

- Kiểm tra gián tiếp: Ngời đứng đầu đơn vị kiểm tra thông qua số
liệu trong sổ sách thống kê hàng tuần, hàng tháng.
Việc kiểm tra nh trên tuy có thể theo dõi đợc mọi hoạt động diễn
ra trong công ty nhng do số liệu thống kê đến sau hàng tuần và phải qua
một cấp quản lý trung gian nên việc đánh giá kết quả và chất lợng công
tác của mỗi cá nhân sẽ không kịp thời và hiệu quả sẽ không cao.
3. Đối với ng ời đứng đầu công ty
Việc kiểm tra của ngời đứng đầu công ty chỉ đợc tiến hành theo
một phơng pháp duy nhất là kiểm tra các báo cáo kết quả thực hiện nhiệm
vụ của ngời đứng đầu đơn vị theo tháng hoặc theo quý. Việc kiểm tra nh
trên có nhợc điểm rất lớn là không giám sát trực tiếp đợc đối tợng chính
thực hiện nhiệm vụ là các cá nhân hoặc tổ công tác. Do đó, việc phát hiện
13


những vấn đề mới phát sinh bị hạn chế và có thể bị ảnh hởng bởi ý chí
chủ quan của ngời báo cáo.
Với bộ máy quản lý nh trên thì mô hình kiểm tra công ty đang
thực hiện hầu nh cha phù hợp với nền kinh tế thị trờng hiện nay. Nó đòi
hỏi mọi thông tin, mọi việc làm và quyết định của ngời quản lý phải
nhanh, chính xác và phải mang tính khả thi cao. ở đây ngời đứng đầu
công ty mới chỉ kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua kiểm
tra ngời đứng đầu các đơn vị theo từng tháng mà không thực hiện kiểm tra
trực tiếp những đối tợng chính thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy mà việc đánh
giá tình hình và kết quả hoạt động thông qua các số liệu thống kê không
đợc chuẩn xác. Điều này là do ngời đứng đầu và các cấp quản lý trong
công ty cha xác định rõ và cha thiết lập đợc một hệ thống kiểm tra phù
hợp, nên việc kiểm tra còn ở mức chung chung, dàn đều không những
không có tác dụng mà còn vô hình tiếp tay, khuyến khích các sai phạm
gây mất hiệu quả của tổ chức. Trên nguyên tắc ng ời quản lý có thể trực

tiếp tự mình kiểm tra cũng có thể sử dụng bộ máy để kiểm tra.
Do công ty này có quá nhiều các cấp kiểm tra trung gian nên ng ời
đứng đầu công ty không thể nắm bắt chính xác, cụ thể các hoạt động đang
14


diễn ra trong công ty. Vì vậy để việc kiểm tra đạt hiệu quả cao công ty
nên xoá bỏ bớt các cấp kiểm tra trung gian, đồng thời nên thiết lập mạng
máy tính nội bộ để ngời quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động của
công ty theo từng ngày và có thể xác định rõ trách nhiệm của từng cấp,
từng ngời để đôn đốc, uốn nắn, bố trí và điều chỉnh cho thích hợp.

15


Kết luận
Khi thiết lập và vận hành bất kỳ một tổ chức nào các nhà quản lý
cũng phải tuân thủ, vận dụng các nguyên tắc chung về tổ chức, nhữ ng
nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp với các quy luật
khách quan. Trong đó "kiểm tra là một trong những khâu cuối cùng và
then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý nhằm
kiểm chứng xem mọi quá trình diễn ra có đúng kế hoạch đã định và theo
các nguyên tắc đã đề ra hay không. Qua đó phát hiện những sai sót, chậm
trễ để kịp thời sửa chữa, giải quyết hậu quả và ngăn ngừa các hậu quả lớn
hơn" (Theo H.Fayol). Vì vậy, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải biết
kiểm tra cái gì? ở khâu nào? Trọng tâm kiểm tra ở đâu? Từ đó bình th ờng
hoá các hoạt động kiểm tra thờng xuyên. Khi kiểm tra đột xuất có trọng
điểm cần tiến hành gọn và nhất thiết phải có kết luận rõ ràng xử lý dứt
điểm, từ đó rút ra kinh nghiệm cần thiết.

16


Mục lục
Trang
Lời mở đầu
Nội dung.
I. Cơ sở lý luận........................................................................................1
1. Khái niệm............................................................................................1
2. Vai trò - tác dụng của kiểm tra........................................................1
II. Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả.......................4
1. Một số điều kiện cần thiết để kiểm tra có hiệu quả......................4
2. Các yêu cầu cần thiết khi kiểm tra..................................................5
III. Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp .....................8
Lời kết luận.............................................................................................12
Tài liệu tham khảo
- Giáo trình Tổ chức quản lý và Khoa học quản lý
- Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh . NXB Khoa học
và Kỹ thuật - Hà Nội.
- Sách khoa học quản lý hoạt động kinh doanh . NXB Khoa học

17


kỹ thuật - Hà Nội
- Một số tài liệu tham khảo từ Công ty May Đáp Cầu

18