506 Kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh…

Lời mở đầu
Trong xu hớng phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế hiện nay, hoạt
động kinh doanh nổi lên nh một mắt xích quan trọng đóng góp một phần
không nhỏ vào sự phát triển của đất nớc. Chính vì vậy vai trò của nhà quản
lý doanh nghiệp cũng đòi hỏi những yêu cầu ngày càng khắt khe hơn. Một
nhà quản lý giỏi phải biết đợc chính xác điều mình muốn ngời khác làm và
biết đợc họ đã làm nh thế nào để công việc hoàn thành một cách thành
công nhất với chi phí thấp nhất. Để đạt đợc điều đó, nhà quản lý không
những phải xác định đợc mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lợc chu đáo, tổ
chức hợp lý, điều hành phối hợp tốt mà còn phải có sự kiểm tra chặt chẽ tất
cả các hoạt động đã và đang diễn ra trong doanh nghiệp. Một trong những
nguyên tắc rất quan trọng của tổ chức quản lý và là khâu cuối cùng then
chốt của quá trình tổ chức đó là phải Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm
chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh,
thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm.
Với kiến thức về quản lý còn hạn chế em rất mong sự đóng góp ý kiến
của Thày Cô giáo cho đề tài này của em. Em xin chân thành cảm ơn!
Bài tiểu luận gồm có 3 phần chính sau:
1
I . Cơ sở lý luận
II. Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong
doanh nghiệp
III. Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp hiện nay
( lấy ví dụ về Công ty May Đáp Cầu Bắc Ninh ).
Nội dung
I . Cơ sở lý luận
1 . Khái niệm :
Với t cách là một chức năng quản lý kiểm tra đợc hiểu là quá trình
xác định thành quả đạt đợc trên thực tế, so sánh nó với những tiểu chuẩn đã
xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai
lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một ch ơng trình hành động

nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt đ ợc các mục
tiêu đã định.
Sản xuất - dịch vụ Marketing Tài chính - kế
toán
Nhân sự
Khối lợng sản
phẩm dịch vụ
Doanh số Chi phí sản
xuất - dịch vụ
Năng suất lao động
2
Chất lợng sản
phẩm - dịch vụ
Chi phí bán hàng Dự trữ Quan hệ giữa ngời
lao động
Chi phí cho sản
phẩm-dịch vụ
Chi phí quảng cáo
chiêu thị
Lợi nhuận Số ngày vắng mặt
không lý do
Mức độ hoàn thành
công việc của cá
nhân
Việc thực hiện chỉ tiêu
bán hàng và dịch vụ đối
với từng ngời
Lu chuyển tiền
tệ
Phát triển đội ngũ

cán bộ quản lý
Bảng kê 1 số điểm thiết yếu trong doanh nghiệp cần tập trung kiểm tra
2. Vai trò tác dụng của kiểm tra .
- Kiểm tra là chức năng cuối cùng của quản lý song không phải là
công đoạn cuối cùng. Nó đợc thực hiện trong suốt quá trình kinh doanh đối
với từng việc, từng công đoạn sản xuất dịch vụ và kết quả cuối cùng của
cả chu kỳ kinh doanh. Vì vậy, kiểm tra tạo ra các căn cứ, bằng chứng cụ
thể rõ ràng phục vụ cho việc hoàn thiện các quyết định trong quản lý đồng
thời góp phần đôn đốc cho việc thực hiện kế hoạch với hiệu quả cao. Trong
thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không đợc thực hiện theo ý
muốn. Các nhà quản lý cũng nh cấp dới của họ cũng có thể mắc sai lầm và
kiểm tra cho phép họ chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó tr ớc khi
chúng trở nên nghiêm trọng để hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra.
3
- Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của ngời lãnh đạo,
nhờ kiểm tra các nhà quản lý có thể kiểm tra đợc những yếu tố sẽ ảnh hởng
tới sự thành công của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng và nếu mất
quyền kiểm tra cũng có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hoá. Ngày nay
với nhu cầu mở rộng dân chủ trong các doanh nghiệp kiểm tra khuyến
khích chế độ uỷ quyền, hợp tác mà không làm giảm khả năng kiểm tra của
ngời lãnh đạo. Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, nhà quản lý xác định
cả tiêu chuẩn và phơng pháp để đạt đợc các tiêu chuẩn đó. Trong hệ thống
mới, các nhà quản lý thông báo hệ tiêu chuẩn nhng họ cho phép nhân viên
của mình đợc vận dụng khả năng sáng tạo để qui định phơng pháp giải
quyết vấn đề. Điều này cho phép nhà quản lý theo sát sự tiến bộ của nhân
viên mà không can thiệp vào công việc và ảnh hởng đến sự sáng tạo của họ.
- Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của
môi trờng. Thị trờng luôn biến động, đối thủ cạnh tranh luôn liên tục giới
thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới để thu hút khách hàng, các vật liệu công
nghệ mới liên tục đợc phát minh và các chính sách của Nhà nớc luôn đợc

điều chỉnh và ban hành. Vì vậy kiểm tra giúp các nhà quản lý luôn nắm đ ợc
bức tranh toàn cảnh về môi trờng và có những phản ứng thích hợp trớc các
4
vấn đề và cơ hội đang và sẽ ảnh hởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh
nghiệp. Ví dụ vì có sự khác biệt giữa khả năng nhận biết đòi hỏi của khách
hàng đối với sản phẩm mới, chất lợng và khả năng rút ngắn chu kỳ tạo ra
và phân phối sản phẩm đến ngời tiêu dùng. Nhiều nhà kinh doanh vào
những năm 1980 cho rằng "tốc độ là tiêu chuẩn hàng đầu quyết định thành
công của doanh nghiệp". Tuy nhiên hiện nay, nhiều nhà quản lý đã nhận ra
rằng khách hàng không chỉ chờ đợi tốc độ mà cả những sản phẩm và dịch
vụ đã đợc ngời tiêu dùng hoá. Kazuo Morohoshi Giám đốc trung tâm
kinh tế của Toyota cho rằng: Chúng ta đã nhận ra rằng các sản phẩm cho
đông đảo quần chúng không đáp ứng đủ. Vào thế kỷ 21 ng ời tiêu dùng cần
những sản phẩm phù hợp với họ. Ngời chiến thắng là những doanh nghiệp
đáp ứng đợc nhu cầu đa dạng của ngời tiêu dùng với tốc độ nhanh nhất.
- Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới quản lý
hoạt động. Với việc đánh giá các hoạt động kiểm tra khẳng định những gía
trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất
kinh doanh. Những giá trị đó sẽ đợc tiêu chuẩn hoá để trở thành chuẩn mực
cho hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp. Đồng thời kiểm tra
giúp các nhà quản lý cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp qua việc xác
5
định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp. Ví dụ: Kiểm tra hoạt động
tiêu thụ sản phẩm giúp chúng ta phát hiện ra những điều ch a phù hợp của
sản phẩm với yêu cầu của ngời tiêu dùng Từ đó doanh nghiệp sẽ có
những thay đổi, giải pháp cần thiết về công nghệ, nguyên liệu, thị tr ờng
mục tiêu Nh vậy, kiểm tra góp phần làm cho hoạt động không ngừng
hoàn thiện và đổi mới.
II- Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả
cao trong doanh nghiệp

:
1. Một số điều kiện để kiểm tra có hiệu quả:
- Theo quan điểm của Robert J. Mockless : Kiểm tra trong quản lý
là cố gắng có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch
, thiết kế hệ thống tinh giản phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu
chuẩn, xác định và đo lờng mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để
đảm bảo mọi nguồn lực đã đợc sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong
việc thực hiện mục tiêu. Ta có thể phân chia thành 6 bớc sau:

6
Kết quả thực tế
Đo lường kết quả
thực tế
So sánh thực tại
với các tiêu chuẩn
Xác định các sai lệch
Phân tích nguyên
nhân sai lệch
Chương trình điều
chỉnh
Thực hiện các điều
chỉnh
Kết quả mong muốn
Bên cạnh đó để kiểm tra có hiệu quả cần phải tạo ra và chuẩn bị đầy
đủ các điều kiện sau:
+ Có các chuẩn mực cần thiết và chúng phải đợc trình bày dễ hiểu
dễ sử dụng.
+ Có sự cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ về tất cả các lĩnh vực, các
mặt, các khâu hoạt động.
+ Có phơng pháp, trình độ đánh giá phối hợp, tổng hợp mức độ hoàn

thành công việc với các báo cáo, biểu đồ tài chính.
+ Loại trừ đợc những số liệu không cần thiết.
+ Tiến hành đồng bộ hoạt động, phát hiện sai lệch, xem xét nguyên
nhân và xử lý nếu cần thiết.
2. Các yêu cầu cần thiết khi kiểm tra :
2.1 Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch và nguyên tắc cụ
thể:
- Các hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh các kế hoạch mà chúng
theo dõi. Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản trị phải nắm đợc diễn
7