Luận văn cải tiến công tác hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại hoá của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)
LI M U

Trong công cuộc đổi mới hiện nay, Đảng và Nhà nớc ta xác định
đúng đắn vai trò chủ đạo của các doanh nghiệp Nhà nớc trong nền kinh tế
quốc dân. Nghiên cứu hoạt động của một doanh nghiệp cấp Tổng công ty
Nhà nớc theo Quyết định 90 TTg của Thủ tớng Chính phủ để giúp cho mỗi
chúng ta hiểu biết đợc thực trạng của các doanh nghiệp và những biện pháp
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đa doanh nghiệp hoà nhập với cơ
chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng XHCN là một vấn
đề rất quan trọng.
Trong quá trình thực tập tại Tổng công ty Xây dựng công trình giao
thông 8 Tôi đà tìm hiểu rõ những hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung
ở đơn vị đồng thời đi sâu nghiên cứu về hoạt động quản trị văn phòng.
Quản trị Văn phòng là hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ thống quản lý
quốc gia, là sự quản lý trực tiếp tại cơ sở theo định hớng của Nhà nớc.
Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) đợc
chuyên môn hoá với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ
phụ thuộc lẫn nhau và đợc bố trí theo những cấp, những mô hình khác nhau
nhằm thực hiện các chức năng quản lý.Mô hình quản lý Tổng công ty gồm
các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, văn phòng tổng hợp làm tham mu
cho HĐQT và Tổng giám đốc về các lĩnh vực chức năng của mình cũng
thuộc vào mô hình quản lý nói trên.
Hoạt động của Tổng công ty XDCTGT8 những năm qua đà đem lại
những hiệu quả về sản xuất kinh doanh rất lớn, đóng vai trò chủ đạo điều
tiết về vốn, năng lực thiết bị, lao động... cho các công ty đơn vị thành viên.
Giá trị sản lợng và lợi nhuận sản xuất kinh doanh của Tổng công ty năm
sau cao hơn năm trớc. Với quá trình sản xuất và phát triển đó, Tổng công ty
đợc ngành Giao thông vận tải đánh giá là một trong những Tổng công ty

mạnh trong ngành.
Tổng công ty có đợc những thành tích trên không thể không nói đến vai
trò tham mu của Văn phòng Tổng công ty. Văn phòng có chức năng vị trí
đặc biệt quan trọng. Hoạt động của Văn phòng góp phần không nhỏ vào sự
phát triển của Tổng công ty. Nhận thức rõ và đúng vị trí của Văn phòng
trong giai đoạn phát triĨn kinh tÕ hiƯn nay gióp chóng ta n©ng cao nhận
thức, giải quyết tốt công việc của mình, đóng góp vào hoạt động của đơn vị
mình.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

1


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

Sau một thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty XDCTGT8, Tôi
đà nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với sự nghiệp
của Tổng công ty và mạnh dạn đi vào nghiên cứu đề tài: Cải tiến công tác
hoạt động Văn phòng theo hớng hiện đại hoá của Văn phòng Tổng
Công ty XDCTGT8.
Trong quá trình đi sâu nghiên cứu thực tế tại Văn phòng Tổng công ty,
tôi luôn nhận đợc sự quan tâm, giúp đỡ của các cán bộ CNV Văn phòng
nói chung và đặc biệt là các ông Chánh, Phó Văn phòng. Đồng thời tôi đÃ
nhận đợc sự hớng dẫn nhiệt tình, chu đáo của Thầy Võ Văn Tuyển.
Nhân dịp này em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các cán bộ Tổng
công ty XDCTGT8, tới thầy giáo hớng dẫn và các thày cô trờng ĐHDL Phơng Đông đà giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đề tài này.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội

dung nghiên cứu của luận văn gồm:
Bố cục của luận văn gồm 5 chơng:
Chơng I: Những vấn đề cơ bản của công tác tổ chức văn phòng Doanh
nghiệp.
Chơng II: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của
TCTXDCTGT8.
Chơng III: Tổ chức và hoạt động của văn phòng TCTXDCTGT8.
Chơng IV: Nhận xét chung.
Chơng V: Một số giải pháp nhằm khắc phục những mặt tồn tại và cải
tiến của công tác văn phòng tại TCTXDCTGT8.
Mặc dù đà có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và
kiến thức, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót.Tôi mong nhận đợc
những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô và các bạn giúp tôi hoàn
thiện nhận thức của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

2


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

3

Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

CHƯƠNG I

Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức
văn phòng trong doanh nghiệp

I. Khái niệm và chức năng văn phòng
1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh
nghiệp. Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi
nào thực hiện các hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm
công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ gọi là văn phòng.
Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ nh vậy khá nhiều, từ khi cách
mạng KHKT tiến nhanh nh vũ bÃo, giao lu thơng mại đợc mở rộng, cuộc
cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ trong các tổ chức đơn vị
tăng lên nhanh chóng. Nếu không kịp xử lý nó sẽ cản trở đến công việc
kinh doanh của các doanh nghiệp từ đó các nhà nghiên cứu quản trị của
Việt Nam cũng nh của Tổng công ty quan tâm nhiều hơn tới công tác Văn
phòng của đơn vị và coi công tác văn phòng là điều kiện sống còn của các
tổ chức.
Mỗi Văn phòng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, ở các doanh nghiệp Nhà
nớc thì Văn phòng có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chơng trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng
tháng và lịch hàng tuần, hàng ngày của CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi
công việc thực hiện kế hoạch đà vạch ra. Văn phòng tiến hành thu thập
thông tin từ bên ngoài và trong nội bộ doanh nghiệp để kịp thời xử lý, giúp
lÃnh đạo kịp thời đề ra phơng hớng hoạt động SXKD. Văn phòng còn chịu

trách nhiệm biên tập văn bản, chuẩn bị báo cáo đề án, báo cáo phơng án
quản lý theo sự lÃnh đạo của CQ.
- Bên cạnh đó Văn phòng thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành
chính, hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối
ngoại của CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
- Văn phòng cũng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo cơ sở
vật chất kỹ thuật, hỗ trợ phơng tiện và điều kiện để cán bộ CNV nâng cao

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

4


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

hiệu quả công tác và hiệu quả hoạt động.
Nh vậy, Văn phòng là bộ phận tổng hợp quản lý các hoạt động của CQ
và là bộ máy tham mu giúp đỡ lÃnh đạo điều hành hoạt động của CQ.
2. Chức năng của Văn phòng
Có rất nhiều loại hình văn phòng nh văn phòng cơ quan hành chính, văn
phòng DNSXKD, văn phòng dịch vụ... Để phân biệt đợc CQ này với CQ
khác ta căn cứ vào các chức năng của từng văn phòng. ở đây chủ yếu phân
tích về Văn phòng DNSXKD. Văn phòng trong đơn vị SXKD đóng vai trò
hết sức to lớn có ảnh hởng quyết định mọi hoạt động cuả DN. Quan trọng
hơn, Văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác quản lý doanh nghiƯp. BÊt cø mét doanh nghiƯp hay tỉ chức
nào dù có qui mô lớn hay nhỏ cũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho
doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD. Văn phòng có 3 chức

năng cơ bản sau:
a. Chức năng thông tin tổng hợp
Ngày nay các hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và đợc
xem nh nguồn nhân lực của mọi sự phát triển. Nguồn thông tin thờng rất
phong phú và đa dạng, nó hiển diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin đợc thu thập
và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống và Thông tin
không có hệ thống.
-Thông tin có hệ thống là loại thông tin đợc duy trì trong hệ thống tổ
chức, đợc quy định về yêu cầu, nội dung và theo một kiểu thống nhất trong
CQDN. Loại thông tin này đợc thể hiện dới dạng văn bản nh các quyết
định, nghị định cđa ChÝnh phđ xng cÊp díi, c¸c b¸o c¸o cđa cấp dới lên
cấp trên.
-Thông tin không có hệ thống là loại thông tin liên quan đến sự kiện xảy
ra bất ngờ mang tính chất đột xuất không biết trớc. Loại thông tin này đòi
hỏi phải thu nhận và xử lý nhanh chóng, kịp thời.
Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiện
tính năng động của nó. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đà phục
vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp cấp
quản lý có đợc quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, công
tác thông tin giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra
những chiến lợc quan trọng, lâu dài cũng nh các kế hoạch trung hạn hoặc

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

5


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất. Công tác
thông tin tổng hợp cũng cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học
cho nhà quản lý nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực
tiễn cho việc điều hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến
phơng thức đổi mới t duy và cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển.
Trong thời đại bùng nổ thông tin nh hiện nay thì công tác thông tin tổng
hợp càng làm thay đổi vị trí và vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi
doanh nghiệp. Rõ ràng cuộc cách mạng thông tin đà tạo ra sự phát triển vợt
bậc của kinh tế mỗi nớc. Các doanh nghiệp đà nhận thấy rõ vai trò, chức
năng quan trọng của thông tin trong hoạt động kinh doanh bởi vì nền kinh
tế càng phát triển thì lu lợng thông tin càng phong phú và đa dạng. Mặt
khác, để tồn tại và phát triển kinh tế xà hội, các quốc gia phải thi hành
chính sách mở cửa, khuyến khích các doanh nghiệp hội nhập và trong cơ
chế mở.Muốn tồn tại, các doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt các
nguồn thông tin và xử lý chúng kịp thời để đạt đợc mục tiêu trong kinh
doanh.
Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rất
quan trọng. Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lu lợng
thông tin thì các phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày
càng đa dạng và phong phú. Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép
các nhân viên văn phòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính
xác và rất có hiệu quả. Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản
lý giải phóng khỏi phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho
vấn đề hoạch định chơng trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ
quan.Bên cạnh đó, với các trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên
làm việc đạt hiệu quả hơn, năng động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên
linh hoạt hơn. Nh vậy, công tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò
quan trọng trong công tác quản trị văn phòng.

b. Chức năng tham mu
Ta biết rằng hoạt động của một CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó
có yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý bởi vậy muốn ra những quyết định
mang tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan
nh ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp.
Nh chúng ta đà biết, bất cứ cấp lÃnh đạo nào cũng phải đặt ra các mục
tiêu SXKD.Muốn đạt đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ
chức thích hợp, năng động và uyển chuyển. Đặc điểm chính của một tổ

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

6


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

chức hoạt động hiệu quả đó là khả năng dự báo những thay đổi cần thiết về
mặt tổ chức và giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi. Việc
hoạch định và lập kế hoạch đợc xem nh là con đờng dẫn tới đích, đòi hỏi
phải xác định đợc hớng đi nhanh nhất, đúng đắn nhất.
Thông thờng các DNSX kế hoạch dựa trên quy luật cơ bản: quy luật giá
trị và những khả năng thực tế của mình để đảm bảo vai trò là công cụ để
quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh nền KTXH.
c. Chức năng hậu cần
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động
bình thờng của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đÃ
nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thờng là những
công việc dịch vụ nh tạo ra cơ së vËt chÊt ®Ĩ CBCNV thùc hiƯn nhiƯm vơ

cđa hä, tăng thêm hiệu quả làm việc.
Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm
bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc coi
nh công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp
phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức
thành công các hội nghị, hội thảo. Công tác hậu cần còn là diện mạo của
CQ qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối
nội, đối ngoại.
II. Cải tiến, hoạt động văn phòng theo hớng hiện đại
doanh nghiệp
1. Vai trò của văn phòng hiện đại ở doanh nghiệp
Trớc đây, trong cơ chế cũ, Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu
cần cho hoạt động lÃnh đạo. Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ
chế thị trờng, theo định hớng XHCN với sự quản lý của nhà nớc, để đảm
bảo đứng vững trong môi trờng cạnh tranh, các doanh nghiệp đà đầu t dây
chuyền thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phơng thức quản lý,
tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Do đó hiệu quả hoạt động
đà đợc nâng lên rõ rệt.
Thực tế đó đà phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp
phần tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng. Bên cạnh
đó, những thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp
lực buộc các văn phòng phải khẩn trơng đi vào hiện đại hoá. Khi các nhà
quản lý chú trọng đến các công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

7


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

hiện đại trong doanh nghiệp Nhà nớc ngày càng đợc khẳng định. Rõ ràng,
văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại đà ngày càng nâng cao hiệu suất
làm việc của cán bộ, nhân viên văn phòng. Các trang thiết bị hiện đại đÃ
giúp họ đắc lực hơn trong công việc, tạo năng suất và hiệu quả ngày càng
cao.
Văn phòng hiện đại đà hạn chế tối đa về chi phí quản lý điều hành nhng
vẫn đảm bảo chất lợng làm việc. Đồng thời nó giúp các nhà quản lý thoát
khỏi những công việc mang tính chất sự vụ, kích thích sự sáng tạo của hä,
gióp hä cã thêi gian suy nghÜ ®Ĩ ®a ra những phơng hớng và kế hoạch khả
thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý doanh
nghiƯp.
Nh vËy cïng víi xu thÕ chung cđa c¬ chÕ mới, sự xuất hiện Văn phòng
hiện đại với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan
trọng của công tác văn phòng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay.
2. Cải tiến công tác tổ chức văn phòng.
Mục tiêu của các nhà quản trị Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham
mu cho cấp lÃnh đạo điều hành quản lý hoạt động của CQ một cách hiệu
quả nhất. Muốn xây dựng một văn phòng theo hớng hiện đại trớc hết phải
cải tiến các bớc sau:
- Tổ chức về nhân sự
- Nghiệp vụ hành chính
- Trang thiết bị kỹ thuật
- Môi trờng làm việc
*Tổ chức về nhân sự:
Trong xu híng ph¸t triĨn cđa XH hiƯn nay, u tè con ngời luôn là trung
tâm của mọi hoạt động. Một doanh nghiƯp hay mét tỉ chøc dï cã ngn tµi
chÝnh phong phú với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu chăng nữa nếu

thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng sẽ trở thành đơn vị yếu kém.
Bởi vậy, khi cải tiến văn phòng theo hớng hiện đại hoá thì vấn đề quan
trọng nhất là phải cải tiến công tác tổ chức nhân sự.
Thực tế cho thấy, cïng víi sù ph¸t triĨn nh vị b·o cđa khoa học công
nghệ thì trình độ học vấn và kiến thức của các nhân viên ngày càng đợc
năng cao. ở Việt Nam hiện nay, những ngời không có trình độ đang dần bị
đào thải, lực lợc lao động trẻ nếu không có năng lực và trình độ chuyên
môn sẽ khó tìm đợc việc làm. thực tiễn đó phản ánh nhu cầu cải tiến, đổi

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

8


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

mới chất lợng lam việc của nhân viên trong các doanh nghiệp ngày càng
cao.
Song song với đầu t trang thiết bị, các nhà quản trị cần phải có chính
sách bồ dỡng thêm cho nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho
họ những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng một cách tổng quát để có thực
hiện tốt các nhiệm vụ, các công việc trong văn phòng. Các nhân viên phải
đợc đào tạo đa năng để có thể đảm nhiệm các công việc khác nhau, biết chi
phối công việc của cả văn phòng và biết xử lý chọn lọc các nguồn thông tin
một cách hợp lý, chính xác, kịp thời, giúp các nhà quản lý đa ra những
quyết định đúng đắn nhất. Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho
nhân viên, ngời quản trị còn phải biết tổ chức, sắp xếp nhân sự một các hợp
lý.

Hiện nay ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vấn đề tổ chức nhân sự thờng
đơn giản hơn vì cơ cấu quyền lực này chỉ có một cấp, cấp lÃnh đạo (giám
đốc) trực tiếp điều hành lao động tuyến cơ sở, nên tổ chức gọn nhẹ.
Với các văn phòng các doanh nghiệp lớn thì cơ cấu tổ chức phức tạp hơn,
mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các bộ phận trong văn phòng với
đầy đủ chức năng văn phòng. Vì vậy, đối với doanh nghiệp này, việc tổ
chức nhân sự nên tập trung. Có nghĩa là mọi công việc văn phòng của các
phòng ban đều đa lên đầu nÃo và tập trung nhân sự lên đó để tiến hành xử
lý thông tin và thực hiện các công việc khác trong văn phòng chỉ để lại các
phòng ban một số nhân viên văn phòng cần thiết nh văn th. Việc sắp xếp tổ
chức nhân sự theo kiểu tËp trung nh vËy thĨ hiƯn tÝnh thèng nhÊt, ®ång thời
các nhân viên dễ dàng trao đổi công việc khi cần có thể hỗ trợ nhau. Bên
cạnh đó, việc tổ chức sắp xếp nhân sự một cách hợp lý, ngời quản trị văn
phòng cần quan tâm đến nhu cầu của nhân viên có nghĩa là quan tâm đến
chế độ, chính sách, chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của họ, phải
biết lắng nghe ý kiến nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng,
năng lực, tạo cho họ có cơ hội thăng tiến, khuyến khích họ học hỏi nâng
cao kiến thức.
Ngoài ra, trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu về
chuyên môn, kiến thức, nghiệp vụ thì ngời quản trị văn phòng phải chú ý
tới phẩm chất đạo đức của nhân viên, vì trong điều kiện làm việc mới thì
càng phải có những yêu cầu mới về phẩm chất của mỗi nhân viên nhằm
phải ánh tính chất hiện đại của văn phòng. Trớc hết họ phải có trách nhiệm
về công việc, có óc sáng tạo nhanh nhẹn, và biết đề xuất ý kiến giúp lÃnh

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

9

Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

đạo đa ra những quyết định đúng. Mặt khác, họ phải là ngời luôn chủ động
trong việc biết cách giao tiếp và ăn mặc lịch sự gọn gàng.
Nói tóm lại, tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của
ngời quản trị, bởi nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của văn phòng.
trong xu hớng phát triển mới để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công
tác văn phòng phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá. Văn phòng của mỗi
doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân viên có năng lực, có phẩm chất đạo
đức và thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn, có nh vậy mới đáp ứng đợc
nhu cầu trong từng thời kỳ mới.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn của
CBCNV ngày càng cao. Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần phải có chính
sách bồi dỡng về nghiệp vụ, trang bị những kiến thức Văn phòng một cách
tổng quát để họ có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ văn phòng.
Vậy tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của nhà quản
trị, nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của Văn phòng. Trong xu hớng
phát triển mới, để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác văn phòng,
Văn phòng của doanh nghiệp cần một đội ngũ nhân viên có năng lực, phẩm
chất đạo đức tốt.
* Nghiệp vụ hành chính:
Nghiệp vụ hành chính văn phòng theo hớng hiện đại hoá là tập hợp
những phơng cách, những quy định, các thao tác cụ thể mà ngời lÃnh đạo
vận dụng một cách sáng tạo, có hiệu quả cao. Trớc đây, một số nghiệp vụ
hành chính đợc làm thủ công nh ghi chép sổ sách, tính toán hoặc văn bản
viết bằng tay, công tác thông tin đợc vận dụng một cách máy móc, không
có hệ thống dẫn đến sai lệch hoặc gây chậm trễ làm giảm hiệu quả lao
động.

Ngày nay các trang thiết bị đà hỗ trợ rất nhiều cho nghiệp vụ hành
chính bởi vậy mà chất lợng công việc ngày càng cao. Cải tiến các nghiệp
vụ hành chính có nghĩa là cải tiến tổ chức hoạt động trong Văn phòng kết
hợp các trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động trong văn phòng kết
hợp với trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động gọn nhẹ, kết hợp với
xu thế phát triển mới đó là nên tập trung các nghiệp vụ hành chính. Có hai
hình thức tập trung:
+Tập trung theo địa bàn: Hoạt động hành chính đều đợc tập trung tại
một điểm duy nhất. Kiểu tập trung này có u điểm là dễ huy động nhân sự,
dễ quản lý, kiểm tra, dễ sử dụng các trang thiết bị. Tuy nhiên, nó cũng có

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

10


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

nhiều nhợc điểm nh khó chuyên môn hoá, thiếu sự quan tâm đến từng loại
công việc. Vì vậy, kiểu tập trung này chỉ nên ¸p dơng ®èi víi c¸c doanh
nghiƯp nhá.
+TËp trung theo chøc năng: Các nghiệp vụ hành chính đợc phân ra
thành bộ phận chuyên môn theo chức năng.
Ưu điểm của cơ cấu tập trung theo chức năng là cố thể thu hút đợc
nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên viên này sẽ tham mu
cho nhà quản trị văn phòng về các hoạt động hành chính của từng bộ phận
chuyên môn.
Nhợc điểm chủ yếu của tập trung theo chức năng là hình thức này nếu

không khéo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trởng, có nghĩa là xuất hiện
sự lấn quyền.
Thông thờng, việc tập hoạt động hành chính không dợc các cấp quản trị
và những ngời thi hành a thích nhng để việc quản lý hiệu quả thì việc tập
trung lại tỏ ra không cần thiết. Đặc biệt, với hình thức tập trung theo chức
năng, chánh văn phòng luôn có sự cộng tác về các chuyên viên của các bộ
phân chuyên môn, nh vậy việc hoạch định, tổ chức điều hành, giám sát và
quản lý sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn và thể hiện tính thống nhất trong quản lý

chánh văn phòng

các hoạt động hành chính
Hình 1: Kiểu tập trung theo địa bàn

Bộ phận A
chánh
văn
phòng

bộ phận b

bộ phận c

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phßng

11


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

Hình 2: Kiểu tập trung theo chức năng
Bên cạnh việc cải tiến tổ chức hoạt động chính nên tiến hành cải tiến cơ
cấu quản lý trong c¸c doanh nghiƯp. Trong xu thÕ ph¸t triĨn của doanh
nghiệp cần bố trí thêm một số vị trí mới để đảm nhận những nghiệp vụ mới
để cơ cấu quản lý trở nên năng động và phù hợp với điều kiện kinh tế của
doanh nghiệp.

chủ tịch hội đồng quản trị

tổng giám đốc
phụ tá hành chính
chánh văn phòng

a cơ cấu quản
bộ phận
Hìnhbộ3:phận
Sơ đồ
lý b

bộ phận c

Nói tóm lại bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều phải thực hiện các
nghiệp vụ hành chính, vì vậy cải tiến nghiệp vụ hành chính là cải tiến cơ
cấu quản lý, nghiệp vụ chuyên môn trong Văn phòng nhằm mục đích tăng
hiệu quả làm việc hơn nữa.
* Trang thiết bị kỹ thuật:
Trang thiết bị kỹ thuật là công cụ trợ giúp con ngời trong quá trình lao
động SX. Ngày nay khi xu hớng hiện đại hoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì

các trang thiết bị hiện đại càng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của Văn
phòng. Trớc đây các doanh nghiệp cũng trang bị một số máy móc nhằm giảm
bớt lao động chân tay nh bàn tính bằng tay, máy đánh chữ...Khi khoa học phát
triển, các nhà quản trị VP mới đẩy mạnh đầu t công nghệ tiên tiến. Nhờ đó
nhân viên văn phòng giảm bớt đợc lao động chân tay cũng nh rút ngắn thời
gian hoàn thành công việc. Bởi vậy muốn đạt đợc mục tiêu, tăng năng suất,
tạo lợi nhuận cao trong SXKD các doanh nghiệp nhất thiết phải tiến hành đổi

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

12


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

mới trang thiết bị hiện đại trong hoạt động Văn phòng để từng bớc tạo chỗ
đứng trong nền kinh tế tiếp tục đa Tổng.C.ty phát triển theo xu hớng phát triển
chung của toàn ngành giao thông.
* Môi trờng làm việc:
Khoa học đà chứng minh môi trờng làm việc có ảnh hởng rất lớn đến
năng suất lao động của CBCNV. Thực chất tạo ra môi trờng làm việc là xây
dựng và sắp xếp nơi làm việc một cách hợp lý và khoa học. Vì vậy cải tiến
môi trờng làm việc là một công việc không kém phần quan trọng của các
nhà quản trị Văn phòng.
Văn phòng hiện đại ngày nay có khuynh hớng sắp xếp theo mặt bằng
mở, có nghĩa là các nhà quản trị thờng sử dụng tối đa khoảng trống để sắp
xếp nơi làm việc cho nhân viên. Thay vì bố trí phòng riêng, nên xây dựng
các vách ngăn, hoặc tủ, kệ để ngăn cách các bàn làm việc. Cách sắp xếp

này vừa linh hoạt, tiết kiệm diện tích lại giảm chi phí mà rất thuận theo nh
việc trao đổi, xử lý thông tin trong của các nhân viên trong văn phòng.
Nhân viên làm việc trong văn phòng kiểu mặt bằng mở nh vậy, sẽ cảm thấy
thoải giảm đợc thời gian di chuyển. Kiểu làm phòng làm việc này còn thể
hiện tính tập thể, tạo ra không khí làm việc và tạo ra mối quan hệ gần gũi
nhau hơn giữa các nhân viên trong văn phòng để từ đó có thể hỗ trợ, giám
sát và giúp đỡ nhau khi cần thiết.
Bố trí phòng làm việc cho nhân viên phải đảm bảo nguyên tắc:
- Thuận tiện.
- Kinh tế.
-Thẩm mỹ.
Cách sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế dụng cụ một cách khoa học và
thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần của nhân viên phấn chấn. Các dụng cụ đặt ở
vị trí thuận tiện, ngăn nắp, kết hợp với sự thao tác nhịp nhàng sẽ tiết kiệm
đợc năng lợng lao động và tiết kiệm thời gian cho công nhân viên.
Nên sắp xếp các dụng cụ trong phạm vi liên hoàn để dễ lấy và động tác
xoay chuyển cũng trở nên nhịp nhàng.
Tính nhịp nhàng là tính lặp đi lặp lại thao tác theo những khoảng thời
gian đều nhau. Sự nhịp nhàng tạo điều kiện để các thao tác đợc phản ứng
có điều kiện, làm cho ý thức của vỏ nÃo giảm đi và ngợc lại hoạt động của
các trung tâm điều khiển theo một trình tự quen thuộc của bộ óc tăng lên
làm cho nhân viên không cảm thấy mệt mỏi.
Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

13


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

công việc thì ngời quản trị văn phòng phải quan tâm đến những yếu tố tác
động đến con ngời, sao cho nhân viên có ý thức làm chủ cao.
Con ngời thờng bị ảnh hởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý.
- Về tâm lý: Nếu làm việc trong một môi trờng tốt, đầy đủ ánh sáng, có nhiệt độ
thích hợp, thoáng khí, thì họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc.
- Về sinh lý: Nếu nhân viên đợc làm việc trong môi trờng yên tĩnh, thoáng
đÃng, dễ chịu thì họ sẽ khoẻ khoắn hơn, có hng phấn hơn để thực hiện mọi
công việc một cách tốt nhất.
Bởi vậy, khi xây dựng văn phòng hiện đại, các nhà quản trị phải nghiên cứu,
tìm hiểu các nhân tố ảnh hởng để từ đó tổ chức sắp xếp cho khoa học và hợp lý.
Quản trị văn phòng ngày nay đà trở thành một ngành học lớn trên thế
giới, nó đÃ, đang và sẽ là lĩnh vực không thể thiếu trong mọi tổ chức kinh
doanh. Chính văn phòng có tầm quan trọng quyết định, nên việc tổ chức
một Văn phòng cũng phải có sự nghiên cứu và bố trí một cách khoa học và
hợp lý. Muốn đạt đợc mục tiêu doanh nghiệp cần phải có cơ cấu linh hoạt,
uyển chuyển. ở các doanh nghiệp Việt Nam, thông tin là một hệ thống cực
kỳ quan trọng. Vì thế, tổ chức không nên phân tán. Một văn phòng tổ chức
theo kiểu tập trung cũng có những u, nhợc điểm riêng. Do đó tuỳ thuộc
vào quy mô của từng doanh nghiệp mà có sự tổ chức Văn phòng của mình
nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

14


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

chơng Ii

Khái quát chung về sự ra đời
và hoạt động của tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8

i. Quá trình ra đời của tổng công ty
1. Sự thành lập tổng công ty
Tổng công ty XDCTGT8 đợc quyết định thành lập từ năm 1965.
Theo quyết định số 597/QDTC ngày 23/6/1965. Bộ Giao thông vận tải
đà chính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.
Theo quyết định số 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của Bộ Giao
thông vận tải đà chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp
xây dựng giao thông 8.
Theo quyết định số 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của Bộ Giao thông
vận tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành
Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT.
Theo quyết định số 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của Bộ Giao
thông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông
8 tên giao dịch quốc tế là: civil gineering construC.Tyion corporation8,viết
tắt là: cienco8.
2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập
Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 8 là doanh nghiệp Nhà nớc chịu sự quản lý của Nhà nớc của bộ Giao
thông vận tải và của cơ quan Nhà nớc khác theo quy định của pháp luật đợc
quan hệ với cơ quan nhà nớc ở Trung ơng và địa phơng để thực hiện các
nhiệm vụ kinh doanh trên lĩnh vực của mình.

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nớc.
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.
- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn.
- Sửa chữa phơng tiện thiết bị thi công.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

15


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật t thiết bị giao thông vận
tải, thiết bị công nghệ tin học.
- T vấn đầu t xây dựng công trình giao thông.
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc
- Kinh doanh tiền tệ.
- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện...v.v).
- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ: khám chữa bệnh và điều dỡng.
3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty
+Tổ chức hội đồng quản trị.
quản trị
+Tổng giám đốc và các phóHội
tổngđồng
giám đốc.
+Các phòng ban chuyên môn nghiệp. vụ giúp việc giám đốc.
+Các đơn vị thành viên của tổng công ty.

giám
a.Hội đồng quản trị : Làtổng
cơ quan
quảnđốc
lý doanh nghiệp có quyền hạn
cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp. Chủ
tịch và các thành viêncác
khác phó
của hội
đồnggiám
quản trị
do bộ trởng bộ GTVT bỉ
tỉng
®èc
nhiƯm,sau khi thèng nhÊt ý kiÕn cđa bé trëng – Trởng ban tổ chức cán bộ
chính phủ.
b.Tổng giám đốc: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công
Phòng
Phòng
Phòng
Phòng
Phòng
Văn phòng
ty
chế độKếthủ
trởng. Tổng
giám đốcVậtdot thiết
bộ bịtrởng bộDựGTVT
bổ nhiệm
Tài theo

chính kế
hoạch
Tổ chức
án
toán
tiếp thị
lao động
công nghệ
theo đề nghị của hội đồng bộ trởng, sau khi thèng nhÊt ý kiÕn víi bé trëng
Trëng ban tổ chức cán bộ chính phủ.
c.Phó tổng giám đốc, kế toán trởng do bộ trởng bộ giao thông vận tải bổ
nhiệm
theo đề Công
nghịtycủa hội đồng
quản trị Công ty
Công ty
Công ty
XCông ty
Công ty
XDC.TYGT
XDC.TYGT
XDC.TYGT
DC.TYGT
d.Tổ chức doanh nghiệp Tổng công XDC.TYGT
ty theo hình XDC.TYG
thức : Quốc doanh.
810
874
873
829

838
875đăng ký kinh
Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tụcT về
doanhvà hoạt động theo đúng pháp luật.
sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổng công ty xây dựng
Công ty
Công trình
ty xây giao thông
Công ty t8.
Công ty XD
Công ty vật t
công
Công ty
XDC.TY
GT 842

XDGT ViệtLào

dựng miền tây

vấn XDGT
8

cầu 75

và xây công
trình

Công ty
XDC.TYGT

872

Công ty
XDC.TYGT
889

Công ty
XDC.TYGT
892

Công ty
XDC.TYGT
820

Trung tâm
QHQT và đầu
t

Công ty
VCKDL và
TAXI

Trung tâm
ĐTKTNV.8

Trung tâm y
tế giao
thông 8

Chi nhánh

miền tây

Chi nhánh
phía Nam

Chi nhánh tại
Lào

Chi nhánh
Tây Bắc

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng
Các ban điều hành dự án

16


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

.

Các đơn vị thành viên
ST
T
1.

2
3

4
5
6

Tên đơn vị
I

Đơn vị hạch toán độc
Công ty XDC.TYGT 810

Công ty XDC.TYGT 874
C«ng ty XDC.TYGT 873
C«ng ty XDC.TYGT 829
C«ng ty XDC.TYGT 872
C«ng ty XDC.TYGT 838

7.
8
9
10
11
12
13.

C«ng ty XDC.TYGT 842
C«ng ty XDC.TYGT 875
C«ng ty XDC.TYGT 892
C«ng ty XDC.TYGT 889
C«ng ty XDC.TYGT 820
C«ng ty XD Miền Tây

Công ty XDC.TYGT ViệtLào

Chức năng nhiêm vụ

Hạng
DN

XD đờng bộ và các công
trình khác ngoài nh: XD
các công trình dân
dụng, điện, thuỷ lợi,
quốc phòng, sân bay,
cảng biển.
nt
nt
nt
nt
nt

Hạng 1

Hà Néi

H¹ng 1
H¹ng 1
H¹ng 1
H¹ng 2
H¹ng 2

nt

nt
nt
nt
nt
nt
nt

H¹ng 2
H¹ng 2
H¹ng 2
H¹ng 2
H¹ng 2
Hạng 2
Hạng 2

Nghệ An
Hà Nội
Hà Nội
Hà Nội
Thanh
Hoá
Hà Nội
Hà Nội
Hà Nội
Hà Nội
Nam Hà
Hà Nội
Hà Nội

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

Trụ sở

17


Luận văn tốt nghiệp
14
15
16
II.
1
2
3
4

III
1
2
3
4
IV
1
2

Bùi Thị Thái (546414)

Công ty vật t và XDC.TY
nt
Hạng 2

Công ty xây dựng cầu 75
Xây dựng cầu, đờng bộ Hạng 2
Công ty t vấn XDC.TYGT
T vấn KSTK và
Hạng 2
8
XDC.TY
Đơn vị hạch toán phụ
thuộc
Công ty vận chuyển Kinh doanh vận chuyển
khách.du lịch và taxi
khách du lịch và taxi
Trung tâm quan hệ quốc tế Kinh doanh thơng mại t
và đầu t
vấn đầu t XDC.TY
Trung tâm y tế GT 8
điều dỡng, khám chữa
bệnh
Trung tam đào tạo kĩ thuật Đào tạo kĩ thuật nghiệp
và nghiệp vụ 8
vụ và thực nghiệm
XDC.TY
Chi nhánh
Tiếp thị, XDC.TY
Tại TP Hồ Chí Minh
nt
Tại Miền Trung
nt
Tại Viêng chăn (Lào)
nt

Tạ.i Sơn La (Tây Bắc)
nt
Liên doanh
Tổng công ty xây dựng
Xây dựng công trình
công trình GT8
Công ty liên doanh Hữu
Sản xuất vật liệu và
Nghị
XDC.TY

Hà Nội
Nghệ An
Hà Nội

Hà Nội
Hà Nội
Thanh
Hoá
Hà Nội

Hà nội
Hải
ơng

D-

Ii. bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao
thông 8
1. Cơ cấu nhân sự

Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 ngời.
Trong đó: Lao động dài hạn : 4598 ngời.
- Hợp động ngắn hạn : 2958 ngời
Chất lợng lao động dài hạn:
- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm
:20,83%
- Trình độ trung học chiếm
:11,68%
- Công nhân kỹ thuật chiếm
:44,5%
Lao động phổ thông và lao động khác chiếm: 22.99%
Nh vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty chiếm:
77,01%. Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá đợc phân bổ tơng đối
đồng đều và hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty
thành viên và trực tiếp đến các tổ đội sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

18


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

tổng hợp.
2. Sắp xếp bố trí lao động
*Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua là đà quan
tâm đến lực lợng cán bộ khoa học kỹ thuật đợc đào tạo chính quy qua các
trờng Đại học chuyên ngành.

- Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại đợc quan tâm sâu sắc và đạt đợc
những kết quả to lớn,đà tổ chức đợc nhiều khoá đào tạo tại chức tại trờng
Đại học GTVT với số học viên đáp ứng đợc yêu cầu và nhiệm vụ trớc mắt
và lâu dài của tổng công ty.
- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cống hiến
lâu năm, có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có
trình độ năng lực phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết
hợp chặt chẽ lực lợng cán bộ đợc đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực
tiễn để nâng cao hiệu quả của cán bộ.
*Nhợc điểm: Bên cạnh u điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty
còn có mặt yếu điểm là: Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp
nhiều nhng cha đáp ứng đợc yêu cầu. Hiện nay tổng công ty còn thiếu
những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về
chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ.
iii. Hoạt động của tổng công ty
1. Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị
- Công nghiệp dân dụng.
- T vấn đầu t xây dựng các công trình giao thông và đầu t phát triển sản
xuất.
-

Xây dựng các công trình giao thông.

- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông.
-

Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu t thiết bị GTVT, tin học.

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc.
- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện.

- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi.
- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

19


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

2. Kết quả hoạt động của Tổng công ty
Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thí kết quả
thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt đợc là:
Năm

1999

Giá trị tổng sản lợng
(Đơn vị tính:tỷ đồng)
Kế hoạch
Thực hiện
850
1001,412

117,813%

2000

1100

112,271%

1234,983

TH/KH
(%)

Nhìn chung, về sản lợng trong hai năm gần đây Tổng công ty đều
hoàn thành vợt mức kế hoạch của Nhà nớc giao theo kế hoạch của năm
1999 là: 850 tỷ đồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81%và kế hoạch của
năm 2000là: 1100 tỷ đồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng12,271%.
Do giá trị sản lợng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng xuất
lao động của tổng công ty cũng tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu
ngời đợc nâng lên năm sau cao hơn năm trớc.
- Năm 1999 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:960.000đồng.
- Năm 2000 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:1100.000 đồng.
Đây là kết quả to lớn mà Tổng công ty đà hoàn thành mục tiêu hàng
năm, sản lợng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công
ty đà thắng đợc nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình
trọng điểm của đất nớc.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

20


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

21


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

chơng III

Tổ chức và hoạt động của văn phòngtổng
công ty xây dựng công trình giao thông 8
Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học. Nó nghiên cứu về tổ
chức hoạt động của mét bé phËn c«ng viƯc quan träng trong c«ng së Nhà
nớc và các cơ quan Nhà nớc. Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình độ, năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công
sở và công chức.
Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lÃnh đạo thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp
thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.
I. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty
xây dựng công trình giao thông 8
Căn cứ thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998
của Bộ Lao động Thơng binh và XÃ hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và
thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nớc kèm theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây
dựng tiêu chuẩn các chức danh viên chức.
Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10

năm 1996 của bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải và hớng dẫn số
277VB/TCCB-LĐ ngày 9 tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8.
Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây
dựng chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch
hội đồng quản trị và Tổng giám đốc duyệt nh sau:
1. Chức năng:
Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức
năng tham mu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong
quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau:
- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phßng

22


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

lÃnh đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng
công ty.
- Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng
công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nớc, tổ chức các lễ
khởi công, động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong
nớc và ngoài nớc dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty. Giải
quyết công việc đối nội và đối ngoại của Tổng công ty.
- Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị
trực thuộc.

- Quản lý công văn bản đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năng
ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ
quốc gia.
- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nớc có liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết
cấp giấy tờ nối trên.
- Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty.
- Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc
sức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế.
- Tham mu cho lÃnh đạo Tổng công ty và thủ trởng cơ quan để giải
quyết công tác trong cơ quan nh sau:
- Tổ chức thờng trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an
ninh trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì.
- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lÃnh
đạo và các phòng đi công tác.
- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.
2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm:
- Theo dõi Tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công
ty hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của
các công ty, đơn vị trùc thc vỊ c¸c lÜnh vùc :
- Thùc hiƯn nhiƯm vụ sản xuất kinh doanh
- Tình hình hoạt động chung của đơn vị.
- Những vớng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết
Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám
đốc giải quyết.
- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

23

Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

đốc.
- Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết các cuộc giao ban và họp
đột xuất của lÃnh đạo Tổng công ty.Tham gia và ghi chép biên bản các
cuộc họp giao ban của HĐQT, của Tổng giám đốc, thông báo kết luận
những vấn đề quan trọng của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có
liên quan thực hiện.
- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ
chức phải đợc lÃnh đạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông
báo mời các thành phần dự họp.
- Lập dự toán và thuê mớn hội trờng,địa điểm để tổ chức các cuộc hội
nghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty, và ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi
công động thổ và lễ khánh thành dự án.
- Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các
loại công văn trình lÃnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý
kiến giải quyết của lÃnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm
bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp
giúp lÃnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn
giấy tờ đảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc
hành chính. Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trờng hợp sai
sót. Tất cả công văn đi do thủ trởng, phó thủ trởng cơ quan ký đều phải đợc chánh, phó văn phòng xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trớc khi đa
ký và đa gửi (Điều 11 - Điều lệ về công văn giấy tờ, công tác lu trữ).
- Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho
đánh máy và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các

bản thảo có chữ ký mũi của các đồng chí lÃnh đạo phòng và đà đợc lÃnh
đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn.
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công
ty. Hớng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ
văn th lu trữ.
- Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ công văn khác
thuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà nớc.
- Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ
và điều lệ của văn th lu trữ và nghị định 62 của chính phủ.
- Sao chép lại các văn bản pháp qui của nhà nớc có liên quan đến Tổng
công ty để hớng dẫn các công ty đơn vị thực hiện.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

24


Luận văn tốt nghiệp

Bùi Thị Thái (546414)

- Quản lý nhà nớc, tài sản của cơ quan bao gồm những trang thiết bị
phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan.
- Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi
tính, xe ô tô, nớc trong cơ quan. Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đÃ
h hỏng.
- Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu
trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và
sửa chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất.
- Ký kết các hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mớn hội trờng, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn.

- Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công
ty với các chúng tôi đơn vị trực thuộc để giúp cho lÃnh đạo Tổng công ty
chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh đợc kịp thời, hớng dẫn về mặt
nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng vô tuyến
điện.
-Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty.
-Quan hệ với các cơ quan:trung tâm tần số, tổng cục bu điện, Bộ Nội
vụ(A22) để in phép, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ tổng
công ty đến các công ty đơn vi trực thuộc.
- Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty.Theo dõi và thông
báo kịp thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo các đơn vị phòng
chống dịch bệnh, vệ sinh môi trờng,giải quyết tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh
xà hội.Theo dõi và chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên cơ quan.
- Làm tốt công tác thờng trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo
dõi,phân loại khách đến làm việc với lÃnh đạo Tổng công ty và các phòng
chức năng, các cơ quan đoàn thể của Tổng công ty
- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xà hội và phòng
chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rợu chè trong cơ quan.
- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp phơng tiện ô tô phục vụ cho lÃnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng
chức năng nghiệp vụ đi công tác đợc kịp thời.
- Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm
việc trong ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ
của Tổng công ty.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng

25