Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8.doc

Lời mở đầu
Đất nớc ta đang chuyển sang một thời kỳ phát triển mới-Thời kỳ công nghiệp
hoá và hiện đại hoá. Các cơ quan doanh nghiệp đang hoạt động trong nền kinh tế
thị trờng với sự quản lý cuả Nhà nớc đều cần tiến hành đổi mới nâng cao về mọi
mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hiện nay. Đây là một việc làm cấp thiết,liên
quan đến nhiều việc cần giải quyết cụ thể nh cách tổ chức bộ máy, vấn đề nhân sự,
nâng cao nghiệp vụ, trang thiết bị, phơng tiện làm việc.
Văn phòng của cơ quan có chức năng vị trí đặc biệt trong cơ quan đối với bất
kì cơ quan nào trong thời đại ngày nay. Hoạt động của văn phòng góp phần không
nhỏ vào hoạt động của cơ quan. Nhận thức đợc tầm quan trọng của văn phòng đối
với sự nghiệp phát triển của đất nớc, tôi đà có dịp tiếp cận và tìm hiểu thực tế.
Báo cáo tổng hợp của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm 3 phần
chính:
Phần I: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của Tổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8.
Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao
thông 8.
Phần III: Nhận xét chung.

1


Phần I

Khái quát chung về sự ra đời
và hoạt động của tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8

i.

Quá trình ra đời của tổng công ty:

I.1. Sự thành lập tổng công ty:
Tổng công ty XDCTGT8 hình thành và đợc thành lập từ năm 1965 đến nay là
:
Bằng quyết định số:597/QDTC ngày 23/6/1965 Bộ Giao thông vận tải đÃ
chính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.
Bằng quyết định số: 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của bộ Giao thông vận
tải đà chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông
8.
Bằng quyết định số: 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của bộ Giao thông vận
tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành Liên hiệp
các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT.
Bằng quyết định số: 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của bộ Giao
thông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 tên
giao dịch quốc tế là: civil gineering construction corporation8,viết tắt là: cienco8.
I.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập:
Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là
doanh nghiệp Nhà nớc chịu sự quản lý của Nhà nớc của bộ Giao thông vận tải và
của cơ quan Nhà nớc khác theo quy định của pháp luật đợc quan hệ với cơ quan

2


nhà nớc ở trung ơng và địa phơng để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh trên lĩnh
vực của mình.
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau
- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nớc.
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.
- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn.
- Sửa chữa phơng tiện thiết bị thi công.

- Xuất nhËp khÈu trùc tiÕp vµ kinh doanh vËt t thiÕt bị giao thông vận tải,
thiết bi công nghệ tin học.
- T vấn đầu t xây dựng công trình giao thông.
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn,dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc.
- Kinh doanh tièn tệ.
- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện...).
- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ :khám chữa bệnh và điều dỡng.
I.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty:
1. Tổ chức hội đồng quản trị.
2. Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc.
3. Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc.
4. Các đơn vị thành viên của tổng công ty.
- Hội đồng quản trị là: cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn cao nhất và
chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp.
- Chủ tịch và các thành viên khác của hội đồng quản trị do bé trëng bé GTVT bỉ
nhiƯm,sau khi thèng nhÊt ý kiÕn cđa bé trëng – Trëng ban tỉ chøc c¸n bé
chÝnh phủ.
- Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty theo
chế độ thủ trởng, là đậi diện pháp nhân của tổng công ty trong quan hệ kinh
doanh và chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc hội đồng quản trị về hoạt động

3


của Tổng công ty.Tổng giám đốc do bộ trởng bộ GTVT bổ nhiệm theo đề nghị
của hội đồng bộ trởng, sau khi thèng nhÊt ý kiÕn víi bé trëng Trëng ban tổ
chức cán bộ chính phủ.
- Phó tổng giám đốc, kế toán trởng do bộ trởng bộ giao thông vận tải bổ nhiệm
theo đề nghị của hôi đồng quả trị, trên cơ sở đề xuất của Tổng giám đốc.
- Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức : Quốc doanh.

- Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinh doanhvà
hoạt động theo đúng pháp luật.
sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổng
công ty xây dựng công trình giao th«ng 8.
(Xem trang sau)

4


hội đồng quản trị

tổng giám đốc

các phó tổng giám đốc

Phòng
Tài chính
kế toán

Phòng
Kế hoạch
tiếp thị

Phòng
Tổ chức
lao động

Phòng
Vật tư
thiết bị

Phòng
Dự án
công nghệ

Công ty
XDCTGT
810

Công ty
XDCTGT
874

Công ty
XDCTGT
873

Công ty
XDCTGT
829

Công ty
XDCTGT
875

Công ty
XDCTGT
838

Công ty

XDCTGT
842

Công ty
XDGT
Việt-Lào

Công ty
xây dựng
miền tây

Công ty tư
vấn
XDGT 8

Công ty
XD cầu 75

Công ty vật
tư và xây
công trình

Công ty
XDCTGT
872

Công ty
XDCTGT
889

Công ty
XDCTGT
892

Công ty
XDCTGT
820

Trung tâm
QHQT và
đầu tư

Công ty
VCKDL và
TAXI

Trung tâm
ĐTKTNV
8

Trung tâm
y tế giao
thông 8

Chi nhánh
miền tây

Chi nhánh
phía Nam

Chi nhánh
tại Lào

Chi nhánh
Tây Bắc

Các ban điều hành dự án

5

Văn phòng


Các đơn vị thành viên:
STT

Tên đơn vị

Chức năng nhiêm vụ

Hạng

Trụ sở

DN
I
1

đơn vị hạch toán độc
Công ty XDCTGT 810

XD đờng bộ và các công Hạng 1

Hà nội

trình khác ngoài nh: XD các
công trình dân dụng, điện,
thuỷ lợi, quốc phòng, sân
bay, cảng biển.
nt
nt
nt
nt
nt
nt
nt
nt
nt
nt
nt
nt
nt
Xây dựng cầu, đờng bộ
T vấn KSTK và XDCT

2
3
4
5
6

7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
II
1

Công ty XDCTGT 874
C«ng ty XDCTGT 873
C«ng ty XDCTGT 829
C«ng ty XDCTGT 872
C«ng ty XDCTGT 838
C«ng ty XDCTGT 842
C«ng ty XDCTGT 875
C«ng ty XDCTGT 892
C«ng ty XDCTGT 889
C«ng ty XDCTGT 820
C«ng ty XD Miền Tây
Công ty XDCTGT Việt-Lào
Công ty vật t và XDCT
Công ty xây dựng cầu 75
Công ty t vấn XDCTGT 8
Đơn vị hạch toán phụ thuộc
Công ty vận chuyển khách du

H¹ng 1
H¹ng 1
H¹ng 1
H¹ng 2
H¹ng 2
H¹ng 2
H¹ng 2
H¹ng 2
H¹ng 2
H¹ng 2
Hạng 2
Hạng 2
Hạng 2
Hạng 2
Hạng 2

Nghệ An
Hà nội
Hà nội
Hà nội
Thanh Hoá
Hà nội
Hà nội
Hà nội
Hà nội
Nam Hà
Hà nội
Hà nội
Hà nội

Nghệ An
Hà nội

Kinh doanh vận chuyển

Hà nội

2

lịch và taxi
khách du lịch và taxi
Trung tâm quan hệ quốc tế và kinh doanh thơng mại t vấn

Hà nội

3
4

đầu t
đầu t XDCT
Trung tâm y tế GT 8
điều dỡng, khám chữa bệnh
Trung tam đào tạo kĩ thuật và Đào tạo kĩ thuật nghiệp vụ

Thanh Hoá
Hà nội

III
1
2

3
4
IV
1

nghiệp vụ 8
Chi nhánh
Tại TP Hồ Chí Minh
Tại Miền Trung
Tại Vieng chăn (Lào)
Tại Sơn La (Tây Bắc)
Liên doanh
Tổng công ty xây dựng công

Xây dựng công trình

Hà nội

2

trình GT8
Công ty liên doanh Hữu Nghị

Sản xuất vật liệu và XDCT

Hải Dơng

và thực nghiệm XDCT
tiÕp thÞ, XDCT
nt

nt
nt
nt

6


Ii. bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao
thông 8:
II.1. Cơ cấu nhân sự:
Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 ngời
Trong đó: Lao động trong dài hạn :4598 ngời.
- Hợp động ngắn hạn :2958 ngời
Chất lợng lao động trong dài hạn:
- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm

:20,83%

- Trình độ trung học chiếm

:11,68%

- Công nhân kỹ thuật chiếm

:44,5%

Lao động phổ thông và lao động khác chiếm:22.99%
Nh vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty chiếm:77,01%
- Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá đợc phân bổ tơng đối đồng đều và
hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty thành viên và trực tiếp

đến các tổ đôi sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp.
II.2. Sắp xếp bố trí lao động:

ã Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua đà quan tâm đến
lực lợng cán bộ khoa học kỹ thuật đợc đào tạo chính quy qua các trờng đâi học
chuyên ngành.
- Việc thực hiện đào tạo và đầo tao lại đợc quan tâm sâu sắc và đạt đợc những
kết quả to lớn,đà tổ chức đợc nhiều khoá đào tạo tại chức tai trờng Đại học
GTVTvới số học viên đáp ứng đợc yeeu cầu và nhiệm vụ trớc mắt và lâu dài của
tổng công ty.

7


- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có công hiến lâu
năm, có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trìng độ
năng lực phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực
lợng cán bộ đợc đào tạo đầu đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để năng cao hiệu
quả của cán bộ.

ã Bên cạnh u điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty còn có mặt yếu
điểm là:
Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nhng cha đáp ứng đợc
yêu cầu. Hiện nay tổng công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh
vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môm kỹ thuật nghiệp vụ.
iii. Hoạt động cuả tổng công ty:
III.1. Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị:
- Công nghiệp dân dụng.
- T vấn đầu t xây dựng các công trình giao thông và đầu t phát triển sản xuất.
-

Xây dựng các công trình giao thông.

- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông.
-

Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu t thiết bị GTVT, tin học.

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc.
- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện.
- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi.
- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động.
III.2. Kết quả hoạt động của Tổng công ty:
Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty
Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thí kết quả thực
hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt đợc là:
Năm

Giá trị tổng sản lợng
(Đơn vị tính:tỷ đồng)
Kế hoạch
Thực hiện
8

TH/KH
(%)


1999

850

1001,412

117,813%

2000

1100

1234,983

112,271%

Nhìn chung về sản lợng trong hai năm gần đây Tổng công ty đều hoàn thành
vợt mức kế hoạch của Nhà nớc giao theo kế hoạch của năm 1999 là: 850 tỷ đồng,
đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81%và kế hoạch của năm 2000là: 1100 tỷ đồng, đạt
1234,983 tỷ đồng, tăng12,271%.
Do giá trị sản lợng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng xuất lao
động của tổng công ty cũng tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu ngời đợc
nâng lên năm sau cao hơn năm trớc.
- Năm 1999 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:960.000đồng.
- Năm 2000 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:1100.000 đồng.
Đây là kết quả to lớn mà tổng công ty đà hoàn thành mục tiêu hàng năm, sản
lợng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công ty đà thắng đợc
nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình trọng điểm của đất nớc.

Phần II

Tổ chức và hoạt động của văn phòng

tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

Văn phòng là một bộ phận của hành chính học.Nó nghiên cứ về tổ chức hoạt
động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở nhà nớc và các cơ quan
nhà nớc.Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình độ, năng lực của các
công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức.

9


Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lÃnh đạo thực hiện chức năng,
nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện các
nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.
I.

Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8:

I.1. Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 8:
Văn phòng tổng công ty hiện đợc tổ chức gồm 9 bộ phận với 21 cán bộ công
nhân viên, trực tiếp lÃnh đạo là một Chánh văn phòng và một phó văn phòng giúp
việc.
Tổ chức văn phòng tổng công ty xây dựng giao thông 8 đợc khái quát theo sơ
đồ sau:

10


Chánh văn phòng

Phó văn phòng

Tổng
hợp

Văn
thư lư
u trữ

Thông
tin liên
lạc.

Quản
trị

Tổ bảo
vệ thư
ờng
trực

Tổ xe

Tiếp
khách

Quay
camera và
photocopy

Tạp
công

I.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 8:
Căn cứ thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của Bộ
Lao động Thơng binh và XÃ hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nâng ngạch
viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nớc kèm theo bản tiêu
chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn các chức
danh viên chức.
Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt đọng của Tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996
của bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải và hớng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9
tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.
Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng
chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng
quản trị và Tổng giám đốc duyệt nh sau:

11


1. Chức năng:
Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng
tham mu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều
hành công việc về các mặt cụ thể sau:
1. Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lÃnh
đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty.
2. Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng
công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nớc, tổ chức các lễ khởi

công, đọng thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nớc và ngoài
nớc dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty. Giải quyết công việc đối nội
và đối ngoại của Tổng công ty.
3. Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực
thuộc.
- Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năng
ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ quốc
gia.
- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nớc có
liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp giấy tờ
nối trên.
4. Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty.
5. Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc sức
khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế.
Tham mu cho lÃnh đạo Tổng công ty và thủ trởng cơ quan để giải quyết công
tác trong cơ quan nh sau:
6. Tổ chức thờng trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh
trong cơ quan. Đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì.
- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tố công tác cho lÃnh đạo và
các phòng đi công tác.
- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.

12


2. Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm:
1. Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty
hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các công
ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực :

- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
- Tình hình hoạt động chung của đơn vị.
- Những vớng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết
Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tang giám
đốc giải quyết.
2. Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tang giám đốc.
3. Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết,các cuộc giao ban và họp đột
xuất của lÃnh đạo tổng công ty.Tham gia và nghi chép biên bản các cuộc họp gioa
ban của HĐQT, của Tổng giám đốc Thông báo kết luận những vấn đè quan trọng
của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.
- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức
phải đợc lÃnhđạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các
thành phần dự họp.
4. Lập dự toán và thuê mớn hộ trờng,địa điểm để tổ chức các cụôc hội nghị,
các ngày lễ lớn của tổng công ty,và ký kết hợp đồng dự án,lễ khởi công độnthổ và
lễ khánh thành dự án.
5. Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các
loại công văn trình lÃnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải
quyết của lÃnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp
thời, nhanh chóng.
6. Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp
lÃnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tpốt công văn giấy tờ
đảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính. Phát
hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trờng hợp sai sót. Tất cả công văn đi
do thủ trởng, phó thủ trởng cơ quan ký đều phải đợc chánh, phó văn phòng xem
13


xét về các mặt thủ tục, thể thức trớc khi đa ký và đa gửi (Điều 11 - Điều lệ về
công văn giấy tờ, công tác lu trữ).

7. Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh
máy và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có chữ
ký mũi của các đồng chí lÃnh đạo phòng và đà đợc lÃnh đạo Tổng công ty duyệt
phê chuẩn.
8. Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty.
Hớng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn th lu
trữ.
9. Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ công văn khác
thuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà nớc.
- Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và
điều lệ của văn th lu trữ và nhị định 62 của chính phủ.
10. Sao lại các văn bản pháp qui của nhà nớc có liên quan đến Tổng công ty
để hớng dẫn các công ty đơn vị thực hiện.
11. Quản lý nhà nớc, tài sản của cơ quan bao gồm nhng trang thiết bị phục vụ
làm việc sinh hoạt trong cơ quan.
- Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ô
tô, nớc trong cơ quan. Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đà h hỏng.
12. Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu
trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa
chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất.
- Ký kết các hợp đòng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mớn hội
trờng, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn.
13. Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công ty
với các chúng tôi đơn vị trực thuộc để giúp cho lÃnh đạo Tổng công ty chỉ đạo
điều hành sản xuất kinh doanh đợc kịp thời, hớng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các
đơn vị trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện.
- Theo dõi và quản lý Fax đi, đến cđa Tỉng c«ng ty.

14

- Quan hệ với các cơ quan:trung tâm tần số, tỉng cơc bu ®iƯn, Bé Néi
vơ(A22) ®Ĩ in phÐp, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ tổng công ty
đến cácc công ty đơn vi trực thuộc.
14. Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty.Theobdõi và thông
báo kịp thời các đợt dịch bệnh phát sing để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch
bệnh, vệ sinh môi trờng,giải quýet tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xà hội.Theo dõi và
chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên cơ quan.
15. Làm tốt công tác thờng trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo dõi,phân
loại khách đến làm việc với lÃnh đạo Tổng công ty và các phòng chức năng, các cơ
quan đoàn thể của Tổng công ty
- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xà hội và phòng
trống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rợu chè bê tha trong cơ quan Tổng công ty.
16. Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp phơng
tiện ô tô phục vụ cho lÃnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng
nghiệp vụ đi công tác đợc kịp thời.
17. Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc
trong ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của Tổng
công ty.
18. Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho làm việc của cơ quan.
III. Tình hình hoạt độngcủa văn phòng Tổng công ty
xây dựng công trình giao thông 8:
Với chức năng nhiệm vụ của văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 8, trong quá trình thực hiện của mình, văn phòng đà tham mu giúp cho
hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc điều hành hoạt động của Tổng công ty đạt
hiệu quả tích cực
Tổ chức văn phòng bao gồm 9 bộ phận với 21 cán bộ công nhân viên, trực
tiếp lÃnh đạo là một chánh văn phòng và một phó văn phòng giúp việc.
Về công tác tổng hợp cho lÃnh đạo : Trọng tâm của mặt công tác này là xây
dựng việc chỉ đạo thực hiện các chủ trơng của tổng công ty, cụ thể là giúp lÃnh

đạo cơ quan xây dựng các kế hoạch, truyền đạt kịp thời các quyết định, kiểm tra
15


các đơn vị trong việc triển khai, thực hiện các chủ trơng của lÃnh đạo Tổng công
ty. Công tác văn phòng giúp lÃnh đạo Tổng công ty chỉ đạo xây dựng kế hoạch
công tác chuyên môn,phối hợp các phòng nghiệp vụ ban hành các văn bản nhằm
triển khai thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chơng trình công tác của Tổng công
ty, cụ thể:
- Thờng xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lÃnh đạo việc chỉ đạo,
thực hiện công tác kiểm tra, các văn bản, các báo cáo về tình hình số liệu của
các đơn vị trớc khi trình kí,tổng hợp các tình hình chung của tổng công ty để
báo cáo cho lÃnh đạo.
- Thừa lệnh lÃnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác với tổng công
ty, lập các chơng trình làm việc của khách với lÃnh đạo
- Thực hiện chấn chỉnh ban hành văn bản đúng thủ tục và thể thức nhằm đạt đợc
hiệu quả cao..
Về công tác văn th lu trữ :
- Hàng ngày,cán sự văn th lu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu
quan và các cơ quan đơn vị trực thuộcgửi đến.
- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửiđi đảm bảo nhanh tróng kịp thời
đúng nguyên tắc
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ toàn công ty
- Hớng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn th lu trữ, bảo quản tốt công văn
giấy tờ
- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống
chỉ,giấy giới thiệu giáy đi đờng.
- Quản lý,lu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định Mua sắm và phân phối văn phòng
phẩm hàng tháng cho cơ quan.
- Thông báo các cuộc họp của tổng công ty.

Số lợng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng tơng đơng với sự
tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lợng công việc của văn phòng lên.
Để đẩm bảo nâng cao chất lợng của công tác này. Tổng công ty đà có những quy
định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo nghiệp

16


vụ, văn phòng thờng xuyên có công văn hớng dẫnđến các công ty đơn vị trực
thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ
công tác công văn, giấy tờ và công tác lu trữ Nghị định 62/Cp của chính phủvề
quản lý và sử dụng con dấu
Trong công tác thông tin:
Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thôừng xuyên lập lại (thông tin và xử lý số
liệu)
- Văn phòng thu thập cácthông tin qua nhiều kênh,để giúp cho việc xây dựng
báo cáo, chỉ đạo sản xt kinh doanh cđa tỉng c«ng ty, cung cÊp phỉ biến
thông tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả.Đảm bảo thông tin liên lạc
đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
- Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục nh :xin phép mỏ mạng
thông tin liên lạc mới
- Quản lý tốt máy FAX của cơ quan Phát hiện những bát hợp lý trong công tác
thông tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp sử lý, khắc phục kỹ
thuật theo trách nhiệm đợc giao
Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của Tổng công ty.
Phụ trách công tác quản trị: xây dựng các kế hoạch mua sắm thiết bị, kiểm kê
tài sản cố định hàng năm, lập dự toán chi tiêu hàng năm của cơ quan.
Tại các phòng làm việc của Văn phòng của tổng công ty xâydựng công trình
giao thông 8 đợc trang bị máy móc thiết bị khá hiệ đại nh: Máy vi tính, máy điều

hoà nhiệt độ, bàn ghế, điện thoại và các văn phòng phẩm..., các phơng tiện nh: xe
ôtô để bố trí các bộ phận đi công tác và sử dụng trang thiết bị văn phòng một cách
có hiệu quả.Văn phòng có trách nhiệm theo dõi,điều hành các bộ phËn nh : Bé
phËn b¶o vƯ, thêng trùc, bé phËn tổ xe,bộ phận tiếp khách, bộ phận tạp công.

17


Phần III

Nhận xét chung

I.

Nhận xét chung hoạt động của tổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8 về cácmặt u, nhợc điểm:
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có 16 đơn vị trực thuộc hạch

toán độc lập. Trong đợt xếp hạng doanh nghiệp có 4 doanh nghiệp đạt hạng I và
12 doanh nghiệp đạt hạng II. Tổng công ty đà luôn quan tâm đến việc đào tạo bồi
dỡng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân
viên.
Tổng công ty có nguồn ngân sách, nguồn vốn tự có đợc tăng lên nhiều so với
những năm trớc đây. Công tác quản lý kinh tế và các mặt hoạt động sản xuất kinh
doanh...đợc nâng cao và đợc cụ thể hoá,quy định bằng nhiều điều lệ, quy chế hoạt
động rõ ràng để định híng cho viƯc thùc hiƯn nhiƯm vơ s¶n xt kinh doanh và
các mặt công tác khác của đơn vị. Bên cạnh đó Tổng công ty đà chú trọng đầu t
máy móc, trang thiét bị hiện đại phục vụ cho thi công các công trình trọng điểm
(giá trị tài sản hàng năm tăng hàng trăm tỷ đồng ). Năng lực, trình độ quản lý và
sản xuất kinh doanh của Tổng công ty ngày càng phát triển vững mạnh và là một

trong những Tổng công ty mạnh của ngành Giao thông vận tải.
Trong sự trởng thành chung của Tổng công ty có nhiều đơn vị đạt hiệu quả
kinh tế cao, nhng bên cạnh đó còn có một số đơn vị hoạt động kém hiệu quả. Mặc
dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết quả nh nêu ỏ trên, về thực trạng
trong tổng công ty vẫn còn những đơn vị đang còn tồn tại mà tổng công ty cần
khẩn trơng điều chỉnh khắc phục :
- Một số đơn vị đợc tập trung vốn đầu t chiều sâu lớn nhng đơn vị cha thực sự
năng động trong việc bố trí nhân lực và công nhân lành nghề để phát huy đợc

18


hết hiệu quả máy móc thiết bị, mức tăng trởng chậm, tình hình tài chính bị mất
cân đối nghiêm trọng, đơn vị gặp nhiều khó khăn.
- Có đơn vị cha thực sự năng động trong công tác tiếp thị, không tìm kiếm và mở
rộng đợc thị trờng hoạt động nên sản xuất kinh doanh không phát triển theo
nhịp độ phát triển chung của Tổng công ty.
- Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún,cha mạnh dạn đầu t thiết bị, nhân
lực, cha đủ năng lực để đi vào thực hiện các dự án quốc tế lớn, cha đáp ứng đợc yêu cầu chung của Tổng công ty.
II. Nhận xét về hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8:
Công tác văn phòng của tôngr công ty xây dựng giao thông 8 đà phát huy hầu
hết chức năng, nhiệm vụ của mình (với định biên 21 cán bộ công nhân viên đợc bố
trí ở 9 bộ phận), là bộ phận tham mu giúp cho lÃnh đạo giải quyết tốt nhng công
việc điều hành trong cơ quan cũng nh công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho
sự phát triển và vững mạnh của tổng công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các
phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lÃnh đạo giao. Đặc biệt, ở
các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao
dới sự lÃnh đạo, điều hành của chánh, phó văn phòng.
Ngoài ra, trong công tác chuyên môn mà văn phòng đà đạt đợc hiệu quả tốt,

công tác chỉ đạo, hớng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cơ sở luôn đợc phòng
quan tâm. cán bộ công nhân viên của văn phòng luôn đợc cử đến trung tâm đào
tạo bồi dỡng kỹ thuật nghiệp vụ 8 để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Bên cạnh những thành tựu đà đạt đợc: văn phòng Tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8 còn có mặt hạn chế cần kh¾c phơc:
- Cã sù chång chÐo khi thùc hiƯn chøc năng nhiệm vụ giữa các phòng ban chức
năng và văn phòng:
+ Bộ phận thi đua khen thởng, báo chí tuyên truyền lẽ ra là thuộc chức năng
nhiệm vụ của tổ chức cán bộ thì lại đợc giao cho, Đảng uỷ cđa tỉng c«ng ty thùc
hiƯn.

19


+ Công tác tổng hợp báo cáo 6 tháng, hàng năm là chức năng nhiệm vụ của
văn phòng thì đợc bố trí cho phòng Kinh tế - kế hoạch.
- Trong công tác văn th - lu trữ, giấy tờ, công văn đến đều đợc chuyển đến
cho Tổng giám đốc xét duyệt mà lẽ ra phải qua Chánh văn phòng xem xét trớc rồi
mới chuyển đến Tổng giám đốc. Nh vậy sẽ giúp cho Tổng giám đốc đỡ phần giải
quyết những công việc sự vụ, tránh lÃng phí thời gian cho Tổng giám đốc. Hơn
nữa, nhiều khi Tổng giám đốc đi vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ
Tổng giám đốc xét duyệt, điều này sẽ dẫn đến hậu quả: ách tắc trong quá trình giải
quyết công vụ, đôi khi không đa ra những quyết định đợc nhanh chóng, kịp thời,
hợp lý trong điều kiện kinh tế - xà héi hiÖn nay.

20


kết luận
Trong công cuộc xây dựng đất nớc hiện nay, Nhà nớc ta đang chủ chơng đổi

mới về các mặt kinh tế - văn hoá - xà hội -hành chính... Đây là một chủ chơng đúng
đắn đợc hình thành từ sự phân tích khách quan toàn diện về tình hình kinh tế văn
hoá - xà hội hành chính cđa níc ta cịng nh cđa níc kh¸c.
Xt ph¸t tõ yêu cầu đổi mới của Nhà nớc và tình hình kinh tế xà hội
hiện nay, các tổ chức, cơ quan phải mạnh về mọi mặt mới có thể tạo ®ỵc sù
chun biÕt tÝch cùc nh»m thùc hiƯn nhiƯm vơ của cơ quan mình góp phần thúc
đẩy cho nền kinh tế phát triển.
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là một trong những Tổng công
ty mạnh của ngành giao thông vận tải, trong những năm gần đây Tổng công ty hoạt
động có nhiều đổi mới, ngày càng phát huy mạnh mẽ vai trò và hoàn thành tốt chức
năng nhiệm vụ đợc giao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng
công ty đà mạnh dạn cải tiến hoạt động về chuyên môn nghiệp vụ và cả về mặt quản
lí hành chính, trớc hết là về tổ chức bộ máy và phơng pháp quản lí. Văn phòng tổng
công ty là bộ phận thờng trực, có chức năng tổng hợp, tham mu, hậu cần giúp tổng
công ty trong việc lÃnh đạo, đề xuất các ý kiến, đảm bảo cho quá trình làm việc của
tổng công ty đợc xuyên suốt thống nhất. Với vị trí quan trọng nh vậy, văn phòng đÃ
củng cố, tăng cờng sắp xếp cơ cấu tổ chức nhân sự giúp cho hoạt động của tổng công
ty ngày càng hiệu quả.
Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn đổi mới hiện nay,
việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của văn phòng tổng công ty cũng cần
có sự đổi mới, hoàn thiện cao hơn.

21


Mục lục

Lời mở đầu..............................................................................................................1
Phần I

2

Khái quát chung về sự ra đời
và hoạt động của tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8..........................................................2

i. Quá trình ra đời của tổng công ty:....................................................................2
I.1. Sự thành lập tổng công ty:......................................................................2
I.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập:..............2
I.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty:........................3
Ii. bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8:..................................7
II.1. Cơ cấu nhân sự:....................................................................................7
II.2. Sắp xếp bố trí lao động:........................................................................7
iii. Hoạt động cuả tổng công ty:...........................................................................8
III.1. Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị:.....................................................8
III.2. Kết quả hoạt động của Tổng công ty:.................................................8
Phần II

9

Tổ chức và hoạt động của văn phòng
tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8....9

I. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8:.......10
I.1. Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 8:................................................................................................10
I.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 8:........................................................................................11
III. Tình hình hoạt độngcủa văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 8: ......................................................................................................15

Phần III

18

Nhận xét chung.................................................................................................18


I. Nhận xét chung hoạt động của tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8
về cácmặt u, nhợc điểm:..............................................................................18
II. Nhận xét về hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 8:.......................................................................................................19
kết luận 21
Mục lục 22