Luận văn hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin phục vụ phát triển khoa học giáo dục tại viện chiến lược và chương trình giáo dục

Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

LI M U
1. Sự cần thiết của đề tài
Thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong đời sống xã hội, quá
trình phát triển của xã hội nếu xét trên phơng diện thông tin thì đó chính là
sự chuyển giao thông tin từ thế hệ này sang thế hệ khác. Xã hội càng phát
triển thì thông tin càng phong phú, đa dạng và nhu cầu tin của ngời dùng tin
cũng khác nhau ở mỗi lĩnh vực, ngành nghề riêng. Để phục vụ nhu cầu tin
cho ngời dùng tin đạt hiệu quả cao và kịp thời thì các cơ quan thông tin- th
viện phải thu thập, xử lý, lu trữ, bổ sung nguồn tin một cách hợp lý với đối tợng mà mình phục vụ.
Mặt khác các cơ quan chức năng cũng cần nhận thức đúng tầm quan
trọng của công tác thông tin th viện . Trong hoạt động nghiên cứu và quản lý,
công tác này phải đi trớc một bớc, trớc khi đa ra một quyết định hay một đề
tài nghiên cứu. Trong hoạt động nghiên cứu, nếu công tác thông tin làm tốt
chức năng của mình thì sẽ giúp cho cán bộ nghiên cứu định hớng và tiết
kiệm rất nhiều thời gian để su tầm, tìm thông tin t liệu. Muốn vậy, các cơ
quan thông tin - th viện không phải chỉ cần có số lợng sách đầy đủ, t liệu đợc
bổ sung dới nhiều dạng khác nhau nh giấy, tài liệu điện tử... đợc bảo quản lu
trữ tốt mà còn phải phát huy đợc giá trị sử dụng của các nguồn tin đó. Mục
đích chính là tạo điều kiện thuận lợi cho ngời dùng tin trong việc lựa chọn
tìm đọc các thông tin có giá trị và phù hợp với yêu cầu của mình.
Để đảm bảo phổ biến sử dụng thông tin có hiệu quả đòi hỏi các cơ
quan thông tin - th viện phải có quy trình xử lý thông tin nói chung và nội
dung thông tin nói riêng hợp lý và hiệu quả. Tuy nhiên, để đạt đợc quy trình
nh vậy là công việc không dễ dàng, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu tỉ mỉ trên
mọi phơng diện (đối tợng ngời dùng tin, nhu cầu tin, các công cụ, các phơng
pháp và kinh nghiệm thực tế trong hoạt động của các cơ quan thông tin th
viện).

Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục là cơ quan nghiên cứu về
khoa học giáo dục, là nơi đào tạo và bồi dỡng cán bộ có trình độ sau đại học
về khoa học giáo dục, phối hợp công tác nghiên cứu khoa học giáo dục với
các tổ chức trong nớc và nớc ngoài, giúp đỡ phong trào nghiên cứu khoa học

Trờng ĐHDL Đông Đô

1

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

giáo dục của cán bộ và giáo viên trong ngành giáo dục. Công tác thông tin t
liệu th viện là một hoạt động không thể thiếu trong các hoạt động của Viện
Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục.
Để làm chủ đợc một tập hợp khổng lồ các tri thức về khoa học giáo
dục, các sản phẩm khoa học giáo dục, đòi hỏi phải có một kho lu trữ và một
quy trình xử lý thông tin phù hợp. Đặc biệt trong giai đoạn đổi mới giáo dục
hiện nay, nhu cầu tin khoa học ngày càng đa dạng, thay đổi theo tình trạng
kiến thức của ngời dùng tin và có một nét chung là các thông tin nhận đợc
phải thích hợp và kịp thời, có chất lợng cao. Do đó quy trình xử lý nội dung
thông tin tại Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục đóng một vai trò rất
quan trọng.
Là một sinh viên có thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin- Th
viện Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục, tôi mạnh dạn lựa chọn vấn đề:
Hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin phục vụ phát triển khoa

học giáo dục tại Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục làm đề tài
khoá luận tốt nghiệp của mình. Với đề tài này, tôi mong muốn vận dụng
những kiến thức đã học đóng góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện quy
trình xử lý nội dung thông tin tại Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục để
nâng cao chất lợng hoạt động thông tin- th viện của Viện.
2. Mục đích nghiên cứu của khoá luận
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin
của Trung tâm Thông tin Th viện Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo
dục, đề xuất một số biện pháp nhằm khắc phục những khó khăn về mặt ngôn
ngữ, về khoảng cách giữa ngời dùng tin và thông tin để hoàn thiện quy trình
xử lý nội dung thông tin tại Viện.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin -Th viện
Nghiên cứu ngời dùng tin và nhu cầu tin khoa học giáo dục
Nghiên cứu thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin tại Trung
tâm Thông tin-Th viện
Đề xuất các biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin
4. Phơng pháp nghiên cứu

Trờng ĐHDL Đông Đô

2

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

Phơng pháp phân tích và thống kê phiếu yêu cầu của ngời dùng tin
Phơng pháp phân tích và tổng hợp tài liệu, t liệu
Phơng pháp quan sát trực tiếp, tìm hiểu, đúc kết trong quá trình học
tập, thực tập.
5. cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kiến nghị, kết luận, tài liệu tham khảo, khoá luận
đợc chia ra làm 3 chơng:
Chơng I : Giới thiệu về Trung tâm Thông tin- Th viện Viện Chiến
lợc và Chơng trình Giáo dục.
Chơng II : Thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin tại Viện.
Chơng III : Các biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin.
Do khả năng và thời gian có hạn nên nội dung bản luận văn còn nhiều
thiếu sót, em rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong trờng, cán bộ, nhân viên tại Trung tâm Thông tin - Th viện Viện Chiến lợc và
Chơng trình Giáo dục để bản luận văn của em đợc hoàn thiện hơn.
Chơng I
Giới thiệu về trung tâm thông tin th viện viện
chiến lợc và chơng trình giáo dục
1. Tổng quan về viện chiến lợc và chơng trình giáo
dục
Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục(CL&CTGD) thuộc Bộ giáo
dục và Đào tạo, là cơ quan nghiên cứu quốc gia về chiến lợc và chơng trình
giáo dục, đợc thành lập theo Nghị định số 85/2003/NĐ - CP ngày 18 tháng 7
năm 2003 của Chính phủ và Quyết định số 4218- QĐ - BGD&ĐT - TCCB
ngày 11 tháng 8 năm 2003 của Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở tổ
chức lại hai viện Khoa học Giáo dục và Nghiên cứu Phát triển Giáo dục,
nhằm kế thừa và phát triển kết quả hoạt động nghiên cứu về giáo dục đáp
ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nớc.
Viện CL&CTGD đợc tổ chức lại từ hai Viện, điều này đã khẳng định
đợc vị trí, vai trò to lớn của Viện trong xã hội, đã xác định chức năng, nhiệm
vụ nặng nề nhng rất đáng tự hào trong sự nghiệp đổi mới kinh tế nói chung

và cải cách nền giáo dục nói riêng của đất nớc.
Viện có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức nh sau:

Trờng ĐHDL Đông Đô

3

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

a. Chức năng:
Nghiên cứu cơ bản và phát triển các kết quả nghiên cứu khoa học giáo
dục (KHGD), vận dụng quan điểm, đờng lối giáo dục của Đảng để giúp
Bộ trởng xây dựng chiến lợc phát triển giáo dục và chơng trình giáo dục
cho các bậc học, cấp học và các trình độ đào tạo của hệ thống giáo dục
quốc dân và các loại hình học tập khác trong xã hội.
Đào tạo và phối hợp đào tạo, bồi dỡng các cán bộ có trình độ sau đại học
về khoa học, chuyên gia cho các chuyên ngành giáo dục.
T vấn về luận cứ khoa học trong việc hoạch định chiến lợc, chính sách
giáo dục, phát triển chơng trình, nâng cao chất lợng giáo dục phù hợp với
nhu cầu phát triển kinh tế- xã hội của đất nớc.
b. Nhiệm vụ
Xây dựng kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về nghiên cứu, ứng
dụng, triển khai, trong lĩnh vực chiến lợc phát triển giáo dục và chơng
trình giáo dục trình Bộ trởng phê duyệt.
Tổ chức nghiên cứu các chơng trình, dự án và đề tài nghiên cứu thuộc lĩnh

vực KHGD.
Chủ trì tổ chức nghiên cứu, ứng dụng, triển khai, thực nghiệm các đề án,
dự án và các đề tài nghiên cứu.
Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan nghiên cứu và vận dụng các
quan điểm, chủ trơng, nghị quyết... để xây dựng, phát triển chiến lợc và
chơng trình giáo dục nhằm hoàn thiện mục tiêu giáo dục, nâng cao dân
trí, bồi dỡng nhân tài, đào tạo nhân lực phục vụ sự nghiệp công nghiệp
hoá, hiện đại hoá (CNH-HĐH) đất nớc.
Nghiên cứu thiết kế mục tiêu, kế hoạch, nội dung, chơng trình, phơng
pháp, các hình thức tổ chức đào tạo bồi dỡng đội ngũ giáo viên cho giáo
dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục trung học chuyên nghiệp,
giáo dục trẻ khuyết tật và xây dựng chơng trình giáo dục trung học
chuyên nghịêp, cao đẳng, đại học và sau đại học.
Phối hợp các cơ sở nghiên cứu khoa trong và ngoài ngành với các đơn vị
thuộc Bộ trong việc nghiên cứu xây dựng tài liệu, học liệu phục vụ giảng
dạy và học tập .
Trờng ĐHDL Đông Đô

4

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

Đào tạo và phối hợp đào tạo sau đại học các lĩnh vực nghiên cứu thuộc
Viện.
Thu thập, lu trữ, xử lý, phổ biến và cung cấp thông tin trong và ngoài nớc

về chiến lợc phát triển giáo dục phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng
dạy, chỉ đạo và quản lý giáo dục của ngành.
Thực hiện các hoạt động t vấn, dịch vụ công về nghiên cứu, đào tạo, bồi dỡng
và thông tin khoa học giáo dục theo nhu cầu của các tổ chức, cá nhân.
Thực hiện hợp tác quốc tế nghiên cứu về chiến lợc và chơng trình giáo dục.
Thực nghiệm và tổ chức thực nghiệm theo kế hoạch nghiên cứu đã đợc
phê duyệt.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trởng phân công.
c. Cơ cấu tổ chức
Viện gồm có 10 đơn vị nghiên cứu triển khai nh sau:
. Trung tâm Thống kê và Dự báo Giáo dục
. Trung tâm Nghiên cứu Khoa học về Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục
. Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dục Mầm non.
. Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dục Phổ thông.
. Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dục không
chính quy.
. Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dục Trung
học chuyên nghiệp, Đại học và sau Đại học.
. Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dục
Chuyên biệt.
. Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Học liệu và Thiết bị dạy học.
. Trung tâm Đào tạo và Bồi dỡng.
. Cơ sở Thực nghiệm Giáo dục.
Viện còn có 5 phòng chức năng là:
Phòng Tổng hợp Hành chính Quản trị
Phòng Tổ chức cán bộ
Phòng Quản lý khoa học
Phòng Hợp tác quốc tế
Trờng ĐHDL Đông Đô

5

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

Phòng Kế toán- Tài vụ
Ngoài các Trung tâm và các phòng, Viện còn có 3 đơn vị thông tin khoa học là:
- Tạp chí Thông tin Khoa học giáo dục
- Tạp chí Phát triển giáo dục
- Trung tâm Thông tin Th viện
2. Tổng quan về Trung tâm Thông tin Th viện
Trong bối cảnh mới của đất nớc và thế giới đang đặt ra những yêu cầu
hoàn toàn mới nên hoạt động thông tin là không thể thiếu đợc. Vì thế Viện
CL&CTGD đã sớm tổ chức hoạt động thông tin khoa học bằng việc thành lập
Trung tâm Thông tin Th viện( TTTT-TV), với mục đích nâng cao chất lợng hoạt động của Viện
a. Chức năng, nhiệm vụ của TTTT-TV Viện CL&CTGD
Trung tâm Thông tin Th viện là đơn vị trực thuộc của Viện
CL&CTGD, có chức năng thực hiện công tác thông tin t liệu, th viện, in ấn,
xuất bản, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý giáo dục, nghiên cứu
khoa học giáo dục và đào tạo bồi dỡng cán bộ và chuyên gia giáo dục. Cụ thể
Trung tâm có các chức năng và nhiệm vụ sau:
Xây dựng, tổ chức và quản lý th viện với t cách là Th viện Khoa học Giáo
dục Trung ơng của ngành, tổ chức phục vụ cán bộ nghiên cứu và quản lý
giáo dục, các nghiên cứu sinh và các học viên cao học, phục vụ việc đọc
sách báo về giáo dục cho cán bộ trong Viện, trong và ngoài ngành.
Thu thập, bảo quản, xử lý, phổ biến các thông tin về giáo dục và KHGD

của nớc ta và các nớc trên thế giới dới dạng các th mục, bản tin, tổng
luận, tổng thuật,... nhầm phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy
và quản lý chỉ đạo của ngành về giáo dục các bộ môn.
Su tầm, bảo quản các t liệu lịch sử về giáo dục, các sách báo về giáo dục
trong các thời kỳ xây dựng và phát triển giáo dục của nớc ta, các công
trình nghiên cứu, các luận văn thạc sĩ, các luận án tiến sĩ về KHGD của
cán bộ trong Viện CL&CTGD.
Biên soạn và xuất bản các bản tin khoa học giáo dục phục vụ nhu cầu tin
cho cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy và quản lý giáo dục trong và
ngoài ngành.
Trờng ĐHDL Đông Đô

6

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

Trao đổi ấn phẩm về các loại hình thông tin khoa học giáo dục và kinh
nghiệm nghiệp vụ thông tin khoa học với các cơ quan thông tin khác, các
Th viện Khoa học giáo dục của các Viện Hàn lâm và các Viện nghiên cứu
khoa học, của các nớc khác và các tổ chức quốc tế theo quy định của Nhà
nớc và Bộ giáo dục.
b. Cơ cấu - Tổ chức
Trung tâm Thông tin-Th viện Viện CL&CTGD đã nhận thức đầy đủ và
sâu sắc về công tác phục vụ thông tin cho ngời dùng tin. Đây là khâu công
tác có ý nghĩa cực kì quan trọng trong việc nâng cao chất lợng nghiên cứu

khoa học và đào tạo của Viện. TTTT-TV Viện CL&CTGD đã tổ chức theo
mô hình thông tin hiện đại gồm hai phòng: Phòng thông tin và phòng th viện.
Mỗi phòng đều có chức năng và nhiệm vụ khác nhau song có mối quan hệ hỗ
trợ lẫn nhau.
Phòng th viện, cán bộ đều có trình độ đại học về chuyên ngành th viện
và đợc chia ra các nhóm:
+ Nhóm phục vụ bạn đọc
+ Nhóm xử lý kỹ thuật
+ Nhóm tổ chức kho
Các nhóm này có nhiệm vụ đảm bảo thông tin, tài liệu phục vụ cho
việc nghiên cứu giảng dạy và học tập tại Viện, góp phần nâng cao chất lợng
cán bộ nghiên cứu giáo dục.
Phòng Th viện thờng làm những công việc nh sau:
- Bổ sung sách, báo, tạp chí.
- Xử lý kĩ thuật tài liệu.
- Tổ chức kho và bảo quản tài liệu.
- Phục vụ thông tin- t liệu theo các yêu cầu bạn đọc.
- Xây dựng bộ máy tra cứu.
- Quản trị cơ sở dữ liệu(CSDL) các tài liệu dạng sách.
Để nguồn tài liệu trong th viện ngày càng phong phú về mặt nội dung
cũng nh loại hình, th viện cần phải bổ sung kịp thời, đầy đủ chính xác vốn tài
liệu liên quan đến quản lý nhà nớc. Muốn vậy, phải xác định hình thức bổ sung
tài liệu theo nhu cầu của ngời dùng tin là rất cần thiết cho nên phải:
Trờng ĐHDL Đông Đô

7

Lu Thị Huyền

Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

+ Xác định tài liệu hạt nhân cần bổ sung, cập nhật và hình thức bổ
sung, cập nhật đối với từng loại tài liệu, từng bộ tài liệu.
+ Tránh bổ sung cập nhật trùng lặp, xây dựng kế hoạch bổ sung, cập
nhật cho từng giai đoạn.
Phòng thông tin: có 5 cán bộ trong đó có 2 cử nhân và 3 thạc sỹ, chịu
trách nhiệm các công việc khác nhau.
Các tài liệu, giáo trình do cán bộ nghiên cứu tại Viện biên soạn, những
tài liệu thu thập đợc viết bằng tiếng nớc ngoài, có thể dịch nguyên văn hoặc
lợc dịch, sau đó tóm tắt, tổng luận nguồn tin lại làm nguyên liệu cung cấp
thông tin theo yêu cầu và xuất bản các loại ấn phẩm.
Phòng thông tin chia ra thành hai nhóm:
+ Nhóm xử lý tài liệu nớc ngoài.
+ Nhóm xử lý tài liệu trong nớc.
Với các công việc nh sau:
. Làm bản tin khoa học giáo dục hàng tháng.
. Làm CSDL các bản tin theo chuyên đề.
. Làm các bản tin theo chuyên đề.
. Tổng luận, tổng thuật, dịch thuật.
. Khai thác thông tin- t liệu trên mạng.
. Cung cấp thông tin theo yêu cầu.

Trờng ĐHDL Đông Đô

8

Lu Thị Huyền

Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy TTTT-TV Viện Chiến lợc và Chơng trình
Giáo dục

Giám đốc và Phó
Giám đốc TTTT-TV
Viện CL&CTGD

Phòng Thông tin

Nhóm
xử lý
tài liệu
nớc
ngoài

Nhóm
xử lý
tài liệu
trong
nớc

Trờng ĐHDL Đông Đô

Phòng Th viện

Nhóm
phục
vụ
bạn
đọc

9

Nhóm
xử lý
kỹ
thuật

Nhóm
tổ chức
kho

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

3. ngời dùng tin và nhu cầu tin khoa học giáo dục
3.1 Ngời dùng tin Khoa học giáo dục
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ,
quá trình bùng nổ thông tin cũng đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu. Con
ngời với những nhu cầu tin ngày càng phong phú đa dạng có những tác động

không nhỏ tới các cơ quan thông tin.
Có thể nói việc thoả mãn nhu cầu tin là yếu tố quyết định sự phát triển
của TTTT-TV. Vì vậy ngời dùng tin(NDT) và nhu cầu tin tại Viện
CL&CTGD luôn đợc đặt lên hàng đầu.
Ngời dùng tin là yếu tố cơ bản giữ vai trò quan trọng trong hệ thống
thông tin. Xuất phát điểm của hệ thống thông tin là NDT và họ cũng chính
là nhân tố cuối cùng để đánh giá chất lợng của hệ thống.
Nếu không có yếu tố NDT lu chuyển thông tin không thể thực hiện đợc. NDT nh một mắt xích đảm bảo tuần hoàn của thông tin. Họ vừa là khách
hàng để tiếp nhận thông tin vừa là ngời sản sinh ra thông tin mới. Một mặt
họ là ngời đa thông tin vào thực tế sản xuất, mặt khác họ làm cho thông tin
giàu có hơn.
Tóm lại NDT là một bộ phận thiết yếu, một yếu tố năng động, là cơ
sở cho việc định hớng cách thức xử lý thông tin để thúc đẩy hoàn thiện và
phát triển hoạt động của các cơ quan nói chung và TTTT-TV Viện Chiến lợc
và Chơng trình Giáo dục.
Ngời dùng tin trong lĩnh vực Khoa học giáo dục trớc hết là những ngời
công tác trong ngành giáo dục hoặc những ngời có nhu cầu thông tin liên
quan đến lĩnh vực giáo dục. Căn cứ vào tính chất công việc nên Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục đã chia ra các nhóm NDT nh sau:
a. Ngời dùng tin là cán bộ nghiên cứu Khoa học giáo dục
Họ là những ngời có trình độ học vấn cao, lao động của họ là lao động
sáng tạo, cho nên sản phẩm chuyên môn của họ là kết quả nghiên cứu khoa
học, phát minh, sáng chế. Khác với ngời dùng tin là cán bộ quản lý, những
ngời nghiên cứu thờng có nhiều thời gian và điều kiện tìm tin,khai thác
Trờng ĐHDL Đông Đô

10

Lu Thị Huyền

Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

những thông tin mà họ cần. Mặt khác, họ có thể sử dụng đợc dễ dàng các phơng tiện, thiết bị hiện đại để truy cập thông tin.
Nhu cầu tin của nhóm ngời này là những thông tin có độ chính xác
cao, những thông tin có tính hệ thống. Đối với họ những kênh thông tin phi
hình thức nh: Hội thảo, hội nghị, trao đổi khoa học... rất có ích. Đặc biệt họ
cần những thông tin nớc ngoài.
b. Ngời dùng tin là giáo viên, cán bộ giảng dạy trong ngành giáo dục:
Nhìn chung nhóm ngời dùng tin này có quan hệ mật thiết với nhóm
ngời dùng tin là cán bộ nghiên cứu khoa học, bởi lẽ đa số cán bộ giảng dạy
đều tham gia vào hoạt động nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, trong lĩnh vực
giảng dạy thông tin cần thờng xuyên đợc cập nhật và mang tính hệ thống
hơn. Đặc biệt nhóm ngời dùng tin này rất cần các thông tin về phơng pháp
giảng dạy tiên tiến trong nớc và trên thế giới để tăng sự hấp dẫn của bài
giảng, nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực KHGD.
c. Ngời dùng tin làm công tác quản lý:
Đặc điểm lao động của nhóm NDT này là việc ra quyết định. Những
quyết định sẽ đem lại thành công hay thất bại của nhà quản lý, ảnh hởng trực
tiếp và tác động bớc đầu đến đờng lối, chủ trơng trong lĩnh vực khoa học
giáo dục.
Vì thế họ cần những thông tin chung về xu hớng phát triển giáo dục,
về cải cách giáo dục, những thông tin có tính chất thống kê, tổng kết kinh
nghiệm...
Với nhóm ngời dùng tin này, họ vừa là NDT, vừa là chủ thể của hoạt
động thông tin:
Với t cách là ngời dùng tin, những nhu cầu tin của họ là nguồn gốc cho
hoạt động thông tin trong Viện CL&CTGD.
Với t cách là chủ thể thông tin, họ là những ngời cung cấp thông qua các

báo cáo nghiên cứu khoa học, các đề xuất, kiến nghị về giải pháp trong
lĩnh vực quản lý nhà nớc.
d. Ngời dùng tin là các nghiên cứu sinh, học sinh, sinh viên:
Nhu cầu tin của nhóm ngời này rất đa dạng, họ cần tất cả những thông
tin liên quan đến học tập, nghiên cứu, tham khảo. Do đó, họ cần những thông
tin rất chi tiết, cụ thể hoặc thông tin thô. Những thông tin họ cần không đòi

Trờng ĐHDL Đông Đô

11

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

hỏi khắt khe nh những nhóm ngời dùng tin khác mà chỉ cần thông tin có tính
thiết thực cao, dễ đọc, dễ hiểu và dễ suy luận. Nhóm ngời dùng tin này cần
các tài liệu nh sách giáo khoa, sách tra cứu, báo tạp chí... về KHGD nhằm
phục vụ cho việc học tập, làm đồ án tốt nghiệp, luận văn...
Ngoài những nhóm ngời dùng tin trên Viện CL&CTGD còn có những
ngời dùng tin là những cán bộ nghiên cứu khoa học ngoài ngành.
3.2 Nhu cầu tin Khoa học Giáo dục:
Nhu cầu tin của con ngời rất phong phú, đồng thời luôn có tính xã hội
và tính lịch sử. Nhu cầu tin này đợc hình thành trên cơ sở nhiều nguyên nhân
khác nhau, trong đó có những nguyên nhân từ bản thân sự phát triển của xã
hội, sự phát triển của nền kinh tế, có những nguyên nhân từ nhu cầu phát
triển của con ngời với t cách là thành viên của xã hội.

Mặt khác, con ngời thông qua hoạt động của mình tạo ra đợc thông tin
thì họ cần đợc cung cấp thông tin, hay cụ thể hơn nhu cầu tin của họ cần đợc
thoả mãn. Các TTTT-TV có chức năng đảm bảo thông tin, thoả mãn nhu cầu
tin không chỉ trên cơ sở các tài liệu có trong cơ quan mình. Con ngời trên cơ
sở sử dụng nguồn thông tin đã có lại tạo ra thông tin mới. Do vậy nguồn
thông tin không ngừng đợc gia tăng. Đó là một chu trình liên tục và không
ngừng phát triển. Và cũng vì thế nhu cầu tin của ngời dùng tin ngày càng gia
tăng và đa dạng.
Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan đối với thông tin của cá nhân, tập
thể hoặc nhóm xã hội bảo đảm duy trì và thực hiện các hoạt động nhận thức
và thực tiễn. Nhu cầu tin là một loại nhu cầu tinh thần của con ngời và mang
tính xã hội.
Thông tin không chỉ là chất liệu trong nghiên cứu khoa học mà còn là
yếu tố quan trọng cho việc nghiên cứu và giảng dạy, xây dựng và phát triển.
Đối với cán bộ nghiên cứu và giảng dạy ở Viện CL&CTGD việc thu thập
thông tin, đọc sách và nghiên cứu tài liệu chiếm một khoảng thời gian không
nhỏ trong quỹ thời gian của họ. Trình độ học vấn chung của những ngời
dùng tin ở Viện CL&CTGD là rất cao. Nhu cầu tin của họ rất phong phú và
đa dạng với nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau: khoa học tự nhiên, khoa học
xã hội.... đặc biệt với nhu cầu tin chuyên sâu trong lĩnh vực khoa học và giáo
dục.
Đối với nhà nghiên cứu khoa học, thời gian nghiên cứu rất lớn, họ tự
Trờng ĐHDL Đông Đô

12

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

tìm tin qua việc đọc sách, báo tạp chí, tài liệu... Trình độ ngoại ngữ của họ
rất tốt nên có thể sử dụng những tài liệu bằng tiếng nớc ngoài. Họ phải nắm
bắt đợc những thông tin về KHGD trong và ngoài nớc. Họ không những phải
hiểu rõ hiện trạng giáo dục văn hoá mà còn phải hiểu rõ nền giáo dục của
các nớc trong khu vực và trên thế giới.
Qua tổng kết phiếu về nhu cầu thông tin của cán bộ nghiên cứu tại
Viện CL&CTGD thì nội dung thông tin mà họ quan tâm là:
.Thông tin số liệu thống kê về giáo dục của Việt Nam và các nớc trên thế giới.
. Chiến lợc và phơng pháp dạy học các cấp học và các môn học.
. Phơng pháp luận nghiên cứu khoa học giáo dục.
. Xu hớng giáo dục trên thế giới.
. Quản lý giáo dục và nhà trờng.
. Những vấn đề lý luận dạy học, lý luận giáo dục.
. Sách giáo khoa, nội dung chơng trình kế hoạch giảng dạy, hớng dẫn giáo viên.
. Các vấn đề tâm lý học, sinh lý học lứa tuổi.
. Các vấn đề giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổ thông trung học.
Nhìn chung nhu cầu tin về giáo dục và KHGD là loại nhu cầu chiếm
hàng đầu trong Viện CL&CTGD.
Xu hớng, thành tựu giáo dục trong nớc cũng là một nội dung thông tin
mà nhiều ngời dùng tin ở Viện quan tâm. Nắm đợc thành tựu trên các mặt
giáo dục trong nớc có ý nghĩa đánh giá đợc sự phát triển của nền giáo dục nớc nhà. Những kinh nghiệm để đạt đợc thành tựu đó là những thông tin cần
thiết cho công tác quản lý và nghiên cứu.
Nhu cầu tin của ngời dùng tin ở Viện CL&CTGD khá phong phú và
chuyên sâu. Điều này phản ánh xu thế chung về nhu cầu tin của ngời dùng
tin tại các cơ quan thông tin chuyên ngành ở nớc ta đang trên đờng đổi mới.
Nhu cầu tin của ngời dùng tin ở Viện vừa có chiều sâu vừa có bề rộng, đặc
biệt có xu hớng biến động không ngừng. Nắm vững đặc điểm nhu cầu tin là

yếu tố quan trọng trong việc tăng cờng hoạt động thông tin ở Viện, góp phần
tích cực vào việc nâng cao chất lợng của TTTT-TV Viện CL&CTGD, đáp
ứng nhu cầu của đất nớc trong giai đoạn mới.
Vì nhu cầu tin phong phú và đa dạng nên không một TTTT-TV độc lập
nào có thể giải đáp đợc hết yêu cầu thông tin của ngời dùng tin trên địa bàn
của mình, điều này có nghĩa là các TTTT-TV cần phải có sự liên kết, tơng trợ
Trờng ĐHDL Đông Đô

13

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

lẫn nhau về nghiệp vụ để có thể chia sẻ nguồn lực thông tin góp phần làm
giàu thêm nguồn lực thông tin quốc gia.

4. Nguồn tin của TTTT-TV
Nguồn lực thông tin là một khái niệm phản ánh một phần kết quả hoạt
động, sáng tạo của con ngời. Một bộ phận tiềm lực thông tin đợc kiểm soát,
đợc tổ chức, thông qua đó ta dễ dàng truy cập, khai thác và sử dụng chúng,
phục vụ mục tiêu phát triển của con ngời, của xã hội.
Đối với các quốc gia còn nghèo nh nớc ta, việc tập trung nguồn tin và
tăng cờng quan hệ trao đổi tài liệu là hai biện pháp quan trọng nhằm bổ sung
và khai thác tối đa nguồn lực thông tin.
Để làm đợc điều này, các TTTT-TV không thể chỉ bổ sung tài liệu một
cách ồ ạt mà phải tiến hành kiểm kê vốn tài liệu tại kho để tránh bổ sung

trùng lặp và phải xác định tài liệu hạt nhân cần bổ sung.
Trong giai đoạn CNH-HĐH đất nớc, đổi mới giáo dục là yêu cầu cấp
thiết, do đó nhu cầu thông tin KHGD ngày càng tăng nhanh. Đó không chỉ là
yêu cầu từ các đối tợng ngời dùng tin trong Viện, mà còn các đối tợng ngời
dùng tin khác trong nớc và các đối tợng là nghiên cứu sinh nớc ngoài về giáo
dục.
Nguồn tin tại Viện CL&CTGD bao gồm: các văn bản pháp quy trong
lĩnh vực giáo dục, các loại sách báo, tạp chí... và đặc biệt là các luận văn,
luận án (thạc sỹ, tiến sỹ), các kết quả nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực
giáo dục và đào tạo, các ấn phẩm thông tin, sách báo tạp chí trong khu vực
và trên thế giới về lĩnh vực giáo dục. Cụ thể nh sau:
Về sách: tổng số sách có gần 40.000 cuốn.
. Sách chuyên khảo về giáo dục chiếm 47%.
. Sách giáo khoa, chơng trình, giáo trình chiếm 50%.
. Sách tra cứu, từ điển chiếm 3%.
Th viện chia ra làm hai kho sách:
. Kho sách tiếng Việt.
. Kho sách tiếng nớc ngoài. Trong đó có: kho sách tiếng Anh, kho sách
tiếng Nga..

Trờng ĐHDL Đông Đô

14

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

Mặc dù vốn sách tại th viện Viện CL&CTGD thực sự cha đầy đủ, một
phần là do kinh phí bổ sung hàng năm còn hạn hẹp. Nhng vốn sách đó cũng
phần nào đáp ứng đợc yêu cầu của cán bộ nghiên cứu và cán bộ quản lý ở
Viện nói chung và của đông đảo các nhà nghiên cứu.
Về tạp chí: th viện có hơn 100 tên tạp chí trong đó có 107 tên tạp chí
Tiếng Việt và 8 tên tạp chí nớc ngoài nh: Tiếng Anh, Tiếng Nga, Tiếng Đức...
Trong số các tạp chí có tạp chí Nghiên cứu giáo dục, Thông tin Khoa học
giáo dục và một số tạp chí khác đợc đóng thành quyển để phục vụ lâu dài.
Về báo: th viện có 77 tờ báo của các cơ quan trung ơng xuất bản trong
đó có 6 tờ báo ngày, còn lại là báo tuần, tháng...
Ngoài nguồn tài liệu là sách, báo, tạp chí còn một nguồn tài liệu nữa
cũng không kém phần quan trọng đó là các báo cáo đề tài nghiên cứu khoa
học các cấp và luận án, luận văn đợc bảo vệ trong và ngoài nớc.
Hiện nay, Trung tâm có khoảng gần 1000 cuốn luận án, luận văn- đây
là nguồn tài liệu vô cùng quý giá và bổ ích đói với ngời dùng tin.
Báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học các cấp là một trong những nguồn
tài liệu xám quan trọng của Viện CL&CTGD và đợc phân ra theo các cấp:
Đề tài cấp Nhà nớc
Đề tài cấp Bộ
Đề tài cấp Viện
Nhìn chung vốn tài liệu của TTTT-TV đa dạng, có nhiều tài liệu thuộc
loại quý hiếm đợc lu trữ trong nhiều năm.
Ngoài những nguồn tin chủ yếu trên, Viện CL&CTGD còn có thêm
nguồn tin khác từ:
. Các cơ quan quản lý của cán bộ, ngành mà Viện CL&CTGD có quan
hệ trong việc trao đổi và thu thập thông tin giúp các nhà lãnh đạo nghiên cứu,
ngời dùng tin nắm bắt kịp thời các chủ trơng, chính sách của Nhà nớc về
khoa học, quản lý và những điều cụ thể trong hoạt động sản xuất.
. Các bài viết của cán bộ nghiên cứu, giảng viên của Viện và các

nghiên cứu viên chính.

Trờng ĐHDL Đông Đô

15

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

Chơng II
Thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin
tại viện
I. Khái quát chung về quy trình xử lý thông tin
Xử lý thông tin là tập hợp các công đoạn khác nhau nhằm biến đổi
thông tin thu thập đợc thành các dạng thể hiện mới. Khái niệm này có thể đợc thể hiện theo hai cách tiếp cận nh sau:
- Tiếp cận thông thờng thì xử lý thông tin là biến đổi thông tin nhằm đạt
đợc mọi mục đích khác nhau.
- Tiếp cận riêng theo quan điểm nghiệp vụ của hoạt động thông tin thì xử
lý thông tin nhằm đáp ứng tối đa các nhiệm vụ của hoạt động thông tin bao
gồm: mô tả, phân tích, tổng hợp...
Xử lý nội dung thông tin là hoạt động xử lý thông tin nhằm xác định
đợc tài liệu đề cập tới vấn đề gì, đối tợng nghiên cứu, phơng diện nghiên cứu,
Trờng ĐHDL Đông Đô

16

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

phơng pháp nghiên cứu nh thế nào để từ đó có thể phân loại, tập hợp, chọn
lọc và cung cấp thông tin theo các chủ đề khác nhau.
1. Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là sự phân chia các tài liệu theo môn loại tri thức dựa
trên nội dung của tài liệu. Mỗi tài liệu sẽ đợc gắn một ký hiệu phân loại đợc
rút ra từ các khung phân loại (KPL) th viện.
Mục đích của việc phân loại tài liệu là tổ chức sắp xếp tài liệu theo nội
dung giúp tìm đợc tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.
Cấu trúc của khung phân loại tài liệu th viện đợc thiết kế theo trật tự
đẳng cấp, theo logic phân chia các ngành khoa học có nghĩa là khung phân
loại chia ra các lớp lớn và các lớp lớn lại chia ra các lớp nhỏ hơn phụ thuộc.
Ngày nay có nhiều khung phân loại nổi tiếng và tiêu biểu đang đợc sử
dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin- th viện nh: DDC, UDC, BBK,
LCC...
BBK ( Bibliotechno bibliograficheskaja klassifikaxiji ) Khung phân loại
th viện th mục
Khung phân loại này đợc xuất bản ở Liên Xô năm 1960. Nó gồm 28
lớp cơ bản đợc biểu thị bằng 28 chữ cái tiếng Nga và đợc Việt hoá dùng ở nớc ta. Các lớp nhỏ tiếp theo đợc thể hiện bằng số.
A: Chủ nghĩa Mác- Lênin
B: Các khoa học tự nhiên nói chung
C: Các khoa học toán học
D: Các khoa học hoá học
Đ: Các khoa học về trái đất

E: Các khoa học về sinh vật
Ê: Các khoa họckỹ thuật nói chung
F: Năng lợng vô tuyến điện tử
G: Công nghiệp mỏ
H: Công nghệ kim loại- Chế tạo máy- Chế tạo công cụ
I: Công nghệ hoá học
J: Công nghiệp nhẹ, ấn loát, nhiếp ảnh, điện ảnh
K: Xây dựng
L: Vận tải
M: Nông, lâm nghiệp
Trờng ĐHDL Đông Đô

17

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

N: Y tế-y học
Ô: Các khoa học xã hội nói chung
P: Lịch sử
Q: Kinh tế
R: Chính trị
S: Nhà nớc và pháp luật
T: Khoa học quân sự, sự nghiệp quân sự
V: Văn hoá- Khoa học giáo dục
W: Nghệ thuật

X: Tôn giáo
Y: Triết học- Tâm lý học
Z: Tổng loại
BBK là KPL có nhiều u điểm vì một mặt nó kế thừa những u điểm của
các khung phân loại trớc nó, mặt khác do mở rộng các lớp chính nên dung
nạp đợc những môn loại khoa học mới khiến nội dung của khung phân loại
mang tính khoa học và hiện đại, đáp ứng đợc khối lợng tài liệu ngày càng
tăng trên thế giới.
BBK du nhập vào Việt Nam từ ngày đầu đã đợc Việt Nam hoá và từng
bớc hoàn thiện cho phù hợp với hoàn cảnh nớc ta. Các th viện sử dụng BBK
hiện tại có lẽ cha gặp trở ngại gì trong việc tổ chức bộ máy tra cứu, đáp ứng
nhu cầu thông tin. Đối với BBK cũng nh bất cứ khung phân loại nào thì việc
bổ sung, cập nhật và sửa đổi mới nhất hiện nay của nớc Nga cũng chỉ là tài
liệu tham khảo, chúng ta không dập khuôn nếu không phù hợp với Việt Nam.
Nhợc điểm của BBK và cũng nh DDC là mang nặng tính quốc gia, dân
tộc. Các đề mục về Liên Xô trớc đây và nớc Nga rất mở rộng. Điều này khi
áp dụng vào Việt Nam đã đợc khắc phục. Điểm kém u thế của BBK ở chỗ,
BBK không phải là khung phân loại đợc sử dụng rộng rãi trên thế giới, ít ảnh
hởng so với nhiều nớc nh DDC. Do vậy, trong hội nghị tổ chức tại Viện
Thông tin Khoa học Xã hội, nhiều ý kiến đã cho rằng, có thể sử dụng đồng
thời nhiều hệ thống phân loại khi cần trao đổi thông tin, chứ không phải
chuyển đổi sang khung phân loại khác.
DDC ( Dewey Decimal Classification )
Trong khung phân loại này M. Dewey phân chia tri thức của loài ngời
Trờng ĐHDL Đông Đô

18

Lu Thị Huyền

Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

ra làm 10 môn loại chủ yếu và sử dụng chữ số ả rập để biểu thị các lớp vâ
phân lớp. Vì thế phơng pháp phân loại này còn gọi là phơng pháp phân loại
thập tiến.
Sau khi ra đời KPL này đợc áp dụng rộng rãỉ Mỹ và các nớc khác trên
thế giới. Hiện nay, đã đợc sửa chữa bổ sung nh sau:
Cấu trúc có 10 lớp chính:
000 : Tổng loại
100 : Triết học- Tâm lý học
200 : Tôn giáo
300 : Khoa học xã hội
400 : Ngôn ngữ
500 : Khoa học chính xác
600 : Kỹ thuật (Khoa học ứng dụng)
700 : Nghệ thuật
800 : Văn học
900 : Lịch sử- Địa lý
Mỗi lớp chính lại chia ra làm 10 lớp con. Mỗi lớp con chia ra làm 10
lớp con nữa... Cứ thế tiếp tục đến vô cùng.
Ngoài ra DDC còn sử dụng 7 trợ ký hiệu về hình thức, địa lý,... DDC
là KPL có nhiều u điểm và rất nổi tiếng trên thế giới vì:
. Việc phân chia theo các môn loại khoa học của Dewey tạo nên một
khung phân loại chặt chẽ.
. Việc sử dụng chữ số ả rập làm cho khung phân loại dễ nhớ, phổ biến
và sử dụng dễ. DDC cũng có nhiều u thế, nó đợc nhiều nớc sử dụng, đợc cập
nhật kịp thời và nhất là hiện nay đợc quy định dùng cho hệ thống OCLC.

Tuy nhiên, DDC cũng nh BBK không tránh khỏi những nhợc điểm. Do
cấu trúc có 10 lớp chính nên gò ép các xuất bản phẩm, đặc biệt là lớp 600 :
Khoa học ứng dụng. Hơn 100 năm nay các nhà lý luận phân loại thế giới đã
phê phán tính không hợp lý, thiếu khoa học trong kết cấu các lớp của DDC
nh : tách lịch sử ra khỏi Khoa học xã hội và ghép vào Địa lý, tách Ngôn ngữ
ra khỏi Văn học, cũng nh tính thiên lệch về Mỹ và Phơng Tây.
Hiện nay DDC rất đợc quan tâm ở Việt Nam do gần đây ta mở rộng
giao lu quốc tế, nhiều chuyên gia Mỹ đã tới Việt Nam và nhiều ngời Việt
Nam cũng đi học ở Mỹ. Tuy nhiên việc áp dụng nó vào bất kỳ nớc nào khác
Trờng ĐHDL Đông Đô

19

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

cũng không đơn giản, nhất là Việt Nam và các nớc Châu á. Cần có thời gian
sửa chữa, bổ sung, biên soạn thêm nhiều đề mục mới có thể hoàn thiện. Tuy
nhiên khó khăn lớn nhất là ta cha có một bản DDC bằng tiếng Việt và đã đợc
Việt Nam hoá trên quy mô toàn quốc, đảm bảo tính thống nhất của khung
phân loại.
UDC (Universal Decimal Classification)
UDC đợc xây dựng trên nền tảng của DDC với mục đích sử dụng trên
phạm vi quốc tế và mong muốn khắc phục nhợc điểm của DDC. Hiện nay
khung phân loại này cũng đợc sử dụng rộng rãi trong các th viện khoa học
trên thế giới. Nó có một số lớp cơ bản sau:

0 : Tổng loại
1 : Triết học
2 : Tôn giáo
3 : Các Khoa học xã hội
4:
5 : Các Khoa học tự nhiên
6 : ứng dụng, Các Khoa học kỹ thuật, Y học
7 : Nghệ thuật, Thể dục thể thao
8 : Ngôn ngữ, Văn học
9 : Địa lý, Lịch sử, Tiểu sử mật
Năm 1962 đã bỏ trống lớp 4 mà đa Ngôn ngữ vào cùng lớp 8. Mở rộng
hệ thống trợ ký hiệu, với những dấu phân cách để nhận dạng nó khác biệt với
ký hiệu chính, nh dùng các dấu ngoặc đơn, dấu ngoặc kép, dấu gạch ngang...
Mặc dù UDC đã cố gắng quốc tế hoá và đã phần nào khắc phục đợc nhợc
điểm của DDC, song vẫn cha đạt đợc mục đích nh mong muốn.
UDC cũng là khung phân loại đợc đánh giá cao trên thế giới, đợc các
nớc Phơng Tây và các tổ chức quốc tế sử dụng. Liên đoàn T liệu quốc tế
(FID) là cơ quan chịu trách nhiệm thu thập ý kiến từ các quốc gia sử dụng
UDC để bổ sung, cập nhật định kỳ cho UDC hàng năm trên quy mô quốc tế.
Khung phân loại dùng cho các th viện khoa học tổng hợp Việt Nam
Cuộc tranh luận về các KPL đã từng xảy ra ở nhiều nớc trên thế giới.
Khi các cuộc tranh luận ở nớc ngoài đã lắng dịu đi thì Việt Nam lại rộ lên ở
từng giai đoạn.

Trờng ĐHDL Đông Đô

20

Lu Thị Huyền

Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

Cơ sở để biên soạn KPL này là khung phân loại do các nhà th viện học
Liên Xô Tropovskiivà Ambasumian cải biên từ UDC. Khung phân loại này
có 17 dãy cơ bản, ký hiệu của các lớp chính là sự kết hợp của chữ cái và chữ
số ả Rập:
0 : Tổng loại
1 : Triết học- Tâm lý học- Logic học
2 : Chủ nghĩa vô thần- Tôn giáo
3K : Chủ nghĩa Mác- Lênin
3 : Xã hội chính trị
4 : Ngôn ngữ học
5 : Khoa học tự nhiên- Toán học
5A : Nhân chủng học
61 : Y học- Y tế
6 : Kỹ thuật
63 : Nông nghiệp
7 : Nghệ thuật
7A : Thể dục thể thao
8 : Nghiên cứu Văn học- Tác phẩm Văn học
9 : Lịch sử
91 : Địa lý
K : Văn học dân gian
Đ : Sách thiếu nhi
Sở dĩ KPL này còn có tên gọi là Khung phân loại 17 lớp hay Khung
phân loại 19 lớp là do Th viện Quốc gia Việt Nam đã nhiều lần sửa đổi, bổ
sung, tạo lập thêm nhiều mục mới cho phù hợp với tình hình xuất bản của

Việt Nam.
Khung phân loại này đợc xuất bản lần đầu vào năm 1961 đến năm
1969 KPL này đợc tái bản có hiệu chỉnh và đợc sử dụng rộng rãi trong các
th viện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin và nhiều th viện chuyên ngành hoặc đa
ngành. Năm 1978 KPL này đợc đổi mới lần thứ ba với nhiều bổ sung chỉnh
lý, dựa trên cơ sở tham khảo các khung phân loại lớn nh: UDC, BBK và các
tài liệu tra cứu khác.
Đây không phải là khung phân loại Dewey và cũng không phải khung
phân loại UDC nh một số ngời đã nhầm lẫn. KPL này đã đợc Việt Nam hoá
Trờng ĐHDL Đông Đô

21

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

rất nhiều, hiện nay chỉ còn mờ nhạt hình bóng của UDC ở một số lớp.
ở Việt Nam KPL này đợc sử dụng tơng đối nhiều, một phần là do nó
đợc Việt Nam hoá, mặt khác là do nó có nhiều u điểm. Những u điểm này đợc thể hiện:
- Khung phân loại có tính khoa học vì kết cấu của khung tơng đối hợp lý
và chi tiết, phù hợp với tình hình nớc ta, dế nhớ, dễ sử dụng. trật tự sắp xếp
các lĩnh vực tri thức phản ánh đợc sự phát triển và mối liên quan cũng nh
ranh giới giữa các bộ môn khoa học, phù hợp với phân loại khoa học hiện
đại, có hệ thống chỉ dẫn, chỉ chỗ tơng đối tốt.
- Khung phân loại có tính hiện đại: các lớp chính và các lớp con của khung
phân loại bao hàm đợc những thành tựu khoa học tiên tiến trên thế giới, bổ

sung, cập nhật kịp thời.
- Khung phân loại có tính phổ cập và mềm dẻo: khung này có thể giản lợc
cho quy mô nhỏ và mở rộng cho các th viện lớn mà không phá vỡ cấu trúc,
tuy nhiên chỉ là tơng đối; có thêm bảng hớng dẫn sử dụng và bảng tra chữ cái
chủ đề nên tiện cho việc sử dụng.
Phơng pháp phân loại
. Phân tích tài liệu: Căn cứ vào tên tài liệu, phụ đề tài liệu, lời giới thiệu, lời
nói đầu, mục lục.
. Để xác định nội dung, chủ đề tài liệu. Trên cơ sở nội dung, chủ đề xác định
bộ môn khoa học của tài liệu.
. Sau khi xác định đợc môn loại chính của tài liệu, ngời xử lý tìm ký hiệu
phân loại chính xác cho tài liệu đó trong bảng chính của khung phân loại.
Ngoài ra ngời xử lý cần phải sử dụng các bảng tra phụ để xác định ký
hiệu phụ trợ cho ký hiệu phân loại chính.
. Ghi ký hiệu phân loại tìm đợc lên trang tên sách hoặc trang cuối cùng của
tài liệu.
Để làm tốt đợc công việc phân loại tài liệu đòi hỏi ngời cán bộ xử lý
phải nắm vững đợc khung phân loại mình sử dụng, phải biết phân tích tài liệu
rút ra đợc chủ đề nội dung và các quy ớc phân loại.
2. Định từ khoá
Có nhiều định nghĩa khác nhau để hiểu về từ khoá. Chẳng hạn, trong
tài liệu về định từ khoá của Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Công
Trờng ĐHDL Đông Đô

22

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

nghệ Quốc gia thì Từ khoá là các từ đủ nghĩa hoặc các cụm từ ổn định biểu
thị những khái niệm quan trọng nhất mà tài liệu đề cập tới. Hoặc có định
nghĩa khác phản ánh rõ ràng hơn: Từ khoá là một từ hoặc một cụm từ ngắn
gọn, đủ nghĩa, ổn định, phản ánh các vấn đề đặc trng nội dung tài liệu đợc đa
vào cơ sở dữ liệu nhằm mục đích tìm kiếm thông tin, tài liệu.
Từ khoá có thể đợc phân chia theo các góc độ khác nhau:
Về hình thức: Từ khoá có thể là:
. Danh từ: Danh từ chung chỉ các khái niệm, lĩnh vực, bộ môn khoa học
Danh từ chung chỉ nhóm ngời, đồ vật...
Danh từ chung chỉ địa danh...
. Danh từ làm tính từ làm tính từ
. Danh từ đi kèm danh từ
. Danh động từ....
Về nội dung: Từ khoá có các dạng sau:
. Từ khoá chủ đề: Là loại từ khoá thể hiện trực tiếp chủ đề mà tài liệu đề cập tới.
. Từ khoá phơng diện: Là từ khoá đề cập đến các khía cạnh của chủ đề.
Về phơng pháp định từ khoá:
Từ khoá tự do: không dùng phơng tiện kiểm soát từ vựng để định từ khoá.
Từ khoá kiểm soát: sử dụng các phơng tiện kiểm soát từ vựng để định từ
khoá và chỉ những từ có trong phơng tiện kiểm soát từ mới đợc dùng để mô
tả. Có hai loại từ khoá kiểm soát:
. Từ khoá quy ớc: là tập hợp tên các khái niệm quy ớc dùng để mô tả đơn
nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin t liệu. Chỉ những
tên khái niệm này mới đợc đa vào mẫu tìm và lệnh tìm.
. Thesaurus: là từ điển tên các khái niệm có cấu trúc ngữ nghĩa xác định
dùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin
t liệu. Cấu trúc ngữ nghĩa của Thesaurus bao gồm các quan hệ tơng đơng,

phân cấp và liên đới.
Các từ khoá phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Yêu cầu về nội dung :
+ Thông dụng và đúng đắn theo thuật ngữ khoa học: từ khoá phải đảm bảo là
thuật ngữ khoa học thông dụng trong lĩnh vực nội dung tài liệu, không sử
dụng khẩu ngữ và nghĩa bóng.
Trờng ĐHDL Đông Đô

23

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

+ Tính khách quan: từ khoá phải độc lập với văn cảnh của nội dung tài liệu
và không mang sắc thái đánh giá.
+ Ngắn gọn: nhằm thể hiện nội dung thông tin dới hình thức ngắn gọn nhất
nhằm định hớng vào việc chọn lọc các từ thực sự có nội dung thông tin và
loại bỏ các từ không có ích cho việc tra cứu, đồng thời tạo điều kiện thuận
lợi cho việc đảm bảo tính hậu kết hợp của ngôn ngữ từ khoá, có hai cách là:
nén từ và tách từ.
+ Chính xác và hiện đại: phản ánh chính xác những khái niệm cơ bản của nội
dung tài liệu đồng thời phải là các thuật ngữ đợc dùng hiện tại trong các lĩnh
vực chuyên ngành nhằm đảm bảo tính thống nhất của từ khoá trong mẫu tìm
và lệnh tìm.
+ Đơn nghĩa: đảm bảo chỉ mang một nghĩa duy nhất hoặc một đối tợng, một
khái niệm cụ thể khắc phục tình trạng đa nghĩa và đồng nghĩa trong khi xử lý

từ vựng.
Yêu cầu về hình thức:
+ Quy ớc về chính tả tiếng Việt.
+ Các từ chỉ con số.
+ Các nguyên tố hoá học, tên hoá chất.
+ Tên địa danh.
+ Tên cơ quan tổ chức.
Định từ khoá là một công việc rất cần thiết, là quá trình phân tích nội
dung tài liệu và mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một hay nhiều từ
khoá nhằm mục đích lu giữ và tìm tin tự động hoá.
Định từ khoá phải theo một quy trình nhất định, gồm các bớc sau:
+ Phân tích nội dung tài liệu
+ Mô tả các khái niệm đặc trng bằng từ khóa
+ Hoàn chỉnh từ khoá
+ Trình bày từ khoá trong các biểu ghi
Muốn định từ khoá trớc tiên ta phải phân tích nội dung tài liệu :
. Xác định đối tợng nghiên cứu bậc 1 và bậc 2
Trong một tài liệu có thể có nhiều đối tợng nghiên cứu và phụ thuộc
vào lợng thông tin về đối tợng đợc đề cập đến trong tài liệu mà ngời ta chia
ra thành các đối tợng bậc1 và bậc 2.
Đối tợng bậc 1 là đối tợng chính đợc đề cập đến trong nội dung tài liệu
Trờng ĐHDL Đông Đô

24

Lu Thị Huyền


Khóa luận tốt nghiệp

ĐT: Hoàn thiện QTXL Thông tin

(có thể gặp ngay trong nhan đề tài liệu).
Đối tợng bậc 2 có thể là một đối tợng độc lập với đối tợng bậc 1 hoặc
có thể là một đối tợng không nằm trong mối quan hệ với đối tợng bậc 1 nhng
có hàm lợng thông tin ít hơn.
. Xác định phơng diện nghiên cứu bậc 1 và bậc 2
Phơng diện nghiên cứu bậc1 đi liền với đối tợng nghiên cứu và bổ
nghĩa trực tiếp cho đối tợng nghiên cứu .
Phơng diện nghiên cứu bậc 2 thờng không bổ nghĩa trực tiếp cho đối tợng nghiên cứu mà đi liền với phơng diện bậc 1.
. Xác định đợc phơng pháp nghiên cứu.
Bớc tiếp theo sau khi phân tích nội dung tài liệu là chọn từ khoá mô tả,
các đặc trng nội dung tài liệu. Việc làm này rất có ý nghĩa giúp chuyển đối tợng nghiên cứu, phơng diện nghiên cứu, phơng pháp nghiên cứu đợc thể hiện
bằng ngôn ngữ tự nhiên sang dạng thể hiện bằng ngôn ngữ từ khoá.
Định từ khoá tự do: trên cơ sở các đối tợng, phơng diện, phơng pháp
nghiên cứu đã xác định đợc khi phân tích nội dung tài liệu, ngời định từ khoá
tự mình lựa chọn các từ khoá mà không cần có sự trợ giúp của phơng tiện
kiểm soát từ vựng. Định từ khoá tự do gồm các bớc sau:
. Xem xét về mặt từ vựng: căn cứ vào các yêu cầu với các nội dung và hình
thức của từ khoá để xử lý từ vựng và lựa chọn thuật ngữ mô tả. Có hai tr ờng
hợp xảy ra:
Đối tợng, phơng diện, phơng pháp nghiên cứu đã đợc tác giả mô tả
đúng nh yêu cầu đối với thuật ngữ khoa học thì ta sử dụng luôn thuật ngữ đó.
Đối tợng, phơng diện, phơng pháp nghiên cứu cha đợc mô tả theo
đúng yêu cầu về thuật ngữ khoa học thì ngời định từ khoá phải tự mình lựa
bằng cách chỉnh sửa hoặc thêm vào từ mới. Việc chỉnh sửa, bổ sung với kiến
thức của mình, hỏi chuyên gia, hoặc sử dụng từ điển chuyên ngành .
. Liệt kê các từ khoá đã chọn
. Phân định, sắp xếp các từ khoá đã chọn thành các từ khoá chính và các từ
khoá phụ, từ khoá địa lý, từ khoá nhân vật,...

Định từ khoá kiểm soát: Để định từ khoá kiểm soát phải có phơng tiện kiểm
soát. Phơng tiện kiểm soát có thể là:
. Từ điển từ khoá đa ngành hoặc chuyên ngành
. Thesaurus - Từ điển từ chuẩn
Trờng ĐHDL Đông Đô

25

Lu Thị Huyền