Luận văn thu thập thông tin cho kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG VINA

Lời mở đầu
Có thể thấy rằng kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi các
nhà quản trị doanh nghiệp phải đơng đầu với hàng loạt những khó
khăn thử thách từ môi trờng bên ngoài cũng nh những vấn đề nảy
sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Ng ời ta vẫn thờng nói: Quản trị kinh
doanh là khoa học, quản trị kinh doanh là nghệ thuật với ý nghĩa nhà
quản trị phải nắm chắc và biết vận dụng những quy luật trong quá
trình vận động của tự nhiên xã hội cũng nh tạo ra mối quan hệ hài
hoà giữa các cá nhân để phát huy tối đa lợi thế của họ phục vụ cho
mục tiêu chung của doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản trị
bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Điều hành và kiểm tra.
Trong đó chức năng kiểm tra có vai trò hết sức quan trọng. Theo H.
Rayol: " Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xen mọi
việc có đợc thực hiện theo nh kế hoạch đã đợc vạch ra, theo những
chỉ thị, những nguyên tắc đã đợc ấn định hay không? Nó có nhiệm
vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi
phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con ng ời và hoạ động ".
Đối với các nhà quản trị, kiểm tra còn có ý nghĩa giúp họ đ a ra các
quyết định điều chỉnh một cách phù hợp, nhanh chóng, chính xác,
đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức đi theo một mục tiêu chung đã
định.
Không có một doanh nghiệp nào trong suốt quá trình hoạt động của
mình mà không phải thực hiện các quyết định điều chỉnh. Điều chỉnh
là tất yếu bởi điều chỉnh sẽ giúp cho doanh nghiệp thích ứng với sự
biến động của môi trờng kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động
cũng nh tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững phát triển lâu
dài.
Với những kiến thức đã đợc học cùng với kinh nghiệm thực tế
qua quá trình thực tập tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp
LGIS-VINA, trong chuyên đề này em xin trình bày một số vấn đề về
công tác thu thập thông tin cho quá trình kiểm tra và điều chỉnh các

hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc nâng cao hiệu quả doanh
nghiệp.

1


Nội dung chuyên đề bao gồm hai phần chính:
Phần 1: Phần lý thuyết chung.
Thế nào là điều chỉnh? Lập sơ đồ phân hệ thông tin điều
chỉnh các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
ứng dụng các khái niệm và sơ đồ trên vào thực tế hoạt động của
công ty.
Phần 2: Phần thực hành.
Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực hiện
các quyết định sản xuất kinh doanh trong công ty LGIS-VINA.
Để giải quyết đợc những vấn đề trên em đã cố gắng vận dụng
kiến thức mình đã học vào thực tế hoạt động của công ty LGISVINA. Tuy nhiên do còn hạn chế về nhận thức cũng nh kinh nghiệm
thực tế, chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất
mong nhận đợc sự góp ý, đánh giá của thầy để hòan thiện hơn nữa
chuyên đề của mình. Trong quá trình thực hiện chuyên đề, em đã
nhận đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Kim Truy cũng nh
sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty LGIS-VINA. Em xin chân
thành cảm ơn.

2


Phần 1

Lý luận chung về công tác kiểm tra và

điều chỉnh các quyết định sản xuất kinh
doanh trong doanh nghiệp.

I. Tổng quan về hoạt động kiểm tra trong
doanh nghiệp.
1.1.Khái niệm kiểm tra.
Kiểm tra là quá trình xem xét, đo l ờng, đánh giá và điều chỉnh
việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, hế haọch của doanh
nghiệp đợc hoàn thành một cách có hiệu quả nhất.
Kiểm tra đợc thực hiện không chỉ nhằm phát hiện các sai sót,
ách tắc trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để có giả pháp
xử lý kịp thời mà còn nhằm tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể
khai thác để tận dụng, thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng đạt tới
mục tiêu đã định.
1.2. Vai trò của kiểm tra.

Kiểm tra giúp thẩm định tính đúng sai của đ ờng lối
chiến lợc, kế hoạch, chơng trình và dự án, tính tối u của cơ cấu
tổ chức.

Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch đ ợc thực hiện
với hiệu quả cao.

Kiểm tra giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp
thực thi đợc quyền lực quản lý của mình.

Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với
sự biến động của môi trờng.

Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi

mới doanh nghiệp.
1.3. Bản chất của kiểm tra.

Kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các
hoạt động.
Theo hệ thống này, các nhà quản trị tiến hành đo l ờng kết quả
thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân
tích các sai lệch. Sau đó để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ
phải đa ra một chơng trình điều chỉnh và thực hiện ch ơng trình nhằm
đi tới kết quả mong muốn.

Kết quả
mong
muốn

Kết quả
thực tế

Đo lờng
quả
3 kết
thực tế

So sánh với
các tiêu
chuẩn


Thực
hiện điều

chỉnh

Xây dựng
chơng trình
điều chỉnh

Phân tích
nguyên nhân
sai lệch

Xác định
các sai lệch

Tuy nhiên cơ chế xác định các sai lệch nh trên có nhiều khuyết điểm:
- Gây tốn kém cho doanh nghiệp do phải khắc phục những hậu quả của sự
sai lệch.
- Hầu nh không có tác dụng đối với việc nâng cao chất lợng của quá trình
tạo ra sản phẩm.
- Hình thức kiểm tra này không có tác dụng dự báo cho các nhà quản trị
doanh nghiệp. Đó chính là nguyên nhân ra đời của hệ thống kiểm tra dự
báo.
Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo.
Hệ thống kiểm tra dự báo sẽ giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực
hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình thực hiện đó có đảm
bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không. Hình thức kiểm tra này đảm
cho các hoạt dộng điều chỉnh có thể thực hiện trớc khi đầu ra của hệ thống bị
ảnh hởng.

Sơ đồ: Hệ thống kiểm tra dự báo.
Đầu vào

Quá trình
thực hiện

Đầu ra

Hệ thống
kiểm tra
Với hệ thống kiểm tra này doanh nghiệp phải đảm bảo quá trình thu thập
thông tin đầu vào và thông tin hoạt động đáy ứng một số yêu cầu sau:

4


Phân tích kỹ càng hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra cũng nh các đầu
vào và những quá trình quan trọng.
Xây dựng mô hình hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu
ra thông qua những hoạt động nhất định.
Đảm bảo mối liên hệ thờng xuyên giữa đầu vào, đầu ra của hệ thống.
Đánh giá thờng xuyên những sai lệch của đầu vào, đầu ra so với kế
hoạch và ảnh hởng của chúng tới kết quả cuối cùng.
Tiến hành các tác động kịp thời lên các yếu tố của hệ thống dể điều
chỉnh những sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu.
1.4. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra.
Tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp đều vơn tới mục tiêu xây dựng một hệ
thống kiểm tra thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành công các kế
hoạch đặt ra. Hệ thống đó cần đáp úng các yêu cầu:
1.4.1. Hệ thống kiểm tra cần đợc thiết kế theo kế hoạch.
Hệ thống kiểm tra phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi. Thông qua
hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắm đợc diễn biến của quá trình thực

hiện kế hoạch.
1.4.2. Hệ thống kiểm tra phải đồng bộ.
Theo nghĩa phải quan tâm đến chất lợng của cả quá trình chứ không phải chỉ
quan tâm đén chất lợng cuối cùng của hoạt động.
1.4.3. Kiểm tra phải công khai, chĩnh xác, khách quan.
Việc kiểm tra phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp
thời. Tránh thái độ định kiến, không công bằng, u thành tích.
1.4.4. Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con ngời trong doanh nghiệp.
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
- Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cơ cấu tổ chức và con ngời trong doanh
nghiệp.
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản trị.
- Kiểm tra phải đơn giản, tạo điều kiện cho cá nhân sử dụng kinh nghiệm, sự
kháo léo của mình để hoàn thành công việc đợc giao.
1.4.5. Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý.
Hệ thống kiểm tra phải cho phép tién hành đo lờng đánh giá, điều chỉnh các
hoạt động một cách có hiệu quả cũng nh áp dụng nhiều phơng pháp kiểm tra
khác nhau đối với cùng một đối tợng.
1.4.6. Kiểm tra cần phải hiệu quả.

5


Theo nghĩa, kiểm tra có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh
những sai lệch tiềm tàng thực tế so với kế hoạch với mức chi phí thấp nhất.

1.5. Hệ thống kiểm tra.
Một hệ thống kiểm tra phải bao gồm những con ngời, phơng pháp công cụ để
thực hiện những nhiệm vụ cơ bản của quá trình kiểm tra: giám sát hoạt động,
đo lờng, đánh giá hoạt động và tiến hành điều chỉnh.

1.5.1. Quá trình kiểm tra.
Một quá trình kiểm tra phải bao gồm các công việc: xác định hệ thống tiêu
chuẩn kiểm tra, thu thập thông tin đấnh giá các hoạt động và có các biện pháp
điều chỉnh nhằm sử dụng một cách hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có, đảm
bảo cho doanh nghiệp đi đúng mục tiêu đã định.

Sơ đồ: Quá trình kiểm tra.
Xác định hệ thống
tiêu chuẩn kiểm tra

Đo lờng và đánh giá
hoạt động

Sự thực hiện
hoạt động, phù
hợp với tiêu
chuẩn

Tiến hành điều chỉnh
nếu cần thiết
1.5.2. Xác định các tiêu chuẩn kiểm tra.
6

Không cần điều
chỉnh


Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh
nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu
quả.

Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra cơ bản
Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con ngời. Mục
tiêu là tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thớc đo sự thành công của
các kế hoạch; là căn cứ đánh giá két quả hoạt động của doanh nghiệp và
mức độ hoàn thành nghĩa vụ đợc giao của các tập thể, các phân hệ và cá
nhân.
Các tiêu chuẩn thực hiện chơng trình
Các xhỉ tiêu chất lợng đối với sản phẩm, dịch vụ .
Các định mức kinh tế kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối
sản phẩm.
Các tiêu chuẩn về vốn : là cơ sở đánh giá sự đầu t và hiệu quả sử dụng
vón kinh doanh của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu thu nhập.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn doanh nghiệp cần chú ý lợng hoá các tiêu chuẩn
kiểm tra về dạng định lợng; tối thiểu hoá các tiêu chuẩn cũng nh đảm bảo sự
linh hoạt, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
1.5.3. Đo lờng và đánh giá sự thực hiện.
Đo lờng sự thực hiện.
Việc đo lờng sự thực hiện các hoạt động đợc tiến hành tại các điểm kiểm tra
thiết yếu và khu vực hoạt động thiết yếu. Không chỉ đo lờng các yếu tố đầu
vào của quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần tiến hành đo lờng trong từng giai
đoạn hoạt động, những dáu hiệu và thay đổi có thể ảnh hởng đến kết quả hoạt
động để có tác động điều chỉnh kịp thời.
Đánh giá sự thực hiện các hoạt động.
Dựa trên những tiêu chuẩn đã đợc vạch ra doanh nghiệp cần tiến hành xem xét
sự phù hợp giữa thực hiện với kế hoạch. Nếu có bất kỳ một sai lệch nào trong
quá trình thực hiện thì các nhà quản trị phải tiến hành phân tích các nguyên
nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động cảu doanh
nghiệp để đi tới kết luận có cần điều chỉnh hay không và tién hành xây dựng
chơng trình điều chỉnh nếu cần.

1.5.4. Điều chỉnh các hoạt động.
Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục
những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm
không ngừng cải tiến hoạt động.
7


1.6. Các kỹ thuật kiểm tra.
Ngày nay với sự tin bộ của khoa học quản lý và sự xuất hiện những công cụ
hiện đại, hàng loạt các công cụ phơng tiện đã ra đời đáp ứng yêu cầu nâng cao
hiệu quả của kiểm tra trong quản trị kinh doanh.
2.3.1. Các công cụ kiểm tra truyền thống.
Các dữ liệu thống kê.
Dữ liệu thống kê phản ánh rõ ràng nhất kết quả thực hiện kế hoạch trong từng
lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nh:
- Tình hình lãi - lỗ trong sản xuất kinh doanh.
- Doanh số bán hàng
- Giá cả
- Chi phí
- Khả năng thu hồi vốn đầu t
- Năng suất
- Tình hình sản xuất sản phẩm....
Qua phân tích các dữ liệu thống kê sẽ cho ta thấy xu thế vận động của các sự
vật hiện tợng. Chính vì vậy nó là công cụ hữu hiệu của kiểm tra.
Các bản báo cáo kế toán tài chính.
Báo cáo kế toán tài chính là những bản phân tích tổng hợp nhất về tình hình
tài chính nh tài sản, vốn, công nợ cũng nh kết quả kinh doanh trong kỳ của
doanh nghiệp.
Các báo cáo tài chính đợc sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ của các sản phẩm
và dịch vụ vào, ra khỏi doanh nghiệp. Chúng là công cụ cơ bản để giám sát ba

điều kiện tài chính chủ yếu của doanh nghiệp:
- Khả năng thanh toán
- Điều kiện tài chính chung
- Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp
Hình thức của các báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán:
Phản ánh tổng quát tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm
nhất định. Thông qua bảng cân đối kế toán có thể đánh giá một cách tổng quát
tình hình và kết quả kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và những triển vọng
kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

8


Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm
lợc các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh của doanh nghiệp trong một
thời kỳ nhất định
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ:
Báo cáo lu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi
tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt
động đầu t và hoạt động tài chính.
Báo cáo lu chuyển tiển tệ là công cụ kiểm tra rất quan trọng vì chúng thể hiện
khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
- Ngân quỹ
Ngân quỹ của doanh nghiệp thể hiện sự biến dộng lu lợng tiền mặt của doanh
nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Tuy nhiên để kiểm tra bằng ngân quỹ có
hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác lập đợc những tiêu chuẩn hợp lý để
dựa vào đó, các chơng trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao
động, chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về các nguồn lực khác...Đồng thời

doanh nghiệp cũng phải có một hệ thống thông tin phản hồi có hiệu quả để
biết đợc các ngân quỹ đang và sẽ đợc thực hiện nh thế nào.
- Các báo cáo và phân tích chuyên môn.
Tài liệu này thờng đợc sử dụng trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ có tầm quan
trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp. Nhờ các báo cáo và phân tích chuyên
môn các nhà quản trị có thể phát hiện đợc những nguyên nhân sâu xa của
những sai lệch mà không một báo cáo thống kê nào có thể phản ánh đầy đủ
và dự báo đợc những vấn đề càn giải quyết, những cơ hội cần tận dụng.
2.3.2. Các công cụ kiểm tra hiện đại.
Phơng pháp đánh giá và kiểm tra tiến độ thực hiện các công việc theo sơ
đồ mạng.
Lập ngân quỹ cho chơng trình mục tiêu
1.7. Các công cụ và phơng tiện kiểm tra.
Ngoài các công cụ kiểm ra thông thơng nh các hệ thống biểu mẫu, văn bản
báo cáo, ngày nay trong doanh nghiệp còn sử dụng những phơng tiện hiện đại
nh điện thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến, các thiết bị, dụng cụ
theo dõi đo lờng chính xác, các thiết bị kiểm tra tâm lý...

II. Điều chỉnh và phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh
nghiệp.
2.1. Khái niệm điều chỉnh.
Điều nhỉnh là việc phát hiện các sai lệch tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa
thực hiện với mục tiêu ; từ đó đa ra các giải pháp để xoá bỏ sai lệch.
Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những bớc sau:
9


Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu.
KHi tiến hành điều chỉnh các nhà quản trị phải tính tới hậu quả sau khi

điều chỉnh.
Nguyên tắc cơ bản của điều chỉnh là tránh để lỡ thời cơ , tránh bảo thủ.
Phải căn cứ vào tình hình thực tế mà kết hợp các phơng pháp điều chỉnh
cho hợp lý.
Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chơnh trình điều
chỉnh trong đó chỉ rõ:
- Mục tiêu của của điều chỉnh.
- Nội dung điều chỉnh.
- Ngời tiến hành điều chỉnh.
- Biện pháp công cụ để điều chỉnh
- Thời gian điều chỉnh....
Các quyết định điều chỉnh cũng chỉ là một quyết định thờng xuyên xảy ra
trong quản trị nhng đôi khi chỉ một quyết định điều chỉnh nhỏ nhng kịp thời
cũng có thể đem đến cho doanh nghiệp hiệu quả cao.
Thông thờng điều chỉnh có thể dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động
của đối tợng quản trị và cũng có thể làm thay đổi cả mục tiêu kế hoạch của
doanh nghiệp nếu hoạt động kiểm tra chỉ ra sự cần thiết phải thay đổi để phù
hợp với tình hình mới.
2.2. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp.
2.2.1. Khái niệm thông tin.
Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tợng
trong sự tơng tác và vận động của chúng
Thông tin trong quản trị kinh doanh: Thông tin là những tin tức mới, đợc thu nhận, đợc cảm thụ và đợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết
định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh.
Có thể nói thời đại ngày nay là thời đại của thông tin với vô vàn kênh truyền
tin khác nhau. Các nhà quản trị muốn tổ chức điều hành thành công doanh
nghiệp của mình thì nhất thiết phải thiết lập đợc một hệ thống truyền tin trong
doanh nghiệp, đảm bảo sự phối hợp hoạt động cũng nh để ra các quyết định
sản xuất kinh doanh có hiệu quả .
2.2.2. Quyết định quản lý.

Quyết định quản trị kinh doanh là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp
nhằm định ra mục tiêu, chơng trình và tiêu chuẩn hoạt động của doanh
10


nghiệp , để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy
luật vận động khách quan của hệ thống và việc phân tích các thông tin về
hiện trạng của hệ thống và môi trờng.
2.2.3. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp.
Trong một hệ sản xuất kinh doanh cần thiết phải xây dựng đợc một mạng lới
thông tin liên lạc giữa các bộ phận cũng nh đảm bảo cho chủ doanh nghiệp có
thể nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có thể đa
ra những quyết định quản lý phù hợp. Thông thờng các phân hệ thông tin gồm
có:
- Phân hệ thông tin điều khiển hệ thống
- Phân hệ thông tin điều chỉnh.
Ngoài ra còn có phân hệ thông tin khoa học công nghệ phục vụ cho lãnh đạo
cũng nh những cán bộ quản lý trong doanh nghiệp.
Kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi cán bộ quản trị kinh doanh phải
hết sức nhạy bén linh hoạt trong việc ra các quyết định. Chính vì vậy việc xây
dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin điều chỉnh không chỉ là một yêu cầu
mà còn là đòi hỏi của bất cứ một nhà lãnh đạo nào.

Sơ đồ hệ thống thông tin điều chỉnh

Mục tiêu

X
X
L

V

Tham mu

Lãnh đạo

H
Q

V

Sản
xuất

L

Giải thích sơ đồ:

Hệ sản xuất kinh
doanh
HQ

Hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh
Hạch toán kế toán
11

Quyế
t
định

Hạch toán thống kê
Quyết định điều chỉnh
Qua sơ đồ trên ta có thể thấy: muốn có đợc các quyết định điều chỉnh thì
doanh nghiệp nhất thiết phải sử dụng thành thạo hai công cụ: hạch toán kề
toán và hạch toán thống kê. Những thông tin về các nguồn lực đợc sử dụng
vào quá trình sản xuất kinh doanh ngay từ đầu phải đợc kiểm soát một cách
chặt chẽ đảm bảo chất lợng cũng nh sự phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp
đa ra. Không chỉ kiểm soát đầu vào, tất cả những thông tin trong quá trình
diễn ra các hoạt động của doanh nghiệp cũng đợc mã hoá, thống kê, đối chiếu
với kế hoạch đặt ra. Nguồn thông tin này lu chuyển từ cấp quản lý thấp nhất
cho đến các cấp quản lý cao hơn. Thông tin qua xử lý tại bộ phận tham mu
cho lãnh đạo sẽ đợc chuyển lên cấp lãnh đạo cao nhất. Nếu có bất cứ sai sót
nào xảy ra trong suốt quá trình hoạt động từ cung ứng đầu vào cho đến kết quả
cuối cùng thì cán bộ quản trị phải đa ra các quyết định điều chỉnh, tác động
vào hệ sản xuất kinh doanh, đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu doanh nghiệp
đã đặt ra.
Các công cụ sử dụng trong phân hệ thông tin điều chỉnh: hạch toán
kế toán, hạch toán thống kê, hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh
muốn phát huy tối đa lợi ích của chúng buộc doanh nghiệp phải xây
dựng đợc một hệ thống kế toán tài khoản thống nhất, linh hoạt và
gọn nhẹ. Bởi lẽ, các công cụ này không chỉ thống kê về số l ợng,
chủng loại các yếu tố đầu vào mà chúng còn cho phép kiểm soát đ ợc
tình trạng hiện tại cũng nh khả năng đáp ứng đối với các yêu câu sản
xuất đặt ra. Không những thế, với khả năng kiểm soát th ờng xuyên
việc sử dụng các yếu tố đầu vào trong quá trình sản xuất còn giúp
cho doanh nghiệp nắm bắt đợc hiện trạng và hiệu quả sử dụng chúng.
Tất cả những thông tin liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh
sẽ đợc thu nhận và chuyển cho bộ phận liên quan. Sau khi đã đ ợc
xem xét sơ bộ, những thông tin này sẽ đ ợc chuyển cho cấp quản lý

cao hơn để đối chiếu với mục tiêu, kế hoạch đặt ra trong từng thời
kỳ của doanh nghiệp. Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp sau khi
tiếp nhận thông tin và tiến hành đối chiếu, kiểm tra, xem xét tính
chính xác cũng nh mức độ sai lệch của hiện t ợng so với mục tiêu,
thảo luận với ban tham mu và tiến hành ra các quyết định điều
chỉnh. Nói chung việc ra các quyết định điều chỉnh cũng nh các
quyết định khác, để đảm bảo tính hiệu quả của quyết định thì doanh
nghiệp nhất thiết phải xác lập một hệ thống thông tin chính xác, toàn
diện, bao quát mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động điều
chỉnh đôi khi chỉ là một điều chỉnh nhỏ không ảnh h ởng gì lớn đến
hoạt động của doanh nghiệp tuy nhiên có những quyết định điều
chỉnh có khi làm thay đổi hẳn mục tiêu hoạt động của tổ chức. Chính
vì vậy các nhà quản trị phải hết sức thận trọng khi đ a ra một quyết
12


định diều chỉnh, đặc biệt là quyết định điều chỉnh hẳn mục tiêu
chiến lợc của doanh nghiệp.
Phần 2
ứng dụng sơ đồ điều chỉnh và xác định nhu cầu
thông tin cho công tác kiểm tra việc thực
hiện các quyết định sản xuất kinh doanh tại
công ty LGIS - VINA.
I. Giới thiệu tổng quan về công ty LGIS - VINA.
1.1.Sự ra đời và phát triển
1.1.1.Sự ra đời
Tên đơn vị: Công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG-VINA
Tên giao dịch quốc tế: LGIS-VINA
Công ty đợc thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997 theo giấy phép số: 1875/GP
của Bộ Kế hoạch và đầu t với thời gian hoạt động là 25 năm. Kể từ ngày cấp

giấy phép đầu tiên đến nay, Công ty đã nhiều lần đợc Bộ Kế hoạch và Đầu t
(MPI) và Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội (HPC) phê duyệt sửa đổi cấp
giấy phép.
Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh- Huyện Đông Anh Thành phố Hà Nội
ĐT: (84-04) 8820222

Fax: (84-04) 8820220

LGIS-VINA là một công ty liên doanh giữa:
o Công ty chế tạo Máy điện Việt Nam-Hungary (VIHEM), thuộc Tổng
công ty Thiết Bị Kỹ thuật Điện Bộ Công nghiệp
Với:
o Công ty LG Hệ thống Công nghiêp (LGI) thuộc tập doàn LG- Hàn
Quốc
Tổng vốn đầu t: 8000000USD
Vốn Pháp định: 2500000USD
Tỷ lệ góp vốn:
Công ty VIHEM góp 35% bằng 875000 USD. Trong đó:
- Bằng giá trị quyền sử dụng đất: 731600 USD
- Bằng tiền mặt: 143390 USD
Công ty LGIS góp 55%, bằng 1375000 USD (bằng tiền mặt)
Công ty LGI góp 10%, bằng 250000 USD (bằng tiền mặt)
Tổng số CBCNV: 103 ngời. Trong đó: Ngời Việt Nam là 99 ngời, ngời nớc
ngoài 04 ngời.
13


Hoạt động chính: Hoạt động chính của công ty là sản xuất lắp ráp Tủ điện
trung hạ thế, Tủ điều khiển và bảo vệ. Sản xuất lắp ráp, cung ứng vật t, các sản
phẩm thiết bị điện, khí cụ điện và lắp đặt trạm điện.

1.1.2.Quá trình xây dựng và hoạt động của công ty
Thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997, ngay sau khi có giấy phép Công ty đã
tập trung xây dung nhà xởng, nhà làm việc, lắp đặt thiết bị.
Ngày 31 tháng 8 năm 1998 Công ty hoàn thành công việc xây dung và đI vào
họat động sản xuất kinh doanh.
Từ nhận thức đầy đủ vai trò của thị trờng, Công ty đã xác định rõ phơng châm:
Làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm hoàn hảo. Chất lợng sản phẩm
và dịch vụ là chìa khóa của mọi thành công. Công ty không ngừng phấn đấu
để xứng đáng là một trong những nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Việt Nam,
nhằm đóng góp một phần nhỏ bé vào sự nghiệp Công nghiệp hóa- Hiện đại
hóa của đất nớc.
Ngay sau khi đI vào hoạt động Công ty đã tập trung xây dung hệ thống quản
lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9000, Tháng 01 năm 1999 Công ty đã nhận
đợc chứng chỉ quốc tế ISO 9001, phiên bản 1994 do tổ chức TUV-CERT của
Cộng hòa liên bang Đức cấp. Tháng 2 năm 2002 Công ty đợc đánh giá và cấp
lại chứng chỉ ISO 9001, phiên bản 2000.
Năm 2002 sau một năm đI vào sản xuất Công ty đã có chỗ đứng trong thị trờng sản xuât- kinh doanh Tủ bảng điện, Công ty bắt đầu có lãI hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Đến hết tháng 5 năn 2001 Công ty đã bù lỗ hết của những năm trớc.Tính lũy
kế( từ ngày hoạt động) đến 03/4/2003 sau sáu năm thành lập và bốn năm rỡi
hoạt động, Công ty đã có lãI lũy kế hoạt động là: 8,967,000,000VNĐ.
Đặc biệt cho đến cuối năm 2004, Công ty dẫ cung cấp cho thị trờng Việt Nam
hàng trăm đự án cho ngành Điện lực Việt Nam, ngành tàu thủy Việt Nam, các
khu công nghiệp với những sản phẩm chính sau:
Tủ điện hợp bộ trung thế:762
Tủ điện hợp bộ hạ thế: 2025
Tủ điều khiển và bảo vệ: 701
Xuât khẩu( Xuất khẩu nội địa- thay thế hàng nhập khẩu): Ba năm sản xuất
kinh doanh Công ty đã thực hiện xuất khẩu nội địa: 7,500,000 USD.Với những
thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cho ngời

lao động, Công ty đã đợc Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội tặng thởng 3
bằng khen về hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất khẩu.

1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản
phẩm của doanh nghiệp
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
14


Doanh nghiệp chuyên về sản xuất các sản phẩm tủ điện trung hạ và cao thế
cùng các dịch vụ lắp đặt các trạm biến áp. Các sản phẩm của công ty đợc sản
xuất trực tiếp tại phân xởng theo thiết kế của phòng kỹ thuật. Đối với những
sản phẩm đòi hỏi các thiết bị đặc biệt mà phòng kỹ thuật cũng nh khả năng
cung ứng của doanh nghiệp không thể đáp ứng thì công ty sẽ nhập từ công ty
mẹ.
Đăc điểm về tiêu thụ sản phẩm:
Các sản phẩm của công ty sản xuất thờng có giá trị lớn và đợc sản xuất theo
các đơn đặt hàng thông qua hoạt động đấu thầu dự thầu các dự án , công
trình.Chính vì vậy thị trờng tiêu thụ sản phẩm là khá rộng lớn. Không chỉ cung
ứng trong nớc mà doanh nghiệp còn mở rộng thị trờng xuất khẩu sang các nớc
bạn: Trung Quốc, Lào, Campuchia, Hàn QuốcMục tiêu của doanh nghiệp
không chỉ dừng lại ở đây mà tiến xa hơn doanh nghiệp còn phấn đấu trở thành
nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Đông Dơng và không ngừng mở rộng thị trờng xuất khẩu sang các nớc Châu Phi và Đông Âu.
Đặc điểm về trang thiết bị máy móc (MMTB).
Theo báo cáo ngày 31/12/2003 thì Công ty LGIS-VINA có khoảng 30 chủng
loại máy móc thiết bị các loại với tổng giá trị theo nguyên giá là khoảng 19.4
tỉ đồng. Tổng TSCĐ hữu hình của công ty là 33.7 tỉ đồng, nh vậy có thể thấy
doanh nghiệp đã tích cực đầu t vào máy móc thiết bị nâng cao trình độ tự động
hóa cũng nh nâng cao năng suất của lao động. Đây là yếu tố cơ bản giúp
doanh nghiệp sản xuất ra những sản phẩm có chất lợng tốt nhất thỏa mãn mọi

yêu cầu của khách hàng.
Tất cả máy móc thiết bị sử dụng tại công ty đều mới đợc đầu t khi nhà máy đI
vào hoạt động thời hạn sử dụng thờng là 8 đến 15 năm. Trong những năm qua
cùng với việc đầu t cảI tiến máy móc thiết bị công ty cũng hết sức quan tâm
đến công tác bảo dỡng sửa chữa kịp thời để kéo dài tuổi thọ và nâng cao hiệu
suất hoạt động của máy; giảm tối đa thời gian ngừng nghỉ giữa các ca máy;
phối hợp sử dụng tốt nguồn nhân lực trong công ty. Phòng quản lý chất lợng
có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trực tiếp về hiện trạng sử dụng máy móc thiết
bị. Công việc kiểm tra hàng ngày và phối hợp thông tin họat động từ phân xởng sản xuất đến bộ phận quản lý đợc thực hiện một cách nhanh chóng nhịp
nhàng tạo điều kiện khắc phục những sai hỏng và có biện pháp sửa chữa kịp
thời.
1.3.Tổ chức bộ máy quản lý
CƠ cấu thành viên Hội đồng quản trị và ban giám đốc đã điều hành công ty
trong suôt những năm qua nh sau:
Hội đồng quản trị:

15


¤ng Hµ §×nh Minh

Chñ tÞch

¤ng Young Ho Youn Phã chñ tÞch (miÔn nhiÑm ngµy 1/1/2003)
¤ng Sung Teub Park

Phã chñ tÞch (bæ nhiÖm ngµy 1/1/2003)

¤ng Jae Hoon Han

Thµnh viªn

¤ng Dong Won Park Thµnh viªn
¤ng Byung Tae Kim Thµnh viªn
¤ng Vò V¨n V©n

Thµnh viªn

16


Cơ cấu bộ máy quản lý:
Tổng
giám đốc
GĐ tài
chính và
hành chính

Phó TGĐ

GĐ kỹ
thuật
Trởng
phòng
hành
chính

Kế toán
trởng

Trởng
phòng
tổng
hợp

Trởng
phòng
quản
lý chất
lợng

Trởng
phòng
quản lý
sản
xuất

GĐ kinh
doanh
Trởng
phòng
thiết kế

Trởng
phòng
kinh
doanh
Hà Nội

Trởng

phòng
kinh
doanh
TPHCM

Tổng giám đốc: Ông Sung Teub Park
Giám đốc tài chính: Ông Tae Yu Roh
Phó Tổng giám đốc: Ông Lê Vĩnh Hoàn
Giám đốc kỹ thuật: Ông Seong Ryong Jo
Giám đốc kinh doanh: Ông Seok-Bae Park
Công ty đợc tổ chức theo cơ cấu chức năng với tám phòng ban và các trợ lý
giám đốc. Với kiểu tổ chức này các cá nhân trong công ty đợc phân công
nhiệm vụ rất rõ ràng phù hợp với lĩnh vực mà họ đợc đào tạo. Không những
thế trong quá trình thực hiện công việc, các cá nhân có thể dễ dàng đợc đào
tạo chuyên sâu dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của ngời khác. Ưu điểm nổi
bật của cơ cấu tổ chức trong công ty chính là sự gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả
thể hiện ở chỗ: Số lợng nhân viên trong một phòng rât ít nhng có thể đảm
nhận nhiều nhiệm vụ và đảm bảo chất lợng công việc. Bất cứ một cá nhân nào
trong mỗi phòng đều chịu sự quản lý trực tiếp từ trởng phòng và phảI báo cáo
công việc với phó tổng giám đốc phụ trách bộ phận. Sự phân chia trách nhiệm
nh vậy không những đã nâng cao ý thức tự giác của mỗi ngời mà còn giúp cho
cấp quản lý có thể theo sát mọi hoạt động diễn ra hàng ngày và có sự điều
chỉnh phù hợp với tình hình mới. Không có một thành viên nào có cổ phần
trong số vốn pháp định của công ty. Công ty cũng không có bất cứ thỏa thuận
nào nhằm mục đích giúp các thành viên đợc góp vốn vào công ty hay vào bất
cứ một bên nào khác. Ngoài lơng và các khoản phụ cấp theo lơng, không một
thành viên nào có bất kỳ một khoản thu nhập nào khác từ một hợp đồng ký với
Công ty hay một bên nào khác.
17

1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty LGIS-VINA những năm
gần đây.

91,924,633 95,803,645
67,052,183 73,608,509
8,716,245 1,809,808

I%(0201)
125,312,350 4.22
101,295,458 9.78
6,157,846
-79.24

I%(0302)
30.80
37.61
240.25

0.09

0.05

160.126

Chỉ tiêu

Năm 2001

Doanh thu

Chi phí
Lợi nhuận
Doanh
lợi
doanh thu
Tổng vốn
Số vòng quay
tổng vốn
Doanh lợi tổng
vốn

Năm 2002

0.02

Năm 2003

-80.077

82,940,389 100,306,998

124,107,269 20.94

23.73

1.11

0.96

1.01

-13.82

5.72

0.11

0.02

0.05

-82.83

175.00

Qua bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh nghiệp của doanh nghiệp
trong những năm vừa qua có thể thấy doanh nghiệp đã đạt đợc những thành
quả nhất định. Điều này thể hiện ở chỗ:
o
Doanh thu của doanh nghiệp trong bốn năm không ngừng tăng lên, tạo
điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh,
tăng khối lợng sản phẩm tiêu thụ và mở rộng thị trờng trên khắp cả nớc. Đặc
biệt, sau khi ổn định việc tổ chức, đến năm 2001, hai năm sau khi đI vào hoạt
động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đã dạt đợc tốc độ tăng trởng rất cao:
34%. Đến năm 2003, tốc độ tăng doanh thu của doanh nghiệp cũng đạt 31%.
o
Chi phí sản xuất kinh doanh trong bốn năm qua đều tăng lên nhng tốc
độ tăng thì ngày càng giảm, thể hiện khả năng mở rộng hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
o

Lợi nhuận: Tốc độ tăng trởng của lợi nhuận không đều. Từ năm 2000
đén năm 2001, lợi nhuận tăng khá cao 68%. Riêng năm 2002 lợi nhuận của
doanh nghiệp giảm đáng kể, đó là do ảnh hởng của các khoản chi phí phát
sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm: chi phí vận chuyển, chi phí lãI vay
cũng nh ảnh hởng của các khoản điều chỉnh lợi nhuận cho hoạt động đầu t, chi
phí lu kho sản phẩm Nhng ngay năm sau doanh nghiệp đã khắc phục đợc
tình trạng này và phấn đấu nâng cao chất lợng sản phẩm mở rộng quy mô tiêu
thụ cũng nh tích cực tham gia công tác dấu thầu dự thầu để đem lại cho doanh
nghiệp những hợp đồng cung cấp, lắp đặt các sản phẩm tủ, bảng điện. Kết quả
đã đẩy tốc độ tăng lợi nhuận lên 270%. Điều này đã góp phần đáng kể vào
việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thể hiện ở chỗ
doanh lợi doanh thu năm 2003 so với năm 2002 đã tăng lên 160.126%.
18


o
Quy mô vốn: Qua số liệu trên có thể thấy doanh nghiệp đã không
ngừng mở rộng quy mô vốn hoạt động, tạo điều kiện đáp ứng nhanh các nhu
cầu về sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kịp thời giao hàng đúng
hợp đồng ký kết, góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp. Đây là kết quả của
việc mở rộng sản xuất, chủ động tìm kiếm khách hàng cũng nh việc nâng cao
hiệu quả của các bộ phận thành phần trong doanh nghiệp. Quy mô vốn hoạt
động của doanh nghiệp tăng lên cũng do doanh nghiệp đã tìm đợc nguồn cho
vay thích hợp. Tuy nhiên điều này cũng ảnh hởng lớn đến cơ cấu vốn của
doanh nghiệp làm cho đòn cân nợ tăng lên. Kết quả doanh nghiệp phảI chịu
chi phí lãI vay hàng năm khá cao.
o
Chính vì không có sự cân đối trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp( tỷ
suất nợ trong tổng vốn của doanh nghiệp các năm gần đây đều cao hơn so với
năm 2001) làm giảm khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu phản

ánh khả năng thanh toán đều không thỏa mãn yêu cầu chung. Nh vậy doanh
nghiệp khó có thể giảI quyết đợc các khoản nợ đến hạn nếu nh không có sự
trợ giúp từ tập đoàn LG cũng nh của các bên liên doanh tham gia góp vốn vào
công ty.
o
Cùng với việc phát triến sản xuất, mở rộng hoạt động kinh doanh, công
ty cũng luôn luôn hoàn thành các nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nớc nh thuế
GTGT thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nhiệp
cũng nh thuế thu nhập cá nhân. Đó là một phần đóng góp vào quá trình xây
dựng phát triển đất nớc cũng nh đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp.
o Trong những năm qua thu nhập bình quân của ngời lao động Việt Nam
cũng tăng lên đáng kể. Công ty không chỉ đảm bảo đủ công ăn việc làm
cho ngời lao động mà còn quan tâm đến công tác động viên khen thởng
khích lệ tinh thần lao động vì tập thể cho mọi ngời. Đời sống của ngời lao
động trong công ty không ngừng đợc cảI thiện. Đó là kết quả cũng nh
thành quả của sự hiệp tác lao động, phù hợp với mục tiêu phát triển sản
xuất, mở cửa hội nhập nền kinh tế, phù hợp với công cuộc Công nghiệp
hóa- Hiện đại hóa đất nớc, xây dựng đất nớc ngày càng văn minh giàu đẹp
hơn.
II. Quá trình ra các quyết định điều chỉnh
tại công ty LGIS - VINA.
2.1. Quá trình điều chỉnh
Để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng nh phối hợp tốt mọi hoạt
động, cung ứng cho khách hàng những sản phẩm hoàn hảo, LGIS - VINA luôn
luôn đề thực hiện công tác kiểm tra, phát hiện các sai lệch và điều chỉnh một
cách thích hợp.
Dĩ nhiên để có một quyết định điều chỉnh chính xác công ty đã xây dựng và
không ngừng hoàn thiện hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Thông tin đợc
thu thập từ mọi kênh, từ những tổ đội sản xuất nhỏ, phân xởng, khách hàng
19

cho đến thông tin từ bộ phận quản lý trong doanh nghiệp. Không chỉ thu thập
thông tin nội bộ, doanh nghiệp còn phải nắm chắc những thông tin từ môi trờng bên ngoài nh: thông tin khoa học công nghệ, những tiến bộ kỹ thuật mới,
thông tin về đói thủ cạnh tranh cũng nh thông tin về các chính sách quản lý
của nhà nớc có ảnh hởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của doanh
nghiệp. Đợc trang bị các phơng tiện quản lý hiện đại cùng đội ngũ cán bộ
quản trị hoạt động rất hiệu quả, công tác thu thập thông tin trong công ty đợc
thực hiện một cách nhanh chóng chính xác phục vụ đắc lực cho ban giám đốc
trong việc đa ra các quyết định điều chỉnh.
Thông thờng bất cứ khi nào có một sai lệch trong quá trình sản xuất kinh
doanh, cung ứng dịch vụ cho khách hàng, thông tin này đợc chuyển ngay đến
bộ phận quản lý thích hợp để kịp thời đa ra các quyết định điều chỉnh.
Quá trình ra các quyết định điều chỉnh bao giờ cũng đợc căn cứ trên những
thông tin thu đợc ở mọi lĩnh vực để đối chiếu so sánh với mục tiêu, kế hoạch
đặt ra trong từng thời kỳ của doanh nghiệp. Đăc biệt là một công ty chuyên về
các hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ với giá trị các hợp đồng rất lớn buộc
doanh nghiệp phải hết sức thận trọng khi đa ra bất cứ một quyết định điều
chỉnh nào đó.
Nghiên cứu quá trình ra các quyết định điều chỉnh trong công ty LGIS - VINA
có thể khái quát theo sơ đồ sau:

20


Sơ đồ ra các quyết định điều chỉnh sản xuất kinh doanh
Quá trình

Hạng
m

ục

Kinh doanh

Thiết kế

Mua

bán

Quản lý chất lợng Bảo
hành

Sản xuất

Khách hàng

Tiến trình

P

Kế
hoạc
h

Dự báo nhu cầu
khách hàng

Lập kế hoạch thiết
kế

Y

Kiểm tra

Kiểm tra
N

Y

Kiểm tra

Dự tính báo giá

Y

Đấu thầu

Tiếp nhận hợp
đồng
Contract

Hợp đồng
Lập kế hoạch sản
xuất

Yêu cầu xuất
hàng
/ OFM

Thiết kế

Đầu ra thiết kế

Đặt hàng

Nhận vật t

Đơn hàng

Vật t
Bản vẽ

O

Thự
c
hiện

N

Dơn mua hàng

Kiểm tra hàng
nhận
YN

Gia công

Kiểm tra quá trình
Nhập

kho bảo
quản
Y

Lắp ráp
Kiểm tra lần
cuối

Khách hàng kiểm
tra

Y

C
A

Điều
chỉn
h

Kết quả kiểm tra

Giao hàng

Lắp đặt và chạy thử

Đóng gói

dự
kiến

N

Điều chỉnh và ngăn
chặn
Kiểm tra đóng gói
Y

21

Khách hàng phàn
nàn


Qua sơ đồ trên có thể thấy việc thu thập thông tin cho quá trình ra các quyết
định điều chỉnh có ở mọi khâu, mọi bộ phận và các phòng chức năng trong
doanh nghiệp. Với nguyên tắc tự kiểm tra, cá nhân tự kiểm tra công việc của
mình, cán bộ qủan lý bộ phận kiểm tra việc thực hiện công việc của các nhân
viên trong phòng cũng nh xem xét tính phù hợp của các đầu vào đợc lu chuyển
trong doanh nghiệp để phát hiện các sai lệch và phối hợp với các bộ phận liên
quan điều chỉnh lại theo mục tiêu, kế hoạch đặt ra. Đối với nhngx sai lệch ảnh
hởng lớn đến tiến độ thực hiện công việc chung của doanh nghiệp thì quyết
định điều chỉnh sẽ do ban giám đốc công ty chịu trách nhiệm xem xét và điều
chỉnh.
Thông tin ban đầu đợc thu thập từ phía khách hàng. Với phơng châm:
Làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm hoàn hảo, Chất lợng sản phẩm
dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Không nh những ngành sản
xuất hàng tiêu dùng thờng ngày, các sản phẩm của công ty đợc sản xuất theo
đơn đặt hàng, giá trị sản phẩm lớn. Chính vì vậy, việc thu thập, nghiên cứu
thông tin về đặc tính sản phẩm ma khách hàng yêu cầu là một điều rất quan

trọng. Đó chính là thông tin cơ sở dẫn dắt mọi hoạt động của các bộ phận
khác có liên quan.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ thu thập nguồn thông tin này cũng nh
thông tin đến khách hàng đa về bộ phận thiết kế và bộ phận sản xuất. Không
chỉ thu thập thông tin ban đầu làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất,
phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ theo dõi khách hàng và những phản ứng
của họ đối với sản phẩm để có những điều chỉnh kịp thời trong quá trình sản
xuất, lắp ráp cung ứng và bảo dỡng.
Tất cả những thông tin về đặc tính sản phẩm và những yêu cầu của khách
hàng về những điểm cha hợp lý của sản phẩm sẽ đợc chuyển qua phòng thiết
kế.
Thông tin cho việc hiệu chỉnh thiết kế không chỉ lấy từ phía khách hàng mà
còn đợc thu thập trực tiếp trong quá trình sản xuất, lắp ráp sản phẩm. Tất cả
những sai lệch đó sẽ do phòng sản xuất và phòng quản lý chất lợng đa đến
phòng thiết kế để hiệu chỉnh lại.
Sau khi có thông tin về đăc tính sản phẩm, phòng thiết kế chịu trách nhiệm dự
trù các nguyên vật liệu cân thiết cho quá trình sản xuất rồi chuyển qua phòng
tông hợp.
Bộ phận mua bán vật t sẽ xem xét toàn bộ các hạng mục chi phí và nguyên vật
liệu cấu thành nên sản phẩm đồng thời phối hợp với phòng thiết kế để kiểm
chứng lại tính chính xác, tính phù hợp của các đặc tính sản phẩm. Nếu quá
trình kiểm tra đợc công nhận, bộ phận mua bán vật t cùng với phòng kế toán
dựa trên số liệu về định mức hao phí vật t cũng nh chi phí cho việc sản xuất,
hoàn thành sản phẩm để dự trù tính giá cho sản phẩm.
Bộ phận báo giá trong phòng kinh doanh có nhiệm vụ kiểm tra lại sự phù
hợp của giá bán dự tính so với khả năng chấp nhận của khách hàng cũng nh
22


giá bán phổ biến trên thị trờng. Nếu giá bán phù hợp, mọi tài liệu về khả năng

cũng nh tình hình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, thống kê giá thành
sản phẩm sẽ đợc gửi đến khách hàng để tham gia đấu thầu. Ngợc lại nếu có
bất cứ điểm nào không hợp lý về giá bán dự tính sản phẩm thì phòng kinh
doanh phải thông báo cho lại cho các phòng khác để điều chỉnh lại nhằm đảm
bảo khả năng thắng thầu cho doanh nghiệp.
Sau khi báo giá đợc khách hàng chấp nhận, phòng kinh doanh sẽ trực tiếp
tiếp nhận hợp đồng và lập yêu cầu xuất hàng gửi cho bộ phận sản xuất và bộ
phận thiết kế.
Khi có đợc đơn hàng, bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất, bộ phận
thiết kế sẽ lập kế hoạch thiết kế, tién hành thiết kế sản phẩm. Kết quả của bộ
phận thiết kế phải cho ra đợc danh sách vật t cần thiết cho quá trình sản xuất,
các bản vẽ thiết kế và đơn đặt hàng mua nguyên vật t.
Phong tổng hợp chịu trách nhiệm phát các đơn đặt hàng, lựa chọn nhà cung
cấp, tiến hành kiểm tra nhà cung cấp và thanh toán hợp đồng mua hàng.
Vật t mua về sẽ do phòng quản lý chất lợng nhận hàng, kiểm tra hàng nhận.
Quá trình kiểm tra đảm bảo quy cách, số lợng vật t sẽ đợc nhập kho bảo quản
phục vụ cho quá trình sản xuất. Nếu vật t không đảm bảo quy cách chất lợng
thì phòng quản lý chất lợng phải thông báo cho phòng tổng hợp để có biện
pháp xử lý, đièu chỉnh cho kịp tiến độ dự án. Biện pháp điều chỉnh có thể buộc
nhà cung cấp thực hiện đúng yêu cầu hợp đồng, có thể phải tìm nhà cung cấp
khác nếu cần thiết.
Theo kế hoạch sản xuất, vật t mua về sẽ đợc đa vào chế biến, gia công. Bộ
phận quản lý chất lợng có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng các hoạt động sản xuất.
Công tác kiểm tra đợc tiến hành ở mọi khâu, đảm bảo tối thiểu hoá các sai
lệch so với thiết kế cũng nh đảm bảo chất lợng quá trình gia công. Sản phẩm
cuối cùng hoàn thành ở bộ phận sản xuất sẽ qua công đoạn kiểm tra cuối cùng
do phong quản lý và khách hành tiến hành. Nếu tất cả các đặc tính của sản
phẩm đều đạt yêu cầu chất lợng thì sản phẩm đợc đóng gói và chuyển qua bộ
phận kiểm tra quy cách đóng hàng theo yêu cầu của khách hàng.
Sản phẩm sau khi qua khâu kiểm tra cuối cùng, chuyển đến tay khách hàng

nhng công ty vẫn chịu trách nhiệm cả việc lắp đặt và chạy thử, tiến hành các
dịch vụ bảo hành cho sản phẩm. Sau khi lắp đặt và chạy thử mà nhận đợc bất
kỳ thông tin phản hồi nào từ phía khách hàng thì bộ phận quản lý chất lợng và
bảo hành phải chịu trách nhiệm xem xét, ghi nhận và đa ra các biện pháp điều
chỉnh phù hợp. Những thông tin phản hồi từ phía khách hàng là cơ sở thông
tin cho các quyết định điều chỉnh việc sản xuất kinh doanh cũng nh kế hoạch
sản xuất của doanh nghiệp trong thời kỳ tới.
Nh vậy quá trình ra các quyết định điều chỉnh của công ty đợc thực hiện ở
mọi khâu dựa trên những thông tin thu thập từ tất cả các hoạt động sản xuất
kinh doanh cũng nh thông tin thu thập đợc từ phía khách hàng. Để hiểu rõ hơn
23


việc ra các quyết định điều chỉnh có thể xem xét sơ đồ điều chỉnh kế hoach
sản xuất trong công ty LGIS - VINA.
Việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất trong công ty LGIS - VINA xảy ra khi:
Trờng hợp tải trọng sản xuất lớn hơn năng lực sản xuất.
Thực tế cho thấy đôi khi doanh nghiệp nhận cung ứng các dự án với thời hạn
giao hàng nhanh, khả năng sản xuất của công ty không đáp ứng nổi, khi đó bộ
phận sản xuất phải có trách nhiệm thông báo sự hạn chế về nguồn lực cho
giám đốc tài chính và hành chính biết đồng thời phối hợp với phòng hành
chính để đa ra các phơng án điều chỉnh về số lợng công nhân tham gia sản
xuất, khối lợng nguyên vật liệu cũng nh công suất của máy móc thiết bị .
Thông thờng trong những trờng hợp này, giám đốc công ty thờng đa ra các phơng án điều chỉnh sau;
- Gia tăng sản xuất bằng cách làm thêm giờ, làm thêm vào ngày nghỉ.
- Thuê thêm một số lao động tạm thời. Khi thực hiện dự án Thành Hng - Cao
Lãnh, để kịp tiến độ giao hàng công ty không chỉ huy động công nhân làm
thêm ca mà còn tiến hành tuyển dụng thêm 10 lao dộng tạm thời và yêu cầu
bên liên doanh Là công ty Chế tạo thiết bị điện VIHEM điều động thêm công
nhân sang LGIS- VINA.

- Cùng với các biện pháp điều chỉnh trên, công ty còn gia tăng năng lực sản
xuất bằng cách đầu t thêm máy móc thiết bị.
- Tiến hành điều chỉnh công việc cho các dự án phù hợp với thời gian giao
hàng. Có thể ngừng thực hiện việc sản xuất cung ứng cho một dự án cha đến
thời hạn giao hàng để tập trung cho dự án cần hoàn thành gấp, đảm bảo uy tín
cho doanh nghiệp.
- Trong trờng hợp đã khắc phục bằng nhiều phơng án mà vẫn không giải
quyết đợc thì công ty sẽ tiến hành thơng lợng với khách hàng để điều chỉnh
thời gian giao hàng.
Điều chỉnh kế hoạch sản xuất
Thông
Khách hàng

tin

Phòng kinh
doanh

Phòng thiết
kế

Phong mua
bán

Kế hoạch
24
Lãnh đạo

Khả năng

Phòng sản
xuất
Tiến
hành
sản xuất
Kiểm
tra


sản xuất
No

thực tế

Yes

QĐ
điều
chỉnh

2.2. Nhận xét về công tác ra quyết định điều chỉnh của công ty
LGIS - VINA.
Thực tế hoạt động của doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt với những thay đổi
thờng xuyên diễn ra của môi trờng kinh doanh cũng nh các điều kiện sản xuất
bên trong doanh nghiệp. Chính vì vậy công ty coi việc ra các quyết định điều
chỉnh là một điều tất yếu. Điều chỉnh không có nghĩa là công ty phải chấp
nhận một sai lầm trong quá trình sản xuất kinh doanh, trái lại điều chỉnh giúp
cho công ty ngày càng thích ứng với môi trờng hoạt động bên ngoài cũng nh
đảm bảo sự phù hợp giữa kế hoạch, mục tiêu của doanh nghiệp với khả năng
đáp ững sẵn có của các nguồn lực.

Với phơng châm làm hài lòng khách hàng thông qua sản xuất sản phẩm hoàn
hảo, chất lợng sản phẩm, dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp,
chính vì vậy trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng nh cung ứng dịch vụ ra
bên ngoài, công ty luôn luôn đề cao công tác kiểm tra dự phòng những sai sót
có thể xảy ra và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Công tác điều
chỉnh không chỉ xảy ra đối với ban giám đốc công ty mà xảy ra ở mọi bộ
phận, mọi khâu sản xuất. Bất kỳ một sai sót nào cũng nhanh chóng đợc thông
báo đến bộ phận quản lý và đa đến ban giám đốc công ty để có quyết định
thích hợp. Đó chính là kết quả của việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông
tin nội bộ và việc cập nhật thu thập thông tin bên ngoài đặc biệt là thông tin
phản hồi từ phía khách hàng - nơi khởi nguồn của mọi kế hoạch, quyết định
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không chỉ là việc hoàn thiện hệ thống
thông tin doanh nghiệp, các quyết định điều chỉnh của ban giám đốc công ty
có đợc hiệu lực và hiệu quả cũng nhờ vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hết
sức nhỏ gọn linh hoạt, phối hợp đồng đều giữa các khâu, các bộ phận và sự
liên kết giữa các cá nhân trong quá trình thực hiện công việc của mình. Mọi
sai lệch xuất phát từ việc cung ứng các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, lao
động, thiết bị máy móc kỹ thuật, vốn đầu t đợc kiểm soát ngay từ khâu cung
ứng, lựa chọn nhà cung cấp, vận chuyển, nhập kho cho đến khi đợc đa vào sản
xuất. Trong quâ trình sản xuất kinh doanh, nếu có bất kỳ một trục trặc nào xảy
ra ảnh hởng đến kế hoạch, chất lợng sản phẩm dịch vụ thì đều đợc phân tích
để tìm ra nguyên nhân của sự sai hỏng và đa ra biện pháp điều chỉnh thích
hợp. Công việc này đòi hỏi sự tham gia giám sát kiểm tra của mọi cá nhân
cũng nh hiệu quả các hoạt động quản lý chất lợng trong doanh nghiệp. Phòng
25