Luận văn thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin ở văn phòng ngân hàng NHNoPTNT (agribank) hà nội

Lời nói đầu
Trong thế kỷ 21, chúng ta đang sống và làm việc trong nền khoa học công
nghệ tiên tiến, hiện đại với các thành tựu thần kỳ cùng xu thế toàn cầu hoá kinh
tế. Xu thế này tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị,
văn hoá, xã hội của mỗi quốc gia.
Cùng với sự "bủng nổ thông tin" của thế kỷ 21, dẫn đến nhu cầu gia tăng
cha từng thấy về thông tin trong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế từ Chính phủ
(cấp trung ơng và cấp địa phơng) đến lĩnh vực t nhân.
Thông tin luôn đóng một vài trò đặc biệt quan trọng đến sự phát triển của
đất nớc.
Chúng ta biết rằng, hoạt động thông tin luôn gắn liền với công tác văn
phòng vì văn phòng đợc coi nh "cổng gác thông tin" của cơ quan.
Nh vậy, vấn đề đặt ra để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông
tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay là các cơ quan, đơn vị vừa phải tăng cờng
đầu t trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thờng xuyên bồi dỡng kiến thức
chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng.
Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Hà Nội (NHNo & PTNT Hà Nội) cũng nh vốn kiến thức đã tích luỹ đợc ở nhà
trờng, em đã chọn đề tài " Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông
tin ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội". Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu
đề tài này, em đa ra những giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội.
Đề tài của em đợc chia ra ba chơng chính, bao gồm:
Chơng I. Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt
động văn phòng
Chơng II. Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng NHNo & PTNT
Hà Nội
Chơng III. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin trong văn
phòng NHNo & PTNT Hà Nội.

1

CHƯƠNG I
cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông
tin trong hoạt động văn phòng
I. Lý luận chung về công tác thông tin trong văn phòng

1. Khái niệm, vai trò của công tác thông tin
Chúng ta đang đợc chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng
khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin
cùng với công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới. Công nghệ năng lợng.
Công nghệ vũ trụ và công nghệ đại dơng sẽ đợc coi là con tàu vĩ đại để chở nền
văn minh công nghiệp sang thế kỷ 21, trong đó công nghệ thông tin đợc coi nh
ngời điều khiển. Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng
cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị, tổ chức để cùng nhau tìm
kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại. Thành công hay thất bại của một đơn vị
ngày nay tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh đợc lợi thế thông tin.
Nh Lênin đã khẳng định: " Không có thông tin thì không có thắng lợi
trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất ".
Trong quá trình tìm kiếm thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã
hội, an ninh, quốc phòng... các nhà nghiên cứu đã thống nhất đi đến một khái
niệm mang tính khoa học về thông tin: " thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa,
giúp cho đối tợng tiếp nhận thông tin có đợc những quyết định nhằm đạt mục
đích mong muốn.

2


2. Hệ thống thông tin.
Các khái niệm về thông tin đã phản ánh đợc bản chất,đặc trng của thông

tin và mục tiêu sử dụng thông tin.
Sơ đồ hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin thờng xuyên liên tục trên cơ sở cân đối các thông tin
đầu vào và đầu ra. " Hộp đen" để xử lý các thông tin phục vụ hoạt động điều
hành của cơ quan, đơn vị, chính là văn phòng.
Hệ thống thông tin trong cơ quan, đơn vị sẽ bao gồm:
- Các yếu tố môi trờng tài nguyên. Nó đợc coi nh các nguồn vô hạn của
Thông tin vào

Thông tin vào

Quá trình
chuyển đổi

Thông tin ra

Thông tin phản hồi
Thông tin ra
một số " Tệp dữ liệu" mà đơn vị cần bảo quản. Nguồn dữ liệu đó sẽ mô tả đầy đủ
về các yếu tố môi trờng, tài nguyên, để trên cơ sở đó mà cơ quan, đơn vị nghiên
cứu lựa chọn những dữ liệu nào? sự phong phú, đa dạng của môi trờng không
phải là lộn xộn, thiếu trật tự trong nguồn dữ liệu mà nó đợc xếp đặt tuân theo
những quy luật nhất định.
-Hệ thống thu thập thông tin: Mỗi đơn vị sẽ có những bộ phận chuyên thu
thập thông tin theo các dữ liệu khác nhau bao gồm thông tin của môi trờng và
thông tin phản hồi.
- Hệ thống xử lý thông tin: Thông tin đợc cung cấp không phải đã đáp ứng
yêu cầu sử dụng ngay mà còn phải phân tích, đánh giá, phối hợp để có những
thông tin hữu ích. Những hoạt động đó đợc tập hợp thành hệ thống đồng bộ gọi
là hệ thống xử lý thông tin.

- Hệ thống lu trữ: Thông tin thu thập đợc có thể sử dụng không hết ngay
hoặc chỉ sử dụng một lần, vì thế ngời ta cần cất dữ để sử dụng lâu dài hoặc cho
yêu cầu khác. Đồng thời kết quả chế biến thông tin cần đợc lu trữ để kiểm chứng
3


khả năng xử lý thông tin và những quyết định của lãnh đạo đề ra để duy trì các
hoạt động của cơ quan.
- Hệ thống truyền tin: Những thông tin thu thập hay chuyển đi đều cần đến
các phơng tiện truyền dẫn. Hệ thống truyền tin của đơn vị có thể hiện đại hay thủ
công, hữu hình hoặc vô hình là tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu cung cấp thông
tin và trình độ phát triển trang thiết bị kỹ thuật của đơn vị ở từng thời kỳ.
Nh vậy, các cơ quan đơn vị phải tổ chức hợp lý, khoa học các bộ phận trên
của hệ thống mới có thể phục vụ tốt hoạt động thông tin trong đơn vị mình.
3. Phân loại thông tin
Do tính chất đa dạng, phong phú của thông tin nên nếu không có sự phân
loại thông tin sẽ làm cho công tác thu thập, xử lý, bảo quản và sử dụng thông tin
gặp nhiều trở ngại. Trong thực tế, một thông tin đợc sử dụng vào nhiều mục đích
khác nhau, tuỳ theo yêu cầu của chủ thể tiếp nhận thông tin. Nếu không tiếp
nhận sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn trong thu và chuyển phát thông tin, gây
lúng túng cho các nhà chuyên môn khi tìm kiếm các phơng pháp xử lý, phân tích
và lu trữ thông tin.
3.1. Phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận
Theo cách phân loại này thông tin đợc tiếp nhận từ hai nguồn:
- Nguồn thông tin có hệ thống: là những nguồn thông tin đa đến cho ngời
nhận theo những thời gian định trớc và với những thang số quy ớc chung, mang
tính phổ cập. Những thông tin này thờng là báo cáo định kỳ của các bộ phận
trong cơ quan, của cấp dớicho cấp trên Loại thông tin này có đặc trng là ổn
định về khoảng thời gian chuyển tải về nội dung thông tin . Đây là một loại
thông tin khá phổ biến trong các cơ quan đơn vị dùng để đánh giá kết quả hoạt

động sau mỗi kỳ và để phục vụ công tác kiểm tra giám sát của cấp trên.
- Nguồn thông tin không theo định kỳ: là thông tin đa đến cho ngời nhận
không theo định kỳ, nhằm thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy
luật hay nằm ngoài dự kiến của ngời nhận tin. Đặc trng của loại thông tin này là
tính bất thờng, nội dung không ổn định, gây lúng túng cho ngời nhận tin. Trong
hoạt động thờng ngày những thông tin này thờng do cấp trên chuyển xuống
nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch đã có hay cách ứng phó mang tính tình thế
trong một hoàn cảnh nhất định. Cũng có thể là những thông tin từ bên dới về
những sự cố bất thờng nằm ngoài dự kiến, cần có sự chỉ đạo kịp thời của cấp
trên.

4


3.2. Phân loại thông tin theo tính chất, đặc điểm sử dụng
Thông tin đợc chia thành hai loại:
- Thông tin tra cứu: là những thông tin đa đến cho ngời tiếp nhận những
nội dung có tính quy ớc, những căn cứ, kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành.
- Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự
xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó, để họ chủ động đề xuất các biện
pháp ứng xử hiệu quả nhất. Loại thông tin này cũng mang tính không ổn định,
không thống nhất.
3.3. Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động
Theo cách này thông tin đợc chia thành:
- Thông tin kinh tế: là thông tin phản ánh quá trình hoạt động kinh tế trong
và ngoài nớc. Cũng có thể chia nhỏ hơn thành thông tin kinh tế trong các nghành
hoạt động: nông nghiệp, công nghiệp, thơng mại, du lịch...
- Thông tin chính trị- xã hội: là thông tin phản ánh hoạt động về tình hình
chính trị xã hội trong nớc và trên thế giới. Những thông tin này có thể là tình
hình từng ngày hoặc thông tin từ tổng kết 1 quá trình, 1 sự kiện, 1 giai đoạn hoạt

động.
Ngoài ra còn có: - Thông tin về an ninh quốc phòng.
- Thông tin về môi trờng
- Thông tin về quan hệ quốc tế.
Mỗi loại thông tin đợc gắn liền với đặc trng của từng lĩnh vực mà mỗi lĩnh
vực lại tuân theo những quy luật vận hành khác nhau, cho nên các loại thông tin
trên sẽ đợc sử dụng cho từng mục tiêu hoạt động của đơn vị.
Tuỳ theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin của các chủ thể mà mỗi loại
thông tin trên lại đợc phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ.
3.4. Phân loại thông tin theo thời gian
- Thông tin quá khứ: là loại thông tin phản ánh các sự kiện đã xảy ra và đợc dùng làm cơ sở để xây dựng kế hoạch cho hiện tại và tơng lai, đồng thời làm
căn cứ để đánh giá tình hình phát triển của một thực thể.
- Thông tin hiện tại: là loại thông tin phản ánh quá trình và kết quả hoạt
động của một thực thể tại thời điểm cung cấp thông tin. Thông tin này đợc dùng
để phản ánh khả năng hoạt động thực tế của một tổ chức hay số lợng, chất lợng
các hoạt động hiện tại. Thông tin hiện tại sẽ trở thành quá khứ khi mà các thực
thể vận động theo thời gian đã vợt giới hạn quy định.

5


- Thông tin tơng lai: là những thông tin mô tả về các vấn đề trong tơng lai.
Có thông tin này là do nó đợc dự báo trên cơ sở những thông tin quá khứ và hiện
tại. Thông tin tơng lai sẽ cho phép các chủ thể xác định đợc hớng vận động,
những thuận lợi hay khó khăn, những vấn đề cần giải quyết trong tơng lại để chủ
động điều chỉnh cho phù hợp với những điều kiện trong tơng lai.
4. Tổ chức công tác thông tin
4.1. Yêu cầu tổ chức công tác thông tin
Khối lợng thông tin trong một đơn vị rất phong phú, đa dạng và nhiều khi
cũng rất phức tạp. Nếu thông tin không đợc tổ chức hợp lý, khoa học sẽ gây trở

ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, thậm chí làm cho hệ thống thông
tin ách tắc. Để quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả thông tin, các đơn vị cần
tiến hành tổ chức công tác thông tin theo những yêu cầu chủ yếu sau:
- Thông tin ban đầu phải phù hợp: thông tin từ các dữ liệu đợc chuyển đến
cơ quan đơn vị gọi là thông tin ban đầu. Những thông tin mà thờng từ nhiều kênh
đến, nen ngời tiếp nhận cần biết thông tin nào là sử dụng đợc, là phù hợp với yêu
cầu thu thập thông tin .Để nậng cao hiệu lực thông tin ban đầu , ta cần xử lý
ngay lúc thu thập rồi phân loại theo các kênh thích hợp
- Đảm bảo thông tin thống nhất: tài liệu thông tin phải đợc lập thành từng
kênh, từng khối hay từng tệp ữ liệu tuỳ theo mục đích , yêu cầu sử dụng. Việc
chia thông tin của nhân viên trợ giúp , phục vụ kịp thời cho lãnh đạo khi có nhu
cầu cung cấp thông tin . Phân chia thông tin thành từng khối còn có tác dụng
kiểm soát thông tin nhằm loại bỏ những thông tin sai lệch, làm ảnh hởng đến kếy
qủa hoạt động của cơ quan.
- Đảm bảo chất lợng thông tin
* Chất lợng thông tin đợc phản ánh bằng nhiều tiêu chí khác nhau nh:
+ Tính chính xác của thông tin: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý
phân tích đánh giá tình hình từ đó đề ra các quyết định ứng xử trong từng lĩnh
vực hoạt động của đơn vị. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích
không chính xác và từ đó sẽ có kết quả vội vàng gây hậu quả xấu đến hoạt động
của tổ chức
+Tính đầy đủ: thông tin muốn phát huy tác dụng đối với các nhà quản lý
thì phải đảm bảo đủ về lợng. Thông tin đầy đủ là phải mô tả đợc một cách trọn
vẹn sự kiện , quá trình yếu tố nào đó. Nếu thiếu 1 trong các loại thông tin trên sẽ
làm cho ngời sử dụng thông tin nhậ biết không đầy đủ về đối tợng nghiên cứu,
dẫn đến những hành vi ứng xử sai lệch.

6

+ Tính hệ thống: không chỉ cần đủ về lợng mà thông tin còn phải đợc xắp
đặt theo hệ thống logic mới phản ánh đợc đầy đủ đối tợng nghiên cứu. Cung cấp
thông tin có hệ thống còn giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí
tìm kiếm thông tin
+ Tính kịp thời: trong thời đại bùng nổ thông tin thì yêu cầu về tính kịp
thời của thông tin ngày càng trở nên bức xức . Có đợc thông tin kịp thời sẽ quyết
định thắng lợi của đơn vị lên đến trên 50%.
+ Tính đơn giản, dễ hiểu: nếu thông tin đợc cung cấp mà phức tạp sẽ dẫn
đến tình trạng hiểu sai , làm sai. Từ lý do đó nên thông tin chuyển đến ngời sử
dụng phải rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, dễ xen, dễ nhớ.
+ Tiết kiệm thông tin: thông tin đợc khai thac từ các dữ liệu khác nhau với
các trữ lợng khác nhau, nên ngời khai thác phải biết khai thác đến mức nào là đủ
cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và thời hạn thông tin . Việc khai thác đủ
thông tin theo yêu cầu vừa tránh đợc những tốn kếm về thời gian, chi phí lại vừa
đẩm bảo đợc tính kịp thời, tính khoa học. Thông tin khai thác đủ với yêu cầu sử
dụng còn tránh đợc rối loạn gây nhiễu thông tin
4.2. Nhiệm vụ công tác thông tin của văn phòng:
- Thờng xuyên và kịp thời nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch nhà nớc,
tình hình chấp hành các nghị địng của Đảng, của các văn bản quy phạm pháp
luật của nhà nớc, tình hình hoạt động của các cơ quan có liên quan trong dịa bàn.
- Tổ chức công tác thông tin và giúp lãnh đạo xử lý thông tin
- Thông tin cho các đối tợng biết tình hình chung về diễn biến kinh tế văn
hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng, đối ngoại
-Đôn đốc cơ quan chuyên môn thực hiệnu chế độ thông tin báo cáo định
kỳ theo quy định và từng thời gian có nhận xét, kiến nghị.
5. Quy trình hoạt động của công tác thông tin
- Xây dựng và tổ chức nguồn tin: xuất phát từ nhu cầu về thông tin để xây
dựng và tổ chức các nguồn tin. Đây là một vấn đề rất khó, phức tạp vì nó liên
quan đến nhiều cấp, nhiều ngành và nhiều ngời trong hệ thống tổ chức. Tuy
nhiên, đây là "cửa ải" ban đầu của công tác thông tin.

- Thu thập thông tin: việc thu thập thông tin đợc tiến hành theo nhiều kênh
khác nhau nh:
+ Kênh thông tin theo ngành từ trên xuống và từ dới lên
+ Kênh thông tin theo ngành trong từng cấp, từng cơ quan trong phạm vi
quốc gia, quốc tế.
7


+ Kênh thông tin trong nội bộ một cơ quan, một đơn vị
+ Kênh thu thập thông tin qua hệ thống báo cáo
+ Kênh thông tin qua hội họp, giao ban
+ Kênh thông tin qua giao tiếp với dân, với cơ sở
+ Kênh thông tin tra cứu, thông báo, văn bản pháp lý, các quy định của
nhà nớc trong quá trình hoạt động quản lý.
- Phân tích và xử lý thông tin : Đây là việc vận dụng sự sáng tạo của bộ óc
con ngời để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lợng thông tin đã thu nhận đợc.
Yêu cầu của khâu này là xử lý thông tin tổng hợp để tài liệu, số liệu phản ánh đợc tình hình, xác định đúng bản chất, hiện tợng của chúng. Muốn đạt đợc yêu
cầu trên, phải tiến hành một số thao tác cụ thể nh:
+ Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu
+ Hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liêu, tài liệu
Mục tiêu của quá trình này là xử lý thông tin, đa ra các giải pháp, phơng
án cho các quy định quản lý đợc thực hiện dới các hình thức kiến nghị, đề xuất
sáng kiến giải quyết, hoặc cao hơn nữa là làm những căn cứ, định hớng để ngời
lãnh đạo quản lý ban hành các văn bản quản lý hoạt động của tổ chức. Đó chính
là tiền đề và nội dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị, thông tin trong
quản lý điều hành.
- Cung cấp, phổ biến thông tin : Thông tin phải đợc phổ biến nhanh chóng,
kịp thời đến đúng đối tợng bằng các hình thức thích hợp nh truyền đạt các hội
nghị, hội ý, bàn giao, phổ biến trực tiếp với cơ sở, phổ biến qua các nguồn tin đại
chúng, báo đài...

- Bảo quản lu trữ thông tin : Mục đích của quy trình này là kéo dài thời
gian sử dụng các nguồn tin không chỉ để phục vụ cho các nhà quản lý ra quyết
định mà còn cần để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác mà
cũng không chỉ một lần mà nhiều lần. Do vậy, tài liệu thông tin phải đợc bảo
quản, lu trữ cẩn thận theo các phơng pháp khoa học khác nhau nh: lu trữ các dữ
kiện đó vào máy tính, vào phim ảnh hoặc sắp xếp ngăn nắp trật tự vào cặp, giá,
tủ để khi cần là có thể tìm đợc ngay.
Qua những lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động của
văn phòng, chúng ta thấy đợc sự đóng góp trực tiếp của thông tin là khó có thể
đo lờng hết cả về kinh tế lẫn xã hội. Một nguyên lý có thể nhận thấy rằng hiện
nay những khối lợng thông tin khổng lồ rất cần để vận hành bộ máy quản lý và
nền kinh tế. Vơi sự ra tăng các yêu cầu thông tin và những quyết định trong việc

8


thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin đã làm cho văn phòng ngày càng có
một vị trí quan trọng hơn trong nền kinh tế.
Văn phòng luôn phải gắn liền với hoạt động thông tin vì văn phòng đợc
coi nh " Cổng gác thông tin" của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi
đều đợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận
( bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để
chuyển tải hay lu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên
quan đến sự thành bại trong những hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải
tuân theo những quy định, nghiêm ngặt về văn th - lu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo
quản chuyển phát thông tin. Nếu thông tin đợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đợc xử
lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đợc quyết định hữu hiệu,
nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hởng xấu đến mục tiêu của
đơn vị.

9


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
Chơng II
Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng
NGÂN HàNG NÔNg NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG
THÔN Hà Nội
A. Khái quát chung về NGÂN HàNG NÔNG NGHIệP Và PHáT TRIểN
NÔNG THÔN Hà Nội
I. Vài nét về quá trình hình thành của NGÂN HàNG NÔNH
NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội

Chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội (viết tắt: Chi nhánh NHNo & PNTN
Hà Nội) là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trực thuộc NHNo & PHNT
Việt Nam đợc thành lập theo quyết định Số 51/QĐ - NHNN ngày 27/6/1998 của
Thống đốc Ngân hàng Việt Nam.
Theo quyết định này chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội là đại diện uỷ
quyền của NHNo & PHNT Việt Nam có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp
của ngân hàng nhà nớc, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với Ngân
hàng nhà nớc.
Trụ sở chính của chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội đặt tại số 77 Lạc
Trung - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội.
Trong những ngày đầu thành lập, Ngân hàng đã gặp phải rất nhiều khó
khăn do quá trình chuyển dịch từ nền kinh tế theo cơ chế tập trung bao cấp sang
nền kinh tế thị trờng. Sau 15 năm hoạt động kinh doanh, Ngân hàng đã đạt đợc
những thành tựu to lớn, góp phần vào sự nghiệp chung, xây dựng nền kinh tế
Giám đốc
vững mạnh cho thủ đô Hà Nội.
Trải qua nhiều thử thách Ngân hàng ngày càng đi lên và khẳng định chỗ

đứng của mình trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam.
II. Cơ cấu tổ chức

Qua 15 năm hoạt động, cùng với sự phát triển liên tục, Ngân hàng luôn
Phó giám đốc
Phó giám đốc
chú ý đầu t thêm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất hiện có, trẻ hoá
đội ngũ cán bộ, đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên (CBCNV),
mở rộng các phòng ban; Hiện tại NHNo & PHNT Hà Nội đang hoạt động với 8
phòng ban có 165 CBCNV dới sự chỉ đạo và quản lý của một Giám đốc, 2 phó
Giám đốc.

Phòng
kế
toán

Phòng
kiểm
soát

Phòng
kinh
doanh

Phòng
kế
hoạch

Phòng
hành

chính

Phòng
thanh
toán
quốc
tế

Phòng
tổ
chức
cán
bộ

Phòng
ngân
quỹ

Phòng
vi
tính
1


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội

Sơ đồ tổ chức quản lý NHNo & PTNT Hà Nội
Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội là chi nhánh cấp 1. Với sự phát triển
không ngừng, đến nay ngân hàng đã thiết lập đợc 10 chi nhánh trực thuộc, 25
phòng giao dịch và 10 quỹ tiết kiệm đặt tại các quận các chi nhánh trực thuộc

NHNo & PTNT Hà Nội.

2


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội

STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Tên chi nhánh
Chi nhánh Chợ Hôm
Chi nhánh Đồng Xuân
Chi nhánh Thanh Xuân
Chi nhánh Tây Hồ
Chi nhánh Giảng Võ
Chi nhánh Cầu Giấy
Chi nhánh Đống Đa
Chi nhánh KV Tam Trinh
Chi nhánh Tràng Tiền
Chi nhánh Chơng Dơng

Xếp loại
Cấp 2 loại 4
nt
nt
nt
nt
nt
nt
Cấp 2 loại 5
Cấp 2 loại 4
nt

Năm thành lập
1994
1995
1995
1996
1996
1997
1999
1999
2002
2002

Bảng chi nhánh trực thuộc NHNo & PTNT Hà Nội
III. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

1. Giám đốc
- Giám đốc chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội do chủ tịch Hội đồng quản

trị NHNo Việt Nam bổ nhiệm, là ngời trực tiếp điều hành mọi hoạt động của
Ngân hàng.
- Quyết định những vấn đề về tổ chức, cán bộ và đào tạo
- Ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp tài sản và các hợp đồng
khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh ngân hàng theo quy định.
- Phân công cho phó Giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài ngành
có liên quan trực tiếp đến hoạt động của chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn
và uỷ quyền cho Phó Giám đóc bằng văn bản khi vắng mặt.
2. Phó giám đốc
- Do Tổng Giám đốc của NHNo Việt Nam quyết định bổ nhiệm
- Thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốc vắng mặt.
- Chỉ đạo, điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công phụ trách
và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các quyết định của mình.
- Bàn bạc và tham mu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh ngân hàng
theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ một thủ trởng.
3. Nhiệm vụ các phòng ban
3.1. Phòng kế toán.
- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy
định của Ngân hàng nhà nớc và NHNo Việt Nam.

3


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài
chính, quỹ tiền lơng đối với chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn trình NHNo
cấp trên phê duyệt.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.2. Phòng kiểm soát
- Kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội và

các đơn vị trực thuộc theo Nghị định của Hội đồng quản trị và chỉ đạo Tổng
Giám đốc NHNo.
- Kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theo
quy định của pháp luật, của NHNo.
- Kiểm tra độ chính xác của báo cáo Tài chính, kế toán, việc tuân theo quy
định của nhà nớc và ngành ngân hàng.
- Giải quyết đơn th, khiếu tố liên quan đến hoạt động của chi nhánh NHNo
& PTNT trên địa bàn.
3.3. Phòng kinh doanh
- Nghiên cứu, xây dựng chiến lợc khách hàng tín dụng, phân loại khách
hàng và đề xuất các chính sách u đãi đối với từng loại khách hàng.
- Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng
- Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc chính phủ, bộ, Ngành và
các tổ chức kinh tế cá nhân trong và ngoài nớc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.4. Phòng kế hoạch
- Nghiên cứu đề xuất chiến lợc khách hàng, chiến lợc huy động vốn tại địa
phơng.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định hớng kinh doanh của NHNo.
- Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với các
chi nhánh trên địa bàn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
3.5. Phòng thanh toán quốc tế
- Mở L/C (Letter credit) trả chậm
+ L/C nhập khẩu
+L/C xuất khẩu
- Thanh toán biên mậu
- Đồng tài trợ xuất nhập khẩu
4

thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
- Thanh toán tiền điện ( chuyển tiền điện)
- Thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT
3.6. Phòng tổ chức cán bộ - Đào tạo
- Xây dựng quy định, lề lối làm việc trong đơn vị mà mối quan hệ với tổ
chức Đảng, công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề cử cán bộ, nhân viên đi công
tác, học tập trong và ngoài nớc.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ
nghỉ hu, nghỉ chế độ theo quy định của nhà nớc, của ngành ngân hàng.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thởng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.7. Phòng vi tính
- Tổng hợp, thống kê và lu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động
của ngân hàng.
- Quản lý, bảo dỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.8. Phòng Hành chính
- Xây dựng chơng trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh
- Xây dựng và triển khai chơng trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi
nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc tại chi nhánh
- Thực hiện công tác hành chính, văn th, bảo vệ, y tế... của NHNo & PTNT
Hà Nội.
- Thực hiện xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động
của cơ quan.
- Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác đợc Giám đốc giao.
3.9. Phòng ngân quỹ

- Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng
- Thực hiện các khoản nộp ngân sách nhà nớc theo quy định.
- Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy
định.

5


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
IV. Kết quả hoạt động của NHNo & PTNT Hà Nội trong năm 2002
và phơng hớng nhiệm vụ năm 2003.

1. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2002
* Nguồn vốn : Đạt 6152 tỷ đồng, tằng 44% so với năm 2001 chia ra
+ Nguồn vốn VNĐ: 5.378 tỷ, tăng 39,1%
+ Nguồn vốn ngoại tệ: 774 tỷ, tăng 98%.
* Đầu t tín dụng : Đạt 2.003 tỷ đồng, tăng 27,4% so với năm 2001
+ D nợ ngắn hạn 1.258 tỷ, tăng 10,1% so với năm 2001
+ D nợ trung và dài hạn 745 tỷ, tăng 73,7%.
Bao gồm:
. D nợ VNĐ: 1.630 tỷ
.D nợ ngoại tệ 373 tỷ, tơng đơng 24,2 triệu USD.
- Trong năm 2002, NHNo & PTNT Hà Nội đã mở rộng đầu t tín dụng cho
các thành phần kinh tế. Ngân hàng là đồng tài trợ đối với hai dự án lớn đó là cho
Tổng Công ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng vay 206 tỷ đồng để xây dựng nhà máy
kính nổi Bình Dơng; Tổng Công ty Máy động lực và máy nông nghiệp vay 12
triệu USD để đầu t dự án xe Bus xuất khẩu sang IRAV. Nhờ đổi mới kinh doanh
nên năm 2001 có thêm trên 18 doanh nghiệp vay vốn tín dụng tại NHNo &
PTNT Hà Nội.
- Bên cạnh đó, ngân hàng còn mở rộng cho vay sinh hoạt đối với cán bộ,

nhân viên, sĩ quan, công nhân viên quốc phòng trong các doanh nghiệp, trờng
học, bệnh viện, lực lợng vũ trang với gần 400 tỷ đồng.
- Cho hộ nghèo vay: đợc sự giúp đỡ của các Quận, phờng NHNo & PTNT
Hà Nội đã giải ngân cho gần 700 hộ nghèo vay 2.100 triệu đồng tạo thêm đợc
công ăn việc làm, tăng thu nhập, trả nợ Ngân hàng sòng phẳng, đến cuối năm
còn 835 hộ có d nợ vay ngân hàng 2.300 triệu đồng. NHNo & PTNT đã góp
phần cùng các cấp, các ngành của Hà Nội thực hiện chơng trình 03 của thành uỷ
Hà Nội về xoá đói giảm nghèo.
- Chất lợng tín dụng nợ quá hạn chiếm 2,85% d nợ, đó là nợ tồn đọng của
một số doanh nghiệp nhà nớc đợc giãn nợ từ nhiều năm dồn lại. Song nhờ chất lợng tín dụng từ năm 2000 đến nay đã từng bớc đợc nâng lên rõ rệt.
Năm
2000
2001
2002
Nguồn vốn
3345
4257
6152
D nợ
1295
1572
2003
Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh

6


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
* Hoạt động kinh doanh đối ngoại
Năm 2002 NHNo & PTNT Hà Nội tiếp tục mở rộng nghiệp vụ thanh toán

quốc tế, đến nay Ngân hàng đã có quan hệ đại lý và thanh toán với 600 ngân
hàng và chi nhánh ngân hàng nóc ngoài, phát triển nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ,
nhân dân tệ và tổ chức thanh toán biên mậu nhằm đảm bảo thuận lợi cho khách
hàng có quan hệ mua bán với Trung Quốc.
- Về xuất khẩu: Gửi chứng từ đòi tiền đến 74 món, trị giá 1,8 triệu USD,
thu tiền 65 món trị giá 1,5 triệu USD.
- Về nhập khẩu: mở 877 L/C trị giá 100,9 triệu USD, thanh toán L/C 992
món, trị giá 92,4 triệu USD, nhờ thu 311 món, trị giá 4,5 triệu USD, thanh toán
1.202 món trị giá 36,7 triệu USD. Thu dịch vụ phí 191 triệu USD.
* Về tài chính thanh toán và ngân quỹ
- Về công tác thanh toán; trong năm 2002 đã chuyển tiền điện tử 24.476
món với 12.137 tỷ đồng tăng 2,3 lần số món thanh toán so với năm 2001.
- Về kết quả tài chính: Chênh lệch thu chi tăng 120%, trích rủi ro tăng
25% so với năm 2001.
- Ngân quỹ: với mạng lới 33 điểm giao dịch tổng thu 8.457 tỷ, tăng 83%
so với năm 2001. Tổng chi 4.579, tăng 85% so với năm 2001.
* Các công tác khác nh:
- Công tác quản lý điều hành: Ban lãnh đạo đã xác dịnh phơng châm hoạt
động đúng đắn, đặt mục tiêu an toàn, tiết kiệm và hiệu quả lên hàng đầu, tập
trung chấn chỉnh các hoạt động ngân hàng, và soát lại các quy trình nghiệp vụ và
bộ máy tổ chức, nhân sự, công tác chỉ đạo điều hành luôn luôn theo sát các diễn
biến về nguồn vốn, đầu t vốn để từ đó có sự chỉ đạo kịp thời về lãi suất và đảm
bảo khả năng chi trả.
- Công tác kiểm soát: đợc nâng cao về chất lợng
- Công tác đào tạo: Ngân hàng đã tổ chức đào tạo tại chỗ các nghiệp vụ
tíndụng, kế toán, vi tính và ngân quỹ cho cán bộ và những ngày nghỉ cuối tuần
đạt kết quả tốt.
- Công tác thi đua đợc phát động thờng xuyên, đẩy mạnh vai trò các tổ
chức đoàn thể, công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ.
2. Mục tiêu định hớng kinh doanh năm 2003.

* Định hớng kinh doanh
- Nguồn vốn tăng trởng từ 40% so với năm 2002, chú trọng huy động
nguồn vốn ngoại tệ (USD) trung và dài hạn.

7


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
- Đầu t tín dụng tăng 30%, tập trung đầu t cho các dự án sản xuất, chế biến
hàng nông sản xuất khẩu và các mặt hàng thay thế nhập khẩu.
- Lợi nhuận tăng 20% so với năm 2002
* Các giải pháp thực hiện
- Mở rộng mạng lới kinh doanh: trong năm 2003 sẽ khai trơng thêm 10 12 phòng giao dịch để khai thác các loại nguồn vốn.
- Bố trí lại lực lợng lao động, tăng cờng cán bộ tín dụng để mở rộng d nợ
cho các thành phần kinh tế. Tập trung để mở rộng dự nợ cho các thành phần kinh
tế. Tập trung xử lý nợ tồn đọng và kiến nghị các cấp, các ngành xử lý đối với
những doanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả.
- Thực hiện khoán tài chính và tiền lơng triệt để đến các ngân hàng, từng
phòng ban và tiến tới từng ngời lao động, gắn quyền lợi vật chất và trách nhiệm
của từng ngời trong kinh doanh.
- Tăng cờng kiểm tra, kiểm soát, xử lý nghiêm túc những cán bộ thiếu tinh
thần trách nhiệm hoặc hiệu quả kinh doanh thấp.
- Đào tạo tại chỗ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ mà trớc hết là cán
bộ lãnh đạo các phòng ban,các ngân hàng Quận, các phòng giao dịch... coi đây
là tiêu chuẩn quan trọng để thi nâng bậc lơng hoặc chuyển ngạch lơng viên chức.
B. Tổ chức hoạt động thông tin của văn phòng NHNo & PTNT
Hà Nội
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những

mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà nó tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng
cũng có những chức năng tồn tại độc lập tơng đối nh các tổ chức, đơn vị khác cả
về phơng diện tự nhiên và phơng diện xã hội. Bên cạnh đó, văn phòng bao gồm
những hoạt động nhằm duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Văn phòng dù
là "văn phòng đầy đủ" hay " Văn phòng không đầy đủ" cũng luôn thực hiện đầy
đủ 3 chức năng là chức năng tham mu, chức năng tổng hợp và chức năng hậu
cần. Với sự đóng góp không nhỏ của phòng hành chính vào những thành công
của ngân hàng đã chứng minh cho lãnh đạo cơ quan thấy đợc tầm quan trọng của
bộ phận văn phòng trong quá trình hoạt động của cơ quan
Do đó, hoạt động văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội cũng đợc ra đời
để thực hiện 3 chức năng trên, cụ thể nó có những chức năng nhiệm vụ sau:

8


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
1. Chức năng
Văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội là bộ phận trực tiếp tham mu, giúp
việc của ngân hàng trong các hoạt động lãnh đạo, tổ chức phối hựp công tác,
triển khai thực hiện sự điều hành của lãnh đạo. Đồng thời là trung tâm thông tin
tổng hợp, hành chính, và quản trị.
2. Nhiệm vụ
- Th ký cho bán giám đốc: Tham dự các cuộc họp, soạn thảo các văn bản
đợc giao, tiếp nhận thông tin, chỉ đạo của lãnh đạo đến các phòng ban và các chi
nhánh trực thuộc.
- Xây dựng chơng trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có
trách nhiệm thờng xuyên đôn đốc việc thực hiện chơng trình đã đợc giám đốc
chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội phê duyệt.
- Xây dựng và triển khai chơng trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi
nhánh NHNo & PTNT Hà Nội trực thuộc trên địa bàn.

- Thực hiện quản lý hành chính, xử lý văn bản đi, đến và tổ chức công tác
lu trữ, lễ tân in ấn. Quản lý, sử dụng con dấu của ngân hàng.
- Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ
lao động, quản lý nhà tập thể, nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan.
- Thực hiện công tác tài vụ của ngân hàng
- Thực hiện công tác tuần tra, canh gác, bảo vệ an toàn tuyệt đối tài sản và
an ninh trật tự tại Ngân hàng.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ nhân viên,
vệ sinh công sở.
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, tập huấn, lễ nghi khánh tiết.
- Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên thực hiện công
tác, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
Tóm lại : Phòng hành chính của ngân hàng đã thực hiện những chức năng
nhiệm vụ nh văn phòng của các cơ quan, đơn vị khác là tham mu, tổng hợp, hậu
cần cho bộ máy lãnh đạo cơ quan. Đối với hoạt động của NHNo & PTNT Hà
Nội, văn phòng luôn đặc biệt quan tâm và đầu t các trang thiết bị hiện đại giúp
cơ quan vănh phòng thực hiện tốt những chức năng của mình đặc biệt là chức
năng tổng hợp. Vì chức năng tổng hợp là cực kì quan trọng, quết định đến sự
thành bại của công tác văn phòng. Trong đó thông tin có thể đợc dùng trên 1 cơ
sở thờng kỳ hoặc bất thờng nhằm mục đích giúp đỡ việc ra quyết định hoạchn
9


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
định hoặc kiểm soát. Những thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin ngợc trên mọi
lĩnh vực của mọi đối tợng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích , quản lý
và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Nh thực tế hoạt dộng cho vay
vốn, kinh doanh ngoại hối tại NHNo & PTNT Hà Nội luôn đòi hỏi ngời cán
bộ văn phòng phải cung cấp những thông tin cập nhật về thị trờng tiền tệ, về tình

hình chính trị, xã hôị, an ninh, quốc phòng ở trong nớc và quốc tế có ảnh hởng
cho l;ãnh đạo trong quá trình hoạt động kinh doanh.
II. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội

10


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
Sơ đồ bộ máy văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội
Phòng hành
chính

Trởng phòng

Bộ
phận
hành
chính
tổng
hợp

Bộ phận
XDCB

Phó
phòng

Bộ
phận
tài

vụ

Bộ phận
bếp

Bộ phận
y tế

Bộ
phận
chuẩn
bị đầu t
&
quảng
cáo

Bộ phận
bảo vệ

Bộ
phận
Quản
trị

Bộ phận
phòng
chống
cháy

Bộ phận

sửa chữa
điện nớc

Bộ
phận
đội xe

11


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
Trởng phòng do giám đốc bổ nhiệm theo đề nghị của tổng giám đốc
NHNo & PTNT Việt Nam, chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động
của phòng theo đúng thẩm quyền và quy chế hoạt động của cơ quan.
Trợ giúp trởng phòng là phó phòng, đợc trởng phòng phân công phụ trách
một mảng hoạt động nhất định và chịu trách nhiệm trớc trởng phòng và phần
việc đợc phân công phụ trách.
* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong NHNo & PTNT Hà Nội
- Bộ phận quản trị có nhiệm vụ
+ Xây dựng phơng hớng, kế hoạch công tác hàng năm, quý, tháng của
khối văn phòng, đôn đốc, kiểm tra, hớng dẫn thực hiện kế hoạch.
+ Đầu mối thi hành các mặt về quản trị pháp lý hành chính
+ Chỉ đạo văn th thực hiện đầy đủ quy trình xử lý văn bản, biểu mẫu, sổ
sách, lập hồ sơ công việc...
+ Ký các văn bản hành chính
+ Lập kế hoạch tài chính hàng năm
+ Quản lý hệ thống thông tin liên lạc, báo chí
+ Ghi chép, soạn thảo biên bản các cuộc họp
+ Thảo luận các văn bản của Giám đốc trung tâm
+ Xây dựng quy chế tiếp khách của trung tâm

+ Lập các chơng trình quảng cáo theo quyết định của giám đốc
+ Quản lý cơ sở vật chất, trang bị đồ dùng văn phòng, điều hành các phơng tiện vận tải.
+ Hớng dẫn khách đến cơ quan làm việc
Nói tóm lại chức năng chủ yếu của bộ phận quản trị ở NHNo & PTNT Hà
Nội là hoạch định tổ chức.
I. Hoạch định: có chức năng đa ra những chính sách hoặc mục tiêu làm
phơng tiện để đạt đợc yêu cầu kinh doanh. Bộ phận quản trị nắm vững những
mục tiêu tổng quát trên cơ sở đa ra các mục tiêu hành động cho phép đạt mục
tiêu chung. Bộ phận quản trị của Ngân hàng có nhiệm vụ quyết định cách sử
dụng nguồn tài chính kiểm soát của mình để đảm bảo cho những mục tiêu chiến
lợc của ngân hàng các kế hoạch sẽ đợc soạn thảo với thời gian biểu thích hợp và
chúng sẽ chịu tác động bởi các ảnh hởng môi trờng. Ngay cả khi không phải
đánh giá lại các mục tiêu của mình, bộ phận quản trị cũng luôn điều chỉnh các
mục tiêu hành động để đảm bảo đợc những mục tiêu chiến lợc trong sự thay đổi
của môi trờng. Cùng lúc đó, ban giám đốc Ngân hàng không mất đi tầm kiểm
soát của mình và luôn tạo cách thúc đẩy ngời cấp dới.
12


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
Bộ phận tổ chức là ban giám đốc sẽ tham gia vào việc phân chia công việc
tức là những chỉ định và kết hợp công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Những kế hoạch nỗ lực của cấp dới đợc xem xét để tránh trùng lặp không
cần thiết.
- Bộ phận văn th lu trữ có nhiệm vụ:
+ Nhận công văn đến. Công văn giấy tờ là 1 trong những phơng tiện
thông báo, trao đổi thông tin trong các cơ quan, đơn vị. Bộ phận văn th có nhiệm
vụ vào sổ các công văn đi, công văn đến, đa vào lu giữ cẩn thận để tiện tra tìm
khi cần thiết. Mọi văn bản mật đến và đi đều đợc bộ phận văn th kiểm tra đọ
chính xác về các yếu tố thể thức văn bản, về văn phong trớc khi nhận và chuyển

đi. Hiện nay, ở NHNo & PTNT Hà Nội các phòng ban đều tự đánh máy các văn
bản của mình nên văn th chỉ thực hiện nhiệm vụ đánh máy các loại giấy mời,
thông báo và các giấy tờ khác khi lãnh đạo yêu cầu
. Mở sổ theo dõi, ghi số liệu, đóng dấu công văn đến, trình lãnh đạo
trung tâm giải quyết.
. Thực hiện việc lu chuyển văn bản theo kết quả xử lý của lãnh đạo tới
các bộ phận có liên quan.
.Tiếp phận Fax, công văn, th, bu phẩm và chuyển tới các phòng liên
quan.
. Theo dõi việc thực hiện kết quả xử lý công văn, tài liệu và việc lập hồ
sơ công việc.
+ Chuyển công văn đi
. Mở sổ theo dõi công văn đi
. Soạn thảo công văn gửi đi khi đợc lãnh đạo giao
. Kiểm tra thể thức văn bản, sao chụp văn bản
+ Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của nhà nớc và của lãnh đạo
trung tâm
+ Thực hiện công tác lu trữ văn phòng
+ Tra cứu tài liệu khi có yêu cầu của lãnh đạo
+ Xử lý tài liệu lu trữ quá kỳ theo quy định
+ Cấp các loại giấy tờ: giấy giới thiệu, giấy đi đờng....
Nh vậy : Bộ phận văn th lu trữ ở NHNo &PTNT có những chức năng
chính nh sau:
Sao chép thông tin, lu trữ thông tin.
Công tác sao chép thông tin chủ yếu thông qua việc sao chép bằng máy
photocopy việc sử dụng máy photocopy cho phép tạo ra văn bản theo yêu cầu.
13


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội

Hiện nay ở Ngân hàng có 2 máy photocopy đặt tại phòng Hành chính nhằm tạo
điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ công nhân viên.
Công tác lu trữ thông tin ở NHNo & PTNT Hà Nội thực hiện bằng phơng
pháp phân loại thành những lĩnh vực chủ yếu và các nhóm nhỏ. Việc phân loại và
lu trữ hồ sơ thành nhóm nhỏ đợc sắp xếp theo phơng pháp lu trữ điện tử bằng các
phần mềm chuyên dụng. Công tác lu trữ thông tin trên máy tính đợc tiến hành
theo trình tự thời gian, các hồ sơ đợc chia theo ngày, tuần, tháng, quý và năm.
Việc quản lý phân loại hồ sơ theo thời gian và sử dụng máy tính cho phép
công tác tra cứu tài liệu khi có yêu cầu của lãnh đạo ngân hàng cập nhật nhanh
nhất hệ thống lu trữ rất linh động sao cho việc tra cứu có thể dễ dàng và nhanh
chóng thay đổi hay tra cứu khi cần. Các chỉ mục đợc liệt kê theo từng file đợc
đặt tên vàcó thể gắn mật khẩu nhằm bảo vệ thông tin, ngoài ra còn có các băng
hình, đĩa mềm, đĩa từ, máy ghi âm... Quan trọng hơn ở ngân hàng các chỉ mục
luôn đợc cập nhật hoá, nghĩa là các chỉ mục luôn hiện hành giúp cho việc tra cứu
thông tin đợc thực hiện dễ dàng khi biết ngày tháng nhập tài liệu và các thông tin
cơ bản về thông tin cần tra cứu.
Các tài liệu khi đã qúa hạn lu thì đợc huỷ bỏ. Thông thờng tài liệu đợc lu
>4 năm nếu tài liệu nào đã hoàn thành chức năng và mặt pháp luật và nhiệm vụ
thì đợc bộ phận lu trữ huỷ bỏ.
- Bộ phận xây dựng cơ bản có nhiệm vụ.
+ Chịu chách nhiệm mua sắm, lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị, điện nớc
cho trụ sở và các chi nhánh của ngân hàng trên địa bàn.
+ Hớng dẫn, tập huấn các phơng án phòng chống cháy nổ cho cán bộ
trong cơ quan.
+ Thực hiện công tác chuẩn bị đầu t d án.
III. Vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác thông tin
của NHNo & PTNT Hà Nội

Trong thời kỳ "bùng bổ thông tin" các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành
chính đều rất quan tâm đến việc thu nhập, phân tích và xử lý thông tin để có thể

ra đợc những quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và
cho xã hội.
Thông tin là một nhu cầu bức xúc trong đời sống xã hội. Chúng ta đang đợc chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ
trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Từ rất nhiều các quan niệm về thông tin các nhà nghiên cứu đã đi đến một
khái niệm mang tính khoa học về thông tin: " Thông tin nghĩa là những giữ liệu
14


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
có ý nghĩa, đợc sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tợng tiếp
nhận thông tin có đợc những quyết định nhằm mục đích mong muốn".
Hiện nay, ngời ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một tổ
chức là là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn tới
hoạt động của tổ chức mình. Cho nên một trong những vấn đề bức xúc mà các cơ
quan, đơn vị phải giải quyết là nâng cao chất lợng văn phòng, đặc biệt là nâng
cao hiệu quả của công tác thông tin.
IV. Thực trạng hoạt động của công tác thông tin trong văn
phòng NHNo & PTNT Hà Nội.

Văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội là một " văn phòng không đầy đủ",
nhng không vì vậy mà văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội không thực hiện
đầy đủ và tốt các chức năng, nhiệm vụ của một "văn phòng đầy đủ".
Ngày nay, với sự gia tăng các yêu cầu thông tin và những phát triển trong
kỹ thuật xử lý, làm cho văn phòng ngày càng có một vị trí quan trọng hơn trong
cơ quan.
Cùng với các hoạt động của mình, công tác văn phòng ở NHNo & PTNT
Hà Nội luôn gắn kết với các công đoạn của công tác thông tin bao gồm: thu
thông tin, xử lý thông tin, sử dụng thông tin, lu trữ thông tin.
*Thu thập thông tin : Đợc coi là báo cáo mở đầu rất quan trọng và có ý

nghĩa cho hoạt động thông tin . Việc thu thập thông tin luôn đợc tiến hành một
cách thờng xuyên và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhờ nắm bắt đợc nhu cầu về
thông tin của ngời lãnh đạo quản lý, của các bộ phận ban nghành trong cơ quan
mà ngời cán bộ văn phòng đã thực hiện tốt quá trình thu thập thông tin của mình
Để có đợc những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho ngời lãnh
đạo, các cán bộ văn phòng đã tiến hành thu thông tin từ các nguồn:
- Thông tin chính thức: là các văn bản mang tính pháp quy hay quy
phạm khác:
+Từ các quyết định , chỉ thị , thông báo của cấp trên nh ngân hàng
nhà nớc, NHNo & PTNT Việt Nam.
+Từ các chủ trơng chính sách của Đảng , Nhà Nớc.
+Từ văn bản của các bộ , ban , nghành có liên quan
+Từ các phơng tiện thông tin đại chúng nh : TV, đài, báo, Internet
- Thông tin không chính thức: là các báo cáo thờng kỳ của ngân hàng và
các chi nhánh ngân hàng trực thuộc, từ báo cáo của các bộ phận trong văn phòng
và từ các dữ liệu khác đợc lu trữ. Những thông tin không chính thức tuy không
có văn bản đảm bảo nhng nó cũng không kém phần quan trọng vì những thông
15


thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
tin này mang laị các giá trị sáng tạo cao. Là đơn vị kinh doanh, NHNo & PTNT
Hà Nội luôn đặc biệt chú trọng đến các thông tin liên quan đến các hoạt động
kinh tế nh tốc độ tăng trởng kinh tế chung của nền kinh tế hoặc của từng nghành,
từng lĩnh vực hoặc có liên quan đến thu nhập cuae dân c, đến việc tôn tạo cơ sở
hạ tầng, tích luỹ tái sản xuất mở rộng đây là những thông tin cực kỳ quan trọng
mà văn phòng thu thập nhằm giúp lãnh đạo cơ quan trong quá trình ra quyết định
quản lý. Các loại thông tin trên đều đợc thu thập dới nhiều hình thứcnh: điều tra,
khảo sát, tổng két, hội thảo, nghiên cứu, thăm dò và đợc lu hành văn bản, băng
hình, đĩa từ một cách có hệ thống.

Nh vậy, tuỳ theo tính chất phạm vi công viẹc đợc giao mà cán bộ thu thập
thông tin có trách nhiệm xác định các nguồn cung cấp thông tin, các phơng pháp
lấy tin để mang lại những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho lãnh đạo
trong quá trình quản lý cơ quan
*Xử lý thông tin : để thông tin thu thập có thể sử dụng đợc thì việc xử lý
tổng hợp thông tin là rất cần thiết. Mục tiêu của quá trình này là đa ra các phơng
án giải pháp cho các quyết định quản lý đợc thực hiện dới các hình thức kiến
nghị, đề xuất sáng kiến giải pháp, làm những căn cứ định hớng để lãnh đạo ban
hành các văn bản quản lý về hoạt động của cơ quan. Đó chính là tiền đề và nội
dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị thông tin trong lãnh đạo. Xử lý
thông tin là công việc phức tạp đòi hỏi cán bộ làm công tác này phải có trình độ
chuyên môn, có hiểu biết xã hội sâu rộng, có khả năng phân tích, tổng hợp vấn
đề.
Việc xử lý thông tin ở NHNo & PTNT Hà Nội đợc tiến hành theo các bớc
cơ bản sau:
- Đối với công văn đến:
+ Văn th tiếp nhận công văn từ các cơ quan , đơn vị khác gửi dến theo
đúng trình tự , kiểm tra sơ 1 lợt ngoài phong bì.
+ Sơ bộ phân loại công văn để xác định loại công văn vào sổ đăng ký, còn
loại công văn có tên riêng , dấu chỉ mức đọ mật khẩn thì chỉ ghi các thông tin
cần thiết hoặc chuyển ngay cho lãnh đạo
+ Văn th tiến hành bóc bì công văn và lấy nội dung ra. Đây là công tác
đơn giản nhng văn th cũng cần phải đảm bả những nguyên tắc đã quy định
+ Đóng dấu đến vào công văn. Bớc này nhằm mục đích xác nhận công văn
đã qua văn th đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đéen cơ quan
+ Trình thủ trởng hoặc ngời phụ trách xem xét và cho ý kiến phân phối và
giải quyết công văn đến
16