SKKN một số giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra nội bộ trường học

MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Với trách nhiệm là một cán bộ quản lí, tôi đã ý thức rất rõ về vai trò quan trọng
của công tác kiểm tra nội bộ trường học (KTNBTH). Kiểm tra được xem là một chức
năng của nhà quản lý nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa quá trình hoạt động của khách thể
với mục tiêu mà nhà quản lý đã lựa chọn. Trong nhà trường, đó là sự xem xét các hoạt
động có phù hợp với kế hoạch, tiêu chuẩn, có phù hợp với các yêu cầu sư phạm đặt ra
hay không. Do đó, trong các kế hoạch thanh tra hàng năm, tôi luôn chú trọng đến việc
hướng dẫn các bộ phận thực hiện tốt công tác kiểm tra nội bộ như: hướng dẫn các tổ xây
dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, và kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận trong
trường.
Có thể nói ngay là, trong công tác quản lý của người hiệu trưởng, ở bất cứ khâu
nào có sự lơi lỏng kiểm tra thì ở đó có thể xảy ra sai sót, tiêu cực.
Từ những suy nghĩ trên, bản thân tôi nhận thấy thật cần thiết nhìn nhận lại một
cách toàn diện về mặt lý luận lẫn thực tiễn công tác KTNBTH, một mặt là để đúc kết
kinh nghiệm thực hiện trong thời gian qua; mặt khác soi rọi các kiến thức lý thuyết đã
được học vào thực tiễn để trong thời gian tới có thể thực hiện tốt hơn công việc này. Đây
là lý do thôi thúc để tôi lựa chọn đề tài: Một số giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu
quả công tác kiểm tra nội bộ trường học.
2. ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng của đề tài quan tâm đến là công tác KTNBTH, cụ thể là việc xây dựng
kế hoạch, triển khai tổ chức thực hiện và kết quả thực hiện công việc kiểm tra của người
hiệu trưởng, trước hết là của bản thân tôi trong quá trình làm công tác quản lý nhiều năm
qua. Đó là các hoạt động kiểm tra tài chính, tài sản, kiểm tra chuyên môn, kiểm tra việc
thực hiện các cuộc vận động trong năm học,…Sản phẩm của nó cũng sẽ trở thành đối
tượng nghiên cứu của đề tài, mà thường là các kế hoạch, hồ sơ sổ sách có liên quan,… và
cả kết quả, thành quả, những kinh nghiệm mà công tác KTNB đã đem đến cho đơn vị.


2.2. Mục đích nghiên cứu

- Tìm hiêu một số kiến thức lý luận về công tác quản lý nói chung và công tác
KTNB nói riêng.
- Đúc kết những kinh nghiệm về công tác KTNBTH mà bản thân tôi đã thực hiện
trong nhiều năm ở cương vị quản lý.
- Đánh giá lại kết quả của công việc (những thành quả đạt được cũng như những gì
chưa đạt được, kể cả những sai sót, hạn chế).
- Rút ra những bài học kinh nghiệm, những biện pháp, cách thức cụ thể giúp cho
một người hiệu trưởng có thể thực hiện tốt công tác KTNB ở đơn vị mình.
Ngoài ra, mục đích của người viết khi đặt ra vấn đề này cũng mong muốn nhận
được sự nhận xét, góp ý, trao đổi của thầy cô và đồng nghiệp để có thể đánh giá được
một cách khách quan những suy nghĩ và việc làm của bản thân.
3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Ngoài những thao tác cơ bản như quan sát, sưu tầm, lập luận theo các hướng quy
nạp, diễn dịch, đề tài của chúng tôi chủ yếu sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp phân tích, miêu tả.
- Phương pháp đối chiếu.
- Phương pháp mô hình hóa.
- Phương pháp thống kê, phân loại.

2


CHƯƠNG 1
CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ
TRƯỜNG HỌC
1.1.1. Khái niệm
Kiểm tra, theo đúng ý nghĩa ngôn từ của nó, đó là việc “xem xét tình hình thực tế
để đánh giá, nhận xét” một đối tượng nào đó [2,tr.504]. Kiểm tra được xem là một trong

những chức năng của nhà quản lý. Theo Henry Fayol: “Quản lý – nghĩa là dự kiến, tổ
chức, lãnh đạo, phối hợp và kiểm tra” [7,tr.2]. Như vậy, người quản lý ở bất kỳ cấp nào,
cương vị nào cũng phải thực hiện công tác kiểm tra để biết rõ kế hoạch, mục tiêu đã đề ra
trong thực tế đã đạt đến đâu; từ đó có thể có những can thiệp kịp thời.
Kiểm tra nội bộ trường học, theo tác giả Trần Thị Tuyết Mai, “là hoạt động xem
xét và đánh giá các hoạt động giáo dục, điều kiện dạy học, giáo dục trong phạm vi nội bộ
nhà trường nhằm mục đích phát triển sự nghiệp giáo dục nói chung, phát triển nhà
trường, phát triển người giáo viên và học sinh nói riêng”[6,tr.109]. Nói một cách chung
nhất, KTNBTH chính là công tác tự kiểm tra của người hiệu trưởng tại đơn vị mình quản
lý. Đó là việc hiệu trưởng giám sát, kiểm tra tất cả hoạt động của các cá nhân, bộ phận
trong việc thực hiện nhiệm vụ trường học được quy định trong Điều lệ trường trung học
cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học do Bộ Giáo dục
và Đào tạo ban hành.
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác kiểm tra
Mục đích của kiểm tra chính là “xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với
quy định” [2,tr.504]. Về mặt này, cũng có thể xem kiểm tra là một hệ thống phản hồi với
các thông tin ngược giúp cho nhà quản lý tìm ra các sai lệch và thực hiện sự điều chỉnh
để đạt được kết quả mong muốn, như trong sơ đồ sau:

3


Kết quả
thực tế

Kết quả
sau kiểm tra

Đo lường
kết quả

So sánh
với chuẩn

Thực hiện
điều chỉnh

Kế hoạch
điều chỉnh

Xác định
sai lệch

Phân tích
nguyên nhân

Hình 1.1: Sơ đồ hệ thống thông tin phản hồi trong công tác kiểm tra
Trong sơ đồ trên, ta thấy khá rõ mục đích và ý nghĩa của công tác kiểm tra. Đối
tượng kiểm tra chính là một kết quả thực tế. Đối tượng đó được đo lường trên cơ sở đối
chiếu với chuẩn quy định. Nếu không có sai lệch, đó là một thành phẩm; nếu có sai lệch,
đối tượng phải thực hiện điều chỉnh để kết quả cuối cùng là một thành phẩm đạt chuẩn.
Chính qua kiểm tra mới phát hiện sai sót, ngăn chặn quy trình (có sai sót), can thiệp điều
chỉnh (chỉ ra nguyên nhân) để hạn chế tổn thất, đem đến lợi ích tối đa mà nhà quản lý
mong muốn. Sơ đồ trên cũng giúp ta hình dung được phần nào vị trí, vai trò của công tác
kiểm tra trong chu trình quản lý.
1.1.3. Vị trí, vai trò của công tác kiểm tra nội bộ trường học
Quyết định 478/QĐ ngày 11/3/1993 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc Ban hành
Quy chế tổ chức và hoạt động của hệ thống thanh tra giáo dục và đào tạo đã cho ta thấy
rõ vị trí, vai trò của công tác KTNBTH, đó là:
- Hiệu trưởng các trường, thủ trưởng các cơ sở giáo dục, đào tạo trong

ngành có trách nhiệm sử dụng bộ máy quản lý và các cán bộ trong đơn vị để kiểm
tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch của cá nhân và các bộ
phận thuộc quyền, xem xét và giải quyết các khiếu nại tố cáo về các vấn đề thuộc
trách nhiệm quản lý của mình.
- Phòng đào tạo (hoặc phòng giáo vụ) các trường đại học, cao đẳng, trung
học chuyên nghiệp, dạy nghề giúp hiệu trưởng tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy

4


chế chuyên môn về giảng dạy, học tập. Khi cần thiết lập các hội đồng chuyên môn
thích hợp để đánh giá việc giảng dạy.
- Hiệu trưởng các trường phổ thông, các trường và các cơ sở giáo dục mầm
non tổ chức kiểm tra định kỳ các giáo viên của trường.
1.1.4. Nội dung của công tác kiểm tra nội bộ trường học
Nội dung của công tác KTNBTH được xác định trên cơ sở nội dung thanh tra nhà
trường của cơ quan quản lý giáo dục cấp trên. Tại quyết định 478 nói trên, đó là: “Kiểm
tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch của cá nhân và các bộ phận
thuộc quyền, xem xét và giải quyết các khiếu nại tố cáo về các vấn đề thuộc trách nhiệm
quản lý của mình”.
Thực tiễn giáo dục trong nhà trường phổ thông hiện nay rất phong phú, đa dạng.
Từ đó, người hiệu trưởng có trách nhiệm kiểm tra toàn diện các hoạt động và các điều
kiện, các phương tiện hoạt động của đơn vị.
1.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC HIỆN
NAY
1.2.1. Về mặt nhận thức
Hầu hết đội ngũ cán bộ quản lý, nhất là hiệu trưởng, chưa thấy rõ tầm quan trọng
của công tác KTNBTH, xem KTNB chỉ là một thao tác hỗ trợ cho việc nắm bắt các hoạt
động diễn ra trong nhà trường. Từ đó, đương nhiên là người hiệu trưởng cũng không thể
nhận thức rõ vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác KTNBTH.

1.2.2. Về mặt hoạt động
Từ nhận thức thiếu sót như trên, công tác KTNB ở các trường hiện nay thể hiện
khá nhiều bất cập trong hoạt động. Cụ thể là:
- Không xây dựng được kế hoạch KTNB. Việc kiểm tra, xem xét không được thực
hiện thường xuyên mà chỉ theo một số vụ việc khi cần.
- Bản thân người hiệu trưởng khi tiến hành xem xét, rà soát các vụ việc cũng
không đặt mình vào vai trò của một người kiểm tra (với đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ)
mà chỉ xem như đang thực thi các công việc hành chính thường ngày.

5


- Phương thức, cách thức, biện pháp tiến hành không theo đúng các quy định mà
thường chỉ là hoạt động đơn lẻ, thiếu toàn diện; nhiều khi chỉ là hình thức mang tính đối
phó.
- Hoạt động kiểm tra đòi hỏi phải có tính công bằng, minh bạch nhưng trong thực
tế lại thường được thực hiện một cách phiến diện và rất chủ quan.
- Kết quả kiểm tra không bao quát, không kiểm soát được hết các hoạt động, đặc
biệt là với những vụ việc phát sinh. Hồ sơ kiểm tra không đầy đủ, không lưu trữ cẩn
thận. Các kết luận không công khai, không có kế hoạch điều chỉnh sai sót dẫn đến nhiều
hoạt động trong nhà trường còn sai sót, nhiều nguồn lực, tài nguyên còn lãng phí, thất
thoát.

6


CHƯƠNG 2
MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ
TẠI TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG
2.1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH NHÀ TRƯỜNG

Trường THPT Tôn Đức Thắng mới được thành lập vào năm 2005, là một ngôi
trường nằm ở vùng sâu vùng xa của huyện Tân Phú.
Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên trong năm học 2012-2013 là 73 người được
biên chế thành 8 tổ. Đội ngũ quản lý gồm 1 hiệu trưởng, 3 phó hiệu trưởng. Nhà trường
có những thuận lợi và khó khăn sau:
Thuận lợi:
- Nhà trường được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và chính quyền địa phương.
- Đội ngũ giáo viên trẻ năng động và nhiệt tình trong công việc. Nề nếp ngày càng
được củng cố tốt hơn. Chất lượng học tập ngày một cao hơn.
- Nhà trường có đầy đủ hệ thống phòng làm việc, phòng học và phòng chức năng,
thiết bị thực hành góp phần nâng cao chất lượng dạy và học.
- Nhà trường được sự phối hợp và hỗ trợ tích cực của Hội Phụ huynh học sinh, các
tổ chức đoàn thể địa phương và các Mạnh Thường Quân.
Khó khăn:
- Đội ngũ giáo viên trẻ, thâm niên nghề còn ít nên chất lượng, kết quả giảng dạy
của nhà trường còn khiêm tốn.
- Chất lượng tuyển sinh đầu vào thấp nên ảnh hưởng nhiều tới chất lượng giảng
dạy.
- Đời sống kinh tế của nhân dân 5 xã khu vực học sinh cư trú còn nhiều khó khăn
nên ảnh hưởng rất lớn đến điều kiện và tinh thần học tập của các em học sinh, đó còn là
một trong những nguyên nhân cơ bản khiến học sinh bỏ học.
- Một bộ phận phụ huynh học sinh không thật quan tâm đến việc học tập của con
em mình nên ảnh hưởng lớn đến chất lượng học tập của học sinh.

7


2.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ
TRƯỜNG HỌC
2.2.1. Nâng cao nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của công tác kiểm tra nội

bộ trường học
Trước hết, người hiệu trưởng cần quán triệt sâu sắc mục đích, ý nghĩa của công tác
KTNB trong đơn vị mình. Công tác KTNB phải được xem là một công việc tất yếu, một
nhiệm vụ thường xuyên của người hiệu trưởng để nâng cao hiệu lực quản lý. Từ đó, hiệu
trưởng phải nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công
tác KTNB. “Tư tưởng không thông mang bình đông cũng nặng”, câu nói dân gian ấy đã
khẳng định sức mạnh của nhận thức trước khi bắt tay vào bất cứ công việc gì.
Ý thức về sự cần thiết phải thực hiện công tác KTNB là yếu tố mang tính tiên
quyết nhưng chưa đủ để đảm bảo cho hiệu quả của công việc này. Bước tiếp theo là,
người hiệu trưởng cần nắm vững các quy định đối với công tác KTNB. Những quy định
này thường được nêu rõ trong các văn bản chỉ đạo của ngành cấp trên.
Một việc cũng hết sức quan trọng là người hiệu trưởng cần tuyên truyền sâu rộng
cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên - đặc biệt là cho những cộng sự được phân công
kiểm tra - hiểu rõ tầm quan trọng của công việc này. Lợi ích của việc tuyên truyền không
chỉ là để cho mọi người cùng biết, mà còn để mọi người cùng giám sát, kiểm tra các hoạt
động.
Việc tuyên truyền để nâng cao nhận thức của cá nhân, tổ chức trong nhà trường có
thể thực hiện dưới nhiều hình thức thông báo, niêm yết,…Nhưng đừng quên là phải thể
hiện ngay trong mục đích, yêu cầu của kế hoạch hoạt động.
2.2.2. Xây dựng kế hoạch hoạt động
Kế hoạch KTNB là một bộ phận hữu cơ trong kế hoạch chung của nhà trường.
Quy trình để xây dựng kế hoạch KTNB có thể theo các bước như sau:
2.2.2.1. Xây dựng chuẩn
Chuẩn chính là thước đo để so sánh, đánh giá các hoạt động diễn ra trong thực tế.
Chuẩn trong các trường học hiện nay đã được ngành cấp trên quy định rõ trong các văn
8


bản của nhà nước, trong các văn bản của ngành. Nhiệm vụ của hiệu trưởng là xác định
được các mục tiêu cần đạt sao cho phù hợp với chuẩn chung và phù hợp với đơn vị để

tiến hành các hoạt động KTNB.
2.2.2.2. Xây dựng lực lượng
Xây dựng lực lượng hay nói cách khác là xây dựng nguồn nhân lực, những con
người trực tiếp thực hiện công tác kiểm tra. Trong một trường học, cần sử dụng những ai
để tham gia vào công tác KTNB? Trước hết, phải xác định đây là công việc của chính
người hiệu trưởng. Hiệu trưởng là người xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện và giám
sát, đôn đốc việc thực hiện. Hiệu trưởng cũng là người trực tiếp kiểm tra một số vụ việc.
Mặt khác, đối tượng kiểm tra trong trường học rất đa dạng, với nhiều chuyên môn
khác nhau; cho nên hiệu trưởng cần căn cứ vào tình hình nhân sự hiện có, căn cứ vào
nhiệm vụ kiểm tra để điều động một số lực lượng cùng tham gia. Kinh nghiệm cho thấy,
sự thành công của bất cứ một hoạt động nào trong nhà trường đều tùy thuộc rất lớn vào
sự tham gia đông đảo của nhiều cá nhân, tổ chức. Xác định cụ thể ai, tổ chức, bộ phận
nào tham gia vào công việc cụ thể nào là do người hiệu trưởng dự tính nhưng cũng cần
lấy ý kiến rộng rãi để huy động và phát huy được tối đa các nguồn lực của mình. Điều
này còn thể hiện tính dân chủ trong công việc này. Thông thường, phải căn cứ vào vai
trò, chức năng, quyền hạn của từng cá nhân để có được sự phân công hợp lý. Điều cốt
yếu là phải đảm bảo được sự tương thích giữa lực lượng kiểm tra với đối tượng kiểm tra.
Một vài gợi ý như sau:
Đối tượng kiểm tra
Lực lượng kiểm tra
Kiểm tra hồ sơ công chức
Văn thư
Kiểm tra tài chính
Kế toán, thủ quỹ, thanh tra nhân dân
Kiểm tra công tác thư viện
GV thư viện, văn thư
Kiểm tra công tác thiết bị
GV thiết bị, thư viện, kế toán
Kiểm tra dạy thêm học thêm
Hiệu phó chuyên môn, tổ trưởng

Thanh tra sư phạm giáo viên
Hiệu phó chuyên môn, tổ trưởng
Kiểm tra việc thực hiện các cuộc Ban chỉ đạo
vận động
…
…

9


Hiệu trưởng có thể thành lập một số ban, tổ nghiệp vụ trong nhà trường để tập hợp
những cá nhân có cùng năng lực, cùng chức năng, nhiệm vụ như: ban chỉ đạo (các cuộc
vận động, các phong trào), ban tuyển sinh, ban kiểm kê tài sản, v.v. để tạo được lực
lượng hùng hậu hơn. Một kế hoạch tốt là kế hoạch có thể vạch ra mục tiêu cho cả tổ chức
thực hiện. Trong đó, mỗi công việc hoặc một chuỗi công việc đều được phân công cho
các thành viên. Trong tiến trình hoàn thành, mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ cùng góp phần
để đạt đến mục tiêu. Khi mục tiêu đã đạt được, đó là thành quả của cả tổ chức.
2.2.2.3. Hoạch định các công việc cụ thể
Đây là phần trọng tâm trong quy trình xây dựng kế hoạch. Nói chung, các hoạt
động giáo dục diễn ra trong nhà trường đều có thể trở thành đối tượng được kiểm tra.
Căn cứ vào các hoạt động này, người hiệu trưởng hoạch định ra từng công việc cụ thể
cần kiểm tra và xác lập phần nội dung của kế hoạch.
Có thể xác lập nội dung kiểm tra theo nhiều cách khác nhau:
- Theo trình tự thời gian:
+ Tháng 7: kiểm tra công tác tuyển sinh đầu cấp
+ Tháng 8: kiểm tra các điều kiện CSVC chuẩn bị cho năm học mới
+ Tháng 9: kiểm tra hồ sơ học sinh
+ Tháng 10: kiểm tra tài chính quý III
+ Tháng 11: …
- Theo nội dung sự việc: kiểm tra tài chính, tài sản; kiểm tra thư viện, thiết bị;

kiểm tra công tác văn thư hành chính; thanh tra sư phạm giáo viên v.v.
- Theo khách thể thực hiện: kiểm tra giáo viên, kiểm tra học sinh v.v.
- Theo chủ thể thực hiện: tự kiểm tra (của hiệu trưởng, của các giáo viên, các bộ
phận); hiệu trưởng kiểm tra các giáo viên, các bộ phận; kiểm tra chéo giữa các cá nhân,
bộ phận v.v.
- Theo mức độ, tính chất sự việc: kiểm tra toàn diện, kiểm tra chuyên đề v.v.
- Theo phương thức thực hiện: kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra
đột xuất, v.v.
10


Việc phân chia nội dung kiểm tra theo nhiều hình thức như vậy là nhằm xác định
rõ đặc điểm của từng loại hoạt động, từ đó người kiểm tra có thể thực hiện đúng kỹ thuật
tác nghiệp, vừa đảm bảo được yêu cầu kiểm tra vừa tránh được nhiều hạn chế như: chủ
quan, lãng phí,…Cần lưu ý là phân chia theo cách nào cũng phải đảm bảo đầy đủ nội
dung ; cũng cần xác định thứ tự ưu tiên cho từng nội dung (thường là do tính chất quan
trọng/không quan trọng của vụ việc) để đặt ra được mục tiêu cần đạt, thời gian thực hiện
và các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động.
2.2.2.4. Phân bố thời gian
Dù chọn lựa kiểu loại nội dung kiểm tra nào, trong kế hoạch vẫn phải xác định rõ
thời gian thực hiện. Tùy theo kế hoạch tuần, tháng, hay năm học mà định rõ khoảng thời
gian thích hợp. Thời gian nhiều hay ít cũng tùy thuộc vào tính chất của đối tượng cần
kiểm tra. Không có thời gian, kế hoạch sẽ đóng băng, nghĩa là sẽ không có tiến trình thực
hiện. Thời gian không rõ ràng, không hợp lý chẳng những dẫn đến khả năng lãng phí mà
có khi còn khiến cho kế hoạch bị bế tắc. Tuy nhiên, một kế hoạch tốt cần có thời gian
“mở” – nghĩa là có thể thực hiện “trong khoảng” để tránh bị động khi có việc phát sinh
đột xuất khách quan, ngoài dự kiến.
2.2.2.5. Chuẩn bị các điều kiện vật chất
Trong khi lập kế hoạch, người ta thường chỉ chú ý đến thời gian, nội dung, đối
tượng thực hiện. Các điều kiện vật chất tạo thuận lợi cho việc tiến hành kế hoạch lại ít

được quan tâm. Người hiệu trưởng cần có tầm nhìn về vấn đề này, căn cứ vào từng loại
công việc để chuẩn bị các điều kiện vật chất cần thiết. Đây là yếu tố góp phần rất lớn cho
kế hoạch được khả thi. Một số phương tiện tối thiểu cần có để đảm bảo cho hoạt động
tiến hành là: kinh phí, quỹ thời gian, ấn phẩm, thiết bị, các văn bản hướng dẫn, bố trí
phòng làm việc, phòng hội họp v.v.
Nói chung, quy trình đề nghị như trên chỉ mang tính gợi ý, chung nhất. Trong thực
tế, khi tiến hành xây dựng kế hoạch có nhiều cách thức khác nhau tùy theo điều kiện ở
từng đơn vị. Kế hoạch kiểm tra nộ bộ ở trường chúng tôi hằng năm được xây dựng trên
11


cơ sở tổng hợp, điều chỉnh từ kế hoạch kiểm tra của các hiệu phó, các tổ trưởng, các bộ
phận (theo mẫu chung).
2.2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch
Để tổ chức thực hiện tốt kế hoạch kiểm tra nội bộ, kinh nghiệm của bản thân tôi
trong nhiều năm qua là cần tiến hành chặt chẽ các khâu sau đây:
2.2.3.1. Triển khai kế hoạch
Kế hoạch khi đã xây dựng hoàn chỉnh cần được triển khai trong toàn đơn vị, triển
khai đến từng đối tượng một cách cụ thể dưới nhiều hình thức: phổ biến trong cuộc họp
cơ quan, niêm yết trên bảng thông báo, gửi đến từng tổ trưởng,…Cần quán triệt cho từng
cá nhân, bộ phận hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của công tác kiểm tra nội bộ và mục đích, yêu
cầu của từng công việc. Tránh gây tâm lý hoang mang, lo sợ cho các đối tượng được
kiểm tra cũng như tâm lý quan trọng hóa của chủ thể thực hiện kiểm tra. Từ đó có thể
xây dựng được thái độ tích cực hợp tác của đôi bên.
Không được triển khai qua loa, đại khái với quan niệm là tất cả đã thể hiện trên
văn bản. Không chỉ phổ biến nội dung những công việc cần làm. Hiệu trưởng cần xác
định rõ phương thức thực hiện, định hướng cách thức thực hiện và lưu ý các vấn đề khác
như: thời gian tiến hành, các phương tiện,… Làm như vậy sẽ góp phần rất lớn vào sự
thành công của kế hoạch.
2.2.3.2. Tổ chức các hoạt động kiểm tra

Hàng tháng, hiệu trưởng tiến hành kiểm tra hoặc chỉ đạo cá nhân, bộ phận tiến
hành kiểm tra các nội dung theo kế hoạch. Trong khi tiến hành kiểm tra một công việc
nào đó, một cá nhân nào đó, tùy theo tính chất sự việc, chủ thể kiểm tra có thể thực hiện
các phương pháp, cách thức sau:
a) Kiểm tra hồ sơ, tài liệu
Kiểm tra hồ sơ, tài liệu giúp ta nắm bắt những hoạt động đã thực hiện, thu thập các
số liệu, hình dung tiến trình làm việc của đối tượng.
12


Hồ sơ, tài liệu chung nhất của cá nhân, tổ chức, bộ phận trong nhà trường thường
là các loại sau:
- Văn bản chỉ đạo: các loại công văn đến của ngành cấp trên, các văn bản quy định
của đơn vị,… có liên quan đến hoạt động giáo dục trong đơn vị.
- Sổ sách chuyên biệt: các loại sổ ghi chép, lưu trữ, phân loại mang tính chất
chuyên môn, chuyên biệt.
- Tài liệu ghi nhớ các hoạt động như: biên bản, danh sách, báo cáo,…
Các loại hồ sơ, tài liệu của từng bộ phận được cũng quy định chi tiết theo đặc
trưng chuyên môn riêng. Chẳng hạn, ở bộ phận tài vụ có: sổ tài sản, sổ quỹ tiền mặt, sổ
chi tiết chi hoạt động, sổ tạm ứng, các lệnh chi, chứng từ gốc,… Hồ sơ chuyên môn của
giáo viên có: giáo án, sổ dự giờ, sổ chủ nhiệm, sổ điểm, sổ tích lũy chuyên môn v.v.
Hiện nay nhiều hồ sơ tài liệu được thực hiện, lưu trữ trên máy tính theo các
chương trình phần mềm chuyên biệt. Người kiểm tra cũng cần có những hiểu biết trong
lĩnh vực này để kiểm tra kỹ lưỡng và nắm bắt được thông tin đầy đủ, chính xác hơn.
Khi kiểm tra cần chú ý đến tính pháp lý, tính khoa học của các loại hồ sơ. Hồ sơ
phải được sắp xếp, lưu trữ khoa học. Các nội dung trong hồ sơ phải đúng đắn, phù hợp.
Ví dụ: Thể thức văn bản đi phải đảm bảo các quy định theo thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; các loại chứng từ mệnh lệnh
(phiếu thu, phiếu chi), chứng từ thực hiện (hóa đơn, bảng kê,…) phải theo đúng mẫu quy
định của Bộ Tài chính v.v.
b) Phỏng vấn đối tượng

Phỏng vấn là phương pháp có nhiều ưu điểm trong việc nắm bắt đặc điểm đối
tượng vì tính công khai, trực tiếp, tức thời. Phương pháp này còn giúp cho người phỏng
vấn có thể thu thập được nhiều nhất, nhanh nhất thông tin từ phía người được phỏng vấn.
Nội dung phỏng vấn có thể đề cập đến tất cả các vấn đề liên quan đến đối tượng nhưng
thường là những gì chưa rõ, cần biết thêm sau khi đã nghe báo cáo, xem xét hồ sơ.
Sự thành công của phỏng vấn tùy thuộc vào năng lực của người kiểm tra: những
hiểu biết trong lĩnh vực chuyên môn, sự khéo léo, tế nhị, kỹ năng giao tiếp ngôn ngữ (đặc
biệt là khả năng đặt câu hỏi dẫn dắt). Ngoài ra, sự hỗ trợ của các phương tiện ghi chép,
13


ghi âm, chụp hình, quay camera,…trong khi phỏng vấn sẽ cho ta nhiều tư liệu tham khảo
có giá trị rất cao.
c) Điều tra, khảo sát
Điều tra, khảo sát là một phương pháp tác nghiệp mang tính chuyên sâu. Khi cần
nắm bắt đầy đủ, chính xác một hoạt động nào đó, người kiểm tra có thể dùng các phiếu
điều tra để tìm được câu trả lời. Đây cũng có thể xem là phương pháp phỏng vấn gián
tiếp thông qua việc hỏi đáp trên giấy. Câu hỏi khảo sát có thể dưới hình thức tự luận hoặc
trắc nghiệm (tùy vào độ đơn giản/phức tạp của vấn đề hoặc tùy theo mức độ yêu cầu của
người khảo sát).
Phương pháp này đòi hỏi sự đầu tư công phu (chọn lựa hệ thống câu hỏi, cân nhắc
từ ngữ diễn dạt,…) nhưng sẽ cho ta một kết quả có giá trị cao. Đặc biệt khi những thông
tin thu thập được vừa xoáy sâu vào bản chất vấn đề vừa mở rộng đến nhiều đối tượng
khảo sát. Từ đó, các kết luận có độ tin cậy cao.
Dưới đây là một mẫu điều tra khi chúng tôi khảo sát khả năng soạn giảng của giáo
viên.
BẢNG TỰ ĐÁNH GIÁ GIÁO ÁN
Họ và tên giáo viên:………………………………………………………………
Dạy môn/lớp: ……………………………………………………………………
Chưa

Ghi
Mức độ đạt Có Không
( + ) có ( - ) đầy đủ
chú
được
()
Nội dung đánh giá
1- Có thông tin cơ sở ban đầu (ngày, lớp
dạy…)
2- Có đề cập các mục tiêu cần đạt
3- Các mục tiêu dựa trên nhu cầu của HS
4- Mỗi mục tiêu đề cập đến 1 hành vi
5- Có điều kiện và phương pháp đạt để đạt
được mục tiêu
6 - Có phân bố thời gian
7 - Có phần mở đầu (giới thiệu vào bài)
8 - Phần giới thiệu có cung cấp thông tin và
định hướng học tập
9- Có phương pháp
10- Phương pháp phù hợp để đạt mục tiêu
11- Có tạo cơ hội để học sinh tích cực hoạt
động
14


12- Có đưa ra những câu hỏi chính
13 - Có đưa ra những câu hỏi phụ
14- Có trình tự giảng dạy theo từng bước
15 - Có tóm tắt bài học (ghi nhớ)
16-Tóm tắt gồm các nội dung chính của bài

17- Có hoạt động đánh giá (củng cố)
18- Có phương pháp đánh giá phù hợp mục
tiêu
19- Có nguồn tài liệu tham khảo
20- Có thông tin bổ sung (rút kinh nghiệm)
Những nội dung khảo sát trên cũng có thể được thực hiện dưới hình thức các câu
hỏi tự luận như:
- Thầy (cô) tự đánh giá tiết dạy vừa xong như thế nào? Có đạt được mục tiêu đề ra
hay không?
- Các phương tiện và phương pháp sử dụng trong tiết dạy có phù hợp và phát huy
được tác dụng không?
- Sau khi dạy bài này, thầy (cô) thấy có cần bổ sung thêm phần nào? Cần tài liệu
tham khảo nào khác không? v.v.
Rất nhiều hoạt động trong nhà trường đều có thể được khảo sát qua những mẫu
điều tra như vậy.
d) Tham dự hoạt động
Tham dự hoạt động để nắm bắt được những vấn đề quan tâm là một phương pháp
kiểm tra tích cực. Chỉ khi trực tiếp tham gia vào các hoạt động trong trường học, người
kiểm tra mới đối chiếu được thực tế với các số liệu, báo cáo, trình bày. Đây là phương
pháp được sử dụng khá nhiều trong các cuộc thanh tra, kiểm tra như: thăm lớp, dự giờ,
tham gia các hoạt động ngoại khóa,…
e) Quan sát
Phương pháp quan sát được xem là phương pháp quan trọng nhất của kiểm tra.
Hoạt động quan sát của người kiểm tra luôn đặt vào các chủ điểm nhất định; trong khi
các đối tượng được quan sát thường tồn tại một cách tự nhiên, khách quan. Vì thế, các
kết luận có thể mang tính chính xác cao.
15


Trong khi thực hiện nhiệm vụ, người kiểm tra có thể quan sát tất cả các hoạt động

trong nhà trường; quan sát cách bố trí, sử dụng cơ sở vật chất; quan sát cảnh quan môi
trường v.v. Như thế, người quan sát không chỉ chọn một chỗ thích hợp mà còn phải đi
đến nhiều nơi cần thiết. Tuy vậy, nếu không tinh tế, sâu sắc, khi tiến hành phương pháp
này sẽ dễ rơi vào cảm tính, đánh giá hình thức, hiện tượng mà không thấy được bản chất
vấn đề.
Nói chung, để có một cái nhìn toàn diện, chính xác, người kiểm tra cần tiến hành
đồng thời nhiều biện pháp thích hợp. Chẳng hạn, để đánh giá chất lượng giáo dục đạo
đức trong một trường học, không chỉ căn cứ vào kết quả xếp loại hạnh kiểm gần nhất của
học sinh mà cần xem xét thêm các hồ sơ chủ nhiệm, quan sát các hoạt động học tập, vui
chơi, để ý đến thái độ, hành vi của học sinh trong quan hệ với mọi người v.v.
2.2.3.3. Đôn đốc, giám sát
Đây là thao tác không thể thiếu trong quá trình tiến hành kế hoạch kiểm tra. Với
vai trò là người tổ chức và chỉ đạo kiểm tra, hiệu trưởng nhà trường phải thường xuyên
giám sát việc thực hiện kế hoạch, có những biện pháp đôn đốc nhằm thúc đẩy việc thực
hiện kế hoạch đạt kết quả cao nhất. Như đã nói sự thành công của kế hoạch tùy thuộc
nhiều vào các lực lượng tham gia kiểm tra, cho nên cần đôn đốc, giám sát từ việc theo
dõi, nhắc nhở cho đến điều chỉnh, uốn nắn những sai lệch; đôn đốc bằng lời và cũng có
thể bằng những phiếu nhắc việc. Theo thiển ý của chúng tôi, đôn đốc, nhắc nhở không
phải là một biện pháp mệnh lệnh hành chính. Trong thực tế, có rất nhiều hoạt động giáo
dục diễn ra trong một năm học, không phải ai cũng có thể nhớ hết những việc cần làm
(dù là kế hoạch đã được niêm yết lâu dài). Cho nên, việc nhắc nhở là để giúp nhau nhớ
thực hiện đúng kế hoạch. Tuy vậy, đối với những trường hợp trì trệ, người hiệu trưởng
cũng cần có phiếu nhắc việc để tăng tính nghiêm minh trong thực thi nhiệm vụ.
2.2.3.4. Thu thập kết quả
Bước cuối cùng trong tiến trình thực hiện kiểm tra là việc thu thập các kết quả
kiểm tra để xử lý. Tùy theo tính chất công việc, mức độ quan trọng của vụ việc mà hồ sơ
thu thập có độ dày/mỏng khác nhau. Hồ sơ đơn giản có thể chỉ gồm bản báo cáo, biên
16

bản làm việc và các tài liệu chứng cứ kèm theo (nếu có). Hiện nay, nhiều tài liệu ghi nhớ
trong hoạt động thanh tra, kiểm tra cũng đã được thiết kế theo mẫu để có thể ghi nhận kết
quả một cách đầy đủ, chính xác.
2.2.4. Sử dụng kết quả kiểm tra
Sau khi kiểm tra, công việc của người hiệu trưởng không chỉ dừng ở việc thu thập
kết quả. Kết quả đó phải được sử dụng để đem đến hiệu quả tích cực cho các hoạt động
của đơn vị. Những công việc cần tiếp tục làm là:
- Đối chiếu kết quả thực hiện với kế hoạch đặt ra.
- Đối chiếu các kết quả kiểm tra so với chuẩn.
- Đánh giá, nhận xét đối tượng (kết luận kiểm tra)
- Công khai, báo cáo kết luận kiểm tra.
- Điều chỉnh, uốn nắn những sai lệch (bằng các hành động cụ thể)
- Khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật (hoặc đề nghị cấp trên xử lý).
- Bổ sung các nội dung, hồ sơ còn thiếu sót.
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ một cách đầy đủ, khoa học.
2.2.5. Một số biện pháp bổ trợ
Trong khi tiến hành các công việc kiểm tra, ngoài những biện pháp chuyên môn
phải thực hiện, nhà quản lý cần kết hợp với một số biện pháp bổ trợ để mọi việc có thể
đạt kết quả cao nhất. Một số biện pháp thường dùng như sau:
2.2.5.1. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là hoạt động thường ngày của con người. Trong giao tiếp người ta truyền
tải những thông tin cần thiết. Sự thành công của hoạt động giao tiếp tùy thuộc rất lớn vào
kỹ năng giao tiếp của các bên. Công tác KTNB không chỉ đơn thuần tiếp xúc với hồ sơ,
giấy tờ mà phần nhiều là trao đổi với con người. Do vậy, biết lắng nghe, trò chuyện, tạo
được sự tin cậy nơi người khác,…là một ưu thế góp phần rất lớn vào sự thành công của
người kiểm tra.
17


2.2.5.2. Rèn luyện kỹ năng tạo lập văn bản

Công tác KTNB cần đến rất nhiều loại văn bản như: kế hoạch, báo cáo, biên bản,
kết luận,…Người kiểm tra có kỹ năng tạo lập văn bản sẽ góp phần thúc đẩy công việc
mau chóng, chính xác.
Trong quản lý hành chính hiện nay, nhất là ở trường học, nhiều văn bản đã được
quy trình hóa, mẫu mã hóa tạo nhiều thuận lợi cho công việc.
2.2.5.3. Thiết lập một hệ thống biểu mẫu
Biểu mẫu là những văn bản theo mẫu lập sẵn để thống kê về một nội dung nào đó.
Trong công tác quản lý, sử dụng các biểu mẫu để thông tin hai chiều là một phương thức
rất hiệu quả, vừa chính xác, rõ ràng vừa nhanh chóng, tiết kiệm. Thông qua biểu mẫu,
nhà quản lý có thể truyền đạt các yêu cầu của công việc và đồng thời kiểm soát được
mức độ thực hiện công việc. Hiện nay, hầu như trong tất cả các cơ quan, trường học,
công ty, xí nghiệp,…đều sử dụng nhiều biểu mẫu trong các công việc quản lý hành
chính, kế toán thống kê, chuyên môn nghiệp vụ v.v.
Ở đây không thể trình bày hết các biểu mẫu sử dụng trong nhà trường, một số biểu
mẫu có liên quan đến công tác kiểm tra nội bộ trường học chúng tôi đã sử dụng có hiệu
quả như sau:
- Mẫu kế hoạch:
TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG
KẾ HOẠCH KIỂM TRA NỘI BỘ
Năm học: ……………
THỜI
GIAN

NỘI DUNG KIỂM TRA

ĐỐI
TƯỢNG
KIỂM TRA

Tháng

9/2012
…
NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH

18

NGƯỜI
THỰC
HIỆN


Đây là mẫu được phát ra từ đầu năm học cho các cá nhân, bộ phận có chức năng
kiểm tra. Trên cơ sở đề xuất của các cá nhân, bộ phận, hiệu trưởng sẽ tổng hợp thành kế
hoạch kiểm tra chung của cả đơn vị.
- Mẫu phiếu nhắc việc:
SỞ GD-ĐT ĐỒNG NAI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT

NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TRƯỜNG THPT TƠN ĐỨC THẮNG

Số: 02/PNV

Tân Phú, ngày 11 tháng 12 năm 2012
PHIẾU NHẮC VIỆC

Kính gửi: - Thầy Lê Văn Hùng

Bí thư Đoàn Trường THPT Tôn Đức Thắng
Căn cứ kế hoạch kiểm tra công tác Đoàn trường học học kỳ I năm học 2012-2013;
Căn cứ tinh thần thống nhất trong cuộc họp hội đồng sư phạm nhà trường ngày
09/12/2012;
Đề nghị thầy Lê Văn Hùng nộp toàn bộ hồ sơ sổ sách công tác Đoàn trường và
các nội dung đáp ứng theo yêu cầu của đoàn kiểm tra tại thông báo số 04/TB-LT ngày
07/12/2012 của Huyện Đoàn Tân Phú.
Nơi nhận:
HIỆU TRƯỞNG
- Như trên (thực hiện)
- Lưu (văn thư)

Đây là mẫu để đôn đốc, nhắc nhở các cá nhân, bộ phận tích cực thực hiện kiểm tra
nhiệm vụ đã phân công theo kế hoạch.
- Mẫu yêu cầu báo cáo kết quả kiểm tra:
SỞ GD-ĐT ĐỒNG NAI
NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TRƯỜNG THPT TƠN ĐỨC THẮNG

Tân Phú, ngày 21 tháng 11 năm 2012
V/v Đề nghị báo cáo kết quả kiểm tra nội bộ tháng 11/2012
Kính gửi: Phó Hiệu trưởng ………………….
Căn cứ kế hoạch kiểm tra nội bộ tháng 11/2012, đề nghị đ/c báo cáo kết quả công
tác kiểm tra nội bộ theo các nội dung sau:
1. Thanh tra sư phạm GV: Nguyễn Thị Thuỷ, Lê Thị Thảo Linh, Phạm Thị Hiền
19

2. Công tác phụ đạo, bồi dưỡng học sinh.
3. Tự kiểm tra việc triển khai thực hiện các kế hoạch đầu năm học.
(theo các biểu mẫu đính kèm)
Hạn chót gửi báo cáo về hiệu trưởng là ngày 04/12/2012
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:
-Như trên (thực hiện)
-Lưu.

- Mẫu kiểm tra thu phí đầu năm:
TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG
TỔNG HỢP THU PHÍ ĐẦU NĂM HỌC 2012-2013
BHY
ĐỒ
P.hiệu PHHS T BHTN T.dục CSVC Học phí
88,00
5,000 99,000 0
60,000 55,000 10,000
60,000
TS học
sinh
Số HS đã
đóng
(theo DS
thu)

1078

1078 1078

1078

1078

1078

1078
giảm
30000:
55hs 1006
miễn
60000:
6hs

1053

662

1078

TỔNG CỘNG

1078

giảm
50%:67hs

Số HS

chưa
đóng
Tổng số
tiền
THỦ
QUỸ

KẾ
TOÁN

HIỆU
TRƯỞNG

Đây là mẫu đề nghị bộ phận tài vụ báo cáo kết quả tự kiểm tra việc thu phí đầu
năm học. Mẫu này thường được kèm theo các loại hồ sơ khác như: danh sách thu, đơn
miễn giảm v.v.

20


- Mẫu kiểm tra hồ sơ giáo viên:
TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG
KẾT QUẢ KIỂM TRA HỒ SƠ ……………………….
Số
TT

Họ tên GV

CN
Lớp

Kết quả kiểm tra (cần bổ
Hồ sơ đã kiểm
sung)
tra

Mẫu này tuy đơn giản nhưng có thể dùng chung cho việc kiểm tra các loại hồ sơ
như: sổ điểm, sổ chủ nhiệm, học bạ, … Kết quả này được niêm yết công khai trên bảng
thông báo.
- Mẫu biên bản kiểm tra:
SỞ GD-ĐT ĐỒNG NAI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM
TRƯỜNG THPT TƠN ĐỨC THẮNG
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tân Phú, ngày 21 tháng 11 năm 2012
BIÊN BẢN KIỂM TRA
V/V: …………………………………………………………………………………
Thời gian: vào lúc ……. giờ …….. ngày …………/………../ 20..
Địa điểm: ……………………………………………………………………
Thành phần:
-Đối tượng được kiểm tra: …………………………………………
-Người thực hiện kiểm tra: ………………………………………………
Nội dung kiểm tra:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………..……………
Kết luận:
………………………………………………………………………………………
Người được kiểm tra

Người thực hiện kiểm tra
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Ký và ghi rõ họ tên)
Mẫu này được cung cấp cho tất cả cá nhân, bộ phận ngay khi bắt đầu tiến hành
kiểm tra. Mẫu được thiết lập gọn trên một mặt giấy A 4. Trong một kỳ kiểm tra có thể lập
một hoặc nhiều biên bản tùy theo số lượng công việc.
21


- Mẫu tổng hợp kết quả kiểm tra:
TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG
TỔNG HỢP KẾT QUẢ KIỂM TRA NỘI BỘ
Năm học 2012-2013
THỜI
GIAN

KẾT QUẢ
CÔNG VIỆC
-Theo các
biên bản đính
kèm

NỘI DUNG KIỂM TRA

XẾP LOẠI
GV

-Kiểm tra hồ sơ tuyển sinh,
Tháng -Kiểm tra CSVC, trang thiết bị,
9/2012 -Kiểm tra thu phí đầu năm học,

-Thanh tra sư phạm giáo viên
-Kiểm tra hồ sơ chủ nhiệm, hồ sơ của tổ -Theo các
-Kiểm tra tài chính quý III/2012,
biên bản đính
Tháng
-Kiểm tra hồ sơ giám thị, bộ phận thiết kèm
10/2012
bị,
-Thanh tra sư phạm giáo viên,

Ngoài ra, còn nhiều biểu mẫu khác do ngành cấp trên quy định cũng được chúng
tôi sử dụng cho công tác KTNB tại đơn vị.
2.2.5.4. Lưu trữ hồ sơ
Nếu thiết lập các biểu mẫu được xem là một phương thức rất hiệu quả trong quá
trình tổ chức thực hiện công tác kiểm tra thì lưu trữ hồ sơ là phương cách tốt nhất giúp
tra cứu nhanh, sử dụng ngay các biểu mẫu bất cứ lúc nào.
Hiện nay, khi điều kiện về kỹ thuật văn phòng rất tân tiến thì việc lưu trữ hồ sơ ở
bất cứ đơn vị nào cũng có thể thực hiện một cách dễ dàng. Đây là một biện pháp hữu
hiệu đem đến thành công cho người quản lý trong mọi công việc. Việc lưu trữ hồ sơ đầy
đủ, khoa học không chỉ thể hiện trình độ phát triển của nền hành chính công mà còn thể
hiện kỷ cương, nề nếp của đơn vị.
Ở đây không thể trình bày hết những gì liên quan đến cách thức lưu trữ hồ sơ hành
chánh, một vài đề nghị có tính chất tham khảo như sau:

22


Hồ sơ có thể được lưu trữ dưới hai hình thức:
Tủ hồ sơ: Đây là biện pháp thủ công truyền thống. Trong tủ hồ sơ có thể chia các
hộp tài liệu theo từng công việc: hồ sơ công chức, hồ sơ thi đua, hồ sơ tốt nghiệp, hồ sơ

chuyển trường, hồ sơ phổ cập,…
Các hộp hồ sơ phải dán nhãn ghi rõ từng loại, từng năm, được đánh số theo quy
ước riêng và ghi chú cả hiệu lực sử dụng.
Thư mục hồ sơ: Đây là cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính, hết sức tiện dụng. Các
biểu mẫu, tài liệu được sắp xếp theo từng thư mục (folder). Bên trong có thể có những
thư mục con. Việc tra cứu được thực hiện rất nhanh, chỉ cần click chuột.
Có một thao tác rất tiện ích để kết nối các văn bản, biểu mẫu khi cần thuyết minh
cho một nội dung nào đó: sử dụng chức năng hyperlink của word.
Mấy biện pháp trình bày trên đây chỉ là kinh nghiệm của cá nhân tôi đã thực hiện
nhiều năm qua để hỗ trợ cho công tác KTNBTH. Chắc chắn là còn nhiều biện pháp khác
tùy theo kinh nghiệm và điều kiện làm việc của mỗi người.

23


KẾT LUẬN
1. Hiệu quả thực hiện
- Tất cả các nội dung kiểm tra theo kế hoạch đều được tổ chức thực hiện với sự
tham gia của đông đảo và tích cực của các cá nhân, lực lượng trong nhà trường.
- Một vài sai sót nhỏ trong đơn vị đều được chấn chỉnh kịp thời.
- Cá nhân tôi liên tục nhiều năm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được bằng khen
của UBND Tỉnh và danh hiệu chiến sĩ thi đua cơ sở, chiến sĩ thi đua cấp tỉnh.
2. Bài học kinh nghiệm
a) Để công tác kiểm tra nội bộ trong một đơn vị trường học đạt đến mức chuyên
nghiệp, có hiệu quả theo chúng tôi cần xác lập một quy trình thực hiện bao gồm tuần tự
các bước như sau:
- Nâng cao nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của công tác kiểm tra nội bộ.
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra nội bộ hoàn chỉnh.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch một cách chặt chẽ.
- Sử dụng kết quả kiểm tra nội bộ có hiệu quả tích cực.

Ngoài ra, một số giải pháp, thủ thuật, kinh nghiệm xử lý các tình huống cũng được
chúng tôi đặt ra như là những biện pháp bổ trợ tích cực cho công tác kiểm tra nội bộ
trường học.
Suy cho cùng, công tác quản lý của hiệu trưởng là một chuỗi những công việc:
hoạch định kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện. Và như vậy, kiểm tra
là công đoạn cuối cùng để có thể kết thúc và đánh giá được kết quả làm việc của hiệu
trưởng. Cho nên, điều tiên quyết là hiệu trưởng phải quán triệt được cho chính mình và
các cộng sự hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác KTNBTH. Bước tiếp theo là xây dựng
và tổ chức thực hiện thành công kế hoạch kiểm tra của đơn vị. Ở đây, tài nghệ của người
hiệu trưởng là cần phát huy được hết vai trò của các lực lượng trong nhà trường để cùng
tham gia thực hiện. Bên cạnh đó, trang bị tốt các phương pháp, phương tiện, rèn luyện
những kỹ năng cần thiết như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo lập văn bản v.v. là những
yếu tố quan trọng giúp cho công tác KTNB vừa chuyên sâu vừa hiệu quả. Cuối cùng, kết
24


quả kiểm tra không chỉ để điều chỉnh đối tượng (so với chuẩn) mà còn phải được sử dụng
trong việc xét nâng lương sớm, xét khen thưởng, xét các danh hiệu thi đua của ngành v.v.
để có tác dụng thúc đẩy đối tượng tiến bộ.
b) Trong quá trình tổ chức KTNB cần đảm bảo một số nguyên tắc như:
- Kiểm tra phải chính xác, khách quan, tránh định kiến, suy diễn thiếu căn cứ
- Kiểm tra phải chú ý đến tính hiệu quả, tránh hời hợt, hình thức, chiếu lệ
- Kiểm tra phải thường xuyên, kịp thời, theo đúng kế hoạch
- Kiểm tra phải công khai, đảm bảo tính dân chủ, tự giác.
c) Kiểm tra cần gắn liền với kiểm soát. Như đã nêu ra ở phần đầu, kiểm tra thực
chất là việc “xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét” một đối tượng nào đó nghĩa là xem xét đối tượng đó như một thành phẩm, có thể đã ‘thành’ mà cũng có thể đã
‘bại’. Trong khi đó, kiểm soát là việc “xem xét để phát hiện, ngăn chận những gì trái với
quy định”. Cho nên kiểm tra phải hướng đến mục tiêu là để kiểm soát được đối tượng.
Kiểm tra phải được thực hiện trong suốt các công đoạn của bất cứ một quy trình hoạt
động nào.

d) Cần coi trọng nhân tố có vai trò quyết định đến sự thành công của công tác
KTNB đó là con người – chủ thể kiểm tra. Chỉ khi nào xây dựng được một lực lượng
kiểm tra nhiều thành phần, đảm bảo tính khoa học, tính dân chủ thì người hiệu trưởng
mới có thể tin chắc vào sự thành công của công tác KTNB. Đó là những con người có
khả năng kiểm tra và tự kiểm tra, kiểm soát được các công việc theo nhiệm vụ được phân
công. Đó là những con người “có trình độ chuyên môn – nghiệp vụ vững vàng; có năng
lực quan sát, phân tích, tổng hợp; ý thức tổ chức kỷ luật và ý thức trách nhiệm cao;
Như mục tiêu đã đặt ra của đề tài, trên đây là những đúc kết kinh nghiệm thực hiện
công tác KTNB của bản thân tôi trong quá trình quản lý một số đơn vị trường học. Đây
cũng chỉ là một số kinh nghiệm cá nhân trên cơ sở vận dụng chút hiểu biết về công tác
này nên chắc chắn là không thể tránh khỏi chủ quan, thiếu sót. Hy vọng là trong thời gian
tới, dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của ngành cấp trên về công tác KTNBTH, bản thân tôi sẽ
tiếp tục vận dụng để có thể đạt được nhiều thành quả cao hơn trong công tác quản lý
trường học.
25