Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu.doc

Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
LI M U
Lý do chn ti
S nghip i mi ca ng v Nh nc ta ó v ang t c nhng thng
li to ln. Trong ú thnh tu v chin lc phỏt trin kinh t xó hi c ỏnh giỏ
l mt thnh tu ni bt khi m nn kinh t nc ta chuyn t k hoch hoỏ tp
trung sang nn kinh t th trng nng ng.
Vit Nam trờn con ng i lờn CNXH, cụng cuc cụng nghip hoỏ, hin i
hoỏ t nc cú nhiu bc phỏt trin mi, c bit quỏ trỡnh hi nhp vo nn
kinh t th gii ó v ang to ra nhiu c hi cng nh thỏch thc cho cỏc doanh
nghip Vit Nam.
Mt thc t cú th d dng nhn thy l qun lý hot ng sn xut kinh
doanh cú hiu qu cỏc doanh nghip cn phi s dng hng lot cỏc cụng c khỏc
nhau. Mt trong nhng cụng c qun lý vụ cựng quan trng, khụng th thiu bt
k doanh nghip no ú l nghip v qun lý thụng tin. Thụng tin c x lý ỳng
cỏch l tin cho b mỏy ca cụng ty hot ng cú hiu qu. B phn qun lý
thụng tin cho cỏc c quan, t chc c gi l vn phũng. Vn phũng c coi l
ca ngừ ca c quan, t chc, l tai, l mt, l cỏnh tay ni di ca lónh o
bi vn phũng l trung tõm thc hin quỏ trỡnh qun lý, iu hnh. Vn phũng cũn
l ni tip nhn cỏc mi quan h i ni, i ngoi thụng qua h thng vn bn i,
vn bn n. ng thi, cỏc hot ng tham mu, tng hp, hu cn cng quan h
trc tip ti cỏc phũng ban trong t chc. Vi v trớ hot ng a dng ú vn
phũng c coi l th v khớ khụng th thiu c ca cỏc nh qun tr. Cụng tỏc
vn phũng vỡ th cng gúp phn khụng nh trong vic nõng cao hiu qu hot ng
ca c quan, t chc.
Vi s phỏt trin ngy cng mnh m ca ngnh úng tu, Tng cụng ty Cụng
nghip tu thu Nam Triu (Nasico) vi c s vt cht, dõy chuyn cụng ngh
úng tu tiờn tin, i ng cỏn b k thut, cỏn b qun lý, cụng nhõn k thut tr,
lnh ngh v cú quy mụ ln trong Tp on ang ngy cng phỏt trin ton din v
bn vng, nõng cao nng lc cnh tranh v hi nhp kinh t quc t, thc hin

thnh cụng mc tiờu: Xõy dng Tng cụng ty Cụng nghip tu thu (CNTT) Nam
Triu tr thnh mt trong nhng n v ch lc ca Tp on Cụng nghip tu
thu Vit Nam.
thc hin c mc tiờu ú thỡ mt trong nhng gii phỏp khụng th thiu
ú l nõng cao hiu qu ca cụng tỏc vn phũng. Trong quỏ trỡnh thc tp em nhn
thy cụng tỏc vn phũng ti Tng cụng ty bờn cnh nhng kt qu ó t c vn
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
1
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
cũn bc l nhng mt hn ch cn phi khc phc. Chớnh vỡ vy em ó la chn
ti Mt s gii phỏp c bn nhm nõng cao hiu qu cụng tỏc vn phũng ti
Cụng ty THHH MTV Tng Cụng ty CNTT Nam Triu vi mong mun úng gúp
mt phn nh vo vic cng c, hon thin nhm phỏt huy hn na hiu qu hot
ng vn phũng ti Tng cụng ty.
Mc ớch v nhim v nghiờn cu
- Tỡm hiu lý lun chung v vn phũng v cụng tỏc vn phũng.
- Phõn tớch, ỏnh giỏ thc trng cụng tỏc vn phũng ti Tng cụng ty CNTT
Nam Triu thy c nhng im mnh, im yu; trờn c s ú xut nhng
kin ngh nhm nõng cao hn na hiu qu ca cụng tỏc vn phũng ti Tng cụng ty.
Phm vi, i tng nghiờn cu
Phm vi v i tng nghiờn cu ca khoỏ lun l c s lý lun v vn phũng
v cụng tỏc vn phũng; thc tin cỏc hot ng vn phũng ti Tng cụng ty CNTT
Nam Triu, c th l:
- Nghiờn cu lch s hỡnh thnh v phỏt trin ca Tng cụng ty.
- Nghiờn cu c cu t chc, chc nng nhim v ca Tng cụng ty, c bit
l ca b mỏy vn phũng.
- Nghiờn cu thc trng v cụng tỏc vn phũng ti Tng cụng ty nh: cụng tỏc
tham mu, tng hp; cụng tỏc thụng tin; cụng tỏc vn th - lu tr; cụng tỏc t

chc hi ngh, hi tho; cụng tỏc hu cn, phc v.
- Phõn tớch, ỏnh giỏ kt qu hot ng ca vn phũng Tng cụng ty; ch ra
nhng im mnh, nhng mt cũn hn ch v nguyờn nhõn ca hn ch ú.
- a ra mt s kin ngh nhm hon thin v nõng cao hn na hiu qu ca
cụng tỏc vn phũng ti Tng cụng ty.
Phng phỏp nghiờn cu
Khoỏ lun s dng cỏc phng phỏp nghiờn cu sau õy:
- Phng phỏp duy vt bin chng.
- Phng phỏp iu tra, kho sỏt.
- Phng phỏp i thoi, phng vn.
- Phng phỏp thng kờ.
- Phng phỏp so sỏnh.
- Phng phỏp phõn tớch.
- Phng phỏp tng hp.
Chng 1
Lí LUN CHUNG V VN PHềNG V CễNG TC VN PHềNG
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
2
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
1.1. Nhng vn c bn v vn phũng
1.1.1. Khỏi nim vn phũng
Trong hot ng ca mi c quan, t chc ngi ta luụn nhn mnh vai trũ
quan trng ca b mỏy vn phũng. Vn phũng c coi l b mỏy thc hin cỏc
chc nng giỳp vic, phc v cho c quan, th trng c quan. Nú m bo cho
cụng tỏc lónh o v qun lý c tp trung mt cỏch thng nht, hot ng
thng xuyờn, liờn tc v cú hiu qu. Vy vn phũng l gỡ?
Vn phũng c hiu theo nhiu ngha di nhng gúc tip cn khỏc nhau
-

Theo phng din t chc thỡ vn phũng l mt n v cu thnh ca t chc.
- Theo tiờu chớ chc nng thỡ vn phũng l mt thc th tn ti thc hin
cỏc hot ng tham mu, tng hp, hu cn theo yờu cu ca cỏc nh qun lý.
- Theo tớnh cht hot ng thỡ vn phũng l mt thc th tn ti thc hin
vic qun lý thụng tin phc v cho cụng tỏc iu hnh ca nh qun tr.
- Ngoi ra, vn phũng cũn cú th hiu:
+ Vn phũng l tr s lm vic ca doanh nghip, t chc xó hi, c quan Nh
nc. Vớ d: vn phũng Trng i hc Dõn lp Hi Phũng
+ Vn phũng l ni lm vic ca mt cỏ nhõn thng cú chc danh. Vớ d:
vn phũng lut s, vn phũng Th tng, vn phũng Chớnh ph
+
Vn phũng l ni din ra cỏc hot ng liờn quan n vn bn, giy t, s sỏch
+ Vn phũng l ni úng b mỏy iu hnh ca n v.
+ Vn phũng l b mt ca cỏc t chc.
Túm li:
Vn phũng l mt thc th tn ti khỏch quan trong mi t chc; l ni lm
vic ca cỏc cp qun tr doanh nghip, qun tr n v; ni t u nóo qun lý; l
b mỏy iu hnh tng hp ca c quan. Vn phũng th hin l ni thu, phỏt cỏc
loi thụng tin (thụng tin cp trờn, thụng tin cp di, thụng tin bờn ngoi, thụng tin
ni b) nhm h tr cho hot ng qun lý ca cỏc nh lónh o. Vn phũng l ni
chm lo mi vn hu cn v m bo cỏc iu kin vt cht cho hot ng ca
c quan c thụng sut v hiu qu. Vỡ vy mi t chc khụng th thiu c vn
phũng.
1.1.2. V trớ ca vn phũng
Vn phũng l ca ngừ ca mi c quan, t chc bi vỡ cỏc c quan, t chc
luụn cú mi quan h i ni, i ngoi thụng qua h thng vn bn i, vn bn n
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
3
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
và văn bản nội bộ. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng
liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức. Chính
vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”,
“phòng ở” cho lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà lãnh
đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng có nhiệm
vụ trợ giúp về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục
vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Văn phòng
có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ vai trò là cầu
nối giữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong cơ quan, văn phòng thực hiện nhiệm vụ
mang tính thường xuyên, liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm
việc cả ngày lẫn đêm; ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động; trong những
ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin
thông suốt cho cơ quan.
1.1.3. Vai trò của văn phòng
Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách
quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và
chất lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu
não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin
kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ
quan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau:
Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của
cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua
văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của

lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ phận,
phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc
thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.
Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ
đối ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, tổ
chức. Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
4
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
nhng ngun thụng tin tip nhn c vn phũng s phõn loi thụng tin theo nhng
kờnh thớch hp chuyn phỏt hoc lu tr. õy l hot ng vụ cựng quan trng.
Nú quyt nh n s thnh cụng hay tht bi ca t chc.
Vn phũng cũn l ni gii quyt mi vn ca c quan. Vớ d: khi trang
thit b trong c quan b hng thỡ phi thụng qua b phn vn phũng trỡnh vn
bn cho th trng ký gii quyt.
Th ba, vn phũng l b mỏy lm vic ca cỏc nh lónh o. Vn phũng l b
mỏy lm vic giỳp th trng. Mi cụng vic ca vn phũng u nhm thc hin
cỏc mc tiờu ca nh qun lý nh vic ra vn bn; tp hp a ra cỏc phng ỏn
Th t, vn phũng l trung tõm khõu ni cỏc hot ng qun lý, iu hnh ca
c quan, t chc. Vn phũng l ni trung chuyn mi cụng vic ca cỏ nhõn,
phũng ban ti th trng t c mi mc tiờu ca c quan, t chc.
Th nm, vn phũng l cu ni gia ch th v cỏc i tng qun lý trong v
ngoi t chc. Vớ d: cỏc quyt nh qun lý ca th trng phi thụng qua b
phn vn phũng ra cỏc vn bn chuyn n cỏc phũng ban, cỏ nhõn cú liờn
quan. Cỏc thụng tin phn hi cng c thụng qua vn phũng chuyn n th
trng.
Th sỏu, vn phũng c vớ l ni cung cp cỏc dch v tng hp cho hot
ng ca cỏc phũng ban, n v núi chung v cỏc nh lónh o núi riờng nh: xõy

dng mi, sa cha, mua sm cỏc trang thit b hot ng
1.1.4. Chc nng ca vn phũng
Vn phũng l b mỏy tham mu, giỳp vic, l b phn tng hp qun tr cho
cỏc doanh nghip, t chc, c quan cú c nng sut cao nht, hiu qu nht.
Do vy vn phũng cú chc nng sau:
1.1.4.1. Chc nng tham mu, tng hp
Mi c quan, t chc, n v u phi quan tõm y mnh cụng tỏc vn phũng
vỡ vn phũng h tr rt nhiu cho lónh o, cho t chc trong vic ra cỏc quyt
nh qun lý.
Ni dung ca cụng tỏc tham mu ch rừ hot ng tham vn ca cụng tỏc vn
phũng. Ni dung tng hp nghiờng v vn thng kờ, x lý thụng tin, d liu
nhm phc v thit thc cho hot ng qun lý. Thc cht ca hai ni dung ny
nhm mc ớch h tr tớch cc cho hot ng qun lý ca th trng c quan. Nu
hai chc nng ny tỏch ri nhau thỡ hot ng qun lý s ri vo tỡnh trng thiu
cn c khoa hc, phin din v ch quan.
Chc nng tham mu
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
5
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố,
trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết
định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào
những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý,
của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến
đó được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo
những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản
lý. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham
vấn vừa mang tính chuyên sâu.

 Chức năng tổng hợp
Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả
những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ
những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi
trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu
thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và
trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý.
Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này
không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai
trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.
1.1.4.2. Chức năng hậu cần
Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng có. Hoạt động của bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa,
các công cụ, thiết bị, tài chính… Các điều kiện và phương tiện này phải được quản
lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ
cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Phương châm
hoạt động chung của công tác văn phòng là: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”.
Trụ sở và văn phòng cần phải được xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc,
với mọi cán bộ công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể.
Những vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt
động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc
kỳ hạn sử dụng.
Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu, vật
liệu, phương tiện và tài chính. Song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
6
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại

Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
thc qun lý, tu thuc vo vic s dng cỏc yu t ú nh th no i vi mi c
quan, t chc.
Túm li:
Vn phũng l u mi giỳp lónh o thc hin cụng tỏc qun lý thụng qua cỏc
chc nng tng hp, tham mu, hu cn. Cỏc chc nng ny va c lp, va h
tr, b sung cho nhau nhm to ra s cn thit khỏch quan cho s tn ti, duy trỡ v
phỏt trin cụng tỏc vn phũng trờn c s cỏc hot ng nghip v ca nú.
1.1.5. Nhim v ca vn phũng
T chc nng chung, chc nng c bn ca vn phũng ngi ta li phõn thnh
cỏc chc nng c th, chi tit. Nhng chc nng c th, chi tit y li gn vi mi
khụng gian, thi gian, lnh vc, tớnh cht, hỡnh thc v ni dung c th nờn cũn gi
l nhng nhim v. Theo nhng chc nng nờu trờn, vn phũng cú th xõy dng
nhiu nhim v. Vớ d: vi chc nng tham mu s cú nhim v trc mt, nhim
v lõu di, nhim v trng tõm, nhim v thng xuyờn hay nhim v t xut.
Trong tham mu li cú tham mu v chin lc kinh doanh, tham mu v cụng tỏc
tuyn dng, ói ng nhõn sú l nhng nhim v c th m vn phũng phi
thc hin chc nng tham mu. Tng t nh vy vi chc nng hu cn v tng
hp. Vi cỏch tip cn ny, nhim v chớnh ca vn phũng tp trung vo cỏc cụng
vic sau õy:
1.1.5.1. Xõy dng v t chc thc hin quy ch hot ng ca c quan, n v
Mi t chc mun c sinh ra v i vo hot ng u phi tuõn th theo
nhng quy nh v t chc, v c ch hot ng v cỏc iu kin duy trỡ hot ng.
Cỏc iu kin ú khụng ging nhau gia cỏc c quan, n v. Do tớnh cht hot
ng, vai trũ, chc nng nhim v khỏc nhau nờn mi c quan, t chc u cn
phi cú ni quy, quy ch hot ng riờng.
Trỡnh t xõy dng d tho, ly ý kin tham gia, hon chnh thụng qua lónh
o, ban b thi hnh, giỏm sỏt, b sung, hon thin ni quy, quy ch hot ng ca
c quan l thuc v cụng tỏc vn phũng. õy l nhim v quan trng hng u m
vn phũng phi thc hin khi c quan c t chc v i vo hot ng.

1.1.5.2. Xõy dng v qun lý chng trỡnh, k hoch hot ng ca c quan,
n v
Cỏc phũng ban, n v u cú nh hng mc tiờu hot ng thụng qua cỏc
chin lc phỏt trin chung ca c quan, t chc. Bn chin lc ch d nh cho
thi gian di 10-20 nm; cũn mc tiờu, bin phỏp c th trong tng thi k hot
ng 5 nm, 3 nm, 1 nm, quý, thỏng, tuncn phi cú k hoch, chng trỡnh
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
7
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
c th. Vớ d: k hoch hot ng ca n v kinh doanh khụng ch cú mt loi m
cú nhiu loi khỏc nhau nh k hoch cụng ngh, k hoch tip th, k hoch ti
chớnh Mi loi k hoch trờn c giao cho mt b phn chuyờn trỏch xõy dng
v thc hin. n v mun t c mc tiờu hot ng thỡ phi bit khõu ni cỏc
k hoch trờn thnh mt h thng hon chnh cỏc b phn kt hp vi nhau, h
tr nhau cựng hot ng. K hoch tng th y s do vn phũng d tho v ụn
c cỏc b phn khỏc trong n v cựng trin khai thc hin.
Cn c vo chin lc phỏt trin vn phũng s xõy dng k hoch ngnh, sn
phm, dch v c th cho tng nm, quý, thỏng, tun, ngy cho c c quan v tng
b phn. Trờn c s nhng k hoch, chng trỡnh ú m cỏc b phn ch o hon
thnh nhim v n v mỡnh c giao cỏc sn phm, dch v c lm ra vi
cht lng tt, giỏ thnh gim. Cng qua vic ch o thc hin chng trỡnh, k
hoch chung m cỏc b phn trong c quan, n v cú iu kin liờn h, phi hp
vi nhau mt thit v ng b hn.
1.1.5.3. Thu thp, x lý, s dng, qun lý thụng tin
Bt k mt c quan, t chc no cng cn cú s trao i thụng tin. Thụng tin
bao gm: thụng tin v kinh t, chớnh tr, vn hoỏ, xó hi, hnh chớnh; nhng
thụng tin thun, thụng tin phn hi; thụng tin thc t, thụng tin d bỏo. Thụng tin
l ngun, l cn c lónh o a ra nhng quyt nh sỏng sut, kp thi v hiu

qu. Lónh o khụng th t mỡnh thu thp, x lý thụng tin m phi cú ngi tr
giỳp trong lnh vc ny. Ngi tr giỳp ú khụng ai khỏc chớnh l vn phũng. Vn
phũng c coi nh cng gỏc thụng tin vỡ tt c thụng tin n hay i u c
chuyn phỏt, thu thp v x lý ti vn phũng. Tt c nhng thụng tin tip nhn
c (c bờn ngoi v ni b) u c vn phũng phõn loi theo nhng kờnh
thớch hp chuyn ti v lu tr. õy l mt hot ng quan trng trong vn
phũng. Nú liờn quan n s thnh bi trong hot ng ca c quan, t chc. Vỡ vy
vn phũng cn tuõn th nghiờm ngt nhng quy nh v cụng tỏc vn th - lu tr
khi thu nhn, x lý, bo qun v chuyn phỏt thụng tin. Nu thụng tin c thu
thp y , kp thi, c x lý mt cỏch khoa hc v ỏp ng c yờu cu qun
lý thỡ lónh o s cú c nhng quyt nh nhanh chúng, kp thi v chớnh xỏc.
Nu khụng, quyt nh ca h s khụng hiu qu, gõy nh hng xu n mc tiờu
ca n v.
1.1.5.4. Tr giỳp v vn bn
Vn bn l mt phng tin lu tr v truyn t thụng tin khỏ hu hiu. Hin
nay cú rt nhiu c quan, t chc s dng phng tin ny trong qun lý, iu
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
8
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
hnh hot ng. Do tớnh nng, tỏc dng ca nú rt ln nờn khi s dng cỏc vn bn
iu chnh cỏc mi quan h gia ch th vi cỏc i tng b qun lý v kinh t,
chớnh tr, xó hi phi tuõn th mt cỏch cht ch cỏc quy nh v cụng tỏc lu tr
v ban hnh vn bn.
Hin nay nc ta ó cú lut ban hnh vn bn quy phm phỏp lut iu
chnh cỏc vn phỏt sinh liờn quan n vn bn ca cỏc c quan Nh nc cú
thm quyn. Cn c vo Lut, Chớnh ph, cỏc B, Ngnh ó ban hnh mt s vn
bn quan trng liờn quan n cỏc hot ng kinh t, xó hi ca cỏc n v, t chc
nh hp ng kinh t, hp ng dõn sVn bn lut v phỏp quy s l cn c

cỏc c quan, n v ban hnh nhng vn bn ni b nh: iu l, ni quy, quy ch,
cỏc quyt nh hnh chớnh.
ban hnh c nhng vn bn cú ni dung y , hp lý, ỳng thm
quyn, cú tỏc ng ớch thc n i tng iu chnh cn phi cú nhng b phn
nhõn viờn chuyờn trỏch tr giỳp cho lónh o c quan, n v. B phn ú phi
nm bt c thụng tin u vo, phõn loi v x lý thụng tin, bit s dng v
chuyn phỏt thụng tin. B phn ú chớnh l vn phũng.
1.1.5.5. m bo cỏc yu t v vt cht, ti chớnh cho hot ng ca ton b c
quan, t chc
Bt k mt c quan, t chc no mun tn ti v phỏt trin u phi cú cỏc
yu t k thut, vt cht cn thit. Cỏc yu t ny va l nguyờn liu duy trỡ s
hot ng ca t chc, va l vt trung gian gn kt t chc vi mụi trng.
ng thi nú cũn l phng tin truyn dn cỏc quỏ trỡnh hot ng nhm t c
mc tiờu ca t chc.
Cỏc yu t k thut, vt cht, ti chớnh m c quan cn cho hot ng ca
mỡnh gm cú: nh ca, xe c, bn gh, cỏc phng tin truyn v nhn thụng tin,
cỏc cụng c lao ng, cỏc chi phớ cn thit mang tớnh thng xuyờn, liờn tc. Vỡ
vy vn phũng cn phi cn c vo tin thc hin k hoch, chng trỡnh hot
ng ca c quan m cung cp kp thi, y . Nu cỏc yu t ú khụng c
cung cp y v cht lng, sai lch v chng loi, phm cht kộm, thi hn
khụng ỳng, giỏ thnh caou nh hng trc tip n hot ng ca n v.
lm tt nhim v cung ng ny cỏc c quan, t chc thng u tiờn to iu kin
thun li nht cho vn phũng thc thi nhim v.
1.1.5.6. Cng c t chc b mỏy vn phũng
õy l vic lm thit thc mang tớnh n nh ca b mỏy vn phũng nhm
thc hin tt nhng nhim v nờu trờn. Vic t chc b mỏy vn phũng cng cn
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
9
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại

Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
tuõn th nhng nguyờn tc chung ca t chc m bo tớnh thng nht ca ton
b h thng.
Tuy nhiờn cng cn phi thy c tớnh thng nht, a dng, phong phỳ ca
cụng tỏc vn phũng t chc b mỏy sao cho ỏp ng c cao nht yờu cu
nhim v t ra. Mt khỏc, trong thi i bựng n cụng ngh thụng tin ũi hi cỏc
c quan, t chc phi n lc ht sc theo kp vi s phỏt trin chung. Trong ú
s n lc ln nht nm trong khi vn phũng. Nhim v ú t ra cho vn phũng
yờu cu rt cao trong cụng tỏc t chc qun lý v iu hnh cụng vic.
1.1.5.7. Duy trỡ hot ng thng nht ca c quan núi chung v vn phũng
núi riờng
Khỏc vi hot ng ca cỏc b phn, n v khỏc trong c quan, t chc, vn
phũng phi hot ng thng xuyờn, liờn tc trong lnh vc i ni, i ngoi; va
lp quy va thc thi; va kim tra, giỏm sỏt hot ng ca c c quan, t chc.
c tớnh hot ng ny xut phỏt t nhng chc nng ca vn phũng (tham mu
tng hp v hu cn) m bo tip nhn mi ngun tin ca mi i tng i
vi hot ng ca c quan, t chc. Vỡ lý do ú m ngoi b phn nhõn s lm
vic trong gi hnh chớnh vn phũng cũn cú mt b phn phi lm vic vo ban
ờm, lm vic c trong nhng ngy ngh m bo trt t an ninh v thụng tin
thụng sut cho c quan, t chc.
Nh vy hot ng ca vn phũng va gn lin vi hot ng ca lónh o v
n v thụng qua cỏc nghip v tr giỳp tham mu, va gn vi cỏc b phn khỏc
bng cỏc nhim v kim tra, ụn c, li va t chc theo dừi cỏc hot ng ca
mỡnh cho phự hp vi cỏc hot ng trờn. Vỡ th duy trỡ hot ng ca vn
phũng cn cú s phi hp cht ch, ng b ca cỏc b phn, cỏc cp qun lý trong
ton c quan, t chc.
1.1.6. Ni dung hot ng vn phũng trong c quan, t chc
1.1.6.1. T chc b mỏy v phõn cụng cụng vic
T chc b mỏy
C cu t chc hay núi cỏch khỏc b mỏy ca c quan, n v ũi hi phi

c thit k sao cho gn nh, khụng cng knh, khụng tng nc. Mi hot ng
ca b mỏy t cp trờn xung cp di phi thụng sut, cú hiu qu, cỏc mi quan
h phi xỏc nh rừ rng.
Nh qun lý s tham gia vo vic phõn cụng cụng vic tc l ch nh v kt
hp trong phm vi trỏch nhim ca mỡnh. Nhng k hoch, n lc ca cp thp
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
10
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
hn trong t chc phi c xem xột vỡ phi cú s phi hp ca cỏc phũng ban
trỏnh s trựng lp khụng cn thit.
Phõn cụng cụng vic
Trong mt t chc, c bit l trong cụng tỏc vn phũng, vic phõn cụng cụng
vic phi da vo nhng c s sau:
- Phõn cụng theo v trớ phỏp lý v thm quyn. Hai yu t ny do lut (phỏp
lut) quy nh. Mi c quan, t chc u cú v trớ phỏp lý v thm quyn khỏc
nhau. Vỡ vy, c im hot ng, nhim v c giao ca tng c quan, t chc
ú l hon ton khỏc nhau. T ú vic phõn cụng lao ng trong cỏc c quan, n
v ú cng khỏc nhau.
- Phõn cụng theo khi lng cụng vic. Vic phõn cụng ny phi da vo k
hoch cụng tỏc c duyt theo tớnh cht ca mi loi cụng vic, theo yờu cu ca
cụng vic trong thc t.
- Nguyờn tc quan trng ca phõn cụng cụng vic trong c quan, t chc ú l
biờn ch c quan.
- Khụng cú chc nng, nhim v no m khụng cú t chc hoc con ngi
m nhim.
- Khụng cú t chc, con ngi no li khụng c phõn cụng nhim v.
- Mt chc nng, nhim v khụng c giao cho nhiu n v hoc nhiu
ngi m nhim.

1.1.6.2. iu hnh cụng vic vn phũng
iu hnh cụng vic vn phũng l yờu cu quan trng v c bn i vi hot
ng vn phũng.
iu hnh cụng vic vn phũng l s m bo cho cỏc cỏn b di quyn
thc hin tt nht cụng vic c giao; m bo cho h tip nhn mt cỏch chớnh
xỏc v kp thi trin khai cụng vic c giao.
iu hnh cụng vic trong vn phũng l s tỏc ng ỳng n vo mt khõu
cn thit no ú nhm khuyn khớch cỏn b nhõn viờn lm vic em li hiu qu
cao nht.
trỏnh hin tng trỡ tr ca cụng vic vn phũng thỡ cụng tỏc iu hnh
phi m bo cỏc nguyờn tc sau:
- Mnh lnh iu hnh phi ỳng vi nng lc thc t ca ngi thc thi.
- Mc tiờu t ra cho vic iu hnh phi hi ho, cú th h tr nhau trong
khuụn kh mc tiờu chung ca c quan.
- Th tc ỏp dng trong quỏ trỡnh iu hnh phi rừ rng v d thc hin.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
11
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
1.1.6.3. Xõy dng quy ch lm vic
Quy ch lm vic ca c quan, t chc phi c c th hoỏ bng h thng
vn bn. Quy ch c ban hnh cn c vo chc nng, nhim v ca c quan, t
chc c th hoỏ cỏch thc hot ng cụng v thụng qua quy nh v trỏch
nhim, quyn hn ca cỏ nhõn, n v c th hoỏ quan h cụng tỏc, cỏch thc
phi hp v quy nh c th v mt s ch cụng tỏc quan trng.
Khi xõy dng quy ch lm vic cn chỳ ý cú hai loi:
Th nht l quy ch mang tớnh quy phm chung c ỏp dng cho ton b cỏc
c quan, t chc trong b mỏy nh nc. ú l nhng quy nh nhm gii quyt
cỏc nhim v nh: tuyn dng, xp ngch lng, vn o to

Th hai l quy ch nhm ra nhng ỏp dng i vi cỏc c quan, n v,
phũng ban mang tớnh cht c thự.
Quy ch lm vic tt gúp phn:
- m bo s thng nht trong thc thi cụng v.
- Cú c s ngn nga nhng vic lm sai trỏi, tu tin.
- L cụng c phi hp trong quỏ trỡnh thc thi cụng v.
- Chng lóng phớ cỏc ngun lc ca c quan, t chc.
- L cụng c phỏt huy dõn ch trong c quan, t chc.
- L cn c to l li lm vic khoa hc, chuyờn nghip.
- Giỏn tip to nng sut lao ng.
- L c s ca hot ng kim tra, giỏm sỏt.
1.1.6.4. T chc cỏc cuc hp, hi ngh
T chc hi ngh l mt trong nhng ni dung hot ng quan trng ca vn
phũng. Hi ngh l mt hỡnh thc lm vic tp th nhm to ra s phi hp hnh
ng trong cụng vic v to ra nng sut lao ng cao.
Hi ngh c t chc tt s phỏt huy c tớnh dõn ch, to mi iu kin
cho mi cỏ nhõn tham d cú c hi úng gúp ý kin, trỡnh by quan im, nờu lờn
nhng hiu bit ca mỡnh v vn m hi ngh ang bn bc, mi ngi ang
quan tõm.
Qua hi ngh, nhng t tng mi, quan im mi c ph bin, truyn bỏ;
nhng khú khn, thỏch thc c bn bc, thỏo g; cỏc cụng vic c trin khai
nhanh v ớt sai sút mang li hiu qu tt hn.
V mt kinh t, nu hi ngh c t chc tt s thu c nhiu thụng tin b
ớch, to c s phi kt hp gia cỏc t chc, cỏc cỏ nhõn trong v ngoi c quan,
thu c cht lng v hiu qu cao trong cụng vic.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
12
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu

1.1.6.5. Nghip v vn th - lu tr
i vi hot ng vn phũng thỡ cụng tỏc vn th - lu tr rt quan trng.
Lm tt nhim v ny chớnh l vic thc hin cỏc hot ng vn phũng thụng sut
v cú hiu qu.
Cụng tỏc vn th
Cụng tỏc vn th l ton b nhng cụng vic m bo cho vic thụng tin qun
lý bng vn bn. Nú bao gm qun lý vn bn n, vn bn i, son tho vn bn,
lu tr vn bn c hỡnh thnh trong quỏ trỡnh hot ng ca c quan nh nc,
doanh nghip v cỏc t chc xó hi.
Ni dung ca cụng tỏc vn th bao gm:
- Xõy dng vn bn: ú l vic son tho vn bn, ỏnh mỏy vn bn, duyt
vn bn, trỡnh ký, in n v ban hnh vn bn.
-
Qun lý vn bn bao gm: qun lý vn bn i, lu tr vn bn, lp v np h s.
- Qun lý con du.
Cụng tỏc vn th trong mi c quan, t chc phi m bo yờu cu v tớnh
nhanh chúng, chớnh xỏc, tớnh bớ mt v tớnh hin i.
Cụng tỏc lu tr
Lu tr l s la chn ti liu, gi li v t chc mt cỏch khoa hc nhng
vn bn, ti liu cú giỏ tr c hỡnh thnh trong quỏ trỡnh hot ng ca c quan,
n v lm bng chng v tra cu thụng tin khi cn thit.
Ni dung ca cụng tỏc lu tr bao gm:
- Cỏc khõu nghip v liờn quan n vic t chc khoa hc v t chc ti liu
phụng lu tr quc gia nh: phõn loi; xỏc nh giỏ tr; b sung ti liu vo cỏc
phũng, kho lu tr; thng kờ v kim tra ti liu; t chc phũng c, gii thiu,
cụng b ti liu, xõy dng cỏc cụng c tra cu khoa hc v bo qun ti liu.
- Nghip v lu tr cn phi c tin hnh theo phng phỏp khoa hc lu
tr. T ú phi gii quyt nhim v l xõy dng h thng lý lun khoa hc v lu tr.
- Xõy dng mt h thng t chc thớch hp t Trung ng n c s, cú s
ch o v qun lý thng nht, cú nhng quy nh cht ch v la chn, b sung,

bo qun v s dng ti liu, ỏp dng cỏc bin phỏp k thut t chc ti liu.
Cỏc khõu nghip v ch yu ca cụng tỏc lu tr bao gm:
- Phõn loi ti liu lu tr.
- Xỏc nh giỏ tr ti liu lu tr.
- B sung ti liu vo cỏc phụng, kho lu tr.
- Thng kờ ti liu lu tr.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
13
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tiêu huỷ tài liệu khi đến hạn.
1.1.6.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và
trong hoạt động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có
ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo
cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ
các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả
cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý,
mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện
các mục đích sau:
- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị.
-
Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm:

+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
+ Tổ chức và sử dụng các nguồn lực sao cho có hiệu quả cao nhất.
+
Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan, tổ chức.
+ Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.1.6.7. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan; cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động; các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:
- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền
thưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…).
- Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư.
- Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức.
- Các loại công vụ khác như:
+
Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan.
+ Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ nhân viên trong tổ chức.
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
14
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
+ Phc v vic tip khỏch ca c quan, t chc.
+ Phc v cỏc iu kin vt cht, trang thit b cho cỏc cuc hi hp, l tõn,
khỏnh tit ca c quan.
+ Dch v sa cha va v nh cho c quan, t chc.
+ Bo v trt t an ton cho c quan, t chc.
Trong tng trng hp v theo yờu cu c th m vn phũng phi cung ng

y , kp thi cỏc trang thit b, vt dng cn thit cho c quan vo tng thi im.
1.1.6.8. Cụng tỏc qun lý ngun nhõn lc
Tớnh hu hiu ca bt k c quan, t chc no cng tu thuc vo vic s
dng cú hiu qu cỏc ngun ti nguyờn ca mỡnh, trong ú cú ngun ti nguyờn vụ
cựng quý giỏ ú l ngun nhõn lc. Yu t nhõn lc úng vai trũ chớnh trong ton
b thnh cụng ca t chc. S quan tõm n ngun nhõn lc ca nh qun lý s
giỳp ci thin hiu qu lao ng ca t chc núi chung v ca cỏc thnh viờn trong
t chc núi riờng.
Cụng tỏc qun lý ngun nhõn lc bao gm cỏc ni dung sau:
- Qun lý v gi gic, thi gian lm vic ca i ng cỏn b cụng nhõn viờn
trong c quan, n v.
-
Theo dừi, ụn c vic thc hin cỏc quy ch, quyt nh ban hnh trong c quan.
- Qun lý v s lng, cht lng lao ng.
- Cụng tỏc t chc tin lng ca cỏn b cụng nhõn viờn.
- Cụng tỏc o to, bi dng, phỏt trin ngun nhõn lc.
- Ch chớnh sỏch cho ngi lao ng.
- Khen thng, k lut, thuyờn chuyn, tuyn dng.
1.1.7. S cn thit phi t chc khoa hc vn phũng
T chc khoa hc vn phũng c quan tc l lm cho mụi trng vn phũng
phự hp vi yờu cu v kh nng ca nhõn viờn khụng ch trong vic thit k vn
phũng m cũn trong quỏ trỡnh t chc ngun nhõn lc v thc hin cỏc hot ng
vn phũng.
T chc khoa hc vn phũng cú ý ngha rt ln i vi hot ng ca c
quan,
t chc, cú tỏc dng thỳc y hot ng vn phũng c quan em li hiu qu
cao.
Vn phũng l b mỏy tham mu, giỳp vic cho th trng c quan, t chc.
Vỡ vy vn phũng cú c t chc khoa hc mi m bo cho cỏc hot ng ca
c quan din ra trụi chy, thun li, khụng chng chộo v gim bt gỏnh nng cho

th trng c quan, n v.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
15
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
T chc khoa hc vn phũng c quan, t chc phi c tin hnh thng
xuyờn, kp thi nhm em li hiu qu cao nht.
t chc c khoa hc vn phũng cn cn c vo cỏc iu kin sau:
- Trỡnh chuyờn mụn v s hiu bit ca cỏn b cụng nhõn viờn trong vn
phũng cú th b trớ, sp xp ỳng ngi, ỳng vic. õy l c s cho cụng tỏc
qun tr vn phũng em li hiu qu cao.
- Cn c vo cỏc hot ng tõm lý xó hi tỏc ng n c quan v vn phũng.
- Cn c vo c s vt cht v trang thit b m vn phũng c cung ng.
1.1.8. Cỏc yu t nh hng n hot ng vn phũng
Vn phũng ca c quan, n v khi i vo hot ng s chu nhiu nh hng
ca cỏc yu t.
Th nht l vic sp xp nhõn s. õy l yu t cú ý ngha rt ln n hot
ng vn phũng ca c quan. Nu vic sp xp nhõn s vn phũng khụng khoa
hc, cỏc mi quan h khụng c xỏc nh rừ rng, rnh mch thỡ s khụng em li
hiu qu trong cụng vic. Tu theo tớnh cht ca mi loi cụng vic m c quan cú
th la chn, b trớ, sp xp ngun nhõn lc khỏc nhau cho phự hp vi mc tiờu
ca t chc da trờn c s c cu v cht lng ngun nhõn lc.
Th hai l t chc lao ng. T chc lao ng l vic ỏp dng nhng bin
phỏp tng hp, k thut, t chc, kinh t, tõm sinh lý v xó hi vo thc hin cụng
vic vn phũng nhm khai thỏc mt cỏch cú hiu qu nht cỏc ngun vt cht v
lao ng; m bo s dng tit kim lao ng v gi gỡn sc kho cho cỏn b cụng
nhõn viờn. Do ngi lao ng l yu t trung tõm v cng l mc ớch ca nn sn
xut nờn trong quỏ trỡnh t chc lao ng mi bin phỏp u nhm lm cho ngi
lao ng lm vic cú hiu qu cao, lm cho bn thõn ngi lao ng ngy cng

hon thin v phỏt trin.
Th ba l cụng tỏc cụng ngh thụng tin. Do s phỏt trin khụng ngng ca
khoa hc k thut ngy cng nhiu cỏc c quan, n v ỏp dng cụng ngh thụng
tin vo hot ng vn phũng ca mỡnh. Nu nh cỏc cụng vic vn phũng ch c
thc hin theo phng phỏp th cụng, n gin thỡ hiu qu ca cụng tỏc vn
phũng s khụng cao, tin thc hin cụng vic chm, kộm chớnh xỏc. Chớnh vỡ
vy yu t cụng ngh thụng tin cho hot ng vn phũng cú ý ngha ln, nh
hng n hiu qu hot ng vn phũng, cn c cỏc c quan, n v xem xột,
ỏp dng kp thi.
Th t l cụng tỏc vn th - lu tr. Cụng tỏc vn th - lu tr nm trong
nghip v hnh chớnh. õy chớnh l nghip v c bn trong hot ng vn phũng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
16
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
ca c quan, t chc. Thc hin tt cụng tỏc ny s lm cho hot ng vn phũng
em li hiu qu cao.
Th nm l mụi trng lm vic. Mụi trng lm vic l yu t nh hng
trc tip n ngi lao ng, n vic thc hin cỏc chc nng, nhim v ca vn
phũng. Yu t vt cht ca vn phũng gúp phn to nờn mụi trng lm vic ca
nhõn viờn. Nú tỏc ng rt ln n hot ng cụng v ca vn phũng. Vn phũng
cú iu kin vt cht tt lm cho nhõn viờn vui v, hi lũng, giỳp to dng ng
c, thỳc y nhit tỡnh trong cụng vic. Cỏc iu kin ny cng gúp phn lm gim
bt s mt mi, cng thng v c tinh thn ln th cht. iu ny s lm ci thin
nng sut v cht lng cụng vic, hn ch nhng sai sút trong quỏ trỡnh thc hin.
Cỏc yu t ca mụi trng lm vic bao gm:
- Y t v phỳc li
- S sch s trong vn phũng
- S an ton

- Trang trớ vn phũng
- Nhit vn phũng
- m thanh, ting n
- Yu t vn hoỏ t chc
1.1.9. Mt s nguyờn tc hot ng ca vn phũng
Thut ng nguyờn tc c hiu l nhng tiờu chun hnh vi m mi t chc
v cỏ nhõn phi tuõn theo. Cỏc nguyờn tc c xõy dng trờn c s thc tin do
vy nú khụng phi l bt bin. Khi iu kin khỏch quan thay i cỏc nguyờn tc
cng thay i theo.
Vic t chc hot ng ca vn phũng c quan phi m bo theo ỳng cỏc
nguyờn tc c ban hnh, sau õy l mt s nguyờn tc chớnh
1.1.9.1. Nguyờn tc phỏp ch
Phỏp ch c hiu l vic thc hin quy nh, quy ch, ni quy vn phũng
ban hnh buc mi cỏ nhõn trong c quan, t chc phi thc hin ỳng, y ,
nghiờm chnh v chớnh xỏc.
Khi cỏc quy nh, quy ch v hot ng vn phũng c xõy dng v ban
hnh thỡ buc cỏc nh qun tr vn phũng phi tip nhn v tuõn theo cỏc quy ch,
quy nh ú. ng thi nh qun tr phi giỏo dc, tuyờn truyn cho cỏc thnh viờn
trong vn phũng thc hin nghiờm chnh. Trong quỏ trỡnh thc hin nu ai vi phm
s chu hỡnh thc x lý tu thuc theo mc vi phm v quy nh chung ca c
quan, t chc.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
17
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
1.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên cùng tham gia
vào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức. Đối với hoạt động văn phòng nguyên
tắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh thần trách nhiệm của các cá nhân trong

tổ chức. Đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả
của hoạt động văn phòng.
1.1.9.3. Nguyên tắc liên tục
Văn phòng của cơ quan, tổ chức là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm
bảo thực hiện các dịch vụ hành chính đáp ứng các nhu cầu của tổ chức. Do vậy,
dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này thể hiện trong
thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính,
thực hiện chế độ thường trực, giải quyết công việc hàng ngày; chế độ phân công uỷ
quyền trách nhiệm; các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thư…không để xảy ra
tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn
vị với nhau.
1.1.9.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm
Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợp
những người có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và trách
nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức. Bởi vậy quyền hạn và trách
nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức. Có
nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng với thẩm quyền được giao.
Nguyên tắc này là con đường dẫn tới thành công của tổ chức do đó cần phải
được coi trọng thực hiện.
1.1.9.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ hành chính
Vì nhà quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức, tạo
động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi
quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý. Điều đó có nghĩa là người
quản lý có trình độ chuyên môn nghiệp vụ càng cao thì phạm vi và cấp bậc quản lý
cho phép sẽ càng lớn.
Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai
trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng. Người lãnh đạo phải kịp
thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho

công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng.
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
18
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
1.2. Cụng tỏc vn phũng
1.2.1. Khỏi nim cụng tỏc vn phũng
Nu hiu cụng tỏc vn phũng theo quan im h thng thỡ:
- u vo, cụng tỏc vn phũng bao gm cỏc hot ng tr giỳp lónh o, t
chc, qun lý, s dng ton b hot ng thụng tin v kinh t, chớnh tr, xó hi,
hnh chớnh, mụi trng theo cỏc phng ỏn s dng khỏc nhau nhm thu c kt
qu ti u trong tng hot ng ca c quan, t chc.
- u ra, cụng tỏc vn phũng l nhng hot ng phõn phi, truyn ti, thu
v x lý thụng tin phn hi trong ni b v bờn ngoi c quan, t chc theo yờu
cu ca lónh o.
Vy cụng tỏc vn phũng l mt chnh th gm vic t chc, qun lý v s
dng thụng tin, d liu duy trỡ hot ng ca mt c quan, t chc nhm t
c kt qu mong mun.
1.2.2. V trớ v ý ngha ca cụng tỏc vn phũng
T vic phõn tớch cỏc chc nng, nhim v c th ca vn phũng chỳng ta cú
th khng nh rng vn phũng l b phn khụng th thiu c trong c quan, t chc.
Vn phũng hoc phũng Hnh chớnh l b nh ca lónh o, l tai, l mt ca
c quan, t chcNu vn phũng lm vic cú n np, cú k cng khoa hc thỡ
cụng vic ca c quan s n nh, qun lý hnh chớnh s thụng sut v cú hiu qu.
Trong thi i bựng n thụng tin, cỏc c quan kinh t xó hi hay hnh chớnh
s nghip u rt quan tõm n vic thu thp v s dng thụng tin cú th ra
c quyt nh sỏng sut, kp thi, mang li hiu qu cho t chc v cho xó hi.
Yu t quyt nh n s thnh bi ca t chc l do h cú li th v thụng tin v
coi thụng tin cú quan h sng cũn. Hot ng thụng tin li gn vi cụng tỏc vn

phũng cho nờn hot ng vn phũng cú v trớ c bit quan trng trong bt k c
quan, t chc no.
Tuy nhiờn, tng cng v phỏt huy c vai trũ ca cụng tỏc vn phũng
ũi hi lónh o c quan, n v phi bit t chc, ch o cụng tỏc ny mt cỏch
khoa hc. Th trng c quan cn trc tip v thng xuyờn chm lo kin ton vn
phũng, xõy dng i ng cỏn b cụng chc vn phũng vng mnh. Mt vn phũng
trỡ tr, yu kộm l biu hin ca s thiu quan tõm ca lónh o. Chỏnh vn phũng,
Phú chỏnh vn phũng hoc Trng phũng, Phú phũng Hnh chớnh (c quan khụng
cú vn phũng) l ngi tr th c lc ca th trng v cụng tỏc vn phũng. Hng
ngy, Chỏnh vn phũng, Phú chỏnh vn phũng giỳp th trng iu hnh mi cụng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
19
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
vic hnh chớnh c quan, chu trỏch nhim trc th trng c quan v cụng tỏc
vn phũng.
1.2.3. Hiu qu ca cụng tỏc vn phũng
C quan, t chc mun i vo hot ng cn phi cú ngun nhõn lc, vt lc,
ti lc v h thng thụng tin. Song hiu qu hot ng phi tu thuc vo phng
thc qun lý, tu thuc vo vic s dng cỏc yu t ú nh th no ca vn phũng
mi c quan, t chc. Phng chõm hot ng chung ca cụng tỏc vn phũng ú
l: chi phớ thp nht t hiu qu cao nht.
Cụng thc:
H = K/C
Trong ú: H: hiu qu
K: kt qu
C: chi phớ
Vn phũng tuy khụng phi l b phn trc tip tham gia sn xut, khụng trc
tip to ra doanh thu, li nhun cho t chc nhng nhng chi phớ m vn phũng b

ra phc v cho hot ng ca mỡnh v hot ng ca cỏc phũng ban khỏc khụng
phi l nh. ú l chi phớ in nc, in thoi, vn phũng phm, tin xng xe ụ
tụ, chi phớ t chc cỏc cuc hp, hi ngh, cỏc khon chi phớ phc v cho vic sa
cha ln nh khu vn phũngNu cỏc khon chi phớ ny c s dng mt cỏch
hp lý, tit kim s gim thiu mt khon chi phớ khỏ ln trong tng chi phớ ca
ton c quan, t chc.
t hiu qu cao nht thỡ ũi hi vn phũng phi cú nhng k hoch,
chng trỡnh hnh ng phự hp m khụng lm lóng phớ ngun kinh phớ ca c
quan, t chc.
Ngoi ra, hiu qu ca cụng tỏc vn phũng cũn th hin khớa cnh nh tớnh
tc l thc hin ỳng quan im, ch trng, ng li ca ng v Nh nc.
Kt lun:
T nhng c s lý lun v vn phũng v cụng tỏc vn phũng nờu trờn, ta thy
vn phũng gi v trớ c bit quan trng trong c quan, t chc. Vn phũng l mt
xớch ni cỏc b phn trong c quan, t chc li vi nhau; l tin cho c quan, t
chc phỏt trin. Bi vy trong hot ng ca bt k c quan, t chc no cng
khụng th thiu c b phn vn phũng. T ú, nõng cao hiu qu cụng tỏc vn
phũng l vic lm ht sc cn thit c bit l trong nn kinh t th trng hin nay
vi nhng ũi hi ngy cng kht khe trờn tt c cỏc lnh vc, trong ú cú cụng tỏc
vn phũng.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
20
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Chng 2
THC TRNG V CễNG TC VN PHềNG
TI CễNG TY TNHH MTV TNG CễNG TY CNTT NAM TRIU
2.1. Tng quan v Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.1.1. Gii thiu chung

Tng cụng ty CNTT Nam Triu (Tng cụng ty VINASHIN Nam Triu) l
doanh nghip Nh nc do Tp on CNTT Vit Nam (Tp on kinh t
VINASHIN) u t 100% vn iu l. Tng cụng ty c thnh lp theo Quyt
nh s 1061/Q-CT ngy 18 thỏng 04 nm 2007 ca Ch tch HQT Tp on
CNTT Vit Nam trờn c s t chc li, chuyn i t Cụng ty CNTT Nam Triu.
- Tờn ting Vit: Tng cụng ty CNTT Nam Triu.
- Tờn giao dch quc t: Nam Trieu Shipbuilding Industry Corporation.
- Tờn vit tt: Nasico.
- Tr s chớnh: thụn Nghi, xó Tam Hng, huyn Thu Nguyờn, TP Hi Phũng.
- S in thoi: 031.3775533.
- Fax: 031.3875135.
- Email:
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
21
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Website: http:// www.nasico.com.vn
2.1.2. Quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin
Ngy 01/01/1966 Cụng trng úng thuyn bin - tin thõn ca Cụng ty
CNTT Nam Triu ra i. Qua nhiu ln i tờn; b sung thờm nhiu chc nng,
nhim v mi, n nay Cụng ty CNTT Nam Triu ó tr thnh mt trong nhng
n v hng u ca ngnh Cụng nghip tu thu Vit Nam.
Lch s 43 nm phỏt trin ca Cụng ty c chia lm 3 giai on:
Thi k 1: 1966-1975
Trong bi cnh cuc chin tranh phỏ hoi ca M ngy cng m rng v ỏc
lit Cụng trng úng thuyn bin - tin thõn ca Cụng ty CNTT Nam Triu ngy
nay - ra i vi nhim v tip nhn tu ỏnh cỏ ca B Thu sn sa cha v
hoỏn ci thnh tu vn ti, lp mỏy v sa cha cỏc loi tu núi trờn.
n thỏng 11/1966 Cụng trng úng thuyn bin c i tờn thnh Xng

Z21. Xng ó cho ra i nhng sn phm thuyn bum lp mỏy t 10T n 40T;
sa cha cỏc phng tin cho ngnh ng bin; úng mi thnh cụng Ponton ni
P9 40T, giỳp cng Hi Phũng tip nhn nhng lụ hng siờu trng, siờu trng do
Liờn Xụ vin tr; tham gia ch to thit b phỏ thu lụi u tiờn ca Vit Nam.
Nm 1972 lun chng kinh t k thut v vic xõy dng nh mỏy ti xó Tam
Hng, huyn Thu Nguyờn ó c trin khai. Trong nhng nm thỏng khú khn
cỏc phong tro thi ua lao ng sn xut luụn c khi dy rng khp. ng thi
n v luụn hon thnh k hoch Nh nc giao.
Vi nhng úng gúp vo cụng cuc xõy dng min Bc v gii phúng min
Nam n v ó c Chớnh ph v B GTVT trao tng nhiu bng khen.
Thi k 2: 1976-1995
Thỏng 06/1977 Xng Z21 c B GTVT quyt nh nõng cp thnh Nh
mỏy Lờ Chõn vi nhim v sa cha cỏc phng tin thu loi nh ti mt bng
nh mỏy v sa cha ngoi lung i vi nhng tu cú trng ti ln hn. Thỏng
4/1983 Nh mỏy tip nhn ton b c s sa cha tu bin do Phn Lan vin tr v
B GTVT quyt nh thnh lp Nh mỏy sa cha tu bin Ph Rng ti th trn
Minh c. Lỳc ny hu ht CBCNV u tp trung cho Nh mỏy sa cha tu bin
Ph Rng. Mt b phn nh cũn li qun lý c s ca Nh mỏy Lờ Chõn v c
i tờn thnh Xớ nghip Lờ Chõn trc thuc Nh mỏy sa cha tu bin Ph Rng.
Hn nm nm hot ng theo mụ hỡnh xớ nghip, thỏng 11/1988 n v c
B GTVT quyt nh tr li tờn Nh mỏy Sa cha tu bin Lờ Chõn c lp vi
Nh mỏy Sa cha tu bin Ph Rng.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
22
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Ngy 23/11/1989 nh mỏy c i tờn thnh Nh mỏy Sa cha tu bin
Nam Triu, hch toỏn c lp.
T nm 1991 nh mỏy ó tng bc nõng cao nng lc sn xut v sc cnh

tranh trờn th trng sa cha tu bin. Cng vo thi gian ny nh mỏy ó thnh
lp vn phũng i din ti nh s 7B Hong Vn Th, Hi Phũng; sa sang h
thng giao thụng trong mt bng nh mỏy. n v ó tip nhn thờm Xớ nghip sa
cha tu bin trc thuc Cụng ty Cung ng v Dch v hng hi I - tin thõn ca
Cụng ty Sa cha tu bin Nam Triu.V cng t ú nh mỏy c b sung mt
s cỏn b ch cht cú nhiu kinh nghim v nng lc iu hnh.
Thi k 3: t 1996 n nay
Ngy 01/10/1996 Cụng ty CNTT Nam Triu chớnh thc tr thnh thnh viờn
ca Tng cụng ty Cụng nghip tu thu Vit Nam.
Cụng ty CNTT Nam Triu ó u t ỳng hng cho c s h tng, trang
thit b mỏy múc mi, ng b phc v tt cho vic thi cụng úng mi cỏc tu
cú trng ti ln. i ng cỏn b k thut v cụng nhõn cụng ty ó tng bc
trng thnh vt bc. V th v uy tớn ca Cụng ty ngy cng c khng nh
trờn trng quc t. Cụng ty tip tc ký thờm nhiu hp ng úng tu mi cho
Cng ho liờn bang c, H Lan v thc hin cỏc d ỏn úng tu xut khu.
Vi hng i chin lc bn vng t u t chiu sõu i mi thit b, cụng
ngh n phỏt trin ngun nhõn lc, trỡnh sn xut ca Cụng ty CNTT Nam
Triu ó thay i v cht, to ra nhiu dũng sn phm cht lng cao. Khụng ch
dng li ú Cụng ty CNTT Nam Triu ó khụng ngng i lờn trong vic tỡm
kim bn hng, xng ỏng l mt trong nhng con chim u n ca Vinashin. ú
l vic ký c hp ng úng mi seri tu 700 TEU cho Cng ho Liờn bang
c v seri tu 56200 DWT cho Nht.
Trong nhng nm gn õy, phc v cho vic m rng v phỏt trin sn
xut Cụng ty ó tuyn dng mi hng nghỡn cụng nhõn vo lm vic. Ngun lc
con ngi thng xuyờn c bi dng v nõng cao ó giỳp cho Cụng ty trong
mt thi gian ngn thu hp khong cỏch tt hu v sn sng cho nhng bc bt
phỏ mi trong hi nhp kinh t khu vc v th gii.
2.1.3. Ngnh ngh, lnh vc kinh doanh
Tng cụng ty cú nhng chc nng chớnh sau:
úng mi v sa cha phng tin vn ti thu cú trng ti n 100.000

DWT.
Sn xut gia cụng cỏc sn phm c khớ cụng nghip.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
23
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu

Sn xut que hn, dõy hn cht lng cao cho mỏy hn t ng v bỏn
t ng.
Vn ti sụng, vn ti bin trờn cỏc tuyn trong nc v quc t.
No vột lung lch sụng bin v san lp mt bng.
Kinh doanh vt t, thit b, ph tựng phc v ngnh CNTT v dõn
dng.
Cung ng v dch v hng hi.
i lý vn ti.
Phỏ d tu c.
Cỏc ngnh ngh khỏc theo quy nh ca phỏp lut.
2.1.4. Hỡnh thc hot ng qun lý
Tng cụng ty CNTT Nam Triu hot ng theo mụ hỡnh cụng ty m - cụng ty
con. Tng cụng ty trc tip iu hnh, qun lý, gi quyn chi phi cỏc cụng ty con
qua vn, cụng ngh, thng hiu v th trng (Theo Quyt nh s 1062Q-CT
ngy18 thỏng 04 nm 2007 ca Ch tch HQT Tp on CNTT Vit Nam).
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
24
Phòng
Kế
hoạch
Thị

trường
Văn
phòng
giám
đốc
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
2.1.5. Cỏc sn phm chớnh
Sn phm úng mi
Tu hng 53.000T, tu hng n 4.000 DWT.
Tu ch s lan Lash.
Tu ch container n 3.000 TEU.
Tu ch ụ tụ cú sc cha n 6.900 chic.
Kho ni cha xut du 150.000 tn.
Cỏc loi v tu phi kim loi.
Cỏc sn phm c khớ khỏc v vt liu úng tu
Sn xut que hn, vt liu hn, thộp tm úng tu thụng dng, lp rỏp v sn
xut ng c diesel, ch to thit b nõng, mỏy cụng c phc v cho ngnh cụng
nghip tu thu.
o to v xut khu lao ng
Sn phm sa cha
Sa cha, hoỏn ci cỏc loi tu cú trng ti n 150.000 tn.
Cỏc loi tu hng n 5.000 DWT.
Cỏc loi tu kộo y ven bin.
Tu khỏch chy sụng, ven bin.
T vn cỏc cụng trỡnh xõy dng
tu, trin tu v tu n 50.000 tn.
Cu tu, cng sụng v cng bin.
Nh xng v cỏc nh mỏy úng tu v cỏc ngnh cụng nghip khỏc.

Nh cao tng, khỏch sn.
Sn phm vn ti sụng v bin
Hng ri, hng bỏch húa, container.
Cỏc dch v vn ti a phng thc, dch v hng hi, dch v thuyn bin.
2.2. C cu t chc ca Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.2.1. S c cu t chc
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
25
Phòng
Kế
hoạch
Thị
trường
Văn
phòng
giám
đốc