Tiểu luận: Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................2
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..........................................2
3. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................2
4. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
6. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
NỘI DUNG...........................................................................................................4
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
HUYỆN LỘC BÌNH............................................................................................4
1. Vị trí, chức năng........................................................................................4
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................4
3. Cơ cấu tổ chức, biên chế...........................................................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
HUYỆN LỘC BÌNH............................................................................................8
2.1. Khái niệm...............................................................................................8
2.2. Vai trò của công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ
quan...............................................................................................................8
2.3. Thực tiễn công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của Văn
phòng.............................................................................................................9
2.3.1. Hệ thống các văn bản triển khai công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản của văn phòng....................................................................9


2.3.2.Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện

Lộc Bình......................................................................................................10
2.3.3. Quá trình kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực hiện các văn bản......16
2.3.4. Kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ của các đơn vị, cán bộ chuyên
môn trong cơ quan.......................................................................................16
2.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu..............................................................17
2.3.6. Công tác nộp lưu, phân loại và quản lý tài liệu.................................17
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN....................................................................18
3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác
kiểm soát, tổ chức thực hiện các văn bản trong văn phòng của cơ quan.....18
3.1.1. Quản lý văn bản đi.............................................................................18
3.1.2. Quản lý văn bản đến..........................................................................19
3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu..............................................................19
3.1.4. Công tác kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ, công tác nộp lưu,
phân loại tài liệu của các đơn vị cán bộ chuyên môn trong cơ quan...........20
3.2. Nguyên nhân của hoạt động kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản
của cơ quan..................................................................................................20
3.2.1. Nguyên nhân chủ quan......................................................................20
3.2.2. Nguyên nhân khách quan..................................................................21
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA
VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH................................22
4.1. Giải pháp..............................................................................................22
4.1.1. Giải pháp ngắn hạn............................................................................22
4.1.2. Giải pháp dài hạn...............................................................................22
4.2. Khuyến nghị.........................................................................................23


KẾT LUẬN........................................................................................................25

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................26
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
HĐND
UBND

Nguyên nghĩa
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang đẩy mạnh công cuộc cải cách hành
chính, đẩy mạnh công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước kiện toàn bộ máy
vững mạnh. Vai trò của công tác Văn phòng càng giữ vai trò quan trọng, nó như
một mắt xích không thể thiếu trong các cơ quan nhà nước.Văn phòng đảm bảo
quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.
Là cơ quan chuyên môn, bộ phận giúp việc của HĐND và UBND.Thực hiện
chức năng tham mưu giúp Thường trực HĐND và UBND soạn thảo và ban hành
các văn bản do đó công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại Văn
phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình rất cần thiết. Xác định được tính cấp
thiết của vấn đề này em chọn đề tài “Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Lộc Bình”.

1


1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước vấn đề kiểm soát và tố
chức thực hiện các văn bản là vấn đề hết sức quan trọng. Nếu công tác kiểm soát
và thực hiện văn bản tốt sẽ góp phần đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra
một cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống nhất trong vấn đề giải
quyết công việc của cơ quan. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND huyện Lộc Bình.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản của văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình về
phương diện lý luận và thực tiễn.
- Phạm vi nghiên cứu.
+ Không gian: Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình
+ Thời gian: Khảo sát thực tế tại cơ quan từ ngày 20/4 – 25/5/2015.
3. Lịch sử nghiên cứu
Trước đây đã có đề tài nghiên cứu về nâng cao hiệu quả công tác văn thư
lưu trữ, và họ đã đưa các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tham mưu trong
văn phòng nhưng chưa đi sâu vào công tác tổ chức kiểm soát và thực hiện các
văn bản của cơ quan để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Do đó bài
viết kế thừa và đưa ra những điềm mới nâng cao hoạt động của văn phòng hơn.
4. Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát thực tiễn về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại
Văn phòng UBND huyện Lộc Bình; phân tích những kết quả đạt được, những
mặt còn tồn tại và bất cập.
Từ các kết quả khảo sát thực tế đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả công tác của văn phòng trong kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản phục

vụ công tác quản lý, điều hành trong giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp quan sát thực tiễn
2


- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp thu thập tài liệu từ cơ quan.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận bài tiểu luận được chia thành 4 chương:
Chương 1: Khảo sát hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc
Bình.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình.
Chương 3: Đánh giá thực trạng hoạt động của văn phòng trong công tác
kiểm soát tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan.
Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản của văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình.

3


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND VÀ
UBND HUYỆN LỘC BÌNH
1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động
của HĐND và UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành
,cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND và UBND, các cơ

quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND và UBND. Đối với các đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng
HĐND và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về công tác dân tộc.
Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND
huyện; đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Văn phòng UBND tỉnh.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:
- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
quý, sáu tháng, cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban
chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của UBND và của Chủ tịch UBND cấp huyện sau khi được phê duyệt; theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND
xã, thị trấn theo quy định của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và của Chủ tịch UBND huyện theo quy định của
pháp luật;
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND;

4


- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác
với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban

Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan, tổ
chức ở trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn địa phương.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện, các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng,
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND huyện, đảm bảo điều kiện hoạt động của UBND và
Chủ tịch UBND huyện, các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND
huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, Ban của HĐND và Đại biểu HĐND huyện, Văn phòng có nhiệm vụ
sau đây:
- Tham mưu, xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của của HĐND, Thường trực HĐND, Ban
của HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê
duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của
HĐND, điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND, đảm bảo việc thực
hiện quy chế hoạt động của của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND,
5


nội quy kỳ họp HĐND, giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ Đại
biểu và đại biểu HĐND phục vụ của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của

HĐND trong hoạt động đối ngoại;
- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức kỳ họp phục vụ
của HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND, đôn đốc cơ
quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp của HĐND, cuộc họp
của Thường trực HĐND và Ban của HĐND;
- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác,
phục vụ Ban của HĐND để thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp
thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND, giúp Thường trực
HĐND hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND
tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo, theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan,tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc
cử tri, giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri gửi cơ
quan có trách nhiệm xem xét giải quyết;
- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật,
Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND thành phố;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ
công tác với cơ quan tỉnh và huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND, Ủy ban
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ
quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương;
- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ
chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;
- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND, tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND, phục vụ HĐND thực hiện chế
độ, chính sách đối với đại biểu HĐND;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND giao.
6

3. Cơ cấu tổ chức, biên chế
Biên chế: Biên chế của Văn phòng HĐND và UBND huyện nằm trong tổng
số biên chế hành chính do UBND huyện phân bổ hàng năm do UBND tỉnh giao.
Ngoài ra để thực hiện nhiệm vụ nhất định, trong thời gian nhất định, Văn phòng
HĐND và UBND huyện được tuyển hợp đồng lao động có thời hạn để thực hiện
nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Tổ chức: Có thể tóm tắt cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND
theo sơ đồ sau:
Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Lộc Bình.

7


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ
CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ
UBND HUYỆN LỘC BÌNH
2.1. Khái niệm
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức ban hành.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về
văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội
dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Kiểm soát là quá trình theo dõi, xem xét, quản lý các văn bản trong hoạt

động của Văn phòng để thực hiện đúng các quy định về giải quyết văn bản đi,
đến, ban hành văn bản.
Tổ chức thực hiện các văn bản của văn phòng là hoạt động triển khai các nội
dung của văn bản.
2.2. Vai trò của công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của
cơ quan
*) Vai trò của Văn bản trong hoạt động của Văn phòng
a. Phương tiện đảm bảo thông tin cho họat động của cơ quan
- Thu thập thông tin: Về chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp
luật của nhà nước; Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể trong cơ quan, đơn vị;
Kiểm soát hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan; Tình hình đối tượng
quản lý; Kết quả đạt được.
b. Chức năng quản lý
Là phương tiện tuyên truyền trong quản lý để đạt được các quyết định quản
lý; Đảm bảo sự chính xác, độ tin cậy cao trong quá trình soạn thảo, ban hành; Là
8


phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo quản lý thông
qua các văn bản.
*) Vai trò của Văn bản trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
văn bản
- Giúp kiểm soát tốt hệ thống văn bản trong hoạt động của Văn phòng, đảm
bảo thông tin và xử lý văn bản dễ dàng. Tổ chức thực hiện các văn bản tốt để
hoàn thành nhiệm vụ đạt kết quả cao.
- Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận
văn thư cơ quan.
- Hợp lý hóa quả trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc
giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc.
- Quản lý văn bản chặt chẽ, đảm bảo giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo

quản sạch sẽ, thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.
- Phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào cơ quan đúng thời hạn.
2.3. Thực tiễn công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của
Văn phòng
2.3.1. Hệ thống các văn bản triển khai công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện các văn bản của văn phòng.
+ Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
+ Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
+ Căn cứ nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2011 của chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng
4 năm 2009 của chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số
58/2001/NĐ-CP;
+ Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
chính phủ về công tác văn thư; nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2
năm 2010 của chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số
110/2004/NĐ-CP;
9


+ Căn cứ thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ
Nội Vụ về việc hướng dẫn xây dựng qăm 2013 của Bộ Nội Vụ về việc hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ của các cơ quan tổ chức;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 01
năm 2011 về hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2.3.2.Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
Lộc Bình
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Lộc Bình cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được

giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp
luật. Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc và
hậu cần cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện, nên các văn bản
được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính.
Tất cả các văn bản do phòng soạn thảo ban hành theo đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, văn bản thuộc chức năng của phòng. Mỗi
văn bản được ban hành đều đảm bảo nội dung, thể thức. Nhìn chung thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản của văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình
làm theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 11 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
Văn bản của Văn phòng UBND Huyện Lộc Bình được quản lý tại Bộ phận
Văn thư - Lưu trữ của cơ quan. Bộ phận văn thư - Lưu trữ có chức năng giúp
Chánh Văn phòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư)
của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập
trung thống nhất của UBND Huyện, Chủ tịch UBND Huyện.
Trong năm 2014, Bộ phận văn thư - lưu trữ đã có nhiều cố gắng, thực hiện
tốt việc quản lý công văn đi, công văn đến. Việc chuyển giao, phân phối, xử lý
văn bản, tài liệu đến nơi nhận đúng quy định, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin
của Nhà nước (trong năm đã tiếp nhận 7374 văn bản, sao lục 710 văn bản và
soạn thảo 6582 văn bản). Công tác quản lý công văn đi và đến đã được thực hiện
10


trên phần mềm Văn phòng điện tử Eoffice nên đã đảm bảo được tiến độ xử lý
văn bản kịp thời, chính xác và khoa học hơn. Thực hiện tốt chế độ theo dõi, lập
hồ sơ lưu trữ, bảo quản tài liệu theo đúng quy trình.
Tại văn phòng UBND Huyện Lộc Bình thì công tác tổ chức quản lý văn bản
đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lý văn bản trong đơn vị được thống nhất,
đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật.

Quy trình quản lý văn bản đi – đến được ban hành ngày 31/3/2014 và có
hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện Lộc Bình.
a. Quá trình xử lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản gửi qua đường bưu điện, gửi trực tiếp đến văn thư của UBND
huyện: Văn thư tiếp nhận và phân loại sơ bộ chia văn bản, thư từ, thành các loại
riêng. Khi ký nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận,
dấu niêm phong ( nếu có), số và ký hiệu công văn ghi trên bì. Văn thư không
bóc những bì gửi đích danh người nhận, chuyển nguyên bì tới địa chỉ ghi trên bì
và khi gửi cho người nhận. Các đơn vị, cá nhân khi nhận được những văn bản
trực tiếp từ các cơ quan bên ngoài đều phải chuyển cho văn thư để làm thủ tục
tiếp nhận. Đối với tài liệu mật thì không công bố nội dung rộng rãi. Trả lại hoặc
xác nhận lại nơi gửi những văn bản không đúng thể thức, thẩm quyền, thủ tục.
Khi nhận được bản chính của bản Fax, văn thư cũng phải đóng dấu: “VĂN BẢN
ĐẾN”, ghi số và ngày đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax.
Bước 2: Xem xét, phân loại, đóng dấu đến
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi trực tiếp tới các phòng và
các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp tới địa chỉ ghi trên bì
văn bản. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản
liên quan đến công việc chung của cơ quan, thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.

11


- Loại bóc bì: những văn bản không thuộc loại bóc bì. Khi bóc bì văn bản
cần lưu ý: những bì đóng dấu khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời; không
làm hư hại, làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện,

cần rà soát lại bì, tránh để sót văn bản; đối chiếu số, ký hiệu, trường hợp phát
hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Đóng dấu “VĂN BẢN ĐẾN” ghi số đến và ngày đến
- Văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ các hóa đơn,
chứng từ kế toán.
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được đóng dấu “VĂN
BẢN ĐẾN”; ghi số đến và ngày đến; đối với văn bản đến được chuyển phát qua
mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “VĂN
BẢN ĐẾN”.
Đăng ký văn bản đến
- Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản. Việc đăng ký văn bản
được thực hiện như sau:
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến theo: các loại văn bản đến được đăng ký tại
văn thư. Mẫu sổ và hướng dẫn việc đăng ký văn bản đến được thực hiện theo
biểu mẫu BM.VP.02.01 của cơ quan; Khi đăng ký văn bản cần đảm bảo rõ ràng,
chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ
không thông dụng.
Bước 3: Scan văn bản, trình lãnh đạo văn phòng xem xét
Trình văn bản đến
- Tất cả các văn bản sau khi văn thư vào sổ đăng ký “công văn đến” được
chuyển tới Chánh văn phòng UBND huyện hoặc người được ủy quyền xem xét
và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
- Ý kiến phân phối chỉ đạo được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “VĂN
BẢN ĐẾN”. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của
người có thẩm quyền của mỗi đơn vị, cá nhân.
Chuyển giao văn bản đến

12

- Văn bản đến được văn thư chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền vào sổ chuyển giao theo
BM.VP.02.03. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo: nhanh chóng; đúng
đối tượng; chặt chẽ. Trường hợp văn bản gửi đến các đơn vị nhưng do nhầm lẫn
hoặc không đúng chức năng giải quyết, thủ trưởng đơn vị nhận văn bản phải
chuyển trả lại ngay trong ngày cho văn thư.
Bước 4: Xử lý văn bản đến (phô tô hoặc sao lục)
Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho
chuyên viên trực tiếp theo dõi, giải quyết theo chức năng nhiệm vụ của mình.
Về xử lý văn bản: tất cả văn bản đến xử lý theo đúng quy định.
Bước 5: Lưu hồ sơ
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc của UBND đều được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. Lãnh
đạo phòng ban được phân công giải quyết có trách nhiệm theo dõi tình trạng xử
lý văn bản.Văn phòng UBND chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị được
phân công giải quyết theo dõi tình trạng xử lý văn bản theo thời hạn. Hàng
tháng văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến bao gồm: tổng số
văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng
chưa được giải quyết để báo cáo cho Văn thư và các bộ phận liên quan lưu hồ
sơ theo quy định.
Phụ lục 02: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
b. Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Soạn thảo văn bản
Căn cứ yêu cầu và nội dung văn bản cần soạn thảo trưởng phòng/ban/đơn vị
phân công cán bộ thuộc lĩnh vực liên quan soạn thảo văn bản nêu rõ nội dung
soạn thảo và ban hành văn bản. Dự thảo văn bản: chuyên viên được phân công
dự thảo văn bản phải thực hiện đúng quy định thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc.
Nội dung giải quyết đúng theo quy định của nhà nước và phải phù hợp với tính
chất, hình thức và nội dung văn bản. Cán bộ được phân công khi trình bày văn
bản phải: dự thảo văn bản, phụ lục kèm theo (nếu có). Dự thảo văn bản phải

13


được soạn thảo theo mẫu nếu có mẫu, các yêu cầu về thể thức trình bày theo quy
định của Nhà nước. Sau khi đã soạn xong thì trình bày văn bản cho thủ trưởng
trực tiếp xem xét kiểm tra.
Bước 2: Kiểm tra thể thức
Đối với những văn bản do lãnh đạo UBND huyện phê duyệt thì trưởng
phòng chuyên môn trực tiếp kiểm tra và ký nháy vào văn bản, đối với những văn
bản có sự phê duyệt trưởng phòng chuyên môn thì phó trưởng phòng chuyên
môn phụ trách là người kiểm tra và ký nháy văn bản. Trưởng phòng chuyên môn
hoặc người phụ trách được phân công có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội
dung các văn bản do chuyên viên chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu cầu,
người kiểm tra sẽ ký nháy vào chỗ nơi nhận của văn bản và trình bày người có
thẩm quyền xem xét ký phê duyệt. Đối với các văn bản không phù hợp với thể
thức hoặc các văn bản cần phải sửa đổi nội dung, người kiểm tra cho ý kiến vào
văn bản dự thảo trả lại chuyên viên hoặc đơn vị soạn thảo. Người kiểm tra ký
nháy vào văn bản, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý
của các văn bản đó. Trong một số văn bản theo yêu cầu phải có sự kiểm tra của
phòng tư pháp.
Bước 3: Duyệt, ký
Văn bản sau khi được kiểm tra có xác nhận của người kiểm tra, chuyên viên
tổng hợp hồ sơ và trình người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt văn bản. Văn
bản và hồ sơ kèm theo nếu có, trình người có thẩm quyền phê duyệt.
Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt văn bản.
Bước 4: Đăng ký và làm thủ tục ban hành
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lấy số, đóng dấu của UBND huyện, chuyển
cho phòng/ban/đơn vị có nhiệm vụ ban hành văn bản lưu hồ sơ.
Văn thư vào số văn bản đi không tên loại theo BM.VP.02.04 (nếu là văn bản
đi không tên loại) hoặc văn bản đi có tên loại theo BM.VP.02.05 (nếu là văn

bản đi có tên lọai) nhân bản theo đúng số lượng yêu cầu sử dụng.
Hoàn thiện các thủ tục hành chính.
Bước 5: Gửi văn bản đi
14


Sau khi lấy số và đóng dấu, chuyên viên phụ trách có trách nhiệm gửi văn
bản cho các đơn vị liên quan hoặc gửi cho khách hàng. Người gửi có trách
nhiệm quản lý và chuyển văn bản đúng địa chỉ, chính xác, nhanh chóng. Đúng
thời gian quy định.
Bước 6: Lưu hồ sơ
Văn thư có trách nhiệm lưu lại bản gốc văn bản đi.
Khi văn bản chưa được ban hành chính thức, các đơn vị không được cung
cấp thông tin cho các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm soạn thảo văn bản.
Cán bộ các đơn vị có trách nhiệm quản lý và giữ gìn hồ sơ tài liệu trong quá
trình xử lý công việc của mình.
Phụ lục 03: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi.
c. Phát hành văn bản
Bộ phận văn thư vào số văn bản đã được lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo
văn phòng phê duyệt, kiểm tra lại thể thức của tệp văn bản đính kèm bằng
Chương trình Eoffice; nhân bản và phát hành đến nơi nhận, lưu văn bản, thực
hiện đúng các quy định hiện hành về công tác văn thư lưu trữ.
Các văn bản đi có nơi nhận là nội bộ cơ quan thì chỉ gửi bản giấy trực tiếp
xử lý công việc và lưu văn thư; Lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng,
các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp có liên quan còn lại, văn thư có trách
nhiệm gửi văn bản qua chương trình Eoffice mà không gửi bản giấy.
Đối với việc sao lục văn bản đến: Văn thư trình lãnh đạo văn phòng xử lý về
việc sao lục gửi các nơi nhận để biết, lãnh đạo văn phòng xem xét, cho ý kiến và
chuyển trực tiếp đến văn thư trên Eoffice để thực hiện việc vào sổ, bộ phận đánh
máy thực hiện các thủ tục in sao và trực tiếp trình lãnh đạo ký, nhân bản đủ số

lượng bản sao, chuyển văn thư phát hành. Các loại văn bản phải sao lục, chỉ in
sao gửi ra ngoài cơ quan chưa sử dụng phần mềm Eoffice và lưu văn thư; lãnh
đạo UBND, lãnh đạo và chuyên viên văn phòng, các cơ quan chuyên môn thì
gửi trên Eoffice.

15


2.3.3. Quá trình kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực hiện các văn bản
- Các văn bản do cơ quan soạn thảo thực hiện đúng theo chức năng, nhiệm
vụ được giao.
- Tiến độ thực hiện tương đối nhanh nhưng vẫn còn nhiều hạn chế.
2.3.4. Kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ của các đơn vị, cán bộ
chuyên môn trong cơ quan
Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc
và phương pháp nhất định. Lập hồ sơ tốt sẽ gíup cho cơ quan: quản lý chặt chẽ
văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; tạo
thuận lợi cho tra tìm văn bản; đảm bảo thông tin bí mật của văn bản; giúp cho
cán bộ chuyên môn quản lý và theo dõi công việc mà mình được giao; tạo thuận
lợi cho công tác lưu trữ của cơ quan.
Nội dung của việc lập hồ sơ:
a. Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của HĐND, UBND huyện, các cơ quan, đơn vị
sự nghiệp trực thuộc nộp lưu vào Lưu trữ huyện và thực tế công việc được giao
cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa
hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của
mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b. Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

Cán bô, chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn
bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ
sơ. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy
theo đặc điểm, tính chất khác nhau của văn bản để lựa chọn một cách sắp xếp
cho thích hợp.
c. Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức,
viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn
16


bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách
báo không cần để trong hồ sơ. Đối với văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
Vai trò:
Hồ sơ lập ra phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình
thành hồ sơ. Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với
nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc, trình tự giải quyết công việc.
Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
2.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu
a. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ
quan (nếu có); ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu
chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ
chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan.
b. Quản lý và sử dụng con dấu
Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ
quan chỉ được sử dụng một con dấu. Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở
trụ sở cơ quan và giao cho cán bộ văn thư có trách nhiệm và trình độ chuyên
môn giữ và đóng dấu.
c. Đóng dấu

Việc đóng dấu văn bản đi, đến được thực hiện theo đúng văn bản hiện hành
của cơ quan cấp trên. Có thể thấy công tác quản lý và sử dụng con dấu được
thực hiện nghiêm túc đúng theo quy định tại nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, không để xảy ra tình
trạng mất, thất lạc hoặc sử dụng con dấu không đúng mục đích.
2.3.6. Công tác nộp lưu, phân loại và quản lý tài liệu
Thực hiện khá tốt nhưng vẫn còn tình trạng tài liệu để đống chưa xếp vào
giá do chưa phân loại được hết tài liệu.

17


CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN
3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác
kiểm soát, tổ chức thực hiện các văn bản trong văn phòng của cơ quan
Trong thời gian thực tế tại cơ quan, em đã được tiếp xúc với các công việc
văn phòng, với các văn bản, giấy tờ. Do đó công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản có làm tốt thì chất lượng công tác văn phòng mới được nâng
cao, tạo điều kiện phục vụ cho cơ quan. Qua thực tế đã giúp em có thêm nhiều
kinh nghiệm, được vận dụng những kiến thức đã học được vào công việc. Đồng
thời thấy được những khó khăn hạn chế trong công việc và tích lũy kinh nghiệm
cho bản thân.
3.1.1. Quản lý văn bản đi
3.1.1.1. Ưu điểm:
Công tác kiểm tra thể thức , kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan được
thực hiện khá tốt. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ
thống số chung của cơ quan, tổ chức. Việc ghi ngày, tháng , năm của văn bản
được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Công tác đăng ký văn

bản đi được thực hiện trên phần mềm Eoffice của cơ quan,văn bản được thực
hiện nhanh chóng, chuyển tải được đầy đủ thông tin. Đáp ứng được nhu cầu
công việc đặt ra của lãnh đạo cơ quan, thực hiện đúng tiến độ công việc.
3.1.1.2. Nhược điểm.
Bên cạnh những ưu điểm vẫn còn một số hạn chế như sau: Khi mất điện văn
bản không được chuyển giao kịp thời, làm dán đoạn công việc. Những công việc
quan trọng của cơ quan đôi khi cũng bị ảnh hưởng bởi phần mềm. Nhiều khi vẫn
còn tình trạng mất mạng, hoạt động chuyển giao văn bản không thực hiện được.
Máy hỏng cũng làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc. Cán bộ vẫn còn tình
trạng thụ động và ỷ lại vào phần mềm. Nhiều khi văn bản vẫn còn tình trạng
chèn số, dẫn tới mất thời gian, hiệu quả công việc chưa cao.

18


3.1.2. Quản lý văn bản đến
3.1.2.1. Ưu điểm
Việc tiếp nhận văn bản được cán bộ văn thư thực hiện theo đúng trình tự,
không để xảy ra tình trạng mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn
bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì. Văn bản đến được chuyển
phát qua máy Fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng
trang của mỗi văn bản. Văn bản gửi đích danh cho lãnh đạo cơ quan được
chuyển giao cho lãnh đạo đúng với quy định. Việc bóc bì, phân loại, đóng dấu
“Đến” ghi số và ngày đến được thực hiện theo quy định. Đăng ký văn bản đến
được thực hiện trên phần mềm Eoffice nên công việc được thực hiện nhanh
chóng. Giấy mời được ưu tiên xử lý trước; đơn thư của người dân không cần
Scan; văn bản mật được đảm bảo bí mật.
3.1.2.2. Nhược điểm
Vẫn còn tình trạng văn bản đến xếp đống, nhiều khi chưa giải quyết hết
được trong 1 buổi. Chuyên viên thực hiện công tác quản trị mạng văn phòng

điện tử Eoffice vẫn còn thiếu. Việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ công tác văn
thư, lưu trữ vẫn còn tình trạng mạng kém, bị lỗi ảnh hường đến chất lượng hiệu
quả và tiến độ của công việc. Công tác theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan,
phòng ban, đơn vị xã, thị trấn trong việc tổ chức, triển khai thực hiện các nội
dung công việc, kết luận của UBND tỉnh, UBND huyện đôi khi chưa đảm bảo
kịp thời; công tác đôn đốc các đơn vị trong giải quyết đơn thư của công dân
chưa thực sự quyết liệt.
3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
3.1.3.1. Ưu điểm
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện khá tốt. Có tủ đựng dấu
riêng, văn bản không có tình trạng đóng dấu khống khi chưa có nội dung, chữ ký
của người có thẩm quyển. Đóng dấu đi, đến được thực hiện nhanh chóng.
3.1.3.2. Nhược điểm
Vẫn còn tình trạng các văn bản tồn đọng chưa được đóng dấu hết. Nhiều khi
văn thư quá bận vẫn cho mượn con dấu để nhân viên các phòng tự đóng (mặc dù
19


đã đầy đủ nội dung, chữ ký của người có thẩm quyền). Nhiều khi văn bản đến
vẫn đóng dấu nhầm của HĐND và UBND.
3.1.4. Công tác kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ, công tác nộp lưu,
phân loại tài liệu của các đơn vị cán bộ chuyên môn trong cơ quan.
3.1.4.1. Ưu điểm
Hệ thống văn bản quản lý của văn phòng ban hành đúng chức năng, nhiệm
vụ và quy định của nhà nước. Là hành lang pháp lý để cán bộ, công chức, viên
chức thực hiện đúng quy định. Công tác lập hồ sơ được thực hiện khá tốt. Hệ
thống kho lưu trữ của cơ quan khá rộng, đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu của
cơ quan. Công tác thu thập chỉnh lý tài liệu cũng thực hiện khá tốt, có phòng kho
bảo quản. Việc hủy tài liệu hết giá trị, trùng thừa được thực hiện theo đúng quy
định của nhà nước.

3.1.4.2. Nhược điểm
Công tác tham mưu còn hạn chế, nhiều quyết định chưa được đưa ra kịp thời
dẫn tới hiệu quả công việc chưa cao. Tài liệu nộp lưu vào cơ quan nhiều khi sắp
xếp chưa khoa học, khi cần tìm sẽ tốn nhiều thời gian. Tài liệu bảo quản trong
kho khá tốt nhưng cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu nên vẫn còn tình trạng
tài liệu hư hỏng do các tác nhân từ môi trường.
3.2. Nguyên nhân của hoạt động kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản
của cơ quan
3.2.1. Nguyên nhân chủ quan
- Về phía cán bộ, công chức
+ Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư còn hạn chế; chưa có sự phối hợp
công việc chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau. Phong cách làm việc vẫn theo
kiểu truyền thống: không chịu tiếp thu cái mới, có tính ỷ lại, một phần do sự e
ngại. Một phần nữa do sự thay đổi đó có thể sẽ ảnh hưởng đến địa vị của từng cá
nhân trong cơ quan.
+ Một phần do năng lực, trình độ còn hạn chế để thay đổi được là vấn đề
một sớm một chiều. Do không được đào tạo bài bản về chuyên môn vẫn còn tình
trạng làm việc trái ngành, trái nghề do đó tạo ra sự xáo trộn trong công việc và
20


hiệu quả hoạt động của văn phòng không cao. Đôi khi thực hiện công việc chỉ để
cho xong về mặt chất lượng còn thấp.
3.2.2. Nguyên nhân khách quan
- Quyết định, chỉ thị đưa xuống chậm do thiếu công tác tham mưu, tổng hợp.
- Môi trường làm việc còn nhiều áp lực, khối lượng công việc nhiều. Cơ sở
vật chất còn thiếu, chưa đồng bộ hoặc đã cũ dẫn đến hiệu quả công việc thấp.
- Các chính sách về tiền lương, phúc lợi.
- Vị trí công việc chưa thật sự hấp dẫn đối với đội ngũ cán bộ, công chức.
- Mối quan hệ với đồng nghiệp, cấp trên.

21