Quản lý việc bán săm lốp ô tô của doanh nghiệp hồng tâm

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU .......................................................................................................1
Chương 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG BÁN HÀNG.....................2
1.1

Khảo sát bài toán.......................................................................................2

1.2

Cơ chế quản lý ..........................................................................................2

1.2.1

Quản lý các danh mục:.......................................................................3

1.2.2

Quản lý công việc kinh doanh:...........................................................4

1.2.3

Quản lý kho: ......................................................................................7

1.3

Cách thức hoạt động của hệ thống doanh nghiệp:......................................8

1.4

Phân tích nhược điểm của hệ thống hoạt động theo quy cách cũ:...............9

1.5

Đặt vấn đề bài toán....................................................................................9

Chương 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG.......................................11
2.1

Mục tiêu quản lý và yếu tố thành công: ...................................................11

2.1.1 Mục tiêu quản lý:...................................................................................11
2.1.2 Yếu tố thành công:.................................................................................11
2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng(BFD –Business Function Diagram )...................12
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) .....................................13
2.4 Sơ đồ liên kết thực thể (Relationships) .........................................................18
Chương 3 THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH..................................23
3.1 Công cụ cài đặt ............................................................................................ 23
3.1.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access 2000: ...........................................23
3.1.2 Giới thiệu lập trình cơ sở dữ liệu bằng Visual Basic 6.0: .......................25
3.2 Thiết kế chương trình...................................................................................30
3.2.1 Giao diện chính của chương trình ..........................................................30
3.2.2 In ấn và báo cáo:....................................................................................46
KẾT LUẬN..........................................................................................................50
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................51
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN ..........................................................................52
PHỤ LỤC ………………………………………………………………………………………. 54


LỜI NÓI ĐẦU
Thời đại CNTT phát triển đã tạo vô vàn điểm thuận lợi, cũng như cơ hội tốt
nhất cho con người trong học tập, nghiên cứu khoa học, giải trí, … và đặc biệt là

trong lĩnh vực kinh doanh.
Trong những thập niên gần đây thì các doanh nghiệp cũng bắt đầu tận dụng
những ưu thế của công nghệ thông tin, đó là sự chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm
thời gian, tiền bạc để phục vụ cho công việc kinh doanh vốn rất phức tạp và căng
thẳng.
Người ta thấy rằng, việc sử dụng con người trong hầu hết các công việc như
quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, quản lý kho… thường hay dẫn đến sai sót và
tốn nhiều thời gian, nhất là khi quy mô hoạt động của một doanh nghiệp càng lớn.
Hơn nữa việc dùng quá nhiều người dẫn đến bộ máy hành chính cồng kềnh và tốn
kém, điều đó dẫn đến hiệu quả doanh nghiệp ngày càng giảm sút. Chính vì thế việc
áp dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp ngày nay là điều tất yếu.
Nhận thấy tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong lĩnh vực kinh
doanh, cũng như nắm được nhu cầu của thị trường về các phần mềm quản lý và để
tạo hướng đi cho sinh viên sau này. Các thầy cô đã giao cho sinh viên rất nhiều đề
tài về quản lý trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Trong kỳ làm đồ án tốt nghiệp,
em được nhận đề tài “Quản lý việc bán săm lốp ô tô của doanh nghiệp Hồng
Tâm” do cô giáo, thạc sĩ Nông Thị Hoa hướng dẫn. Riêng về bản thân mình, em
nhận thấy đây là một đề tài hay và mang ý nghĩa thực tế rất cao và nó thực sự cần
thiết để giúp cho sinh viên chúng em có những định hướng rõ ràng hơn trong tương
lai. Mặc dù đã hết sức cố gắng trong suốt quá tìm hiểu và xây dựng chương trình,
nhưng chương trình cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận
được ý kiến từ phía các thầy cô và các bạn để chương trình ngày càng hoàn thiện và
đáp ứng được nhiều hơn những yêu cầu trong thực tiễn.

1


Chương 1
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG BÁN HÀNG
1.1 Khảo sát bài toán

Hiện nay, hầu như các cửa hàng, đại lý vừa và nhỏ vẫn quản lý công việc
kinh doanh của mình bằng cách thủ công truyền thống. Điều này dẫn đến bộ
máy quản lý công kềnh, gây vất vả cho chủ cửa hàng và doanh nghiệp. Việc
quản lý các thông tin về nhân viên, sản phẩm kinh doanh, thông tin về khách
hàng và các thông tin chi tiết về quá trình nhập hàng và xuất hàng… gây cho họ
rất nhiều vất vả khi làm tất cả những điều đó trên giấy tờ. Công việc thường
ngày sẽ làm cho họ cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi, điều đó ít nhiều đã làm cho
hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp giảm sút …
Qua thực tế diễn ra ở nhiều doanh nghiệp có sử dụng công nghệ thông tin
trong việc quản lý kinh doanh đã đem lại những thành công to lớn, điều này
chứng minh lợi ích của việc sử dụng tin học trong quản lý kinh doanh. Chính vì
vậy em đã theo đuổi đề tài “Quản lý việc bán săm lốp ô tô của doanh nghiệp
Hồng Tâm” trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp. Qua tìm hiểu thực tế công
việc quản lý của cửa hàng, em nhận thấy rằng chương trình cần phải làm được
những điểm cơ bản như sau:
Chương trình phải thay thế được các công việc thủ công làm hằng ngày là
lập phiếu nhập, phiếu xuất, quản lý các thông tin về nhà cung cấp, khách hàng,
nhân viên …. Ngoài ra chương trình phải cung cấp cho chủ doanh nghiệp biết
được doanh thu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gan kinh doanh và đưa
ra được những thông báo về công nợ của doanh nghiệp với các nhà cung cấp,
của khách hàng với doanh nghiệp. Chức năng không thể thiếu đó là chương trình
cần phải thống kê về các mặt hàng đã nhập và xuất trong một giai đoạn kinh
doanh nhất định, từ đó thông báo chính xác số lượng sản phẩm còn tồn kho để
chủ doanh nghiệp có kế hoạch rõ ràng hơn cho kế sách kinh doanh của mình.

1.2 Cơ chế quản lý
Việc quản lý của doanh nghiệp có thể chia ra làm 3 công đoạn chính như
sau:

Quản lý các danh mục: bao gồm thông tin về sản phẩm, khách

hàng, nhà cung cấp, nhân viên và giá bán.

2






Quản lý công việc kinh doanh: Lập phiếu nhập, phiếu xuất, báo
cáo doanh thu của doanh nghiệp và thanh toán công nợ của doanh
nghiệp với các nhà cung cấp và khách hàng.
Quản lý kho: Công việc này gồm thống kê nhập, thống kê xuất và
tổng hợp tồn kho.

1.2.1 Quản lý các danh mục:

Cập nhật nhân viên:
Chức năng này cho phép lưu đầy đủ thông tin về nhân viên làm
việc tại doanh nghiệp, điều đó giúp cho chủ doanh nghiệp nắm bắt
được thông tin về từng nhân viên của mình. Hơn nữa những nhân
viên có tên trong danh mục thì mới có thể tham gia lập phiếu nhập
và phiếu xuất cho doanh nghiệp. Như vậy hệ thống giúp cho chủ
doanh nghiệp nắm rõ thông tin về từng mã số phiếu nhập do ai lập
và mua những mặt hàng nào và mua của ai… Khi thay đổi nhân
lực cho doanh nghiệp thì chức năng cập nhật nhân viên có nhiệm
vụ thực hiện công việc này.
Cập nhật sản phẩm:
Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp đã được vạch sẵn, các
sản phẩm được doanh nghiệp đề ra từ trước. Chính vì vậy chức

năng này lưu lại các thông tin chủ yếu của các mặt hàng mà doanh
nghiệp mua bán. Khi lập phiếu nhập và xuất thì chúng ta chỉ có thể
thực hiện được với các sản phẩm có trong danh mục sản phẩm.
Như vậy mỗi khi doanh nghiệp bỏ đi một loại sảm phẩm hoặc


thêm mới một loại sản phẩm mới thì chúng ta cần thực hiện chức
năng cập nhật sản phẩm trước.
Cập nhật nhà cung cấp:
Chức năng này lưu lại thông tin của các nhà cung cấp chủ yếu
cung cấp sản phẩm cho doanh nghiệp. Và doanh nghiệp chỉ nhập
hàng của các nhà cung cấp này. Khi có những thay đổi về nhà
cung cấp thì chức năng này đảm nhận việc bổ xung thông tin về


nhà cung cấp mới hoặc loại bỏ một nhà cung cấp nào đó.

Cập nhật khách hàng:
Chức năng cập nhật khách hàng lưu lại các thông tin về khách
hàng thường quan hệ làm ăn với doanh nghiệp. Các khách hàng
này nhận được những ưu đãi hơn so với các khách hàng không có
trong danh mục khách hàng. Bởi các khách làm ăn lâu dài và là
bạn hàng thường xuyên thì việc để cho họ nợ lại doanh nghiệp là
3


điều không thể tránh khỏi, chính vì thế mỗi khách hàng sẽ được
lưu thông tin đầy đủ và họ sẽ được quản lý cụ thể theo từng đơn
hàng. Còn các khách hàng không có tên trong danh mục khách
hàng thì không được nhận bất kỳ những ưu đãi nào của doanh

nghiệp, ngoài ra họ còn phải thanh toán toàn bộ sau khi mua hàng
của doanh nhiệp. Đó cũng là nguyên tắc kinh doanh của doanh
nghiệp.
Cập nhật giá bán của sản phẩm:
Sản phẩm doanh nghiệp kinh doanh trên thực tế có thể được
nhập từ nhiều nhà cung cấp và cho dù có cùng một nhà cung cấp
đi nữa thì giá cả trong mỗi thời điểm nhập lại khách nhau. Làm thế


nào để doanh nghiệp đưa ra giá bán hợp lý nhất và chủ doanh
nghiệp có thể thay đổi giá bán theo từng thời điểm? Đây chính là
chức năng làm những công việc đó. Với chức năng này chủ doanh
nghiệp có thể linh động giá bán của mình với từng sản phẩm.
1.2.2 Quản lý công việc kinh doanh:

Lập phiếu nhập:
Chức năng lập phiếu nhập chỉ được thực hiện bởi các nhân
viên có tên trong danh mục nhân viên và các mặt hàng cũng như
nhà cung cấp đều phải có trong danh mục sản phẩm và danh mục
nhà cung cấp đã được lưu lại trước đó. Khi thực hiện chức năng
lập phiếu nhập thì nhân viên phải điền đầy đủ và chính xác các
thông tin như nhà cung cấp, ngày tháng nhập, sản phẩm nhập ….
Điều đó giúp cho chủ doanh nghiệp quản lý dễ dàng công việc làm
ăn của doanh nghiệp. Hơn nữa họ có thể nắm rõ các số liệu về sản
phẩm nhập và ai là người đã xác nhận các số liệu sản phẩm đó.

4


- Mẫu phiếu nhập:

Doanh nghiệp săm lốp ô tô Hồng Tâm

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM

SN 69/1 Hoàng Văn Thụ TP Thái Nguyên

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU NHẬP
Số phiếu: …………..
Ngày nhập: …………………..
Nhân viên nhập: ………………………………………………………………….
Nhà cung cấp: …………………………………………………………………….

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Đơn giá

Thành tiền

…………………

…….

………….

………….

…………..

Tổng tiền: ………..

Người nhập hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

Người giao hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

5




Lập phiếu xuất:
Tương tự như chức năng lập phiếu nhập thì ở chức năng lập
phiếu xuất nhân viên cần điền đầy đủ và chính xác thông tin về
khách hàng, về ngày tháng xuất hàng, về sản phẩm xuất,…. Để từ
đó dễ quản lý các mặt hàng đã xuất và công nợ của khách hàng với
doanh nghiệp. Mẫu phiếu xuất:

Doanh nghiệp săm lốp ô tô Hồng Tâm

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM

SN 69/1 Hoàng Văn Thụ TP Thái Nguyên

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU XUẤT
Số phiếu: …………..
Ngày xuất: …………………..
Nhân viên nhập: ………………………………………………………………….
Nhà cung cấp: …………………………………………………………………….

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Đơn giá

Thành tiền

…………………

…….

………….

………….

…………..

Tổng tiền: ………..

Người xuất hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

Người nhận hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

6




Hạch toán doanh thu:
Thông qua các thông tin được ghi đầy đủ ở phần ghi ở phiếu
nhập và phiếu xuất, thì chủ doanh nghiệp có thể đưa ra được thống
kê chính xác về doanh thu của doanh nghiệp trong một thời gian
xác định như theo tháng, theo quý và theo năm. Từ đó chủ doanh
nghiệp có kế hoạch chi tiết hơn cho việc làm ăn kinh doanh của
mình



Báo cáo công nợ và thanh toán:
Dựa vào các thông tin được ghi lại trong chức năng lập phiếu
nhập mà chủ doanh nghiệp có thể đưa ra con số chính xác về công
nợ của mình với các nhà cung cấp. Tương tự như vậy, với thông
tin được cung cấp ở phiếu xuất thì chủ doanh nghiệp cũng nắm bắt
được công nợ của các khách hàng với mình. Chức năng này có khả
năng thông báo các khoản công nợ đó và nó hỗ trợ cho doanh
nghiệp cũng như khách hàng thanh toán công nợ theo nhiều đợt
khác nhau. Ngoài ra chức năng báo cáo công nợ còn hỗ trợ cho

chủ doanh nghiệp xem được chi tiết từng khoản nợ của doanh
nghiệp với nhà cung cấp, từng khoản nợ của khách hàng với doanh
nghiệp.

1.2.3 Quản lý kho:

Thống kê nhập:
Dựa theo các thông tin được ghi đầy đủ và rõ ràng ở chức năng
lập phiếu nhập, chức năng thống kê các mặt hàng đã nhập của
doanh nghiệp trong một khoảng thời gian kinh doanh chỉ còn là
phần tổng hợp. Tuy nhiên công việc này đòi hỏi chính xác và thật
tỉ mỉ. Để từ đó đưa ra kết quả chính xác nhất cho chủ doanh
nghiệp.


Thống kê xuất:
Tương tự như chức năng thống kê nhập thì chức năng thống kê
xuất cũng cần nắm chắc các thông tin về các số phiếu xuất , để từ
đó đưa cho chủ doanh nghiệp con số chính xác về lượng sản phẩm
đã xuất trong một khoảng thời gian xác định. Cũng từ những số
liệu này kết hợp với số liệu của phần thống kê nhập mà chủ doanh
nghiệp có thể đưa ra con số doanh thu cho doanh nghiệp của mình.

7




Tổng hợp tồn:
Để giúp cho chủ doanh nghiệp biết được những mặt hàng nào

còn và hết hiện tại trong kho, cũng như để nhận thấy mặt hàng nào
gần hết hay mặt hàng nào vẫn còn nhiều trong kho. Thì chức năng
tổng hợp tồn chính là chức năng quan trọng nhất và cũng thực sự
phức tạp khi kho lớn và có nhiều mặt hàng. Tuy nhiên công việc
kiểm kho để tổng hợp các mặt hàng là công việc thường xuyên và
không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chính vì thế, hệ thống cần hỗ trợ nhiều hơn nữa chức năng tổng
hợp tồn và nên tạo cho người chủ doanh nghiệp nhiều lựa chọn để
tổng hợp lại các sản phẩm của họ một cách chính xác nhất. Chức
năng tổng hợp tồn có khả năng cung cấp chi tiết về sản phẩm tồn
kho gồm các thông tin như là: tên sản phẩm, ngày nhập sản phẩm,
số lượng còn tồn, đơn giá của sản phẩm tồn tương ứng….

1.3 Cách thức hoạt động của hệ thống doanh nghiệp:
Doanh nghiệp hoạt động theo quy cách sau: Chủ doanh nghiệp là
người trực tiếp đứng đầu, lãnh đạo nhân viên và các công việc kinh doanh.
Chủ doanh nghiệp là người đưa ra mọi quyết định về các kế hoạch như nhập
hàng, nhập của nhà cung cấp nào và với số lượng bao nhiêu…. Chính vì thế
mọi kế hoạch đều được vạch sẵn từ trước dựa trên các số liệu do các phần
chức năng khác cung cấp: như số lượng nhập trước là bao nhiêu, đã xuất
được những sản phẩm nào, doanh thu là bao nhiêu và những mặt hàng nào đã
hết, mặt hàng nào tồn kho nhiều ….
Trước khi quyết định nhập một lượng hàng mới thì trước tiên chủ
doanh nghiệp cần các số liệu thống kê là mặt hàng nào hiện tại hết hoặc còn
lại ít trong kho, và sản phẩm nhập của nhà cung cấp nào là bán phù hợp với
thị hiếu của người dùng nhất để từ đó sẽ nhập của nhà cung cấp nào, số
lượng là bao nhiêu… Công việc này diễn ra khiến chủ doanh nghiệp phải
tổng hợp và thống kê mất rất nhiều thời gian và giấy tờ. Điều đó làm cho
công việc của doanh nghiệp trở nên cồng kềnh và làm chủ doanh nghiệp cảm
thấy mệt mỏi, không thể bao quát hết tình hình làm ăn của doanh nghiệp.

8


1.4

Phân tích nhược điểm của hệ thống hoạt động theo quy cách cũ:

Qua cách mô tả về cơ chế quản lý cũng như cách thức hoạt động của
doanh nghiệp theo kiểu cũ, ta thấy nổi cộm lên một số vấn đề như sau:

Việc quản lý các công việc nhập hàng của nhiều nhà cung cấp,
nhập với nhiều thời gian khác nhau dẫn đến cần rất nhiều sổ sách
và giấy tờ lưu trữ. Điều này gây ra khó khăn rất nhiều trong việc
bảo quản cũng như tổng hợp lại các mặt hàng đã nhập. Từ đó dẫn



đến việc chồng chéo các công việc, làm cho hoạt động doanh
nghiệp trở nên chậm chạm. Đôi lúc công việc này lại phải huy
động thêm nhân lực gây tốn kém không cần thiết.
Việc kiểm tra các mặt hàng đã xuất trong một khoảng thời gian dài
cũng là điều mà chủ doanh nghiệp cần phải nghĩ tới. Qua thực tế
làm việc của một số doanh nghiệp thì ta thấy rằng mỗi khi đối
chiếu sổ sách cùng khách hàng, thường xẩy ra sai sót rất nhiều.
Hơn nữa công việc tổng hợp cũng thực sự trở nên quá mệt mỏi với
họ. Ngoài ra các công việc cần kiểm tra tương tự cũng vậy, việc
thường xuyên cử người kiểm kê kho hàng cũng gây nhiều tốn kém
và thường là không chính xác. Hơn nữa trong thực tế việc báo cáo
tồn kho chỉ đưa lại kết quả về số lượng sản phẩm tồn chứ không

thể cung cấp chính xác là số sản phẩm tồn đó có bao nhiêu sản
phẩm được nhập vào các thời điểm khác nhau, giá nhập của các



sản phẩm vào những thời điểm khác nhau là bao nhiêu….
Mặt khác, xã hội càng phát triển thì con người càng coi thời gian
là vàng. Điều đó đã đặt các doanh nghiệp vào tình thế đổi mới
cách quản lý cấp bách, để theo kịp với tốc độ phát triển của xã hội
như hiện nay. Với các công việc như trên người ta thấy rằng chỉ
cần các doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin vào trong công
tác quản lý sẽ đem lại hiệu quả rất cao cho doanh nghiệp: giảm
cho phí về nhân công, thời gian thống kê và tổng hợp nhanh với
độ chính xác hoàn hảo… tạo điều kiện cho chủ doanh nghiệp có
thể nhìn nhận sáng suốt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
của mình.



1.5

Đặt vấn đề bài toán

Qua tìm hiểu thực tiễn diễn ra ở một số doanh nghiệp làm ăn theo quy
cách kiểu cũ, em nhận thấy rằng cần phải giảm bớt gánh nặng không đáng có
cho các nhà quản lý. Giúp họ có cái nhìn mới mẻ hơn về cách quản lý mới là
9


áp dụng công nghệ thông tin vào công việc kinh doanh của họ. Để làm được

điều này thì chúng ta cần xây dựng một chương trình với đầy đủ các chức
năng cơ bản làm thay cho kiểu làm thủ công, chương trình có khả năng thống
kê và tổng hợp nhanh chóng, từ đó đưa ra báo cáo nhanh chóng, chính xác và
kịp tiến độ. Việc viết các phiếu nhập, phiếu xuất như trước sẽ được thay
bằng tin học hóa, hầu như con người không còn phải động chạm gì nhiều vào
sổ sách. Thay cho việc thường xuyên vào kiểm tra kho thì giờ đây, họ chỉ
cần tổng hợp lại trong máy mà không cần phải xuống tận nơi mà vẫn thu
được kết quả cực kỳ chính xác. Công tác lưu trữ thông tin phức tạp bỗng trở
nên cực kỳ đơn giản và gọn nhẹ, hầu như bất cứ lúc nào chủ doanh nghiệp
cần thì hệ thống cũng có thể đưa ra các thông tin trọn vẹn với những yêu cầu
khác nhau. Những điều đó đã phần nào giảm nhẹ đi những gánh nặng hành
chính cho chủ doanh nghiệp, làm nhẹ bộ máy doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí
thời gian, không gian cũng như tiền bạc… nâng cao hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp một cách nhanh chóng.
Với những ưu điểm vượt bậc, thì quy cách quản lý kiểu mới đang dần
dần thay thế cho quy cách quản lý kiểu cũ. Các doanh nghiệp ngày càng có
nhiều nhu cầu hơn về một chương trình quản lý như thế, đây cũng chính là
một thị trường cũng như là một hướng đi mới đầy hứa hẹn cho những người
đi theo con đường nghiên cứu về các phần mềm quản lý chuyên nghiệp, phục
vụ cho công việc sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, các cửa hàng,
các đại lý… Và đề tài “Quản lý việc bán săm lốp ô tô của doanh nghiệp
Hồng Tâm” cũng là một cách đi theo hướng như vậy.

10


Chương 2
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Qua phần nghiên cứu và khảo sát bài toán, xuất phát từ những nhìn nhận
thực tiễn ta có thể đưa ra sự phân tích khoa học như sau:

2.1 Mục tiêu quản lý và yếu tố thành công:
2.1.1 Mục tiêu quản lý:
 Quản lý danh mục: Bao gồm các danh mục nhân viên, sản
phẩm, khách hàng, nhà cung cấp, và giá bán.
 Quản lý kinh doanh: Bao gồm chức năng lập phiếu nhập, lập
phiếu xuất, báo cáo doanh thu của doanh nghiệp và chức năng
báo cáo công nợ của doanh nghiệp cũng như hỗ trợ thanh toán
công nợ.
 Quản lý kho: Chức năng này bao gồm các công việc thống kê
sản phẩm nhập, thống kê sản phẩm xuất và tổng hợp sản phẩm
tồn kho.
2.1.2 Yếu tố thành công:
 Lập phiếu nhập hàng và phiếu xuất hàng và in ấn
 Báo cáo doanh thu của doanh nghiệp trong những mốc thời
gian xác định cụ thể
 Báo cáo công nợ của doanh nghiệp với các nhà cung cấp, đồng
thời hỗ trợ thanh toán làm nhiều lần
 Báo cáo công nợ của khách hàng với doanh nghiệp, đồng thời
hỗ trợ thanh toán làm nhiều lần
 Đưa

ra các báo cáo về tổng hợp sản phẩm nhập, sản phẩm xuất
và sản phẩm tồn kho.

11


2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng(BFD –Business Function Diagram )

Quản lý doanh

nghiệp Hồng Tâm

Quản lý danh mục

Quản lý kho

Quản lý kinh doanh

Danh mục sản phẩm

Thống kê nhập

Lập phiếu nhập &
thanh toán

Danh mục nhân viên

Thông kê xuất

Lập phiếu xuất &
thanh toán

Danh mục nhà cung
cấp

Tổng hợp tồn

Báo cáo doanh thu

Danh mục khách

hàng

Báo cáo & thanh toán
công nợ

Danh mục giá bán

12


2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)


Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

13




Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(DFD mức đỉnh)

Quản lý
danh mục
1

Cập nhật
dữ liệu

Kết quả

cập nhật
Yêu cầu

Kho dữ liệu

Bô phận quản lý

Quản lý
kinh doanh
2

Bộ phận quản
lý
Kết quả

Kiểm tra kho
Kết quả
kiểm tra

Quản lý
kho
3

Có thể mô tả các công việc chính của các chức năng chính như sau:
- Chức năng quản lý danh mục: bao gồm việc lưu trữ các thông tin chính của
các nhà cung cấp, các khách hàng, nhân viên, sản phẩm và thông tin giá bán. Nó có
thể thực hiện các thao tác thêm mới, sửa chữa thông tin, và xóa thông tin trên hệ cơ
sở dữ liệu tương ứng.
- Quản lý kinh doanh: bao gồm công việc chính là lập các phiếu nhập, phiếu
xuất thường kỳ. Lưu trữ các thông tin này lại và tổng hợp lại, từ đó có thể thống kê

số lượng sản phẩm nhập và số lượng sản phẩm xuất là bao nhiêu. Kết quả là ta sẽ
tổng kết được doanh thu của doanh nghiệp, cũng như có thể đưa ra con số chính xác
về lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp.
- Quản lý kho: chức năng này là lấy các số liệu của phần quản lý kinh doanh,
để từ đó tổng hợp lại tổng sản phẩm đã nhập và xuất trong một thời gian kinh doanh
nhất định. Ngoài ra, nó còn báo cáo số lượng hàng tồn kho tới hiện tại.

14




Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - Chức năng quản lý
danh mục

15




Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Chức năng quản lý
kinh doanh

16




Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Chức năng quản lý
kho

Trên cơ sở phân tích hệ thống thực tiễn, ta có thể đưa ra sơ đồ liên kết thực
thể với các bảng dữ liệu chính như: bảng sản phẩm, bảng nhân viên, bảng nhà cung
cấp, bảng khách hàng, bảng giá bán, bảng phiếu nhập, bảng phiếu xuất, ….

17


2.4 Sơ đồ liên kết thực thể (Relationships)
a) Các bảng trong cơ sở dữ liệu gồm các thông tin như sau:
- Bảng mặt hàng: Bao gồm các thông tin về mã mặt hàng, tên mặt hàng, đơn
vị tính và mô tả mặt hàng theo quy cách….

- Bảng nhà cung cấp: Bao gồm các thông tin chính về các nhà cung cấp mà
doanh nghiệp đặt quan hệ làm ăn như mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ và
số điện thoại của nhà cung cấp…

- Bảng nhân viên: Bảng này gồm các thông tin cơ bản như mã nhân viên, tên
nhân viên, tuổi, giới tính và số điện thoại dùng để liên hệ với nhân viên.

18


- Bảng khách hàng: Gồm các thông tin chính về các khách hàng quen của
doanh nghiệp như mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ của khách hàng và số
điện thoại dùng để liên hệ.

- Bảng giá bán: Bảng giá bán dùng để chủ doanh nghiệp cập nhật giá bán
theo từng ngày vì giá bán là phụ thuộc nhiều vào sự biến động của thị trường nên
chức năng này hỗ trợ doanh nghiệp luôn luôn cập nhật giá bán. Bảng gồm các thông

tin là mã mặt hàng, ngày cập nhật giá bán, và giá bán.

- Bảng phiếu nhập: Bảng phiếu nhập lưu lại các thông tin cơ bản như số
phiếu nhập, ngày nhập, mã nhà cung cấp, mã nhân viên, và số tiền trả cho nhà cung
cấp nếu có…

19


- Bảng chi tiết nhập: Bảng này gồm các thông tin cụ thể số phiếu nhập, mã
mặt hàng, số lượng nhập, đơn giá nhập và tính thành tiền.

- Bảng phiếu xuất: Ghi lại các thông tin cơ bản khi xuất hàng như số phiếu
xuất, ngày xuất, mã nhân viên, mã khách hàng và số tiền khách hàng thanh toán
ngay cho doanh nghiệp nếu có.

- Bảng chi tiết xuất: Bao gồm thông tin về số phiếu xuất, mã mặt hàng, ngày
nhập mặt hàng, số lượng xuất, đơn giá xuất, giảm giá nếu có ưu tiên cho khách
hàng, và tính thành tiền.

20


- Bảng tồn chi tiết: Bảng này lưu lại thông tin về các mặt hàng còn tồn lại
trong kho cho đến thời điểm hiện tại. Thông tin đó gồm mã mặt hàng, ngày nhập, số
lượng và đơn giá của mặt hàng tồn nhưng được kèm theo là yếu tố ngày nhập. Có
nghĩa là tuy cùng là một loại mặt hàng tồn nhưng lại có hai đơn giá tồn khác nhau vì
có thể mặt hàng này được nhập ở những thời điểm khác nhau với những đơn giá
khác nhau.

- Bảng thanh toán khách hàng (TTKH): Bảng này lưu lại các thông tin của
những lần khách hàng đến thanh toán tiền với doanh nghiệp. Các thông tin đó gồm
có mã thanh toán, mã khách hàng, ngày thanh toán, và số tiền khách hàng đã thanh
toán.

- Bảng thanh toán nhà cung cấp (TTNCC): Tương tự như phần thanh toán
của khách hàng với doanh nghiệp, bảng này lưu lại thông tin của những lần doanh
nghiệp thanh toán với nhà cung cấp. Các thông tin gồm có mã thanh toán, mã nhà
cung cấp, ngày thanh toán và số tiền mà doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp

21


b)Sơ đồ thực thể liên kết:

22


Chương 3
THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH
3.1 Công cụ cài đặt
3.1.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access 2000:
MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microft
chạy trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và
tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán
quản lý thường gặp trong thực tế. Với MS Access, người sử dụng
không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương
trình hoàn chỉnh. Nếu cần lập trình, MS Access có sẵn ngôn ngữ
Accsess Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng.
Microsoft Access cho các thao tác dữ liệu khả năng kết nối và công cụ

truy vấn mạnh mẽ của nó giúp công việc tìm kiếm thông tin một cách
mau lẹ.
Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: bảng (table),
truy vấn (query), biểu mẫu (form), báo biểu (report), macro và
module. Các đối tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống
kê, kết xuất báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ
khác.
Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản
trị CSDL quan hệ (relational database). Access cung cấp công cụ
Wizard để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng.
Ta có thể sử dụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu.
Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học. với
Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm được
thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương trình.
Cơ sơ dữ liệu (Database): là hệ thống các dữ liệu có cấu trúc
được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ dữ liệu thứ cấp (như băng từ, đĩa
từ…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của
nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục
đích khác nhau.
23


Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: theo định nghĩa thông thường cơ sở
dữ liệu là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một chủ đề hay một công
việc nào đó. Có thể hiểu cơ sở dữ liệu là vật chứa dùng để lưu trữ,
quản lý mọi thông tin mà ta muốn và nó có khả năng truy xuất đồng
thời. Ví dụ như:
Cơ sở dữ liệu về hoạt động kinh doanh của một công ty, cơ sở dữ liệu
về trường học như ở các trường THPT, cơ sở dữ liệu về quản lý thông
tin giới thiệu việc làm …

Cơ sở dữ liệu quan hệ: là cơ sở dữ liệu trong đó các dữ liệu
được đặt trong các bảng có quan hệ với nhau, mỗi bảng có hình thức
hàng cột, mỗi cột gọi là vùng, mỗi hàng được gọi là mẫu tin.
Hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay đều lưu trữ và xử lý
thông tin bằng mô hình quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. Từ quan hệ bắt
nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong cơ sở dữ liệu chứa các thông tin
có thể ghép lại thành một chủ đề duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu
quan hệ. Trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, tất cả các dữ
liệu ấy được quản lý theo các bảng, bảng lưu trữ thông tin về một chủ
thể. Thậm chí khi sử dụng một trong những phương tiện của một hệ
cơ sở dữ liệu để rút ra thông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác
(thường được gọi là truy vấn) thì kết quả cũng giống như một bảng.
Thực tế còn có thể hiện mọt truy vấn dựa trên kết quả của một truy
vấn khác.
Các khả năng của một hệ cơ sở dữ liệu là chúng ta có quyền
kiểm soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ
liệu khác. Một hệ cơ sở dữ liệu có 3 khả năng chính:


Định nghĩa dữ liệu



Xử lý dữ liệu



Kiểm soát dữ liệu

Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của

Microsoft Access.
Sự liên kết trong môi trường Microsoft Access 2000: Microsoft Access
là một môi trường cơ sở dữ liệu quan hệ, vì vậy ta có thể phối hợp
24