TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN
MÔN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA
Đề bài:
Anh (chị) hãy khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản của một cơ quan cụ thể.

Sinh viên thực hiện: Trần Thị Quyên
Lớp: Quản trị văn phòng K1D
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2015


MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
HUYỆN SƠN DƯƠNG...........................................................................................2
I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Sơn Dương.........................2
II: Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương........................5
2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương.................................................................................5
2.2. Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương.......................................................................5
2.2.1 Chức năng...................................................................................................................................5
2.2.2 Nhiệm vụ.....................................................................................................................................6
2.3. cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương...............................................................7
2.4.Chức năng,nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương......................................................7

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN...............................................................................9
I.Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản........................................................................9
1.1.Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến.................................................................................9
1.2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi.................................................................................13

CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM..............................................19
I. Đánh giá ưu điểm............................................................................................................................19
II. Đánh giá nhược điểm.....................................................................................................................20
III.Giải pháp phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm.....................................................................21


LỜI MỞ ĐẦU
Văn phòng là bộ máy của cơ quan ,tổ chức có trách nhiệm thu thập ,xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo .Có thế nói Văn phòng luôn được xác
định là một tổ chức không thể thiếu,gắn liền với sự tồn tại và phát triển của cơ
quan ,đơn vị.
Hoạt động công tác văn phòng bao gồm nhiều công tác quan trọng, trong đó
có công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản. Kiểm soát việc thực hiện
các văn bản là xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm bảo đảm tính khả thi và hiệu lực
của các văn bản. Đây là công việc vô cùng cần thiết, vì các văn bản chứa một
lượng thông tin rất quan trọng, nó phản ánh bộ mặt hoạt động của cơ quan, do đó
phải được thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả theo đúng quy định của Nhà
nước và Pháp luật.
Dưới đây là những khảo sát, đánh giá của em về công tác kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản tại UBND huyện Sơn Dương.
Em có thể hoàn thành bài tiểu luận này là nhờ vào sự giúp đỡ, tạo điều kiện
của ban lãnh đạo cơ quan, cũng như sự hướng dẫn, chỉ bảo của các thầy cô giáo
trong nhà trường. Tuy có nhiều cố gắng, học hỏi song bài tiểu luận của em vẫn còn
những mặt hạn chế nên em rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo và

đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cô giáo Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, nhất là các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều
kiện, giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo cho em trong quá trình thực hiện bài tiểu luận.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG
I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Sơn
Dương
Sơn Dương là huyện nằm ở phía Nam tỉnh Tuyên Quang, từ thị xã Tuyên
Quang đi dọc theo quốc lộ 37 khoảng 30km sẽ đến huyện Sơn Dương.
Lịch sử hình thành
Trước năm 1976, Sơn Dương thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang
và Tuyên Quang sáp nhập thành Hà Tuyên, Sơn Dương thuộc tỉnh Hà Tuyên.
Năm 1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà Tuyên, Sơn Dương trở thành huyện của
tỉnh Tuyên Quang.
Điều kiện tự nhiên
Vị trí địa lý
Phía Đông Sơn Dương giáp với tỉnh Thái Nguyên; phía Tây giáp tỉnh Phú
Thọ; phía Nam giáp tỉnh Vĩnh Phúc; phía Bắc giáp huyện Yên Sơn.
Địa hình
Địa hình Sơn Dương có đặc thù của vùng chuyển tiếp giữa trung du và miền
núi, rừng núi chiếm 3/4 diện tích đất tự nhiên. Địa hình chia thành 2 vùng, vùng
phía Bắc huyện có địa hình đồi núi cao, độ dốc lớn, xen lẫn núi đá vôi; vùng phía
Nam có địa hình đồi núi bát úp, có độ dốc thấp, thoải dần.
Khí hậu

Chia thành 2 mùa rõ rệt, mùa đông hanh khô, mùa hè nóng ẩm mưa nhiều.
Nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 240c (cao nhất từ 33 - 350c, thấp nhất từ 12 130c). Lượng mưa bình quân hàng năm 1.500mm - 1.800mm. Trên điạ bàn huyện

2


có 2 con sông lớn chảy qua là sông Lô và sông Phó Đáy, ngoài ra còn hệ thống
suối, khe, lạch tạo nguồn nước phong phú, thuận lợi cho phát triển sản xuất nông,
lâm nghiệp.
Văn hoá, xã hội
Diện tích: 789,3km2
Dân số: 165.300 người (2004)
Mật độ dân số: 209 người/km2
Bao gồm thị trấn Sơn Dương và 32 xã: Vĩnh Lợi, Cấp Tiến, Thượng Ấm, Tú
Thịnh, Minh Thanh, Trung Yên, Tân Trào, Bình Yên, Lương Thiện, Hợp Thành,
Kháng Nhật, Phúc Ứng, Hợp Hoà, Thiện Kế, Ninh Lai, Sơn Nam, Tuân Lộ, Thanh
Phát, Đông Thọ, Quyết Thắng, Đồng Quý, Vân Sơn, Văn Phú, Đông Lợi, Phú
Lương, Hồng Lạc, Hào Phú, Sầm Dương, Lâm Xuyên, Tam Đa và Đại Phú.
Sơn Dương là nơi sinh sống của 10 dân tộc gồm: Kinh, Tày, Nùng, Cao Lan, Dao,
Hoa, H’ Mông, Sán Dìu, Mường, Ngán.
Tiềm năng phát triển kinh tế
Toàn huyện hiện có 47.172,6 ha đất lâm nghiệp, chiếm 59,86 % tổng diện
tích tự nhiên, diện tích đất lâm nghiệp có rừng là 37.311 ha. Trong đó diện tích
rừng trồng: 20.320 ha chiếm 54,5 % diện tích; diện tích rừng tự nhiên 16.991 ha,
chiếm 45,5 % diện tích. Độ che phủ của rừng đạt 52 %.
Chăm sóc vườn cây giống ở Sơn Dương. Đất đai ở Sơn Dương thích hợp cho việc
trồng các loại cây như chè, mía, cây nguyên liệu giấy, các loại cây ăn quả như
nhãn, vải…và chăn nuôi bò thịt.
Sơn Dương cũng là nơi tập trung các cơ sở chế biến khoáng sản, sản xuất vật
liệu xây dựng như: quặng thiếc, quặng Volfam, fenspat, Barit; khai thác đá, sỏi,

cát, sản xuất gạch đất sét nung, sản xuất vôi bột… Ngoài ra còn có các cơ sở chế

3


biến chè, đường, phân vi sinh và các ngành tiểu thủ công nghiệp như may mặc, gò
hàn, sản xuất đồ mộc gia dụng.
Bên cạnh những điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế trong toàn huyện
thì thực trạng kinh tế của huyện Sơn Dương còn gặp rất nhiều khó khăn ,chuyển
dịch cơ cấu kinh tế công nghiệp còn chậm, năng lực sản xuất và cạnh tranh còn
yếu.
Trong những năm gần đây nền kinh tế của huyện Sơn Dương đã đạt được
những hiệu quả kinh tế . Sản lượng lương thực tuy có tăng nhưng chưa đạt chỉ tiêu.
Nguyên nhân chủ yếu là do diện tích lúa vụ mùa bị ngập lụt phải cấy lại nhiều
lần ,năng suất thấp. Đứng trước tình hình trên các phòng ban chức năng phối hợp
với các đoàn thể đưa ra các giải pháp khắc phục những khó khăn, phát huy những
thế mạnh trong phát triển kinh tế . Đồng thời cũng đã đặt ra những mục tiêu :
Sơn Dương phấn đấu đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng GDP hàng năm trên
12%.
Công nghiệp, thủ công nghiệp và xây dựng đạt khoảng 37%, nông- lâm
nghiệp đạt 36%, các ngành dịch vụ, thương mại đạt 27%.
Diện tích trồng rừng tập trung 4.000 ha, độ che phủ của rừng trên 55%.
Quy hoạch ổn định vùng chè thâm canh 1.500 ha, năng suất bình quân 10 tấn/ha.
Quy hoạch vùng mía nguyên liệu trên 4.000 ha, năng suất bình quân trên 60 tấn/ha.
Trong quy hoạch tổng thể phát triển du lịch tỉnh Tuyên Quang đến năm 2010 và
định hướng đến năm 2020 có hướng phát triển khu du lịch sử- văn hoá ở Sơn
Dương gồm toàn bộ các di tích lịch sử cách mạng, văn hoá ở khu Tân Trào-ATK
tại các xã Tân Trào, Trung Yên, Minh Thanh, Bình Yên, Hợp Thành, Tú Thịnh.
Nhằm góp phần tạo nên nền tảng vững chắc cho sự nghiệp xây dưng và phát triển
của huyện, góp một phần nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước.

4


II: Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của UBND huyện Sơn
Dương
2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương
Chủ tịch UBND
huyện Sơn Dương

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch
phụ trách
khối văn, xã
và thông tin,
truyền thanh

phụ trách khối
Kinh tế

Kinh

Văn

Tế

phòng

Văn

hóa xã
hội

Tòa ánviện
kiểm sát

Tài chính
lao động

2.2. Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương
2.2.1 Chức năng
UBND huyện Sơn Dương với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp
huyện có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của
huyện mình theo hiến pháp ,luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan quản lý
Nhà nước ở các lĩnh vực : kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng.

5


Phát triển kinh tế công nghiệp,nông nghiệp,lâm nghiệp,văn hóa,giáo dục và
y tế
Về thu chi ngân sách của huyện
Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội
Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước
2.2.2 Nhiệm vụ
Ban tổ chức chính quyền tỉnh Tuyên Quang quy định UBND có nhiệm vụ và
quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước.
Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, công
nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục và y tế và các lĩnh vực xã hội khác.
Tuyên truyền giáo dục, pháp luật

Bảo đảm an ninh chính trị,trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân
Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án theo quy định của pháp luật.
UBND huyện có chức năng , nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các
nhiệm vụ.UBND đặt ra các chương trình công tác theo tuần, tháng, quý. Tổ chức
bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp của thành ủy ,UBND
tỉnh Tuyên Quang và quy chế hiện hành .

6


2.3. cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương
Văn phòng UBND
Chánh văn phòng

Phó văn

Phó văn

phòng

phòng

Bộ

Bộ

Bộ

Phận

Phận

Phận

Văn

Lưu

thư

Trữ

Hành
chính
quản trị

Bộ
phận
tổng
hợp
tham
mưu

Bộ
phận
kế toán
tài vụ

Bộ phận

tiếp dân
và tiếp
nhận
Hồ sơ
hành
chính

2.4.Chức năng,nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với ngành ở địa
phương . văn phòng UBND huyện là cơ quan chuyên môn của UBND huyện với
hai chức năng chính là tham mưu, tổng hợp và hành chính quản trị được tổ chức và
hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng.
Tham mưu cho UBND huyện đã ra những quyết định đúng đắn, những
phương án tối ưu để quản lý huyện và giải quyết các vấn đề nảy sinh trong địa bàn
huyện.

7


Văn phòng UBND huyện giúp lãnh đạo thu thập thông tin, phân tích quản lý
và sử dụng thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo huyện
Văn phòng UBND huyện cung cấp đầy đủ, kịp thời các phương tiện, trang
thiết bị, công cụ tài chính cho các hoạt động của huyện.
Văn phòng UBND huyện có nhiệm vụ trực tiếp giúp việc thường trực của
HĐND và UBND huyện trong việc tổ chức thực hiện toàn diện các hoạt động
chung của HĐND và UBND
Văn phòng UBND xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc hàng năm,
quý, tháng của thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các
phòng ban, ngành xây dựng lịch công tác và chuẩn bị chương trình nội dung các kỳ
họp của HĐND,UBND huyện để ra thông báo ý kiến, kết luận, chỉ đạo thực hiện

đến các đơn vị liên quan.
Thu thập, cung cấp,xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác để
phục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của chủ tịch, các phó chủ tịch HĐND - UBND
huyện thực hiện chế độ thông tin báo cáo của thường trực HĐND- UBND huyện
lên cấp trên quy định. Đảm báo mối quan hệ công tác giữa HĐND-UBND với toàn
thể quần chúng.
Làm thường trực cho Hội đồng thi đua, tham mưu cho tổ chức theo dõi
phong trào thi đua, chuẩn bị báo cáo sơ kết, tổng kết thi đua khen thưởng các danh
hiệu thi đua và những điển hình tiên tiến theo quy định.

8


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ
CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN
I.Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
1.1.Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến
Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng
các hoạt động đó được thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai
sót quan trọng.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và
đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
*Quy trình kiểm soát và thực hiện văn bản đến :
a. Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư
thuộc văn phòng UBND huyện Sơn Dương.
Khi tiếp nhận các văn bản do các cơ quan gửi đến, văn thư cơ quan kiểm tra
sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận… Đối với văn bản mật đến thì kiểm tra
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì,

bì không còn nguyên vẹn thì cán bộ văn thư phải báo ngay cho Chánh văn phòng
biết để xử lý.
b. Phân loại,bóc bì, đóng dấu đến.
Sau khi tiếp nhận, bì văn bản đến được xử lý sơ bộ

9


Loại không bóc bì: Thư riêng, sách báo, tư liệu của cá nhân, đơn vị nào thì
gửi thẳng cho họ. Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể thì chuyển trực tiếp
không bóc bì.
Loại bóc bì: Đối với văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì và
đăng ký vào sổ.
Bóc bì văn bản đến: Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản gửi chung cho cơ
quan. Những bì có đóng các dấu chỉ mức độ khẩn được bóc bì trước để giải quyết
kịp thời.
Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều
được đóng dấu đến.
• Nguyên tắc đóng dấu đến:
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng dưới số và ký
hiệu đối với văn bản có tên gọi. Đối với công văn thì đóng dưới trích yếu nội dung.
• Cách ghi nội dung thông tin trên dấu đến
+ Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến,số đến được đánh liên tục bắt đầu
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Ngày tháng năm đến là ngày tháng năm cơ quan nhận được văn bản; đối
với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 thì phải them số 0 ở trước, năm được ghi
bằng 2 chữ số, ví dụ 04/01/1994.
c. Đăng ký văn bản đến.
Mọi văn bản đến đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.

10


Các loại sổ đăng ký văn bản đến tại UBND huyện Sơn Dương bao gồm: Sổ
đăng ký văn bản của cơ quan cấp trên; sổ đăng ký văn bản của các cơ quan ngang
cấp; sổ đăng ký văn bản của các cơ quan trực thuộc huyện; sổ đăng ký văn bản
mật.
Ngoài ra, UBND huyện Sơn Dương còn áp dụng phương pháp đăng ký văn
bản đến máy vi tính.
d. Trình văn bản đến.
Cán bộ văn thư trình văn bản đến cho Chánh văn phòng để lấy ý kiến phân
phối và hướng giải quyết. Những văn bản phức tạp thì phải xin ý kiến của thủ
trưởng cơ quan.
e. Sao văn bản đến.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơ
quan hoặc của Chánh văn phòng, cán bộ văn thư thực hiện việc sao văn bản. Tại
UBND huyện Sơn Dương thường áp dụng hình thức sao y bản chính. Ngoài ra,
một số văn bản cũng được sao lục hoặc trích sao.
f. Chuyển giao văn bản đến.
Các văn bản đến được chuyển ngay cho người có trách nhiệm trong thời
gian ngắn nhất. Các văn bản chỉ mức độ “ khẩn” sau khi đã có ý kiến của người có
thẩm quyền phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết, chậm nhất là
30’ trong giờ hành chính và 60’ ngoài giờ hành chính.
Khi chuyển giao văn bản đến, người nhận ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhận
tài liệu.

11


Đối với văn bản mật, nếu văn thư không được giao phụ trách văn bản mật thì

chỉ cần ghi vào sổ những thông tin ở bên ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến tay
người nhận và ký vào sổ chuyển giao. Nếu cán bộ văn thư được giao phụ trách văn
bản mật thì sẽ thực hiện các công việc xử lý như văn bản thường.
g. Giải quyết ,kiểm soát và theo dõi , đôn đốc việc thực hiện văn bản đến.
Giải quyết, kiểm soát văn bản đến ở UBND huyện Sơn Dương thuộc trách
nhiệm của Chánh văn phòng.
Việc theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện văn bản đến thuộc về trách nhiệm
của cán bộ văn thư, thủ trưởng cơ quan và thủ trưởng đơn vị.
* Nhận xét ưu điểm và nhược điểm về kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản
đến .
a. Ưu điểm.
Việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến được thực hiện nghiêm túc
theo quy định.
Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận.
Sau khi đăng ký vào sổ thì văn bản đến được đăng ký trên máy vi tính, từ đó
giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bản
đến ; lưu giữ được tài liệu với số lượng lớn trong thời gian dài. Từ đó giúp nâng
cao hiệu quả công việc, tránh được sự nhầm lẫn, thất lạc tài liệu.
b. Nhược điểm.
Việc đăng ký văn bản trên máy vi tính mới được đưa vào áp dụng nên hiệu
quả đạt được chưa cao.

12


Văn bản đến đôi khi không được chuyển giao trong ngày.
1.2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi
* Quy trình kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi
Trình ký văn bản đi
Kiểm tra thể thức,hình thức,kỹ thuật trình bày,ghi số và ngày tháng

của văn bản

Đăng ký văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

13


Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản , cán bộ Văn thư cần kiểm
tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện ra sai sót
phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét,giải quyết.
- Tuy nhiên tại UBND huyện Sơn Dương hiện nay có nhiều văn bản do các đơn vị
chức năng soạn thảo còn sai về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày. Ví dụ như :
phông chữ, cỡ chữ chua được chuẩn theo quy định.
- Kỹ thuật trình bày phải đảm bảo 9 yếu tố thể thức theo quy định tại Thông tư
01/2011/TT- BNV.
- Ghi số và ngày tháng văn bản: Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất
định bằng chữ số Ả - rập.
+ Ghi số văn bản: Văn bản được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệ
thống số chung của cơ quan. Số văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giả
văn bản và được đánh liên tục từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm.
Tại UBND huyện Sơn Dương áp dụng hình thức ghi số riêng cho từng loại văn bản

hành chính như : Thông báo, quyết định,công văn…
+ Ghi ngày tháng văn bản: Khi văn bản được ban hành và qua phòng văn thư thì
ngày tháng đó là ngày chính thức được ghi và có hiệu lực pháp lý. Ngày tháng văn
bản ghi sau địa danh, dưới Quốc hiệu; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2
phải ghi them số 0 ở trước.
Theo quy định đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở
trước, tuy nhiên tại UBND huyện Sơn Dương một số loại văn bản chưa được ghi
thêm số 0 ở trước.

14


+ Trình ký văn bản
Sau khi văn bản được thảo duyệt lần cuối thì trình cho người có thẩm quyền ký
chính thức. Trước khi trình ký, cán bộ văn thư hoặc cán bộ soạn thảo kiểm tra lại
thể thức và nội dung văn bản để sửa chữa những thành phần còn thiếu hoặc sai;
người phụ trách bộ phận soạn thảo văn bản xem xét và ký nháy trước. Các văn bản
khi trình ký được thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện theo dõi kiểm
tra, quản lý.
Ở UBND huyện Sơn Dương có các thể thức ký thay mặt (TM), ký thay ( KT), ký
thừa lệnh ( TL).
+ Đóng dấu văn bản đi:
Việc đóng dấu văn bản đi được quy định cụ thể tại Nghị định 58/2001/NĐ – CP
ngày 24/8/2011. Khi đóng dấu văn bản phải được thực hiện theo đúng quy định
của pháp luật.
Dấu cơ quan chỉ được đóng khi đã có chữ ký.
Việc đóng dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn”, “hỏa tốc” lên văn bản được thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011.
Sau khi văn bản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, văn thư cơ quan đóng
dấu và làm thủ tục gửi đi.Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký

về phía bên trái, đúng mầu mực theo quy định của Nhà nước.
+ Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi nhằm mục đích phục vụ cho việc ban hành văn bản. Đăng ký
văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đối tượng có liên quan.
15


Việc đăng ký văn bản đi có hai hình thức: Đăng ký truyền thống ( bằng số) và đăng
ký văn bản bằng máy vi tính.
Ở UBND huyện Sơn Dương mới chỉ áp dụng hình thức đăng ký văn bản đi bằng
số.
+ Chuyển giao văn bản
Văn bản sau khi đăng ký vào sổ thì được chuyển ngay đến các đối tượng có liên
quan. Văn bản chuyển giao ra bên ngoài được bao gói cẩn thận; văn bản chuyển
giao trong nội bộ cơ quan thì không cần bao gói.
+ Lập sổ chuyển giao văn bản đi
Văn bản sau khi được chuyển tới đơn vị, cá nhân có liên quan dù văn bản được
chuyển trực tiếp hay qua đường bưu điện đều phải được lập sổ chuyển giao văn
bản đi.
Phần đăng ký bên trong:
Ngày chuyển

Số,ký hiệu

Nơi nhận văn

Ký nhận

Ghi chú

1

Văn bản
2

Bản
3

4

5

16


Chuyển giao văn bản đi bưu điện
Chuyển giao văn bản đi bưu điện tương tự như sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ
nhưng tên sổ là “ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” và phần đăng
ký bên trong có them cột “ Số lượng” sau cột “ Nơi nhận văn bản”
Phần đăng ký bên trong:
Ngày

Số,ký hiệu

Nơi nhận

Số lượng

Ký nhận

Chuyển

Văn bản

Văn bản

bì

Và dấu

Ghi chú

Bưu điện

+ Sắp xếp,bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
Sắp xếp văn bản lưu: Tập văn bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục
( đánh số tờ,viết biên mục văn bản, chứng từ kết thúc,bìa tập lưu).
Coa hai cách sắp xếp văn bản lưu : Sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản hoặc
sắp xếp theo tên loại văn bản.
Bảo quản và phục vụ sử dụng.
Tập lưu được bảo quản tại văn thư cơ quan,sau khi tập lưu văn bản được sắp xếp
theo một trật tự nhất định thì được đưa vào cặp,hộp và xếp lên giá.
Tất cả các cán bộ,công chức trong UBND huyện Sơn Dương đều được nghiên cứu
sử dụng tại phòng đọc của cơ quan, không được đem tài liệu ra ngoài cơ quan khi
chưa được sự đồng ý của thủ trưởng .

17

*Nhận xét ưu điểm, nhược điểm về kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi
a. Ưu điểm:
-Cán bộ văn phòng thực hiện nghiêm túc, đầy đủ,kịp thời theo đúng quy định của
Nhà nước và pháp luật.
-Việc đăng ký văn bản đi được làm cẩn thận,mỗi loại văn bản đi được đăng ký vào
sổ riêng nhằm giúp cho việc tra tìm được thuận lợi dễ dàng hơn.
- Việc sắp xếp ,bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu được được chú trọng và làm
cẩn thận.
b. Nhược điểm:
- Việc đưa thư, công văn, giấy mời đôi khi còn hạn chế, không kịp.
- Nhiều văn bản do các đơn vị chức năng soạn thảo còn sai về thể thức, hình thức
kỹ thuật trình bày. Ví dụ như : phông chữ, cỡ chữ chua được chuẩn theo quy định.
- Việc đăng ký văn bản còn thiếu chính xác ( thiếu số 0 ở trước đối với những ngày
nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 ).
- Cách trình bày sổ đăng ký văn bản chưa được đẹp và khoa học.

18


CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM
Thông qua quá trình khảo sát tình hình thực tiễn tại UBND huyện Sơn Dương em
đã được Ban lãnh đạo và toàn thể cô chú,anh chị trong cơ quan tạo điều kiện giúp
đỡ để em có thể hiểu rõ hơn về công việc trong cơ quan, đặc biệt là hoạt động của
văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan.
Dựa trên cơ sở những thông tin thu nhận được sau đây em xin có một vài nhận xét
về hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn
bản của UBND huyện Sơn Dương cụ thể như sau:
I. Đánh giá ưu điểm
Nhìn chung công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện
Sơn Dương đã được thực hiện khá tốt.

Các văn bản đi của UBND huyện Sơn Dương ngày càng được hoàn thiện hơn về
hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày,tính pháp lý được đảm bảo.Trước khi
chuyển giao văn bản đi, cán bộ văn thư kiểm tra lại toàn bộ nội dung và các thành
phần thể thức của văn bản rồi mới ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ rồi
chuyển giao văn bản.Chính vì vậy mà tình trạng văn bản gửi đi không có ngày
tháng năm ban hành, văn bản thiếu chữ ký… đã được hạn chế tối đa.
Các văn bản đi của cơ quan thường được lưu lại một bản gốc tại văn thư cơ quan,
sau đó được sắp xếp theo một trật tự nhất định và đưa vào cặp hộp để lên giá đựng
tài liệu nhằm giúp cho việc tra tìm được thuận lợi, dễ dàng.
Các văn bản đi của UBND huyện còn được kiểm soát chặt chẽ trong các khâu, các
bước nhằm hạn chế tối đa những sai sót. Đem lại uy tín và hiệu quả cao cho cơ
quan.

19


Việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến được thực hiện nghiêm túc theo
quy định.
Các văn bản đến của UBND huyện Sơn Dương sau khi được đăng ký vào sổ thì
được cán bộ văn thư trực tiếp trực tiếp lưu vào máy vi tính. Hình thức đăng ký này
giúp lưu giữ được nhiều tài liệu hơn trong một thời gian dài, giúp tiết kiệm thời
gian trong việc tra tìm tài liệu khi cần thiết.
Việc đăng ký văn bản ( đi, đến ) được làm cẩn thận; mỗi loại văn bản được đăng ký
vào một sổ riêng.
Việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản ( đi, đến ) được thực hiện nghiêm túc
theo quy định.
II. Đánh giá nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, thì công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản của UBND huyện còn tồn tại một số nhược điểm sau:
Công tác kiểm soát đôi khi còn chưa chặt chẽ dẫn tới tình trạng một số cán bộ còn

thờ ơ, chưa thực sự chú tâm vào công việc.Dẫn đến tình trạng công việc chưa được
giải quyết tốt , dễ xảy ra sai sót.
Trình độ cán bộ làm công tác văn thư mới chỉ ở mức cao đẳng thậm chí còn chỉ
học qua trung cấp. có một số trường hợp làm trái ngành nghề, chưa được đào tạo
nghiệp vụ chuyên môn sâu trong công tác văn thư , nên cách làm việc vẫn chưa
được khoa học, nhanh chóng.
Vẫn còn tình trạng một số văn bản có thể thức, kỹ thuật trình bày, kiểu trình bày,
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chưa đúng với quy định tại Thông tư 01/2011/TT –
BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ, ví dụ cụ thể như sau:

20


-Theo quy định đối với những ngày nhỏ hơn 10 phải viết thêm số 0 ở trước , nhưng
ở đây một số văn bản có ngày nhỏ hơn 10 nhưng lại thiếu số 0 ở trước.
-Trước mỗi căn cứ vẫn còn gạch đầu dòng (-) ; từ “Điều” được trình bày chữ in
thường. sau số thứ tự có dấu chấm thì ở đây lại là chữ in hoa ,sau số thứ tự là dấu
hai chấm..
Các văn bản soạn ra còn thiếu thống nhất trên nhiều phương diện về thể thức, tên
loại, ngôn ngữ, văn phong.
Các văn bản giấy tờ giải quyết còn chậm.
Một số máy móc trang thiết bị văn phòng đã cũ và bị hỏng nhiều nhưng chưa được
thay mới nên ảnh hưởng đến việc tổ chức thực hiện văn bản đi đến.
Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ : Việc đăng ký văn bản trên máy
vi tính do mới chỉ được đưa vào áp dụng nên hiệu quả đạt được chưa cao, dẫn đến
xảy ra một vài sai sót.
Văn bản đến đôi khi không được chuyển giao trong ngày.
Việc đưa thư, công văn, giấy mời đôi khi còn hạn chế, không kịp
Cách trình bày sổ đăng ký văn bản chưa được đẹp và khoa học.
III.Giải pháp phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm

Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản có vai trò rất quan trọng trong
mọi hoạt động của cơ quan. UBND huyện Sơn Dương cần quan tâm hơn nữa đến
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản. Nhằm phát huy ưu điểm , khắc phục những nhược
điểm còn tồn tại với những việc làm cụ thể sau:

21


Lãnh đạo nên dành sự quan tâm nhiều hơn đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan
không chỉ về công việc mà về cả đời sống tinh thần của họ, luôn động viên khuyến
khích, khen ngợi để họ có thể thấy được vai trò, tầm quan trọng của họ trong cơ
quan, từ đó giúp họ tận tâm hết lòng với công việc.
Cơ quan cần có những chế độ, chính sách đãi ngộ đối với cán bộ, nhân viên.
Cơ quan cần tạo điều kiện cho các cán bộ Văn phòng tham gia các lớp đào tạo;
tham dự các lớp tập huấn ở trong và ngoài nước nhằm nâng cao trình độ chuyên
môn cho họ để áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu quả cao trong
công việc.
Hiện nay theo em được biết thì khối lượng công việc ở cơ quan là khá lớn mà lại
chỉ có một cán bộ đảm nhiệm trong việc tổ chức thực hiện các văn bản, từ đó dẫn
đến tình trạng công việc bị chất đống do cán bộ đó khó có thể giải quyết được hết
được các công việc của cơ quan. Để khắc phục tình trạng này UBND huyện nên
bố trí thêm cán bộ làm công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản.
Tiếp tục đổi mới phương thức quản lý văn bản và các quy trình nghiệp vụ trong
công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản theo hướng tin học hóa và
hiện đại hóa với tài liệu điện tử là phổ biến. Chính vì vậy mà UBND huyện Sơn
Dương cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ vào công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản ngay từ các
khâu, quy trình nghiệp vụ đầu tiên.
Để khắc phục tình trạng ban hành văn bản chưa đúng về thể thức và kỹ thuật trình

bày, cơ quan cần thực hiện đúng các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản,
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đồng thời thực hiện tốt việc kiểm soát về
hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.

22


Tuyên truyền phổ biến cho các cán bộ, công chức trong cơ quan hiểu rõ vai trò và
tác dụng của công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản để cho mỗi cán
bộ có trách nhiệm hơn đối với công việc của mình góp phần nâng cao hiệu quả
công việc.
Tiếp tục củng cố, kiện toàn và ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật, nâng
cao ý thức chấp hành kỷ luật và chế độ làm việc của cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan ; có chế tài xử lý đối với các hành vi vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối
làm việc của văn phòng cơ quan để nâng cao chất lượng.
Hiện đại hóa văn phòng cơ quan :
Cơ quan cần có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị máy photo, máy
hủy tài liệu, máy hút bụi ,các kệ đựng hồ sơ, tài liệu phục vụ trong việc tổ chức
thực hiện các văn bản cho cơ quan .
*Trên đây là những ý kiến đóng góp của em qua quá trình khảo sát tình hình thực
tiễn tại UBND huyện Sơn Dương. Rất mong những kiến nghị đề xuất đó của em sẽ
được lãnh đạo UBND huyện Sơn Dương quan tâm và xem xét nhằm góp phần
nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản của cơ quan.

23