BÀI TIỂU LUẬN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của HĐND UBND huyện Hòa An

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÀI TIỂU LUẬN
MÔN: KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA
TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Đề tài: Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản của HĐND & UBND huyện Hòa An

Giảng viên

: Nguyễn Đăng Việt

Sinh viên thực hiện

: Phan Thị Hồng Hạnh

Lớp

: ĐH Quản trị văn phòng K1A

HÀ NỘI - 2015


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND&UBND
HUYỆN HÒA AN....................................................................................................2
1.1.Vị trí, chức năng..........................................................................................2
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..................................................................................2

1.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế.............................................................................5
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN
HÒA AN...................................................................................................................7
2.1.Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hòa An 7
2.1.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan........7
2.1.2. Soạn thảo và ban hành văn bản...............................................................7
2.1.2.1. Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản....................7
2.1.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan........................8
2.1.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản................................................9
2.1.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản...............................................................11
2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa
An....................................................................................................................12
2.2.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của
HĐND và UBND huyện Hòa An....................................................................12
2.2.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đến của HĐND và UBND huyện Hòa An.......................................................17
2.2.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
.........................................................................................................................20
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan....................................23
CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN........................................................................25
3.1.Nhận xét, đánh gía chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng của cơ quan...........................................................................................25
3.2. Nguyên nhân của thực trạng.....................................................................27
3.2.1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được.........................................27
3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế...........................................................27
CHƯƠNG IV. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN

PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HÒA AN.......................................................29


KẾT LUẬN............................................................................................................29


MỞ ĐẦU
Hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng hóa, hiện đại hóa,
từng bước hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trước những cơ hội và thách
thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nước đóng một vai trò quan
trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nước là
một yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên và cần được thực hiện cả về
chiều rộng và chiều sâu. Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của
nhà nước thì vấn đề nâng cao năng lực quản lý nhà nước ở HĐND và UBND
cấp huyện – cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương là một tất yếu khách
quan. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ
chức, cơ quan. Trong tổ chức bộ máy nhà Nước, văn phòng - dù ở cấp nào và
lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực
quản lý của nhà Nước, nó như một mắt xích không thể thiếu trong các cơ quan
nhà nước. Góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của đất nước phù hợp với
xu hướng chung của thời đại. Văn phòng đảm bảo quản lý hành chính thông
qua các văn bản,tài liệu.
Huyện Hòa An là một huyện thuộc tỉnh Cao Bằng, Văn phòng HĐND và
UBND có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Thường trực HĐND
và UBND huyện. Hoạt động văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Hòa An với các nghiệp vụ sau: thông tin, văn thư, lưu trữ, xây dựng
chương trình kế hoạch và tổ chức giao tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực
góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và năng lực quản lý của cơ quan
nhà nước cấp huyện, là cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và
Nhà nước. Do nhận thức được vai trò quan trọng của Văn phòng, công tác soạn

thảo và ban hành các văn bản, nhận thấy công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện văn bản tại văn phòng HĐND và UBND huyện Hòa An là rất cần thiết.
Xác định được tính cấp thiết của vấn đề này nên em chọn đề tài: “ Một số giải
pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong công
tác kiểm soát và thực hiện các văn bản của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Hòa An”, với mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, thực hiện tốt chức năng của
mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn huyện.

1


CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND&UBND
HUYỆN HÒA AN
1.1.Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của
HĐND và UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ
tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND và
UBND, các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho
hoạt động của HĐND và UBND. Đối với các đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống,
Văn phòng HĐND và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước về công tác dân tộc.
Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện;
đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn
phòng UBND tỉnh.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:
- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,

quý, sáu tháng, cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban
chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của UBND và của Chủ tịch UBND cấp huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND xã, thị
trấn theo quy định của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và của Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp
luật;

2


- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã soạn
thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác
với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban
Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện và cá cơ quan, tổ chức ở
trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn địa phương.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện, các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng,
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của

UBND và Chủ tịch UBND huyện, đảm bảo điều kiện hoạt động của UBND và Chủ
tịch UBND huyện, các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao.
Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,
Ban của HĐND và Đại biểu HĐND huyện, Văn phòng có nhiệm vụ sau đây:
- Tham mưu, xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của của HĐND, Thường trực HĐND, Ban
của HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê
duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của
HĐND, điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND, đảm bảo việc thực hiện
3


quy chế hoạt động của của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội quy
kỳ họp HĐND, giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ Đại biểu và đại
biểu HĐND phục vụ của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong hoạt
động đối ngoại;
- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức kỳ họp phục vụ
của HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND, đôn đốc cơ
quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp của HĐND, cuộc họp của
Thường trực HĐND và Ban của HĐND;
- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác,
phục vụ Ban của HĐND để thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp thư
ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND, giúp Thường trực HĐND
hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND
tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo, theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan,tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc

cử tri, giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri gửi cơ quan
có trách nhiệm xem xét giải quyết;
- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật,
Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND thành phố;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ
công tác với cơ quan tỉnh và huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND, UBMTTTQ
VN, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở
địa phương;
- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ
chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;
- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của

4


HĐND, tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND, phục vụ HĐND thực hiện chế độ,
chính sách đối với đại biểu HĐND;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế
Biên chế: Biên chế của Văn phòng HĐND&UBND huyện nằm trong tổng số
biên chế hành chính do UBND huyện phân bổ hàng năm do UBND tỉnh giao.
Ngoài ra để thực hiện nhiệm vụ nhất định, trong thời gian nhất định, Văn phòng
HĐND&UBND huyện được tuyển hợp đồng lao động có thời hạn để thực hiện
nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Năm 2014, tổng số Cán bộ, công chức của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Hòa An là 25 người, bao gồm:
- TT HĐND, Lãnh đạo UBND huyện (06 người);
- Lãnh đạo Văn phòng (03 người);
- Chuyên viên (05 người): tổng hợp có 03; bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

01; quản trị mạng 01 người.
- Cán sự (04 người): văn thư 01; lái xe 02; bảo vệ 01.
- Kế toán 01 người;
- Hợp đồng 44 (02 người): bộ phận tiếp dân kiêm một cửa có 01 người,
phục vụ 01 người;
- Hợp đồng 68 (05 người): phục vụ có 02; lái xe có 02, bảo vệ có 01.

5


Tổ chức: Có thể tóm tắt cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND theo sơ
đồ sau:

Chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng

Bộ phận
kế toán

Bộ phận
tiếp
nhận và
trả kết
quả

Chuyên
viên
khối
Nội

Chính

Phó chánh văn phòng

Bộ phận
tổng
hợp

Chuyên
viên
Kinh tế

Bộ phận
Văn thư
– Lưu
trữ

Bộ phận
phục vụ

Chuyên
viên
Văn
hóa –
Xã hội

6


CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC

THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN
HÒA AN

2.1.Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hòa An
2.1.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.
Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc và
hậu cần cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện, nên các văn bản được
soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn
phòng UBND huyện thường soạn thảo bao gồm các văn bản sau: Báo cáo, Chỉ thị,
Nghị quyết, Thông báo, Kế hoạch, Phương án, Công văn, Công điện, Quyết định,
Tờ trình, Chương trình, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường,......
2.1.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn trong công tác văn
thư. Văn bản là một vật chứa thông tin nó được ghi lại bằng nhiều ngôn ngữ và
được truyền đạt trong hoạt động quản lý của cơ quan theo đúng thể thức và thẩm
quyền quy định. Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải có kỹ
năng và đúng tiêu chuẩn Nhà nước đề ra.
2.1.2.1. Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An được thực
hiện bởi bộ phận Chuyên viên và văn bản của phòng nào thì do chính phòng đó soạn
thảo. Việc soạn thảo văn bản của HĐND và UBND huyện chấp hành nghiêm theo
quy định Nhà nước, cụ thể:
+ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ;
+ Nghị định số 161/2005/NĐ ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật;

7

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư;
+ Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bản quản lý
Nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành;
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
+ Công văn số 139/VTLT Nhà nước - TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
2.1.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được tóm tắt như sau:
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản, xác
định rõ văn bản có tầm quan trọng hay không. Công việc này được xác định ngay
tại phòng chuyên môn, chuyên viên của văn phòng.
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung văn bản.
Thông tin cần thu thập gồm thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, yêu cầu phải xử lý
thông tin chính xác và loại ra những thông tin không chính xác.
Bước 3: Xác định tên loại văn bản
Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề
sự việc đề cập.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Đề cương là gợi ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càng
chi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi. Đối với những văn bản quan
trọng như Nghị quyết, Quyết định quy phạm pháp luật,…khi soạn thảo thì nhất
thiết phải thông qua đề cương.
Bước 5: Duyệt văn bản
Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt. Sau khi soạn thảo
xong Thủ trưởng đơn vị duyệt về nội dung, khi cần thiết có thể ký nháy vào cuối
của nội dung văn bản sau đó trình Chánh văn phòng để duyệt về mặt thể thức và

tính pháp lý của văn bản. Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung, thể thức thì
8


trình lên lãnh đạo HĐND ký ban hành.
Bước 6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành
Văn bản khi có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bản được chuyển
đến bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi số ngày, tháng,
năm ban hành, đánh máy, in văn bản).
Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An
đã thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ quy định.
HĐND và UBND huyện Hòa An luôn thực hiện đúng chủ trương, đường lối
chính sách của Đảng và Nhà nước trong công tác quản lý chỉ đạo điều hành khẳng
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và thực hiện đúng theo quy
định của Nhà nước.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản sai thể thức như: kích
thước, cỡ chữ văn bản,…chưa đúng với Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
2.1.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Hòa An cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao.
Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 02 Phó
chánh Văn phòng giúp việc cho Chánh Văn phòng.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng chia ra làm các bộ phận, mỗi bộ phận phụ
trách những công việc, nhiệm vụ riêng. Trong quá trình giải quyết công việc của
mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến phạm vi, trách
nhiệm giải quyết công việc đó. Chẳng hạn như bộ phận Tổng hợp của Văn phòng
bao gồm có nhiều chuyên viên, mỗi chuyên viên phụ trách một lĩnh vực nhất định
và có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách khi có sự

lãnh đạo của Chánh Văn phòng. Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn,
tham mưu, giúp việc và hậu cần cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND
huyện, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các

9


văn bản hành chính mà Văn phòng UBND huyện thường soạn thảo bao gồm các
văn bản sau: Báo cáo, Chỉ thị, Nghị quyết, Thông báo, Kế hoạch, Phương án, Công
văn, Công điện, Quyết định, Tờ trình, Chương trình, Giấy mời, Giấy giới thiệu,
Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển... Tùy mỗi nhiệm
vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo,
hướng dẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo
các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết
định hành chính… Năm 2014, Văn phòng đã phối hợp với các phòng ban, đơn vị
tham mưu giúp TT HĐND, UBND huyện xây dựng và ban hành nhiều văn bản.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập
và trình bày theo đúng quy định của nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý. Nhìn
chung các văn bản do cơ quan ban hành ra đều đảm bảo các thành phần thể thức
mà văn bản yêu cầu và theo hướng dẫn thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.Mỗi một văn bản mà phòng ban hành đều có đầy đủ 9 thành phần
bắt buộc:
+ Quốc hiệu;
+ Tên cơ quan tổ chức ban hành;
+ Số, ký hiệu của văn bản;
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+Tên loại và trích yếu nội dung;
+ Nội dung văn bản;
+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ kỹ của cơ quan;

+ Dấu cơ quan;
+ Nơi nhận.
* Ưu điểm: Cơ quan luôn thực hiện đúng các quy định của nhà nước về công
tác soạn thảo văn bản, đã thực hiện tốt chức năng giám sát, kiểm tra thể thức văn
bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

10


* Nhược điểm: Do tình hình công việc nhiều nên cần ban hành nhiều văn bản
để giải quyết công việc của từng phòng ban, nên chuyên viên soạn văn bản chưa
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Vì vậy văn bản chưa đảm bảo đúng thể thức
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ.
+ Nơi nhận được trình bày nghiêng;
+ Nơi nhận dùng cỡ chữ 12;
+ Dưới trích yếu nội dung phải là đường kẻ ngang nét liền;
+ Sau khi kết thúc nội dung là dấu “./.”.
Như vậy bên cạnh những mặt đã đạt được trong quá trình soạn thảo văn bản
chuyên viên các phòng, ban còn một số sai sót và điều này cần được khắc phục
trong thời gian gần nhất.
2.1.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được tóm tắt như sau:
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản.
Xác định rõ văn bản có tầm quan trọng hay không. Công việc này được xác
định ngay tại phòng chuyên môn, chuyên viên của văn phòng.
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung văn
bản. Thông tin cần thu thập gồm thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, yêu cầu phải
xử lý thông tin chính xác và loại ra những thông tin không chính xác.
Bước 3: Xác định tên loại văn bản

Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề
sự việc đề cập.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Đề cương là gợi ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càng
chi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi. Đối với những văn bản quan
trọng như Nghị quyết, Quyết định quy phạm pháp luật,…khi soạn thảo thì nhất
thiết phải thông qua đề cương.
11


Bước 5: Duyệt văn bản
Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt. Sau khi soạn thảo
xong Thủ trưởng đơn vị duyệt về nội dung, khi cần thiết có thể ký nháy vào cuối
của nội dung văn bản sau đó trình Trưởng phòng để duyệt về mặt thể thức và tính
pháp lý của văn bản. Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung, thể thức thì
trình lên lãnh đạo HĐND và UBND ký ban hành.
Bước 6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành
Văn bản khi có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bản được chuyển
đến bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi số ngày, tháng,
năm ban hành, đánh máy, in văn bản).
Công tác soạn thảo văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An rất được
chú trọng và toàn bộ công tác soạn thảo do các chuyên viên. Quy trình soạn thảo
có một số ưu, nhược điểm sau :
* Ưu điểm: Đối với những văn bản quan trọng cơ quan áp dụng các quá trình
soạn thảo như sau:
- Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản ;
- Thu thập xử lý thông tin, xác định tên loại văn bản ;
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo ;
- Duyệt văn bản ;
- Hoàn thiện văn bản.

* Nhược điểm: Đối với văn bản không có tính chất quan trọng đơn giản các
chuyên viên trong quá trình soạn thảo bỏ qua một số bước: Bước xây dựng đề
cương và viết bản thảo nhưng khâu duyệt văn bản và hoàn thiện văn bản là phải
đầy đủ.
2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của HĐND và UBND huyện
Hòa An
2.2.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
của HĐND và UBND huyện Hòa An

12


Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND và
UBND huyện Hòa An :
Trình văn bản

Kiểm tra thể thức
ghi số ngày tháng
văn bản

Sắp xếp văn bản
lưu, phục vụ nhu
cầu sử dụng

Trình ký văn bản

Đóng dấu
văn bản

Đăng ký

văn bản đi

Chuyển giao
văn bản

Đối với văn bản của Văn phòng phải được lãnh đạo phòng chuyên môn ký
nháy trước khi trình lãnh đạo Văn phòng ký ban hành.
Tất cả các công văn gửi đi ngoài cơ quan hàng ngày văn phòng phải được
thống nhất quản lý và phát hành, văn bản gửi đi cần được quản lý chặt chẽ, bảo
đảm đúng các thủ tục hành chính. Tùy theo tính chất công việc, lãnh đạo Văn
phòng yêu cầu phát hành bình thường, khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc,… để đảm bảo
thời gian đúng quy định.
a) Phân công soạn thảo văn bản
Căn cứ nội dung văn bản cần soạn thảo thủ trưởng các phòng ban phân công
cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân
công hoạt động của các phòng ban;
13


b) Soạn thảo văn bản
- Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn khi được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản tuân thủ theo Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản;
- Thủ trưởng các phòng, ban được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy
vào dòng cuối cùng phần nội dung văn bản đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội
dung và tính pháp lý của các văn bản đó;
c) Kiểm tra
- Chuyên viên văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các
văn bản do các phòng, ban chuyên viên chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu
cầu chuyên viên văn phòng trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét trong vòng 01 ngày

kể từ ngày nhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến. Chánh văn phòng ký
nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các văn bản đạt yêu cầu và
trình lãnh đạo HĐND và UBND tỉnh phê duyệt;
- Đối với văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần sửa đổi
Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi chuyên viên văn phòng
sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý cho Trưởng phòng soạn thảo để hoàn
thiện lại;
d) Phê duyệt
- Lãnh đạo HĐND và UBND tỉnh hoặc Lãnh đạo Văn phòng khi được Uỷ
quyền ký thừa lệnh, phải kiểm tra nội dung, hình thức và ký chính thức với văn bản
đạt yêu cầu;
- Đối với văn bản mà không đạt yêu cầu thì sẽ trả lại Thủ trưởng đơn vị soạn
thảo văn bản để chỉnh sửa chữ ký chính thức của người có thẩm quyền;
e) Đăng ký văn bản đi
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của
người có thẩm quyền có hợp lý. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản,
Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa
theo đúng quy định. Đối với các văn bản hợp lệ, Văn thư đăng ký vào chương trình
14


quản lý công văn đi trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản của HĐND và
UBND huyện Hò An để lấy số ký hiệu ngày tháng năm vào văn bản gốc;
f) Gửi văn bản đi
- Đối với các đơn vị nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi
nhận và đóng dấu. Văn thư hoặc cán bộ được phân công soạn thảo văn bản gửi
theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ họ tên cơ quan nơi nhận,
địa chỉ, số ký hiệu văn bản và ký vào sổ bàn giao công văn với nhân viên giao
thông;
- Những văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật”

lên bì văn bản. Văn bản khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làm việc;
- Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ bàn giao
công văn;
- Những văn bản thông thường khác phải gửi chậm nhất trong thời hạn 03
ngày làm việc kể từ ngày ký;
- Đối các phòng ban có nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm scan văn bản đã
ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm wed chỉ đạo. Khi văn bản đã
có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị
soạn thảo để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
● Nhận xét ưu, nhược điểm:
* Ưu điểm:
+ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND và UBND huyện Hòa
An được quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu do đó mà các khâu xử lý văn bản đi
không chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng từ soạn thảo văn bản cho
đến gửi văn bản đi, lưu hồ sơ;
+ Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng cho từng chuyên viên đơn vị
phụ trách lĩnh vực. Do vậy người soạn thảo có thể nắm chắc được chức năng
nhiệm vụ từng lĩnh vực của từng đơn vị hoạt động tránh được tình trạng sai lệch
nội dung văn bản;
+ Chuyên viên văn phòng trình văn bản và kiểm tra thể thức, nội dung văn
15


bản. Như vậy có thể theo dõi, giải quyết công việc nhanh, bám sát được công việc;
+ Chuyên viên nắm chắc về kỹ thuật soạn thảo văn bản do đó văn bản có độ
chính xác cao;
+ Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản.
Vì vậy khi tìm kiếm văn bản ở bất kỳ nội dung dữ liệu nào cũng tìm thấy văn bản.
Như vậy đăng ký trên máy vi tính nhanh, chính xác, bí mật cao;
+ Sao văn bản, văn thư trình bày thể thức sao văn bản đúng quy định và có

kèm thêm một thể thức sao kẹp bên ngoài văn bản thuận lợi cho tra tìm văn bản
sao nhanh;
+ Khi văn bản chưa đạt yêu cầu, đề nghị Chánh văn phòng cho ý kiến xử lý
vào phiếu xử lý văn bản;
+ Chuyển giao văn bản được làm bằng nhiều cách, thuận lợi, gọn nhẹ, ít chi
phí vừa đảm bảo an toàn kịp thời giải quyết công việc vừa tiết kiệm ngân sách;
+ Cách lưu hồ sơ theo tên loại văn bản khi tìm văn bản nhanh, chính xác.
* Nhược điểm:
+ Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể thức, nội
dung văn bản phải qua lại giữa các bước mất thời gian và tiến độ giải quyết công
việc chậm;
+ Các văn bản mật đi ít nên được đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản đi
theo từng tên loại văn bản nên tính bí mật thấp, sai với quy định nhà nước ban
hành;
+ Tất cả các văn bản đi phát hành được đăng ký theo từng sổ riêng. Tuy nhiên
việc đăng ký bên trong sổ của văn thư rất sơ sài;
+ Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm khi nhập số có thể do sơ xuất
số văn bản nhảy cách số, do vậy khó sửa, tra tìm văn bản không trùng với bản gốc.

16


2.2.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến của HĐND và UBND huyện Hòa An
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND và
UBND huyện Hòa An

Tiếp nhận
văn bản đến

Theo dõi, đôn đốc,
giải quyết
văn bản đến

Sao văn bản,
chuyển giao
văn bản đến

Kiểm tra,
phân loại

Viết phiếu xử lý
văn bản

Trình VB đến lãnh
đạo, xin ý kiến
phân phối và
hướng giải quyết

Đăng ký
văn bản đến

Tất cả các công văn hàng ngày gửi đến Văn phòng đều phải qua bộ phận văn
thư của Văn phòng vào sổ công văn đến, trình Chánh Văn phòng cho ý kiến trước
khi chuyển cho người có trách nhiệm xử lý. Riêng đối với các văn bản gửi đích
danh lãnh đạo Văn phòng và các chức danh khác trong cơ quan, bộ phận văn thư
có trách nhiệm chuyển kịp thời đến đúng đối tượng. Đối với các văn bản có nội
dung “Mật” trở lên do Chánh Văn phòng chỉ định xử lý cụ thể (mở theo sổ riêng).
a) Tiếp nhận văn bản
+ Đối với văn bản “mật” văn bản gửi đích danh tên phòng, ban tên cá nhân

thì văn thư sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của phòng đó;
+ Đối với văn bản “khẩn” hoả tốc văn thư bóc bì và chuyển ngay đến Lãnh
đạo Văn phòng;

17


+ Đối với loại công văn khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử
lý văn bản đến và kẹp phiếu vào văn bản để chuyển tới Lãnh đạo Văn phòng cho ý
kiến xử lý giải quyết Văn bản;
b) Ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng
Các văn bản do văn thư chuyển đến, Lãnh đạo Văn phòng xem xét những
văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền được phân công và đề xuất lên Chủ tịch và các
phó Chủ tịch theo lĩnh vực quản lý ngay trong ngày làm việc;
c) Đăng ký văn bản đến
Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của Lãnh đạo Văn phòng sẽ được chuyển
lại cho văn thư đề cập nhật vào chương trình quản lý văn bản đi, đến lấy số đến,
ngày, tháng văn bản đến và chuyển lên Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo. Dấu văn bản
đến được đóng lề bên trái, trang đầu của văn bản dưới số ký hiệu của văn bản;
d) Xem xét, cho ý kiến giải quyết
Căn cứ nội dung văn bản đến Lãnh đạo HĐND và UBND huyện xem xét và
ghi ý kiến chỉ đạo, phân công phòng, ban, thực hiện vào phiếu xử lý văn bản đến;
e) Cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo HĐND và UBND.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo, Văn thư cập nhật ý kiến xử lý của
Lãnh đạo vào chương trình quản lý văn bản đi, đến và chuyển cho các phòng, ban
liên quan;
Đối với các phòng, ban nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm scan văn bản và
gửi đi qua chương trình web chỉ đạo;
Đối với các phòng, ban, đơn vị không nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm
nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo HĐND và UBND

huyện ký vào sổ bàn giao công văn với bên giao thông khi cán bộ đến nhận văn
bản trực tiếp thì ký nhận bàn giao văn bản vào sổ bàn giao công văn.
● Nhận xét ưu, nhược điểm:
* Ưu điểm:
+ Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng ISO
vào chương trình quản lý văn bản;
18


+ Văn thư nhập văn bản đến để lấy số cũng giống như nhập số văn bản đi
khi tra tìm nhanh, chính xác;
+ Văn thư ghi ý kiến xử lý vào trong phần mềm khi tra tìm lại văn bản sẽ
biết đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, không thể chối bỏ công việc;
+ Văn bản đến được lưu theo từng cấp (có 3 cấp: cấp trung ương, cấp quận,
cấp các đơn vị khác) khi tra tìm văn bản dễ dàng;
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư kẹp phiếu xử lý cách làm mới này
rất khoa học.
* Nhược điểm:
+ Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua lại nhiều lần;
+ Văn thư sau khi trình thì mới lấy số, ngày tháng văn bản đến do đó khó
theo dõi được các văn bản đến, văn bản có thể bị mất hoặc thất lạc;
+ Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý vào phiếu xử lý do sơ suất phiếu xử lý sẽ bị rơi
và mất ý kiến xử lý, phải trình lại mất thời gian;
+ Khi đăng ký văn bản đến theo 03 cấp thì sẽ có 03 số đến trùng nhau. Do
vậy văn bản thất lạc thì số văn bản ở từng cấp có thể điều chỉnh thêm hoặc bớt số
đến ở mỗi cấp.

19

2.2.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ
quan

Chuẩn bị bìa hồ sơ
Mở hồ sơ
Ghi số, ký hiệu, tiêu đề vào
bìa hồ sơ
Thu thập văn bản,
tài liệu đưa vào
hồ sơ

Phân chia đơn vị
bảo quản và sắp
xếp văn bản tài liệu
trong hồ sơ

Thu thập từ các phòng, ban
thuộc HĐND và UBND huyện

Sắp xếp theo thư tự thời gian

Đánh số tờ

Ghi mục lục văn bản
Biên mục hồ sơ

Viết chứng từ kết thúc

Giao nộp tài liệu
vào lưu trữ cơ quan

Viết bìa hồ sơ

20


Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng có vị trí quan trọng trong quá trình giải
quyết công việc nó là mắt xích gắn liền công tác Văn thư và công tác Lưu trữ. Quy
trình lập hồ sơ hiện hành được thực hiện như sau:
a) Lập hồ sơ hiện hành
- Lập danh mục hồ sơ: Vào tháng 12 hàng năm, các Chuyên viên văn phòng
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và dự kiến các việc sẽ triển khai trong
năm tiếp theo để xác định danh mục những hồ sơ cần lập trong năm và báo cáo
Thủ trưởng để được trang bị cặp và hồ sơ;
- Mở hồ sơ : căn cứ vào danh mục hồ sơ, các Chuyên viên cán bộ ghi tên hồ
sơ vào bìa hồ sơ. Mỗi một hồ sơ dùng một tờ bìa bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu vào
tiêu đề hồ sơ;
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: trong quá trình giải quyết công việc, nếu
nhận được hoặc soạn thảo hay ban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề hoặc
công việc gì thì cán bộ chuyên viên đưa chúng vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ
sơ đó;
- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: Cuối năm hoặc sau khi kết thúc công việc
mỗi cán bộ chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ. Nếu
thấy thiếu tài liệu thì cần phải sưu tầm cho đầy đủ. Các tài liệu được sắp xếp theo
một trật tự nhất định: thời gian, theo trình tự giải quyết công việc, theo địa cư;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục
vụ tra tìm. Biên mục gồm các công việc như thống kê các văn bản có trong hồ sơ,
ghi đầy đủ thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ.
b) Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ đã giải quyết xong sau khi kết thúc được để lại ở nơi làm việc của

cán bộ, chuyên viên, các phòng, ban một năm phục vụ nhu cầu tra cứu hiện hành.
 Quy trình giao nộp gồm các bước sau:
Bước 1. Lập kế hoạch thu thập và tiếp nhận hồ sơ
+ Vào tháng 01 hàng năm, bộ phận lưu trữ có trách nhiệm lập kế hoạch thu
thập hồ sơ, tài liệu chuẩn bị kho để hồ sơ;
21


+ Hết quý II bộ phận lưu trữ phối hợp cùng các phòng, đơn vị để hoàn thành
việc thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong. Trường hợp cần giữ lại để
nghiên cứu thì phải báo cáo lại HĐND và UBNDhuyện qua Văn phòng bằng văn
bản, thời hạn giữ lại không quá 2 năm.
Bước 2. Khảo sát và xác định giá trị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ
+ Khảo sát
Sau khi thu thập hồ sơ của các đơn vị về kho Lưu trữ quận, bộ phận Lưu trữ
nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ các đơn vị, cán bộ để nắm
được thông tin ban đầu về tài liệu, nội dung tài liệu, số hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu
trữ;
+ Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu
Sau khi đã tiến hành khảo sát, bộ phận lưu trữ tham mưu lãnh đạo Văn
phòng danh sách các thành viên tham gia hội đồng xác định giá trị tài liệu và trình
lãnh đạo HĐND và UBND huyện ký.
+ Tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị
Bước 3. Tiến hành chỉnh lý
Hàng năm vào quí III, bộ phận lưu trữ phối hợp trung tâm lưu trữ thành phố
xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu;
+ Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh
Xác định sơ bộ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, 20-70năm, 5-20năm) và
lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ;
+ Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ của các đơn vị, chuyên viên khi chuyển

đến (phông số, cặp số)
+ Làm nhãn dán
Kết thúc đợt chỉnh lý bộ phận lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý trong
đó nêu những kết quả đạt được, nhận xét, đánh giá và rút kinh nghiệm.
Bước 4. Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu
Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho tài liệu, vệ sinh
tài liệu bằng các phương tiện bảo quản tài liệu.
22